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Community Meeting
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Chaired by Daniel T., with board members, leads, and ~75 community members at peak
Full Records
Overview
Fifth community meeting of the Nobodies Collective Asociación (NCA). Updates on event site options, organisational infrastructure, pre-production readiness, ticket sales strategy, the board’s Go/No-Go statement, volunteer recruitment, and marketing.
Key Topics
New Site Option (Pablo)
- Presented a potential alternative site: larger area, lower cost (~10,000 EUR for 60% of the area)
- Would require significant infrastructure investment if used this year: lightning rods, land flattening, road construction, city planning adaptation, barrier and power system changes
- General consensus is to continue with the current site this year but hold a Meta Leads meeting to formally evaluate
- Future equipment purchases can be planned with the new site in mind
Legal and Organisational Infrastructure (Pepe)
- Legal workstreams in progress: intellectual property guidelines (framework in 2–3 weeks), GDPR compliance (Pepe appointed Data Protection Officer), contractual arrangements for ticketing
- Detailed breakdown with 3–6 month timelines to be presented at next community call
Event Name
- The community is choosing a name for the event (26 options, poll closing 6 March)
- Community members asked not to refer to the event using names belonging to other organisations
Membership vs. Collaborators Clarification
- Association members must sign up on the NCA website
- Barrio members only need basic contact information
- FAQ posted on Discord explaining differences between members, collaborators, and volunteers
Shift to Pre-Production Mode (Daniela)
- Symbolic shift from assessment phase to pre-production mode announced
- All leads and interested community members called upon to increase involvement
- Milestones and decision points to be defined the following week
Ticket Sales Strategy
- Ticket launch targeted for the following week
- Urgency noted: competing events going on sale around the same time
- Relying on informal community networks for outreach
- Tiered pricing to incentivise early purchases being discussed but not finalised
- Organisation reserves the right to use tools like deadlines or caps if needed
- Refund policy for early buyers being developed, tied to ticketing milestones
Go/No-Go Statement (Ben)
- Board released a detailed statement on Discord
- Decision to proceed was not taken lightly; full range of community opinions seriously considered
- Moving ahead viewed as an opportunity to build strong foundations for the association
- Board members noted their personal legal stakes, reinforcing commitment to responsible decision-making
Risk Management and Financial Planning
- Potential scenarios discussed: pandemic, adverse legal advice, extremely low ticket sales
- Financial risk managed through tiered budgeting: scaling expenses based on actual ticket sales
- Milestones and decision points being defined the following week
Volunteer Recruitment
- Focus on making it easier for new volunteers to find roles
- ClickUp list being updated with clickable role descriptions
- FIST volunteer platform to open before ticket sales
- Come & Play downsizing camp activities to free capacity for NCA shifts
- Push planned for more volunteer sign-ups from camps
Marketing and Outreach
- No budget for paid marketing currently
- All participants encouraged to act as ambassadors
- Gamified referral system suggested
- Logo competition underway; creative flyers suggested as grassroots tools
Communication Channels
- NCA developing independent communication channels
- Community-led groups are fair game for individual posts
- Guidelines for communication channels being released by Pepe
Official Burning Man Regional Status (Michelle)
- BM Regional status offers benefits including website listing, European Leadership Summit invitations, and potential support
- NCA exploring regional status; some members attending ELS in April
Transparency and Community Participation
- Strong community engagement noted: ~75 people on weekly calls with real decision-making access
- Technical planning discussed: unified power grid, build optimisation, inter-grid communication, knowledge documentation
Action Items
- Pepe — Prepare detailed legal workstreams breakdown with timelines for next call
- Pepe — Release communication channel guidelines
- Daniela — Coordinate volunteer meeting and resolve ClickUp issues
- Daniela — Define pre-production milestones the following week
- Daniel — Push for more volunteering from camps
- Ward — Organise Meta Leads meeting to evaluate new site
- Board — Finalise ticket pricing, quantity, and refund policy before launch
Next Steps
- Ticket sales launch (target: following week)
- Name vote closes 6 March; chosen name to be announced
- Meta Leads meeting to evaluate site options
- Pre-production milestones and decision points defined
- FIST volunteer platform opens
- Board finalises tiered budgeting approach
- NCA explores official BM Regional status
Presidida por Daniel T., con miembros de la junta, responsables de área y ~75 miembros de la comunidad en el momento de mayor asistencia
Registros completos
Resumen
Quinta reunión comunitaria de la Asociación Nobodies Collective (NCA). Actualizaciones sobre opciones de emplazamiento del evento, infraestructura organizativa, preparación para la preproducción, estrategia de venta de entradas, la declaración de la junta sobre la decisión de seguir adelante o no (Go/No-Go), captación de voluntarios y marketing.
Temas principales
Nueva opción de emplazamiento (Pablo)
- Se presentó un posible emplazamiento alternativo: mayor superficie, menor coste (~10.000 EUR por el 60% del área)
- Requeriría una inversión significativa en infraestructura si se utilizara este año: pararrayos, nivelación del terreno, construcción de caminos, adaptación urbanística, cambios en sistemas de barreras y electricidad
- El consenso general es continuar con el emplazamiento actual este año, pero celebrar una reunión de Meta Leads para evaluarlo formalmente
- Las futuras compras de equipamiento pueden planificarse teniendo en cuenta el nuevo emplazamiento
Infraestructura legal y organizativa (Pepe)
- Líneas de trabajo legales en curso: directrices de propiedad intelectual (marco en 2–3 semanas), cumplimiento del RGPD (Pepe designado como Delegado de Protección de Datos), acuerdos contractuales para la venta de entradas
- Desglose detallado con plazos de 3–6 meses a presentar en la próxima convocatoria comunitaria
Nombre del evento
- La comunidad está eligiendo un nombre para el evento (26 opciones, votación cerrando el 6 de marzo)
- Se pidió a los miembros de la comunidad que no se refieran al evento utilizando nombres pertenecientes a otras organizaciones
Aclaración sobre membresía vs. colaboradores
- Los miembros de la asociación deben registrarse en la web de NCA
- Los miembros de barrio solo necesitan información de contacto básica
- Se publicó un FAQ en Discord explicando las diferencias entre miembros, colaboradores y voluntarios
Cambio al modo de preproducción (Daniela)
- Se anunció el cambio simbólico de la fase de evaluación al modo de preproducción
- Se instó a todos los responsables y miembros interesados de la comunidad a aumentar su participación
- Los hitos y puntos de decisión se definirán la semana siguiente
Estrategia de venta de entradas
- Lanzamiento de entradas previsto para la semana siguiente
- Se notó la urgencia: eventos competidores salen a la venta en las mismas fechas
- Se depende de redes informales de la comunidad para la difusión
- Se discutió un sistema de precios escalonados para incentivar las compras anticipadas, pero no se finalizó
- La organización se reserva el derecho de utilizar herramientas como plazos límite o topes si fuera necesario
- Se está desarrollando una política de reembolso para compradores anticipados, vinculada a los hitos de venta de entradas
Declaración Go/No-Go (Ben)
- La junta publicó una declaración detallada en Discord
- La decisión de seguir adelante no se tomó a la ligera; se consideró seriamente toda la gama de opiniones de la comunidad
- Seguir adelante se consideró como una oportunidad para construir bases sólidas para la asociación
- Los miembros de la junta señalaron sus responsabilidades legales personales, reforzando su compromiso con una toma de decisiones responsable
Gestión de riesgos y planificación financiera
- Se discutieron posibles escenarios: pandemia, asesoramiento legal desfavorable, ventas de entradas extremadamente bajas
- Riesgo financiero gestionado mediante presupuestos escalonados: ajustando gastos según las ventas reales de entradas
- Los hitos y puntos de decisión se definirán la semana siguiente
Captación de voluntarios
- Enfoque en facilitar que los nuevos voluntarios encuentren roles
- Se está actualizando la lista de ClickUp con descripciones de roles clicables
- La plataforma de voluntarios FIST se abrirá antes de la venta de entradas
- Come & Play reduce las actividades del campamento para liberar capacidad para los turnos de NCA
- Se planea impulsar más inscripciones de voluntarios desde los campamentos
Marketing y difusión
- Actualmente no hay presupuesto para marketing de pago
- Se anima a todos los participantes a actuar como embajadores
- Se sugirió un sistema de referidos gamificado
- Competición de logotipo en curso; se sugirieron folletos creativos como herramientas de difusión comunitaria
Canales de comunicación
- NCA está desarrollando canales de comunicación propios
- Los grupos liderados por la comunidad están abiertos a publicaciones individuales
- Pepe publicará directrices para los canales de comunicación
Estatus oficial como Regional de Burning Man (Michelle)
- El estatus de BM Regional ofrece beneficios que incluyen listado en la web, invitaciones al European Leadership Summit y apoyo potencial
- NCA está explorando el estatus regional; algunos miembros asistirán al ELS en abril
Transparencia y participación comunitaria
- Se destacó la fuerte participación comunitaria: ~75 personas en las llamadas semanales con acceso real a la toma de decisiones
- Se discutió la planificación técnica: red eléctrica unificada, optimización del montaje, comunicación entre redes, documentación de conocimientos
Acciones a realizar
- Pepe — Preparar un desglose detallado de las líneas de trabajo legales con plazos para la próxima convocatoria
- Pepe — Publicar las directrices de los canales de comunicación
- Daniela — Coordinar la reunión de voluntarios y resolver los problemas con ClickUp
- Daniela — Definir los hitos de preproducción la semana siguiente
- Daniel — Impulsar más voluntariado desde los campamentos
- Ward — Organizar la reunión de Meta Leads para evaluar el nuevo emplazamiento
- Board — Finalizar precios de entradas, cantidad y política de reembolso antes del lanzamiento
Próximos pasos
- Lanzamiento de venta de entradas (objetivo: semana siguiente)
- La votación del nombre se cierra el 6 de marzo; se anunciará el nombre elegido
- Reunión de Meta Leads para evaluar las opciones de emplazamiento
- Definición de hitos de preproducción y puntos de decisión
- Apertura de la plataforma de voluntarios FIST
- La junta finaliza el enfoque de presupuesto escalonado
- NCA explora el estatus oficial de BM Regional
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Présidée par Daniel T., avec les membres du conseil, les responsables et ~75 membres de la communauté au pic de participation
Archives complètes
Aperçu
Cinquième réunion communautaire de la Nobodies Collective Asociación (NCA). Mises à jour sur les options de site pour l’événement, l’infrastructure organisationnelle, l’état de préparation de la préproduction, la stratégie de vente de billets, la déclaration Go/No-Go du conseil, le recrutement de bénévoles et le marketing.
Sujets principaux
Nouvelle option de site (Pablo)
- Présentation d’un site alternatif potentiel : plus grande superficie, coût inférieur (~10 000 EUR pour 60 % de la surface)
- Nécessiterait un investissement important en infrastructures en cas d’utilisation cette année : paratonnerres, nivellement du terrain, construction de routes, adaptation du plan d’urbanisme, modifications des systèmes de barrières et d’électricité
- Le consensus général est de continuer avec le site actuel cette année, mais d’organiser une réunion Meta Leads pour une évaluation formelle
- Les futurs achats d’équipement peuvent être planifiés en tenant compte du nouveau site
Infrastructure juridique et organisationnelle (Pepe)
- Chantiers juridiques en cours : directives de propriété intellectuelle (cadre dans 2–3 semaines), conformité RGPD (Pepe désigné Délégué à la protection des données), accords contractuels pour la billetterie
- Un détail avec des calendriers de 3–6 mois sera présenté lors du prochain appel communautaire
Nom de l’événement
- La communauté choisit un nom pour l’événement (26 options, vote clôturant le 6 mars)
- Il a été demandé aux membres de la communauté de ne pas désigner l’événement en utilisant des noms appartenant à d’autres organisations
Clarification membres vs. collaborateurs
- Les membres de l’association doivent s’inscrire sur le site web de NCA
- Les membres de barrio n’ont besoin que d’informations de contact de base
- Une FAQ a été publiée sur Discord expliquant les différences entre membres, collaborateurs et bénévoles
Passage en mode préproduction (Daniela)
- Annonce du passage symbolique de la phase d’évaluation au mode préproduction
- Tous les responsables et membres intéressés de la communauté appelés à s’impliquer davantage
- Les jalons et points de décision seront définis la semaine suivante
Stratégie de vente de billets
- Lancement de la billetterie prévu pour la semaine suivante
- Urgence notée : des événements concurrents mettent en vente leurs billets aux mêmes dates
- Diffusion via les réseaux informels de la communauté
- Un système de tarification progressive pour encourager les achats anticipés a été discuté mais pas finalisé
- L’organisation se réserve le droit d’utiliser des outils comme des dates limites ou des plafonds si nécessaire
- Une politique de remboursement pour les acheteurs anticipés est en cours de développement, liée aux jalons de billetterie
Déclaration Go/No-Go (Ben)
- Le conseil a publié une déclaration détaillée sur Discord
- La décision de poursuivre n’a pas été prise à la légère ; l’ensemble des opinions de la communauté a été sérieusement pris en compte
- Aller de l’avant est considéré comme une opportunité de construire des bases solides pour l’association
- Les membres du conseil ont souligné leurs responsabilités juridiques personnelles, renforçant leur engagement envers une prise de décision responsable
Gestion des risques et planification financière
- Scénarios potentiels discutés : pandémie, avis juridique défavorable, ventes de billets extrêmement faibles
- Risque financier géré par un budget progressif : ajustement des dépenses en fonction des ventes réelles de billets
- Les jalons et points de décision seront définis la semaine suivante
Recrutement de bénévoles
- Accent mis sur la facilitation de la recherche de rôles pour les nouveaux bénévoles
- La liste ClickUp est mise à jour avec des descriptions de rôles cliquables
- La plateforme de bénévoles FIST ouvrira avant la mise en vente des billets
- Come & Play réduit les activités du camp pour libérer de la capacité pour les créneaux NCA
- Campagne prévue pour obtenir davantage d’inscriptions de bénévoles via les camps
Marketing et diffusion
- Aucun budget pour le marketing payant actuellement
- Tous les participants encouragés à agir en tant qu’ambassadeurs
- Un système de parrainage ludique a été suggéré
- Concours de logo en cours ; des flyers créatifs suggérés comme outils de communication locale
Canaux de communication
- NCA développe ses propres canaux de communication
- Les groupes animés par la communauté sont ouverts aux publications individuelles
- Des directives pour les canaux de communication seront publiées par Pepe
Statut officiel de régional Burning Man (Michelle)
- Le statut de BM Regional offre des avantages, notamment le référencement sur le site web, des invitations au European Leadership Summit et un soutien potentiel
- NCA explore le statut régional ; certains membres participeront à l’ELS en avril
Transparence et participation communautaire
- Forte participation communautaire constatée : ~75 personnes lors des appels hebdomadaires avec un accès réel à la prise de décision
- Planification technique discutée : réseau électrique unifié, optimisation du montage, communication inter-réseaux, documentation des connaissances
Actions à réaliser
- Pepe — Préparer un détail des chantiers juridiques avec des calendriers pour le prochain appel
- Pepe — Publier les directives des canaux de communication
- Daniela — Coordonner la réunion des bénévoles et résoudre les problèmes ClickUp
- Daniela — Définir les jalons de préproduction la semaine suivante
- Daniel — Encourager davantage de bénévolat de la part des camps
- Ward — Organiser la réunion Meta Leads pour évaluer le nouveau site
- Board — Finaliser la tarification des billets, les quantités et la politique de remboursement avant le lancement
Prochaines étapes
- Lancement de la vente de billets (objectif : semaine suivante)
- Le vote pour le nom se clôture le 6 mars ; le nom choisi sera annoncé
- Réunion Meta Leads pour évaluer les options de site
- Définition des jalons de préproduction et des points de décision
- Ouverture de la plateforme de bénévoles FIST
- Le conseil finalise l’approche de budgétisation progressive
- NCA explore le statut officiel de BM Regional
In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Presieduta da Daniel T., con i membri del consiglio, i responsabili e ~75 membri della comunità al momento di massima partecipazione
Archivi completi
Panoramica
Quinta riunione comunitaria della Nobodies Collective Asociación (NCA). Aggiornamenti sulle opzioni di sito per l’evento, infrastruttura organizzativa, stato di preparazione della pre-produzione, strategia di vendita dei biglietti, la dichiarazione Go/No-Go del consiglio, reclutamento di volontari e marketing.
Temi principali
Nuova opzione di sito (Pablo)
- Presentato un potenziale sito alternativo: superficie maggiore, costo inferiore (~10.000 EUR per il 60% dell’area)
- Richiederebbe un investimento significativo in infrastrutture se utilizzato quest’anno: parafulmini, livellamento del terreno, costruzione di strade, adeguamento urbanistico, modifiche ai sistemi di barriere e alimentazione elettrica
- Il consenso generale è di continuare con il sito attuale quest’anno, ma organizzare una riunione Meta Leads per una valutazione formale
- Gli acquisti futuri di attrezzature possono essere pianificati tenendo conto del nuovo sito
Infrastruttura legale e organizzativa (Pepe)
- Attività legali in corso: linee guida sulla proprietà intellettuale (quadro in 2–3 settimane), conformità al GDPR (Pepe nominato Responsabile della Protezione dei Dati), accordi contrattuali per la biglietteria
- Dettaglio con tempistiche di 3–6 mesi da presentare nella prossima chiamata comunitaria
Nome dell’evento
- La comunità sta scegliendo un nome per l’evento (26 opzioni, votazione in chiusura il 6 marzo)
- È stato chiesto ai membri della comunità di non riferirsi all’evento utilizzando nomi appartenenti ad altre organizzazioni
Chiarimento membri vs. collaboratori
- I membri dell’associazione devono iscriversi sul sito web di NCA
- I membri del barrio necessitano solo di informazioni di contatto di base
- È stata pubblicata una FAQ su Discord che spiega le differenze tra membri, collaboratori e volontari
Passaggio alla modalità di pre-produzione (Daniela)
- Annunciato il passaggio simbolico dalla fase di valutazione alla modalità di pre-produzione
- Tutti i responsabili e i membri interessati della comunità invitati ad aumentare il proprio coinvolgimento
- Le tappe e i punti decisionali saranno definiti la settimana successiva
Strategia di vendita dei biglietti
- Lancio della vendita dei biglietti previsto per la settimana successiva
- Urgenza segnalata: eventi concorrenti mettono in vendita i biglietti nello stesso periodo
- Si fa affidamento sulle reti informali della comunità per la diffusione
- Discusso un sistema di prezzi progressivi per incentivare gli acquisti anticipati, ma non finalizzato
- L’organizzazione si riserva il diritto di utilizzare strumenti come scadenze o limiti se necessario
- Politica di rimborso per gli acquirenti anticipati in fase di sviluppo, legata alle tappe della biglietteria
Dichiarazione Go/No-Go (Ben)
- Il consiglio ha pubblicato una dichiarazione dettagliata su Discord
- La decisione di procedere non è stata presa alla leggera; l’intera gamma di opinioni della comunità è stata seriamente considerata
- Procedere è visto come un’opportunità per costruire basi solide per l’associazione
- I membri del consiglio hanno sottolineato le loro responsabilità legali personali, rafforzando l’impegno per un processo decisionale responsabile
Gestione dei rischi e pianificazione finanziaria
- Scenari potenziali discussi: pandemia, parere legale sfavorevole, vendite di biglietti estremamente basse
- Rischio finanziario gestito attraverso un bilancio progressivo: adeguamento delle spese in base alle vendite effettive dei biglietti
- Le tappe e i punti decisionali saranno definiti la settimana successiva
Reclutamento di volontari
- Attenzione rivolta a facilitare la ricerca di ruoli per i nuovi volontari
- La lista ClickUp viene aggiornata con descrizioni dei ruoli cliccabili
- La piattaforma per volontari FIST aprirà prima della vendita dei biglietti
- Come & Play riduce le attività del campo per liberare capacità per i turni NCA
- Prevista una campagna per ottenere più iscrizioni di volontari dai campi
Marketing e diffusione
- Attualmente nessun budget per il marketing a pagamento
- Tutti i partecipanti incoraggiati ad agire come ambasciatori
- Suggerito un sistema di referral gamificato
- Concorso per il logo in corso; suggeriti volantini creativi come strumenti di comunicazione locale
Canali di comunicazione
- NCA sta sviluppando i propri canali di comunicazione
- I gruppi gestiti dalla comunità sono aperti alle pubblicazioni individuali
- Pepe pubblicherà le linee guida per i canali di comunicazione
Status ufficiale di regionale Burning Man (Michelle)
- Lo status di BM Regional offre vantaggi tra cui la presenza sul sito web, inviti all’European Leadership Summit e potenziale supporto
- NCA sta esplorando lo status regionale; alcuni membri parteciperanno all’ELS in aprile
Trasparenza e partecipazione comunitaria
- Forte partecipazione comunitaria rilevata: ~75 persone nelle chiamate settimanali con accesso reale al processo decisionale
- Pianificazione tecnica discussa: rete elettrica unificata, ottimizzazione del montaggio, comunicazione tra reti, documentazione delle conoscenze
Azioni da intraprendere
- Pepe — Preparare un dettaglio delle attività legali con tempistiche per la prossima chiamata
- Pepe — Pubblicare le linee guida dei canali di comunicazione
- Daniela — Coordinare la riunione dei volontari e risolvere i problemi con ClickUp
- Daniela — Definire le tappe di pre-produzione la settimana successiva
- Daniel — Promuovere maggiore volontariato da parte dei campi
- Ward — Organizzare la riunione Meta Leads per valutare il nuovo sito
- Board — Finalizzare i prezzi dei biglietti, le quantità e la politica di rimborso prima del lancio
Prossimi passi
- Lancio della vendita dei biglietti (obiettivo: settimana successiva)
- La votazione per il nome si chiude il 6 marzo; il nome scelto sarà annunciato
- Riunione Meta Leads per valutare le opzioni di sito
- Definizione delle tappe di pre-produzione e dei punti decisionali
- Apertura della piattaforma per volontari FIST
- Il consiglio finalizza l’approccio di bilancio progressivo
- NCA esplora lo status ufficiale di BM Regional
Im Falle von Abweichungen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Geleitet von Daniel T., mit Vorstandsmitgliedern, Bereichsverantwortlichen und ~75 Community-Mitgliedern bei maximaler Teilnahme
Vollständige Aufzeichnungen
Überblick
Fünftes Community-Meeting der Nobodies Collective Asociación (NCA). Aktualisierungen zu Standortoptionen für die Veranstaltung, organisatorischer Infrastruktur, Vorproduktionsbereitschaft, Ticketverkaufsstrategie, der Go/No-Go-Erklärung des Vorstands, Freiwilligenrekrutierung und Marketing.
Hauptthemen
Neue Standortoption (Pablo)
- Vorstellung eines möglichen alternativen Standorts: größere Fläche, geringere Kosten (~10.000 EUR für 60 % der Fläche)
- Würde bei Nutzung in diesem Jahr erhebliche Infrastrukturinvestitionen erfordern: Blitzableiter, Geländenivellierung, Straßenbau, städtebauliche Anpassung, Änderungen an Absperrungs- und Stromsystemen
- Der allgemeine Konsens ist, dieses Jahr mit dem aktuellen Standort fortzufahren, aber ein Meta-Leads-Treffen zur formellen Bewertung abzuhalten
- Künftige Ausrüstungskäufe können unter Berücksichtigung des neuen Standorts geplant werden
Rechtliche und organisatorische Infrastruktur (Pepe)
- Laufende rechtliche Arbeitsbereiche: Richtlinien zum geistigen Eigentum (Rahmenwerk in 2–3 Wochen), DSGVO-Konformität (Pepe als Datenschutzbeauftragter ernannt), vertragliche Vereinbarungen für den Ticketverkauf
- Detaillierte Aufschlüsselung mit Zeitplänen von 3–6 Monaten wird beim nächsten Community-Call vorgestellt
Name der Veranstaltung
- Die Community wählt einen Namen für die Veranstaltung (26 Optionen, Abstimmung endet am 6. März)
- Community-Mitglieder wurden gebeten, die Veranstaltung nicht mit Namen zu bezeichnen, die anderen Organisationen gehören
Klärung Mitglieder vs. Mitarbeiter
- Vereinsmitglieder müssen sich auf der NCA-Website registrieren
- Barrio-Mitglieder benötigen nur grundlegende Kontaktdaten
- Auf Discord wurde eine FAQ veröffentlicht, die die Unterschiede zwischen Mitgliedern, Mitarbeitern und Freiwilligen erklärt
Wechsel in den Vorproduktionsmodus (Daniela)
- Symbolischer Wechsel von der Bewertungsphase zum Vorproduktionsmodus angekündigt
- Alle Bereichsverantwortlichen und interessierten Community-Mitglieder aufgerufen, ihr Engagement zu erhöhen
- Meilensteine und Entscheidungspunkte werden in der folgenden Woche definiert
Ticketverkaufsstrategie
- Ticketstart für die folgende Woche geplant
- Dringlichkeit festgestellt: konkurrierende Veranstaltungen gehen im gleichen Zeitraum in den Verkauf
- Verbreitung über informelle Community-Netzwerke
- Ein gestaffeltes Preissystem zur Förderung von Frühkäufen wurde diskutiert, aber nicht finalisiert
- Die Organisation behält sich das Recht vor, bei Bedarf Instrumente wie Fristen oder Obergrenzen einzusetzen
- Eine Rückerstattungsrichtlinie für Frühkäufer wird entwickelt, geknüpft an Ticketverkaufsmeilensteine
Go/No-Go-Erklärung (Ben)
- Der Vorstand hat eine ausführliche Erklärung auf Discord veröffentlicht
- Die Entscheidung weiterzumachen wurde nicht leichtfertig getroffen; die gesamte Bandbreite der Community-Meinungen wurde ernsthaft berücksichtigt
- Das Weitermachen wird als Chance gesehen, solide Grundlagen für den Verein zu schaffen
- Vorstandsmitglieder wiesen auf ihre persönliche rechtliche Verantwortung hin und bekräftigten ihr Engagement für verantwortungsvolle Entscheidungsfindung
Risikomanagement und Finanzplanung
- Mögliche Szenarien diskutiert: Pandemie, ungünstige Rechtsberatung, extrem niedrige Ticketverkäufe
- Finanzielles Risiko durch gestaffelte Budgetierung gesteuert: Anpassung der Ausgaben an die tatsächlichen Ticketverkäufe
- Meilensteine und Entscheidungspunkte werden in der folgenden Woche definiert
Rekrutierung von Freiwilligen
- Fokus darauf, es neuen Freiwilligen leichter zu machen, Rollen zu finden
- Die ClickUp-Liste wird mit klickbaren Rollenbeschreibungen aktualisiert
- Die FIST-Freiwilligenplattform wird vor dem Ticketverkauf geöffnet
- Come & Play reduziert Camp-Aktivitäten, um Kapazitäten für NCA-Schichten freizumachen
- Kampagne für mehr Freiwilligenanmeldungen aus den Camps geplant
Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
- Derzeit kein Budget für bezahltes Marketing
- Alle Teilnehmer ermutigt, als Botschafter zu agieren
- Gamifiziertes Empfehlungssystem vorgeschlagen
- Logowettbewerb läuft; kreative Flyer als Basiskommunikationsmittel vorgeschlagen
Kommunikationskanäle
- NCA entwickelt eigene Kommunikationskanäle
- Von der Community geleitete Gruppen stehen für individuelle Beiträge offen
- Richtlinien für Kommunikationskanäle werden von Pepe veröffentlicht
Offizieller Burning Man Regional-Status (Michelle)
- Der BM-Regional-Status bietet Vorteile wie Website-Listung, Einladungen zum European Leadership Summit und potenzielle Unterstützung
- NCA erkundet den Regional-Status; einige Mitglieder nehmen im April am ELS teil
Transparenz und Community-Beteiligung
- Starke Community-Beteiligung festgestellt: ~75 Personen bei den wöchentlichen Calls mit echtem Zugang zur Entscheidungsfindung
- Technische Planung diskutiert: einheitliches Stromnetz, Aufbauoptimierung, Kommunikation zwischen Netzen, Wissensdokumentation
Aufgaben
- Pepe — Detaillierte Aufschlüsselung der rechtlichen Arbeitsbereiche mit Zeitplänen für den nächsten Call vorbereiten
- Pepe — Richtlinien für Kommunikationskanäle veröffentlichen
- Daniela — Freiwilligentreffen koordinieren und ClickUp-Probleme lösen
- Daniela — Vorproduktionsmeilensteine in der folgenden Woche definieren
- Daniel — Mehr Freiwilligenarbeit aus den Camps fördern
- Ward — Meta-Leads-Treffen zur Bewertung des neuen Standorts organisieren
- Board — Ticketpreise, Mengen und Rückerstattungsrichtlinie vor dem Start finalisieren
Nächste Schritte
- Start des Ticketverkaufs (Ziel: folgende Woche)
- Namensabstimmung endet am 6. März; der gewählte Name wird bekanntgegeben
- Meta-Leads-Treffen zur Bewertung der Standortoptionen
- Festlegung der Vorproduktionsmeilensteine und Entscheidungspunkte
- Eröffnung der FIST-Freiwilligenplattform
- Der Vorstand finalisiert den gestaffelten Budgetierungsansatz
- NCA erkundet den offiziellen BM-Regional-Status