Board Meeting - September 7, 2026

In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.

Board present: Daniel T (president), Pablo V (vice-president), Chris, Victor P · Absent: Peter D (treasurer, travelling), Ward D, Ben D, Michelle · Observers: none (Daniela, production coordinator, sent apologies) Four of the eight board members attended, so no quorum was present. The single substantive agenda item — fixing the shortlist of weeks for the asociado vote on 2027 event dates, and recording each board member’s position on each week — was worked through by those present. The remaining board members are being asked to record their positions on the same list within a day, so that the full board’s view can be included in the vote package. Ben D’s item on asociado approvals was deferred in his absence; the previous meeting’s minutes were not validated for the same reason.

A short, single-topic meeting: the board read the published survey together, argued its way to a shortlist of eight weeks for the asociado vote — three around the early-June peak, three around the mid-September peak, the current early-July week as the status quo, and 6–12 September added so that nobody has to ask why it was left out — and then went through the list week by week, each board member stating a for/against position on viability and risk and the reasons for it. These minutes record both the route to the shortlist and the reasoning, because they are the board’s main input into the vote.

1. Check-in and agenda

Check-in done. Agenda confirmed: one item, event dates. No production update (Daniela absent); minutes of the previous meeting not validated (Ben absent).

2. What the board was deciding, and why

Following the 3 September community call, the approach with the broadest support was the middle one of the three options presented there: the board pre-selects a shortlist of weeks, and asociados choose among them in a ranked vote — rather than either a vote on every surveyed week (the “26-option” experience of the event-name vote) or a decision taken by the board alone.
What the call left open was the size of the shortlist (five or seven?) and whether the current early-July week counts inside that number or is added on top.
The board also committed to publishing how each board member votes on each shortlisted week, as part of the information pack. Daniel proposed doing this as a for/against position per week rather than a ranking: with seven or eight voters a ranking carries little information, whereas “two board members support this week, all eight support that one” is useful to members — including where the board does not believe a week is a good idea.

3. How the shortlist was arrived at

Reading the survey. Daniel walked through the published survey results (see the survey results page). Two clear peaks of availability: early June, centred on 7–13 June (67% of all respondents could come; 73% of identified respondents), and mid-September, centred on 13–19 September (62%; 61% identified, 63% anonymous). Interest falls away in May, in late June and, sharply, in early July (5–11 July: 47% overall, 36% among anonymous respondents — Daniel’s reading being that identified respondents are the committed core who “will come whatever the date”, which is how the survey was phrased), and again into October. His opening proposal: three weeks around each peak, plus the current week — six plus one — and nothing from May, late June or October, where community interest is visibly lower.
An alternative: list everything, mark favourites. Pablo V asked whether the intent was to filter to a shortlist or to list all weeks and mark the board’s favourites — his recollection of the community call was that people wanted to see the board’s opinion, not necessarily a narrowed ballot. His sketch: all weeks on the ballot, with four or five marked as board favourites (two in June, two in September) and the current week marked “current” rather than “favourite”, so that a preference for no change can still be expressed. On his analysis, five weeks (the two peaks plus the current one) would already cover about 94% of weighted respondents. Daniel’s recollection of the call was that pre-selection was the option people leaned towards and nobody had asked to vote on everything; Pablo accepted that, noting that if pre-selecting, seven has a marginal benefit over five.
Can members add a week during the vote? Chris asked whether someone could bring a motion to add a week. No: once a vote opens on Humans it is a fixed package — no edits, no added options — and a week added late would be unknown to earlier voters and lose by default. Daniel’s view, which Victor P shared (you choose among the candidates that are standing; you don’t add one at the ballot box), is that the past weeks of consultation, calls and summaries were the period for putting options on the table. Chris accepted this for the dates vote, noting that for other kinds of vote the association will eventually need a way for members to bring proposals.
How many? Given pre-selection, Chris preferred more than four options; Victor P and Daniel both settled on around seven. Daniel noted that, unlike the event-name vote, members don’t have to rank every option — unranked weeks count as joint last — so a slightly longer list is not a burden.
Balance between the two peaks. Daniel wanted the same number of weeks in each cluster. Ranked Pairs handles vote-splitting (three September weeks against one June week would not disadvantage September), but an unbalanced list would still look unfair. Victor P’s own analysis, run on an earlier cut of the data, had produced May + two Junes + two Septembers, which he felt biased the list earlier; he agreed to swap for balance.
Which weeks, exactly. Around the June peak, the third slot was between 24–30 May and 14–20 June — both with lower interest (55% and 56%). May was dropped: lower interest, more rain, and local-authority advice that late May is a busy period for farm machinery in the area. Around the September peak, 6–12 September showed a dip (56%) that Daniel attributed to Burning Man week; Chris said he would vote against it for that reason, so 27 September–3 October was taken as the third September week instead — Pablo: it costs nothing to include and will simply be ranked down if unpopular. Victor P asked about the June overlap with Crème Brûlée: Olivier is aware and has not suggested that event would move to July; Burning Nest has confirmed it is tied to its site permit and cannot move. Daniel added that the early dates are in any case the busiest planning season for other burns (Borderland’s grant and placement processes fall in April–May), which weighs on camp leads.
Seven becomes eight. With the list at seven (31 May, 7 June, 14 June, 5 July, 13, 20, 27 September), Victor P proposed adding 6–12 September back as an eighth, to pre-empt “why did you leave this one out?” — the board can vote against it and say why. Daniel and Pablo agreed.

4. The shortlist for the asociado vote

31 May – 6 June — early June
7 – 13 June — early June (survey peak)
14 – 20 June — early June
5 – 11 July — current week (status quo)
6 – 12 September — mid-September
13 – 19 September — mid-September (survey peak)
20 – 26 September — mid-September
27 September – 3 October — mid-September

The current week is on the ballot as the status quo, so that members can express a preference for no change; it is not a board recommendation. Daniel said that as a board member he would be against holding the event on any of the weeks not shortlisted — the survey shows lower interest in May and October, and both shortlisted clusters plausibly address the welfare and cancellation problems of this year’s dates.
Every week remains subject to the INAGA (bird-nesting) permit decision, which may take months; the vote page will say that the board will adapt to circumstances and work down the list, and the voting system can recount the same ballots with any week removed.

5. Board members’ positions on each week

Basis for the positions: the board agreed it was expressing a view on viability and risk — commercial viability, cancellation and wildfire risk, permit risk — not personal preference. Several members said they would attend whichever week wins. No board-preferred week is indicated among the shortlist; the aim is to concentrate the vote on viable weeks, not to steer it.

Summary

Week	Victor P	Chris	Pablo V	Daniel T	For / against
31 May – 6 Jun	Against	Against	For	Against	1 / 3
7 – 13 Jun	Against	For	For	For	3 / 1
14 – 20 Jun	Against	Against (leaning)	Against	Against	0 / 4
5 – 11 Jul (current)	Against	Against	Against	Against	0 / 4
6 – 12 Sep	Against	Against	Against	For (tentative)	1 / 3
13 – 19 Sep	For	For	For	For	4 / 0
20 – 26 Sep	For	For	For	For	4 / 0
27 Sep – 3 Oct	For	For	For (with reservations)	For (with reservations)	4 / 0

Positions from the board members not present are being collected and will be added to the vote package.

Reasoning, week by week

31 May – 6 June

Victor P — against. Too close to the end of the working year for an event of this size, given the long build and strike; risk of low attendance; bird-nesting season adds permit uncertainty. (He applied the same reasoning to all the May–June weeks.)
Chris — against. Agreed with Victor’s reasoning.
Pablo V — for. No specific risk he could point to: people travel to Midburn and AfricaBurn in this period; the main issue would be conflicts with other burns (Burning Nest ends the day before), which he did not consider disqualifying.
Daniel T — against. Victor’s reasons, plus more rain, plus local-authority advice that late May is a heavy farm-machinery period in the area.

7 – 13 June

Victor P — against. Fewer conflicts with other burns than the week before, but the same bird-nesting and end-of-working-year concerns; he sees a real risk.
Chris — for. The most-selected week in the survey, so commercially viable; no direct clash with another event; the birds are something the association will have to deal with in any case.
Pablo V — for. Also the best week in the survey for build and strike availability; a good combination of every factor, with better temperatures.
Daniel T — for. Highest survey support; no red-alert days this year, so much better on fire risk; subject, like every week, to INAGA. This had been his own preferred week until the 3 September call moved him towards September — still a clear yes.

14 – 20 June

Victor P — against. As above, and edging into the more dangerous heat season — if not now, then in the projections for coming years.
Chris — leaning against. Decently viable commercially, but inching closer to the fire-risk period; undecided, leaning slightly against.
Pablo V — against. Hotter, and less of a winner in the survey than 7–13 June; if concentrating votes, this is one to leave.
Daniel T — against. Lower survey support and higher fire risk: had the event been on this week this year, there would have been an evacuation near the end of strike.

5 – 11 July (current week)

Victor P — against. Permit risk far too high and the heat has been unbearable for some years — people he knows have stopped coming for that reason alone.
Chris — against.
Pablo V — against.
Daniel T — against. A high probability that a permit for this week would not be granted at all; if granted, the event would very likely be suspended, and this year’s leniency from the authorities cannot be assumed to repeat. Not worth the effort only to face evacuating 3,000 people.

6 – 12 September

Victor P — against. A good candidate in itself, but many community members would still be on holiday or just back, and planning an event straight after that period is uncomfortable.
Chris — against. Proximity to Burning Man.
Pablo V — against. Don’t start the move with a Burning Man conflict; if the association ever wants to test that overlap, it can do so later once the impact is understood.
Daniel T — for, tentatively. He is less worried about the overlap: Nowhere’s community is price-conscious and only a small minority can afford Burning Man. Viable, slightly more fire risk than later September but acceptable.

13 – 19 September

Victor P — for. No clear risk of any kind; far enough from the holidays; high survey support.
Chris — for. Far enough from Burning Man; likes it.
Pablo V — for. Doable — people who do both events can go lighter on one — and the association would learn how much the overlap matters for future years.
Daniel T — for. A very clear yes, with the note that temperatures start to come down and he would personally prefer the warmer end; still fine well into September.

20 – 26 September

Victor P — for. Same reasons as 13–19 September.
Chris — for.
Pablo V — for. (And cooler nights mean you can wear the outfits.)
Daniel T — for. Commercially viable. He noted that all the September weeks appear to carry lower bird-nesting risk, so they are less likely to be moved by the permit decision.

27 September – 3 October

Victor P — for. His favourite: late enough that people can do their summer festivals and then come to a burn after some weeks of work; the best week for the bird permit; cooler nights and longer mornings without heat.
Chris — for. The only thing against it is that “October” feels wrong, which he acknowledged is not a rational argument; people who deal with it say rain is fun.
Pablo V — for, with reservations. It feels late, and the numbers are slightly worse than the other September weeks; but it is viable, so let members decide — it will be ranked down if they don’t want it.
Daniel T — for, with reservations. Personally too late; as a board member, mildly concerned that identified respondents (the more core members) are less available this week than anonymous ones. Not unviable — just less than ideal — and having voted against a week (31 May) that had more survey support, consistency argues for leaving this to the asociados.

6. Presenting the vote

Victor P asked for annotations on the voting page — permit risk for the birds, weather, other-event conflicts — so that the trade-offs are visible where people vote. Daniel confirmed the information pack will include a summary of the bird-nesting research (which applies to both sites) and the weather data, kept as compact and visual as possible: one summary table that carries almost everything, since many people will not click further, with detail tabs behind it. He is working on this with Céline S.
Pablo V proposed presenting each week with a short line on conflicts and a link to fuller reasoning; Daniel’s position is that the pack should explain the weeks on offer, not justify the selection — the selection is explained in these minutes.
Pablo V will try to quantify the school-holiday constraint, which he sees as the most misunderstood factor: it affected around 3.5% of survey respondents, and members who imagine it to be much larger may vote against any change on that basis alone. On the numbers, the association gains more people than it loses by moving, and the risk is lower.
INAGA: still no answer, and nothing yet from the bird-conservation contact. INAGA can refuse a permit on environmental grounds; June carries that risk, but so does the current week, and September is expected to be fine without being guaranteed. Chris asked what a refusal would mean in practice — nobody knows; it could be a flat no or conditions (Daniel speculated about noise or vehicle restrictions, though heavy farm vehicles already operate in the area). The ballot will state that the board will adapt to circumstances and work down the list; the voting system can recount the same ballots with any week removed.

7. Next steps and timeline

Tonight: these minutes published.
Tuesday 8 September: Daniel collects for/against positions on the eight weeks from the board members not present (Peter D has committed to record his even while travelling), for inclusion in the vote package.
This week: a trial run of the vote on Humans, set up as a board-member vote of the asociado type — board members are asked to vote in the trial and report anything unclear or broken so it can be fixed quickly.
By the end of the week: the asociado vote opens.
17 September: vote closes (general assembly date); results published a couple of days later.

8. Checkout

Thanks were exchanged for the work on the dates process — Victor P: “handled super well and super well communicated, involving the community a lot”; Pablo V: “we’re converging on some answers”.

Decisions

Shortlist for the asociado vote fixed by the board members present: 31 May–6 Jun, 7–13 Jun, 14–20 Jun, 5–11 Jul (current, status quo), 6–12 Sep, 13–19 Sep, 20–26 Sep, 27 Sep–3 Oct.
Board positions to be published per week, for/against, with reasons — as above for the four members present; the others to follow.
Basis for board positions: viability and risk, not preference. No board-preferred week is marked.

Action Items

Action	Owner
Publish these minutes tonight	Daniel T
Collect per-week positions from Peter D, Ward D, Ben D (and any other absent member) within a day	Daniel T
Build the vote on Humans; run a board trial vote; open the asociado vote by end of week	Daniel T
Compact, visual information pack for the vote page (summary table + detail tabs; bird-nesting summary; weather)	Daniel T, Céline S
Quantify the school-holiday constraint for the information pack	Pablo V
Vote in the trial and report problems	All board members
Chase the bird-conservation contact re INAGA criteria	Peter K

Minutes prepared from the audio recording and full transcript. Names abbreviated.

Junta presente: Daniel T (presidente), Pablo V (vicepresidente), Chris, Victor P · Ausentes: Peter D (tesorero, de viaje), Ward D, Ben D, Michelle · Observadores: ninguno (Daniela, coordinadora de producción, disculpó su ausencia) Asistieron cuatro de los ocho miembros de la junta, por lo que no hubo quórum. Las personas presentes trabajaron el único punto sustantivo del orden del día —fijar la lista corta de semanas para la votación de los asociados sobre las fechas del evento de 2027 y dejar constancia de la posición de cada miembro de la junta sobre cada semana—. Se está pidiendo a los miembros restantes que registren sus posiciones sobre la misma lista en el plazo de un día, para que la opinión de toda la junta pueda incluirse en el paquete de votación. El punto de Ben D sobre la aprobación de asociados se aplazó en su ausencia; por el mismo motivo no se validó el acta de la reunión anterior.

Una reunión breve y centrada en un solo tema: la junta leyó conjuntamente la encuesta publicada, debatió hasta llegar a una lista corta de ocho semanas para la votación de los asociados —tres en torno al pico de principios de junio, tres en torno al pico de mediados de septiembre, la semana actual de principios de julio como statu quo, y el 6–12 de septiembre añadido para que nadie tenga que preguntar por qué se dejó fuera— y después repasó la lista semana por semana, indicando cada miembro de la junta una posición a favor/en contra sobre la viabilidad y el riesgo y sus razones. Estas actas recogen tanto el camino hasta la lista corta como los razonamientos, porque constituyen la principal aportación de la junta a la votación.

1. Ronda inicial y orden del día

Ronda inicial realizada. Orden del día confirmado: un punto, las fechas del evento. Sin actualización de producción (Daniela ausente); no se validó el acta de la reunión anterior (Ben ausente).

2. Qué estaba decidiendo la junta y por qué

Tras la llamada comunitaria del 3 de septiembre, el enfoque con mayor apoyo fue el intermedio de las tres opciones allí presentadas: la junta preselecciona una lista corta de semanas y los asociados eligen entre ellas mediante una votación por orden de preferencia, en lugar de votar todas las semanas de la encuesta (la experiencia de las «26 opciones» de la votación sobre el nombre del evento) o de que la junta decidiera por sí sola.
La llamada dejó abiertas dos cuestiones: el tamaño de la lista corta (¿cinco o siete?) y si la semana actual de principios de julio cuenta dentro de ese número o se añade aparte.
La junta también se comprometió a publicar cómo vota cada miembro de la junta sobre cada semana preseleccionada, como parte del paquete informativo. Daniel propuso hacerlo mediante una posición a favor/en contra por semana en lugar de una clasificación: con siete u ocho votantes, una clasificación aporta poca información, mientras que «dos miembros de la junta apoyan esta semana, los ocho apoyan aquella» resulta útil para los miembros, también cuando la junta no considera que una semana sea buena idea.

3. Cómo se llegó a la lista corta

Lectura de la encuesta. Daniel repasó los resultados publicados (véase la página de resultados de la encuesta). Hay dos picos claros de disponibilidad: principios de junio, centrado en el 7–13 de junio (podía asistir el 67% de todas las personas encuestadas; el 73% de las identificadas), y mediados de septiembre, centrado en el 13–19 de septiembre (62%; 61% identificadas, 63% anónimas). El interés disminuye en mayo, a finales de junio y, bruscamente, a principios de julio (5–11 de julio: 47% en total, 36% entre las respuestas anónimas; según la lectura de Daniel, las personas identificadas son el núcleo comprometido que «vendrá sea cual sea la fecha», que es como se formuló la encuesta), y vuelve a caer al entrar en octubre. Su propuesta inicial: tres semanas alrededor de cada pico, más la semana actual —seis más una—, y ninguna de mayo, finales de junio u octubre, donde el interés comunitario es visiblemente menor.
Una alternativa: enumerarlo todo y marcar las favoritas. Pablo V preguntó si la intención era filtrar hasta una lista corta o incluir todas las semanas y marcar las favoritas de la junta; recordaba que en la llamada comunitaria la gente quería ver la opinión de la junta, no necesariamente una papeleta reducida. Su esquema: todas las semanas en la papeleta, con cuatro o cinco marcadas como favoritas de la junta (dos en junio y dos en septiembre) y la semana actual marcada como «actual», no como «favorita», para poder expresar una preferencia por no cambiar. Según su análisis, cinco semanas (los dos picos más la actual) ya cubrirían aproximadamente al 94% de las personas encuestadas ponderadas. Daniel recordaba que la llamada se inclinó por la preselección y que nadie había pedido votar sobre todo; Pablo lo aceptó, señalando que, si se preselecciona, siete ofrece una ventaja marginal frente a cinco.
¿Pueden los miembros añadir una semana durante la votación? Chris preguntó si alguien podría presentar una moción para añadir una semana. No: una vez abierta una votación en Humans, el paquete queda fijo —sin modificaciones ni opciones añadidas—, y una semana añadida tarde sería desconocida para quienes hubieran votado antes y perdería por defecto. La opinión de Daniel, compartida por Victor P (se elige entre las candidaturas que se presentan; no se añade una en la urna), es que las semanas previas de consultas, llamadas y resúmenes eran el periodo para poner opciones sobre la mesa. Chris lo aceptó para la votación de las fechas, señalando que para otros tipos de votación la asociación acabará necesitando una forma de que los miembros presenten propuestas.
¿Cuántas? Dada la preselección, Chris prefería más de cuatro opciones; Victor P y Daniel se decantaron por unas siete. Daniel señaló que, a diferencia de la votación sobre el nombre del evento, los miembros no tienen que ordenar todas las opciones —las semanas sin clasificar cuentan conjuntamente como últimas—, por lo que una lista algo más larga no supone una carga.
Equilibrio entre los dos picos. Daniel quería el mismo número de semanas en cada grupo. Ranked Pairs gestiona la división del voto (tres semanas de septiembre frente a una de junio no perjudicarían a septiembre), pero una lista desequilibrada seguiría pareciendo injusta. El análisis de Victor P, realizado con una versión anterior de los datos, había arrojado mayo + dos junios + dos septiembres, lo que a su juicio sesgaba la lista hacia fechas más tempranas; aceptó cambiarlo para equilibrarla.
Qué semanas exactamente. Alrededor del pico de junio, el tercer puesto se disputaba entre el 24–30 de mayo y el 14–20 de junio, ambos con menor interés (55% y 56%). Se descartó mayo: menor interés, más lluvia y el consejo de las autoridades locales de que finales de mayo es un periodo de mucha actividad de maquinaria agrícola en la zona. Alrededor del pico de septiembre, el 6–12 de septiembre mostraba una bajada (56%) que Daniel atribuyó a la semana de Burning Man; Chris dijo que votaría en contra por ese motivo, así que se eligió el 27 de septiembre–3 de octubre como tercera semana de septiembre; Pablo: incluirla no cuesta nada y sencillamente quedará más abajo si no es popular. Victor P preguntó por el solapamiento de junio con Crème Brûlée: Olivier está al corriente y no ha sugerido que ese evento se trasladase a julio; Burning Nest ha confirmado que está vinculado al permiso de su recinto y no puede trasladarse. Daniel añadió que, en cualquier caso, las fechas tempranas coinciden con la época de planificación más intensa de otros burns (los procesos de subvenciones y ubicación de Borderland tienen lugar en abril–mayo), lo que supone una carga para quienes lideran campamentos.
Siete se convierten en ocho. Con siete semanas en la lista (31 de mayo, 7 de junio, 14 de junio, 5 de julio, 13, 20 y 27 de septiembre), Victor P propuso volver a añadir el 6–12 de septiembre como octava, para anticiparse a la pregunta «¿por qué dejasteis esta fuera?»: la junta puede votar en contra y explicar por qué. Daniel y Pablo estuvieron de acuerdo.

4. La lista corta para la votación de los asociados

31 de mayo – 6 de junio — principios de junio
7 – 13 de junio — principios de junio (pico de la encuesta)
14 – 20 de junio — principios de junio
5 – 11 de julio — semana actual (statu quo)
6 – 12 de septiembre — mediados de septiembre
13 – 19 de septiembre — mediados de septiembre (pico de la encuesta)
20 – 26 de septiembre — mediados de septiembre
27 de septiembre – 3 de octubre — mediados de septiembre

La semana actual figura en la papeleta como statu quo, para que los miembros puedan expresar una preferencia por no cambiar; no es una recomendación de la junta. Daniel dijo que, como miembro de la junta, estaría en contra de celebrar el evento en cualquiera de las semanas no preseleccionadas: la encuesta muestra menos interés en mayo y octubre, y ambos grupos preseleccionados abordan de forma plausible los problemas de bienestar y cancelación de las fechas de este año.
Todas las semanas siguen sujetas a la decisión de INAGA sobre el permiso (por nidificación de aves), que puede tardar meses; la página de votación indicará que la junta se adaptará a las circunstancias y bajará por la lista, y el sistema de votación puede volver a contar las mismas papeletas eliminando cualquier semana.

5. Posiciones de los miembros de la junta sobre cada semana

Base de las posiciones: la junta acordó que expresaba una opinión sobre la viabilidad y el riesgo —viabilidad comercial, riesgo de cancelación y de incendio forestal, riesgo del permiso—, no sobre preferencias personales. Varios miembros dijeron que asistirían cualquiera que fuera la semana ganadora. No se indica ninguna semana preferida por la junta entre las preseleccionadas; el objetivo es concentrar la votación en semanas viables, no dirigirla.

Resumen

Semana	Victor P	Chris	Pablo V	Daniel T	A favor / en contra
31 may – 6 jun	En contra	En contra	A favor	En contra	1 / 3
7 – 13 jun	En contra	A favor	A favor	A favor	3 / 1
14 – 20 jun	En contra	Se inclina en contra	En contra	En contra	0 / 4
5 – 11 jul (actual)	En contra	En contra	En contra	En contra	0 / 4
6 – 12 sep	En contra	En contra	En contra	Tentativamente a favor	1 / 3
13 – 19 sep	A favor	A favor	A favor	A favor	4 / 0
20 – 26 sep	A favor	A favor	A favor	A favor	4 / 0
27 sep – 3 oct	A favor	A favor	A favor (con reservas)	A favor (con reservas)	4 / 0

Se están recopilando las posiciones de los miembros de la junta que no estuvieron presentes y se añadirán al paquete de votación.

Razonamiento, semana por semana

31 de mayo – 6 de junio

Victor P — en contra. Demasiado cerca del final del año laboral para un evento de este tamaño, dada la larga duración del montaje y desmontaje; riesgo de baja asistencia; la temporada de nidificación añade incertidumbre al permiso. (Aplicó el mismo razonamiento a todas las semanas de mayo–junio.)
Chris — en contra. Coincidió con el razonamiento de Victor.
Pablo V — a favor. No pudo señalar ningún riesgo específico: la gente viaja a Midburn y AfricaBurn en este periodo; el principal problema serían los conflictos con otros burns (Burning Nest termina el día anterior), que no consideró excluyentes.
Daniel T — en contra. Los motivos de Victor, además de más lluvia y el consejo de las autoridades locales de que finales de mayo es un periodo de mucha maquinaria agrícola en la zona.

7 – 13 de junio

Victor P — en contra. Menos conflictos con otros burns que la semana anterior, pero las mismas preocupaciones por la nidificación y el final del año laboral; ve un riesgo real.
Chris — a favor. La semana más seleccionada en la encuesta, por tanto comercialmente viable; ningún choque directo con otro evento; las aves son algo con lo que la asociación tendrá que lidiar en cualquier caso.
Pablo V — a favor. También la mejor semana de la encuesta para la disponibilidad de montaje y desmontaje; una buena combinación de todos los factores, con mejores temperaturas.
Daniel T — a favor. El mayor apoyo en la encuesta; ningún día de alerta roja este año, por lo que es mucho mejor respecto al riesgo de incendio; sujeta, como todas las semanas, a INAGA. Había sido su semana preferida hasta que la llamada del 3 de septiembre le inclinó hacia septiembre; sigue siendo un sí claro.

14 – 20 de junio

Victor P — en contra. Lo anterior, y acercándose a la temporada de calor más peligrosa; si no ahora, sí en las proyecciones para los próximos años.
Chris — se inclina en contra. Comercialmente bastante viable, pero acercándose al periodo de riesgo de incendios; indeciso, ligeramente inclinado en contra.
Pablo V — en contra. Más calor y menos ganadora en la encuesta que el 7–13 de junio; si se concentran los votos, esta es una que dejar fuera.
Daniel T — en contra. Menor apoyo en la encuesta y mayor riesgo de incendio: si el evento se hubiera celebrado esta semana este año, habría habido una evacuación cerca del final del desmontaje.

5 – 11 de julio (semana actual)

Victor P — en contra. El riesgo del permiso es demasiado alto y el calor ha sido insoportable algunos años; personas que conoce han dejado de venir solo por eso.
Chris — en contra.
Pablo V — en contra.
Daniel T — en contra. Alta probabilidad de que no se concediera en absoluto un permiso para esta semana; si se concediera, lo más probable es que el evento fuera suspendido, y no se puede suponer que se repita la indulgencia de las autoridades de este año. No merece la pena el esfuerzo para acabar teniendo que evacuar a 3.000 personas.

6 – 12 de septiembre

Victor P — en contra. Buena candidata en sí misma, pero muchos miembros de la comunidad seguirían de vacaciones o acabarían de regresar, y planificar un evento inmediatamente después de ese periodo resulta incómodo.
Chris — en contra. Proximidad a Burning Man.
Pablo V — en contra. No empezar el cambio con un conflicto con Burning Man; si la asociación quiere probar alguna vez ese solapamiento, puede hacerlo más adelante, una vez comprendido su impacto.
Daniel T — tentativamente a favor. Le preocupa menos el solapamiento: la comunidad de Nowhere es sensible a los precios y solo una pequeña minoría puede permitirse Burning Man. Viable, con algo más de riesgo de incendio que a finales de septiembre, pero aceptable.

13 – 19 de septiembre

Victor P — a favor. Ningún riesgo claro de ningún tipo; suficientemente lejos de las vacaciones; alto apoyo en la encuesta.
Chris — a favor. Suficientemente lejos de Burning Man; le gusta.
Pablo V — a favor. Factible —quienes asisten a ambos eventos pueden tomarse uno con más calma—, y la asociación aprendería cuánto importa el solapamiento para años futuros.
Daniel T — a favor. Un sí muy claro, señalando que las temperaturas empiezan a bajar y que personalmente preferiría el extremo más cálido; sigue estando bien hasta bien entrado septiembre.

20 – 26 de septiembre

Victor P — a favor. Los mismos motivos que para el 13–19 de septiembre.
Chris — a favor.
Pablo V — a favor. (Y las noches más frescas permiten llevar los atuendos.)
Daniel T — a favor. Comercialmente viable. Señaló que todas las semanas de septiembre parecen tener menor riesgo de nidificación, por lo que es menos probable que la decisión sobre el permiso las desplace.

27 de septiembre – 3 de octubre

Victor P — a favor. Su favorita: lo bastante tarde para que la gente pueda asistir a sus festivales de verano y después venir a un burn tras unas semanas de trabajo; la mejor semana para el permiso por aves; noches más frescas y mañanas más largas sin calor.
Chris — a favor. Lo único en contra es que «octubre» no le parece correcto, lo que reconoció que no es un argumento racional; quienes tienen experiencia dicen que la lluvia es divertida.
Pablo V — a favor, con reservas. Parece tarde y las cifras son ligeramente peores que las de las otras semanas de septiembre; pero es viable, así que que decidan los miembros: bajará en la clasificación si no la quieren.
Daniel T — a favor, con reservas. Personalmente, demasiado tarde; como miembro de la junta, le preocupa ligeramente que las personas identificadas (los miembros más centrales) estén menos disponibles esta semana que las anónimas. No es inviable, solo menos que ideal, y tras haber votado contra una semana (31 de mayo) con más apoyo en la encuesta, la coherencia aconseja dejar esto en manos de los asociados.

6. Presentación de la votación

Victor P pidió anotaciones en la página de votación —riesgo del permiso por las aves, meteorología, conflictos con otros eventos— para que las contrapartidas sean visibles donde la gente vota. Daniel confirmó que el paquete informativo incluirá un resumen de la investigación sobre nidificación (aplicable a ambos recintos) y los datos meteorológicos, de la forma más compacta y visual posible: una tabla resumen que contenga casi todo, ya que mucha gente no hará clic para ampliar, con pestañas de detalles detrás. Está trabajando en ello con Céline S.
Pablo V propuso presentar cada semana con una línea breve sobre conflictos y un enlace al razonamiento completo; la postura de Daniel es que el paquete debe explicar las semanas ofrecidas, no justificar la selección: la selección se explica en estas actas.
Pablo V intentará cuantificar la limitación de las vacaciones escolares, que considera el factor peor entendido: afectó aproximadamente al 3,5% de quienes respondieron a la encuesta, y los miembros que imaginen que es mucho mayor pueden votar contra cualquier cambio solo por eso. Según las cifras, la asociación gana más personas de las que pierde al trasladar el evento, y el riesgo es menor.
INAGA: sigue sin haber respuesta, ni tampoco noticias del contacto de conservación de aves. INAGA puede denegar un permiso por motivos medioambientales; junio conlleva ese riesgo, pero también la semana actual, y se espera que septiembre no presente problemas, sin garantías. Chris preguntó qué significaría en la práctica una denegación: nadie lo sabe; podría ser un no rotundo o imponer condiciones (Daniel especuló con restricciones de ruido o vehículos, aunque ya opera maquinaria agrícola pesada en la zona). La papeleta indicará que la junta se adaptará a las circunstancias y bajará por la lista; el sistema puede volver a contar las mismas papeletas eliminando cualquier semana.

7. Próximos pasos y calendario

Esta noche: publicación de estas actas.
Martes 8 de septiembre: Daniel recoge las posiciones a favor/en contra sobre las ocho semanas de los miembros de la junta ausentes (Peter D se ha comprometido a registrar la suya incluso mientras viaja), para incluirlas en el paquete de votación.
Esta semana: prueba de la votación en Humans, configurada como votación de miembros de la junta del tipo asociado; se pide a los miembros de la junta que voten en la prueba y comuniquen cualquier aspecto confuso o fallo para corregirlo rápidamente.
Antes del final de la semana: se abre la votación de los asociados.
17 de septiembre: se cierra la votación (fecha de la asamblea general); los resultados se publican un par de días después.

8. Ronda final

Se intercambiaron agradecimientos por el trabajo sobre el proceso de las fechas: Victor P: «muy bien gestionado y muy bien comunicado, implicando mucho a la comunidad»; Pablo V: «estamos convergiendo en algunas respuestas».

Decisiones

Lista corta para la votación de los asociados fijada por los miembros de la junta presentes: 31 may–6 jun, 7–13 jun, 14–20 jun, 5–11 jul (actual, statu quo), 6–12 sep, 13–19 sep, 20–26 sep, 27 sep–3 oct.
Las posiciones de la junta se publicarán por semana, a favor/en contra y con motivos: las de los cuatro miembros presentes, como se indica arriba; las demás se añadirán.
Base de las posiciones de la junta: viabilidad y riesgo, no preferencia. No se marca ninguna semana como preferida por la junta.

Acciones

Acción	Responsable
Publicar estas actas esta noche	Daniel T
Recopilar en un día las posiciones semanales de Peter D, Ward D, Ben D (y cualquier otro miembro ausente)	Daniel T
Crear la votación en Humans; realizar una votación de prueba de la junta; abrir la votación de los asociados antes del final de la semana	Daniel T
Paquete informativo compacto y visual para la página de votación (tabla resumen + pestañas de detalles; resumen sobre nidificación; meteorología)	Daniel T, Céline S
Cuantificar la limitación de las vacaciones escolares para el paquete informativo	Pablo V
Votar en la prueba y comunicar problemas	Todos los miembros de la junta
Insistir al contacto de conservación de aves sobre los criterios de INAGA	Peter K

Actas preparadas a partir de la grabación de audio y la transcripción completa. Nombres abreviados.

En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.

Conseil présent : Daniel T (président), Pablo V (vice-président), Chris, Victor P · Absents : Peter D (trésorier, en voyage), Ward D, Ben D, Michelle · Observateurs : aucun (Daniela, coordinatrice de production, s’est excusée) Quatre des huit membres du conseil ont participé, si bien que le quorum n’était pas atteint. Les personnes présentes ont examiné le seul point substantiel de l’ordre du jour — fixer la liste restreinte de semaines pour le vote des asociados sur les dates de l’événement 2027 et consigner la position de chaque membre du conseil sur chacune de ces semaines. Il est demandé aux autres membres du conseil de consigner leurs positions sur la même liste dans un délai d’un jour, afin que l’avis de l’ensemble du conseil puisse être inclus dans le dossier de vote. Le point de Ben D sur l’approbation des asociados a été reporté en son absence ; pour la même raison, le compte rendu de la réunion précédente n’a pas été validé.

Une brève réunion consacrée à un seul sujet : le conseil a lu ensemble l’enquête publiée, débattu pour parvenir à une liste restreinte de huit semaines pour le vote des asociados — trois autour du pic de début juin, trois autour du pic de mi-septembre, la semaine actuelle de début juillet comme statu quo, et le 6–12 septembre ajouté afin que personne n’ait à demander pourquoi cette semaine avait été laissée de côté —, puis parcouru la liste semaine par semaine, chaque membre du conseil indiquant une position pour ou contre sur la viabilité et le risque , ainsi que les raisons de cette position. Le présent compte rendu consigne à la fois le cheminement ayant conduit à la liste restreinte et les raisonnements, car ils constituent la principale contribution du conseil au vote.

1. Tour de table et ordre du jour

Tour de table effectué. Ordre du jour confirmé : un seul point, les dates de l’événement. Pas de point sur la production (Daniela absente) ; le compte rendu de la réunion précédente n’a pas été validé (Ben absent).

2. Ce que le conseil devait décider, et pourquoi

À la suite de l’ appel communautaire du 3 septembre , l’approche ayant recueilli le soutien le plus large était l’option intermédiaire parmi les trois présentées lors de cet appel : le conseil présélectionne une liste restreinte de semaines, puis les asociados choisissent entre elles au moyen d’un vote préférentiel — plutôt que d’organiser soit un vote sur chacune des semaines couvertes par l’enquête (comme lors de l’expérience des « 26 options » pour le vote sur le nom de l’événement), soit une décision prise par le seul conseil.
L’appel avait laissé ouvertes la question de la taille de la liste restreinte (cinq ou sept ?) et celle de savoir si la semaine actuelle de début juillet devait compter dans ce nombre ou être ajoutée en plus.
Le conseil s’est également engagé à publier la manière dont chaque membre du conseil vote sur chacune des semaines retenues , dans le cadre du dossier d’information. Daniel a proposé de le faire sous la forme d’une position pour ou contre pour chaque semaine, plutôt que d’un classement : avec sept ou huit votants, un classement apporte peu d’informations, tandis qu’une indication telle que « deux membres du conseil soutiennent cette semaine, les huit soutiennent celle-là » est utile aux membres — y compris lorsqu’elle montre que le conseil ne considère pas qu’une semaine constitue une bonne option.

3. Comment la liste restreinte a été établie

Lecture de l’enquête. Daniel a parcouru les résultats publiés de l’enquête (voir la page des résultats de l’enquête ). Deux pics nets de disponibilité apparaissent : début juin , autour du 7–13 juin (67 % de l’ensemble des personnes ayant répondu pouvaient venir ; 73 % des personnes identifiées), et mi-septembre , autour du 13–19 septembre (62 % ; 61 % des personnes identifiées et 63 % des personnes anonymes). L’intérêt diminue en mai, à la fin du mois de juin et, très nettement, au début du mois de juillet (5–11 juillet : 47 % au total, 36 % parmi les personnes anonymes — Daniel interprète ce résultat comme le signe que les personnes identifiées constituent le noyau engagé qui « viendra quelle que soit la date », conformément à la formulation de l’enquête), puis il diminue de nouveau à l’approche du mois d’octobre. Sa proposition initiale était la suivante : trois semaines autour de chaque pic, plus la semaine actuelle — six plus une —, et aucune semaine en mai, à la fin du mois de juin ou en octobre, périodes pendant lesquelles l’intérêt de la communauté est visiblement plus faible.
Une autre possibilité : tout inclure et signaler les semaines favorites. Pablo V a demandé si l’intention était de filtrer les semaines pour parvenir à une liste restreinte, ou de toutes les inclure en indiquant les favorites du conseil — il se souvenait que, lors de l’appel communautaire, les participants voulaient connaître l’avis du conseil, sans nécessairement demander un bulletin de vote plus étroit. Son schéma était le suivant : toutes les semaines figureraient sur le bulletin, quatre ou cinq seraient signalées comme favorites du conseil (deux en juin, deux en septembre), et la semaine actuelle serait marquée comme « actuelle » plutôt que comme « favorite », de façon à permettre encore l’expression d’une préférence en faveur de l’absence de changement. Selon son analyse, cinq semaines (les deux pics et la semaine actuelle) couvriraient déjà environ 94 % des personnes interrogées après pondération. Daniel se souvenait pour sa part que les participants à l’appel penchaient vers la présélection et que personne n’avait demandé à voter sur toutes les semaines ; Pablo l’a accepté, tout en notant que, si une présélection était faite, une liste de sept semaines présentait un avantage marginal par rapport à une liste de cinq.
Les membres peuvent-ils ajouter une semaine pendant le vote ? Chris a demandé si quelqu’un pouvait présenter une motion visant à ajouter une semaine. Non : dès qu’un vote est ouvert sur Humans, il constitue un ensemble fixe — aucune modification, aucune option supplémentaire —, et une semaine ajoutée tardivement serait inconnue des personnes ayant déjà voté et perdrait par défaut. Le point de vue de Daniel, partagé par Victor P (on choisit parmi les candidats qui se présentent ; on n’en ajoute pas un dans l’isoloir), est que les semaines de consultation, les appels et les synthèses qui ont précédé constituaient la période pendant laquelle les options devaient être proposées. Chris a accepté cette approche pour le vote sur les dates, tout en observant que, pour d’autres types de vote, l’association devra à terme disposer d’un moyen permettant aux membres de présenter des propositions.
Combien de semaines ? Dans le cadre d’une présélection, Chris préférait qu’il y ait plus de quatre options ; Victor P et Daniel se sont tous deux arrêtés sur un nombre d’environ sept. Daniel a fait remarquer que, contrairement au vote sur le nom de l’événement, les membres ne sont pas obligés de classer toutes les options — les semaines non classées sont considérées comme dernières ex æquo —, de sorte qu’une liste un peu plus longue ne constitue pas une charge.
Équilibre entre les deux pics. Daniel voulait que chaque groupe contienne le même nombre de semaines. La méthode Ranked Pairs gère la dispersion des voix (trois semaines de septembre face à une seule semaine de juin ne désavantageraient pas septembre), mais une liste déséquilibrée donnerait tout de même une impression d’injustice. L’analyse de Victor P, effectuée sur une version antérieure des données, avait produit une liste composée de mai + deux semaines de juin + deux semaines de septembre, qui lui semblait orienter la liste vers des dates plus précoces ; il a accepté de modifier cette composition afin de rétablir l’équilibre.
Quelles semaines, précisément ? Autour du pic de juin, le troisième créneau se jouait entre le 24–30 mai et le 14–20 juin — deux semaines suscitant un intérêt moindre (55 % et 56 %). Le mois de mai a été écarté : intérêt plus faible, davantage de pluie, et avis des autorités locales selon lequel la fin du mois de mai est une période de forte activité des machines agricoles dans la région. Autour du pic de septembre, le 6–12 septembre présentait un creux (56 %) que Daniel attribuait à la semaine de Burning Man ; Chris a indiqué qu’il voterait contre cette semaine pour cette raison. Le 27 septembre–3 octobre a donc été retenu comme troisième semaine de septembre — selon Pablo, son inclusion ne coûte rien et elle sera simplement moins bien classée si elle est impopulaire. Victor P a posé la question du chevauchement de juin avec Crème Brûlée : Olivier est au courant et n’a pas laissé entendre que cet événement serait déplacé en juillet ; Burning Nest a confirmé qu’il était lié au permis de son site et ne pouvait pas changer de date. Daniel a ajouté que les dates précoces correspondent de toute façon à la période la plus chargée pour la planification d’autres burns (les procédures de subventions et de placement de Borderland ont lieu en avril–mai), ce qui pèse sur les responsables de camps.
Sept deviennent huit. Alors que la liste comptait sept semaines (31 mai, 7 juin, 14 juin, 5 juillet, 13, 20 et 27 septembre), Victor P a proposé d’y réintégrer le 6–12 septembre comme huitième option, afin d’anticiper la question « pourquoi avez-vous laissé celle-ci de côté ? » — le conseil peut voter contre cette semaine et en expliquer les raisons. Daniel et Pablo ont approuvé.

4. La liste restreinte pour le vote des asociados

31 mai – 6 juin — début juin
7 – 13 juin — début juin (pic de l’enquête)
14 – 20 juin — début juin
5 – 11 juillet — semaine actuelle (statu quo)
6 – 12 septembre — mi-septembre
13 – 19 septembre — mi-septembre (pic de l’enquête)
20 – 26 septembre — mi-septembre
27 septembre – 3 octobre — mi-septembre

La semaine actuelle figure sur le bulletin comme statu quo, afin que les membres puissent exprimer une préférence en faveur de l’absence de changement ; elle ne constitue pas une recommandation du conseil. Daniel a déclaré qu’en tant que membre du conseil, il serait opposé à la tenue de l’événement pendant n’importe laquelle des semaines non retenues — l’enquête montre un intérêt moindre en mai et en octobre, et les deux groupes de semaines retenus répondent de manière plausible aux problèmes de bien-être et d’annulation liés aux dates de cette année.
Chaque semaine reste soumise à la décision d’INAGA concernant le permis lié à la nidification des oiseaux, décision qui peut prendre plusieurs mois ; la page de vote indiquera que le conseil s’adaptera aux circonstances et progressera dans la liste, et le système de vote peut recompter les mêmes bulletins après le retrait de n’importe quelle semaine.

5. Positions des membres du conseil sur chaque semaine

Fondement des positions : le conseil a convenu qu’il exprimait un avis sur la viabilité et le risque — viabilité commerciale, risque d’annulation et d’incendie de forêt, risque lié au permis —, et non une préférence personnelle. Plusieurs membres ont indiqué qu’ils participeraient quelle que soit la semaine gagnante. Aucune semaine préférée par le conseil n’est signalée parmi les semaines retenues ; l’objectif est de concentrer le vote sur des semaines viables, et non de l’orienter.

Synthèse

Semaine	Victor P	Chris	Pablo V	Daniel T	Pour / contre
31 mai – 6 juin	Contre	Contre	Pour	Contre	1 / 3
7 – 13 juin	Contre	Pour	Pour	Pour	3 / 1
14 – 20 juin	Contre	Penche contre	Contre	Contre	0 / 4
5 – 11 juil. (actuelle)	Contre	Contre	Contre	Contre	0 / 4
6 – 12 sept.	Contre	Contre	Contre	Pour (sous réserve)	1 / 3
13 – 19 sept.	Pour	Pour	Pour	Pour	4 / 0
20 – 26 sept.	Pour	Pour	Pour	Pour	4 / 0
27 sept. – 3 oct.	Pour	Pour	Pour (avec réserves)	Pour (avec réserves)	4 / 0

Les positions des membres du conseil qui n’étaient pas présents sont en cours de collecte et seront ajoutées au dossier de vote.

Raisonnement, semaine par semaine

31 mai – 6 juin

Victor P — contre. Cette semaine est trop proche de la fin de l’année de travail pour un événement de cette ampleur, compte tenu de la longueur du montage et du démontage ; il existe un risque de faible participation ; la saison de nidification ajoute de l’incertitude quant au permis. (Il a appliqué le même raisonnement à toutes les semaines de mai–juin.)
Chris — contre. Il était d’accord avec le raisonnement de Victor.
Pablo V — pour. Il ne voyait aucun risque précis qu’il puisse citer : les gens se rendent à Midburn et à AfricaBurn pendant cette période ; le principal problème serait les conflits avec d’autres burns (Burning Nest se termine la veille), qu’il ne considérait pas comme rédhibitoires.
Daniel T — contre. Pour les raisons avancées par Victor, auxquelles s’ajoutent davantage de pluie et l’avis des autorités locales selon lequel la fin du mois de mai est une période de forte activité des machines agricoles dans la région.

7 – 13 juin

Victor P — contre. Il y a moins de conflits avec d’autres burns que la semaine précédente, mais les mêmes préoccupations concernant la nidification et la fin de l’année de travail subsistent ; il estime qu’il existe un risque réel.
Chris — pour. C’est la semaine qui a été la plus sélectionnée dans l’enquête, elle est donc commercialement viable ; elle ne coïncide directement avec aucun autre événement ; les oiseaux sont une question que l’association devra de toute façon traiter.
Pablo V — pour. C’est aussi la meilleure semaine de l’enquête en ce qui concerne les disponibilités pour le montage et le démontage ; elle offre une bonne combinaison de tous les facteurs, avec de meilleures températures.
Daniel T — pour. Elle bénéficie du plus fort soutien dans l’enquête ; il n’y a eu aucune journée d’alerte rouge cette année, si bien que le risque d’incendie est bien plus favorable ; elle reste soumise, comme chaque semaine, à INAGA. Il s’agissait de sa semaine préférée jusqu’à ce que l’appel du 3 septembre l’oriente vers septembre — cela reste néanmoins un oui sans ambiguïté.

14 – 20 juin

Victor P — contre. Pour les raisons indiquées ci-dessus, et parce que cette semaine commence à empiéter sur la saison de chaleur plus dangereuse — si ce n’est pas encore le cas aujourd’hui, cela apparaît dans les projections pour les années à venir.
Chris — penche contre. Cette semaine est assez viable sur le plan commercial, mais se rapproche peu à peu de la période de risque d’incendie ; il est indécis et penche légèrement contre.
Pablo V — contre. Il ferait plus chaud, et cette semaine ressort moins bien de l’enquête que le 7–13 juin ; s’il s’agit de concentrer les voix, c’est une semaine à écarter.
Daniel T — contre. Le soutien dans l’enquête est plus faible et le risque d’incendie plus élevé : si l’événement avait eu lieu pendant cette semaine cette année, une évacuation aurait été nécessaire vers la fin du démontage.

5 – 11 juillet (semaine actuelle)

Victor P — contre. Le risque lié au permis est beaucoup trop élevé et, certaines années, la chaleur a été insupportable — des personnes qu’il connaît ont cessé de venir pour cette seule raison.
Chris — contre.
Pablo V — contre.
Daniel T — contre. Il est très probable qu’aucun permis ne soit accordé pour cette semaine ; s’il l’était, l’événement serait très vraisemblablement suspendu, et il n’est pas possible de supposer que la clémence manifestée cette année par les autorités se reproduira. Cela ne vaut pas les efforts engagés si c’est pour devoir ensuite évacuer 3 000 personnes.

6 – 12 septembre

Victor P — contre. Cette semaine est une bonne candidate en elle-même, mais de nombreux membres de la communauté seraient encore en vacances ou tout juste de retour, et il est inconfortable de planifier un événement immédiatement après cette période.
Chris — contre. En raison de la proximité avec Burning Man.
Pablo V — contre. Il ne faut pas commencer le changement de dates par un conflit avec Burning Man ; si l’association souhaite un jour tester ce chevauchement, elle pourra le faire ultérieurement, une fois son impact compris.
Daniel T — pour, sous réserve. Ce chevauchement l’inquiète moins : la communauté de Nowhere est attentive aux prix et seule une petite minorité peut se permettre Burning Man. La semaine est viable ; elle présente un risque d’incendie légèrement supérieur à celui de la fin du mois de septembre, mais ce risque reste acceptable.

13 – 19 septembre

Victor P — pour. Il n’existe aucun risque manifeste de quelque nature que ce soit ; cette semaine est suffisamment éloignée des vacances ; elle bénéficie d’un fort soutien dans l’enquête.
Chris — pour. Elle est suffisamment éloignée de Burning Man ; elle lui plaît.
Pablo V — pour. C’est faisable — les personnes qui participent aux deux événements peuvent s’investir plus légèrement dans l’un d’eux —, et l’association apprendrait dans quelle mesure le chevauchement compte pour les années à venir.
Daniel T — pour. C’est un oui très net, tout en notant que les températures commencent à baisser et qu’il préférerait personnellement l’extrémité la plus chaude de la période ; les conditions restent bonnes jusqu’à une date avancée en septembre.

20 – 26 septembre

Victor P — pour. Pour les mêmes raisons que pour le 13–19 septembre.
Chris — pour.
Pablo V — pour. (Et les nuits plus fraîches permettent de porter les tenues.)
Daniel T — pour. Cette semaine est commercialement viable. Il a fait remarquer que toutes les semaines de septembre semblent présenter un risque de nidification plus faible, si bien qu’elles sont moins susceptibles d’être déplacées par la décision concernant le permis.

27 septembre – 3 octobre

Victor P — pour. C’est sa semaine favorite : elle est suffisamment tardive pour que les gens puissent participer à leurs festivals d’été, puis venir à un burn après quelques semaines de travail ; c’est la meilleure semaine pour le permis relatif aux oiseaux ; les nuits sont plus fraîches et les matinées sans chaleur sont plus longues.
Chris — pour. Le seul élément qui joue contre elle est que le mot « octobre » lui paraît inapproprié, ce qui, comme il l’a reconnu, n’est pas un argument rationnel ; les personnes qui ont l’habitude de ces conditions disent que la pluie est amusante.
Pablo V — pour, avec réserves. Cette semaine paraît tardive et ses chiffres sont légèrement moins bons que ceux des autres semaines de septembre ; mais elle est viable, alors il faut laisser les membres décider — s’ils n’en veulent pas, elle sera moins bien classée.
Daniel T — pour, avec réserves. Pour lui, elle est personnellement trop tardive ; en tant que membre du conseil, il est légèrement préoccupé par le fait que les personnes identifiées ayant répondu (les membres les plus proches du noyau de l’association) sont moins disponibles cette semaine que les personnes anonymes. Elle n’est pas non viable — elle est simplement moins qu’idéale —, et puisqu’il a voté contre une semaine (le 31 mai) qui bénéficiait d’un soutien plus important dans l’enquête, la cohérence veut que cette décision soit laissée aux asociados.

6. Présentation du vote

Victor P a demandé que la page de vote comporte des annotations — risque lié au permis en raison des oiseaux, météo, conflits avec d’autres événements —, afin que les arbitrages soient visibles à l’endroit où les gens votent. Daniel a confirmé que le dossier d’information comprendra un résumé des recherches sur la nidification (qui s’appliquent aux deux sites) et les données météorologiques, sous une forme aussi compacte et visuelle que possible : un seul tableau récapitulatif qui contiendra presque tout, puisque beaucoup de gens ne cliqueront pas pour aller plus loin, et des onglets de détail derrière celui-ci. Il y travaille avec Céline S.
Pablo V a proposé de présenter chaque semaine avec une courte ligne sur les conflits et un lien vers un raisonnement plus complet ; Daniel estime que le dossier doit expliquer les semaines proposées , et non justifier la sélection — celle-ci est expliquée dans le présent compte rendu.
Pablo V tentera de quantifier la contrainte liée aux vacances scolaires, qu’il considère comme le facteur le plus mal compris : elle a concerné environ 3,5 % des personnes ayant répondu à l’enquête, et les membres qui l’imaginent beaucoup plus importante pourraient, pour ce seul motif, voter contre tout changement. D’après les chiffres, en déplaçant l’événement l’association gagne plus de personnes qu’elle n’en perd, et le risque est moindre.
INAGA : toujours aucune réponse, et toujours rien non plus du contact chargé de la conservation des oiseaux. INAGA peut refuser un permis pour des raisons environnementales ; juin comporte ce risque, mais la semaine actuelle aussi, tandis que septembre devrait convenir sans que cela soit garanti. Chris a demandé ce qu’un refus signifierait en pratique — personne ne le sait ; il pourrait s’agir d’un refus pur et simple ou de conditions (Daniel a évoqué d’éventuelles restrictions concernant le bruit ou les véhicules, bien que des engins agricoles lourds soient déjà utilisés dans la zone). Le bulletin indiquera que le conseil s’adaptera aux circonstances et descendra la liste ; le système peut recompter les mêmes bulletins en retirant n’importe quelle semaine.

7. Prochaines étapes et calendrier

Ce soir : publication du présent compte rendu.
Mardi 8 septembre : Daniel recueille les positions pour ou contre sur les huit semaines auprès des membres du conseil qui n’étaient pas présents (Peter D s’est engagé à consigner la sienne même pendant son voyage), afin de les inclure dans le dossier de vote.
Cette semaine : un essai du vote sera organisé sur Humans, configuré comme un vote des membres du conseil du type asociado — il est demandé aux membres du conseil de participer à cet essai et de signaler tout élément peu clair ou défectueux afin qu’il puisse être corrigé rapidement.
D’ici la fin de la semaine : ouverture du vote des asociados.
17 septembre : clôture du vote (date de l’assemblée générale) ; les résultats seront publiés deux ou trois jours plus tard.

8. Tour de clôture

Les participants se sont remerciés mutuellement pour le travail accompli dans le cadre du processus relatif aux dates — Victor P : « cela a été super bien géré et super bien communiqué, en impliquant beaucoup la communauté » ; Pablo V : « nous sommes en train de converger vers certaines réponses ».

Décisions

Liste restreinte pour le vote des asociados fixée par les membres du conseil présents : 31 mai–6 juin, 7–13 juin, 14–20 juin, 5–11 juillet (semaine actuelle, statu quo), 6–12 septembre, 13–19 septembre, 20–26 septembre, 27 septembre–3 octobre.
Les positions du conseil seront publiées pour chaque semaine, pour ou contre, avec leurs motifs — comme ci-dessus pour les quatre membres présents ; celles des autres membres suivront.
Fondement des positions du conseil : la viabilité et le risque, et non les préférences. Aucune semaine préférée par le conseil n’est signalée.

Actions

Action	Responsable
Publier le présent compte rendu ce soir	Daniel T
Recueillir, dans un délai d’un jour, les positions de Peter D, Ward D, Ben D (et de tout autre membre absent) sur chaque semaine	Daniel T
Construire le vote sur Humans ; organiser un vote d’essai du conseil ; ouvrir le vote des asociados d’ici la fin de la semaine	Daniel T
Préparer un dossier d’information compact et visuel pour la page de vote (tableau récapitulatif + onglets de détail ; résumé sur la nidification ; météo)	Daniel T, Céline S
Quantifier la contrainte liée aux vacances scolaires pour le dossier d’information	Pablo V
Participer au vote d’essai et signaler les problèmes	Tous les membres du conseil
Relancer le contact chargé de la conservation des oiseaux au sujet des critères d’INAGA	Peter K

Compte rendu préparé à partir de l’enregistrement audio et de la transcription intégrale. Noms abrégés.

In caso di discrepanze tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.

Consiglieri presenti: Daniel T (presidente), Pablo V (vicepresidente), Chris, Victor P · Assenti: Peter D (tesoriere, in viaggio), Ward D, Ben D, Michelle · Osservatori: nessuno (Daniela, coordinatrice della produzione, ha comunicato di non poter partecipare) Erano presenti quattro degli otto membri del consiglio, quindi il quorum non era raggiunto. I presenti hanno affrontato l’unico punto sostanziale all’ordine del giorno: definire la rosa di settimane per il voto degli asociados sulle date dell’evento 2027 e registrare la posizione di ogni consigliere su ciascuna settimana. Agli altri consiglieri viene chiesto di registrare le proprie posizioni sulla stessa lista entro un giorno, affinché il parere dell’intero consiglio possa essere incluso nel materiale per la votazione. Il punto di Ben D sull’approvazione degli asociados è stato rinviato a causa della sua assenza; per lo stesso motivo non è stato convalidato il verbale della riunione precedente.

Una riunione breve, dedicata a un solo argomento: il consiglio ha letto insieme i risultati pubblicati del sondaggio, ha discusso fino a definire una rosa di otto settimane per il voto degli asociados — tre attorno al picco di inizio giugno, tre attorno a quello di metà settembre, l’attuale settimana di inizio luglio come status quo e il 6–12 settembre, aggiunto affinché nessuno debba chiedere perché fosse stato escluso — e ha poi ripercorso la lista settimana per settimana, con ogni consigliere che ha espresso una posizione a favore o contro in termini di fattibilità e rischio, spiegandone le ragioni. Questo verbale registra sia il percorso che ha portato alla rosa sia i ragionamenti, perché costituiscono il principale contributo del consiglio alla votazione.

1. Giro iniziale e ordine del giorno

Giro iniziale svolto. Ordine del giorno confermato: un solo punto, le date dell’evento. Nessun aggiornamento sulla produzione (Daniela assente); verbale della riunione precedente non convalidato (Ben assente).

2. Che cosa stava decidendo il consiglio, e perché

Dopo la call della comunità del 3 settembre, l’approccio con il sostegno più ampio era quello intermedio fra le tre opzioni presentate: il consiglio preseleziona una rosa di settimane e gli asociados scelgono fra queste mediante un voto con ordine di preferenza, anziché votare su ogni settimana del sondaggio (l’esperienza delle “26 opzioni” del voto sul nome dell’evento) o affidare la decisione al solo consiglio.
La call aveva lasciato aperte la dimensione della rosa (cinque o sette settimane?) e la questione se l’attuale settimana di inizio luglio dovesse essere compresa in quel numero o aggiunta a parte.
Il consiglio si è inoltre impegnato a pubblicare come vota ogni consigliere su ciascuna settimana preselezionata, come parte del materiale informativo. Daniel ha proposto di esprimere una posizione a favore o contro per ogni settimana, anziché una graduatoria: con sette o otto votanti una graduatoria comunica poco, mentre “due consiglieri sostengono questa settimana, tutti e otto sostengono quell’altra” è un’informazione utile per i soci, anche quando il consiglio non ritiene una settimana una buona idea.

3. Come si è arrivati alla rosa di settimane

Lettura del sondaggio. Daniel ha illustrato i risultati pubblicati del sondaggio (si veda la pagina dei risultati del sondaggio). Due picchi netti di disponibilità: inizio giugno, centrato sul 7–13 giugno (il 67% di tutti i rispondenti potrebbe venire; il 73% di quelli identificati), e metà settembre, centrato sul 13–19 settembre (62%; 61% identificati, 63% anonimi). L’interesse cala a maggio, a fine giugno e, nettamente, a inizio luglio (5–11 luglio: 47% complessivo, 36% fra i rispondenti anonimi — secondo la lettura di Daniel, quelli identificati sono il nucleo più coinvolto, che “verrà qualunque sia la data”, come recitava il sondaggio), per poi calare nuovamente in ottobre. La sua proposta iniziale: tre settimane attorno a ogni picco, più la settimana attuale — sei più una — e nessuna a maggio, fine giugno o ottobre, periodi in cui l’interesse della comunità è visibilmente inferiore.
Un’alternativa: elencarle tutte e segnare le preferite. Pablo V ha chiesto se l’intento fosse filtrare fino a ottenere una rosa o elencare tutte le settimane segnando le preferite dal consiglio: ricordava che nella call la comunità aveva chiesto di conoscere il parere del consiglio, non necessariamente di avere una scheda con meno opzioni. Il suo schema: tutte le settimane sulla scheda, con quattro o cinque indicate come preferite dal consiglio (due a giugno, due a settembre) e quella attuale indicata come “attuale” anziché “preferita”, così da poter comunque esprimere una preferenza per non cambiare. Secondo la sua analisi, cinque settimane (i due picchi più quella attuale) coprirebbero già circa il 94% dei rispondenti ponderati. Daniel ricordava che la preselezione era l’opzione verso cui le persone propendevano e che nessuno aveva chiesto di votare su tutte le settimane; Pablo ha accettato questa lettura, osservando che, se si preseleziona, sette offrono un vantaggio marginale rispetto a cinque.
I soci possono aggiungere una settimana durante la votazione? Chris ha chiesto se qualcuno potesse presentare una mozione per aggiungere una settimana. No: una volta aperta una votazione su Humans, il pacchetto è fisso — niente modifiche né opzioni aggiuntive — e una settimana aggiunta in ritardo sarebbe sconosciuta a chi ha già votato e perderebbe per questo motivo. Secondo Daniel, con il quale Victor P concordava (si sceglie fra i candidati che si presentano; non se ne aggiunge uno al seggio), le settimane trascorse fra consultazioni, call e riepiloghi erano il periodo in cui proporre le opzioni. Chris ha accettato questo per il voto sulle date, osservando che per altri tipi di votazione l’associazione dovrà prima o poi prevedere un modo affinché i soci possano presentare proposte.
Quante? Una volta scelta la preselezione, Chris preferiva più di quattro opzioni; Victor P e Daniel si sono entrambi orientati su circa sette. Daniel ha osservato che, a differenza del voto sul nome dell’evento, i soci non devono classificare tutte le opzioni — le settimane non classificate sono considerate ultime a pari merito — quindi una lista un po’ più lunga non costituisce un onere.
Equilibrio fra i due picchi. Daniel voleva lo stesso numero di settimane in ogni gruppo. Ranked Pairs gestisce la dispersione dei voti (tre settimane di settembre contro una di giugno non svantaggerebbero settembre), ma una lista squilibrata sembrerebbe comunque ingiusta. L’analisi di Victor P, condotta su una versione precedente dei dati, aveva prodotto maggio + due settimane di giugno + due di settembre, che a suo avviso sbilanciavano la lista verso date più anticipate; ha accettato la sostituzione per ristabilire l’equilibrio.
Quali settimane, esattamente. Attorno al picco di giugno, il terzo posto era conteso fra il 24–30 maggio e il 14–20 giugno, entrambi con un interesse inferiore (55% e 56%). Maggio è stato escluso: meno interesse, più pioggia e l’indicazione delle autorità locali secondo cui a fine maggio l’attività dei mezzi agricoli nella zona è intensa. Attorno al picco di settembre, il 6–12 settembre mostrava un calo (56%) che Daniel attribuiva alla settimana di Burning Man; Chris ha detto che per questo motivo avrebbe votato contro, quindi come terza settimana di settembre è stato scelto invece il 27 settembre–3 ottobre — per Pablo, includerla non costa nulla e, se è impopolare, sarà semplicemente classificata più in basso. Victor P ha chiesto della sovrapposizione di giugno con Crème Brûlée: Olivier ne è consapevole e non ha suggerito che quell’evento si sposti a luglio; Burning Nest ha confermato di essere vincolato al permesso del proprio sito e di non potersi spostare. Daniel ha aggiunto che le date anticipate coincidono comunque con il periodo di pianificazione più intenso per gli altri burn (i processi di sovvenzione e collocazione dei camp di Borderland cadono in aprile–maggio), il che pesa sui responsabili dei camp.
Da sette a otto. Quando la lista era di sette settimane (31 maggio, 7 giugno, 14 giugno, 5 luglio, 13, 20, 27 settembre), Victor P ha proposto di reinserire il 6–12 settembre come ottava, per prevenire la domanda “perché avete escluso questa?”: il consiglio può votare contro e spiegarne il motivo. Daniel e Pablo hanno concordato.

4. La rosa per il voto degli asociados

31 maggio – 6 giugno — inizio giugno
7 – 13 giugno — inizio giugno (picco del sondaggio)
14 – 20 giugno — inizio giugno
5 – 11 luglio — settimana attuale (status quo)
6 – 12 settembre — metà settembre
13 – 19 settembre — metà settembre (picco del sondaggio)
20 – 26 settembre — metà settembre
27 settembre – 3 ottobre — metà settembre

La settimana attuale è sulla scheda come status quo, affinché i soci possano esprimere una preferenza per non cambiare; non è una raccomandazione del consiglio. Daniel ha detto che, in quanto consigliere, sarebbe contrario a tenere l’evento in qualunque settimana non preselezionata: il sondaggio mostra meno interesse a maggio e ottobre ed entrambi i gruppi selezionati affrontano plausibilmente i problemi di benessere e di annullamento legati alle date di quest’anno.
Ogni settimana resta subordinata alla decisione di INAGA sul permesso relativo alla nidificazione degli uccelli, che potrebbe richiedere mesi; la pagina di votazione dirà che il consiglio si adatterà alle circostanze e scorrerà la graduatoria, e il sistema di voto può riconteggiare le stesse schede eliminando qualsiasi settimana.

5. Posizioni dei consiglieri su ciascuna settimana

Base delle posizioni: il consiglio ha concordato che stava esprimendo un parere sulla fattibilità e sul rischio — fattibilità commerciale, rischio di annullamento e di incendi boschivi, rischio relativo ai permessi — non una preferenza personale. Diversi membri hanno detto che parteciperebbero qualunque sia la settimana vincente. Nella rosa non è indicata una settimana preferita dal consiglio; l’obiettivo è concentrare il voto su settimane fattibili, non orientarlo.

Riepilogo

Settimana	Victor P	Chris	Pablo V	Daniel T	A favore / contro
31 mag – 6 giu	Contro	Contro	A favore	Contro	1 / 3
7 – 13 giu	Contro	A favore	A favore	A favore	3 / 1
14 – 20 giu	Contro	Tendenzialmente contro	Contro	Contro	0 / 4
5 – 11 lug (attuale)	Contro	Contro	Contro	Contro	0 / 4
6 – 12 set	Contro	Contro	Contro	Tendenzialmente a favore	1 / 3
13 – 19 set	A favore	A favore	A favore	A favore	4 / 0
20 – 26 set	A favore	A favore	A favore	A favore	4 / 0
27 set – 3 ott	A favore	A favore	A favore (con riserve)	A favore (con riserve)	4 / 0

Si stanno raccogliendo le posizioni dei consiglieri non presenti, che saranno aggiunte al materiale per la votazione.

Ragionamenti, settimana per settimana

31 maggio – 6 giugno

Victor P — contro. Troppo vicina alla fine dell’anno lavorativo per un evento di queste dimensioni, considerando i lunghi periodi di montaggio e smontaggio; rischio di scarsa affluenza; la stagione di nidificazione degli uccelli aggiunge incertezza sui permessi. (Ha applicato lo stesso ragionamento a tutte le settimane di maggio–giugno.)
Chris — contro. Ha concordato con il ragionamento di Victor.
Pablo V — a favore. Nessun rischio specifico che potesse indicare: in questo periodo le persone vanno a Midburn e AfricaBurn; il problema principale sarebbero i conflitti con altri burn (Burning Nest termina il giorno prima), che non riteneva un motivo di esclusione.
Daniel T — contro. Le ragioni di Victor, più la maggiore pioggia, più l’indicazione delle autorità locali secondo cui a fine maggio l’attività dei mezzi agricoli nella zona è intensa.

7 – 13 giugno

Victor P — contro. Meno conflitti con altri burn rispetto alla settimana precedente, ma le stesse preoccupazioni per la nidificazione e la fine dell’anno lavorativo; vede un rischio reale.
Chris — a favore. È la settimana più selezionata nel sondaggio, quindi commercialmente fattibile; nessuno scontro diretto con un altro evento; gli uccelli sono una questione che l’associazione dovrà affrontare comunque.
Pablo V — a favore. Nel sondaggio è anche la settimana migliore per la disponibilità al montaggio e allo smontaggio; una buona combinazione di tutti i fattori, con temperature migliori.
Daniel T — a favore. Il sostegno più alto nel sondaggio; nessun giorno di allerta rossa quest’anno, quindi molto meglio sul piano del rischio incendi; subordinata, come ogni settimana, a INAGA. Era la sua settimana preferita finché la call del 3 settembre non lo ha orientato verso settembre: resta comunque un sì netto.

14 – 20 giugno

Victor P — contro. Come sopra, e ci si avvicina alla stagione del caldo più pericoloso: se non già ora, nelle proiezioni per i prossimi anni.
Chris — tendenzialmente contro. Discretamente fattibile sul piano commerciale, ma ci si avvicina al periodo di rischio incendi; indeciso, con una lieve propensione al no.
Pablo V — contro. Più calda e meno vincente nel sondaggio del 7–13 giugno; se si vogliono concentrare i voti, questa è una settimana da lasciare da parte.
Daniel T — contro. Meno sostegno nel sondaggio e rischio incendi più alto: se quest’anno l’evento fosse caduto in questa settimana, si sarebbe verificata un’evacuazione verso la fine dello smontaggio.

5 – 11 luglio (settimana attuale)

Victor P — contro. Rischio relativo ai permessi decisamente troppo alto e caldo insopportabile da alcuni anni: persone che conosce hanno smesso di venire solo per questo motivo.
Chris — contro.
Pablo V — contro.
Daniel T — contro. Alta probabilità che per questa settimana il permesso non venga affatto concesso; se concesso, molto probabilmente l’evento sarebbe sospeso, e non si può presumere che la tolleranza mostrata quest’anno dalle autorità si ripeta. Non vale la pena fare tutto questo lavoro per poi trovarsi a evacuare 3.000 persone.

6 – 12 settembre

Victor P — contro. Una buona candidata di per sé, ma molti membri della comunità sarebbero ancora in vacanza o appena rientrati, e pianificare un evento subito dopo quel periodo è scomodo.
Chris — contro. Vicinanza a Burning Man.
Pablo V — contro. Non iniziare lo spostamento con un conflitto con Burning Man; se l’associazione vorrà mai sperimentare questa sovrapposizione, potrà farlo in seguito, una volta compreso l’impatto.
Daniel T — tendenzialmente a favore. È meno preoccupato per la sovrapposizione: la comunità di Nowhere è attenta ai prezzi e solo una piccola minoranza può permettersi Burning Man. Fattibile, con un rischio incendi leggermente maggiore rispetto alla fine di settembre, ma accettabile.

13 – 19 settembre

Victor P — a favore. Nessun rischio evidente di alcun tipo; abbastanza distante dalle vacanze; forte sostegno nel sondaggio.
Chris — a favore. Abbastanza distante da Burning Man; gli piace.
Pablo V — a favore. Fattibile: chi partecipa a entrambi gli eventi può impegnarsi meno in uno dei due; inoltre l’associazione imparerebbe quanto conta la sovrapposizione per gli anni futuri.
Daniel T — a favore. Un sì molto netto, con l’osservazione che le temperature iniziano a scendere e lui personalmente preferirebbe il periodo più caldo; resta comunque accettabile anche inoltrandosi in settembre.

20 – 26 settembre

Victor P — a favore. Stesse ragioni del 13–19 settembre.
Chris — a favore.
Pablo V — a favore. (E le notti più fresche permettono di indossare i costumi.)
Daniel T — a favore. Commercialmente fattibile. Ha osservato che tutte le settimane di settembre sembrano comportare un rischio minore legato alla nidificazione, quindi è meno probabile che debbano essere spostate in conseguenza della decisione sul permesso.

27 settembre – 3 ottobre

Victor P — a favore. La sua preferita: abbastanza tardi da consentire alle persone di partecipare ai festival estivi e poi venire a un burn dopo qualche settimana di lavoro; la settimana migliore per il permesso legato agli uccelli; notti più fresche e mattine più lunghe senza caldo.
Chris — a favore. L’unico elemento contrario è che “ottobre” sembra sbagliato, cosa che ha riconosciuto non essere un argomento razionale; chi affronta la pioggia dice che è divertente.
Pablo V — a favore, con riserve. Sembra tardi e i numeri sono leggermente peggiori rispetto alle altre settimane di settembre; ma è fattibile, quindi che decidano i soci: se non la vogliono, la classificheranno più in basso.
Daniel T — a favore, con riserve. Personalmente troppo tardi; come consigliere, è lievemente preoccupato dal fatto che i rispondenti identificati (il nucleo più coinvolto) siano meno disponibili questa settimana rispetto a quelli anonimi. Non è irrealizzabile, solo meno che ideale; e, avendo votato contro una settimana (31 maggio) con più sostegno nel sondaggio, la coerenza suggerisce di lasciare questa scelta agli asociados.

6. Presentazione della votazione

Victor P ha chiesto annotazioni sulla pagina di votazione — rischio relativo al permesso per gli uccelli, meteo, conflitti con altri eventi — affinché i compromessi siano visibili nel punto in cui le persone votano. Daniel ha confermato che il materiale informativo includerà una sintesi della ricerca sulla nidificazione (valida per entrambi i siti) e i dati meteorologici, nella forma più compatta e visiva possibile: una tabella riassuntiva che contenga quasi tutto, dato che molte persone non cliccheranno oltre, con schede di approfondimento dietro di essa. Ci sta lavorando con Céline S.
Pablo V ha proposto di presentare ogni settimana con una breve riga sui conflitti e un collegamento a ragionamenti più dettagliati; la posizione di Daniel è che il materiale debba spiegare le settimane proposte, non giustificare la selezione, che è spiegata in questo verbale.
Pablo V proverà a quantificare il vincolo delle vacanze scolastiche, che ritiene il fattore più frainteso: riguardava circa il 3,5% dei rispondenti al sondaggio, e i soci che lo immaginano molto più ampio potrebbero votare contro qualsiasi cambiamento soltanto su questa base. Stando ai numeri, spostandosi l’associazione guadagna più persone di quante ne perda, e il rischio è inferiore.
INAGA: ancora nessuna risposta, e nemmeno dal contatto per la conservazione degli uccelli. INAGA può negare un permesso per motivi ambientali; giugno comporta quel rischio, ma anche la settimana attuale, mentre si prevede che settembre vada bene, senza poterlo garantire. Chris ha chiesto che cosa comporterebbe in pratica un rifiuto: nessuno lo sa; potrebbe essere un no secco oppure l’imposizione di condizioni (Daniel ha ipotizzato restrizioni sul rumore o sui veicoli, benché nella zona operino già mezzi agricoli pesanti). La scheda di voto indicherà che il consiglio si adatterà alle circostanze e scorrerà la graduatoria; il sistema può riconteggiare le stesse schede eliminando qualsiasi settimana.

7. Prossimi passi e calendario

Stasera: pubblicazione di questo verbale.
Martedì 8 settembre: Daniel raccoglie le posizioni a favore o contro sulle otto settimane dei consiglieri non presenti (Peter D si è impegnato a registrare le proprie anche mentre è in viaggio), affinché siano incluse nel materiale per la votazione.
Questa settimana: una prova della votazione su Humans, configurata come voto dei consiglieri di tipo asociado; si chiede ai consiglieri di partecipare alla prova e segnalare qualsiasi aspetto poco chiaro o non funzionante, affinché possa essere corretto rapidamente.
Entro la fine della settimana: apertura del voto degli asociados.
17 settembre: chiusura del voto (data dell’assemblea generale); pubblicazione dei risultati un paio di giorni dopo.

8. Giro conclusivo

Sono stati scambiati ringraziamenti per il lavoro sul processo relativo alle date — Victor P: “gestito benissimo e comunicato benissimo, coinvolgendo molto la comunità”; Pablo V: “stiamo convergendo su alcune risposte”.

Decisioni

Rosa per il voto degli asociados definita dai consiglieri presenti: 31 mag–6 giu, 7–13 giu, 14–20 giu, 5–11 lug (attuale, status quo), 6–12 set, 13–19 set, 20–26 set, 27 set–3 ott.
Posizioni del consiglio da pubblicare per settimana, a favore o contro, con le ragioni: come riportato sopra per i quattro membri presenti; seguiranno quelle degli altri.
Base delle posizioni del consiglio: fattibilità e rischio, non preferenza. Non è indicata alcuna settimana preferita dal consiglio.

Azioni da intraprendere

Azione	Responsabile
Pubblicare questo verbale stasera	Daniel T
Raccogliere entro un giorno le posizioni per ciascuna settimana da Peter D, Ward D, Ben D (e ogni altro membro assente)	Daniel T
Preparare la votazione su Humans; svolgere una prova con il consiglio; aprire il voto degli asociados entro la fine della settimana	Daniel T
Materiale informativo compatto e visivo per la pagina di voto (tabella riassuntiva + schede di approfondimento; sintesi sulla nidificazione; meteo)	Daniel T, Céline S
Quantificare il vincolo delle vacanze scolastiche per il materiale informativo	Pablo V
Partecipare al voto di prova e segnalare problemi	Tutti i consiglieri
Sollecitare il contatto per la conservazione degli uccelli sui criteri di INAGA	Peter K

Verbale preparato a partire dalla registrazione audio e dalla trascrizione completa. Nomi abbreviati.

Bei Abweichungen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.

Anwesender Vorstand: Daniel T (Präsident), Pablo V (Vizepräsident), Chris, Victor P · Abwesend: Peter D (Schatzmeister, auf Reisen), Ward D, Ben D, Michelle · Beobachter: keine (Daniela, Produktionskoordinatorin, ließ sich entschuldigen) Vier der acht Vorstandsmitglieder nahmen teil, sodass kein Quorum vorhanden war. Der einzige inhaltliche Tagesordnungspunkt — die Festlegung der engeren Auswahl von Wochen für die Abstimmung der Asociados über die Event-Termine 2027 sowie die Dokumentation der Position jedes Vorstandsmitglieds zu jeder Woche — wurde von den Anwesenden durchgearbeitet. Die übrigen Vorstandsmitglieder werden gebeten, ihre Positionen zu derselben Liste innerhalb eines Tages festzuhalten, damit die Sicht des gesamten Vorstands in das Informationspaket zur Abstimmung aufgenommen werden kann. Ben Ds Tagesordnungspunkt zur Aufnahme von Asociados wurde wegen seiner Abwesenheit vertagt; aus demselben Grund wurde das Protokoll der vorangegangenen Sitzung nicht bestätigt.

Eine kurze Sitzung zu einem einzigen Thema: Der Vorstand las gemeinsam die veröffentlichte Umfrage, diskutierte sich zu einer engeren Auswahl von acht Wochen für die Abstimmung der Asociados durch — drei rund um den Höhepunkt Anfang Juni, drei rund um den Höhepunkt Mitte September, die derzeitige Woche Anfang Juli als Status quo sowie zusätzlich den 6.–12. September, damit niemand fragen muss, warum diese Woche ausgelassen wurde —, und ging die Liste anschließend Woche für Woche durch. Dabei erklärte jedes Vorstandsmitglied seine Dafür-/Dagegen-Position im Hinblick auf Tragfähigkeit und Risiken und die Gründe dafür. Dieses Protokoll hält sowohl den Weg zur engeren Auswahl als auch die Begründungen fest, da beides den wesentlichen Beitrag des Vorstands zur Abstimmung bildet.

1. Check-in und Tagesordnung

Der Check-in wurde durchgeführt. Die Tagesordnung wurde bestätigt: ein Punkt, die Event-Termine. Es gab kein Produktionsupdate (Daniela war abwesend); das Protokoll der vorangegangenen Sitzung wurde nicht bestätigt (Ben war abwesend).

2. Worüber der Vorstand entschied und warum

Nach dem Community-Call vom 3. September hatte der mittlere der drei dort vorgestellten Ansätze die breiteste Unterstützung: Der Vorstand trifft eine engere Vorauswahl von Wochen, und die Asociados wählen unter ihnen in einer Rangfolgeabstimmung — statt entweder über jede in der Umfrage abgefragte Woche abzustimmen (die Erfahrung mit „26 Optionen“ bei der Abstimmung über den Event-Namen) oder die Entscheidung allein dem Vorstand zu überlassen.
Offen blieb nach dem Call, wie groß die engere Auswahl sein sollte (fünf oder sieben?) und ob die derzeitige Woche Anfang Juli in dieser Zahl enthalten ist oder zusätzlich hinzukommt.
Der Vorstand verpflichtete sich außerdem, als Teil des Informationspakets zu veröffentlichen, wie jedes Vorstandsmitglied zu jeder Woche der engeren Auswahl abstimmt. Daniel schlug vor, dies als Dafür-/Dagegen-Position pro Woche statt als Rangfolge festzuhalten: Bei sieben oder acht Abstimmenden hat eine Rangfolge wenig Aussagekraft, während „zwei Vorstandsmitglieder unterstützen diese Woche, alle acht unterstützen jene“ für die Mitglieder nützlich ist — auch dort, wo der Vorstand eine Woche nicht für eine gute Idee hält.

3. Wie die engere Auswahl zustande kam

Die Umfrage lesen. Daniel ging die veröffentlichten Umfrageergebnisse durch (siehe die Seite mit den Umfrageergebnissen). Es gab zwei deutliche Höhepunkte der Verfügbarkeit: Anfang Juni, mit dem Schwerpunkt auf dem 7.–13. Juni (67% aller Befragten konnten kommen; 73% der identifizierten Befragten), und Mitte September, mit dem Schwerpunkt auf dem 13.–19. September (62%; 61% der identifizierten und 63% der anonymen Befragten). Das Interesse fällt im Mai, Ende Juni und besonders deutlich Anfang Juli ab (5.–11. Juli: insgesamt 47%, unter den anonymen Befragten 36% — Daniels Lesart war, dass die identifizierten Befragten den engagierten Kern bilden, der „unabhängig vom Datum kommen wird“, wie es in der Umfrage formuliert war), und nimmt in Richtung Oktober erneut ab. Sein Ausgangsvorschlag lautete: drei Wochen rund um jeden Höhepunkt plus die derzeitige Woche — sechs plus eins — und keine Wochen aus dem Mai, von Ende Juni oder aus dem Oktober, wo das Interesse der Community sichtbar geringer ist.
Eine Alternative: alles auflisten und Favoriten markieren. Pablo V fragte, ob die Absicht sei, auf eine engere Auswahl zu filtern oder alle Wochen aufzulisten und die Favoriten des Vorstands zu markieren — seiner Erinnerung nach wollten die Menschen beim Community-Call die Meinung des Vorstands sehen, nicht unbedingt einen eingeschränkten Stimmzettel. Sein Entwurf sah alle Wochen auf dem Stimmzettel vor, wobei vier oder fünf als Favoriten des Vorstands markiert würden (zwei im Juni, zwei im September) und die derzeitige Woche als „derzeitig“ statt als „Favorit“, damit weiterhin eine Präferenz gegen eine Änderung ausgedrückt werden kann. Seiner Analyse zufolge würden fünf Wochen (die beiden Höhepunkte plus die derzeitige Woche) bereits etwa 94% der gewichteten Befragten abdecken. Daniel erinnerte sich an den Call so, dass die Menschen zur Vorauswahl tendiert hätten und niemand darum gebeten habe, über alles abzustimmen; Pablo akzeptierte dies und merkte an, dass bei einer Vorauswahl sieben gegenüber fünf nur einen geringen Zusatznutzen bieten.
Können Mitglieder während der Abstimmung eine Woche hinzufügen? Chris fragte, ob jemand einen Antrag stellen könne, eine Woche hinzuzufügen. Nein: Sobald eine Abstimmung auf Humans eröffnet ist, handelt es sich um ein festes Paket — keine Änderungen, keine zusätzlichen Optionen —, und eine spät hinzugefügte Woche wäre früheren Abstimmenden unbekannt und würde dadurch zwangsläufig verlieren. Daniels Ansicht, die Victor P teilte (man wählt unter den aufgestellten Kandidaten; man fügt an der Wahlurne keinen hinzu), war, dass die vergangenen Wochen mit Konsultationen, Calls und Zusammenfassungen die Phase waren, in der Optionen eingebracht werden konnten. Chris akzeptierte dies für die Terminabstimmung und merkte an, dass der Verein bei anderen Arten von Abstimmungen irgendwann einen Weg brauchen werde, über den Mitglieder Vorschläge einbringen können.
Wie viele? Unter der Voraussetzung einer Vorauswahl bevorzugte Chris mehr als vier Optionen; Victor P und Daniel legten sich beide auf ungefähr sieben fest. Daniel wies darauf hin, dass die Mitglieder anders als bei der Abstimmung über den Event-Namen nicht jede Option in eine Rangfolge bringen müssen — nicht eingestufte Wochen gelten gemeinsam als Letztplatzierte —, sodass eine etwas längere Liste keine Belastung darstellt.
Ausgewogenheit zwischen den beiden Höhepunkten. Daniel wollte in jedem Block die gleiche Anzahl von Wochen. Ranked Pairs kann mit der Aufteilung von Stimmen umgehen (drei Septemberwochen gegenüber einer Juniwoche würden September nicht benachteiligen), aber eine unausgewogene Liste würde dennoch unfair wirken. Victor Ps eigene Analyse anhand eines früheren Datenstands hatte Mai plus zwei Juniwochen plus zwei Septemberwochen ergeben, was seiner Ansicht nach die Liste in Richtung früherer Termine verzerrte; er stimmte einem Austausch zugunsten der Ausgewogenheit zu.
Welche Wochen genau? Rund um den Juni-Höhepunkt standen für den dritten Platz der 24.–30. Mai und der 14.–20. Juni zur Wahl — beide mit geringerem Interesse (55% und 56%). Mai wurde gestrichen: geringeres Interesse, mehr Regen und der Hinweis der örtlichen Behörden, dass Ende Mai in der Gegend eine intensive Einsatzzeit für landwirtschaftliche Maschinen ist. Rund um den September-Höhepunkt zeigte der 6.–12. September einen Rückgang (56%), den Daniel auf die Burning-Man-Woche zurückführte; Chris sagte, er würde aus diesem Grund dagegen stimmen, sodass stattdessen der 27. September–3. Oktober als dritte Septemberwoche aufgenommen wurde — Pablo zufolge kostet es nichts, sie aufzunehmen, und sie würde bei mangelnder Beliebtheit einfach niedriger eingestuft. Victor P fragte nach der Überschneidung im Juni mit Crème Brûlée: Olivier weiß davon und hat nicht vorgeschlagen, dass jenes Event in den Juli wechseln würde; Burning Nest hat bestätigt, dass es an die Genehmigung für seinen Veranstaltungsort gebunden ist und nicht verschoben werden kann. Daniel ergänzte, dass die frühen Termine ohnehin in die arbeitsintensivste Planungszeit anderer Burns fallen (die Fördermittel- und Placement-Verfahren von Borderland liegen im April–Mai), was die Camp-Leads belastet.
Aus sieben werden acht. Als die Liste sieben Wochen umfasste (31. Mai, 7. Juni, 14. Juni, 5. Juli, 13., 20., 27. September), schlug Victor P vor, den 6.–12. September als achte Woche wieder hinzuzufügen, um der Frage „Warum habt ihr diese ausgelassen?“ zuvorzukommen — der Vorstand könne dagegen stimmen und erklären, warum. Daniel und Pablo stimmten zu.

4. Die engere Auswahl für die Abstimmung der Asociados

31. Mai – 6. Juni — Anfang Juni
7. – 13. Juni — Anfang Juni (Höhepunkt der Umfrage)
14. – 20. Juni — Anfang Juni
5. – 11. Juli — derzeitige Woche (Status quo)
6. – 12. September — Mitte September
13. – 19. September — Mitte September (Höhepunkt der Umfrage)
20. – 26. September — Mitte September
27. September – 3. Oktober — Mitte September

Die derzeitige Woche steht als Status quo auf dem Stimmzettel, damit Mitglieder eine Präferenz gegen eine Änderung ausdrücken können; sie ist keine Empfehlung des Vorstands. Daniel sagte, als Vorstandsmitglied wäre er dagegen, das Event in einer der nicht in die engere Auswahl aufgenommenen Wochen abzuhalten — die Umfrage zeigt geringeres Interesse im Mai und Oktober, und beide ausgewählten Terminblöcke bieten plausible Lösungen für die Probleme hinsichtlich des Wohlergehens und möglicher Absagen bei den diesjährigen Terminen.
Jede Woche bleibt von der Genehmigungsentscheidung der INAGA zur Vogelbrut abhängig, die Monate dauern kann; auf der Abstimmungsseite wird stehen, dass der Vorstand sich den Umständen anpassen und die Liste der Reihe nach durchgehen wird, und das Abstimmungssystem kann dieselben Stimmzettel erneut auszählen, wobei jede beliebige Woche entfernt werden kann.

5. Positionen der Vorstandsmitglieder zu jeder Woche

Grundlage der Positionen: Der Vorstand war sich einig, dass er eine Einschätzung zu Tragfähigkeit und Risiken abgibt — wirtschaftliche Tragfähigkeit, Absage- und Waldbrandrisiko, Genehmigungsrisiko — und keine persönliche Präferenz. Mehrere Mitglieder sagten, sie würden unabhängig davon teilnehmen, welche Woche gewinnt. In der engeren Auswahl wird keine vom Vorstand bevorzugte Woche gekennzeichnet; das Ziel ist, die Abstimmung auf tragfähige Wochen zu konzentrieren, nicht sie zu lenken.

Zusammenfassung

Woche	Victor P	Chris	Pablo V	Daniel T	Dafür / dagegen
31. Mai – 6. Juni	Dagegen	Dagegen	Dafür	Dagegen	1 / 3
7. – 13. Juni	Dagegen	Dafür	Dafür	Dafür	3 / 1
14. – 20. Juni	Dagegen	Dagegen (tendenziell)	Dagegen	Dagegen	0 / 4
5. – 11. Juli (derzeitig)	Dagegen	Dagegen	Dagegen	Dagegen	0 / 4
6. – 12. Sept.	Dagegen	Dagegen	Dagegen	Dafür (vorläufig)	1 / 3
13. – 19. Sept.	Dafür	Dafür	Dafür	Dafür	4 / 0
20. – 26. Sept.	Dafür	Dafür	Dafür	Dafür	4 / 0
27. Sept. – 3. Okt.	Dafür	Dafür	Dafür (mit Vorbehalten)	Dafür (mit Vorbehalten)	4 / 0

Die Positionen der nicht anwesenden Vorstandsmitglieder werden eingeholt und dem Informationspaket zur Abstimmung hinzugefügt.

Begründungen, Woche für Woche

31. Mai – 6. Juni

Victor P — dagegen. Angesichts des langen Auf- und Abbaus liegt der Termin für ein Event dieser Größe zu nahe am Ende des Arbeitsjahres; es besteht das Risiko einer geringen Teilnahme, und die Vogelbrutzeit bringt zusätzliche Unsicherheit bei der Genehmigung mit sich. (Er wandte dieselbe Begründung auf alle Wochen im Mai–Juni an.)
Chris — dagegen. Er stimmte Victors Begründung zu.
Pablo V — dafür. Er konnte kein konkretes Risiko benennen: Menschen reisen in diesem Zeitraum zu Midburn und AfricaBurn; das Hauptproblem wären Überschneidungen mit anderen Burns (Burning Nest endet am Tag zuvor), was er nicht als Ausschlussgrund betrachtete.
Daniel T — dagegen. Er teilte Victors Gründe; hinzu kommen mehr Regen und der Hinweis der örtlichen Behörden, dass Ende Mai in der Gegend eine intensive Einsatzzeit für landwirtschaftliche Maschinen ist.

7. – 13. Juni

Victor P — dagegen. Es gibt weniger Überschneidungen mit anderen Burns als in der Vorwoche, aber dieselben Bedenken hinsichtlich der Vogelbrut und des Endes des Arbeitsjahres; er sieht ein echtes Risiko.
Chris — dafür. Es ist die in der Umfrage am häufigsten ausgewählte Woche und damit wirtschaftlich tragfähig; es gibt keine direkte Überschneidung mit einem anderen Event, und mit den Vögeln wird sich der Verein ohnehin auseinandersetzen müssen.
Pablo V — dafür. Auch hinsichtlich der Verfügbarkeit für Auf- und Abbau ist dies die beste Woche der Umfrage; sie bietet eine gute Kombination aller Faktoren bei besseren Temperaturen.
Daniel T — dafür. Die Woche hat die höchste Unterstützung in der Umfrage; in diesem Jahr gab es keine Tage mit roter Alarmstufe, sodass sie beim Brandrisiko deutlich besser abschneidet; wie jede Woche steht sie unter dem Vorbehalt der INAGA. Dies war seine eigene bevorzugte Woche gewesen, bis ihn der Call vom 3. September stärker in Richtung September bewegte — weiterhin ein klares Ja.

14. – 20. Juni

Victor P — dagegen. Es gelten die oben genannten Gründe, und die Woche rückt in die gefährlichere Hitzeperiode hinein — wenn nicht schon jetzt, dann in den Prognosen für die kommenden Jahre.
Chris — tendenziell dagegen. Die Woche ist wirtschaftlich durchaus tragfähig, rückt aber näher an die Zeit mit Brandrisiko heran; er ist unentschieden, mit einer leichten Tendenz dagegen.
Pablo V — dagegen. Die Woche ist heißer und schneidet in der Umfrage weniger gut ab als der 7.–13. Juni; wenn die Stimmen konzentriert werden sollen, ist dies eine Woche, auf die man verzichten sollte.
Daniel T — dagegen. Die Woche hat geringere Unterstützung in der Umfrage und ein höheres Brandrisiko: Hätte das Event dieses Jahr in dieser Woche stattgefunden, hätte es gegen Ende des Abbaus eine Evakuierung gegeben.

5. – 11. Juli (derzeitige Woche)

Victor P — dagegen. Das Genehmigungsrisiko ist viel zu hoch, und die Hitze ist seit einigen Jahren unerträglich — Menschen, die er kennt, kommen allein aus diesem Grund nicht mehr.
Chris — dagegen.
Pablo V — dagegen.
Daniel T — dagegen. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass für diese Woche überhaupt keine Genehmigung erteilt würde; falls sie erteilt würde, würde das Event sehr wahrscheinlich ausgesetzt, und es kann nicht davon ausgegangen werden, dass sich die diesjährige Nachsicht der Behörden wiederholt. Der Aufwand lohnt sich nicht, wenn am Ende die Evakuierung von 3.000 Menschen droht.

6. – 12. September

Victor P — dagegen. An sich ist dies ein guter Kandidat, aber viele Community-Mitglieder wären noch im Urlaub oder gerade erst zurück, und ein Event unmittelbar nach diesem Zeitraum zu planen, ist ungünstig.
Chris — dagegen. Der Grund ist die zeitliche Nähe zu Burning Man.
Pablo V — dagegen. Die Terminverlegung sollte nicht mit einer Überschneidung mit Burning Man beginnen; wenn der Verein diese Überschneidung irgendwann ausprobieren möchte, kann er dies später tun, sobald die Auswirkungen verstanden sind.
Daniel T — vorläufig dafür. Er macht sich weniger Sorgen über die Überschneidung: Die Community von Nowhere ist preisbewusst, und nur eine kleine Minderheit kann sich Burning Man leisten. Die Woche ist tragfähig; sie birgt etwas mehr Brandrisiko als spätere Septembertermine, aber in akzeptablem Maß.

13. – 19. September

Victor P — dafür. Es gibt kein erkennbares Risiko irgendeiner Art; der Abstand zur Urlaubszeit ist groß genug, und die Woche hat hohe Unterstützung in der Umfrage.
Chris — dafür. Der Abstand zu Burning Man ist groß genug; ihm gefällt die Woche.
Pablo V — dafür. Es ist machbar — Menschen, die an beiden Events teilnehmen, können bei einem davon weniger aufwendig mitmachen —, und der Verein würde für künftige Jahre lernen, wie stark die Überschneidung ins Gewicht fällt.
Daniel T — dafür. Er spricht ein sehr klares Ja aus, mit dem Hinweis, dass die Temperaturen zu sinken beginnen und er persönlich das wärmere Ende bevorzugen würde; dennoch ist es auch weit in den September hinein noch in Ordnung.

20. – 26. September

Victor P — dafür. Es gelten dieselben Gründe wie für den 13.–19. September.
Chris — dafür.
Pablo V — dafür. (Und kühlere Nächte bedeuten, dass man die Outfits tragen kann.)
Daniel T — dafür. Die Woche ist wirtschaftlich tragfähig. Er merkte an, dass alle Septemberwochen offenbar ein geringeres Risiko hinsichtlich der Vogelbrut aufweisen, sodass sie infolge der Genehmigungsentscheidung mit geringerer Wahrscheinlichkeit verschoben werden müssten.

27. September – 3. Oktober

Victor P — dafür. Dies ist sein Favorit: spät genug, dass die Menschen ihre Sommerfestivals besuchen und nach einigen Arbeitswochen zu einem Burn kommen können; es ist die beste Woche für die Genehmigung hinsichtlich der Vögel, mit kühleren Nächten und längeren Vormittagen ohne Hitze.
Chris — dafür. Das Einzige, was dagegen spricht, ist, dass sich „Oktober“ falsch anfühlt, was er ausdrücklich nicht als rationales Argument ansah; Menschen, die damit umgehen, sagen, dass Regen Spaß macht.
Pablo V — dafür, mit Vorbehalten. Es fühlt sich spät an, und die Zahlen sind etwas schlechter als bei den anderen Septemberwochen; aber die Woche ist tragfähig, also sollen die Mitglieder entscheiden — wenn sie sie nicht wollen, wird sie niedriger eingestuft.
Daniel T — dafür, mit Vorbehalten. Persönlich ist es ihm zu spät; als Vorstandsmitglied ist er leicht besorgt, dass identifizierte Befragte (die stärker zum Kern gehörenden Mitglieder) in dieser Woche weniger verfügbar sind als anonyme. Die Woche ist nicht untragfähig — nur weniger als ideal —, und nachdem er gegen eine Woche (31. Mai) gestimmt hat, die mehr Unterstützung in der Umfrage hatte, spricht die Konsequenz dafür, dies den Asociados zu überlassen.

6. Darstellung der Abstimmung

Victor P bat um Anmerkungen auf der Abstimmungsseite — Genehmigungsrisiko hinsichtlich der Vögel, Wetter, Überschneidungen mit anderen Events —, damit die Abwägungen dort sichtbar sind, wo die Menschen abstimmen. Daniel bestätigte, dass das Informationspaket eine Zusammenfassung der Recherchen zur Vogelbrut (die für beide Gelände gilt) und der Wetterdaten enthalten wird, so kompakt und visuell wie möglich: eine Übersichtstabelle, die nahezu alles enthält, da viele Menschen nicht weiterklicken werden, und dahinter Registerkarten mit Details. Er arbeitet daran mit Céline S.
Pablo V schlug vor, jede Woche mit einer kurzen Zeile zu Überschneidungen und einem Link zu ausführlicheren Begründungen darzustellen; Daniels Position ist, dass das Paket die angebotenen Wochen erklären und nicht die Auswahl rechtfertigen sollte — die Auswahl wird in diesem Protokoll erläutert.
Pablo V wird versuchen, die Einschränkung durch Schulferien zu quantifizieren, die er für den am meisten missverstandenen Faktor hält: Sie betraf rund 3,5% der Befragten, und Mitglieder, die ihren Umfang für wesentlich größer halten, könnten allein deshalb gegen jede Änderung stimmen. Den Zahlen zufolge gewinnt der Verein durch die Verlegung mehr Menschen hinzu, als er verliert, und das Risiko ist geringer.
INAGA: Es gibt weiterhin keine Antwort und auch noch nichts von der Kontaktperson für Vogelschutz. INAGA kann eine Genehmigung aus Umweltgründen verweigern; der Juni birgt dieses Risiko, aber die derzeitige Woche ebenfalls, und für September wird mit einer unproblematischen Genehmigung gerechnet, ohne dass sie garantiert ist. Chris fragte, was eine Ablehnung in der Praxis bedeuten würde — niemand weiß es; es könnte ein klares Nein oder Auflagen geben (Daniel spekulierte über Lärm- oder Fahrzeugbeschränkungen, obwohl in der Gegend bereits schwere landwirtschaftliche Fahrzeuge eingesetzt werden). Auf dem Stimmzettel wird stehen, dass sich der Vorstand den Umständen anpassen und die Liste der Reihe nach durchgehen wird; das Abstimmungssystem kann dieselben Stimmzettel erneut auszählen, wobei jede beliebige Woche entfernt werden kann.

7. Nächste Schritte und Zeitplan

Heute Abend: Dieses Protokoll wird veröffentlicht.
Dienstag, 8. September: Daniel holt von den nicht anwesenden Vorstandsmitgliedern die Dafür-/Dagegen-Positionen zu den acht Wochen ein (Peter D hat zugesagt, seine Positionen auch auf Reisen festzuhalten), damit sie in das Informationspaket zur Abstimmung aufgenommen werden können.
Diese Woche: Es findet ein Probelauf der Abstimmung auf Humans statt, eingerichtet als Abstimmung für Vorstandsmitglieder vom Typ einer Asociado-Abstimmung — die Vorstandsmitglieder werden gebeten, am Probelauf teilzunehmen und alles Unklare oder Fehlerhafte zu melden, damit es schnell behoben werden kann.
Bis Ende der Woche: Die Abstimmung der Asociados wird eröffnet.
17. September: Die Abstimmung schließt (Datum der Generalversammlung); die Ergebnisse werden ein paar Tage später veröffentlicht.

8. Abschlussrunde

Es wurde gegenseitig für die Arbeit am Verfahren zur Terminfindung gedankt — Victor P: „super gut gehandhabt und super gut kommuniziert, unter starker Einbeziehung der Community“; Pablo V: „Wir nähern uns einigen Antworten an“.

Entscheidungen

Die engere Auswahl für die Abstimmung der Asociados wurde festgelegt, und zwar von den anwesenden Vorstandsmitgliedern: 31. Mai–6. Juni, 7.–13. Juni, 14.–20. Juni, 5.–11. Juli (derzeitig, Status quo), 6.–12. Sept., 13.–19. Sept., 20.–26. Sept., 27. Sept.–3. Okt.
Die Positionen des Vorstands werden für jede Woche als Dafür/Dagegen mit Begründungen veröffentlicht — wie oben für die vier anwesenden Mitglieder; die übrigen folgen.
Grundlage der Vorstandspositionen: Maßgeblich sind Tragfähigkeit und Risiken, nicht Präferenzen. Es wird keine vom Vorstand bevorzugte Woche markiert.

Aufgaben

Aufgabe	Verantwortlich
Dieses Protokoll heute Abend veröffentlichen	Daniel T
Innerhalb eines Tages die Positionen zu jeder Woche von Peter D, Ward D, Ben D (und allen anderen abwesenden Mitgliedern) einholen	Daniel T
Die Abstimmung auf Humans einrichten; eine Probeabstimmung des Vorstands durchführen; die Abstimmung der Asociados bis Ende der Woche eröffnen	Daniel T
Ein kompaktes, visuelles Informationspaket für die Abstimmungsseite erstellen (Übersichtstabelle + Detailregisterkarten; Zusammenfassung zur Vogelbrut; Wetter)	Daniel T, Céline S
Die Einschränkung durch Schulferien für das Informationspaket quantifizieren	Pablo V
An der Probeabstimmung teilnehmen und Probleme melden	Alle Vorstandsmitglieder
Bei der Kontaktperson für Vogelschutz bezüglich der INAGA-Kriterien nachhaken	Peter K

Das Protokoll wurde anhand der Audioaufzeichnung und des vollständigen Transkripts erstellt. Die Namen wurden abgekürzt.