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Community Meeting
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
With Daniel T (MC), Céline S, Daniela S (production), Peter D (finance/Humans), Ellen / Dr Plantes (barrios), Matthew C, Anna T, Pablo V, Edmund S, Wouter B, Cupcake, and community members — a smaller, post-event call
Full Records
A focused post-event call: the 2027 event-dates voting process (with a revised General Assembly date: 17 September), the coordinators’ debrief cycle and the Annual Leadership Meeting, the expense-report system now open, a new barrio-innovation spotlight starting in September, and a round of volunteer appreciation. Upcoming community calls are now listed on the website — cadence may vary, so check there for the next one.
1. 2027 Event Dates — Vote Process & Revised General Assembly Date
- An information pack is being prepared (Céline S & Daniela S) covering the key criteria: heat, cold, wildfire risk, and overlap with other burns — a digestible summary with detail underneath. Draft material is already visible on the event-dates page and in the event-dates channel on Discord; it will be fact-checked and finalised before the vote.
- Three groups will be consulted: (1) an open community poll — shareable with anyone, including people from other burns; (2) everyone with a Humans account who has bought a ticket before; (3) the General Assembly of asociados, whose vote is the binding one, informed by the first two.
- To avoid vote fatigue and confusion between polls, the community poll and the Humans-app vote launch simultaneously — target next Thursday, allowing at least two weeks of data collection before the General Assembly.
- The General Assembly has moved: it will now be held on Thursday 17 September 2026, 20:00 CEST (the board voted on 3 August to move it from the originally announced 3 September, giving more time to prepare the information). Formal notification to all asociados goes out at least 15 days before, at which point the agenda is fixed.
- The GA vote will use ranked voting (rank the dates; a date wins at 50%). The ranking provides a fallback: if the environmental authorities later rule out the winning date, the next-ranked date applies without a whole new process — though the assembly can always call a new vote with 15 days’ notice.
- Why the urgency: wildfire risk is rising sharply (see the charts on the event-dates page). Under a law passed in March, all permits are suspended during Roja Plus fire alerts, which affected this year’s event window; the event was able to proceed thanks to Daniela and Jorge’s intensive liaison with the Comarca and local authorities — goodwill that cannot be relied on every year. The authorities have strongly advised moving to a lower-risk period. Beyond permits, participants, other burns, and the production timeline all need date clarity to plan their year.
- Permit timeline (Daniela S): clearance requests covering all candidate dates (May–September) have already been sent to the two Spanish institutions responsible for flora/fauna and flooding. August is closed for holidays; responses typically take three months or more, hopefully by October–November. A firm idea of dates is needed around November–December to run the permit process.
- Dissent noted (Peter D): he considers the timeline rushed for a decision this critical to the community’s longevity, and wanted that on record.
- Membership & voting (Matthew C’s question): everyone who is an asociado at the time of the GA can vote. About 10 applications are in the queue; applications are normally processed within a few days to a week, and processing will be prioritised ahead of the vote. Applications from all qualifying members are welcome.
- Communications (Anna T’s question): the launch next week comes with an email to the mailing list plus WhatsApp/Telegram announcements — timed so people can immediately engage with the actual poll. Outreach to other burns is already underway (Peter K and Daniel T).
- Help wanted: feedback on missing criteria (school-holiday calendars are already earmarked to be added), help contacting other burns, and general input via the event-dates channel.
2. Coordinators’ Debrief & Annual Leadership Meeting (Daniela S)
- Coordinators met this week and will run debrief meetings per event phase over the coming weeks: setup, then the event, then strike.
- Findings feed into the Annual Leadership Meeting (ALM), 15–19 October in Vidalia, Spain — open to coordinators and everyone who held a lead role for this event. In-person capacity is 50; remote participation will be available. Details coming soon.
3. Expenses & Finances (Peter D)
- The expense-report system is open: art grants, travel reimbursements, and approved departmental expenses all go through it. Find it via the budget page → “Expenses” button.
- One report per expense category (don’t mix departments); upload receipts; you’ll be asked for your IBAN for payment.
- Approval flows through the relevant department coordinator, then finance. First payout batch targeted for late next week; a second batch mid-September.
- If you previously emailed receipts (per the earlier interim instructions): please also file via the online form — it feeds directly into the accounting system and is how payment happens. Daniela S will reply to pending expense emails over the coming days and is preparing a video/screenshot tutorial for the form.
- Unusual cases (e.g. expenses predating the association’s bank account) go through the same system and will be worked out individually.
4. Barrio Innovation Spotlight (Ellen / Dr Plantes)
- Starting from September, community calls will feature short spotlights on things barrios did well this year — LNT setups, plumbing, showers, anything worth sharing as best practice.
- If your barrio built something you’re proud of (or you saw something great), reach out to Ellen. Jam House’s plumbing was singled out as an early candidate.
5. Volunteer Appreciation
Echoing the coordinators’ debrief, a round of appreciation for how strongly volunteers came through this year:
- Ellen and Cayce (barrios team) — stepped into a big handover and kept The Garden’s chaos manageable right to the last minute (Daniel T).
- Come and Play’s takeover of La Cantina — an unusual and much-appreciated volunteering move (Pablo V).
- The Peaches — over 1,000 volunteer hours logged in Humans, the most of any camp (Ellen).
- The power team — The Garden ran on the red grid with steady power for the first time in memory; the team dug trenches for hours (Daniel T, Cupcake).
- Peter D and the Humans app — with AI assistance, roughly 1.5 million lines of code across nearly 2,000 commits since February.
Appreciation is welcome on any call — if someone made your event, say so.
6. Barrio Shift Leaderboard (Wouter B)
- Wouter proposed a visible leaderboard of volunteer shifts per barrio, to harness camps’ competitive spirit.
- Peter D: an internal workload report already tracks this (built to spot burnout risk), but this year’s data is incomplete because many people didn’t list their barrio. Next year: better barrio data, normalisation by camp size, possibly counting only main-week shifts for fairness, and possibly tracking no-shows as well as sign-ups. The aim is a fun, positive nudge — in the spirit of “one burner, one shift” — not an obligation.
Decisions
- No decisions were taken on this call. The General Assembly date change (3 → 17 September) and the dates-vote process were board decisions announced here — voted unanimously, twice (first to call the assembly, then to move it).
Action Items
| Action | Owner |
|---|---|
| Launch community poll + Humans-app dates vote (target next Thursday), with email/WhatsApp/Telegram announcement | Céline S, Daniela S, Daniel T |
| Send formal GA notification to asociados (≥15 days before 17 Sept) | Board |
| Add school-holiday calendars to the event-dates page | Daniel T |
| Keep upcoming calls listed on the website | Daniel T |
| File expenses via the online form (even if previously emailed) | Everyone with expenses |
| Respond to pending expense emails; publish form tutorial | Daniela S |
| Process asociado applications ahead of the GA | Board |
| Send barrio-innovation highlights to Ellen | Community |
| Continue outreach to other burns about dates | Peter K, Daniel T |
Next call: next week — check the website for the exact date. General Assembly: 17 September 2026, 20:00 CEST.
Minutes prepared from the audio recording, cross-referenced with the meeting transcript.
En caso de discrepancia entre esta versión y la versión en español, prevalecerá la versión en español.
Con Daniel T (MC), Céline S, Daniela S (producción), Peter D (finanzas/Humans), Ellen / Dr Plantes (barrios), Matthew C, Anna T, Pablo V, Edmund S, Wouter B, Cupcake y miembros de la comunidad — una llamada más reducida, posterior al evento
Una llamada centrada: el proceso de votación de las fechas del evento 2027 (con una nueva fecha para la Asamblea General: 17 de septiembre), el ciclo de balances de coordinadores y el Encuentro Anual de Liderazgo, el sistema de informes de gastos ya abierto, un nuevo escaparate de innovaciones de los barrios a partir de septiembre, y una ronda de agradecimientos a las personas voluntarias. Las próximas llamadas comunitarias están ahora publicadas en la web — la frecuencia puede variar; consulta allí la próxima.
1. Fechas del evento 2027 — Proceso de votación y nueva fecha de la Asamblea General
- Se está preparando un dossier informativo (Céline S y Daniela S) con los criterios clave: calor, frío, riesgo de incendios y solapamiento con otras burns — un resumen digerible con el detalle debajo. Ya hay material en borrador en la página de fechas y en el canal event-dates de Discord; se verificará y finalizará antes de la votación.
- Se consultará a tres grupos: (1) una encuesta comunitaria abierta — compartible con cualquiera, incluidas personas de otras burns; (2) todas las personas con cuenta en Humans que hayan comprado entrada alguna vez; (3) la Asamblea General de asociados, cuyo voto es el vinculante, informada por los dos anteriores.
- Para evitar fatiga de votaciones y confusión entre encuestas, la encuesta comunitaria y la votación en la app Humans se lanzan a la vez — objetivo: el próximo jueves, con al menos dos semanas de recogida de datos antes de la Asamblea.
- La Asamblea General se traslada: se celebrará el jueves 17 de septiembre de 2026 a las 20:00 CEST (la junta votó el 3 de agosto trasladarla desde el 3 de septiembre anunciado originalmente, para dar más tiempo a preparar la información). La notificación formal a los asociados se enviará al menos 15 días antes, momento en que se fija el orden del día.
- La votación de la AG será por voto preferencial (se ordenan las fechas; gana la que alcanza el 50%). El ranking ofrece un plan B: si las autoridades ambientales descartan después la fecha ganadora, se aplica la siguiente en el ranking sin necesidad de un proceso nuevo — aunque la asamblea siempre puede convocar una nueva votación con 15 días de antelación.
- Por qué la urgencia: el riesgo de incendios crece con fuerza (ver los gráficos en la página de fechas). Con la ley aprobada en marzo, todos los permisos quedan suspendidos durante las alertas Roja Plus, lo que afectó a la ventana del evento de este año; el evento pudo continuar gracias a la intensa labor de interlocución de Daniela y Jorge con la Comarca y las autoridades locales — una buena voluntad con la que no se puede contar todos los años. Las autoridades han recomendado encarecidamente trasladarse a un periodo de menor riesgo. Más allá de los permisos, participantes, otras burns y el calendario de producción necesitan claridad de fechas para planificar su año.
- Calendario de permisos (Daniela S): ya se han enviado las solicitudes de autorización para todas las fechas candidatas (mayo–septiembre) a las dos instituciones españolas responsables de flora/fauna e inundaciones. Agosto está cerrado por vacaciones; las respuestas suelen tardar tres meses o más, con suerte para octubre–noviembre. Hace falta una idea firme de fechas hacia noviembre–diciembre para tramitar los permisos.
- Disenso registrado (Peter D): considera que el calendario es precipitado para una decisión tan crítica para la longevidad de la comunidad, y quiso que constara.
- Membresía y voto (pregunta de Matthew C): puede votar toda persona que sea asociada en el momento de la AG. Hay unas 10 solicitudes en cola; normalmente se procesan en unos días (una semana como mucho) y se priorizarán antes de la votación. Se agradecen las solicitudes de todas las personas que cumplan los requisitos.
- Comunicación (pregunta de Anna T): el lanzamiento de la próxima semana irá acompañado de un email a la lista de correo más anuncios por WhatsApp/Telegram — en el momento en que la gente ya pueda participar en la encuesta real. El contacto con otras burns ya está en marcha (Peter K y Daniel T).
- Se busca ayuda: sugerencias de criterios que falten (los calendarios de vacaciones escolares ya están previstos), ayuda para contactar con otras burns, y aportaciones en el canal event-dates.
2. Balance de coordinadores y Encuentro Anual de Liderazgo (Daniela S)
- Los coordinadores se reunieron esta semana y celebrarán reuniones de balance por fase del evento en las próximas semanas: montaje, evento y desmontaje.
- Las conclusiones alimentarán el Encuentro Anual de Liderazgo (ALM), del 15 al 19 de octubre en Vidalia, España — abierto a coordinadores y a quienes tuvieron roles de responsabilidad en este evento. Aforo presencial de 50 personas; habrá participación remota. Más detalles pronto.
3. Gastos y finanzas (Peter D)
- El sistema de informes de gastos está abierto: subvenciones de arte, reembolsos de viaje y gastos departamentales aprobados pasan por él. Se accede desde la página de presupuesto → botón “Expenses”.
- Un informe por categoría de gasto (no mezclar departamentos); sube los recibos; se te pedirá el IBAN para el pago.
- La aprobación pasa por el coordinador del departamento correspondiente y después por finanzas. Primer lote de pagos previsto para finales de la próxima semana; segundo lote a mediados de septiembre.
- Si ya enviaste recibos por email (según las instrucciones provisionales anteriores): rellena también el formulario online — alimenta directamente el sistema contable y es la vía de pago. Daniela S responderá a los emails pendientes en los próximos días y está preparando un tutorial en vídeo/capturas.
- Los casos atípicos (p. ej., gastos anteriores a la cuenta bancaria de la asociación) pasan por el mismo sistema y se resolverán individualmente.
4. Escaparate de innovación de los barrios (Ellen / Dr Plantes)
- A partir de septiembre, las llamadas comunitarias incluirán breves presentaciones de cosas que los barrios hicieron bien este año — montajes de LNT, fontanería, duchas, cualquier buena práctica que merezca compartirse.
- Si tu barrio construyó algo de lo que está orgulloso (o viste algo genial), escribe a Ellen. La fontanería de Jam House ya sonó como primera candidata.
5. Agradecimientos al voluntariado
Haciendo eco del balance de coordinadores, una ronda de agradecimiento por lo mucho que respondió el voluntariado este año:
- Ellen y Cayce (equipo de barrios) — asumieron un gran relevo y mantuvieron manejable el caos de The Garden hasta el último minuto (Daniel T).
- La toma de La Cantina por Come and Play — un gesto de voluntariado inusual y muy apreciado (Pablo V).
- Las Peaches — más de 1.000 horas de voluntariado registradas en Humans, las más de todos los campamentos (Ellen).
- El equipo de electricidad — The Garden funcionó con la red roja con suministro estable por primera vez que se recuerde; el equipo cavó zanjas durante horas (Daniel T, Cupcake).
- Peter D y la app Humans — con ayuda de IA, aproximadamente 1,5 millones de líneas de código en casi 2.000 commits desde febrero.
Los agradecimientos son bienvenidos en cualquier llamada — si alguien te hizo el evento, díselo.
6. Clasificación de turnos por barrio (Wouter B)
- Wouter propuso una clasificación visible de turnos de voluntariado por barrio, para aprovechar el espíritu competitivo de los campamentos.
- Peter D: ya existe un informe interno que lo registra (creado para detectar riesgo de burnout), pero los datos de este año están incompletos porque mucha gente no indicó su barrio. El año que viene: mejores datos de barrio, normalización por tamaño de campamento, posiblemente contar solo los turnos de la semana principal por equidad, y quizá registrar también las ausencias. El objetivo es un estímulo divertido y positivo — en el espíritu de “one burner, one shift” — no una obligación.
Decisiones
- No se tomaron decisiones en esta llamada. El cambio de fecha de la Asamblea General (3 → 17 de septiembre) y el proceso de votación de fechas fueron decisiones de la junta anunciadas aquí — votadas por unanimidad, dos veces (primero para convocar la asamblea, después para trasladarla).
Acciones
| Acción | Responsable |
|---|---|
| Lanzar la encuesta comunitaria + votación de fechas en Humans (objetivo: próximo jueves), con anuncio por email/WhatsApp/Telegram | Céline S, Daniela S, Daniel T |
| Enviar la notificación formal de la AG a los asociados (≥15 días antes del 17 de sept.) | Junta |
| Añadir los calendarios de vacaciones escolares a la página de fechas | Daniel T |
| Mantener las próximas llamadas publicadas en la web | Daniel T |
| Presentar los gastos mediante el formulario online (aunque ya se enviaran por email) | Todas las personas con gastos |
| Responder a los emails de gastos pendientes; publicar el tutorial del formulario | Daniela S |
| Procesar las solicitudes de asociados antes de la AG | Junta |
| Enviar a Ellen las innovaciones destacadas de los barrios | Comunidad |
| Continuar el contacto con otras burns sobre las fechas | Peter K, Daniel T |
Próxima llamada: la semana que viene — consulta la fecha exacta en la web. Asamblea General: 17 de septiembre de 2026, 20:00 CEST.
Acta elaborada a partir de la grabación de audio, contrastada con la transcripción de la reunión.
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaut.
Avec Daniel T (MC), Céline S, Daniela S (production), Peter D (finances/Humans), Ellen / Dr Plantes (barrios), Matthew C, Anna T, Pablo V, Edmund S, Wouter B, Cupcake et des membres de la communauté — un appel plus restreint, post-événement
Un appel ciblé : le processus de vote des dates 2027 (avec une nouvelle date pour l’Assemblée Générale : le 17 septembre), le cycle de débriefs des coordinateurs et la rencontre annuelle du leadership, le système de notes de frais désormais ouvert, une nouvelle vitrine des innovations des barrios à partir de septembre, et un tour de remerciements aux bénévoles. Les prochains appels communautaires sont désormais listés sur le site web — la fréquence peut varier ; vérifiez-y la prochaine date.
1. Dates de l’événement 2027 — Processus de vote et nouvelle date de l’AG
- Un dossier d’information est en préparation (Céline S et Daniela S) couvrant les critères clés : chaleur, froid, risque d’incendie et chevauchement avec d’autres burns. Du matériel provisoire est déjà visible sur la page des dates et dans le canal event-dates sur Discord ; il sera vérifié et finalisé avant le vote.
- Trois groupes seront consultés : (1) un sondage communautaire ouvert — partageable avec tout le monde, y compris d’autres burns ; (2) toutes les personnes ayant un compte Humans et ayant déjà acheté un billet ; (3) l’Assemblée Générale des asociados, dont le vote est contraignant, éclairée par les deux premiers.
- Pour éviter la fatigue et la confusion entre les votes, le sondage communautaire et le vote via l’app Humans seront lancés simultanément — objectif : jeudi prochain, avec au moins deux semaines de collecte de données avant l’AG.
- L’Assemblée Générale est déplacée : elle se tiendra le jeudi 17 septembre 2026 à 20h00 CEST (le conseil a voté le 3 août son report depuis le 3 septembre initialement annoncé, pour laisser plus de temps à la préparation de l’information). La notification formelle aux asociados partira au moins 15 jours avant, moment où l’ordre du jour est figé.
- Le vote de l’AG sera un vote préférentiel (classement des dates ; une date gagne à 50%). Le classement offre une solution de repli : si les autorités environnementales excluent ensuite la date gagnante, la suivante s’applique sans nouveau processus — l’assemblée pouvant toujours convoquer un nouveau vote avec un préavis de 15 jours.
- Pourquoi l’urgence : le risque d’incendie augmente fortement (voir les graphiques sur la page des dates). En vertu d’une loi adoptée en mars, tous les permis sont suspendus pendant les alertes Roja Plus, ce qui a affecté la fenêtre de l’événement cette année ; l’événement a pu se poursuivre grâce au travail intensif de liaison de Daniela et Jorge avec la Comarca et les autorités locales — une bonne volonté sur laquelle on ne peut pas compter chaque année. Les autorités ont fortement recommandé de passer à une période à moindre risque. Au-delà des permis, les participants, les autres burns et le calendrier de production ont tous besoin de clarté pour planifier leur année.
- Calendrier des permis (Daniela S) : les demandes d’autorisation couvrant toutes les dates candidates (mai–septembre) ont déjà été envoyées aux deux institutions espagnoles responsables de la flore/faune et des inondations. Août est fermé pour congés ; les réponses prennent généralement trois mois ou plus, espérées pour octobre–novembre. Une idée ferme des dates est nécessaire vers novembre–décembre pour mener le processus de permis.
- Désaccord acté (Peter D) : il considère le calendrier précipité pour une décision aussi critique pour la longévité de la communauté, et a souhaité que cela soit consigné.
- Adhésion et vote (question de Matthew C) : toute personne asociada au moment de l’AG peut voter. Environ 10 candidatures sont en attente ; elles sont normalement traitées en quelques jours (une semaine au plus) et seront priorisées avant le vote. Les candidatures de toutes les personnes éligibles sont bienvenues.
- Communication (question d’Anna T) : le lancement de la semaine prochaine s’accompagnera d’un email à la liste de diffusion et d’annonces WhatsApp/Telegram — au moment où chacun pourra directement participer au sondage. La prise de contact avec d’autres burns est déjà en cours (Peter K et Daniel T).
- Aide recherchée : signaler les critères manquants (les calendriers de vacances scolaires sont déjà prévus), aider à contacter d’autres burns, et contribuer via le canal event-dates.
2. Débriefs des coordinateurs et rencontre annuelle du leadership (Daniela S)
- Les coordinateurs se sont réunis cette semaine et tiendront des débriefs par phase de l’événement dans les semaines à venir : montage, événement, puis démontage.
- Les conclusions alimenteront la rencontre annuelle du leadership (ALM), du 15 au 19 octobre à Vidalia, en Espagne — ouverte aux coordinateurs et à toute personne ayant tenu un rôle de responsable cette année. Capacité sur place : 50 personnes ; participation à distance possible. Détails bientôt.
3. Dépenses et finances (Peter D)
- Le système de notes de frais est ouvert : subventions artistiques, remboursements de voyage et dépenses départementales approuvées passent par lui. Accès via la page budget → bouton « Expenses ».
- Un rapport par catégorie de dépense (ne pas mélanger les départements) ; téléversez les reçus ; votre IBAN vous sera demandé pour le paiement.
- L’approbation passe par le coordinateur du département concerné, puis par les finances. Premier lot de paiements prévu fin de semaine prochaine ; second lot mi-septembre.
- Si vous avez déjà envoyé vos reçus par email (selon les instructions provisoires antérieures) : remplissez aussi le formulaire en ligne — il alimente directement le système comptable et conditionne le paiement. Daniela S répondra aux emails en attente dans les prochains jours et prépare un tutoriel vidéo/captures d’écran.
- Les cas particuliers (p. ex. dépenses antérieures au compte bancaire de l’association) passent par le même système et seront traités individuellement.
4. Vitrine des innovations des barrios (Ellen / Dr Plantes)
- À partir de septembre, les appels communautaires mettront en avant ce que les barrios ont bien fait cette année — installations LNT, plomberie, douches, toute bonne pratique digne d’être partagée.
- Si votre barrio a construit quelque chose dont il est fier (ou si vous avez vu quelque chose de génial), contactez Ellen. La plomberie de Jam House a déjà été citée comme première candidate.
5. Remerciements aux bénévoles
Dans la lignée du débrief des coordinateurs, un tour de reconnaissance pour l’engagement remarquable des bénévoles cette année :
- Ellen et Cayce (équipe barrios) — ont repris un gros flambeau et gardé le chaos de The Garden gérable jusqu’à la dernière minute (Daniel T).
- La reprise de La Cantina par Come and Play — un geste bénévole inhabituel et très apprécié (Pablo V).
- Les Peaches — plus de 1 000 heures de bénévolat enregistrées dans Humans, record de tous les camps (Ellen).
- L’équipe électricité — The Garden a fonctionné sur le réseau rouge avec un courant stable pour la première fois de mémoire ; l’équipe a creusé des tranchées pendant des heures (Daniel T, Cupcake).
- Peter D et l’app Humans — avec l’aide de l’IA, environ 1,5 million de lignes de code en près de 2 000 commits depuis février.
Les remerciements sont bienvenus à chaque appel — si quelqu’un a fait votre événement, dites-le-lui.
6. Classement des shifts par barrio (Wouter B)
- Wouter a proposé un classement visible des shifts bénévoles par barrio, pour canaliser l’esprit de compétition des camps.
- Peter D : un rapport interne le suit déjà (conçu pour détecter les risques de burnout), mais les données de cette année sont incomplètes car beaucoup n’ont pas indiqué leur barrio. L’an prochain : de meilleures données, une normalisation par taille de camp, éventuellement ne compter que les shifts de la semaine principale par équité, et peut-être suivre aussi les absences. L’objectif est une émulation positive et ludique — dans l’esprit « one burner, one shift » — pas une obligation.
Décisions
- Aucune décision prise pendant cet appel. Le changement de date de l’AG (3 → 17 septembre) et le processus de vote des dates sont des décisions du conseil annoncées ici — votées à l’unanimité, deux fois (d’abord pour convoquer l’assemblée, puis pour la déplacer).
Actions
| Action | Responsable |
|---|---|
| Lancer le sondage communautaire + le vote des dates dans Humans (objectif : jeudi prochain), avec annonce email/WhatsApp/Telegram | Céline S, Daniela S, Daniel T |
| Envoyer la notification formelle de l’AG aux asociados (≥15 jours avant le 17 sept.) | Conseil |
| Ajouter les calendriers de vacances scolaires à la page des dates | Daniel T |
| Maintenir la liste des prochains appels sur le site | Daniel T |
| Soumettre les dépenses via le formulaire en ligne (même si déjà envoyées par email) | Toute personne avec des dépenses |
| Répondre aux emails de dépenses en attente ; publier le tutoriel du formulaire | Daniela S |
| Traiter les candidatures d’asociados avant l’AG | Conseil |
| Envoyer à Ellen les innovations remarquables des barrios | Communauté |
| Poursuivre la prise de contact avec les autres burns au sujet des dates | Peter K, Daniel T |
Prochain appel : la semaine prochaine — vérifiez la date exacte sur le site. Assemblée Générale : 17 septembre 2026, 20h00 CEST.
Compte rendu établi à partir de l’enregistrement audio, recoupé avec la transcription de la réunion.
In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevale la versione spagnola.
Con Daniel T (MC), Céline S, Daniela S (produzione), Peter D (finanze/Humans), Ellen / Dr Plantes (barrios), Matthew C, Anna T, Pablo V, Edmund S, Wouter B, Cupcake e membri della comunità — una chiamata più ristretta, post-evento
Una chiamata mirata: il processo di voto sulle date dell’evento 2027 (con una nuova data per l’Assemblea Generale: 17 settembre), il ciclo di debrief dei coordinatori e l’incontro annuale della leadership, il sistema di note spese ora aperto, una nuova vetrina delle innovazioni dei barrio da settembre, e un giro di ringraziamenti ai volontari. Le prossime chiamate della comunità sono ora elencate sul sito web — la cadenza può variare; controllate lì la prossima data.
1. Date dell’evento 2027 — Processo di voto e nuova data dell’Assemblea Generale
- È in preparazione un dossier informativo (Céline S e Daniela S) sui criteri chiave: caldo, freddo, rischio incendi e sovrapposizione con altri burn — una sintesi digeribile con i dettagli sotto. Il materiale in bozza è già visibile sulla pagina delle date e nel canale event-dates su Discord; sarà verificato e finalizzato prima del voto.
- Saranno consultati tre gruppi: (1) un sondaggio comunitario aperto — condivisibile con chiunque, anche con persone di altri burn; (2) chiunque abbia un account Humans e abbia già comprato un biglietto; (3) l’Assemblea Generale degli asociados, il cui voto è quello vincolante, informata dai primi due.
- Per evitare stanchezza da votazioni e confusione tra i sondaggi, il sondaggio comunitario e il voto sull’app Humans partiranno insieme — obiettivo: giovedì prossimo, con almeno due settimane di raccolta dati prima dell’Assemblea.
- L’Assemblea Generale è stata spostata: si terrà giovedì 17 settembre 2026 alle 20:00 CEST (il consiglio ha votato il 3 agosto lo spostamento dal 3 settembre annunciato in origine, per dare più tempo alla preparazione delle informazioni). La notifica formale agli asociados partirà almeno 15 giorni prima, momento in cui l’ordine del giorno viene fissato.
- Il voto dell’AG sarà a preferenza ordinata (si ordinano le date; vince quella che raggiunge il 50%). L’ordinamento offre un piano B: se le autorità ambientali escludessero poi la data vincente, si applica la successiva senza un nuovo processo — l’assemblea può comunque convocare un nuovo voto con 15 giorni di preavviso.
- Perché l’urgenza: il rischio incendi cresce rapidamente (vedi i grafici sulla pagina delle date). Con una legge approvata a marzo, tutti i permessi sono sospesi durante le allerte Roja Plus, che hanno interessato la finestra dell’evento di quest’anno; l’evento è potuto proseguire grazie all’intenso lavoro di raccordo di Daniela e Jorge con la Comarca e le autorità locali — una disponibilità su cui non si può contare ogni anno. Le autorità hanno fortemente raccomandato di spostarsi in un periodo a rischio minore. Oltre ai permessi, partecipanti, altri burn e il calendario di produzione hanno tutti bisogno di chiarezza sulle date per pianificare l’anno.
- Tempistiche dei permessi (Daniela S): le richieste di autorizzazione per tutte le date candidate (maggio–settembre) sono già state inviate alle due istituzioni spagnole responsabili di flora/fauna e alluvioni. Agosto è chiuso per ferie; le risposte richiedono di solito tre mesi o più, sperabilmente entro ottobre–novembre. Serve un’idea solida delle date verso novembre–dicembre per avviare l’iter dei permessi.
- Dissenso a verbale (Peter D): ritiene la tempistica affrettata per una decisione così critica per la longevità della comunità, e ha voluto che risultasse.
- Iscrizioni e voto (domanda di Matthew C): può votare chiunque sia asociado al momento dell’AG. Ci sono circa 10 domande in coda; di norma vengono elaborate in pochi giorni (al massimo una settimana) e saranno prioritarie prima del voto. Le domande di tutte le persone idonee sono benvenute.
- Comunicazione (domanda di Anna T): il lancio della prossima settimana sarà accompagnato da un’email alla mailing list più annunci su WhatsApp/Telegram — nel momento in cui si potrà già partecipare al sondaggio vero e proprio. I contatti con gli altri burn sono già in corso (Peter K e Daniel T).
- Cercasi aiuto: segnalazioni di criteri mancanti (i calendari delle vacanze scolastiche sono già previsti), aiuto nel contattare altri burn, e contributi nel canale event-dates.
2. Debrief dei coordinatori e incontro annuale della leadership (Daniela S)
- I coordinatori si sono riuniti questa settimana e terranno debrief per fase dell’evento nelle prossime settimane: allestimento, evento, smontaggio.
- Le conclusioni alimenteranno l’incontro annuale della leadership (ALM), dal 15 al 19 ottobre a Vidalia, in Spagna — aperto ai coordinatori e a chiunque abbia avuto un ruolo di responsabilità quest’anno. Capienza in presenza: 50 persone; sarà possibile partecipare da remoto. Dettagli a breve.
3. Spese e finanze (Peter D)
- Il sistema di note spese è aperto: art grant, rimborsi di viaggio e spese di dipartimento approvate passano da lì. Accesso dalla pagina budget → pulsante “Expenses”.
- Una nota per categoria di spesa (non mescolare i dipartimenti); caricate le ricevute; vi sarà chiesto l’IBAN per il pagamento.
- L’approvazione passa dal coordinatore del dipartimento e poi dalle finanze. Primo lotto di pagamenti previsto per fine della prossima settimana; secondo lotto a metà settembre.
- Se avete già inviato le ricevute via email (secondo le istruzioni provvisorie precedenti): compilate anche il modulo online — alimenta direttamente il sistema contabile ed è la via del pagamento. Daniela S risponderà alle email in sospeso nei prossimi giorni e sta preparando un tutorial video/screenshot.
- I casi particolari (es. spese precedenti al conto bancario dell’associazione) passano dallo stesso sistema e saranno gestiti singolarmente.
4. Vetrina delle innovazioni dei barrio (Ellen / Dr Plantes)
- Da settembre, le chiamate della comunità ospiteranno brevi presentazioni di ciò che i barrio hanno fatto bene quest’anno — allestimenti LNT, impianti idraulici, docce, qualunque buona pratica meriti di essere condivisa.
- Se il vostro barrio ha costruito qualcosa di cui è orgoglioso (o avete visto qualcosa di notevole), scrivete a Ellen. L’impianto idraulico di Jam House è già stato indicato come primo candidato.
5. Ringraziamenti ai volontari
Facendo eco al debrief dei coordinatori, un giro di riconoscenza per quanto i volontari abbiano dato quest’anno:
- Ellen e Cayce (team barrios) — hanno raccolto un grande testimone e tenuto gestibile il caos di The Garden fino all’ultimo minuto (Daniel T).
- Il takeover de La Cantina da parte di Come and Play — un gesto di volontariato insolito e molto apprezzato (Pablo V).
- Le Peaches — oltre 1.000 ore di volontariato registrate su Humans, il massimo di tutti i camp (Ellen).
- Il team elettricità — The Garden ha funzionato sulla rete rossa con corrente stabile per la prima volta a memoria; il team ha scavato trincee per ore (Daniel T, Cupcake).
- Peter D e l’app Humans — con l’aiuto dell’IA, circa 1,5 milioni di righe di codice in quasi 2.000 commit da febbraio.
I ringraziamenti sono benvenuti in ogni chiamata — se qualcuno vi ha reso possibile l’evento, diteglielo.
6. Classifica dei turni per barrio (Wouter B)
- Wouter ha proposto una classifica visibile dei turni di volontariato per barrio, per sfruttare lo spirito competitivo dei camp.
- Peter D: esiste già un report interno (nato per individuare rischi di burnout), ma i dati di quest’anno sono incompleti perché molti non hanno indicato il proprio barrio. L’anno prossimo: dati migliori, normalizzazione per dimensione del camp, forse contando solo i turni della settimana principale per equità, e forse tracciando anche le assenze. L’obiettivo è uno stimolo positivo e divertente — nello spirito di “one burner, one shift” — non un obbligo.
Decisioni
- Nessuna decisione presa in questa chiamata. Il cambio di data dell’Assemblea Generale (3 → 17 settembre) e il processo di voto sulle date sono decisioni del consiglio annunciate qui — votate all’unanimità, due volte (prima per convocare l’assemblea, poi per spostarla).
Azioni
| Azione | Responsabile |
|---|---|
| Lanciare il sondaggio comunitario + il voto sulle date in Humans (obiettivo: giovedì prossimo), con annuncio email/WhatsApp/Telegram | Céline S, Daniela S, Daniel T |
| Inviare la notifica formale dell’AG agli asociados (≥15 giorni prima del 17 set.) | Consiglio |
| Aggiungere i calendari delle vacanze scolastiche alla pagina delle date | Daniel T |
| Tenere aggiornato l’elenco delle prossime chiamate sul sito | Daniel T |
| Presentare le spese tramite il modulo online (anche se già inviate via email) | Chiunque abbia spese |
| Rispondere alle email di spese in sospeso; pubblicare il tutorial del modulo | Daniela S |
| Elaborare le domande di asociado prima dell’AG | Consiglio |
| Inviare a Ellen le innovazioni notevoli dei barrio | Comunità |
| Proseguire i contatti con gli altri burn sulle date | Peter K, Daniel T |
Prossima chiamata: la settimana prossima — controllate la data esatta sul sito. Assemblea Generale: 17 settembre 2026, ore 20:00 CEST.
Verbale redatto dalla registrazione audio, verificato con la trascrizione della riunione.
Bei Abweichungen zwischen dieser Version und der spanischen Version ist die spanische Version maßgeblich.
Mit Daniel T (MC), Céline S, Daniela S (Produktion), Peter D (Finanzen/Humans), Ellen / Dr Plantes (Barrios), Matthew C, Anna T, Pablo V, Edmund S, Wouter B, Cupcake und Community-Mitgliedern — ein kleinerer Call nach dem Event
Ein fokussierter Call: der Abstimmungsprozess für die Event-Termine 2027 (mit einem neuen Termin für die Generalversammlung: 17. September), der Debrief-Zyklus der Koordinator*innen und das jährliche Leadership-Treffen, das nun geöffnete Spesensystem, ein neues Barrio-Innovations-Spotlight ab September und eine Runde Dank an die Freiwilligen. Kommende Community-Calls sind jetzt auf der Website gelistet — der Rhythmus kann variieren; schaut dort nach dem nächsten Termin.
1. Event-Termine 2027 — Abstimmungsprozess und neuer Termin der Generalversammlung
- Ein Informationspaket wird vorbereitet (Céline S & Daniela S) mit den Schlüsselkriterien: Hitze, Kälte, Waldbrandrisiko und Überschneidungen mit anderen Burns — eine verdauliche Zusammenfassung mit Details darunter. Entwurfsmaterial ist bereits auf der Termine-Seite und im event-dates-Kanal auf Discord sichtbar; vor der Abstimmung wird es geprüft und finalisiert.
- Drei Gruppen werden befragt: (1) eine offene Community-Umfrage — teilbar mit allen, auch mit Leuten von anderen Burns; (2) alle mit einem Humans-Konto, die schon einmal ein Ticket gekauft haben; (3) die Generalversammlung der Asociados, deren Abstimmung bindend ist, informiert durch die ersten beiden.
- Um Abstimmungsmüdigkeit und Verwirrung zu vermeiden, starten Community-Umfrage und Humans-App-Abstimmung gleichzeitig — Ziel: nächsten Donnerstag, mit mindestens zwei Wochen Datensammlung vor der Generalversammlung.
- Die Generalversammlung wurde verschoben: sie findet nun am Donnerstag, 17. September 2026, um 20:00 Uhr CEST statt (der Vorstand stimmte am 3. August für die Verschiebung vom ursprünglich angekündigten 3. September, um mehr Zeit für die Aufbereitung der Informationen zu gewinnen). Die formelle Einladung an alle Asociados geht mindestens 15 Tage vorher raus; ab dann steht die Tagesordnung fest.
- Die GV-Abstimmung nutzt ein Ranglistenwahlverfahren (Termine werden gereiht; ein Termin gewinnt bei 50%). Die Reihung bietet einen Plan B: Sollten die Umweltbehörden den Siegertermin später ausschließen, gilt der nächstplatzierte ohne neues Verfahren — die Versammlung kann aber jederzeit mit 15 Tagen Vorlauf neu abstimmen.
- Warum die Dringlichkeit: Das Waldbrandrisiko steigt stark (siehe die Grafiken auf der Termine-Seite). Nach einem im März verabschiedeten Gesetz werden bei Roja-Plus-Warnungen alle Genehmigungen ausgesetzt, was das diesjährige Zeitfenster betraf; das Event konnte dank der intensiven Abstimmung von Daniela und Jorge mit der Comarca und den lokalen Behörden weiterlaufen — ein Entgegenkommen, auf das man sich nicht jedes Jahr verlassen kann. Die Behörden haben dringend empfohlen, in einen risikoärmeren Zeitraum zu wechseln. Neben den Genehmigungen brauchen auch Teilnehmende, andere Burns und die Produktionsplanung Klarheit über die Termine.
- Genehmigungs-Zeitplan (Daniela S): Freigabeanfragen für alle Kandidatentermine (Mai–September) wurden bereits an die zwei spanischen Institutionen für Flora/Fauna und Hochwasser geschickt. Im August ist Ferienpause; Antworten dauern üblicherweise drei Monate oder länger, hoffentlich bis Oktober–November. Bis November–Dezember braucht es eine feste Terminidee für das Genehmigungsverfahren.
- Dissens protokolliert (Peter D): Er hält den Zeitplan für überstürzt bei einer Entscheidung, die für den Fortbestand der Community so kritisch ist, und wollte das festgehalten wissen.
- Mitgliedschaft & Stimmrecht (Frage von Matthew C): Stimmberechtigt ist, wer zum Zeitpunkt der GV Asociado ist. Etwa 10 Anträge sind in der Warteschlange; sie werden normalerweise binnen weniger Tage (höchstens einer Woche) bearbeitet und vor der Abstimmung priorisiert. Anträge aller qualifizierten Personen sind willkommen.
- Kommunikation (Frage von Anna T): Der Start nächste Woche wird von einer E-Mail an den Verteiler plus WhatsApp/Telegram-Ankündigungen begleitet — genau dann, wenn man direkt an der eigentlichen Umfrage teilnehmen kann. Die Kontaktaufnahme mit anderen Burns läuft bereits (Peter K und Daniel T).
- Hilfe gesucht: Hinweise auf fehlende Kriterien (Schulferienkalender sind bereits eingeplant), Hilfe beim Kontakt zu anderen Burns und Input im event-dates-Kanal.
2. Koordinator*innen-Debrief & jährliches Leadership-Treffen (Daniela S)
- Die Koordinator*innen trafen sich diese Woche und halten in den kommenden Wochen Debrief-Treffen pro Eventphase ab: Aufbau, Event, Abbau.
- Die Ergebnisse fließen in das jährliche Leadership-Treffen (ALM), 15.–19. Oktober in Vidalia, Spanien — offen für Koordinator*innen und alle, die dieses Jahr eine Lead-Rolle hatten. Vor-Ort-Kapazität: 50 Personen; Remote-Teilnahme möglich. Details folgen bald.
3. Ausgaben & Finanzen (Peter D)
- Das Spesensystem ist offen: Art Grants, Reisekostenerstattungen und genehmigte Abteilungsausgaben laufen darüber. Zugang über die Budget-Seite → Button „Expenses“.
- Ein Bericht pro Ausgabenkategorie (Abteilungen nicht mischen); Belege hochladen; für die Auszahlung wird eure IBAN abgefragt.
- Die Freigabe läuft über die Koordination der jeweiligen Abteilung, dann über die Finanzen. Erste Auszahlungsrunde Ende nächster Woche geplant; zweite Mitte September.
- Wer Belege bereits per E-Mail geschickt hat (gemäß der früheren Übergangsanleitung): bitte zusätzlich das Online-Formular ausfüllen — es speist direkt das Buchhaltungssystem und ist der Auszahlungsweg. Daniela S beantwortet in den nächsten Tagen die offenen E-Mails und bereitet ein Video-/Screenshot-Tutorial vor.
- Sonderfälle (z. B. Ausgaben vor Eröffnung des Vereinskontos) laufen über dasselbe System und werden individuell geklärt.
4. Barrio-Innovations-Spotlight (Ellen / Dr Plantes)
- Ab September zeigen die Community-Calls kurze Spotlights auf Dinge, die Barrios dieses Jahr gut gemacht haben — LNT-Setups, Sanitärlösungen, Duschen, alles, was als Best Practice taugt.
- Wenn euer Barrio etwas gebaut hat, worauf ihr stolz seid (oder ihr etwas Tolles gesehen habt), meldet euch bei Ellen. Die Sanitärinstallation von Jam House wurde bereits als erste Kandidatin genannt.
5. Dank an die Freiwilligen
Im Anschluss an den Koordinator*innen-Debrief eine Runde Anerkennung dafür, wie stark die Freiwilligen dieses Jahr geliefert haben:
- Ellen und Cayce (Barrios-Team) — übernahmen eine große Übergabe und hielten das Chaos von The Garden bis zur letzten Minute im Griff (Daniel T).
- Die Übernahme der Cantina durch Come and Play — ein ungewöhnlicher, sehr geschätzter Freiwilligen-Einsatz (Pablo V).
- Die Peaches — über 1.000 in Humans erfasste Freiwilligenstunden, die meisten aller Camps (Ellen).
- Das Strom-Team — The Garden lief erstmals seit Menschengedenken stabil am roten Netz; das Team grub stundenlang Gräben (Daniel T, Cupcake).
- Peter D und die Humans-App — mit KI-Unterstützung rund 1,5 Millionen Zeilen Code in fast 2.000 Commits seit Februar.
Anerkennung ist bei jedem Call willkommen — wenn jemand euer Event möglich gemacht hat, sagt es.
6. Barrio-Schicht-Rangliste (Wouter B)
- Wouter schlug eine sichtbare Rangliste der Freiwilligenschichten pro Barrio vor, um den Wettbewerbsgeist der Camps zu nutzen.
- Peter D: Ein interner Report erfasst das bereits (gebaut zur Burnout-Früherkennung), aber die diesjährigen Daten sind unvollständig, weil viele ihr Barrio nicht angegeben haben. Nächstes Jahr: bessere Barrio-Daten, Normalisierung nach Campgröße, aus Fairness evtl. nur Schichten der Hauptwoche zählen und evtl. auch Nichterscheinen erfassen. Ziel ist ein spielerischer, positiver Anreiz — im Geist von „one burner, one shift“ — keine Pflicht.
Entscheidungen
- In diesem Call wurden keine Entscheidungen getroffen. Die Terminverschiebung der Generalversammlung (3. → 17. September) und der Termin-Abstimmungsprozess waren Vorstandsentscheidungen, die hier angekündigt wurden — jeweils einstimmig beschlossen, zweimal (zuerst die Einberufung der Versammlung, dann die Verschiebung).
Aufgaben
| Aufgabe | Verantwortlich |
|---|---|
| Community-Umfrage + Humans-App-Terminabstimmung starten (Ziel: nächster Donnerstag), mit E-Mail-/WhatsApp-/Telegram-Ankündigung | Céline S, Daniela S, Daniel T |
| Formelle GV-Einladung an die Asociados senden (≥15 Tage vor dem 17.9.) | Vorstand |
| Schulferienkalender zur Termine-Seite hinzufügen | Daniel T |
| Kommende Calls auf der Website aktuell halten | Daniel T |
| Ausgaben über das Online-Formular einreichen (auch wenn bereits per E-Mail geschickt) | Alle mit Ausgaben |
| Offene Spesen-E-Mails beantworten; Formular-Tutorial veröffentlichen | Daniela S |
| Asociado-Anträge vor der GV bearbeiten | Vorstand |
| Barrio-Innovationen an Ellen schicken | Community |
| Kontakt zu anderen Burns wegen der Termine fortsetzen | Peter K, Daniel T |
Nächster Call: nächste Woche — das genaue Datum steht auf der Website. Generalversammlung: 17. September 2026, 20:00 Uhr CEST.
Protokoll erstellt aus der Audioaufzeichnung, abgeglichen mit dem Sitzungstranskript.