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Community Meeting
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
With Daniel T (MC), Michael M (nurse), Daniela S, Tancredi T, Chris O, Nora A, Axel P, Fadija C, Markus L, W (leading MoN), and other community members (~30 on the call)
Full Records
A short call this week, with two main threads — a finance milestone and a substantial discussion of volunteer recruitment and infrastructure prioritisation for a smaller-than-usual event.
1. Toilets Paid — Finance Milestone
- Daniel T confirmed the toilet payment has been made: €69,000 transferred today. He flagged this as an important milestone (and an eye-watering one), and hoped a future site might allow a more cost-effective approach.
2. Scale of the Event — ~2,000 vs ~3,000
- The event is on track for roughly 2,000 tickets sold, against about 3,000 last year — around two-thirds of usual numbers. This proportionally reduces the expected volunteer pool (optimistically ~2,000 volunteers if the same sign-up rate holds), with knock-on effects on what can be built.
- The framing throughout was that this will simply be a somewhat different event — fewer or simpler structures, with prioritisation of what genuinely must be built.
3. Volunteers and Recruitment
- Michael M (nurse) gave the volunteer update (sharing the dashboard on screen; images to be circulated afterwards). Numbers are down markedly — and it is not only numbers but skill and experience, as some long-involved people who favoured a “no-go”/year-off earlier in the year have indeed taken the year off.
- Strong areas: Gate, Power, Barrio Support (built up well from the ground), pre-event Nomads (nights/weekends always a struggle).
- Greatest need: the on-site pre-event period, especially infrastructure/build labour. The final pre-event week typically needs ~44 people for infrastructure; currently ~14 are signed up. First-crew week and setup week are the thin points. Strike is, as ever, hard to staff.
- Contingency planning is needed, but Michael M cautioned strongly against casually naming individual structures to drop — those structures have people who have planned around them year-round. Any reductions need preemptive, respectful discussion.
- Morale and looking after volunteers remains the priority. Appreciation was expressed to all those showing up and putting in energy.
- Daniel T added that stipends and other support are available to help people who could come but face financial barriers — please put such people in touch.
How to get in touch / who to contact
- Discord, WhatsApp, Telegram, or any board member (Daniel, Michael/nurse, Frank, Daniela). Messages will be noticed and answered; if one person doesn’t reply, try another.
4. Recruitment Strategy — Spread the Word
- The core recognition: existing channels (email, WhatsApp, Telegram, Discord updates) are reaching the same ~1,000–2,500 already-engaged people. The need is to reach beyond that pool.
- The community itself is the best “comms team” — ~30 people on the call spreading the word to their own networks and barrio groups can reach thousands.
- Comms (Nora A) will draft / re-share an easy-to-forward recruitment message within the next day or two, posted in the usual channels (Telegram, WhatsApp, Discord
updates); Daniela’s link on volunteering to be shared too. - Personal, authentic messages (“here’s why I think you should come and build”) often land better than polished broadcasts.
- Specific gaps to target: Facebook groups and other European burner communities (not yet really worked); the francophone community (Axel P offered to reach friends and other barrios).
5. Short-Stint and Weekend Volunteers — Do They Help?
- In response to Tancredi T’s question about weekend/short-stay volunteers for build:
- Yes — skilled people who come to work (not to acclimatise/party early) can make a real difference, even for a weekend. Work weekends are welcome.
- It helps greatly to know in advance who is arriving and when, so labour can be planned and teams formed on arrival.
- The same applies to Strike, which feels “all or nothing” but needn’t be — people are encouraged to rest in Barcelona Mon/Tue post-event and return for a couple of strike days.
- “Build” as a term is being de-emphasised: much of the needed work is logistics, admin, and operating/decorating, not heavy lifting. There is a role for every skill set, including admin in the shade.
- This is not a year to be picky: good attitude and willingness to be directed is enough.
6. Infrastructure Prioritisation — Decision Path
- No decisions were made on the call — only discussion. Coordinators to convene next week to decide.
- Daniela S will email all project coordinators to schedule a meeting Wednesday to prioritise infrastructure: map structures, estimate people-days each needs, identify where to simplify, and decide collectively what to scale back.
- Approaches floated for simplification: build the Gate from a cabin + shade rather than a full wood build; use containers/cabins with shades on top (à la Ubertown) for communal shade/rest areas; keep things functional even where not “pretty.”
- MoN (the large communal shade structure) was discussed as a candidate to reconsider. W, who is leading MoN, asked for clarity sooner rather than later, since teams and volunteers are already committed and a half-built outcome is the worst case. Michael M and Daniela S both affirmed their work is valued and nothing is being unilaterally cut; “maybe this is MoN’s year” was raised as a genuine open question for the smaller event (pulling people together rather than spreading thin).
- A request was noted for an accessibility / build-schedule chart showing what is meant to be built on which day — the infrastructure team to consider producing this.
7. Appreciation and Positive Notes
- Daniel T closed on the hard cornerstones being secured: permits, insurance, sites booked, toilets paid, and finances in good order (credit to Peter on finance/budgeting) — the event will not lose money. With those in place, ~2,000 capable, adaptable burners can still have a great week.
- Chris O shared positive news: Malfare shift leads and Nomads are covered for Friday night — the toughest night — even if the rest of the week remains thin. Appreciation to those who signed up. More Malfare recruitment talk to come separately.
Decisions
- No structural/infrastructure cuts decided on the call — these are explicitly discussions only until the coordinators’ meeting.
- Coordinators to meet Wednesday to prioritise infrastructure and decide what to simplify/scale back for the smaller event.
- Adopt a community-driven recruitment approach: a standardised, easy-to-forward message that members distribute through their own networks.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Michael M (nurse) | Share volunteer dashboard images with the team | This week |
| Nora A / Comms | Draft an easy-to-forward recruitment message and post in usual channels (Telegram, WhatsApp, Discord updates) | Within 1–2 days |
| Daniela S | Email all project coordinators to schedule the Wednesday infrastructure-prioritisation meeting | Immediately after the call |
| All / community | Spread the recruitment message through personal networks, barrio groups, FB groups, and other European/francophone burner communities | Ongoing |
| All | Put financially-constrained-but-willing volunteers in touch re: stipends/support | Ongoing |
| Infrastructure team | Produce an accessibility / build-schedule chart (what is built on which day) | Soon |
| All who can | Come early / stay for strike / offer skilled weekend help where possible; flag arrival dates in advance | Ongoing |
Next call: the following week (regular community call rhythm).
Minutes prepared from the audio recording.
Con Daniel T (presentador), Michael M (nurse), Daniela S, Tancredi T, Chris O, Nora A, Axel P, Fadija C, Markus L, W (responsable de MoN) y otros miembros de la comunidad (~30 en la llamada)
Registros de la Reunión
Una llamada corta esta semana, con dos hilos principales: un hito financiero y una discusión sustancial sobre el reclutamiento de voluntarios y la priorización de la infraestructura para un evento más pequeño de lo habitual.
1. Baños Pagados — Hito Financiero
- Daniel T confirmó que el pago de los baños se ha realizado: €69.000 transferidos hoy. Lo señaló como un hito importante (e impactante), y deseó que un futuro emplazamiento pudiera permitir un enfoque más rentable.
2. Escala del Evento — ~2.000 frente a ~3.000
- El evento va camino de vender aproximadamente 2.000 entradas, frente a unas 3.000 el año pasado — alrededor de dos tercios de las cifras habituales. Esto reduce proporcionalmente el grupo de voluntarios previsto (optimistamente ~2.000 voluntarios si se mantiene la misma tasa de inscripción), con efectos en cascada sobre lo que se puede construir.
- El planteamiento general fue que será simplemente un evento algo diferente — menos estructuras o más sencillas, con priorización de lo que realmente debe construirse.
3. Voluntarios y Reclutamiento
- Michael M (nurse) hizo la actualización sobre voluntarios (compartiendo el panel en pantalla; se enviarán imágenes después). Los números han bajado de forma notable — y no es solo cuestión de números, sino de competencias y experiencia, ya que algunas personas con mucha implicación que apoyaron una posición de «no-go»/año sabático a principios de año se han tomado efectivamente el año libre.
- Áreas fuertes: Gate, Power, Barrio Support (construido desde cero), Nomads pre-evento (las noches y fines de semana siempre son difíciles).
- Mayor necesidad: el periodo pre-evento en el sitio, especialmente la mano de obra de infraestructura/construcción. La última semana pre-evento suele necesitar ~44 personas para infraestructura; actualmente hay ~14 inscritos. La semana de primer equipo y la semana de montaje son los puntos críticos. Strike, como siempre, es difícil de cubrir.
- Es necesaria una planificación de contingencia, pero Michael M advirtió firmemente contra nombrar a la ligera estructuras individuales que se vayan a descartar — esas estructuras tienen personas que llevan todo el año planificándolas. Cualquier reducción requiere una discusión previa y respetuosa.
- La moral y el cuidado de los voluntarios siguen siendo la prioridad. Se expresó agradecimiento a quienes están apareciendo y poniendo energía.
- Daniel T añadió que hay becas y otros apoyos disponibles para ayudar a personas que podrían venir pero se enfrentan a barreras económicas — por favor poned a esas personas en contacto.
Cómo ponerse en contacto / con quién
- Discord, WhatsApp, Telegram, o cualquier miembro de la junta (Daniel, Michael/nurse, Frank, Daniela). Los mensajes se atenderán; si una persona no responde, probad con otra.
4. Estrategia de Reclutamiento — Difundir el Mensaje
- El reconocimiento central: los canales existentes (correo, WhatsApp, Telegram, Discord updates) están llegando al mismo grupo de ~1.000–2.500 personas ya muy implicadas. Hay que llegar más allá de ese grupo.
- La propia comunidad es el mejor «equipo de comms» — ~30 personas en la llamada difundiendo el mensaje a sus propias redes y grupos de barrio pueden llegar a miles.
- Comms (Nora A) redactará / volverá a compartir un mensaje de reclutamiento fácil de reenviar en uno o dos días, publicado en los canales habituales (Telegram, WhatsApp, Discord
updates); también se compartirá el enlace de Daniela sobre voluntariado. - Los mensajes personales y auténticos («por qué yo creo que deberías venir a construir») a menudo llegan mejor que las difusiones más pulidas.
- Huecos específicos a cubrir: grupos de Facebook y otras comunidades burner europeas (aún no trabajadas a fondo); la comunidad francoparlante (Axel P se ofreció a llegar a amigos y otros barrios).
5. Voluntarios de Corta Estancia y de Fin de Semana — ¿Ayudan?
- En respuesta a la pregunta de Tancredi T sobre voluntarios de fin de semana / estancias cortas para construcción:
- Sí — personas con habilidades que vienen a trabajar (y no a aclimatarse / empezar la fiesta pronto) pueden marcar una diferencia real, incluso un fin de semana. Los fines de semana de trabajo son bienvenidos.
- Ayuda mucho saber con antelación quién llega y cuándo, para poder planificar la mano de obra y formar equipos al llegar.
- Lo mismo aplica a Strike, que parece «todo o nada» pero no tiene por qué serlo — se anima a la gente a descansar en Barcelona lunes/martes post-evento y volver un par de días de strike.
- El término «build» se está desenfatizando: gran parte del trabajo necesario es logística, administración y operación/decoración, no carga pesada. Hay un papel para cada conjunto de habilidades, incluso la administración a la sombra.
- Este no es el año para ser exigente: con buena actitud y disposición a recibir indicaciones es suficiente.
6. Priorización de Infraestructura — Camino de Decisión
- No se tomaron decisiones en la llamada — solo hubo discusión. Los coordinadores se reunirán la próxima semana para decidir.
- Daniela S enviará un correo a todos los coordinadores de proyecto para convocar una reunión el miércoles y priorizar la infraestructura: mapear las estructuras, estimar los días-persona necesarios para cada una, identificar dónde simplificar y decidir colectivamente qué reducir.
- Enfoques planteados para simplificar: construir el Gate a partir de una cabina + sombra en lugar de una construcción completa de madera; usar contenedores/cabinas con sombras encima (al estilo Ubertown) para zonas comunes de sombra/descanso; mantener las cosas funcionales aunque no sean «bonitas».
- Se habló de MoN (la gran estructura comunal de sombra) como candidata a reconsiderar. W, que está liderando MoN, pidió claridad cuanto antes, ya que hay equipos y voluntarios ya comprometidos y un resultado a medio construir es el peor escenario. Michael M y Daniela S afirmaron que su trabajo se valora y que nada se está cancelando unilateralmente; «quizá este sea el año de MoN» se planteó como una pregunta abierta genuina para el evento más pequeño (juntar a la gente en lugar de dispersarla).
- Se anotó una petición de una tabla accesible / calendario de construcción que muestre qué se va a construir cada día — el equipo de infraestructura considerará producirla.
7. Agradecimientos y Notas Positivas
- Daniel T cerró recordando las piezas duras ya aseguradas: permisos, seguros, sitios reservados, baños pagados y finanzas en orden (mérito de Peter en finanzas/presupuesto) — el evento no perderá dinero. Con esas piezas en su sitio, ~2.000 burners capaces y adaptables aún pueden tener una gran semana.
- Chris O compartió una buena noticia: los responsables de turno de Malfare y los Nomads están cubiertos para la noche del viernes — la noche más dura — aunque el resto de la semana siga ajustado. Agradecimiento a quienes se han apuntado. Más charla de reclutamiento de Malfare en otro momento.
Decisiones
- No se decidieron recortes estructurales/de infraestructura en la llamada — son explícitamente solo discusiones hasta la reunión de coordinadores.
- Los coordinadores se reunirán el miércoles para priorizar la infraestructura y decidir qué simplificar/reducir para el evento más pequeño.
- Adoptar un enfoque de reclutamiento impulsado por la comunidad: un mensaje estandarizado y fácil de reenviar que los miembros distribuyen a través de sus propias redes.
Acciones a Realizar
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Michael M (nurse) | Compartir imágenes del panel de voluntarios con el equipo | Esta semana |
| Nora A / Comms | Redactar un mensaje de reclutamiento fácil de reenviar y publicarlo en los canales habituales (Telegram, WhatsApp, Discord updates) | En 1–2 días |
| Daniela S | Enviar correo a todos los coordinadores de proyecto para convocar la reunión de priorización de infraestructura del miércoles | Inmediatamente después de la llamada |
| Todos / comunidad | Difundir el mensaje de reclutamiento a través de redes personales, grupos de barrio, grupos de FB y otras comunidades burner europeas/francoparlantes | Continuo |
| Todos | Poner en contacto a voluntarios dispuestos pero con limitaciones económicas para las becas/apoyos | Continuo |
| Equipo de infraestructura | Producir una tabla accesible / calendario de construcción (qué se construye cada día) | Pronto |
| Quienes puedan | Llegar pronto / quedarse a strike / ofrecer ayuda cualificada en fin de semana cuando sea posible; avisar de la fecha de llegada con antelación | Continuo |
Próxima llamada: la semana siguiente (ritmo habitual de llamadas comunitarias).
Actas preparadas a partir de la grabación de audio.
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Avec Daniel T (animateur), Michael M (nurse), Daniela S, Tancredi T, Chris O, Nora A, Axel P, Fadija C, Markus L, W (responsable de MoN) et d’autres membres de la communauté (~30 sur l’appel)
Archives de la Réunion
Un appel court cette semaine, avec deux fils principaux : un jalon financier et une discussion substantielle sur le recrutement des bénévoles et la priorisation de l’infrastructure pour un événement plus petit que d’habitude.
1. Toilettes Payées — Jalon Financier
- Daniel T a confirmé que le paiement des toilettes a été effectué : €69 000 transférés aujourd’hui. Il l’a signalé comme un jalon important (et édificateur), et a espéré qu’un futur site permettrait une approche plus rentable.
2. Échelle de l’Événement — ~2 000 contre ~3 000
- L’événement est en voie de vendre environ 2 000 billets, contre environ 3 000 l’an dernier — soit environ deux tiers des chiffres habituels. Cela réduit proportionnellement le vivier de bénévoles attendu (au mieux ~2 000 bénévoles si le même taux d’inscription se maintient), avec des effets en cascade sur ce qui peut être construit.
- Le cadrage général était que ce sera simplement un événement un peu différent — moins de structures ou des structures plus simples, avec une priorisation de ce qui doit vraiment être construit.
3. Bénévoles et Recrutement
- Michael M (nurse) a fait le point sur les bénévoles (en partageant le tableau de bord à l’écran ; des images seront diffusées ensuite). Les chiffres sont en baisse marquée — et il ne s’agit pas seulement de chiffres, mais aussi de compétences et d’expérience, certaines personnes très impliquées qui penchaient pour un « no-go »/année sabbatique en début d’année ayant effectivement pris une année off.
- Points forts : Gate, Power, Barrio Support (construit en partant de zéro), Nomads pré-événement (les soirs et week-ends sont toujours difficiles).
- Besoin le plus important : la période pré-événement sur site, en particulier la main-d’œuvre infrastructure/construction. La dernière semaine pré-événement nécessite généralement ~44 personnes pour l’infrastructure ; actuellement ~14 sont inscrites. La semaine de premier équipage et la semaine d’installation sont les points minces. Strike est, comme toujours, difficile à pourvoir.
- Une planification de contingence est nécessaire, mais Michael M a mis en garde fermement contre le fait de citer à la légère des structures individuelles à abandonner — ces structures ont des personnes qui ont planifié toute l’année autour d’elles. Toute réduction nécessite une discussion préalable et respectueuse.
- Le moral et le soin aux bénévoles restent la priorité. Gratitude exprimée à tous ceux qui se présentent et apportent leur énergie.
- Daniel T a ajouté que des allocations et autres aides sont disponibles pour aider les personnes qui pourraient venir mais qui font face à des obstacles financiers — merci de mettre ces personnes en contact.
Comment se mettre en contact / à qui s’adresser
- Discord, WhatsApp, Telegram, ou tout membre du conseil (Daniel, Michael/nurse, Frank, Daniela). Les messages seront remarqués et auront une réponse ; si une personne ne répond pas, essayez-en une autre.
4. Stratégie de Recrutement — Faire Passer le Message
- La reconnaissance centrale : les canaux existants (e-mail, WhatsApp, Telegram, Discord updates) atteignent le même groupe de ~1 000–2 500 personnes déjà très impliquées. Il faut atteindre au-delà de ce groupe.
- La communauté elle-même est la meilleure « équipe comms » — ~30 personnes sur l’appel diffusant le message à leurs propres réseaux et groupes de barrio peuvent atteindre des milliers de personnes.
- Comms (Nora A) rédigera / repartagera un message de recrutement facile à transférer dans un ou deux jours, posté sur les canaux habituels (Telegram, WhatsApp, Discord
updates) ; le lien de Daniela sur le bénévolat sera également partagé. - Les messages personnels et authentiques (« voici pourquoi je pense que tu devrais venir construire ») ont souvent plus d’impact qu’une diffusion plus polie.
- Lacunes spécifiques à viser : groupes Facebook et autres communautés burner européennes (pas encore vraiment travaillés) ; la communauté francophone (Axel P s’est proposé pour atteindre des amis et d’autres barrios).
5. Bénévoles Courts et de Week-end — Cela Aide-t-il ?
- En réponse à la question de Tancredi T sur les bénévoles de week-end / courts séjours pour la construction :
- Oui — des personnes compétentes qui viennent pour travailler (et non pour s’acclimater / commencer la fête en avance) peuvent faire une réelle différence, même un week-end. Les week-ends de travail sont les bienvenus.
- Cela aide beaucoup de savoir à l’avance qui arrive et quand, pour pouvoir planifier la main-d’œuvre et former les équipes à l’arrivée.
- La même chose s’applique à Strike, qui paraît « tout ou rien » mais ne doit pas l’être — on encourage les gens à se reposer à Barcelone lundi/mardi post-événement et à revenir pour deux jours de strike.
- Le terme « build » est dé-emphasisé : une grande partie du travail nécessaire est logistique, administration et opération/décoration, pas du portage lourd. Il y a un rôle pour chaque type de compétence, y compris l’administration à l’ombre.
- Ce n’est pas une année pour faire la fine bouche : une bonne attitude et la disposition à suivre les instructions suffisent.
6. Priorisation de l’Infrastructure — Chemin de Décision
- Aucune décision n’a été prise pendant l’appel — il s’agit uniquement de discussion. Les coordinateurs se réuniront la semaine prochaine pour décider.
- Daniela S enverra un e-mail à tous les coordinateurs de projet pour fixer une réunion le mercredi afin de prioriser l’infrastructure : cartographier les structures, estimer les jours-personnes nécessaires pour chacune, identifier où simplifier et décider collectivement ce qu’il convient de réduire.
- Approches évoquées pour simplifier : construire le Gate à partir d’une cabine + ombre plutôt qu’une construction en bois complète ; utiliser des conteneurs/cabines avec des ombres sur le dessus (à la manière d’Ubertown) pour les zones communes d’ombre/repos ; garder les choses fonctionnelles même si elles ne sont pas « jolies ».
- MoN (la grande structure communale d’ombre) a été évoqué comme candidat à reconsidérer. W, qui dirige MoN, a demandé une clarté rapide, car des équipes et des bénévoles sont déjà engagés et un résultat à moitié construit est le pire scénario. Michael M et Daniela S ont tous deux affirmé que son travail est valorisé et que rien n’est annulé unilatéralement ; « peut-être est-ce l’année de MoN » a été posé comme une vraie question ouverte pour l’événement plus petit (rassembler les gens plutôt que de les disperser).
- Une demande a été notée pour un tableau accessible / calendrier de construction montrant ce qui est censé être construit chaque jour — l’équipe infrastructure va envisager de le produire.
7. Reconnaissance et Notes Positives
- Daniel T a clôturé en rappelant les pierres angulaires déjà sécurisées : permis, assurance, sites réservés, toilettes payées et finances en bon ordre (mérite à Peter pour les finances/le budget) — l’événement ne perdra pas d’argent. Avec ces éléments en place, ~2 000 burners capables et adaptables peuvent encore passer une excellente semaine.
- Chris O a partagé une bonne nouvelle : les responsables de créneau Malfare et les Nomads sont couverts pour la nuit de vendredi — la nuit la plus difficile — même si le reste de la semaine reste tendu. Reconnaissance à ceux qui se sont inscrits. Plus de discussions sur le recrutement Malfare à suivre séparément.
Décisions
- Aucune réduction structurelle/d’infrastructure n’a été décidée pendant l’appel — ce sont explicitement uniquement des discussions jusqu’à la réunion des coordinateurs.
- Les coordinateurs se réuniront mercredi pour prioriser l’infrastructure et décider ce qu’il convient de simplifier/réduire pour l’événement plus petit.
- Adopter une approche de recrutement pilotée par la communauté : un message standardisé et facile à transférer que les membres distribuent à travers leurs propres réseaux.
Actions à Réaliser
| Personne | Action | Délai |
|---|---|---|
| Michael M (nurse) | Partager les images du tableau de bord des bénévoles avec l’équipe | Cette semaine |
| Nora A / Comms | Rédiger un message de recrutement facile à transférer et le publier sur les canaux habituels (Telegram, WhatsApp, Discord updates) | Sous 1–2 jours |
| Daniela S | Envoyer un e-mail à tous les coordinateurs de projet pour fixer la réunion de priorisation infrastructure du mercredi | Immédiatement après l’appel |
| Tous / communauté | Diffuser le message de recrutement à travers les réseaux personnels, groupes de barrio, groupes FB et autres communautés burner européennes/francophones | Continu |
| Tous | Mettre en contact les bénévoles motivés mais contraints financièrement pour les allocations/aides | Continu |
| Équipe infrastructure | Produire un tableau accessible / calendrier de construction (ce qui est construit chaque jour) | Bientôt |
| Tous ceux qui peuvent | Arriver tôt / rester pour le strike / proposer une aide qualifiée le week-end si possible ; signaler la date d’arrivée à l’avance | Continu |
Prochain appel : la semaine suivante (rythme habituel des appels communautaires).
Procès-verbal préparé à partir de l’enregistrement audio.
In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Con Daniel T (moderatore), Michael M (nurse), Daniela S, Tancredi T, Chris O, Nora A, Axel P, Fadija C, Markus L, W (responsabile di MoN) e altri membri della comunità (~30 alla chiamata)
Archivi della Riunione
Una chiamata breve questa settimana, con due fili principali: un traguardo finanziario e una discussione sostanziale sul reclutamento dei volontari e sulla priorizzazione dell’infrastruttura per un evento più piccolo del solito.
1. Bagni Pagati — Traguardo Finanziario
- Daniel T ha confermato che il pagamento dei bagni è stato effettuato: €69.000 trasferiti oggi. Lo ha segnalato come un traguardo importante (e impressionante), e ha sperato che un sito futuro possa consentire un approccio più conveniente.
2. Scala dell’Evento — ~2.000 contro ~3.000
- L’evento è sulla strada di vendere circa 2.000 biglietti, contro circa 3.000 lo scorso anno — circa due terzi dei numeri abituali. Ciò riduce proporzionalmente il bacino di volontari atteso (ottimisticamente ~2.000 volontari se si mantiene lo stesso tasso di iscrizione), con effetti a cascata su cosa si può costruire.
- L’impostazione generale è che sarà semplicemente un evento un po’ diverso — meno strutture o più semplici, con priorità a ciò che davvero deve essere costruito.
3. Volontari e Reclutamento
- Michael M (nurse) ha aggiornato sui volontari (condividendo la dashboard sullo schermo; immagini verranno diffuse in seguito). I numeri sono in netto calo — e non si tratta solo di numeri ma anche di competenze ed esperienza, dato che alcune persone molto coinvolte che a inizio anno propendevano per un «no-go»/anno sabbatico hanno effettivamente preso un anno off.
- Aree forti: Gate, Power, Barrio Support (costruito da zero), Nomads pre-evento (le notti e i weekend sono sempre difficili).
- Necessità maggiore: il periodo pre-evento sul sito, in particolare la manodopera per infrastrutture/costruzione. L’ultima settimana pre-evento richiede di solito ~44 persone per l’infrastruttura; attualmente ~14 sono iscritte. La prima settimana di crew e quella di setup sono i punti deboli. Strike è, come sempre, difficile da coprire.
- È necessaria una pianificazione di contingenza, ma Michael M ha messo fortemente in guardia dal nominare con leggerezza singole strutture da eliminare — quelle strutture hanno persone che hanno pianificato tutto l’anno intorno a loro. Qualsiasi riduzione richiede una discussione preventiva e rispettosa.
- Il morale e la cura dei volontari rimangono la priorità. Riconoscimento espresso a chi si sta facendo avanti e mettendo energia.
- Daniel T ha aggiunto che sono disponibili borse e altri supporti per aiutare persone che potrebbero venire ma incontrano barriere economiche — per favore mettete queste persone in contatto.
Come mettersi in contatto / con chi
- Discord, WhatsApp, Telegram, o qualsiasi membro del consiglio (Daniel, Michael/nurse, Frank, Daniela). I messaggi verranno notati e avranno risposta; se una persona non risponde, provatene un’altra.
4. Strategia di Reclutamento — Diffondere il Messaggio
- Il riconoscimento centrale: i canali esistenti (e-mail, WhatsApp, Telegram, Discord updates) raggiungono lo stesso gruppo di ~1.000–2.500 persone già molto coinvolte. Bisogna raggiungere oltre quel gruppo.
- La comunità stessa è il miglior «team comms» — ~30 persone alla chiamata che diffondono il messaggio alle proprie reti e gruppi di barrio possono raggiungere migliaia di persone.
- Comms (Nora A) redigerrà / ricondividerà un messaggio di reclutamento facile da inoltrare entro uno o due giorni, pubblicato sui canali abituali (Telegram, WhatsApp, Discord
updates); verrà condiviso anche il link di Daniela sul volontariato. - I messaggi personali e autentici («ecco perché io penso che dovresti venire a costruire») spesso funzionano meglio di trasmissioni più rifinite.
- Lacune specifiche da colmare: gruppi Facebook e altre comunità burner europee (non ancora lavorate a fondo); la comunità francofona (Axel P si è offerto di raggiungere amici e altri barrios).
5. Volontari di Breve Durata e di Fine Settimana — Aiutano?
- In risposta alla domanda di Tancredi T sui volontari di weekend / breve permanenza per la costruzione:
- Sì — persone competenti che vengono per lavorare (non per acclimatarsi / iniziare la festa in anticipo) possono fare una vera differenza, anche solo per un weekend. I weekend di lavoro sono i benvenuti.
- Aiuta molto sapere in anticipo chi arriva e quando, per pianificare la manodopera e formare squadre all’arrivo.
- Lo stesso vale per Strike, che sembra «tutto o niente» ma non deve esserlo — si incoraggia a riposare a Barcellona lunedì/martedì post-evento e tornare per un paio di giorni di strike.
- Il termine «build» viene de-enfatizzato: molta del lavoro necessario è logistica, amministrazione e operatività/decorazione, non lavoro fisico pesante. C’è un ruolo per ogni tipo di competenza, inclusa l’amministrazione all’ombra.
- Non è l’anno per essere selettivi: bastano un buon atteggiamento e la disponibilità a ricevere indicazioni.
6. Prioritizzazione dell’Infrastruttura — Percorso Decisionale
- Nessuna decisione è stata presa durante la chiamata — solo discussione. I coordinatori si riuniranno la prossima settimana per decidere.
- Daniela S invierà un’e-mail a tutti i coordinatori di progetto per fissare una riunione il mercoledì per dare priorità all’infrastruttura: mappare le strutture, stimare i giorni-persona necessari per ciascuna, individuare dove semplificare e decidere collettivamente cosa ridurre.
- Approcci proposti per semplificare: costruire il Gate a partire da una cabina + ombra invece di una costruzione completa in legno; usare container/cabine con ombreggianti sopra (alla maniera di Ubertown) per zone comuni d’ombra/riposo; mantenere le cose funzionali anche se non «belle».
- Si è parlato di MoN (la grande struttura comunale d’ombra) come candidata da riconsiderare. W, che sta guidando MoN, ha chiesto chiarezza il prima possibile, dato che squadre e volontari sono già impegnati e un risultato a metà è lo scenario peggiore. Michael M e Daniela S hanno entrambi affermato che il suo lavoro è apprezzato e che nulla viene tagliato unilateralmente; «forse questo è l’anno di MoN» è stato posto come una vera domanda aperta per l’evento più piccolo (riunire le persone invece di disperderle).
- È stata annotata la richiesta di una tabella accessibile / calendario di costruzione che mostri cosa va costruito in quale giorno — il team infrastruttura valuterà di produrla.
7. Riconoscimenti e Note Positive
- Daniel T ha chiuso ricordando i pilastri già assicurati: permessi, assicurazioni, siti prenotati, bagni pagati e finanze in ordine (merito di Peter per finanze/budget) — l’evento non perderà soldi. Con questi pilastri in posizione, ~2.000 burners capaci e adattabili possono ancora avere una grande settimana.
- Chris O ha condiviso una buona notizia: i responsabili di turno Malfare e i Nomads sono coperti per la notte di venerdì — la notte più difficile — anche se il resto della settimana rimane teso. Riconoscimento a chi si è iscritto. Più discussione sul reclutamento Malfare in un altro momento.
Decisioni
- Nessun taglio strutturale/di infrastruttura deciso durante la chiamata — sono esplicitamente solo discussioni fino alla riunione dei coordinatori.
- I coordinatori si incontreranno mercoledì per dare priorità all’infrastruttura e decidere cosa semplificare/ridurre per l’evento più piccolo.
- Adottare un approccio di reclutamento guidato dalla comunità: un messaggio standardizzato e facile da inoltrare che i membri distribuiscono attraverso le proprie reti.
Azioni da Intraprendere
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Michael M (nurse) | Condividere con il team le immagini della dashboard dei volontari | Questa settimana |
| Nora A / Comms | Redigere un messaggio di reclutamento facile da inoltrare e pubblicarlo sui canali abituali (Telegram, WhatsApp, Discord updates) | Entro 1–2 giorni |
| Daniela S | Inviare e-mail a tutti i coordinatori di progetto per fissare la riunione di prioritizzazione dell’infrastruttura del mercoledì | Subito dopo la chiamata |
| Tutti / comunità | Diffondere il messaggio di reclutamento attraverso reti personali, gruppi di barrio, gruppi FB e altre comunità burner europee/francofone | Continuo |
| Tutti | Mettere in contatto volontari motivati ma con vincoli economici per borse/supporti | Continuo |
| Team infrastruttura | Produrre una tabella accessibile / calendario di costruzione (cosa si costruisce in quale giorno) | Presto |
| Chi può | Arrivare in anticipo / restare per lo strike / offrire aiuto qualificato nel weekend dove possibile; segnalare in anticipo la data di arrivo | Continuo |
Prossima chiamata: la settimana successiva (ritmo abituale delle chiamate comunitarie).
Verbale preparato a partire dalla registrazione audio.
Im Falle von Abweichungen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Mit Daniel T (Moderator), Michael M (nurse), Daniela S, Tancredi T, Chris O, Nora A, Axel P, Fadija C, Markus L, W (verantwortlich für MoN) und weiteren Community-Mitgliedern (~30 im Call)
Sitzungsunterlagen
Ein kurzer Call diese Woche, mit zwei Hauptsträngen: ein finanzieller Meilenstein und eine substanzielle Diskussion über Freiwilligenrekrutierung und Infrastruktur-Priorisierung für ein kleineres Event als gewohnt.
1. Toiletten Bezahlt — Finanzieller Meilenstein
- Daniel T bestätigte, dass die Zahlung für die Toiletten erfolgt ist: €69.000 heute überwiesen. Er nannte es einen wichtigen (und beeindruckenden) Meilenstein und hoffte, dass ein zukünftiges Gelände einen kostengünstigeren Ansatz erlauben könnte.
2. Größe des Events — ~2.000 gegenüber ~3.000
- Das Event ist auf dem Weg, etwa 2.000 Tickets zu verkaufen, gegenüber rund 3.000 im Vorjahr — etwa zwei Drittel der üblichen Zahlen. Das reduziert proportional den erwarteten Pool an Freiwilligen (optimistisch ~2.000 Freiwillige, wenn die Anmelderate gleich bleibt), mit Folgewirkungen darauf, was gebaut werden kann.
- Die durchgängige Rahmung war, dass es einfach ein etwas anderes Event wird — weniger oder einfachere Strukturen, mit Priorisierung dessen, was wirklich gebaut werden muss.
3. Freiwillige und Rekrutierung
- Michael M (nurse) gab das Freiwilligen-Update (Dashboard auf dem Bildschirm geteilt; Bilder werden im Anschluss verteilt). Die Zahlen sind deutlich rückläufig — und es geht nicht nur um Zahlen, sondern auch um Kompetenzen und Erfahrung, da einige lang Engagierte, die früher im Jahr ein «No-go»/Sabbatjahr favorisierten, tatsächlich ein Jahr pausieren.
- Starke Bereiche: Gate, Power, Barrio Support (von Grund auf aufgebaut), Pre-Event-Nomads (Nächte/Wochenenden sind immer schwierig).
- Größter Bedarf: die Vor-Event-Phase vor Ort, besonders Arbeitskraft für Infrastruktur/Aufbau. Die letzte Pre-Event-Woche braucht üblicherweise ~44 Personen für Infrastruktur; aktuell sind ~14 angemeldet. Die First-Crew-Woche und die Setup-Woche sind die dünnen Stellen. Strike ist, wie immer, schwer zu besetzen.
- Kontingenzplanung ist nötig, aber Michael M warnte nachdrücklich davor, einzelne Strukturen leichtfertig als zu streichen zu nennen — diese Strukturen haben Menschen, die ein ganzes Jahr darum herum geplant haben. Jede Reduzierung erfordert eine vorbereitende, respektvolle Diskussion.
- Moral und Sorge um die Freiwilligen bleiben Priorität. Anerkennung an alle, die sich melden und Energie einbringen.
- Daniel T ergänzte, dass Stipendien und andere Unterstützungen verfügbar sind, um Menschen zu helfen, die kommen könnten, aber finanzielle Hürden haben — bitte solche Personen in Kontakt bringen.
Wie man Kontakt aufnimmt / an wen man sich wendet
- Discord, WhatsApp, Telegram oder jedes Vorstandsmitglied (Daniel, Michael/nurse, Frank, Daniela). Nachrichten werden bemerkt und beantwortet; antwortet eine Person nicht, versucht es bei einer anderen.
4. Rekrutierungsstrategie — Die Botschaft Verbreiten
- Die zentrale Erkenntnis: die bestehenden Kanäle (E-Mail, WhatsApp, Telegram, Discord Updates) erreichen dieselbe Gruppe von ~1.000–2.500 ohnehin stark Engagierten. Wir müssen über diese Gruppe hinaus gelangen.
- Die Community selbst ist das beste «Comms-Team» — ~30 Personen im Call, die die Botschaft in ihre eigenen Netzwerke und Barrio-Gruppen tragen, erreichen Tausende.
- Comms (Nora A) wird in den nächsten ein bis zwei Tagen eine leicht weiterleitbare Rekrutierungsbotschaft verfassen / erneut teilen, in den üblichen Kanälen (Telegram, WhatsApp, Discord
updates); auch Danielas Link zum Volunteering wird geteilt. - Persönliche, authentische Nachrichten («hier ist, warum ich finde, du solltest kommen und mit aufbauen») wirken oft besser als ausgefeilte Broadcasts.
- Spezifische Lücken: Facebook-Gruppen und weitere europäische Burner-Communities (bisher kaum bearbeitet); die frankophone Community (Axel P bot an, Freundinnen und Freunde und andere Barrios zu erreichen).
5. Kurze Einsätze und Wochenend-Freiwillige — Hilft Das?
- Auf Tancredi Ts Frage zu Wochenend-/Kurzzeit-Freiwilligen für den Aufbau:
- Ja — kompetente Leute, die zum Arbeiten kommen (und nicht, um sich zu akklimatisieren / früh die Party zu starten), können einen echten Unterschied machen, sogar an einem Wochenende. Arbeitswochenenden sind willkommen.
- Es hilft sehr, im Voraus zu wissen, wer wann ankommt, damit die Arbeitskraft geplant und Teams bei Ankunft gebildet werden können.
- Dasselbe gilt für Strike, das sich wie «alles oder nichts» anfühlt, aber nicht so sein muss — man wird ermutigt, Mo/Di nach dem Event in Barcelona auszuruhen und für ein paar Strike-Tage zurückzukehren.
- Der Begriff «Build» wird entdramatisiert: viel der nötigen Arbeit ist Logistik, Verwaltung und Betrieb/Dekoration, kein schweres Heben. Für jede Kompetenz gibt es eine Rolle, einschließlich Admin im Schatten.
- Dies ist nicht das Jahr, wählerisch zu sein: eine gute Haltung und die Bereitschaft, sich anweisen zu lassen, reichen.
6. Infrastruktur-Priorisierung — Entscheidungsweg
- Im Call wurden keine Entscheidungen getroffen — nur Diskussion. Die Koordinator:innen treffen sich nächste Woche zur Entscheidung.
- Daniela S wird allen Projekt-Koordinator:innen eine E-Mail senden, um ein Treffen am Mittwoch anzusetzen, um Infrastruktur zu priorisieren: Strukturen kartieren, die Personentage für jede abschätzen, identifizieren, wo vereinfacht werden kann, und gemeinsam entscheiden, was reduziert wird.
- Vorgeschlagene Vereinfachungsansätze: das Gate aus einer Kabine + Schatten statt einer vollständigen Holzkonstruktion bauen; Container/Kabinen mit Schattenstrukturen oben (á la Ubertown) für gemeinsame Schatten-/Ruhebereiche nutzen; Dinge funktional halten, auch wenn sie nicht «hübsch» sind.
- Über MoN (die große gemeinschaftliche Schattenstruktur) wurde als Kandidat zum Überdenken gesprochen. W, die MoN verantwortet, bat um Klarheit so bald wie möglich, da Teams und Freiwillige bereits eingebunden sind und ein halb fertiges Ergebnis das schlechteste Szenario ist. Michael M und Daniela S bekräftigten beide, dass ihre Arbeit geschätzt wird und nichts einseitig gestrichen wird; «vielleicht ist dies Mons Jahr» wurde als echte offene Frage für das kleinere Event aufgeworfen (Menschen zusammenziehen statt zerstreuen).
- Eine Bitte um eine zugängliche Tabelle / einen Bauzeitplan, der zeigt, was an welchem Tag gebaut werden soll, wurde notiert — das Infrastrukturteam prüft die Erstellung.
7. Anerkennung und Positive Anmerkungen
- Daniel T schloss mit den bereits gesicherten Eckpfeilern: Genehmigungen, Versicherung, Sites gebucht, Toiletten bezahlt und Finanzen in Ordnung (Verdienst von Peter bei Finanzen/Budget) — das Event wird kein Geld verlieren. Mit diesen Eckpfeilern können ~2.000 fähige, anpassungsfähige Burners immer noch eine großartige Woche haben.
- Chris O teilte gute Nachrichten: Malfare-Schichtleitungen und Nomads sind für Freitagnacht abgedeckt — die schwierigste Nacht — auch wenn der Rest der Woche dünn bleibt. Dank an alle, die sich angemeldet haben. Weitere Malfare-Rekrutierungsgespräche zu einem anderen Zeitpunkt.
Entscheidungen
- Keine strukturellen/infrastrukturellen Kürzungen wurden im Call entschieden — es handelt sich ausdrücklich um reine Diskussionen bis zum Koordinator:innen-Treffen.
- Die Koordinator:innen treffen sich am Mittwoch, um Infrastruktur zu priorisieren und zu entscheiden, was für das kleinere Event vereinfacht/reduziert wird.
- Ein community-getragener Rekrutierungsansatz wird verfolgt: eine standardisierte, leicht weiterleitbare Nachricht, die Mitglieder über ihre eigenen Netzwerke verteilen.
Maßnahmen
| Person | Maßnahme | Frist |
|---|---|---|
| Michael M (nurse) | Bilder vom Freiwilligen-Dashboard mit dem Team teilen | Diese Woche |
| Nora A / Comms | Eine leicht weiterleitbare Rekrutierungsnachricht entwerfen und in den üblichen Kanälen veröffentlichen (Telegram, WhatsApp, Discord updates) | Binnen 1–2 Tagen |
| Daniela S | E-Mail an alle Projekt-Koordinator:innen senden, um das Mittwochs-Treffen zur Infrastruktur-Priorisierung anzusetzen | Direkt nach dem Call |
| Alle / Community | Die Rekrutierungsnachricht über persönliche Netzwerke, Barrio-Gruppen, FB-Gruppen und weitere europäische/frankophone Burner-Communities verbreiten | Laufend |
| Alle | Motivierte, aber finanziell eingeschränkte Freiwillige bezüglich Stipendien/Unterstützung in Kontakt bringen | Laufend |
| Infrastrukturteam | Eine zugängliche Tabelle / einen Bauzeitplan erstellen (was an welchem Tag gebaut wird) | Bald |
| Alle, die können | Früh anreisen / für Strike bleiben / wo möglich qualifizierte Wochenend-Hilfe anbieten; das Ankunftsdatum vorab signalisieren | Laufend |
Nächster Call: in der folgenden Woche (regulärer Rhythmus der Community-Calls).
Protokoll erstellt aus der Audioaufzeichnung.