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Board Meeting

Date: Monday 21 September 2026, evening (~65 min, video call)
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Board present: Daniel T (president), Ben D (secretary, facilitating), Ward D, Victor P, Pablo V, Peter D (treasurer) · Absent: Chris O, Michelle · Observers: Daniela (production coordinator) Six of the eight board members attended, so quorum was present. The agenda was assembled shortly before the meeting. Ward D joined a few minutes in.

1. Check-in, minutes and agenda

  • Check-in done. Ben D had no acta ready for approval this week and noted that the board has still not been approving its actas properly; to be picked up next week.
  • Agenda as assembled on the call: production update; storage; board elections and terms; a message from the Malfare team; handling of email to the public contact address; any other business.

2. Production update — environmental consultation and ALM

  • The Comarca is active again after the summer. Daniela spoke to the association's contact there on Friday. She had asked whether it would help to narrow the list of candidate dates already submitted for the new site; the advice was not to, since any change would restart the consultation. None of the consulted bodies has replied yet and there is no direct point of contact in them, so the association waits.
  • Consultation for the current site. The same consultation (INAGA and the Confederación Hidrográfica) has not yet been filed for the current site, and needs to be, since the association is planning the 2027 event on the current site regardless and expects to know by around December whether a move is possible. Daniel T had understood this to have been filed already for both sites; Daniela explained that it had been left open when the Comarca contact went on leave and was confirmed only on Friday. Daniela asked whether to submit only the top three or five dates from the members' vote. After a short discussion — it costs nothing and should take no longer — agreed: submit all eight candidate dates, as for the new site. Daniel T asked that it go in promptly.
  • Annual Leadership Meeting (ALM). The first preparation meeting took place last week; weekly meetings continue for the next four weeks until the ALM. This Wednesday's session covers culture, community care and volunteer sustainability.

3. Storage

  • Ben D reported that the documents for the storage arrangements have been reviewed by the other party's advisers with no changes requested and are ready for signature; the e-signature request had lapsed and will be re-sent. Ben D will pass day-to-day coordination on storage to another volunteer in due course.
  • Daniela noted that, following last week's conversation, Ellen K is gathering a group on shared storage and common resources — what the association needs and how it should be managed. Several people have raised it for the ALM, so it is likely to become a working group as well as an ALM topic.

4. General Assemblies, board elections and terms

  • Peter D suggested that a second General Assembly in mid-December would be a natural yearly fixture: year-end financials, the budget for the following year and the other matters asociados must vote on annually, at a time that is less busy but still ahead of the holidays. It could also be the occasion to change the rules to allow more voting and more members.
  • Staggered terms. Pablo V, picking up an earlier proposal of Peter D's, suggested that at the next board election some members could volunteer — or be chosen by vote — to extend their term to three years, so that in future half the board changes at a time. Peter D noted this would need two separate votes: one to permit staggering, another to extend specific terms; and that rule changes of this kind need a two-thirds majority with quorum, so nothing passes unless asociados clearly want it.
  • Sequencing. Daniel T's view: any election required by the statutes must of course be held when it falls due, but broader changes — staggering, quorum requirements, a wider election — should wait until the organisational-design work led by Anna T, Celine V and Daniela has clarified what the board is and how it differs from coordinators. The board has so far acted as the backstop that made the event happen; in a well-functioning organisation it should be a governance body, with operational work sitting in departments, and it would be good to know what the board is before adding or staggering people into it. That work is hoped to be ready by December. Peter D's view: the two are independent — one is a matter of the law and the statutes, the other of how things work in practice — lead times are long, and a more diverse board is a reasonable aim whatever the design work concludes.
  • No decision; the discussion continues at the ALM and in later meetings.

5. Message from the Malfare team

  • The board considered a message received shortly before the meeting from the Malfare (welfare) team, proposing a wider debrief and learning exercise in the coming weeks on how serious welfare concerns are handled on site.
  • Daniela's view was that no action is required of the association as such, and that the useful part is the gaps it identifies — documentation within the team, and a clear chain of responsibility for the most serious situations — which is the kind of learning Malfare normally does after each event. Wednesday's community-care session may be a good place to begin; otherwise a separate call. Victor P questioned whether this is a board matter at all, there being no legal or statutory implication unless a future working group finds one. Pablo V agreed: responsibility is distributed as intended, and it is for the department to decide.
  • Agreed: Ben D will reply, acknowledging the message and inviting the sender either to propose a working group with a defined scope to review and update policy, or to take it through Malfare's regular post-event review, as they judge best.

6. Email to the public contact address

  • Victor P, who answers hello@nobodies.team, asked how to handle sensitive messages. Around nine in ten are generic and he answers them himself; occasionally one arrives — the enquiry minuted last week, and another this week — where he is unsure whether it may be forwarded to the board or a department, and what to say to the sender meanwhile.
  • Ben D: not everything sent to that address needs the board's attention; the normal course is to forward it to the relevant department and tell the sender so. Daniel T: nobody writing to a general contact address can reasonably expect that it will not be read by others within the organisation — unlike a dedicated address such as consent@. Pablo V suggested replies could state that they are informational and do not represent the board, with official channels (General Assemblies, official calls) available to members for anything binding; the association does not owe non-members an answer. Peter D suggested publishing a clearer directory of addresses on the website, flagging the ones for sensitive matters.
  • This week's message presses the association to adopt a public position connected to a geopolitical conflict. Peter D's view, which nobody disputed: the answer is short whatever the length of the message — the association is an inclusive community, does not take political positions, and is bound by Spanish law — and a line to that effect belongs on the website if it is not already there. As with the previous comparable message, this one goes to Inclusion and Participant & Wellness, who can come back to the board with a recommendation if they see the need for one.
  • Victor P said he had the guidance he needed.

7. Finances: reimbursements and the timing of financial reporting

  • Reimbursements. Art grants, volunteer expense claims and travel claims are still unpaid while the Humans payment workflow is completed. Daniela asked whether a manual stop-gap was possible for this year. Peter D explained that the workflow is very close, and that a manual route would be more work rather than less, since the bank requires a specific payment-file format. The aim is to have everything paid by the end of September.
  • Timing of financial reporting. Daniel T asked when the event's financial result can be shared with asociados. Peter D: final figures are expected around mid-November. The accounts involve some five thousand transactions and are being set up to give a result for each activity, line by line. September's priorities are reimbursements and the quarter-end; a Finances 2027 working group starts in early October, and figures will be shared there as they are finalised. The association is not short of money.
  • Discussion. Views differed on whether a provisional headline figure should be shared earlier. Daniel T argued that early transparency, even approximate and clearly caveated, matters for the community's trust, and offered to field the questions it would raise. The treasurer and the production coordinator considered that a provisional figure would invite questions that cannot yet be answered and would later have to be corrected, and that the limited finance capacity must go first to reimbursing people and to the association's legal obligations. Pablo V suggested a middle course — sharing, before the ALM, what can be stated with certainty alongside a list of what is still pending — and was content to leave the timing to the treasurer. No decision was taken.
  • Objection recorded. Daniel T asked that his position be recorded formally: as a member of the board he objects to figures not being released, and believes strongly that at least a headline number should be published before the end of the month, with progressively more detail to follow. He recognised that the decision is not his alone but the board's, and the treasurer's in particular.
  • Capacity of the finance function. The board recognised that the treasurer has carried an exceptional workload this year — much of it building systems that will make accounting far lighter from next year — and that the finance function depends too heavily on one volunteer. Building a finance team is a priority, to be taken up at the ALM and in the governance working group. The board thanked Peter D for the work done. Asociados who would like to see figures sooner are warmly invited to help: join the finance team.

8. Any other business

  • Membership applications. Daniel T asked all board members to go into Humans and vote on pending applications for membership.
  • New-site project. Pablo V reported that the planned in-person visit for the new site did not take place because of a vehicle breakdown and is being rescheduled; about two weeks have been lost. The visit is the next step; the permit application has been filed. If there is no progress by next week, another route to the visit may be needed.

9. Checkout

  • Checkout done. Board members thanked Peter D for the very large effort that has gone into the finance systems, and thanked Daniel T and everyone involved in the event-dates vote. Daniela noted that the association's first General Assembly, on Thursday, went well and was well received.
  • Next meeting: next Monday.

Decisions

  • Environmental consultation, current site: submit all eight candidate dates, promptly.
  • Malfare message: acknowledged; for the department to take forward, either as a scoped working group or through its regular post-event review.
  • Public contact address: sensitive messages are forwarded to the relevant department and the sender is told so; requests for political positions receive a short standard answer.
  • Release of financial figures: no decision. Daniel T's objection to the absence of a headline figure before the end of September is recorded.

Action Items

Action Owner
File the INAGA / Confederación consultation for the current site with all eight dates Daniela
Re-send the storage documents for e-signature Ben D
Reply to the Malfare team as agreed in §5 Ben D
Forward this week's message from the public contact address to Inclusion and Participant & Wellness; send the short standard reply Victor P
Add a statement on political neutrality and a clearer directory of contact addresses to the website Board (owner to be confirmed)
Complete the Humans payment workflow and pay art grants, expense claims and travel claims by end of September Peter D
Start the Finances 2027 working group (early October); share figures there as they are finalised Peter D
Support for the treasurer / building a finance team — to be taken up at the ALM and in the governance working group No owner assigned
Vote on pending membership applications in Humans All board members
Reschedule the new-site visit; report back next week Pablo V
Present actas for approval Ben D
Junta presente: Daniel T (presidente), Ben D (secretario, facilitando), Ward D, Victor P, Pablo V, Peter D (tesorero) · Ausentes: Chris O, Michelle · Observadores: Daniela (coordinadora de producción) Asistieron seis de los ocho miembros de la junta, por lo que hubo quórum. El orden del día se compuso poco antes de la reunión. Ward D se incorporó a los pocos minutos de empezar.

1. Ronda inicial, actas y orden del día

  • Ronda inicial realizada. Ben D no tenía ninguna acta lista para su aprobación esta semana y señaló que la junta sigue sin aprobar sus actas como es debido; se retomará la semana que viene.
  • Orden del día tal como se compuso durante la llamada: actualización de producción; almacenamiento; elecciones a la junta y mandatos; un mensaje del equipo de Malfare; gestión del correo electrónico dirigido a la dirección de contacto pública; ruegos y preguntas.

2. Actualización de producción — consulta ambiental y ALM

  • La Comarca vuelve a estar activa tras el verano. Daniela habló el viernes con la persona de contacto de la asociación allí. Había preguntado si ayudaría reducir la lista de fechas candidatas ya presentada para el nuevo emplazamiento; el consejo fue no hacerlo, ya que cualquier cambio reiniciaría la consulta. Ninguno de los organismos consultados ha respondido todavía y no hay en ellos un punto de contacto directo, por lo que la asociación espera.
  • Consulta para el emplazamiento actual. La misma consulta (INAGA y la Confederación Hidrográfica) todavía no se ha presentado para el emplazamiento actual, y es necesario hacerlo, ya que la asociación está planificando el evento de 2027 en el emplazamiento actual en cualquier caso y espera saber hacia diciembre si es posible un traslado. Daniel T había entendido que ya se había presentado para ambos emplazamientos; Daniela explicó que había quedado pendiente cuando la persona de contacto de la Comarca se fue de permiso y que no se confirmó hasta el viernes. Daniela preguntó si debía presentar solo las tres o cinco fechas más votadas en la votación de los miembros. Tras un breve debate — no cuesta nada y no debería llevar más tiempo — acordado: presentar las ocho fechas candidatas, igual que para el nuevo emplazamiento. Daniel T pidió que se presente con prontitud.
  • Annual Leadership Meeting (ALM). La primera reunión de preparación tuvo lugar la semana pasada; las reuniones semanales continúan durante las próximas cuatro semanas hasta el ALM. La sesión de este miércoles trata sobre cultura, cuidado de la comunidad y sostenibilidad del voluntariado.

3. Almacenamiento

  • Ben D informó de que los documentos de los acuerdos de almacenamiento han sido revisados por los asesores de la otra parte sin que se haya solicitado ningún cambio y están listos para la firma; la solicitud de firma electrónica había caducado y se volverá a enviar. Ben D pasará la coordinación del día a día del almacenamiento a otra persona voluntaria a su debido tiempo.
  • Daniela señaló que, a raíz de la conversación de la semana pasada, Ellen K está reuniendo un grupo sobre almacenamiento compartido y recursos comunes — qué necesita la asociación y cómo debería gestionarse. Varias personas lo han planteado para el ALM, por lo que es probable que se convierta en un grupo de trabajo además de en un tema del ALM.

4. Asambleas Generales, elecciones a la junta y mandatos

  • Peter D sugirió que una segunda Asamblea General a mediados de diciembre sería una cita anual natural: las cuentas de cierre de ejercicio, el presupuesto del año siguiente y los demás asuntos que los asociados deben votar anualmente, en un momento menos ajetreado pero todavía anterior a las fiestas. También podría ser la ocasión para cambiar las normas a fin de permitir más votaciones y más miembros.
  • Mandatos escalonados. Pablo V, retomando una propuesta anterior de Peter D, sugirió que en la próxima elección a la junta algunos miembros podrían ofrecerse voluntariamente — o ser elegidos por votación — para ampliar su mandato a tres años, de modo que en el futuro la junta se renueve por mitades. Peter D señaló que esto requeriría dos votaciones separadas: una para permitir el escalonamiento y otra para ampliar mandatos concretos; y que los cambios de normas de este tipo requieren una mayoría de dos tercios con quórum, por lo que nada se aprueba a menos que los asociados lo quieran claramente.
  • Secuencia. La opinión de Daniel T: cualquier elección exigida por los estatutos debe, por supuesto, celebrarse cuando corresponda, pero los cambios más amplios — el escalonamiento, los requisitos de quórum, una elección más amplia — deberían esperar hasta que el trabajo de diseño organizativo dirigido por Anna T, Celine V y Daniela haya aclarado qué es la junta y en qué se diferencia de los coordinadores. Hasta ahora la junta ha actuado como la red de seguridad que hizo posible el evento; en una organización que funcione bien debería ser un órgano de gobernanza, con el trabajo operativo situado en los departamentos, y sería bueno saber qué es la junta antes de añadir personas a ella o de escalonar su incorporación. Se espera que ese trabajo esté listo para diciembre. La opinión de Peter D: las dos cuestiones son independientes — una es materia de la ley y de los estatutos, la otra de cómo funcionan las cosas en la práctica —, los plazos de preparación son largos, y una junta más diversa es un objetivo razonable sea cual sea la conclusión del trabajo de diseño.
  • Sin decisión; el debate continúa en el ALM y en reuniones posteriores.

5. Mensaje del equipo de Malfare

  • La junta examinó un mensaje recibido poco antes de la reunión del equipo de Malfare (bienestar), en el que se propone un ejercicio más amplio de balance y aprendizaje en las próximas semanas sobre cómo se gestionan sobre el terreno las preocupaciones graves en materia de bienestar.
  • La opinión de Daniela fue que no se requiere ninguna actuación de la asociación como tal, y que la parte útil son las lagunas que identifica — la documentación dentro del equipo y una cadena de responsabilidad clara para las situaciones más graves —, que es el tipo de aprendizaje que Malfare hace normalmente después de cada evento. La sesión del miércoles sobre cuidado de la comunidad puede ser un buen lugar para empezar; si no, una llamada aparte. Victor P cuestionó que esto sea en absoluto un asunto de la junta, al no haber ninguna implicación legal ni estatutaria a menos que un futuro grupo de trabajo encuentre alguna. Pablo V estuvo de acuerdo: la responsabilidad está distribuida tal como se pretendía, y corresponde al departamento decidir.
  • Acordado: Ben D responderá, acusando recibo del mensaje e invitando a la persona remitente bien a proponer un grupo de trabajo con un alcance definido para revisar y actualizar la política, bien a canalizarlo a través de la revisión ordinaria posterior al evento de Malfare, según considere más oportuno.

6. Correo electrónico dirigido a la dirección de contacto pública

  • Victor P, que responde a hello@nobodies.team, preguntó cómo gestionar los mensajes sensibles. Aproximadamente nueve de cada diez son genéricos y los responde él mismo; de vez en cuando llega alguno — la consulta recogida en el acta de la semana pasada, y otro esta semana — respecto del cual no está seguro de si puede reenviarse a la junta o a un departamento, ni de qué decir mientras tanto a la persona remitente.
  • Ben D: no todo lo que se envía a esa dirección requiere la atención de la junta; lo normal es reenviarlo al departamento correspondiente y comunicárselo a la persona remitente. Daniel T: nadie que escriba a una dirección de contacto general puede esperar razonablemente que su mensaje no sea leído por otras personas dentro de la organización — a diferencia de una dirección específica como consent@. Pablo V sugirió que las respuestas podrían indicar que son informativas y no representan a la junta, y que los miembros disponen de canales oficiales (Asambleas Generales, llamadas oficiales) para cualquier cuestión vinculante; la asociación no debe una respuesta a quienes no son miembros. Peter D sugirió publicar en el sitio web un directorio de direcciones más claro, señalando las destinadas a asuntos sensibles.
  • El mensaje de esta semana presiona a la asociación para que adopte una posición pública relacionada con un conflicto geopolítico. La opinión de Peter D, que nadie discutió: la respuesta es breve sea cual sea la extensión del mensaje — la asociación es una comunidad inclusiva, no adopta posiciones políticas y está sujeta a la ley española — y una línea en ese sentido debe figurar en el sitio web si no figura ya. Al igual que el anterior mensaje comparable, este se remite a Inclusion y a Participantes y Bienestar, que pueden volver a la junta con una recomendación si ven la necesidad de hacerlo.
  • Victor P dijo que tenía la orientación que necesitaba.

7. Finanzas: reembolsos y calendario de la información financiera

  • Reembolsos. Las subvenciones de arte, las solicitudes de reembolso de gastos de los voluntarios y las solicitudes de reembolso de gastos de viaje siguen sin pagarse mientras se completa el flujo de trabajo de pagos de Humans. Daniela preguntó si era posible una solución provisional manual para este año. Peter D explicó que el flujo de trabajo está muy cerca de completarse, y que una vía manual supondría más trabajo y no menos, ya que el banco exige un formato específico de fichero de pagos. El objetivo es tenerlo todo pagado para finales de septiembre.
  • Calendario de la información financiera. Daniel T preguntó cuándo se puede compartir con los asociados el resultado financiero del evento. Peter D: las cifras definitivas se esperan hacia mediados de noviembre. Las cuentas comprenden unas cinco mil transacciones y se están configurando para dar un resultado por cada actividad, línea por línea. Las prioridades de septiembre son los reembolsos y el cierre de trimestre; un grupo de trabajo Finanzas 2027 empieza a principios de octubre, y las cifras se compartirán allí a medida que se vayan cerrando. A la asociación no le falta dinero.
  • Debate. Hubo opiniones divergentes sobre si debía compartirse antes una cifra global provisional. Daniel T sostuvo que la transparencia temprana, aunque sea aproximada y con las salvedades claramente indicadas, es importante para la confianza de la comunidad, y se ofreció a atender las preguntas que suscitara. El tesorero y la coordinadora de producción consideraron que una cifra provisional daría lugar a preguntas que todavía no pueden responderse y que más adelante tendría que corregirse, y que la limitada capacidad de finanzas debe dedicarse primero a reembolsar a las personas y a las obligaciones legales de la asociación. Pablo V sugirió una vía intermedia — compartir, antes del ALM, lo que pueda afirmarse con certeza junto con una lista de lo que sigue pendiente — y se mostró conforme con dejar el calendario en manos del tesorero. No se tomó ninguna decisión.
  • Constancia de objeción. Daniel T pidió que su posición quedara recogida formalmente: como miembro de la junta, hace constar formalmente su objeción a que no se den a conocer las cifras, y cree firmemente que al menos una cifra global debería publicarse antes de final de mes, seguida progresivamente de más detalle. Reconoció que la decisión no le corresponde solo a él, sino a la junta, y en particular al tesorero.
  • Capacidad de la función de finanzas. La junta reconoció que el tesorero ha soportado este año una carga de trabajo excepcional — gran parte de ella dedicada a construir sistemas que harán la contabilidad mucho más ligera a partir del año que viene — y que la función de finanzas depende en exceso de un solo voluntario. Formar un equipo de finanzas es una prioridad, que se abordará en el ALM y en el grupo de trabajo de gobernanza. La junta agradeció a Peter D el trabajo realizado. Los asociados que deseen ver las cifras antes quedan cordialmente invitados a ayudar: únanse al equipo de finanzas.

8. Ruegos y preguntas

  • Solicitudes de admisión como miembro. Daniel T pidió a todos los miembros de la junta que entren en Humans y voten las solicitudes de admisión como miembro pendientes.
  • Proyecto del nuevo emplazamiento. Pablo V informó de que la visita presencial prevista al nuevo emplazamiento no tuvo lugar debido a la avería de un vehículo y se está reprogramando; se han perdido unas dos semanas. La visita es el siguiente paso; la solicitud de permiso se ha presentado. Si no hay avances para la semana que viene, puede que sea necesaria otra vía para realizar la visita.

9. Ronda final

  • Ronda final realizada. Los miembros de la junta agradecieron a Peter D el enorme esfuerzo dedicado a los sistemas de finanzas, y dieron las gracias a Daniel T y a todas las personas implicadas en la votación sobre las fechas del evento. Daniela señaló que la primera Asamblea General de la asociación, celebrada el jueves, fue bien y tuvo buena acogida.
  • Próxima reunión: el lunes que viene.

Decisiones

  • Consulta ambiental, emplazamiento actual: presentar las ocho fechas candidatas, con prontitud.
  • Mensaje de Malfare: se acusa recibo; corresponde al departamento darle curso, ya sea como grupo de trabajo con un alcance definido o a través de su revisión ordinaria posterior al evento.
  • Dirección de contacto pública: los mensajes sensibles se reenvían al departamento correspondiente y se comunica a la persona remitente; las peticiones de posicionamiento político reciben una respuesta estándar breve.
  • Divulgación de las cifras financieras: sin decisión. Consta en acta la objeción de Daniel T a la ausencia de una cifra global antes de finales de septiembre.

Acciones

Acción Responsable
Presentar la consulta ante INAGA / Confederación para el emplazamiento actual con las ocho fechas Daniela
Volver a enviar los documentos de almacenamiento para su firma electrónica Ben D
Responder al equipo de Malfare según lo acordado en §5 Ben D
Reenviar el mensaje de esta semana recibido en la dirección de contacto pública a Inclusion y a Participantes y Bienestar; enviar la respuesta estándar breve Victor P
Añadir al sitio web una declaración sobre neutralidad política y un directorio más claro de direcciones de contacto Junta (responsable por confirmar)
Completar el flujo de trabajo de pagos de Humans y pagar las subvenciones de arte, las solicitudes de reembolso de gastos y las de gastos de viaje antes de finales de septiembre Peter D
Poner en marcha el grupo de trabajo Finanzas 2027 (principios de octubre); compartir allí las cifras a medida que se vayan cerrando Peter D
Apoyo al tesorero / formación de un equipo de finanzas — se abordará en el ALM y en el grupo de trabajo de gobernanza Sin responsable asignado
Votar en Humans las solicitudes de admisión como miembro pendientes Todos los miembros de la junta
Reprogramar la visita al nuevo emplazamiento; informar la semana que viene Pablo V
Presentar actas para su aprobación Ben D
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaut.
Conseil présent : Daniel T (président), Ben D (secrétaire, animant la séance), Ward D, Victor P, Pablo V, Peter D (trésorier) · Absents : Chris O, Michelle · Observateurs : Daniela (coordinatrice de production) Six des huit membres du conseil ont participé, si bien que le quorum était atteint. L'ordre du jour a été établi peu avant la réunion. Ward D a rejoint la réunion quelques minutes après le début.

1. Tour de table, procès-verbaux et ordre du jour

  • Tour de table effectué. Ben D n'avait pas d'acta prête à être approuvée cette semaine et a noté que le conseil n'approuve toujours pas ses actas en bonne et due forme ; point à traiter la semaine prochaine.
  • Ordre du jour tel qu'établi pendant l'appel : point production ; stockage ; élections du conseil et mandats ; un message de l'équipe Malfare ; traitement des courriels reçus à l'adresse de contact publique ; questions diverses.

2. Point production — consultation environnementale et ALM

  • La Comarca est de nouveau active après l'été. Daniela a parlé vendredi à la personne de contact de l'association au sein de celle-ci. Elle avait demandé s'il serait utile de réduire la liste des dates candidates déjà soumise pour le nouveau site ; il lui a été conseillé de ne pas le faire, car toute modification ferait recommencer la consultation. Aucun des organismes consultés n'a encore répondu et il n'y existe aucun point de contact direct, de sorte que l'association attend.
  • Consultation pour le site actuel. La même consultation (INAGA et Confederación Hidrográfica) n'a pas encore été déposée pour le site actuel, et doit l'être, puisque l'association planifie quoi qu'il en soit l'événement 2027 sur le site actuel et s'attend à savoir vers décembre si un déménagement est possible. Daniel T avait compris que ce dépôt avait déjà été fait pour les deux sites ; Daniela a expliqué que la question était restée en suspens lorsque la personne de contact à la Comarca est partie en congé et n'a été confirmée que vendredi. Daniela a demandé s'il fallait ne soumettre que les trois ou cinq premières dates issues du vote des membres. Après une brève discussion — cela ne coûte rien et ne devrait pas prendre plus de temps — accord : soumettre les huit dates candidates, comme pour le nouveau site. Daniel T a demandé que le dépôt soit fait rapidement.
  • Annual Leadership Meeting (ALM). La première réunion de préparation a eu lieu la semaine dernière ; des réunions hebdomadaires se poursuivent pendant les quatre prochaines semaines jusqu'à l'ALM. La session de ce mercredi porte sur la culture, le soin de la communauté et la durabilité du bénévolat.

3. Stockage

  • Ben D a indiqué que les documents relatifs aux dispositions de stockage ont été examinés par les conseillers de l'autre partie, sans qu'aucune modification soit demandée, et sont prêts à être signés ; la demande de signature électronique avait expiré et sera renvoyée. Ben D confiera en temps voulu la coordination courante du stockage à un autre bénévole.
  • Daniela a noté que, à la suite de la conversation de la semaine dernière, Ellen K réunit un groupe sur le stockage partagé et les ressources communes — ce dont l'association a besoin et comment cela devrait être géré. Plusieurs personnes ont soulevé le sujet pour l'ALM, de sorte qu'il deviendra probablement un groupe de travail en plus d'un sujet de l'ALM.

4. Assemblées générales, élections du conseil et mandats

  • Peter D a suggéré qu'une seconde Assemblée générale à la mi-décembre constituerait un rendez-vous annuel naturel : comptes de fin d'exercice, budget de l'année suivante et autres questions sur lesquelles les asociados doivent voter chaque année, à un moment moins chargé mais encore avant les fêtes. Elle pourrait aussi être l'occasion de modifier les règles afin de permettre davantage de votes et davantage de membres.
  • Mandats échelonnés. Pablo V, revenant sur une proposition antérieure de Peter D, a suggéré que, lors de la prochaine élection du conseil, certains membres puissent se porter volontaires — ou être choisis par vote — pour prolonger leur mandat à trois ans, de sorte qu'à l'avenir la moitié du conseil change à la fois. Peter D a noté que cela nécessiterait deux votes distincts : l'un pour autoriser l'échelonnement, l'autre pour prolonger des mandats précis ; et que les modifications de règles de ce type requièrent une majorité des deux tiers avec quorum, de sorte que rien n'est adopté à moins que les asociados ne le veuillent clairement.
  • Ordre des étapes. Le point de vue de Daniel T : toute élection exigée par les statuts doit bien entendu se tenir à son échéance, mais les changements plus larges — échelonnement, exigences de quorum, une élection plus large — devraient attendre que le travail de conception organisationnelle mené par Anna T, Celine V et Daniela ait clarifié ce qu'est le conseil et en quoi il diffère des coordinateurs. Le conseil a jusqu'ici servi de filet de sécurité qui a permis à l'événement d'avoir lieu ; dans une organisation qui fonctionne bien, il devrait être un organe de gouvernance, le travail opérationnel relevant des départements, et il serait bon de savoir ce qu'est le conseil avant d'y ajouter des personnes ou d'y échelonner des mandats. On espère que ce travail sera prêt d'ici décembre. Le point de vue de Peter D : les deux sont indépendants — l'un relève de la loi et des statuts, l'autre de la manière dont les choses fonctionnent en pratique — les délais sont longs, et un conseil plus diversifié est un objectif raisonnable quelles que soient les conclusions du travail de conception.
  • Aucune décision ; la discussion se poursuit à l'ALM et lors de réunions ultérieures.

5. Message de l'équipe Malfare

  • Le conseil a examiné un message reçu peu avant la réunion de la part de l'équipe Malfare (welfare), proposant, dans les semaines à venir, un débriefing élargi et un exercice de retour d'expérience sur la manière dont les préoccupations graves en matière de bien-être sont traitées sur le site.
  • Le point de vue de Daniela était qu'aucune action n'est requise de l'association en tant que telle, et que la partie utile réside dans les lacunes que le message identifie — la documentation au sein de l'équipe, et une chaîne de responsabilité claire pour les situations les plus graves — ce qui correspond au type de retour d'expérience que Malfare mène normalement après chaque événement. La session de mercredi sur le soin de la communauté pourrait être un bon endroit pour commencer ; sinon, un appel distinct. Victor P s'est demandé s'il s'agit même d'une question relevant du conseil, puisqu'il n'y a aucune implication juridique ou statutaire à moins qu'un futur groupe de travail n'en trouve une. Pablo V a approuvé : la responsabilité est répartie comme prévu, et il appartient au département de décider.
  • Accord : Ben D répondra, en accusant réception du message et en invitant l'expéditeur soit à proposer un groupe de travail au périmètre défini pour examiner et actualiser la politique, soit à faire passer le sujet par l'examen post-événement habituel de Malfare, selon ce qu'il jugera préférable.

6. Courriels reçus à l'adresse de contact publique

  • Victor P, qui répond à hello@nobodies.team, a demandé comment traiter les messages sensibles. Environ neuf sur dix sont génériques et il y répond lui-même ; il en arrive parfois un — la demande consignée au procès-verbal la semaine dernière, et une autre cette semaine — pour lequel il ne sait pas s'il peut être transmis au conseil ou à un département, ni que dire à l'expéditeur dans l'intervalle.
  • Ben D : tout ce qui est envoyé à cette adresse ne requiert pas l'attention du conseil ; la démarche normale est de transmettre le message au département concerné et d'en informer l'expéditeur. Daniel T : personne qui écrit à une adresse de contact générale ne peut raisonnablement s'attendre à ce que son message ne soit pas lu par d'autres au sein de l'organisation — à la différence d'une adresse dédiée telle que consent@. Pablo V a suggéré que les réponses puissent préciser qu'elles sont données à titre informatif et ne représentent pas le conseil, des canaux officiels (Assemblées générales, appels officiels) étant à la disposition des membres pour tout ce qui est contraignant ; l'association ne doit pas de réponse aux non-membres. Peter D a suggéré de publier sur le site web un répertoire d'adresses plus clair, signalant celles destinées aux questions sensibles.
  • Le message de cette semaine presse l'association d'adopter une position publique liée à un conflit géopolitique. Le point de vue de Peter D, que personne n'a contesté : la réponse est courte quelle que soit la longueur du message — l'association est une communauté inclusive, ne prend pas de positions politiques et est liée par le droit espagnol — et une ligne en ce sens a sa place sur le site web si elle n'y figure pas déjà. Comme pour le précédent message comparable, celui-ci est adressé à Inclusion et à Participant & Wellness, qui pourront revenir vers le conseil avec une recommandation s'ils en voient la nécessité.
  • Victor P a indiqué qu'il disposait des orientations dont il avait besoin.

7. Finances : remboursements et calendrier de l'information financière

  • Remboursements. Les subventions artistiques, les notes de frais des bénévoles et les demandes de remboursement de frais de déplacement restent impayées pendant que le processus de paiement Humans est finalisé. Daniela a demandé si une solution manuelle provisoire était possible pour cette année. Peter D a expliqué que le processus est très près d'aboutir, et qu'une voie manuelle représenterait plus de travail plutôt que moins, puisque la banque exige un format de fichier de paiement spécifique. L'objectif est que tout soit payé d'ici la fin septembre.
  • Calendrier de l'information financière. Daniel T a demandé quand le résultat financier de l'événement pourra être communiqué aux asociados. Peter D : les chiffres définitifs sont attendus vers la mi-novembre. Les comptes comportent quelque cinq mille transactions et sont mis en place de manière à donner un résultat pour chaque activité, ligne par ligne. Les priorités de septembre sont les remboursements et la clôture du trimestre ; un groupe de travail Finances 2027 démarre début octobre, et les chiffres y seront communiqués à mesure qu'ils seront finalisés. L'association ne manque pas d'argent.
  • Discussion. Les avis ont divergé sur la question de savoir si un chiffre global provisoire devait être communiqué plus tôt. Daniel T a fait valoir qu'une transparence précoce, même approximative et clairement assortie de réserves, compte pour la confiance de la communauté, et s'est proposé pour répondre aux questions que cela susciterait. Le trésorier et la coordinatrice de production ont estimé qu'un chiffre provisoire appellerait des questions auxquelles il n'est pas encore possible de répondre et devrait être corrigé par la suite, et que la capacité limitée en matière de finances doit aller en premier lieu au remboursement des personnes et aux obligations légales de l'association. Pablo V a suggéré une voie médiane — communiquer, avant l'ALM, ce qui peut être affirmé avec certitude, accompagné d'une liste de ce qui reste en attente — et s'est dit satisfait de laisser le calendrier à l'appréciation du trésorier. Aucune décision n'a été prise.
  • Objection consignée. Daniel T a demandé que sa position soit formellement consignée : en tant que membre du conseil, il s'oppose à ce que les chiffres ne soient pas communiqués, et est fermement convaincu qu'au moins un chiffre global devrait être publié avant la fin du mois, des détails de plus en plus complets devant suivre. Il a reconnu que la décision ne lui appartient pas à lui seul mais au conseil, et au trésorier en particulier.
  • Capacité de la fonction finances. Le conseil a reconnu que le trésorier a assumé cette année une charge de travail exceptionnelle — dont une grande partie a consisté à construire des systèmes qui rendront la comptabilité bien plus légère à partir de l'année prochaine — et que la fonction finances dépend trop fortement d'un seul bénévole. La constitution d'une équipe finances est une priorité, à aborder lors de l'ALM et au sein du groupe de travail sur la gouvernance. Le conseil a remercié Peter D pour le travail accompli. Les asociados qui souhaiteraient voir les chiffres plus tôt sont chaleureusement invités à apporter leur aide : rejoignez l'équipe finances.

8. Questions diverses

  • Demandes d'adhésion. Daniel T a demandé à tous les membres du conseil de se rendre dans Humans et de voter sur les demandes d'adhésion en attente.
  • Projet de nouveau site. Pablo V a indiqué que la visite en personne prévue pour le nouveau site n'a pas eu lieu en raison d'une panne de véhicule et est en cours de reprogrammation ; environ deux semaines ont été perdues. La visite est la prochaine étape ; la demande d'autorisation a été déposée. S'il n'y a aucun progrès d'ici la semaine prochaine, une autre voie pour réaliser la visite pourrait être nécessaire.

9. Tour de clôture

  • Tour de clôture effectué. Les membres du conseil ont remercié Peter D pour l'effort très important consacré aux systèmes financiers, et ont remercié Daniel T ainsi que toutes les personnes ayant pris part au vote sur les dates de l'événement. Daniela a noté que la première Assemblée générale de l'association, jeudi, s'est bien passée et a été bien accueillie.
  • Prochaine réunion : lundi prochain.

Décisions

  • Consultation environnementale, site actuel : soumettre les huit dates candidates, rapidement.
  • Message de Malfare : il en a été accusé réception ; il appartient au département d'y donner suite, soit sous la forme d'un groupe de travail au périmètre défini, soit dans le cadre de son examen post-événement habituel.
  • Adresse de contact publique : les messages sensibles sont transmis au département concerné et l'expéditeur en est informé ; les demandes de prise de position politique reçoivent une courte réponse type.
  • Communication des chiffres financiers : aucune décision. L'objection de Daniel T à l'absence d'un chiffre global avant la fin septembre est consignée.

Actions

Action Responsable
Déposer la consultation INAGA / Confederación pour le site actuel avec les huit dates Daniela
Renvoyer les documents relatifs au stockage pour signature électronique Ben D
Répondre à l'équipe Malfare comme convenu au §5 Ben D
Transmettre le message de cette semaine reçu à l'adresse de contact publique à Inclusion et à Participant & Wellness ; envoyer la courte réponse type Victor P
Ajouter au site web une déclaration sur la neutralité politique et un répertoire plus clair des adresses de contact Conseil (responsable à confirmer)
Finaliser le processus de paiement Humans et payer les subventions artistiques, les notes de frais et les frais de déplacement d'ici la fin septembre Peter D
Lancer le groupe de travail Finances 2027 (début octobre) ; y communiquer les chiffres à mesure qu'ils sont finalisés Peter D
Soutien au trésorier / constitution d'une équipe finances — à aborder lors de l'ALM et au sein du groupe de travail sur la gouvernance Aucun responsable désigné
Voter sur les demandes d'adhésion en attente dans Humans Tous les membres du conseil
Reprogrammer la visite du nouveau site ; rendre compte la semaine prochaine Pablo V
Présenter les actas pour approbation Ben D
In caso di discrepanze tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Consiglieri presenti: Daniel T (presidente), Ben D (segretario, facilitatore della riunione), Ward D, Victor P, Pablo V, Peter D (tesoriere) · Assenti: Chris O, Michelle · Osservatori: Daniela (coordinatrice della produzione) Erano presenti sei degli otto membri del consiglio, quindi il quorum era raggiunto. L'ordine del giorno è stato composto poco prima della riunione. Ward D si è unito con qualche minuto di ritardo.

1. Giro iniziale, verbali e ordine del giorno

  • Giro iniziale svolto. Ben D non aveva alcuna acta pronta per l'approvazione questa settimana e ha osservato che il consiglio non sta ancora approvando le proprie actas in modo adeguato; il punto sarà ripreso la prossima settimana.
  • Ordine del giorno così come composto durante la call: aggiornamento sulla produzione; magazzino; elezioni del consiglio e mandati; un messaggio del team Malfare; gestione delle email inviate all'indirizzo di contatto pubblico; varie ed eventuali.

2. Aggiornamento sulla produzione — consultazione ambientale e ALM

  • La Comarca è di nuovo attiva dopo l'estate. Venerdì Daniela ha parlato con la persona di contatto dell'associazione presso la Comarca. Aveva chiesto se fosse utile restringere l'elenco delle date candidate già presentate per il nuovo sito; il consiglio ricevuto è stato di non farlo, poiché qualsiasi modifica farebbe ripartire la consultazione da capo. Nessuno degli enti consultati ha ancora risposto e non esiste un punto di contatto diretto al loro interno, quindi l'associazione attende.
  • Consultazione per il sito attuale. La stessa consultazione (INAGA e Confederación Hidrográfica) non è ancora stata presentata per il sito attuale, e deve esserlo, poiché l'associazione sta comunque pianificando l'evento 2027 sul sito attuale e prevede di sapere intorno a dicembre se uno spostamento sia possibile. Daniel T aveva inteso che la consultazione fosse già stata presentata per entrambi i siti; Daniela ha spiegato che la questione era rimasta aperta quando la persona di contatto presso la Comarca è andata in congedo ed è stata confermata soltanto venerdì. Daniela ha chiesto se presentare soltanto le prime tre o cinque date risultanti dal voto dei soci. Dopo una breve discussione — non costa nulla e non dovrebbe richiedere più tempo — concordato: presentare tutte le otto date candidate, come per il nuovo sito. Daniel T ha chiesto che la presentazione avvenga tempestivamente.
  • Annual Leadership Meeting (ALM). La prima riunione di preparazione si è tenuta la settimana scorsa; le riunioni settimanali proseguono per le prossime quattro settimane fino all'ALM. La sessione di questo mercoledì riguarda la cultura, la cura della comunità e la sostenibilità del volontariato.

3. Magazzino

  • Ben D ha riferito che i documenti relativi alle modalità di magazzinaggio sono stati esaminati dai consulenti dell'altra parte senza che fossero richieste modifiche e sono pronti per la firma; la richiesta di firma elettronica era scaduta e sarà inviata nuovamente. Ben D passerà a tempo debito il coordinamento quotidiano in materia di magazzino a un altro volontario.
  • Daniela ha osservato che, a seguito della conversazione della settimana scorsa, Ellen K sta riunendo un gruppo sul magazzino condiviso e sulle risorse comuni — di che cosa l'associazione ha bisogno e come dovrebbe essere gestito. Diverse persone hanno sollevato il tema per l'ALM, quindi è probabile che diventi un gruppo di lavoro oltre che un argomento dell'ALM.

4. Assemblee Generali, elezioni del consiglio e mandati

  • Peter D ha suggerito che una seconda Assemblea Generale a metà dicembre sarebbe un appuntamento annuale naturale: i dati finanziari di fine anno, il budget per l'anno seguente e le altre questioni su cui gli asociados devono votare annualmente, in un periodo meno intenso ma comunque prima delle festività. Potrebbe anche essere l'occasione per modificare le regole in modo da consentire più votazioni e più soci.
  • Mandati scaglionati. Pablo V, riprendendo una precedente proposta di Peter D, ha suggerito che alla prossima elezione del consiglio alcuni membri possano offrirsi volontariamente — o essere scelti mediante votazione — per estendere il proprio mandato a tre anni, in modo che in futuro il consiglio si rinnovi per metà alla volta. Peter D ha osservato che ciò richiederebbe due votazioni distinte: una per consentire lo scaglionamento, un'altra per estendere mandati specifici; e che modifiche delle regole di questo tipo richiedono una maggioranza dei due terzi con quorum, quindi nulla viene approvato a meno che gli asociados lo vogliano chiaramente.
  • Ordine dei passi. L'opinione di Daniel T: qualsiasi elezione prevista dallo statuto deve naturalmente tenersi alla sua scadenza, ma le modifiche più ampie — scaglionamento, requisiti di quorum, un'elezione più ampia — dovrebbero attendere che il lavoro di progettazione organizzativa guidato da Anna T, Celine V e Daniela abbia chiarito che cosa sia il consiglio e in che cosa differisca dai coordinatori. Il consiglio ha agito finora come la rete di sicurezza che ha reso possibile l'evento; in un'organizzazione ben funzionante dovrebbe essere un organo di governance, con il lavoro operativo collocato nei dipartimenti, e sarebbe bene sapere che cosa sia il consiglio prima di aggiungervi persone o di scaglionarne l'ingresso. Si spera che tale lavoro sia pronto entro dicembre. L'opinione di Peter D: le due cose sono indipendenti — una riguarda la legge e lo statuto, l'altra il modo in cui le cose funzionano nella pratica — i tempi di preparazione sono lunghi, e un consiglio più diversificato è un obiettivo ragionevole qualunque sia la conclusione del lavoro di progettazione.
  • Nessuna decisione; la discussione prosegue all'ALM e nelle riunioni seguenti.

5. Messaggio del team Malfare

  • Il consiglio ha esaminato un messaggio ricevuto poco prima della riunione dal team Malfare (welfare), che propone un debrief più ampio e un esercizio di apprendimento nelle prossime settimane su come vengono gestite sul posto le gravi problematiche di welfare.
  • L'opinione di Daniela era che non sia richiesta alcuna azione all'associazione in quanto tale, e che la parte utile siano le lacune che il messaggio individua — la documentazione all'interno del team e una chiara catena di responsabilità per le situazioni più gravi — il che corrisponde al tipo di apprendimento che Malfare svolge normalmente dopo ogni evento. La sessione di mercoledì sulla cura della comunità può essere un buon punto di partenza; altrimenti una call separata. Victor P ha messo in dubbio che si tratti di una questione di competenza del consiglio, non essendovi alcuna implicazione legale o statutaria, a meno che un futuro gruppo di lavoro non ne individui una. Pablo V si è detto d'accordo: la responsabilità è distribuita come previsto, e spetta al dipartimento decidere.
  • Concordato: Ben D risponderà, accusando ricezione del messaggio e invitando il mittente a proporre un gruppo di lavoro con un ambito definito per rivedere e aggiornare la politica, oppure a far passare la questione attraverso la regolare revisione post-evento di Malfare, secondo quanto riterrà più opportuno.

6. Email all'indirizzo di contatto pubblico

  • Victor P, che risponde a hello@nobodies.team, ha chiesto come gestire i messaggi sensibili. Circa nove su dieci sono generici e risponde lui stesso; occasionalmente ne arriva uno — la richiesta messa a verbale la settimana scorsa, e un'altra questa settimana — per il quale non è sicuro se possa essere inoltrato al consiglio o a un dipartimento, e che cosa dire nel frattempo al mittente.
  • Ben D: non tutto ciò che viene inviato a quell'indirizzo richiede l'attenzione del consiglio; la prassi normale è inoltrarlo al dipartimento competente e comunicarlo al mittente. Daniel T: nessuno che scriva a un indirizzo di contatto generico può ragionevolmente aspettarsi che il messaggio non venga letto da altri all'interno dell'organizzazione — a differenza di un indirizzo dedicato come consent@. Pablo V ha suggerito che le risposte possano dichiarare di avere carattere informativo e di non rappresentare il consiglio, essendo a disposizione dei soci i canali ufficiali (Assemblee Generali, call ufficiali) per tutto ciò che è vincolante; l'associazione non deve una risposta ai non soci. Peter D ha suggerito di pubblicare sul sito web un elenco più chiaro degli indirizzi, segnalando quelli destinati alle questioni sensibili.
  • Il messaggio di questa settimana preme affinché l'associazione adotti una posizione pubblica legata a un conflitto geopolitico. L'opinione di Peter D, che nessuno ha contestato: la risposta è breve qualunque sia la lunghezza del messaggio — l'associazione è una comunità inclusiva, non prende posizioni politiche ed è vincolata dalla legge spagnola — e una riga in tal senso deve figurare sul sito web, se non vi è già. Come per il precedente messaggio comparabile, questo va a Inclusion e a Participant & Wellness, che possono tornare al consiglio con una raccomandazione se ne ravvisano la necessità.
  • Victor P ha detto di avere le indicazioni di cui aveva bisogno.

7. Finanze: rimborsi e tempistica della rendicontazione finanziaria

  • Rimborsi. Le sovvenzioni artistiche, le note spese dei volontari e le richieste di rimborso delle spese di viaggio sono ancora da pagare mentre viene completato il flusso di lavoro dei pagamenti di Humans. Daniela ha chiesto se per quest'anno fosse possibile una soluzione provvisoria manuale. Peter D ha spiegato che il flusso di lavoro è molto vicino al completamento, e che una via manuale comporterebbe più lavoro anziché meno, poiché la banca richiede un formato specifico per il file di pagamento. L'obiettivo è che tutto sia pagato entro la fine di settembre.
  • Tempistica della rendicontazione finanziaria. Daniel T ha chiesto quando il risultato finanziario dell'evento potrà essere condiviso con gli asociados. Peter D: le cifre definitive sono attese intorno a metà novembre. La contabilità comprende circa cinquemila transazioni ed è in corso di impostazione in modo da fornire un risultato per ciascuna attività, voce per voce. Le priorità di settembre sono i rimborsi e la chiusura del trimestre; un gruppo di lavoro Finanze 2027 inizia ai primi di ottobre, e le cifre saranno condivise in quella sede man mano che vengono finalizzate. L'associazione non è a corto di denaro.
  • Discussione. Le opinioni sono state divergenti sull'opportunità di condividere prima una cifra complessiva provvisoria. Daniel T ha sostenuto che una trasparenza tempestiva, anche approssimativa e accompagnata da chiare riserve, è importante per la fiducia della comunità, e si è offerto di rispondere alle domande che ne sarebbero derivate. Il tesoriere e la coordinatrice della produzione hanno ritenuto che una cifra provvisoria susciterebbe domande alle quali non è ancora possibile rispondere e che dovrebbe in seguito essere corretta, e che la limitata capacità della funzione finanziaria deve essere destinata in primo luogo a rimborsare le persone e agli obblighi di legge dell'associazione. Pablo V ha suggerito una via intermedia — condividere, prima dell'ALM, ciò che può essere affermato con certezza insieme a un elenco di ciò che è ancora in sospeso — e si è detto disposto a lasciare la tempistica al tesoriere. Nessuna decisione è stata presa.
  • Obiezione messa a verbale. Daniel T ha chiesto che la sua posizione sia messa formalmente a verbale: in qualità di membro del consiglio si oppone alla mancata pubblicazione delle cifre, e ritiene fermamente che almeno una cifra complessiva debba essere pubblicata prima della fine del mese, con un dettaglio progressivamente maggiore a seguire. Ha riconosciuto che la decisione non spetta a lui solo bensì al consiglio, e al tesoriere in particolare.
  • Capacità della funzione finanziaria. Il consiglio ha riconosciuto che il tesoriere ha sostenuto quest'anno un carico di lavoro eccezionale — in gran parte dedicato alla costruzione di sistemi che renderanno la contabilità molto più leggera a partire dal prossimo anno — e che la funzione finanziaria dipende in misura eccessiva da un solo volontario. La costituzione di un team finanziario è una priorità, da affrontare all'ALM e nel gruppo di lavoro sulla governance. Il consiglio ha ringraziato Peter D per il lavoro svolto. Gli asociados che desiderano vedere le cifre prima sono calorosamente invitati a dare una mano: unitevi al team finanziario.

8. Varie ed eventuali

  • Domande di adesione. Daniel T ha chiesto a tutti i consiglieri di accedere a Humans e votare sulle domande di adesione in sospeso.
  • Progetto del nuovo sito. Pablo V ha riferito che la visita di persona prevista per il nuovo sito non ha avuto luogo a causa di un guasto a un veicolo ed è in corso di riprogrammazione; sono andate perse circa due settimane. La visita è il prossimo passo; la domanda di autorizzazione è stata presentata. Se non vi saranno progressi entro la prossima settimana, potrebbe essere necessaria un'altra via per arrivare alla visita.

9. Giro conclusivo

  • Giro conclusivo svolto. I consiglieri hanno ringraziato Peter D per il grandissimo impegno profuso nei sistemi finanziari, e hanno ringraziato Daniel T e tutte le persone coinvolte nel voto sulle date dell'evento. Daniela ha osservato che la prima Assemblea Generale dell'associazione, giovedì, è andata bene ed è stata accolta favorevolmente.
  • Prossima riunione: lunedì prossimo.

Decisioni

  • Consultazione ambientale, sito attuale: presentare tutte le otto date candidate, tempestivamente.
  • Messaggio di Malfare: ricezione accusata; spetta al dipartimento portarlo avanti, come gruppo di lavoro con un ambito definito oppure attraverso la sua regolare revisione post-evento.
  • Indirizzo di contatto pubblico: i messaggi sensibili vengono inoltrati al dipartimento competente e il mittente ne viene informato; le richieste di posizioni politiche ricevono una breve risposta standard.
  • Pubblicazione delle cifre finanziarie: nessuna decisione. L'obiezione di Daniel T all'assenza di una cifra complessiva prima della fine di settembre è messa a verbale.

Azioni da intraprendere

Azione Responsabile
Presentare la consultazione INAGA / Confederación per il sito attuale con tutte le otto date Daniela
Inviare nuovamente i documenti relativi al magazzino per la firma elettronica Ben D
Rispondere al team Malfare come concordato al §5 Ben D
Inoltrare il messaggio di questa settimana ricevuto all'indirizzo di contatto pubblico a Inclusion e a Participant & Wellness; inviare la breve risposta standard Victor P
Aggiungere al sito web una dichiarazione sulla neutralità politica e un elenco più chiaro degli indirizzi di contatto Consiglio (responsabile da confermare)
Completare il flusso di lavoro dei pagamenti di Humans e pagare le sovvenzioni artistiche, le note spese e le richieste di rimborso delle spese di viaggio entro la fine di settembre Peter D
Avviare il gruppo di lavoro Finanze 2027 (primi di ottobre); condividervi le cifre man mano che vengono finalizzate Peter D
Sostegno al tesoriere / costituzione di un team finanziario — da affrontare all'ALM e nel gruppo di lavoro sulla governance Nessun responsabile assegnato
Votare in Humans sulle domande di adesione in sospeso Tutti i consiglieri
Riprogrammare la visita al nuovo sito; riferire la prossima settimana Pablo V
Presentare le actas per l'approvazione Ben D
Bei Diskrepanzen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Anwesender Vorstand: Daniel T (Präsident), Ben D (Sekretär, Sitzungsleitung), Ward D, Victor P, Pablo V, Peter D (Schatzmeister) · Abwesend: Chris O, Michelle · Beobachter: Daniela (Produktionskoordinatorin) Sechs der acht Vorstandsmitglieder nahmen teil, sodass das Quorum vorhanden war. Die Tagesordnung wurde kurz vor der Sitzung zusammengestellt. Ward D kam einige Minuten nach Beginn hinzu.

1. Check-in, Protokoll und Tagesordnung

  • Check-in durchgeführt. Ben D hatte diese Woche keine acta zur Genehmigung bereit und merkte an, dass der Vorstand seine actas nach wie vor nicht ordnungsgemäß genehmigt; wird nächste Woche aufgegriffen.
  • Tagesordnung, wie in der Sitzung zusammengestellt: Produktionsupdate; Lagerung; Vorstandswahlen und Amtszeiten; eine Nachricht des Malfare-Teams; Umgang mit E-Mails an die öffentliche Kontaktadresse; Sonstiges.

2. Produktionsupdate — Umweltkonsultation und ALM

  • Die Comarca ist nach dem Sommer wieder aktiv. Daniela sprach am Freitag mit der dortigen Kontaktperson des Vereins. Sie hatte gefragt, ob es helfen würde, die bereits für das neue Gelände eingereichte Liste der Kandidatentermine einzugrenzen; der Rat lautete, dies nicht zu tun, da jede Änderung die Konsultation neu starten würde. Keine der konsultierten Stellen hat bisher geantwortet, und es gibt dort keine direkte Ansprechperson, sodass der Verein abwartet.
  • Konsultation für das aktuelle Gelände. Dieselbe Konsultation (INAGA und die Confederación Hidrográfica) ist für das aktuelle Gelände noch nicht eingereicht worden und muss eingereicht werden, da der Verein die Veranstaltung 2027 in jedem Fall auf dem aktuellen Gelände plant und davon ausgeht, etwa im Dezember zu wissen, ob ein Umzug möglich ist. Daniel T war davon ausgegangen, dass dies bereits für beide Gelände eingereicht worden war; Daniela erläuterte, dass es offen geblieben war, als die Kontaktperson bei der Comarca in Urlaub ging, und erst am Freitag bestätigt wurde. Daniela fragte, ob nur die drei oder fünf bestplatzierten Termine aus der Abstimmung der Mitglieder eingereicht werden sollten. Nach kurzer Diskussion — es kostet nichts und dürfte nicht länger dauern — vereinbart: alle acht Kandidatentermine einreichen, wie beim neuen Gelände. Daniel T bat darum, dass dies umgehend eingereicht wird.
  • Annual Leadership Meeting (ALM). Das erste Vorbereitungstreffen fand letzte Woche statt; die wöchentlichen Treffen werden in den nächsten vier Wochen bis zum ALM fortgesetzt. Die Session an diesem Mittwoch behandelt Kultur, Community Care und die Nachhaltigkeit des Freiwilligenengagements.

3. Lagerung

  • Ben D berichtete, dass die Unterlagen zu den Regelungen für die Lagerung von den Beratern der anderen Partei geprüft wurden, ohne dass Änderungen verlangt wurden, und unterschriftsreif sind; die Anfrage zur elektronischen Signatur war abgelaufen und wird erneut versandt. Ben D wird die laufende Koordination der Lagerung zu gegebener Zeit an eine andere freiwillige Person abgeben.
  • Daniela merkte an, dass Ellen K im Anschluss an das Gespräch der letzten Woche eine Gruppe zu gemeinsamer Lagerung und gemeinsamen Ressourcen zusammenstellt — was der Verein braucht und wie es verwaltet werden sollte. Mehrere Personen haben das Thema für das ALM eingebracht, sodass es voraussichtlich sowohl eine Arbeitsgruppe als auch ein ALM-Thema wird.

4. Generalversammlungen, Vorstandswahlen und Amtszeiten

  • Peter D regte an, dass eine zweite Generalversammlung Mitte Dezember ein naheliegender jährlicher Fixpunkt wäre: Jahresabschlusszahlen, das Budget für das Folgejahr und die übrigen Angelegenheiten, über die asociados jährlich abstimmen müssen, zu einem Zeitpunkt, der weniger arbeitsreich ist, aber noch vor den Feiertagen liegt. Sie könnte auch der Anlass sein, die Regeln zu ändern, um mehr Abstimmungen und mehr Mitglieder zu ermöglichen.
  • Gestaffelte Amtszeiten. Pablo V griff einen früheren Vorschlag von Peter D auf und regte an, dass sich bei der nächsten Vorstandswahl einige Mitglieder freiwillig bereit erklären — oder per Abstimmung ausgewählt werden — könnten, ihre Amtszeit auf drei Jahre zu verlängern, sodass künftig jeweils die Hälfte des Vorstands wechselt. Peter D merkte an, dass dies zwei getrennte Abstimmungen erfordern würde: eine, um die Staffelung zuzulassen, eine weitere, um bestimmte Amtszeiten zu verlängern; und dass Regeländerungen dieser Art eine Zweidrittelmehrheit bei gegebenem Quorum erfordern, sodass nichts beschlossen wird, was die asociados nicht eindeutig wollen.
  • Reihenfolge. Daniel Ts Sicht: Jede von den Statuten vorgeschriebene Wahl muss selbstverständlich abgehalten werden, wenn sie fällig ist, aber weitergehende Änderungen — Staffelung, Quorumsanforderungen, eine breiter angelegte Wahl — sollten warten, bis die von Anna T, Celine V und Daniela geleitete Arbeit am Organisationsdesign geklärt hat, was der Vorstand ist und worin er sich von den Koordinatoren unterscheidet. Der Vorstand hat bislang als Rückfallebene fungiert, die dafür gesorgt hat, dass die Veranstaltung stattfindet; in einer gut funktionierenden Organisation sollte er ein Governance-Gremium sein, während die operative Arbeit in den Abteilungen liegt, und es wäre gut zu wissen, was der Vorstand ist, bevor man Personen hinzufügt oder gestaffelt in ihn aufnimmt. Es besteht die Hoffnung, dass diese Arbeit bis Dezember fertig ist. Peter Ds Sicht: Beides ist voneinander unabhängig — das eine ist eine Frage des Gesetzes und der Statuten, das andere eine Frage dessen, wie die Dinge in der Praxis funktionieren —, die Vorlaufzeiten sind lang, und ein vielfältigerer Vorstand ist ein vernünftiges Ziel, zu welchem Ergebnis die Designarbeit auch kommt.
  • Keine Entscheidung; die Diskussion wird auf dem ALM und in späteren Sitzungen fortgesetzt.

5. Nachricht des Malfare-Teams

  • Der Vorstand befasste sich mit einer kurz vor der Sitzung eingegangenen Nachricht des Malfare-Teams (Welfare), in der für die kommenden Wochen ein breiter angelegtes Debrief und eine Lernübung dazu vorgeschlagen werden, wie vor Ort mit schwerwiegenden Welfare-Anliegen umgegangen wird.
  • Danielas Sicht war, dass vom Verein als solchem kein Handeln erforderlich ist und dass der nützliche Teil die Lücken sind, die die Nachricht aufzeigt — Dokumentation innerhalb des Teams und eine klare Verantwortungskette für die schwerwiegendsten Situationen —, was der Art von Lernen entspricht, die Malfare normalerweise nach jeder Veranstaltung betreibt. Die Community-Care-Session am Mittwoch könnte ein guter Ort für den Anfang sein; andernfalls ein gesonderter Call. Victor P stellte infrage, ob dies überhaupt eine Angelegenheit des Vorstands ist, da es keine rechtliche oder statutarische Implikation gibt, sofern nicht eine künftige Arbeitsgruppe eine solche feststellt. Pablo V stimmte zu: Die Verantwortung ist wie vorgesehen verteilt, und die Entscheidung liegt bei der Abteilung.
  • Vereinbart: Ben D wird antworten, den Erhalt der Nachricht bestätigen und die absendende Person einladen, entweder eine Arbeitsgruppe mit definiertem Auftrag zur Überprüfung und Aktualisierung der Regelungen vorzuschlagen oder das Thema in die reguläre Nachbereitung von Malfare nach der Veranstaltung einzubringen, je nachdem, was sie für das Beste hält.

6. E-Mails an die öffentliche Kontaktadresse

  • Victor P, der hello@nobodies.team beantwortet, fragte, wie mit sensiblen Nachrichten umzugehen ist. Etwa neun von zehn sind allgemeiner Art, und er beantwortet sie selbst; gelegentlich trifft eine ein — die letzte Woche protokollierte Anfrage und eine weitere diese Woche —, bei der er unsicher ist, ob sie an den Vorstand oder eine Abteilung weitergeleitet werden darf und was der absendenden Person in der Zwischenzeit zu sagen ist.
  • Ben D: Nicht alles, was an diese Adresse gesendet wird, erfordert die Aufmerksamkeit des Vorstands; der normale Weg ist, es an die zuständige Abteilung weiterzuleiten und dies der absendenden Person mitzuteilen. Daniel T: Wer an eine allgemeine Kontaktadresse schreibt, kann vernünftigerweise nicht erwarten, dass die Nachricht nicht von anderen innerhalb der Organisation gelesen wird — anders als bei einer eigens dafür vorgesehenen Adresse wie consent@. Pablo V regte an, in Antworten könne angegeben werden, dass sie informativen Charakter haben und nicht den Vorstand repräsentieren, wobei den Mitgliedern für alles Verbindliche offizielle Kanäle (Generalversammlungen, offizielle Calls) zur Verfügung stehen; der Verein schuldet Nichtmitgliedern keine Antwort. Peter D regte an, auf der Website ein klareres Verzeichnis der Adressen zu veröffentlichen und diejenigen für sensible Angelegenheiten zu kennzeichnen.
  • Die Nachricht dieser Woche drängt den Verein, eine öffentliche Position im Zusammenhang mit einem geopolitischen Konflikt einzunehmen. Peter Ds Sicht, der niemand widersprach: Die Antwort ist kurz, unabhängig von der Länge der Nachricht — der Verein ist eine inklusive Community, bezieht keine politischen Positionen und ist an spanisches Recht gebunden —, und eine entsprechende Zeile gehört auf die Website, falls sie dort nicht bereits steht. Wie die vorherige vergleichbare Nachricht geht auch diese an Inclusion und Participant & Wellness, die mit einer Empfehlung auf den Vorstand zukommen können, wenn sie dafür Bedarf sehen.
  • Victor P sagte, er habe die Orientierung, die er brauchte.

7. Finanzen: Erstattungen und der Zeitpunkt der Finanzberichterstattung

  • Erstattungen. Kunstförderungen, Spesenabrechnungen von Freiwilligen und Reisekostenabrechnungen sind weiterhin unbezahlt, während der Humans-Zahlungsablauf fertiggestellt wird. Daniela fragte, ob für dieses Jahr eine manuelle Zwischenlösung möglich sei. Peter D erläuterte, dass der Arbeitsablauf kurz vor der Fertigstellung steht und dass ein manueller Weg mehr statt weniger Arbeit bedeuten würde, da die Bank ein bestimmtes Format der Zahlungsdatei verlangt. Ziel ist es, bis Ende September alles bezahlt zu haben.
  • Zeitpunkt der Finanzberichterstattung. Daniel T fragte, wann das finanzielle Ergebnis der Veranstaltung mit den asociados geteilt werden kann. Peter D: Endgültige Zahlen werden etwa Mitte November erwartet. Die Buchhaltung umfasst rund fünftausend Transaktionen und wird so aufgebaut, dass sie ein Ergebnis für jede Aktivität liefert, Posten für Posten. Die Prioritäten im September sind die Erstattungen und der Quartalsabschluss; eine Arbeitsgruppe Finanzen 2027 beginnt Anfang Oktober, und die Zahlen werden dort geteilt, sobald sie jeweils finalisiert sind. Dem Verein fehlt es nicht an Geld.
  • Diskussion. Die Ansichten gingen darüber auseinander, ob eine vorläufige Eckzahl früher geteilt werden sollte. Daniel T argumentierte, dass frühe Transparenz, auch wenn sie nur annähernd und mit klaren Vorbehalten versehen ist, für das Vertrauen der Community wichtig ist, und bot an, die Fragen zu beantworten, die dies aufwerfen würde. Der Schatzmeister und die Produktionskoordinatorin waren der Auffassung, dass eine vorläufige Zahl Fragen hervorrufen würde, die noch nicht beantwortet werden können, und später korrigiert werden müsste, und dass die begrenzte Finanzkapazität zuerst in die Erstattungen an Personen und in die gesetzlichen Pflichten des Vereins fließen muss. Pablo V schlug einen Mittelweg vor — vor dem ALM das zu teilen, was mit Sicherheit gesagt werden kann, zusammen mit einer Liste dessen, was noch aussteht — und war damit einverstanden, den Zeitpunkt dem Schatzmeister zu überlassen. Es wurde keine Entscheidung getroffen.
  • Widerspruch zu Protokoll genommen. Daniel T bat darum, seine Position förmlich zu Protokoll zu nehmen: Als Mitglied des Vorstands erhebt er Widerspruch dagegen, dass Zahlen nicht freigegeben werden, und ist der festen Überzeugung, dass zumindest eine Eckzahl vor Ende des Monats veröffentlicht werden sollte, worauf schrittweise mehr Details folgen sollen. Er erkannte an, dass die Entscheidung nicht allein bei ihm liegt, sondern beim Vorstand und insbesondere beim Schatzmeister.
  • Kapazität der Finanzfunktion. Der Vorstand erkannte an, dass der Schatzmeister in diesem Jahr eine außergewöhnliche Arbeitslast getragen hat — ein großer Teil davon der Aufbau von Systemen, die die Buchhaltung ab dem nächsten Jahr erheblich erleichtern werden — und dass die Finanzfunktion zu stark von einer einzigen freiwilligen Person abhängt. Der Aufbau eines Finanzteams ist eine Priorität, die auf dem ALM und in der Arbeitsgruppe Governance aufzugreifen ist. Der Vorstand dankte Peter D für die geleistete Arbeit. Asociados, die Zahlen gern früher sehen möchten, sind herzlich eingeladen mitzuhelfen: dem Finanzteam beitreten.

8. Sonstiges

  • Mitgliedsanträge. Daniel T bat alle Vorstandsmitglieder, Humans aufzurufen und über ausstehende Mitgliedsanträge abzustimmen.
  • Projekt neues Gelände. Pablo V berichtete, dass der geplante Vor-Ort-Besuch für das neue Gelände wegen einer Fahrzeugpanne nicht stattgefunden hat und neu terminiert wird; etwa zwei Wochen sind verloren gegangen. Der Besuch ist der nächste Schritt; der Genehmigungsantrag ist eingereicht. Wenn es bis nächste Woche keinen Fortschritt gibt, könnte ein anderer Weg zu dem Besuch nötig sein.

9. Abschlussrunde

  • Abschlussrunde durchgeführt. Vorstandsmitglieder dankten Peter D für den sehr großen Einsatz, der in die Finanzsysteme geflossen ist, und dankten Daniel T und allen an der Abstimmung über die Event-Termine Beteiligten. Daniela merkte an, dass die erste Generalversammlung des Vereins am Donnerstag gut verlaufen ist und gut aufgenommen wurde.
  • Nächste Sitzung: nächsten Montag.

Entscheidungen

  • Umweltkonsultation, aktuelles Gelände: alle acht Kandidatentermine einreichen, umgehend.
  • Malfare-Nachricht: zur Kenntnis genommen; von der Abteilung weiterzuverfolgen, entweder als Arbeitsgruppe mit definiertem Auftrag oder im Rahmen ihrer regulären Nachbereitung nach der Veranstaltung.
  • Öffentliche Kontaktadresse: Sensible Nachrichten werden an die zuständige Abteilung weitergeleitet, und dies wird der absendenden Person mitgeteilt; Bitten um politische Positionen erhalten eine kurze Standardantwort.
  • Freigabe von Finanzzahlen: keine Entscheidung. Daniel Ts Widerspruch gegen das Fehlen einer Eckzahl vor Ende September ist zu Protokoll genommen.

Aufgaben

Aufgabe Verantwortlich
Die Konsultation INAGA / Confederación für das aktuelle Gelände mit allen acht Terminen einreichen Daniela
Die Unterlagen zur Lagerung erneut zur elektronischen Signatur versenden Ben D
Dem Malfare-Team wie in §5 vereinbart antworten Ben D
Die Nachricht dieser Woche von der öffentlichen Kontaktadresse an Inclusion und Participant & Wellness weiterleiten; die kurze Standardantwort senden Victor P
Eine Erklärung zur politischen Neutralität und ein klareres Verzeichnis der Kontaktadressen auf der Website ergänzen Vorstand (verantwortliche Person noch zu bestätigen)
Den Humans-Zahlungsablauf fertigstellen und Kunstförderungen, Spesenabrechnungen und Reisekostenabrechnungen bis Ende September bezahlen Peter D
Die Arbeitsgruppe Finanzen 2027 starten (Anfang Oktober); die Zahlen dort teilen, sobald sie jeweils finalisiert sind Peter D
Unterstützung für den Schatzmeister / Aufbau eines Finanzteams — auf dem ALM und in der Arbeitsgruppe Governance aufzugreifen Keine verantwortliche Person zugewiesen
In Humans über ausstehende Mitgliedsanträge abstimmen Alle Vorstandsmitglieder
Den Besuch des neuen Geländes neu terminieren; nächste Woche berichten Pablo V
Die actas zur Genehmigung vorlegen Ben D