Governance Meeting — Fourth Session
The fourth informal governance meeting. The session resolved the group’s own status (it will register as a working group under the framework recently adopted by the board), spent its most substantive stretch on a question Anna T put squarely on the table — the community cannot sensibly elect more board members before deciding what the board is for — and converged on bringing that question, along with the coordinator-roles question, to the Annual Leadership Meeting as structured workshops.
1. Group Membership Check-In
Kate B has stepped back from the governance group for now, citing the demands of a new job, and Bambi is similarly short on time. Daniel T has offered to meet Kate for a coffee; Celine V will also reach out to check in. The group was explicit that the door stays open: under the working-group framework as now adopted, anyone can start or join governance work at any time, and nothing about the group’s current shape prevents anyone from doing the work they care about. Making sure people who step back still feel heard — and welcome to return — was treated as a priority in its own right.
2. Is This a Working Group? — Resolved
Anna T raised a definitional point she had also made at the last community call: under the board’s description, a working group forms around a specific problem or desire, runs for roughly two to six months, and presents an outcome — which is why her recent document called these gatherings “governance meetings” rather than a working group. On that model, the event-dates work is a working group; the standing bi-weekly governance conversation is something else.
Two things followed. First, Daniel T reported he has already registered the event-dates working group under the new framework, with himself and Celine V as coordinators — a specific deliverable on a defined timeline, matching the definition cleanly. Second, after discussion, the group agreed the standing conversation should itself register as a working group: a “meta” or seedbed group whose purpose is to identify governance shortcomings and either resolve them directly or spin up focused working groups — and whose output can therefore be governance proposals or further working groups. Anna T’s initial reservation — that registering might close the membership — was resolved by making openness explicit: meetings remain open to anyone in the community who wants to contribute, and registration simply gives the work a visible, official channel (a place on the website, published minutes in the feed) rather than relying on informal access. As Daniel T put it, the group can aim to be a model working group. Celine V will check with the wider circle of previous participants about who wants to be named as a member, and submit the application within the week.
3. The Governance “Department”
A structural tidy-up surfaced: the organisation currently has a governance “team”/“department” channel, but if teams are groups of people organising the event, governance is not a team — a mismatch the current team lead has also acknowledged. One of the working group’s early acts may therefore be to propose retiring the governance department as a structure, in the same spirit as its first act — declining to centralise governance in itself.
4. Voting Mechanism: Ranked Pairs
The group reviewed the proposed ranked-choice voting mechanism (ranked pairs, or Tideman) for the event-dates decision. The method compares every pair of options head-to-head and selects the option that wins the most pairwise comparisons — which handles the known failure mode of instant-runoff methods, where a broadly popular consensus option can be eliminated early for lacking first-choice votes; it also includes a defined tie-break for the rare circular (“rock-paper-scissors”) deadlock. Celine V endorsed the method (“I had to read it twice — and then it really makes sense”) and asked that it be presented to the board for acceptance before use; Daniel T will prepare a short, simple presentation with an easy example for an upcoming board meeting. The method is not frozen: if someone makes a strong argument for a different one before the vote opens, it can be changed.
Daniel T also reported the ranked-voting functionality is being built into the Humans app: by design, nobody — including admins — can see results until the vote closes, and a closed vote cannot be reopened.
5. Event-Dates Consultation: Status
The information website has been updated following last week’s call and is essentially ready, pending only the community-vote results. The broad consultation poll has passed 750 responses. In line with the board’s earlier decision, interim standings are not being published while the consultation runs, to avoid biasing it. For this week’s community call, one person has so far registered to speak about the dates; Daniel T will post a reminder inviting anyone who wants to share an opinion to sign up.
6. Elections, Quorum, and the Statutes
A cluster of related topics is rising in the governance channel’s election-reflection thread, where Doreen has expressed interest in working on how to hold board elections sooner than the currently scheduled cycle. The group welcomed this — it is exactly the kind of focused question a spun-up working group could take on. Points surfaced in discussion:
- Election timing. The board has previously minuted its wish for a larger and more diverse board, with an election as soon as the right applicants exist — but the statutes as written do not currently permit an election before the scheduled cycle, so a statute change must come first. One sketch discussed: pass the statute change at an October General Assembly, take applications through November, and hold elections in early December, so new members start in time to help prepare the next event rather than joining mid-flow. Yearly staggered elections (two-year terms, half the board renewed each year) were floated as one sensible pattern among several.
- Quorum safeguards. Growing the board without adjusting quorum rules risks deadlock: with eight members, five must attend for decisions to be valid, and attendance already varies. A minimal safeguard was sketched — if a regular board meeting fails to reach quorum, the following week’s attendance becomes the temporary quorum until members return — so the board can be deadlocked for a week, not indefinitely.
- Well-structured votes. The statutes require a General Assembly’s agenda to be fixed 15 days in advance, but say nothing about the voting mechanism or about what information must be presented under an agenda item. Defining what a well-structured vote requires would be a natural task for a focused governance working group — the aim being statutes robust enough to constrain any future board, not just the current one.
7. Board Diversity — and What Is the Board For?
The deepest discussion of the session. Several people have told Anna T that the desire for earlier elections is really a desire for diversity: the current board is all men. Daniel T agreed emphatically — he has worked in both diverse and non-diverse teams, can feel the difference, and would like this board to change.
But Anna T pressed a prior question: the community holds visibly different ideas — including within the board itself — about what the board’s role and powers actually are, which decisions rest with it, and which belong elsewhere. Electing more people onto a body whose function is undefined does not resolve anything: “more women, yes, totally — but to do what?” She also named an inheritance: in the community’s past, decisions of this kind could be made top-down by directors without a transparent process, and the community carries both a residual concept of the board as “the top” and a wound around top-down organisation — two instincts that do not fit together. If the board is to be the boring, paperwork-signing interface to the default world, then the community needs to decide where real decision-making does live, and it does not currently have a system for that.
Daniel T strongly agreed, pointing to his own board application, which argued for exactly this: make the board boring, demystify it, keep the roles simple, documented, and replaceable, and move power away from the board toward the community — the association existing as the minimal shell needed to interface between the community and governments, insurers, and other institutions that require a legal entity. He noted the first year’s intense timelines forced board members to roll up their sleeves on work that should ultimately be the community’s, and that he would prefer the pressure to keep the board boring to come from the community rather than from the board itself. He will share the application document with Celine V.
Agreed: this belongs at the Annual Leadership Meeting as one or more structured workshops (possibly one on the board, one on coordinators). Anna T will draft a framing document — what the confusion is, what needs deciding — and Celine V will design a workshop format that can actually produce decisions with 50–60 participants (for example: present a small number of articulated models of the board’s role, allow additions, then have participants select).
8. Coordinator Roles
The same definitional gap applies one level down, and Anna T catalogued it from direct experience: coordinators today hold their roles through no consistent process — some self-selected, some assigned more or less accidentally through the app’s early setup — and are perceived in sharply different ways by the people they work with, from “boss who could sack me” to “newcomer I owe nothing to”. There is no defined way to select coordinators, no succession process (a recent coordinator transition was arranged informally before anyone was told the role was opening), no red-flag mechanism when something is not working, and no shared answer to how many coordinators are useful or which roles should be coordinator roles at all. A past misalignment between the board and one department about that department’s purpose could not be productively resolved precisely because no such mechanism existed. The open questions — selection, succession, scope, accountability, and the communication line that lets the community know each area is on track before the event — will go into Anna T’s ALM framing document alongside the board question.
9. Explaining the Association: Newsletter
Raised by Peter K via the shared list: many people — including leads — still do not understand the association’s membership structure; some who meet the criteria to become an asociado wrongly believe they cannot apply, and the difference between colaborador and asociado is widely unclear. Agreed: explain it again, repeatedly, through multiple channels — a newsletter item, and a short presentation with questions at a community call. Supporting people who want to get involved (for instance around Doreen’s election work) is part of the same push.
10. Annual Leadership Meeting: Logistics
The ALM is planned for October, but the availability of the planned venue is now in question, and an alternative may be needed. The group flagged communication as urgent regardless: some people have already ruled themselves out because dates were not announced early enough to request time off work. At minimum, an announcement should confirm the ALM is October (not September), with dates fixed and organisation under way. Celine V offered organisational support — venue search, schedule, and a mechanism for submitting topics — and Daniel T has passed the offer to the ALM’s main coordinator.
11. Working Groups: The Wider Field
Four working-group applications have come in under the new framework so far: event dates, the new-site working group, the “middle of Elsewhere” improvement group, and — to Daniel T’s delight — a sound-policy working group. Ellen has also announced an intention to form a group around the association’s physical assets and containers, and would welcome more members; presenting a working group’s purpose clearly at a community call was noted as a good way to attract them.
12. Next Steps
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Celine V | Check with previous participants who wants to be a named member; submit the governance working group application; reach out to Kate B; design the ALM workshop decision format | Within the week |
| Anna T | Draft the ALM framing document: the board-role and coordinator-role questions, what needs deciding and why | Before the ALM |
| Daniel T | Present the ranked-pairs voting method to the board with a simple worked example; post a reminder about community-call speaking slots; share his board application document with Celine V; link up the informal minutes | This week |
| All | Support the newsletter item on asociado/colaborador; encourage interested people toward the election-reflection work | Ongoing |
Next meeting: in two weeks, same slot.
Minutes prepared from a recording. In line with the working group’s transparency commitment, the full transcript will be published alongside these minutes.
Cuarta reunión informal de gobernanza. La sesión resolvió el estatus del propio grupo (se registrará como grupo de trabajo bajo el marco adoptado recientemente por la junta), dedicó su tramo más sustancial a una pregunta que Anna T puso directamente sobre la mesa — la comunidad no puede elegir sensatamente a más miembros de la junta antes de decidir para qué sirve la junta — y convergió en llevar esa pregunta, junto con la pregunta sobre los roles de coordinación, al Annual Leadership Meeting en forma de talleres estructurados.
1. Revisión de la Membresía del Grupo
Kate B se ha retirado por ahora del grupo de gobernanza, citando las exigencias de un nuevo trabajo, y Bambi también dispone de poco tiempo. Daniel T se ha ofrecido a quedar con Kate para tomar un café; Celine V también se pondrá en contacto para saber cómo está. El grupo dejó claro que la puerta sigue abierta: bajo el marco de grupos de trabajo tal como se ha adoptado, cualquiera puede iniciar o sumarse al trabajo de gobernanza en cualquier momento, y nada en la composición actual del grupo impide que nadie haga el trabajo que le importa. Se consideró prioritario por derecho propio asegurar que quienes se aparten sigan sintiéndose escuchados — y bienvenidos si desean volver.
2. ¿Es Esto un Grupo de Trabajo? — Resuelto
Anna T planteó una cuestión de definición que también había expuesto en la última llamada comunitaria: según la descripción de la junta, un grupo de trabajo se forma en torno a un problema o deseo concreto, funciona durante aproximadamente dos a seis meses y presenta un resultado — por eso su documento reciente llamaba a estos encuentros «reuniones de gobernanza» y no grupo de trabajo. Según ese modelo, el trabajo sobre las fechas del evento es un grupo de trabajo; la conversación permanente y quincenal sobre gobernanza es otra cosa.
De ello se derivaron dos cosas. Primero, Daniel T informó de que ya ha registrado el grupo de trabajo sobre las fechas del evento bajo el nuevo marco, con él mismo y Celine V como coordinadores — un entregable concreto con un calendario definido, que encaja limpiamente con la definición. Segundo, tras debatirlo, el grupo acordó que la conversación permanente debería registrarse también como grupo de trabajo: un grupo «meta» o semillero cuyo propósito es identificar deficiencias de gobernanza y resolverlas directamente o poner en marcha grupos de trabajo específicos — y cuyo resultado puede ser, por tanto, propuestas de gobernanza o nuevos grupos de trabajo. La reserva inicial de Anna T — que registrarse pudiera cerrar la membresía — se resolvió haciendo explícita la apertura: las reuniones siguen abiertas a cualquier persona de la comunidad que quiera contribuir, y el registro simplemente da al trabajo un canal oficial y visible (un espacio en el sitio web, actas publicadas en el feed) en vez de depender del acceso informal. Como dijo Daniel T, el grupo puede aspirar a ser un grupo de trabajo modélico. Celine V consultará al círculo más amplio de participantes anteriores quiénes quieren figurar como miembros y presentará la solicitud dentro de la semana.
3. El «Departamento» de Gobernanza
Surgió una cuestión de orden estructural: la organización tiene actualmente un canal de «equipo»/«departamento» de gobernanza, pero si los equipos son grupos de personas que organizan el evento, gobernanza no es un equipo — un desajuste que el actual lead del equipo también ha reconocido. Por tanto, uno de los primeros actos del grupo de trabajo podría ser proponer la retirada del departamento de gobernanza como estructura, con el mismo espíritu que su primer acto: negarse a centralizar la gobernanza en sí mismo.
4. Mecanismo de Votación: Pares Ordenados
El grupo revisó el mecanismo propuesto de votación por preferencias (pares ordenados, o Tideman) para la decisión sobre las fechas del evento. El método compara cada par de opciones cara a cara y selecciona la opción que gana más comparaciones por pares — lo que resuelve el conocido fallo de los métodos de segunda vuelta instantánea, en los que una opción de consenso ampliamente popular puede quedar eliminada pronto por no recibir suficientes votos como primera opción; también incluye un desempate definido para el raro bloqueo circular («piedra, papel o tijera»). Celine V respaldó el método («tuve que leerlo dos veces — y entonces realmente tiene sentido») y pidió que se presentara a la junta para su aceptación antes de usarlo; Daniel T preparará una presentación breve y sencilla, con un ejemplo fácil, para una próxima reunión de la junta. El método no es inamovible: si alguien presenta un argumento sólido a favor de otro antes de que se abra la votación, puede cambiarse.
Daniel T también informó de que la función de votación por orden de preferencia se está incorporando a la aplicación Humans: por diseño, nadie — ni siquiera los administradores — puede ver los resultados hasta que cierre la votación, y una votación cerrada no puede reabrirse.
5. Consulta sobre las Fechas del Evento: Estado
El sitio web informativo se ha actualizado tras la llamada de la semana pasada y está prácticamente listo, a falta solamente de los resultados de la votación comunitaria. La encuesta de consulta amplia ha superado las 750 respuestas. En línea con la decisión anterior de la junta, no se publican resultados provisionales mientras continúa la consulta, para evitar sesgarla. Para la llamada comunitaria de esta semana, hasta ahora se ha inscrito una persona para hablar de las fechas; Daniel T publicará un recordatorio invitando a inscribirse a cualquiera que quiera compartir una opinión.
6. Elecciones, Quórum y Estatutos
Está surgiendo un conjunto de temas relacionados en el hilo de reflexión sobre las elecciones del canal de gobernanza, donde Doreen ha expresado interés en trabajar sobre cómo celebrar elecciones a la junta antes del ciclo actualmente previsto. El grupo lo acogió favorablemente — es exactamente el tipo de pregunta concreta que podría abordar un grupo de trabajo creado para ello. En el debate surgieron estos puntos:
- Calendario electoral. La junta ya ha recogido en acta su deseo de contar con una junta más grande y diversa, con elecciones tan pronto como existan las personas candidatas adecuadas — pero los estatutos actuales no permiten celebrar elecciones antes del ciclo previsto, de modo que primero debe modificarse el estatuto. Un posible esquema debatido: aprobar la modificación estatutaria en una Asamblea General de octubre, recibir candidaturas durante noviembre y celebrar elecciones a principios de diciembre, para que los nuevos miembros empiecen a tiempo de ayudar a preparar el siguiente evento en vez de incorporarse a mitad del proceso. Se plantearon elecciones anuales escalonadas (mandatos de dos años, con la renovación de la mitad de la junta cada año) como un modelo razonable entre varios.
- Salvaguardas del quórum. Ampliar la junta sin ajustar las reglas de quórum entraña riesgo de bloqueo: con ocho miembros, deben asistir cinco para que las decisiones sean válidas, y la asistencia ya varía. Se esbozó una salvaguarda mínima — si una reunión ordinaria de la junta no alcanza el quórum, la asistencia de la semana siguiente se convierte en el quórum temporal hasta que regresen los miembros — para que la junta pueda quedar bloqueada una semana, pero no indefinidamente.
- Votaciones bien estructuradas. Los estatutos exigen que el orden del día de una Asamblea General se fije con 15 días de antelación, pero no dicen nada sobre el mecanismo de votación ni sobre qué información debe presentarse dentro de un punto del orden del día. Definir qué requiere una votación bien estructurada sería una tarea natural para un grupo de trabajo específico de gobernanza — con el objetivo de contar con unos estatutos lo bastante sólidos para limitar a cualquier junta futura, no solo a la actual.
7. Diversidad de la Junta — y ¿Para Qué Sirve la Junta?
La discusión más profunda de la sesión. Varias personas han dicho a Anna T que el deseo de adelantar las elecciones es en realidad un deseo de diversidad: la junta actual está compuesta exclusivamente por hombres. Daniel T estuvo rotundamente de acuerdo — ha trabajado tanto en equipos diversos como en equipos no diversos, percibe la diferencia y le gustaría que esta junta cambiara.
Pero Anna T insistió en una pregunta previa: en la comunidad hay ideas visiblemente distintas — incluso dentro de la propia junta — sobre cuáles son realmente el papel y los poderes de la junta, qué decisiones le corresponden y cuáles corresponden a otros lugares. Elegir a más personas para un órgano cuya función no está definida no resuelve nada: «más mujeres, sí, totalmente — pero ¿para hacer qué?». También señaló una herencia: en el pasado de la comunidad, los directores podían tomar decisiones de este tipo de arriba abajo sin un proceso transparente, y la comunidad conserva tanto una idea residual de la junta como «la cúspide» como una herida en torno a la organización vertical — dos instintos que no encajan entre sí. Si la junta ha de ser la aburrida interfaz que firma papeles con el mundo predeterminado, la comunidad debe decidir dónde reside la toma real de decisiones, y actualmente no tiene un sistema para ello.
Daniel T estuvo totalmente de acuerdo y señaló su propia candidatura a la junta, que defendía exactamente esto: hacer que la junta sea aburrida, desmitificarla, mantener los roles sencillos, documentados y sustituibles, y trasladar el poder de la junta hacia la comunidad — existiendo la asociación como la estructura mínima necesaria para hacer de interfaz entre la comunidad y los gobiernos, aseguradoras y otras instituciones que requieren una entidad jurídica. Señaló que los intensos plazos del primer año obligaron a los miembros de la junta a arremangarse y asumir trabajo que en última instancia debería corresponder a la comunidad, y que preferiría que la presión para mantener aburrida a la junta procediera de la comunidad y no de la propia junta. Compartirá el documento de su candidatura con Celine V.
Acordado: esto debe tratarse en el Annual Leadership Meeting mediante uno o más talleres estructurados (posiblemente uno sobre la junta y otro sobre coordinadores). Anna T redactará un documento de encuadre — cuál es la confusión y qué hay que decidir — y Celine V diseñará un formato de taller que pueda producir decisiones realmente con 50–60 participantes (por ejemplo: presentar un número reducido de modelos formulados del papel de la junta, permitir que se añadan otros y después pedir a los participantes que elijan).
8. Roles de Coordinación
La misma falta de definición se aplica un nivel más abajo, y Anna T la detalló a partir de su experiencia directa: hoy los coordinadores ocupan sus roles sin un proceso coherente — algunos se autoseleccionaron, otros fueron asignados de forma más o menos accidental durante la configuración inicial de la aplicación — y las personas con las que trabajan los perciben de maneras radicalmente distintas, desde «el jefe que podría despedirme» hasta «el recién llegado al que no le debo nada». No hay una forma definida de seleccionar coordinadores, ni un proceso de sucesión (una transición reciente de coordinación se organizó informalmente antes de que se comunicara a nadie que el rol iba a quedar vacante), ni un mecanismo de alerta cuando algo no funciona, ni una respuesta compartida sobre cuántos coordinadores son útiles o qué roles deberían ser de coordinación. Una desalineación pasada entre la junta y un departamento sobre el propósito de ese departamento no pudo resolverse de forma productiva precisamente porque no existía tal mecanismo. Las preguntas abiertas — selección, sucesión, alcance, rendición de cuentas y la línea de comunicación que permite a la comunidad saber antes del evento que cada área está bien encaminada — se incluirán en el documento de encuadre de Anna T para el ALM junto a la pregunta sobre la junta.
9. Explicar la Asociación: Newsletter
Planteado por Peter K a través de la lista compartida: muchas personas — incluidos leads — siguen sin entender la estructura de membresía de la asociación; algunas que cumplen los requisitos para convertirse en asociado creen erróneamente que no pueden solicitarlo, y la diferencia entre colaborador y asociado no está clara para mucha gente. Acordado: explicarlo de nuevo, repetidamente y por varios canales — un artículo en la newsletter y una breve presentación con preguntas en una llamada comunitaria. Apoyar a las personas que quieran implicarse (por ejemplo, en torno al trabajo electoral de Doreen) forma parte del mismo impulso.
10. Annual Leadership Meeting: Logística
El ALM está previsto para octubre, pero ahora se cuestiona la disponibilidad del espacio previsto y puede que sea necesaria una alternativa. El grupo señaló que, en cualquier caso, la comunicación es urgente: algunas personas ya han descartado asistir porque las fechas no se anunciaron con suficiente antelación para pedir días libres en el trabajo. Como mínimo, un anuncio debería confirmar que el ALM es en octubre (no en septiembre), con las fechas fijadas y la organización en marcha. Celine V ofreció apoyo organizativo — búsqueda de espacio, programa y un mecanismo para presentar temas — y Daniel T ha trasladado la oferta al coordinador principal del ALM.
11. Grupos de Trabajo: el Campo Más Amplio
Hasta ahora se han presentado cuatro solicitudes de grupos de trabajo bajo el nuevo marco: fechas del evento, el grupo de trabajo del nuevo sitio web, el grupo de mejora del «middle of Elsewhere» y — para alegría de Daniel T — un grupo de trabajo sobre la política de sonido. Ellen también ha anunciado su intención de formar un grupo en torno a los bienes físicos y contenedores de la asociación, y agradecería más miembros; se señaló que presentar claramente el propósito de un grupo de trabajo en una llamada comunitaria es una buena forma de atraerlos.
12. Próximos Pasos
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Celine V | Consultar con participantes anteriores quién quiere figurar como miembro; presentar la solicitud del grupo de trabajo de gobernanza; ponerse en contacto con Kate B; diseñar el formato de decisión del taller del ALM | Dentro de la semana |
| Anna T | Redactar el documento de encuadre del ALM: las preguntas sobre los roles de la junta y de coordinación, qué hay que decidir y por qué | Antes del ALM |
| Daniel T | Presentar a la junta el método de votación por pares ordenados con un ejemplo sencillo desarrollado; publicar un recordatorio sobre los turnos para hablar en la llamada comunitaria; compartir con Celine V el documento de su candidatura a la junta; enlazar las actas informales | Esta semana |
| Todas las personas | Apoyar el artículo de la newsletter sobre asociado/colaborador; animar a las personas interesadas a sumarse al trabajo de reflexión electoral | En curso |
Próxima reunión: dentro de dos semanas, en el mismo horario.
Actas elaboradas a partir de una grabación. En línea con el compromiso de transparencia del grupo de trabajo, la transcripción completa se publicará junto a estas actas.
Quatrième réunion informelle sur la gouvernance. La séance a tranché la question du statut du groupe lui-même (il s’enregistrera comme groupe de travail dans le cadre récemment adopté par le conseil), a consacré sa partie la plus substantielle à une question qu’Anna T a posée sans détour — la communauté ne peut raisonnablement élire davantage de membres du conseil avant d’avoir décidé à quoi sert le conseil — et a convergé vers l’idée de porter cette question, avec celle des rôles de coordination, à l’Annual Leadership Meeting sous forme d’ateliers structurés.
1. Point sur les Membres du Groupe
Kate B s’est mise en retrait du groupe gouvernance pour le moment, en raison des exigences d’un nouvel emploi, et Bambi manque pareillement de temps. Daniel T a proposé de retrouver Kate autour d’un café ; Celine V prendra également contact pour prendre de ses nouvelles. Le groupe a clairement affirmé que la porte reste ouverte : dans le cadre des groupes de travail désormais adopté, chacun peut à tout moment lancer ou rejoindre un travail sur la gouvernance, et la composition actuelle du groupe n’empêche personne de mener le travail qui lui tient à cœur. Veiller à ce que les personnes qui se mettent en retrait continuent à se sentir entendues — et les bienvenues si elles reviennent — a été considéré comme une priorité à part entière.
2. S’agit-il d’un Groupe de Travail ? — Question Résolue
Anna T a soulevé un point de définition qu’elle avait également formulé lors du dernier appel communautaire : selon la description du conseil, un groupe de travail se forme autour d’un problème ou d’un souhait précis, fonctionne pendant environ deux à six mois et présente un résultat — raison pour laquelle son document récent appelait ces rencontres des « réunions de gouvernance » plutôt qu’un groupe de travail. Selon ce modèle, le travail sur les dates de l’événement est un groupe de travail ; la conversation permanente sur la gouvernance qui se tient toutes les deux semaines est autre chose.
Deux choses en ont découlé. Premièrement, Daniel T a indiqué avoir déjà enregistré le groupe de travail sur les dates de l’événement dans le nouveau cadre, avec Celine V et lui-même comme coordinateurs — un livrable précis selon un calendrier défini, qui correspond parfaitement à la définition. Deuxièmement, après discussion, le groupe a convenu que la conversation permanente devait elle-même être enregistrée comme groupe de travail : un groupe « méta », ou une pépinière, dont le but est d’identifier les lacunes de gouvernance et soit de les résoudre directement, soit de lancer des groupes de travail ciblés — et dont les résultats peuvent donc être des propositions de gouvernance ou d’autres groupes de travail. La réserve initiale d’Anna T — selon laquelle l’enregistrement risquait de fermer l’adhésion — a été levée en affirmant explicitement l’ouverture : les réunions restent ouvertes à toute personne de la communauté souhaitant contribuer, et l’enregistrement donne simplement au travail un canal officiel et visible (une place sur le site, des comptes rendus publiés dans le fil) au lieu de dépendre d’un accès informel. Comme l’a dit Daniel T, le groupe peut chercher à être un groupe de travail exemplaire. Celine V demandera au cercle plus large des anciens participants qui souhaite être nommé comme membre et déposera la demande dans la semaine.
3. Le « Département » Gouvernance
Un besoin de clarification structurelle est apparu : l’organisation dispose actuellement d’un canal d’« équipe »/de « département » gouvernance, mais si les équipes sont des groupes de personnes qui organisent l’événement, la gouvernance n’est pas une équipe — un décalage que l’actuel team lead a lui aussi reconnu. L’un des premiers actes du groupe de travail pourrait donc être de proposer la suppression du département gouvernance en tant que structure, dans le même esprit que son premier acte — refuser de centraliser la gouvernance en son sein.
4. Mécanisme de Vote : Paires Classées
Le groupe a examiné le mécanisme de vote préférentiel proposé (paires classées, ou méthode de Tideman) pour la décision sur les dates de l’événement. La méthode compare chaque paire d’options en face à face et sélectionne l’option qui remporte le plus de comparaisons par paires — ce qui traite le mode d’échec connu des méthodes à second tour instantané, dans lesquelles une option de consensus largement appréciée peut être éliminée tôt faute de votes de premier choix ; elle comprend aussi une règle de départage définie pour le rare blocage circulaire (« pierre-feuille-ciseaux »). Celine V a approuvé la méthode (« j’ai dû la lire deux fois — et alors elle prend vraiment tout son sens ») et a demandé qu’elle soit présentée au conseil pour approbation avant son utilisation ; Daniel T préparera une présentation courte et simple, avec un exemple facile, pour une prochaine réunion du conseil. La méthode n’est pas figée : si quelqu’un avance un argument solide en faveur d’une autre avant l’ouverture du vote, elle pourra être modifiée.
Daniel T a aussi indiqué que la fonctionnalité de vote par classement est en cours d’intégration dans l’application Humans : de par sa conception, personne — pas même les administrateurs — ne peut voir les résultats avant la clôture du vote, et un vote clos ne peut pas être rouvert.
5. Consultation sur les Dates de l’Événement : État
Le site d’information a été mis à jour à la suite de l’appel de la semaine dernière et est pour l’essentiel prêt, dans l’attente des seuls résultats du vote communautaire. Le vaste sondage de consultation a dépassé les 750 réponses. Conformément à la décision antérieure du conseil, les classements provisoires ne sont pas publiés pendant la consultation, afin de ne pas la biaiser. Pour l’appel communautaire de cette semaine, une personne s’est inscrite jusqu’à présent pour parler des dates ; Daniel T publiera un rappel invitant toute personne souhaitant donner son avis à s’inscrire.
6. Élections, Quorum et Statuts
Un ensemble de sujets liés émerge dans le fil de réflexion sur les élections du canal gouvernance, où Doreen a manifesté son intérêt pour travailler sur la possibilité d’organiser les élections du conseil plus tôt que le cycle actuellement prévu. Le groupe s’en est réjoui — c’est exactement le type de question ciblée dont pourrait se saisir un groupe de travail créé à cet effet. Les points suivants sont apparus dans la discussion :
- Calendrier des élections. Le conseil a déjà consigné dans un compte rendu son souhait d’être plus grand et plus diversifié, avec une élection dès que les bonnes candidatures se présenteront — mais les statuts, dans leur rédaction actuelle, ne permettent pas d’élection avant le cycle prévu ; une modification des statuts doit donc intervenir d’abord. Une ébauche de scénario discutée : adopter la modification des statuts lors d’une Assemblée Générale en octobre, recevoir les candidatures pendant tout le mois de novembre et tenir les élections début décembre, afin que les nouveaux membres commencent à temps pour participer à la préparation du prochain événement plutôt que d’arriver en cours de route. Des élections annuelles échelonnées (mandats de deux ans, moitié du conseil renouvelée chaque année) ont été évoquées comme un modèle raisonnable parmi d’autres.
- Garanties relatives au quorum. Agrandir le conseil sans adapter les règles de quorum risque de provoquer un blocage : avec huit membres, cinq doivent être présents pour que les décisions soient valables, et la présence varie déjà. Une garantie minimale a été esquissée — si une réunion ordinaire du conseil n’atteint pas le quorum, le nombre de personnes présentes la semaine suivante devient le quorum temporaire jusqu’au retour des membres — afin que le conseil puisse être bloqué pendant une semaine, mais pas indéfiniment.
- Votes bien structurés. Les statuts exigent que l’ordre du jour d’une Assemblée Générale soit fixé 15 jours à l’avance, mais ne disent rien du mécanisme de vote ni des informations qui doivent être présentées sous un point de l’ordre du jour. Définir les exigences d’un vote bien structuré serait une tâche naturelle pour un groupe de travail ciblé sur la gouvernance — l’objectif étant d’avoir des statuts suffisamment robustes pour contraindre tout futur conseil, et pas seulement celui-ci.
7. Diversité du Conseil — et À Quoi Sert le Conseil ?
La discussion la plus approfondie de la séance. Plusieurs personnes ont dit à Anna T que le souhait d’élections plus rapides était en réalité un souhait de diversité : le conseil actuel est entièrement masculin. Daniel T s’est dit tout à fait d’accord — il a travaillé dans des équipes diverses comme non diverses, ressent la différence et aimerait que ce conseil change.
Mais Anna T a insisté sur une question préalable : la communauté a des conceptions manifestement différentes — y compris au sein du conseil lui-même — de ce que sont réellement le rôle et les pouvoirs du conseil, des décisions qui lui reviennent et de celles qui relèvent d’ailleurs. Élire davantage de personnes dans un organe dont la fonction n’est pas définie ne résout rien : « plus de femmes, oui, absolument — mais pour faire quoi ? » Elle a également nommé un héritage : dans le passé de la communauté, les directeurs pouvaient prendre ce type de décisions du sommet vers la base sans processus transparent, et la communauté porte à la fois une conception résiduelle du conseil comme « le sommet » et une blessure liée à l’organisation descendante — deux instincts incompatibles. Si le conseil doit être l’interface ennuyeuse qui signe les papiers avec le monde par défaut, la communauté doit alors décider où se situe la véritable prise de décision, et elle ne dispose actuellement d’aucun système pour cela.
Daniel T s’est dit tout à fait d’accord, renvoyant à sa propre candidature au conseil, qui plaidait précisément pour cela : rendre le conseil ennuyeux, le démystifier, conserver des rôles simples, documentés et remplaçables, et déplacer le pouvoir du conseil vers la communauté — l’association n’existant que comme l’enveloppe minimale nécessaire pour servir d’interface entre la communauté et les gouvernements, les assureurs et les autres institutions qui exigent une entité juridique. Il a noté que les délais intenses de la première année avaient obligé les membres du conseil à retrousser leurs manches pour un travail qui devrait, à terme, appartenir à la communauté, et qu’il préférerait que la pression pour garder le conseil ennuyeux vienne de la communauté plutôt que du conseil lui-même. Il partagera son dossier de candidature avec Celine V.
Accord : cette question doit être traitée lors de l’Annual Leadership Meeting dans le cadre d’un ou plusieurs ateliers structurés (éventuellement un sur le conseil, un sur les coordinateurs). Anna T rédigera un document de cadrage — quelle est la confusion, que faut-il décider — et Celine V concevra un format d’atelier capable d’aboutir réellement à des décisions avec 50–60 participants (par exemple : présenter un petit nombre de modèles formulés du rôle du conseil, permettre des ajouts, puis faire choisir les participants).
8. Rôles de Coordination
La même lacune de définition se retrouve un niveau plus bas, et Anna T l’a recensée à partir de son expérience directe : les coordinateurs occupent aujourd’hui leur rôle sans aucun processus cohérent — certains se sont autodésignés, d’autres ont été nommés plus ou moins accidentellement lors de la mise en place initiale de l’application — et sont perçus de manières radicalement différentes par les personnes avec lesquelles ils travaillent, allant du « patron qui pourrait me licencier » au « nouveau venu auquel je ne dois rien ». Il n’existe aucune manière définie de sélectionner les coordinateurs, aucun processus de succession (une récente transition de coordinateur a été organisée de façon informelle avant que quiconque soit informé que le rôle allait s’ouvrir), aucun mécanisme d’alerte quand quelque chose ne fonctionne pas, ni aucune réponse partagée quant au nombre utile de coordinateurs ou aux rôles qui devraient relever de la coordination. Un désalignement passé entre le conseil et un département concernant la finalité de ce département n’a précisément pas pu être résolu de manière productive faute d’un tel mécanisme. Les questions ouvertes — sélection, succession, périmètre, responsabilité et ligne de communication permettant à la communauté de savoir avant l’événement que chaque domaine est sur la bonne voie — seront incluses dans le document de cadrage d’Anna T pour l’ALM, aux côtés de la question du conseil.
9. Expliquer l’Association : Newsletter
Point soulevé par Peter K via la liste partagée : de nombreuses personnes — y compris des leads — ne comprennent toujours pas la structure d’adhésion de l’association ; certaines qui remplissent les critères pour devenir asociado pensent à tort qu’elles ne peuvent pas en faire la demande, et la différence entre colaborador et asociado est largement mal comprise. Accord : l’expliquer à nouveau, de façon répétée et par plusieurs canaux — un article dans la newsletter et une courte présentation suivie de questions lors d’un appel communautaire. Soutenir les personnes qui souhaitent s’impliquer (par exemple autour du travail de Doreen sur les élections) participe du même effort.
10. Annual Leadership Meeting : Logistique
L’ALM est prévu en octobre, mais la disponibilité du lieu envisagé est maintenant remise en question et une solution de remplacement pourrait être nécessaire. Le groupe a signalé que la communication était urgente quoi qu’il arrive : certaines personnes ont déjà renoncé à participer parce que les dates n’avaient pas été annoncées assez tôt pour demander un congé. Au minimum, une annonce devrait confirmer que l’ALM aura lieu en octobre (et non en septembre), avec des dates fixées et l’organisation en cours. Celine V a proposé un soutien organisationnel — recherche de lieu, programme et mécanisme de soumission de sujets — et Daniel T a transmis cette proposition au coordinateur principal de l’ALM.
11. Groupes de Travail : le Paysage Plus Large
Quatre demandes de groupes de travail ont jusqu’à présent été déposées dans le nouveau cadre : les dates de l’événement, le groupe de travail sur le nouveau site, le groupe d’amélioration du « middle of Elsewhere » et — pour le plus grand plaisir de Daniel T — un groupe de travail sur la politique sonore. Ellen a également annoncé son intention de constituer un groupe autour des biens matériels et des conteneurs de l’association, et souhaiterait accueillir davantage de membres ; il a été noté que présenter clairement la finalité d’un groupe de travail lors d’un appel communautaire constituait un bon moyen de les attirer.
12. Prochaines Étapes
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Celine V | Demander aux anciens participants qui souhaite être nommé comme membre ; déposer la demande du groupe de travail gouvernance ; prendre contact avec Kate B ; concevoir le format de décision de l’atelier de l’ALM | Dans la semaine |
| Anna T | Rédiger le document de cadrage de l’ALM : les questions des rôles du conseil et de coordination, ce qu’il faut décider et pourquoi | Avant l’ALM |
| Daniel T | Présenter au conseil la méthode de vote par paires classées avec un exemple simple et détaillé ; publier un rappel sur les créneaux de prise de parole lors de l’appel communautaire ; partager son dossier de candidature au conseil avec Celine V ; ajouter les liens vers les comptes rendus informels | Cette semaine |
| Tous | Soutenir l’article de la newsletter sur asociado/colaborador ; orienter les personnes intéressées vers le travail de réflexion sur les élections | En continu |
Prochaine réunion : dans deux semaines, au même créneau.
Compte rendu établi à partir d’un enregistrement. Conformément à l’engagement de transparence du groupe de travail, la transcription intégrale sera publiée aux côtés de ce compte rendu.
La quarta riunione informale sulla governance. La sessione ha chiarito lo status del gruppo stesso (si registrerà come gruppo di lavoro nel quadro recentemente adottato dal consiglio), ha dedicato la sua parte più sostanziale a una domanda che Anna T ha posto con chiarezza sul tavolo — la comunità non può ragionevolmente eleggere altri membri del consiglio prima di decidere a cosa serve il consiglio — ed è giunta alla conclusione di portare questa domanda, insieme a quella sui ruoli di coordinamento, all’Annual Leadership Meeting sotto forma di workshop strutturati.
1. Verifica dei Membri del Gruppo
Kate B si è per il momento ritirata dal gruppo governance, citando gli impegni di un nuovo lavoro, e anche Bambi ha poco tempo a disposizione. Daniel T si è offerto di incontrare Kate per un caffè; anche Celine V la contatterà per sapere come sta. Il gruppo ha affermato esplicitamente che la porta resta aperta: nel quadro dei gruppi di lavoro ora adottato, chiunque può avviare o unirsi al lavoro sulla governance in qualsiasi momento, e nulla nell’attuale composizione del gruppo impedisce a qualcuno di svolgere il lavoro che gli sta a cuore. Assicurarsi che chi si fa da parte continui a sentirsi ascoltato — e benvenuto se vorrà tornare — è stato considerato una priorità a pieno titolo.
2. Questo È un Gruppo di Lavoro? — Questione Risolta
Anna T ha sollevato un punto di definizione che aveva esposto anche durante l’ultima community call: secondo la descrizione del consiglio, un gruppo di lavoro si forma attorno a un problema o a un desiderio specifico, opera per circa due-sei mesi e presenta un risultato — motivo per cui il suo recente documento chiamava questi incontri «riunioni sulla governance» anziché gruppo di lavoro. Secondo questo modello, il lavoro sulle date dell’evento è un gruppo di lavoro; la conversazione permanente sulla governance che si tiene ogni due settimane è qualcos’altro.
Ne sono seguite due cose. In primo luogo, Daniel T ha riferito di avere già registrato il gruppo di lavoro sulle date dell’evento nel nuovo quadro, con se stesso e Celine V come coordinatori — un risultato concreto entro tempistiche definite, che corrisponde perfettamente alla definizione. In secondo luogo, dopo averne discusso, il gruppo ha convenuto che anche la conversazione permanente dovrebbe registrarsi come gruppo di lavoro: un gruppo «meta» o vivaio il cui scopo è individuare le carenze della governance e risolverle direttamente oppure avviare gruppi di lavoro mirati — e il cui risultato può quindi consistere in proposte di governance o in ulteriori gruppi di lavoro. La riserva iniziale di Anna T — che registrarsi potesse chiudere l’adesione — è stata risolta rendendo esplicita l’apertura: le riunioni restano aperte a chiunque nella comunità voglia contribuire, e la registrazione dà semplicemente al lavoro un canale ufficiale e visibile (uno spazio sul sito, verbali pubblicati nel feed) invece di affidarsi a un accesso informale. Come ha detto Daniel T, il gruppo può puntare a essere un gruppo di lavoro modello. Celine V verificherà con la cerchia più ampia dei partecipanti precedenti chi desidera essere indicato come membro e presenterà la domanda entro la settimana.
3. Il «Dipartimento» Governance
È emersa una questione di riordino strutturale: attualmente l’organizzazione ha un canale del «team»/«dipartimento» governance, ma se i team sono gruppi di persone che organizzano l’evento, la governance non è un team — un’incongruenza che anche l’attuale team lead ha riconosciuto. Uno dei primi atti del gruppo di lavoro potrebbe dunque essere proporre il superamento del dipartimento governance come struttura, nello stesso spirito del suo primo atto — rifiutare di accentrare la governance in se stesso.
4. Meccanismo di Voto: Ranked Pairs
Il gruppo ha esaminato il meccanismo di voto preferenziale proposto (ranked pairs, o metodo Tideman) per la decisione sulle date dell’evento. Il metodo confronta testa a testa ogni coppia di opzioni e seleziona l’opzione che vince il maggior numero di confronti a coppie — affrontando così il noto punto debole dei metodi a ballottaggio istantaneo, nei quali un’opzione di consenso ampiamente popolare può essere eliminata presto per mancanza di voti come prima scelta; comprende inoltre un criterio di spareggio definito per il raro stallo circolare («sasso-carta-forbice»). Celine V ha approvato il metodo («ho dovuto leggerlo due volte — e allora ha davvero senso») e ha chiesto che venga presentato al consiglio per approvazione prima di utilizzarlo; Daniel T preparerà una presentazione breve e semplice, con un esempio facile, per una prossima riunione del consiglio. Il metodo non è definitivo: se qualcuno presenta un argomento solido a favore di un metodo diverso prima dell’apertura del voto, potrà essere cambiato.
Daniel T ha anche riferito che la funzionalità di voto con graduatoria è in fase di sviluppo nell’app Humans: per scelta progettuale, nessuno — amministratori inclusi — può vedere i risultati finché il voto non si chiude, e un voto chiuso non può essere riaperto.
5. Consultazione sulle Date dell’Evento: Stato
Il sito informativo è stato aggiornato dopo la call della scorsa settimana ed è sostanzialmente pronto, in attesa soltanto dei risultati del voto della comunità. L’ampio sondaggio di consultazione ha superato le 750 risposte. In linea con la precedente decisione del consiglio, le posizioni provvisorie non vengono pubblicate mentre la consultazione è in corso, per evitare di influenzarla. Per la community call di questa settimana, finora una persona si è iscritta per parlare delle date; Daniel T pubblicherà un promemoria invitando a iscriversi chiunque desideri condividere un’opinione.
6. Elezioni, Quorum e Statuto
Nel thread di riflessione sulle elezioni del canale governance sta emergendo un insieme di temi correlati; qui Doreen ha espresso interesse a lavorare su come tenere le elezioni del consiglio prima del ciclo attualmente previsto. Il gruppo ha accolto con favore la proposta — è esattamente il tipo di questione mirata di cui potrebbe occuparsi un gruppo di lavoro creato appositamente. Dalla discussione sono emersi questi punti:
- Tempistica delle elezioni. Il consiglio ha già messo a verbale il desiderio di un consiglio più ampio e diversificato, con elezioni non appena esistano i candidati giusti — ma lo statuto, nella sua forma attuale, non permette elezioni prima del ciclo previsto, quindi occorre prima una modifica statutaria. Un possibile schema discusso: approvare la modifica statutaria in un’Assemblea Generale di ottobre, raccogliere candidature per tutto novembre e tenere le elezioni all’inizio di dicembre, in modo che i nuovi membri inizino in tempo per contribuire alla preparazione del prossimo evento invece di inserirsi a lavori già avviati. Elezioni annuali scaglionate (mandati di due anni, metà del consiglio rinnovata ogni anno) sono state prospettate come uno dei diversi modelli sensati.
- Salvaguardie per il quorum. Ampliare il consiglio senza adeguare le regole sul quorum rischia di creare uno stallo: con otto membri, cinque devono essere presenti perché le decisioni siano valide, e la partecipazione è già variabile. È stata delineata una salvaguardia minima — se una riunione ordinaria del consiglio non raggiunge il quorum, le presenze della settimana successiva diventano il quorum temporaneo fino al ritorno dei membri — così il consiglio può restare bloccato per una settimana, non a tempo indefinito.
- Voti ben strutturati. Lo statuto richiede che l’ordine del giorno di un’Assemblea Generale sia fissato con 15 giorni di anticipo, ma non dice nulla sul meccanismo di voto o sulle informazioni da presentare sotto ciascun punto all’ordine del giorno. Definire i requisiti di un voto ben strutturato sarebbe un compito naturale per un gruppo di lavoro mirato sulla governance — con l’obiettivo di avere uno statuto abbastanza solido da vincolare qualsiasi consiglio futuro, non solo quello attuale.
7. Diversità del Consiglio — e a Cosa Serve il Consiglio?
La discussione più profonda della sessione. Diverse persone hanno detto ad Anna T che il desiderio di anticipare le elezioni è in realtà un desiderio di diversità: l’attuale consiglio è composto interamente da uomini. Daniel T si è detto fermamente d’accordo — ha lavorato sia in team diversificati sia in team non diversificati, percepisce la differenza e vorrebbe che questo consiglio cambiasse.
Ma Anna T ha insistito su una domanda preliminare: nella comunità esistono idee visibilmente diverse — anche all’interno del consiglio stesso — su quali siano davvero il ruolo e i poteri del consiglio, quali decisioni spettino a esso e quali vadano prese altrove. Eleggere più persone in un organo la cui funzione non è definita non risolve nulla: «più donne, sì, assolutamente — ma per fare cosa?» Ha anche indicato un’eredità: in passato nella comunità, decisioni di questo tipo potevano essere prese dall’alto dai direttori senza un processo trasparente, e la comunità porta con sé sia un concetto residuo del consiglio come «il vertice», sia una ferita legata all’organizzazione dall’alto — due istinti che non sono compatibili. Se il consiglio deve essere la noiosa interfaccia che firma documenti con il mondo predefinito, la comunità deve decidere dove risiede il vero processo decisionale, e attualmente non dispone di un sistema per farlo.
Daniel T si è detto fermamente d’accordo, richiamando la propria candidatura al consiglio, che sosteneva esattamente questo: rendere il consiglio noioso, demistificarlo, mantenere i ruoli semplici, documentati e sostituibili, e spostare il potere dal consiglio verso la comunità — con l’associazione che esiste come involucro minimo necessario per fare da interfaccia tra la comunità e governi, assicuratori e altre istituzioni che richiedono un soggetto giuridico. Ha osservato che le tempistiche serrate del primo anno hanno costretto i membri del consiglio a rimboccarsi le maniche per un lavoro che in ultima analisi dovrebbe spettare alla comunità, e che preferirebbe che la pressione a mantenere il consiglio noioso venisse dalla comunità anziché dal consiglio stesso. Condividerà il documento della propria candidatura con Celine V.
Concordato: la questione va affrontata all’Annual Leadership Meeting con uno o più workshop strutturati (eventualmente uno sul consiglio e uno sui coordinatori). Anna T redigerà un documento di inquadramento — qual è la confusione, cosa occorre decidere — e Celine V progetterà un formato di workshop capace di produrre effettivamente decisioni con 50–60 partecipanti (per esempio: presentare un piccolo numero di modelli articolati del ruolo del consiglio, permettere integrazioni e poi far scegliere i partecipanti).
8. Ruoli di Coordinamento
La stessa lacuna di definizione si applica un livello più in basso, e Anna T l’ha descritta sulla base dell’esperienza diretta: oggi i coordinatori ricoprono i propri ruoli senza un processo coerente — alcuni si sono autoselezionati, altri sono stati assegnati in modo più o meno accidentale durante la configurazione iniziale dell’app — e sono percepiti in modi nettamente diversi dalle persone con cui lavorano, da «il capo che potrebbe licenziarmi» a «il nuovo arrivato a cui non devo nulla». Non esiste un modo definito per selezionare i coordinatori, nessun processo di successione (una recente transizione di coordinamento è stata organizzata informalmente prima che qualcuno venisse informato dell’apertura del ruolo), nessun meccanismo di allerta quando qualcosa non funziona e nessuna risposta condivisa su quanti coordinatori siano utili o quali ruoli debbano essere ruoli di coordinamento. Un precedente disallineamento tra il consiglio e un dipartimento sullo scopo di quel dipartimento non ha potuto essere risolto in modo produttivo proprio perché un meccanismo simile non esisteva. Le questioni aperte — selezione, successione, ambito, responsabilità e linea di comunicazione che consenta alla comunità di sapere prima dell’evento che ogni area procede secondo i piani — entreranno nel documento di inquadramento per l’ALM di Anna T insieme alla questione sul consiglio.
9. Spiegare l’Associazione: Newsletter
Questione sollevata da Peter K attraverso l’elenco condiviso: molte persone — compresi i leads — non comprendono ancora la struttura dell’adesione all’associazione; alcune che soddisfano i criteri per diventare asociado credono erroneamente di non poter fare domanda, e la differenza tra colaborador e asociado è ampiamente poco chiara. Concordato: spiegarla di nuovo, ripetutamente, attraverso più canali — un articolo nella newsletter e una breve presentazione con domande durante una community call. Sostenere le persone che vogliono farsi coinvolgere (per esempio attorno al lavoro di Doreen sulle elezioni) fa parte dello stesso impulso.
10. Annual Leadership Meeting: Logistica
L’ALM è previsto per ottobre, ma ora la disponibilità della sede pianificata è in dubbio e potrebbe essere necessaria un’alternativa. Il gruppo ha segnalato che, a prescindere da questo, la comunicazione è urgente: alcune persone hanno già escluso la propria partecipazione perché le date non sono state annunciate abbastanza presto da consentire loro di chiedere ferie. Come minimo, un annuncio dovrebbe confermare che l’ALM si terrà in ottobre (non a settembre), con date fissate e organizzazione in corso. Celine V ha offerto supporto organizzativo — ricerca della sede, programma e un meccanismo per proporre argomenti — e Daniel T ha trasmesso l’offerta al coordinatore principale dell’ALM.
11. Gruppi di Lavoro: il Quadro Più Ampio
Finora sono arrivate quattro domande per gruppi di lavoro nel nuovo quadro: date dell’evento, il gruppo di lavoro sul nuovo sito, il gruppo per il miglioramento del «middle of Elsewhere» e — per la gioia di Daniel T — un gruppo di lavoro sulla politica sonora. Ellen ha inoltre annunciato l’intenzione di formare un gruppo sui beni materiali e i container dell’associazione e accoglierebbe volentieri altri membri; è stato osservato che presentare chiaramente lo scopo di un gruppo di lavoro durante una community call è un buon modo per attirarli.
12. Prossimi Passi
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Celine V | Verificare con i partecipanti precedenti chi desidera essere indicato come membro; presentare la domanda del gruppo di lavoro governance; contattare Kate B; progettare il formato decisionale del workshop dell’ALM | Entro la settimana |
| Anna T | Redigere il documento di inquadramento dell’ALM: le questioni sui ruoli del consiglio e dei coordinatori, cosa occorre decidere e perché | Prima dell’ALM |
| Daniel T | Presentare al consiglio il metodo di voto ranked pairs con un semplice esempio svolto; pubblicare un promemoria sugli spazi per intervenire alla community call; condividere con Celine V il documento della propria candidatura al consiglio; collegare i verbali informali | Questa settimana |
| Tutti | Sostenere l’articolo della newsletter su asociado/colaborador; indirizzare le persone interessate verso il lavoro di riflessione sulle elezioni | In corso |
Prossima riunione: tra due settimane, nella stessa fascia oraria.
Verbale redatto a partire da una registrazione. In linea con l’impegno di trasparenza del gruppo di lavoro, la trascrizione integrale sarà pubblicata insieme a questo verbale.
Die vierte informelle Governance-Sitzung. In der Sitzung wurde der Status der Gruppe selbst geklärt (sie wird sich nach dem kürzlich vom Vorstand verabschiedeten Rahmen als Arbeitsgruppe registrieren), der inhaltlich umfangreichste Teil einer Frage gewidmet, die Anna T unmissverständlich auf den Tisch legte — die Community kann nicht sinnvoll weitere Vorstandsmitglieder wählen, bevor sie entschieden hat, wofür der Vorstand da ist —, und Einigkeit darüber erzielt, diese Frage gemeinsam mit der Frage nach den Koordinationsrollen als strukturierte Workshops zum Annual Leadership Meeting zu bringen.
1. Abgleich zur Gruppenmitgliedschaft
Kate B hat sich vorerst aus der Governance-Gruppe zurückgezogen und dafür die Anforderungen eines neuen Jobs genannt; Bambi hat ähnlich wenig Zeit. Daniel T hat angeboten, sich mit Kate auf einen Kaffee zu treffen; auch Celine V wird sich bei ihr melden und nachfragen. Die Gruppe stellte ausdrücklich klar, dass die Tür offen bleibt: Im nun verabschiedeten Arbeitsgruppen-Rahmen kann jeder jederzeit Governance-Arbeit beginnen oder sich ihr anschließen, und nichts an der derzeitigen Zusammensetzung der Gruppe hindert jemanden daran, die Arbeit zu tun, die ihm oder ihr wichtig ist. Dafür zu sorgen, dass Menschen, die sich zurückziehen, sich weiterhin gehört — und zur Rückkehr willkommen — fühlen, wurde als eigenständige Priorität behandelt.
2. Ist dies eine Arbeitsgruppe? — Geklärt
Anna T brachte einen definitorischen Punkt zur Sprache, den sie auch beim letzten Community-Call angesprochen hatte: Nach der Beschreibung des Vorstands bildet sich eine Arbeitsgruppe rund um ein bestimmtes Problem oder Anliegen, besteht etwa zwei bis sechs Monate und legt ein Ergebnis vor — weshalb ihr kürzliches Dokument diese Zusammenkünfte als „Governance-Sitzungen“ und nicht als Arbeitsgruppe bezeichnete. Nach diesem Modell ist die Arbeit zu den Veranstaltungsdaten eine Arbeitsgruppe; das fortlaufende zweiwöchentliche Governance-Gespräch ist etwas anderes.
Daraus folgten zwei Dinge. Erstens berichtete Daniel T, dass er die Arbeitsgruppe Veranstaltungsdaten bereits im neuen Rahmen registriert hat, mit ihm selbst und Celine V als Koordinatoren — ein konkretes Ergebnis mit einem festgelegten Zeitplan, das genau der Definition entspricht. Zweitens vereinbarte die Gruppe nach der Diskussion, dass sich das fortlaufende Gespräch selbst als Arbeitsgruppe registrieren sollte: eine „Meta-“ oder Keimzellen-Gruppe, deren Zweck darin besteht, Governance-Mängel zu erkennen und sie entweder direkt zu beheben oder fokussierte Arbeitsgruppen ins Leben zu rufen — und deren Ergebnisse daher Governance-Vorschläge oder weitere Arbeitsgruppen sein können. Anna Ts anfänglicher Vorbehalt — die Registrierung könnte den Kreis der Mitglieder begrenzen — wurde ausgeräumt, indem die Offenheit ausdrücklich festgehalten wurde: Die Sitzungen bleiben für alle in der Community offen, die beitragen möchten, und die Registrierung gibt der Arbeit lediglich einen sichtbaren, offiziellen Kanal (einen Platz auf der Website, veröffentlichte Protokolle im Feed), anstatt auf informellen Zugang angewiesen zu sein. Wie Daniel T es ausdrückte, kann die Gruppe anstreben, eine modellhafte Arbeitsgruppe zu sein. Celine V wird im erweiterten Kreis früherer Teilnehmender nachfragen, wer namentlich als Mitglied aufgeführt werden möchte, und den Antrag innerhalb der Woche einreichen.
3. Die Governance-„Abteilung“
Ein Punkt zur strukturellen Bereinigung kam auf: Die Organisation hat derzeit einen Governance-„Team-“/„Abteilungs-“Kanal, doch wenn Teams Gruppen von Menschen sind, die die Veranstaltung organisieren, ist Governance kein Team — eine Unstimmigkeit, die auch der derzeitige Team-Lead eingeräumt hat. Eine der ersten Handlungen der Arbeitsgruppe könnte daher darin bestehen, die Auflösung der Governance-Abteilung als Struktur vorzuschlagen, im gleichen Geist wie ihre erste Handlung — Governance nicht bei sich selbst zu zentralisieren.
4. Abstimmungsverfahren: Ranked Pairs
Die Gruppe prüfte das vorgeschlagene Präferenzwahlverfahren (Ranked Pairs oder Tideman-Verfahren) für die Entscheidung über die Veranstaltungsdaten. Das Verfahren vergleicht jedes Optionspaar im direkten Vergleich und wählt die Option aus, die die meisten paarweisen Vergleiche gewinnt — womit es den bekannten Fehlerfall von Instant-Runoff-Verfahren bewältigt, bei denen eine weithin beliebte Konsensoption früh ausscheiden kann, weil ihr Erstpräferenzstimmen fehlen; es umfasst außerdem eine definierte Stichentscheidung für den seltenen kreisförmigen („Stein-Papier-Schere“-)Stillstand. Celine V befürwortete das Verfahren („Ich musste es zweimal lesen — und dann ergibt es wirklich Sinn“) und bat darum, es dem Vorstand vor dem Einsatz zur Annahme vorzulegen; Daniel T wird für eine kommende Vorstandssitzung eine kurze, einfache Präsentation mit einem leicht verständlichen Beispiel vorbereiten. Das Verfahren ist nicht unveränderlich: Wenn jemand vor Beginn der Abstimmung ein starkes Argument für ein anderes Verfahren vorbringt, kann es geändert werden.
Daniel T berichtete außerdem, dass die Funktion für Rangfolgeabstimmungen in die Humans-App eingebaut wird: Konstruktionsbedingt kann niemand — auch nicht die Administratoren — Ergebnisse sehen, bevor die Abstimmung schließt, und eine geschlossene Abstimmung kann nicht wieder geöffnet werden.
5. Konsultation zu den Veranstaltungsdaten: Stand
Die Informationswebsite wurde nach dem Call der vergangenen Woche aktualisiert und ist im Wesentlichen fertig; es fehlen nur noch die Ergebnisse der Community-Abstimmung. Die breite Konsultationsumfrage hat mehr als 750 Antworten erhalten. Im Einklang mit der früheren Entscheidung des Vorstands werden während der laufenden Konsultation keine Zwischenstände veröffentlicht, damit sie nicht beeinflusst wird. Für den Community-Call dieser Woche hat sich bislang eine Person angemeldet, um über die Daten zu sprechen; Daniel T wird eine Erinnerung posten und alle, die eine Meinung teilen möchten, zur Anmeldung einladen.
6. Wahlen, Quorum und Statuten
Im Reflexions-Thread zu Wahlen im Governance-Kanal kommt ein Bündel verwandter Themen auf; dort hat Doreen Interesse daran geäußert, daran zu arbeiten, wie Vorstandswahlen früher als im derzeit vorgesehenen Zyklus abgehalten werden können. Die Gruppe begrüßte dies — es ist genau die Art fokussierter Frage, die eine eigens gegründete Arbeitsgruppe übernehmen könnte. In der Diskussion kamen folgende Punkte auf:
- Wahlzeitpunkt. Der Vorstand hat bereits seinen Wunsch nach einem größeren und diverseren Vorstand protokolliert, mit einer Wahl, sobald die richtigen Bewerber vorhanden sind — doch die Statuten erlauben in ihrer derzeitigen Fassung keine Wahl vor dem vorgesehenen Zyklus, sodass zuerst eine Statutenänderung erfolgen muss. Eine diskutierte Skizze: die Statutenänderung bei einer Generalversammlung im Oktober verabschieden, den ganzen November über Bewerbungen annehmen und Anfang Dezember Wahlen abhalten, damit neue Mitglieder rechtzeitig beginnen, um bei der Vorbereitung der nächsten Veranstaltung zu helfen, anstatt mitten im laufenden Prozess hinzuzukommen. Jährliche gestaffelte Wahlen (zweijährige Amtszeiten, jedes Jahr wird die Hälfte des Vorstands erneuert) wurden als eines von mehreren sinnvollen Modellen ins Spiel gebracht.
- Quorum-Sicherungen. Den Vorstand zu vergrößern, ohne die Quorum-Regeln anzupassen, birgt die Gefahr einer Blockade: Bei acht Mitgliedern müssen fünf anwesend sein, damit Entscheidungen gültig sind, und die Anwesenheit schwankt bereits. Eine minimale Sicherung wurde skizziert — erreicht eine reguläre Vorstandssitzung kein Quorum, wird die Anwesenheit in der folgenden Woche zum vorübergehenden Quorum, bis die Mitglieder zurückkehren —, damit der Vorstand eine Woche lang blockiert sein kann, aber nicht auf unbestimmte Zeit.
- Gut strukturierte Abstimmungen. Die Statuten verlangen, dass die Tagesordnung einer Generalversammlung 15 Tage im Voraus feststeht, sagen aber nichts über das Abstimmungsverfahren oder darüber, welche Informationen unter einem Tagesordnungspunkt vorgelegt werden müssen. Zu definieren, was eine gut strukturierte Abstimmung erfordert, wäre eine naheliegende Aufgabe für eine fokussierte Governance-Arbeitsgruppe — mit dem Ziel, Statuten zu schaffen, die robust genug sind, um jeden künftigen Vorstand in die Schranken zu weisen, nicht nur den derzeitigen.
7. Diversität im Vorstand — und wofür ist der Vorstand da?
Die tiefgehendste Diskussion der Sitzung. Mehrere Personen haben Anna T gesagt, dass es beim Wunsch nach früheren Wahlen in Wirklichkeit um den Wunsch nach Diversität gehe: Der aktuelle Vorstand besteht ausschließlich aus Männern. Daniel T stimmte nachdrücklich zu — er hat sowohl in diversen als auch in nicht diversen Teams gearbeitet, kann den Unterschied spüren und würde sich wünschen, dass sich dieser Vorstand verändert.
Doch Anna T drängte auf eine vorgelagerte Frage: In der Community bestehen sichtbar unterschiedliche Vorstellungen — auch innerhalb des Vorstands selbst — darüber, was Rolle und Befugnisse des Vorstands tatsächlich sind, welche Entscheidungen bei ihm liegen und welche an anderer Stelle. Mehr Menschen in ein Gremium zu wählen, dessen Funktion nicht definiert ist, löst nichts: „Mehr Frauen, ja, absolut — aber um was zu tun?“ Sie benannte auch ein Erbe: In der Vergangenheit der Community konnten Direktoren Entscheidungen dieser Art ohne transparentes Verfahren von oben herab treffen, und die Community trägt sowohl eine verbliebene Vorstellung vom Vorstand als „der Spitze“ als auch eine Verletzung durch Organisation von oben nach unten in sich — zwei Instinkte, die nicht zusammenpassen. Wenn der Vorstand die langweilige, Papierkram unterzeichnende Schnittstelle zur Standardwelt sein soll, dann muss die Community entscheiden, wo die echte Entscheidungsfindung stattfindet, und dafür hat sie derzeit kein System.
Daniel T stimmte nachdrücklich zu und verwies auf seine eigene Bewerbung für den Vorstand, in der er genau dafür argumentiert hatte: den Vorstand langweilig machen, ihn entmystifizieren, die Rollen einfach, dokumentiert und austauschbar halten und Macht vom Vorstand zur Community verlagern — wobei der Verein als minimale Hülle besteht, die als Schnittstelle zwischen der Community und Regierungen, Versicherern und anderen Institutionen dient, die eine juristische Person verlangen. Er merkte an, die intensiven Zeitpläne des ersten Jahres hätten die Vorstandsmitglieder gezwungen, die Ärmel hochzukrempeln und Arbeit zu übernehmen, die letztlich der Community gehören sollte, und er würde es vorziehen, wenn der Druck, den Vorstand langweilig zu halten, von der Community und nicht vom Vorstand selbst käme. Er wird das Bewerbungsdokument mit Celine V teilen.
Vereinbart: Dies gehört als ein oder mehrere strukturierte Workshops zum Annual Leadership Meeting (möglicherweise einer zum Vorstand, einer zu Koordinatoren). Anna T wird ein Rahmendokument verfassen — worin die Unklarheit besteht, was entschieden werden muss —, und Celine V wird ein Workshop-Format entwerfen, das mit 50–60 Teilnehmenden tatsächlich Entscheidungen hervorbringen kann (zum Beispiel: eine kleine Zahl ausformulierter Modelle zur Rolle des Vorstands vorstellen, Ergänzungen zulassen und die Teilnehmenden dann auswählen lassen).
8. Koordinationsrollen
Die gleiche Definitionslücke besteht eine Ebene tiefer, und Anna T beschrieb sie aus unmittelbarer Erfahrung: Koordinatoren haben ihre Rollen heute ohne einheitliches Verfahren inne — einige haben sich selbst ausgewählt, andere wurden bei der frühen Einrichtung der App mehr oder weniger zufällig zugewiesen — und werden von den Menschen, mit denen sie arbeiten, auf deutlich unterschiedliche Weise wahrgenommen, vom „Chef, der mich entlassen könnte“ bis zum „Neuling, dem ich nichts schulde“. Es gibt weder einen definierten Weg zur Auswahl von Koordinatoren noch ein Nachfolgeverfahren (ein kürzlicher Wechsel in einer Koordinationsrolle wurde informell vereinbart, bevor irgendjemandem mitgeteilt wurde, dass die Rolle frei werden würde), weder einen Warnmechanismus, wenn etwas nicht funktioniert, noch eine gemeinsame Antwort darauf, wie viele Koordinatoren nützlich sind oder welche Rollen überhaupt Koordinationsrollen sein sollten. Eine frühere Unstimmigkeit zwischen dem Vorstand und einer Abteilung über den Zweck dieser Abteilung konnte genau deshalb nicht produktiv gelöst werden, weil ein solcher Mechanismus fehlte. Die offenen Fragen — Auswahl, Nachfolge, Umfang, Rechenschaft und der Kommunikationsweg, durch den die Community vor der Veranstaltung weiß, dass jeder Bereich auf Kurs ist — werden neben der Vorstandsfrage in Anna Ts ALM-Rahmendokument aufgenommen.
9. Den Verein Erklären: Newsletter
Von Peter K über die gemeinsame Liste eingebracht: Viele Menschen — einschließlich Leads — verstehen die Mitgliedschaftsstruktur des Vereins noch immer nicht; einige, die die Voraussetzungen erfüllen, um asociado zu werden, glauben fälschlicherweise, sie könnten keinen Antrag stellen, und der Unterschied zwischen colaborador und asociado ist weithin unklar. Vereinbart: es erneut und wiederholt über mehrere Kanäle erklären — mit einem Newsletter-Beitrag und einer kurzen Präsentation mit Fragen bei einem Community-Call. Menschen zu unterstützen, die sich einbringen möchten (beispielsweise rund um Doreens Wahlarbeit), ist Teil desselben Vorhabens.
10. Annual Leadership Meeting: Logistik
Das ALM ist für Oktober geplant, doch die Verfügbarkeit des vorgesehenen Veranstaltungsorts steht nun infrage, und möglicherweise wird eine Alternative benötigt. Die Gruppe kennzeichnete die Kommunikation unabhängig davon als dringend: Einige Menschen haben ihre Teilnahme bereits ausgeschlossen, weil die Termine nicht früh genug bekannt gegeben wurden, um Urlaub zu beantragen. Mindestens sollte eine Ankündigung bestätigen, dass das ALM im Oktober (nicht im September) stattfindet, die Termine feststehen und die Organisation läuft. Celine V bot organisatorische Unterstützung an — Suche nach einem Veranstaltungsort, Zeitplan und ein Verfahren zur Einreichung von Themen —, und Daniel T hat das Angebot an den Hauptkoordinator des ALM weitergeleitet.
11. Arbeitsgruppen: das Weitere Feld
Bislang sind im neuen Rahmen vier Anträge auf Arbeitsgruppen eingegangen: Veranstaltungsdaten, die Arbeitsgruppe zur neuen Website, die Verbesserungsgruppe für die „Mitte von Elsewhere“ und — zu Daniel Ts Freude — eine Arbeitsgruppe für Sound-Regelungen. Ellen hat außerdem angekündigt, eine Gruppe zu den materiellen Vermögenswerten und Containern des Vereins bilden zu wollen, und würde weitere Mitglieder begrüßen; den Zweck einer Arbeitsgruppe bei einem Community-Call klar vorzustellen, wurde als guter Weg genannt, um sie zu gewinnen.
12. Nächste Schritte
| Person | Aktion | Fälligkeit |
|---|---|---|
| Celine V | Bei früheren Teilnehmenden nachfragen, wer namentlich als Mitglied aufgeführt werden möchte; den Antrag der Governance-Arbeitsgruppe einreichen; sich bei Kate B melden; das Entscheidungsformat für den ALM-Workshop entwerfen | Innerhalb der Woche |
| Anna T | Das ALM-Rahmendokument entwerfen: die Fragen nach den Rollen des Vorstands und der Koordinatoren, was entschieden werden muss und warum | Vor dem ALM |
| Daniel T | Dem Vorstand das Ranked-Pairs-Abstimmungsverfahren anhand eines einfachen Beispiels vorstellen; eine Erinnerung an die Redeplätze beim Community-Call posten; sein Bewerbungsdokument für den Vorstand mit Celine V teilen; die informellen Protokolle verlinken | Diese Woche |
| Alle | Den Newsletter-Beitrag zu asociado/colaborador unterstützen; Interessierte zur Reflexionsarbeit über die Wahlen ermutigen | Laufend |
Nächste Sitzung: in zwei Wochen, gleiches Zeitfenster.
Protokoll auf Grundlage einer Aufzeichnung erstellt. Im Einklang mit der Transparenzverpflichtung der Arbeitsgruppe wird das vollständige Transkript zusammen mit diesem Protokoll veröffentlicht.