Board Meeting - August 24, 2026 | Nobodies Collective

In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.

Board present: Ben D (chair), Daniel T, Peter D, Pablo V, Ward D, Victor P · Absent: Chris O, Michelle T · Observer: Ellen K (community member, invited for this meeting) A quorum was present. Two motions were passed: approval of the actas of the four previous meetings (subject to confirmation by two members still reviewing them), and adoption of the working-groups resolution and guidance.

A short, efficient meeting — about an hour — with six of the eight board members present. The board welcomed its first community observer, approved the backlog of formal actas, adopted the working-groups framework discussed over the previous weeks, reviewed the first day of the 2027 event-dates survey, and settled the shape of the members’ vote: the board will pre-select a small set of dates and asociados will rank them.

1. Check-in

Brief personal updates. Several members are travelling or about to travel; one is leaving for Burning Man later this week and will be away for the next meetings.

2. Validation of previous meetings’ actas

Formal actas (the legal record of decisions taken) have now been prepared from the transcripts for the four meetings since 30 July, bringing the association up to date on a record-keeping duty it had not been meeting. One of the four records no decisions, because that meeting had no quorum.
Two members had not yet had time to read them. Rather than delay for a week, the board approved the four actas subject to confirmation by those two members once they have reviewed them; the secretary and the president will then sign. Going forward, actas will be reviewed and validated at each meeting.

3. A community observer at board meetings

Pablo V relayed a request from a community member who has been closely involved in community calls and department work, and who is interested in possibly standing for the board in future, to observe a board meeting. The board agreed unanimously and Ellen K joined the call.
Several members restated a shared principle: board meetings should be conducted, by default, as if they were public, with genuinely confidential matters handled separately. Observers — particularly people who may want to serve on the board later — are welcome; it also helps show that nothing mysterious happens at board meetings.
On how to generalise this: the board decided not to write a policy for a problem it does not yet have. If observer numbers grow (say, beyond three), it will consider a roster or an open session followed by a short reserved section. Ellen K has been added to the standing meeting invitation.

4. Production and event-related assets

The production coordinator was not present. Ben D reported on the storage arrangements: the handover of storage access took place over the weekend as planned, the accompanying documents have been sent to the other party for review and signature this week, and a few remaining logistical tasks in the storage will be completed over the coming months.
Looking ahead, the association will need to make arrangements for the event-related assets it will rely on next year. Board members did not want this left floating without an owner or a date. The discussion converged on the view that these assets are, in substance, a community resource and that the matter is better carried by a community-led working group than by the board directly — briefed by the board on context and sensitivities before it acts. How wide such a group’s remit should be was debated and left to the group itself. Ellen K offered to sound out community members who might take this on, with the board’s support on review.

5. Event-dates survey: first day

The attendee survey on the 2027 event dates launched on Sunday, on the Humans app, with thanks to Peter D for guiding the deployment and to Mira for building the survey features. The link has been shared on WhatsApp, Telegram and Discord, and an email to the mailing list is being arranged.
Launch was bumpy: for a few hours, logged-in users following the general link were recorded as anonymous, and users following the personal email link could not save their answers. Both issues were fixed overnight. The consequence is that the roughly 300 responses received in the first day probably include some duplicates (Daniel T confessed to being one of them, having voted once anonymously and once logged in — for all the dates); identified and anonymous responses can be separated at analysis time.
Survey results so far were discussed. The board agreed not to publish interim results, so as not to bias the survey while it is open. Full results will be compiled, together with the free-text comments, as part of the information package for the vote.
Design lessons, for next time: colour-coding the risk level of each week alongside the options was a deliberate choice — the fire risk is the reason the dates are being reconsidered, and the survey is meant to be informed — but it was noted that it can also be seen as steering, and future surveys should get a short design review before going out. Several of the middle columns (build, barrio build, strike) turned out to carry little extra information; simpler columns (“I would come / I like this date / I dislike this date / I would not come”) would have been more useful. One early observation: whatever week is eventually chosen, the responses show broad acceptance that the early-July dates are the ones to move away from.

6. Community calls as a consultation tool

Daniel T reported from the 20 August community call: with around thirty participants, it was the most engaged community call so far, because it asked people something instead of only informing them. Proposal, adopted by consensus: every community call should carry at least one genuine question to the community alongside the updates, and whenever a board question would benefit from community input, it should be parked for the next call.
Candidate questions for the 27 August call: how the community feels about a partly remote Annual Leadership Meeting (remote participation worked reasonably last year and is more inclusive than not), and how board elections should work in future. The statutory deadline for proposals to the 17 September General Assembly (2 September) was noted; the board’s intention remains to keep this first assembly focused on the event-dates decision, with a call for proposals to come for the following assembly.
Dedicated event-dates call: following a strong request at the community call, the board agreed to hold a call where people can state their perspective on the dates, announced around a week and a half in advance, with speaking slots allocated according to how many people sign up. Contributions will be minuted and become part of the information package for the vote.

7. Working groups: resolution and guidance adopted

The board unanimously approved the board resolution and guidance document on working groups, prepared by Peter D with Daniel T and Ben D after several weeks of open discussion. The text is also published on the Resolutions page.
In summary: anyone can request the creation of a working group; the board defaults to approving, and must give reasons in writing if it declines. Working groups carry no budget, no authority and do not speak for the association — they speak for themselves. They are tactical and time-limited: produce a draft, fix a problem, propose a budget. Longer-running structures (departments) will be addressed in a follow-up resolution. The guidance section is non-binding: it sets out what the community can reasonably expect of a working group (a purpose, a sponsor, openness by default, published notes).
Groups that have already formed informally are not recognised automatically: they apply to the secretary like any other. Applications are open from the end of this meeting; the new-site working group intends to apply this week. A working-groups module in the Humans app is planned for September to replace the interim spreadsheets.

8. Event dates: how the decision will be made

Members reported back on their conversations with asociados. The consistent message: people value being listened to and want to decide, but they also recognise that the board holds information they do not, and want to hear the board’s views rather than have it stay quiet. One caution, drawn from another event’s experience: date changes done too fast, on the basis of a poll answered mostly by those who wanted change, left people feeling ambushed. Broad and careful is better than quick.
The board converged on the middle option: the board pre-selects a small set of candidate weeks (around five — enough for a real choice, not so many as to overwhelm), and asociados rank them. Weeks that make the fire-risk problem worse will not be offered. Any week ultimately chosen remains subject to authorisation, which is why a full ranking is valuable.
There was a genuine disagreement about whether the current early-July week must appear on the ballot. One view: not changing is a choice that cannot be taken away from members, and leaving it off forces a change and distorts the result. Another: offering a week the board knows to be unsafe is uncomfortable, and a ranked vote already allows members to decline all options. The point was left open (“five plus one” was floated) and will be settled when the shortlist is drawn up.
Timeline: the survey can close around 3–4 September; the assembly agenda must be set by then, but the vote itself can open a little later, once the information package is complete and the shortlist is set. Board members away at the time will be asked for their views on the candidate weeks so that the members’ information can include which dates each board member supports.

9. General Assembly: process check

Clarification requested on notice periods. As recalled by members (to be confirmed against the statutes): an election requires 45 days’ notice; an assembly demanded by a majority of members must be held within 30 days; the assembly agenda must be set at least 15 days beforehand. On that basis the 17 September timeline is fine.
The agenda of this first assembly is expected to be limited to the event-dates decision; the board wants to keep it focused rather than crowded, and other items (such as a quorum amendment to the statutes, still being prepared) will come to a later assembly. Members also confirmed their understanding that the board does not need the assembly to ratify ordinary decisions taken in the course of its duties; changes to the statutes do require a members’ vote.

10. Next steps

Person	Action	Due
Ward D, Victor P	Review the four actas and confirm approval on the board channel	This week
Ben D	Open working-group applications; keep an interim register until the Humans module exists	From now
Pablo V	Submit the new-site working group’s application	This week
Ellen K	Sound out community members for a working group on shared storage / common resources	Coming weeks
Daniel T	Send a survey reminder; announce the dedicated event-dates call; bring the questions above to the 27 August community call	This week
Daniel T (with the board)	Draw up the shortlist of candidate weeks once the survey closes; collect each board member’s view, including members travelling	Early September
Pablo V, Ward D	Prepare a community question on a topic in progress, after checking with production	Within two calls

Check-out was upbeat: a sense of real progress, appreciation for the observer’s presence, and thanks to the chair for a meeting that was, for once, over in an hour.

Minutes prepared from a recording.

Junta presente: Ben D (presidencia), Daniel T, Peter D, Pablo V, Ward D, Victor P · Ausentes: Chris O, Michelle T · Observadora: Ellen K (miembro de la comunidad, invitada para esta reunión) Hubo quórum. Se aprobaron dos mociones: la aprobación de las actas de las cuatro reuniones anteriores (sujeta a la confirmación de dos miembros que aún las estaban revisando), y la adopción de la resolución y las orientaciones sobre los grupos de trabajo.

Una reunión breve y eficiente —de aproximadamente una hora— con seis de los ocho miembros de la junta presentes. La junta dio la bienvenida a su primera observadora comunitaria, aprobó el rezago de actas formales, adoptó el marco de grupos de trabajo debatido en las semanas anteriores, revisó el primer día de la encuesta sobre las fechas del evento de 2027, y definió la forma de la votación de los asociados: la junta preseleccionará un conjunto reducido de fechas y los asociados las ordenarán por preferencia.

1. Ronda inicial

Breves novedades personales. Varios miembros están de viaje o a punto de viajar; uno de ellos parte hacia Burning Man esta semana y estará ausente en las próximas reuniones.

2. Validación de las actas de reuniones anteriores

Se han elaborado ya las actas formales (el registro legal de las decisiones tomadas) a partir de las transcripciones de las cuatro reuniones celebradas desde el 30 de julio, poniendo al día a la asociación en una obligación de registro que no se estaba cumpliendo. Una de las cuatro no recoge ninguna decisión, ya que esa reunión no tuvo quórum.
Dos miembros aún no habían tenido tiempo de leerlas. En lugar de aplazarlo una semana, la junta aprobó las cuatro actas sujeta a la confirmación de esos dos miembros una vez las hayan revisado; a continuación firmarán el secretario y el presidente. En adelante, las actas se revisarán y validarán en cada reunión.

3. Una observadora de la comunidad en las reuniones de la junta

Pablo V trasladó la solicitud de un miembro de la comunidad muy implicado en las llamadas comunitarias y en el trabajo de los departamentos, y que está interesado en presentarse posiblemente a la junta en el futuro, de observar una reunión de la junta. La junta lo aprobó por unanimidad y Ellen K se incorporó a la llamada.
Varios miembros reiteraron un principio compartido: las reuniones de la junta deberían llevarse, por defecto, como si fueran públicas, tratando aparte los asuntos genuinamente confidenciales. Las personas observadoras —en particular quienes puedan querer formar parte de la junta más adelante— son bienvenidas; también ayuda a mostrar que no ocurre nada misterioso en las reuniones de la junta.
Sobre cómo generalizar esto: la junta decidió no redactar una política para un problema que todavía no tiene. Si el número de observadores crece (por ejemplo, más de tres), se planteará un turno rotatorio o una sesión abierta seguida de una breve sección reservada. Ellen K ha sido añadida a la invitación permanente de la reunión.

4. Producción y activos relacionados con el evento

El coordinador de producción no estuvo presente. Ben D informó sobre la situación del almacén: la entrega de acceso al almacén tuvo lugar durante el fin de semana según lo previsto, los documentos correspondientes se han enviado esta semana a la otra parte para su revisión y firma, y algunas tareas logísticas pendientes en el almacén se completarán en los próximos meses.
De cara al futuro, la asociación tendrá que organizar los activos relacionados con el evento de los que dependerá el próximo año. Los miembros de la junta no querían dejar esto flotando sin responsable ni fecha. El debate convergió en la idea de que estos activos son, en esencia, un recurso comunitario, y que el asunto lo lleva mejor un grupo de trabajo liderado por la comunidad que la propia junta directamente —informado por la junta sobre el contexto y las sensibilidades antes de actuar—. Se debatió cuán amplio debería ser el mandato de ese grupo, y se dejó que fuera el propio grupo quien lo decidiera. Ellen K se ofreció a sondear a miembros de la comunidad que pudieran encargarse de esto, con el apoyo de la junta en la revisión.

5. Encuesta sobre las fechas del evento: primer día

La encuesta a los asistentes sobre las fechas del evento de 2027 se lanzó el domingo en la app de Humans, con agradecimiento a Peter D por guiar el despliegue y a Mira por desarrollar las funciones de la encuesta. El enlace se ha compartido en WhatsApp, Telegram y Discord, y se está organizando un correo a la lista de distribución.
El lanzamiento fue accidentado: durante unas horas, los usuarios registrados que seguían el enlace general quedaban registrados como anónimos, y los usuarios que seguían el enlace del correo personal no podían guardar sus respuestas. Ambos problemas se corrigieron durante la noche. La consecuencia es que las aproximadamente 300 respuestas recibidas el primer día probablemente incluyan algunos duplicados (Daniel T confesó ser uno de ellos, tras votar una vez de forma anónima y otra registrado —con todas las fechas—); las respuestas identificadas y anónimas pueden separarse en el momento del análisis.
Se comentaron los resultados de la encuesta hasta el momento. La junta acordó no publicar resultados provisionales, para no sesgar la encuesta mientras siga abierta. Los resultados completos se recopilarán, junto con los comentarios de texto libre, como parte del paquete de información para la votación.
Lecciones de diseño para la próxima vez: codificar por color el nivel de riesgo de cada semana junto a las opciones fue una decisión deliberada —el riesgo de incendio es la razón por la que se están reconsiderando las fechas, y se pretende que la encuesta esté informada—, pero se señaló que también puede verse como una forma de orientar las respuestas, y que las futuras encuestas deberían pasar por una breve revisión de diseño antes de publicarse. Varias de las columnas intermedias (montaje, montaje del barrio, desmontaje) resultaron aportar poca información adicional; columnas más sencillas («vendría / me gusta esta fecha / no me gusta esta fecha / no vendría») habrían sido más útiles. Una observación temprana: sea cual sea la semana finalmente elegida, las respuestas muestran una amplia aceptación de que las fechas de principios de julio son las que hay que abandonar.

6. Las llamadas comunitarias como herramienta de consulta

Daniel T informó sobre la llamada comunitaria del 20 de agosto: con unos treinta participantes, fue la llamada comunitaria con más participación hasta la fecha, porque preguntó algo a la gente en lugar de limitarse a informar. Propuesta, adoptada por consenso: cada llamada comunitaria debería incluir al menos una pregunta genuina a la comunidad además de las novedades, y siempre que una pregunta de la junta pueda beneficiarse de la opinión de la comunidad, debería reservarse para la siguiente llamada.
Preguntas candidatas para la llamada del 27 de agosto: cómo se siente la comunidad respecto a un Annual Leadership Meeting parcialmente remoto (la participación remota funcionó razonablemente bien el año pasado y es más inclusiva que no tenerla), y cómo deberían funcionar en el futuro las elecciones a la junta. Se señaló el plazo estatutario para presentar propuestas a la Asamblea General del 17 de septiembre (2 de septiembre); la intención de la junta sigue siendo mantener esta primera asamblea centrada en la decisión sobre las fechas del evento, con una convocatoria de propuestas para la siguiente asamblea.
Llamada dedicada a las fechas del evento: tras una petición insistente en la llamada comunitaria, la junta acordó celebrar una llamada en la que la gente pueda exponer su punto de vista sobre las fechas, anunciada con una semana y media de antelación aproximadamente, con turnos de palabra asignados según cuántas personas se inscriban. Las intervenciones quedarán recogidas en acta y formarán parte del paquete de información para la votación.

7. Grupos de trabajo: resolución y orientaciones adoptadas

La junta aprobó por unanimidad el documento de resolución y orientaciones de la junta sobre los grupos de trabajo, preparado por Peter D junto con Daniel T y Ben D tras varias semanas de debate abierto. El texto también está publicado en la página de Resoluciones.
En resumen: cualquiera puede solicitar la creación de un grupo de trabajo; la junta aprueba por defecto, y debe dar razones por escrito si la deniega. Los grupos de trabajo no tienen presupuesto ni autoridad y no hablan en nombre de la asociación —hablan por sí mismos—. Son tácticos y de duración limitada: elaborar un borrador, resolver un problema, proponer un presupuesto. Las estructuras de mayor duración (departamentos) se abordarán en una resolución posterior. La sección de orientaciones no es vinculante: establece lo que la comunidad puede esperar razonablemente de un grupo de trabajo (un propósito, un promotor, apertura por defecto, actas publicadas).
Los grupos que ya se han formado de manera informal no se reconocen automáticamente: deben solicitarlo a la secretaría como cualquier otro. Las solicitudes están abiertas desde el final de esta reunión; el grupo de trabajo del nuevo sitio tiene intención de solicitarlo esta semana. Se prevé un módulo de grupos de trabajo en la app de Humans para septiembre, que sustituirá a las hojas de cálculo provisionales.

8. Fechas del evento: cómo se tomará la decisión

Los miembros informaron de sus conversaciones con los asociados. El mensaje constante: la gente valora que se la escuche y quiere decidir, pero también reconoce que la junta dispone de información que ellos no tienen, y quiere conocer la opinión de la junta en lugar de que esta guarde silencio. Una advertencia, extraída de la experiencia de otro evento: los cambios de fecha hechos demasiado deprisa, sobre la base de una encuesta respondida sobre todo por quienes querían el cambio, dejaron a la gente con la sensación de haber sido sorprendida. Amplio y cuidadoso es mejor que rápido.
La junta convergió en la opción intermedia: la junta preselecciona un conjunto reducido de semanas candidatas (unas cinco —suficientes para una elección real, sin ser tantas como para abrumar—), y los asociados las ordenan por preferencia. No se ofrecerán semanas que agraven el problema del riesgo de incendio. Cualquier semana finalmente elegida sigue sujeta a autorización, razón por la cual una ordenación completa resulta valiosa.
Hubo un desacuerdo genuino sobre si la actual semana de principios de julio debe figurar en la papeleta. Una postura: no cambiar es una opción que no se le puede arrebatar a los miembros, y omitirla fuerza un cambio y distorsiona el resultado. Otra: ofrecer una semana que la junta sabe insegura resulta incómodo, y una votación por orden de preferencia ya permite a los miembros rechazar todas las opciones. El punto quedó abierto (se planteó la idea de «cinco más una») y se resolverá al elaborar la preselección.
Calendario: la encuesta puede cerrarse hacia el 3–4 de septiembre; el orden del día de la asamblea debe fijarse para entonces, pero la votación en sí puede abrirse un poco más tarde, una vez completo el paquete de información y fijada la preselección. A los miembros de la junta que estén ausentes en ese momento se les pedirá su opinión sobre las semanas candidatas, de modo que la información de los asociados pueda incluir qué fechas apoya cada miembro de la junta.

9. Asamblea General: verificación del proceso

Se solicitó aclaración sobre los plazos de convocatoria. Según recordaron los miembros (pendiente de confirmar con los estatutos): una elección requiere 45 días de preaviso; una asamblea solicitada por la mayoría de los miembros debe celebrarse en un plazo de 30 días; el orden del día de la asamblea debe fijarse con al menos 15 días de antelación. Sobre esa base, el calendario del 17 de septiembre es correcto.
Se espera que el orden del día de esta primera asamblea se limite a la decisión sobre las fechas del evento; la junta quiere mantenerla concentrada y no recargada, y otros puntos (como una modificación del quórum en los estatutos, todavía en preparación) se llevarán a una asamblea posterior. Los miembros también confirmaron su entendimiento de que la junta no necesita que la asamblea ratifique las decisiones ordinarias tomadas en el ejercicio de sus funciones; los cambios en los estatutos sí requieren una votación de los asociados.

10. Próximos pasos

Persona	Acción	Plazo
Ward D, Victor P	Revisar las cuatro actas y confirmar la aprobación en el canal de la junta	Esta semana
Ben D	Abrir las solicitudes de grupos de trabajo; mantener un registro provisional hasta que exista el módulo de Humans	Desde ahora
Pablo V	Presentar la solicitud del grupo de trabajo del nuevo sitio	Esta semana
Ellen K	Sondear a miembros de la comunidad para un grupo de trabajo sobre almacenamiento compartido / recursos comunes	Próximas semanas
Daniel T	Enviar un recordatorio de la encuesta; anunciar la llamada dedicada a las fechas del evento; llevar las preguntas anteriores a la llamada comunitaria del 27 de agosto	Esta semana
Daniel T (con la junta)	Elaborar la preselección de semanas candidatas una vez cierre la encuesta; recoger la opinión de cada miembro de la junta, incluidos quienes estén de viaje	Principios de septiembre
Pablo V, Ward D	Preparar una pregunta a la comunidad sobre un tema en curso, tras consultarlo con producción	En un plazo de dos llamadas

El cierre fue optimista: sensación de progreso real, agradecimiento por la presencia de la observadora, y gracias a la presidencia por una reunión que, por una vez, terminó en una hora.

Acta elaborada a partir de una grabación.

En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.

Conseil présent : Ben D (présidence), Daniel T, Peter D, Pablo V, Ward D, Victor P · Absents : Chris O, Michelle T · Observatrice : Ellen K (membre de la communauté, invitée pour cette réunion) Le quorum était atteint. Deux motions ont été adoptées : l’approbation des actas des quatre réunions précédentes (sous réserve de confirmation par deux membres qui les examinent encore), et l’adoption de la résolution et du document d’orientation sur les groupes de travail.

Une réunion courte et efficace — environ une heure — avec six des huit membres du conseil présents. Le conseil a accueilli sa première observatrice communautaire, approuvé le retard accumulé d’actas formelles, adopté le cadre des groupes de travail discuté au cours des semaines précédentes, examiné la première journée du sondage sur les dates de l’événement 2027, et arrêté la forme du vote des membres : le conseil présélectionnera un petit ensemble de dates et les asociados les classeront par ordre de préférence.

1. Tour de table

Brèves nouvelles personnelles. Plusieurs membres sont en voyage ou sur le point de partir ; l’un d’eux part pour Burning Man plus tard cette semaine et sera absent lors des prochaines réunions.

2. Validation des actas des réunions précédentes

Des actas formelles (le procès-verbal légal des décisions prises) ont désormais été préparées à partir des transcriptions des quatre réunions tenues depuis le 30 juillet, mettant l’association à jour sur une obligation de tenue de registres qu’elle ne remplissait pas jusqu’ici. L’une des quatre ne consigne aucune décision, car cette réunion n’avait pas atteint le quorum.
Deux membres n’avaient pas encore eu le temps de les lire. Plutôt que d’attendre une semaine supplémentaire, le conseil a approuvé les quatre actas sous réserve de confirmation par ces deux membres une fois qu’ils les auront relues ; le secrétaire et le président les signeront ensuite. À l’avenir, les actas seront relues et validées à chaque réunion.

3. Une observatrice communautaire aux réunions du conseil

Pablo V a relayé la demande d’une membre de la communauté très impliquée dans les appels communautaires et le travail des départements, et qui envisage de se présenter au conseil à l’avenir, souhaitant observer une réunion du conseil. Le conseil a donné son accord à l’unanimité et Ellen K a rejoint l’appel.
Plusieurs membres ont réaffirmé un principe partagé : les réunions du conseil devraient, par défaut, être menées comme si elles étaient publiques, les sujets réellement confidentiels étant traités séparément. Les observateurs — en particulier les personnes susceptibles de siéger au conseil plus tard — sont les bienvenus ; cela contribue aussi à montrer qu’il ne se passe rien de mystérieux lors des réunions du conseil.
Sur la manière de généraliser cette pratique : le conseil a décidé de ne pas rédiger de politique pour un problème qu’il n’a pas encore. Si le nombre d’observateurs venait à croître (disons, au-delà de trois), il envisagera un roulement ou une session ouverte suivie d’une courte partie réservée. Ellen K a été ajoutée à l’invitation permanente des réunions.

4. Production et actifs liés à l’événement

Le coordinateur de la production n’était pas présent. Ben D a fait le point sur les dispositions relatives au stockage : la passation des accès au stockage a eu lieu ce week-end comme prévu, les documents d’accompagnement ont été envoyés à l’autre partie pour relecture et signature cette semaine, et quelques tâches logistiques restantes dans le stockage seront achevées au cours des prochains mois.
Dans la perspective de l’année prochaine, l’association devra prendre des dispositions concernant les actifs liés à l’événement dont elle aura besoin. Les membres du conseil ne souhaitaient pas laisser cette question en suspens, sans responsable ni échéance. La discussion a convergé vers l’idée que ces actifs sont, dans les faits, une ressource communautaire et que cette question serait mieux portée par un groupe de travail mené par la communauté que directement par le conseil — briefé par le conseil sur le contexte et les sensibilités avant d’agir. L’étendue du mandat d’un tel groupe a été débattue et laissée au groupe lui-même. Ellen K a proposé de sonder des membres de la communauté susceptibles de s’en charger, avec le soutien du conseil pour la relecture.

5. Sondage sur les dates de l’événement : première journée

Le sondage auprès des participants sur les dates de l’événement 2027 a été lancé dimanche, sur l’application Humans, avec des remerciements à Peter D pour avoir piloté le déploiement et à Mira pour avoir développé les fonctionnalités du sondage. Le lien a été partagé sur WhatsApp, Telegram et Discord, et un courriel à la liste de diffusion est en cours d’organisation.
Le lancement a été chaotique : pendant quelques heures, les utilisateurs connectés suivant le lien général ont été enregistrés comme anonymes, et les utilisateurs suivant le lien de courriel personnel ne pouvaient pas sauvegarder leurs réponses. Les deux problèmes ont été corrigés pendant la nuit. La conséquence est que les quelque 300 réponses reçues au cours de la première journée incluent probablement des doublons (Daniel T a avoué en faire partie, ayant voté une fois anonymement et une fois connecté — pour toutes les dates) ; les réponses identifiées et anonymes pourront être séparées au moment de l’analyse.
Les résultats du sondage à ce stade ont été discutés. Le conseil a convenu de ne pas publier de résultats intermédiaires, afin de ne pas biaiser le sondage tant qu’il est ouvert. Les résultats complets seront compilés, avec les commentaires en texte libre, dans le cadre du dossier d’information pour le vote.
Enseignements pour la conception, à retenir pour la prochaine fois : l’attribution d’un code couleur au niveau de risque de chaque semaine à côté des options était un choix délibéré — le risque d’incendie est la raison pour laquelle les dates sont reconsidérées, et le sondage se veut informé — mais il a été noté que cela pouvait aussi être perçu comme orientant les réponses, et les futurs sondages devraient faire l’objet d’une brève relecture de conception avant leur diffusion. Plusieurs des colonnes intermédiaires (montage, montage du barrio, démontage) se sont révélées porteuses de peu d’information supplémentaire ; des colonnes plus simples (« je viendrais / j’aime cette date / je n’aime pas cette date / je ne viendrais pas ») auraient été plus utiles. Une observation précoce : quelle que soit la semaine finalement choisie, les réponses montrent une large adhésion à l’idée de s’éloigner des dates de début juillet.

6. Les appels communautaires comme outil de consultation

Daniel T a fait un compte rendu de l’appel communautaire du 20 août : avec une trentaine de participants, ce fut l’appel communautaire le plus engagé à ce jour, car il a demandé quelque chose aux gens plutôt que de se contenter de les informer. Proposition, adoptée par consensus : chaque appel communautaire devrait porter au moins une véritable question à la communauté en plus des mises à jour, et chaque fois qu’une question du conseil gagnerait à recueillir l’avis de la communauté, elle devrait être mise de côté pour l’appel suivant.
Questions envisagées pour l’appel du 27 août : ce que pense la communauté d’un Annual Leadership Meeting partiellement à distance (la participation à distance a plutôt bien fonctionné l’année dernière et est plus inclusive que son absence), et la manière dont les élections du conseil devraient fonctionner à l’avenir. La date limite statutaire pour les propositions à l’Assemblée générale du 17 septembre (2 septembre) a été notée ; l’intention du conseil reste de garder cette première assemblée centrée sur la décision relative aux dates de l’événement, un appel à propositions étant prévu pour l’assemblée suivante.
Appel dédié aux dates de l’événement : à la suite d’une demande forte exprimée lors de l’appel communautaire, le conseil a accepté de tenir un appel où les gens pourront exposer leur point de vue sur les dates, annoncé environ une semaine et demie à l’avance, avec des créneaux de parole attribués en fonction du nombre d’inscrits. Les contributions seront consignées et intégrées au dossier d’information pour le vote.

7. Groupes de travail : résolution et document d’orientation adoptés

Le conseil a approuvé à l’unanimité la résolution du conseil et le document d’orientation sur les groupes de travail, préparés par Peter D avec Daniel T et Ben D après plusieurs semaines de discussion ouverte. Le texte est également publié sur la page Résolutions.
En résumé : toute personne peut demander la création d’un groupe de travail ; le conseil approuve par défaut, et doit motiver son refus par écrit s’il en décide autrement. Les groupes de travail ne disposent d’aucun budget, d’aucune autorité et ne parlent pas au nom de l’association — ils parlent en leur nom propre. Ils sont tactiques et limités dans le temps : produire un projet, résoudre un problème, proposer un budget. Les structures de plus longue durée (départements) seront traitées dans une résolution ultérieure. La partie orientation n’est pas contraignante : elle décrit ce que la communauté peut raisonnablement attendre d’un groupe de travail (un objet, un parrain, une ouverture par défaut, des comptes rendus publiés).
Les groupes déjà formés de manière informelle ne sont pas reconnus automatiquement : ils déposent leur candidature auprès du secrétaire comme tout autre groupe. Les candidatures sont ouvertes à compter de la fin de cette réunion ; le groupe de travail sur le nouveau site prévoit de déposer la sienne cette semaine. Un module « groupes de travail » dans l’application Humans est prévu pour septembre, afin de remplacer les feuilles de calcul provisoires.

8. Dates de l’événement : comment la décision sera prise

Les membres ont rendu compte de leurs échanges avec des asociados. Le message constant : les gens tiennent à être écoutés et souhaitent décider, mais reconnaissent aussi que le conseil détient des informations qu’ils n’ont pas, et veulent connaître le point de vue du conseil plutôt que de le voir garder le silence. Une mise en garde, tirée de l’expérience d’un autre événement : des changements de date effectués trop rapidement, sur la base d’un sondage auquel avaient surtout répondu ceux qui souhaitaient un changement, avaient laissé les gens se sentir pris au dépourvu. Mieux vaut être large et prudent que rapide.
Le conseil a convergé vers l’option intermédiaire : le conseil présélectionne un petit ensemble de semaines candidates (environ cinq — suffisamment pour un choix réel, sans en proposer trop au point de submerger), et les asociados les classent par ordre de préférence. Les semaines qui aggraveraient le risque d’incendie ne seront pas proposées. Toute semaine finalement choisie reste soumise à autorisation, ce qui explique l’intérêt d’un classement complet.
Un véritable désaccord est apparu sur la question de savoir si la semaine actuelle de début juillet doit figurer sur le bulletin. Un point de vue : ne pas changer est un choix qui ne peut être retiré aux membres, et l’omettre revient à imposer un changement et à fausser le résultat. Un autre : proposer une semaine que le conseil sait dangereuse est inconfortable, et un vote par classement permet déjà aux membres de refuser toutes les options. La question a été laissée ouverte (l’idée de « cinq plus une » a été avancée) et sera tranchée au moment de l’établissement de la liste restreinte.
Calendrier : le sondage peut se clôturer aux alentours du 3–4 septembre ; l’ordre du jour de l’assemblée doit être fixé d’ici là, mais le vote lui-même peut s’ouvrir un peu plus tard, une fois le dossier d’information complet et la liste restreinte établie. Les membres du conseil absents à ce moment-là seront invités à donner leur avis sur les semaines candidates, afin que l’information transmise aux membres puisse indiquer quelles dates chaque membre du conseil soutient.

9. Assemblée générale : point sur la procédure

Une clarification a été demandée sur les délais de préavis. Selon ce dont se souviennent les membres (à confirmer au regard des statuts) : une élection requiert un préavis de 45 jours ; une assemblée demandée par une majorité de membres doit se tenir dans les 30 jours ; l’ordre du jour de l’assemblée doit être fixé au moins 15 jours à l’avance. Sur cette base, le calendrier du 17 septembre convient.
L’ordre du jour de cette première assemblée devrait se limiter à la décision relative aux dates de l’événement ; le conseil souhaite qu’elle reste ciblée plutôt que surchargée, et d’autres points (comme une modification des statuts relative au quorum, encore en préparation) seront traités lors d’une assemblée ultérieure. Les membres ont également confirmé leur compréhension que le conseil n’a pas besoin de faire ratifier par l’assemblée les décisions ordinaires prises dans l’exercice de ses fonctions ; les modifications des statuts requièrent en revanche un vote des membres.

10. Prochaines étapes

Personne	Action	Échéance
Ward D, Victor P	Relire les quatre actas et confirmer leur approbation sur le canal du conseil	Cette semaine
Ben D	Ouvrir les candidatures pour les groupes de travail ; tenir un registre provisoire jusqu’à l’existence du module Humans	Dès maintenant
Pablo V	Soumettre la candidature du groupe de travail sur le nouveau site	Cette semaine
Ellen K	Sonder des membres de la communauté pour un groupe de travail sur le stockage partagé / les ressources communes	Semaines à venir
Daniel T	Envoyer un rappel du sondage ; annoncer l’appel dédié aux dates de l’événement ; porter les questions ci-dessus à l’appel communautaire du 27 août	Cette semaine
Daniel T (avec le conseil)	Établir la liste restreinte des semaines candidates à la clôture du sondage ; recueillir l’avis de chaque membre du conseil, y compris ceux en voyage	Début septembre
Pablo V, Ward D	Préparer une question communautaire sur un sujet en cours, après vérification auprès de la production	Dans les deux prochains appels

Le tour de clôture a été positif : un sentiment de progrès réel, de la reconnaissance pour la présence de l’observatrice, et des remerciements à la présidence pour une réunion qui, pour une fois, s’est terminée en une heure.

Procès-verbal préparé à partir d’un enregistrement.

In caso di discrepanze tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.

Consiglio presente: Ben D (presidenza), Daniel T, Peter D, Pablo V, Ward D, Victor P · Assenti: Chris O, Michelle T · Osservatrice: Ellen K (membro della comunità, invitata per questa riunione) Era presente il quorum. Sono state approvate due mozioni: l’approvazione delle actas delle quattro riunioni precedenti (subordinata alla conferma di due membri che le stanno ancora esaminando), e l’adozione della delibera e del documento di indirizzo sui gruppi di lavoro.

Una riunione breve ed efficiente — circa un’ora — con sei degli otto membri del consiglio presenti. Il consiglio ha accolto la sua prima osservatrice della comunità, ha approvato l’arretrato delle actas formali, ha adottato il quadro sui gruppi di lavoro discusso nelle settimane precedenti, ha esaminato la prima giornata del sondaggio sulle date dell’evento 2027 e ha definito la modalità del voto dei soci: il consiglio preselezionerà un piccolo insieme di date e gli asociados le ordinerà per preferenza.

1. Check-in

Brevi aggiornamenti personali. Diversi membri sono in viaggio o in procinto di partire; uno parte per il Burning Man questa settimana e sarà assente nelle prossime riunioni.

2. Validazione delle actas delle riunioni precedenti

Le actas formali (il verbale ufficiale delle decisioni prese) sono state ora preparate a partire dalle trascrizioni delle quattro riunioni tenutesi dal 30 luglio, portando l’associazione in regola con un obbligo di tenuta dei verbali che non stava rispettando. Una delle quattro non registra alcuna decisione, perché in quella riunione non c’era il quorum.
Due membri non avevano ancora avuto il tempo di leggerle. Anziché rinviare di una settimana, il consiglio ha approvato le quattro actas subordinatamente alla conferma di quei due membri una volta esaminate; il segretario e il presidente firmeranno successivamente. In futuro, le actas saranno esaminate e validate a ogni riunione.

3. Un’osservatrice della comunità alle riunioni del consiglio

Pablo V ha riferito la richiesta di un membro della comunità molto coinvolto nelle community call e nel lavoro dei dipartimenti, e interessato a candidarsi in futuro per il consiglio, di poter osservare una riunione del consiglio. Il consiglio ha accettato all’unanimità ed Ellen K si è unita alla chiamata.
Diversi membri hanno ribadito un principio condiviso: le riunioni del consiglio dovrebbero essere condotte, per impostazione predefinita, come se fossero pubbliche, con le questioni realmente riservate trattate separatamente. Gli osservatori — in particolare le persone che potrebbero voler servire in futuro nel consiglio — sono benvenuti; questo aiuta anche a mostrare che alle riunioni del consiglio non accade nulla di misterioso.
Su come generalizzare questa prassi: il consiglio ha deciso di non scrivere una politica per un problema che non ha ancora. Se il numero di osservatori dovesse crescere (ad esempio oltre tre), verrà valutato un calendario a turni oppure una sessione aperta seguita da una breve sezione riservata. Ellen K è stata aggiunta all’invito permanente alle riunioni.

4. Produzione e risorse legate all’evento

Il coordinatore della produzione non era presente. Ben D ha riferito sugli accordi relativi al magazzino: il passaggio di consegne per l’accesso al magazzino si è svolto nel fine settimana come previsto, la documentazione di accompagnamento è stata inviata all’altra parte per revisione e firma questa settimana, e alcuni compiti logistici residui nel magazzino saranno completati nei prossimi mesi.
Guardando al futuro, l’associazione dovrà organizzare le risorse legate all’evento su cui farà affidamento il prossimo anno. I membri del consiglio non volevano lasciare la questione senza un responsabile o una scadenza. La discussione è convenuta sull’idea che queste risorse siano, in sostanza, una risorsa della comunità e che la questione sia meglio portata avanti da un gruppo di lavoro guidato dalla comunità piuttosto che direttamente dal consiglio — informato dal consiglio su contesto e sensibilità prima di agire. Quanto debba essere ampio il mandato di un simile gruppo è stato discusso e lasciato al gruppo stesso. Ellen K si è offerta di sondare i membri della comunità che potrebbero occuparsene, con il sostegno del consiglio su revisione.

5. Sondaggio sulle date dell’evento: prima giornata

Il sondaggio tra i partecipanti sulle date dell’evento 2027 è stato lanciato domenica, sull’app Humans, con un ringraziamento a Peter D per aver guidato il deployment e a Mira per aver realizzato le funzionalità del sondaggio. Il link è stato condiviso su WhatsApp, Telegram e Discord, ed è in preparazione un’email alla mailing list.
Il lancio è stato movimentato: per alcune ore, gli utenti autenticati che seguivano il link generale venivano registrati come anonimi, e gli utenti che seguivano il link personale via email non riuscivano a salvare le risposte. Entrambi i problemi sono stati risolti durante la notte. La conseguenza è che le circa 300 risposte ricevute nella prima giornata includono probabilmente alcuni duplicati (Daniel T ha ammesso di essere uno di questi, avendo votato una volta in forma anonima e una da autenticato — per tutte le date); le risposte identificate e quelle anonime potranno essere separate in fase di analisi.
Sono stati discussi i risultati del sondaggio fino a quel momento. Il consiglio ha concordato di non pubblicare risultati intermedi, per non influenzare il sondaggio mentre è ancora aperto. I risultati completi saranno compilati, insieme ai commenti in testo libero, come parte del pacchetto informativo per il voto.
Lezioni di progettazione per la prossima volta: colorare il livello di rischio di ogni settimana accanto alle opzioni è stata una scelta deliberata — il rischio di incendio è la ragione per cui le date vengono riconsiderate, e il sondaggio doveva essere informato — ma è stato osservato che può anche essere percepito come orientamento delle risposte, e i futuri sondaggi dovrebbero ricevere una breve revisione di progettazione prima della pubblicazione. Diverse delle colonne centrali (allestimento, allestimento del barrio, smontaggio) si sono rivelate portare poca informazione aggiuntiva; colonne più semplici («verrei / mi piace questa data / non mi piace questa data / non verrei») sarebbero state più utili. Un’osservazione precoce: qualunque settimana venga infine scelta, le risposte mostrano un’ampia condivisione sul fatto che le date di inizio luglio sono quelle da cui allontanarsi.

6. Le community call come strumento di consultazione

Daniel T ha riferito sulla community call del 20 agosto: con circa trenta partecipanti, è stata la community call più partecipata finora, perché ha chiesto qualcosa alle persone invece di limitarsi a informarle. Proposta, adottata per consenso: ogni community call dovrebbe portare almeno una domanda genuina alla comunità oltre agli aggiornamenti, e ogni volta che una domanda del consiglio beneficerebbe del contributo della comunità, dovrebbe essere accantonata per la call successiva.
Domande candidate per la call del 27 agosto: come si sente la comunità riguardo a un Annual Leadership Meeting parzialmente da remoto (la partecipazione da remoto ha funzionato ragionevolmente bene l’anno scorso ed è più inclusiva che non averla), e come dovrebbero funzionare in futuro le elezioni del consiglio. La scadenza statutaria per la presentazione delle proposte all’Assemblea Generale del 17 settembre (2 settembre) è stata segnalata; l’intenzione del consiglio resta quella di mantenere questa prima assemblea focalizzata sulla decisione riguardo alle date dell’evento, con un invito a presentare proposte rimandato all’assemblea successiva.
Call dedicata alle date dell’evento: a seguito di una richiesta forte emersa nella community call, il consiglio ha concordato di tenere una call in cui le persone possano esprimere il proprio punto di vista sulle date, annunciata con circa una settimana e mezzo di anticipo, con turni di intervento assegnati in base al numero di persone iscritte. I contributi saranno verbalizzati e diventeranno parte del pacchetto informativo per il voto.

7. Gruppi di lavoro: adottati delibera e documento di indirizzo

Il consiglio ha approvato all’unanimità la delibera del consiglio e il documento di indirizzo sui gruppi di lavoro, preparati da Peter D insieme a Daniel T e Ben D dopo diverse settimane di discussione aperta. Il testo è pubblicato anche nella pagina Delibere.
In sintesi: chiunque può richiedere la creazione di un gruppo di lavoro; il consiglio per impostazione predefinita approva, e deve motivare per iscritto un eventuale rifiuto. I gruppi di lavoro non dispongono di budget, non hanno autorità e non parlano a nome dell’associazione — parlano per sé stessi. Sono tattici e a tempo determinato: produrre una bozza, risolvere un problema, proporre un budget. Le strutture più durature (dipartimenti) saranno affrontate in una delibera successiva. La sezione di indirizzo non è vincolante: definisce ciò che la comunità può ragionevolmente aspettarsi da un gruppo di lavoro (uno scopo, uno sponsor, apertura per impostazione predefinita, verbali pubblicati).
I gruppi che si sono già formati in modo informale non sono riconosciuti automaticamente: fanno domanda presso il segretario come qualsiasi altro. Le domande sono aperte dalla fine di questa riunione; il gruppo di lavoro sul nuovo sito intende presentare domanda questa settimana. Per settembre è previsto un modulo per i gruppi di lavoro nell’app Humans, che sostituirà i fogli di calcolo provvisori.

8. Date dell’evento: come sarà presa la decisione

I membri hanno riferito sulle loro conversazioni con gli asociados. Il messaggio costante: le persone apprezzano di essere ascoltate e vogliono decidere, ma riconoscono anche che il consiglio dispone di informazioni che loro non hanno, e vogliono conoscere il punto di vista del consiglio piuttosto che vederlo restare in silenzio. Un avvertimento, tratto dall’esperienza di un altro evento: cambi di data fatti troppo in fretta, sulla base di un sondaggio a cui hanno risposto soprattutto coloro che volevano il cambiamento, hanno lasciato le persone con la sensazione di essere state colte alla sprovvista. Ampio e prudente è meglio che rapido.
Il consiglio è convenuto sulla opzione intermedia: il consiglio preseleziona un piccolo insieme di settimane candidate (circa cinque — abbastanza per una scelta reale, non troppe da risultare eccessive), e gli asociados le ordinano per preferenza. Le settimane che aggraverebbero il problema del rischio di incendio non saranno proposte. Qualsiasi settimana infine scelta resta soggetta ad autorizzazione, ed è proprio per questo che una classifica completa è preziosa.
C’è stato un disaccordo genuino su se l’attuale settimana di inizio luglio debba comparire o meno nella scheda di voto. Una posizione: non cambiare è una scelta che non può essere tolta ai membri, e ometterla forza un cambiamento e distorce il risultato. Un’altra: proporre una settimana che il consiglio sa essere non sicura è disagevole, e un voto con ordine di preferenza permette già ai membri di rifiutare tutte le opzioni. Il punto è rimasto aperto (è stata ipotizzata la formula «cinque più uno») e sarà definito al momento della stesura della rosa finale.
Tempistica: il sondaggio può chiudersi intorno al 3–4 settembre; l’ordine del giorno dell’assemblea deve essere fissato entro allora, ma il voto vero e proprio può aprirsi un po’ più tardi, una volta completato il pacchetto informativo e definita la rosa delle settimane. Ai membri del consiglio assenti in quel periodo sarà chiesto il loro parere sulle settimane candidate, così che le informazioni per i soci possano includere quali date ciascun membro del consiglio sostiene.

9. Assemblea Generale: verifica del processo

Richiesto un chiarimento sui termini di preavviso. Come ricordato dai membri (da confermare rispetto allo statuto): un’elezione richiede 45 giorni di preavviso; un’assemblea richiesta da una maggioranza dei soci deve tenersi entro 30 giorni; l’ordine del giorno dell’assemblea deve essere fissato almeno 15 giorni prima. Su questa base, la tempistica del 17 settembre è adeguata.
Si prevede che l’ordine del giorno di questa prima assemblea sia limitato alla decisione sulle date dell’evento; il consiglio vuole mantenerla focalizzata piuttosto che affollata, e altri punti (come un emendamento sul quorum allo statuto, ancora in fase di preparazione) saranno portati a un’assemblea successiva. I membri hanno inoltre confermato di comprendere che il consiglio non ha bisogno che l’assemblea ratifichi le decisioni ordinarie prese nello svolgimento dei propri compiti; le modifiche allo statuto richiedono invece un voto dei soci.

10. Prossimi passi

Persona	Azione	Scadenza
Ward D, Victor P	Esaminare le quattro actas e confermare l’approvazione sul canale del consiglio	Questa settimana
Ben D	Aprire le domande per i gruppi di lavoro; mantenere un registro provvisorio finché non esisterà il modulo su Humans	Da subito
Pablo V	Presentare la domanda del gruppo di lavoro sul nuovo sito	Questa settimana
Ellen K	Sondare i membri della comunità per un gruppo di lavoro sullo stoccaggio condiviso / le risorse comuni	Prossime settimane
Daniel T	Inviare un promemoria del sondaggio; annunciare la call dedicata alle date dell’evento; portare le domande di cui sopra alla community call del 27 agosto	Questa settimana
Daniel T (con il consiglio)	Definire la rosa delle settimane candidate una volta chiuso il sondaggio; raccogliere il parere di ciascun membro del consiglio, inclusi i membri in viaggio	Inizio settembre
Pablo V, Ward D	Preparare una domanda per la comunità su un tema in corso, dopo essersi confrontati con la produzione	Entro due call

Il check-out è stato positivo: una sensazione di reale progresso, apprezzamento per la presenza dell’osservatrice, e un ringraziamento al presidente per una riunione che, per una volta, si è conclusa in un’ora.

Verbale redatto a partire da una registrazione.

Bei Diskrepanzen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.

Anwesender Vorstand: Ben D (Vorsitz), Daniel T, Peter D, Pablo V, Ward D, Victor P · Abwesend: Chris O, Michelle T · Beobachterin: Ellen K (Community-Mitglied, zu dieser Sitzung eingeladen) Ein Quorum war anwesend. Zwei Anträge wurden angenommen: die Genehmigung der actas der vier vorangegangenen Sitzungen (vorbehaltlich der Bestätigung durch zwei Mitglieder, die sie noch prüfen) sowie die Verabschiedung des Beschlusses und Leitfadens zu Arbeitsgruppen.

Eine kurze, effiziente Sitzung — etwa eine Stunde — mit sechs von acht anwesenden Vorstandsmitgliedern. Der Vorstand begrüßte seine erste Community-Beobachterin, genehmigte den Rückstand an formellen actas, verabschiedete den in den vorangegangenen Wochen diskutierten Rahmen für Arbeitsgruppen, wertete den ersten Tag der Umfrage zu den Event-Terminen 2027 aus und legte die Form der Mitgliederabstimmung fest: Der Vorstand wählt eine kleine Menge von Terminen vor, und die asociados bringen sie in eine Rangfolge.

1. Check-in

Kurze persönliche Updates. Mehrere Mitglieder sind auf Reisen oder stehen kurz davor; eines reist diese Woche zum Burning Man ab und wird bei den nächsten Sitzungen fehlen.

2. Validierung der actas früherer Sitzungen

Für die vier Sitzungen seit dem 30. Juli wurden nun anhand der Transkripte formelle actas (das rechtsverbindliche Protokoll der getroffenen Entscheidungen) erstellt, womit der Verein eine Dokumentationspflicht nachholt, der er bislang nicht nachgekommen war. Eine der vier verzeichnet keine Entscheidungen, da diese Sitzung ohne Quorum stattfand.
Zwei Mitglieder hatten noch keine Zeit gehabt, sie zu lesen. Statt eine Woche zu warten, genehmigte der Vorstand die vier actas vorbehaltlich der Bestätigung durch diese beiden Mitglieder, sobald sie sie geprüft haben; anschließend werden Sekretär und Präsident unterzeichnen. Künftig werden die actas bei jeder Sitzung durchgesehen und validiert.

3. Eine Community-Beobachterin bei Vorstandssitzungen

Pablo V überbrachte die Bitte eines Community-Mitglieds, das sich eng in Community-Calls und Abteilungsarbeit eingebracht hat und daran interessiert ist, möglicherweise künftig für den Vorstand zu kandidieren, an einer Vorstandssitzung teilnehmen zu dürfen. Der Vorstand stimmte einstimmig zu, und Ellen K nahm am Call teil.
Mehrere Mitglieder bekräftigten ein gemeinsames Prinzip: Vorstandssitzungen sollten standardmäßig so geführt werden, als wären sie öffentlich, wobei wirklich vertrauliche Angelegenheiten gesondert behandelt werden. Beobachter — insbesondere Personen, die später im Vorstand mitwirken möchten — sind willkommen; das hilft zudem zu zeigen, dass bei Vorstandssitzungen nichts Geheimnisvolles vor sich geht.
Zur Frage der Verallgemeinerung entschied der Vorstand, keine Regelung für ein Problem zu schreiben, das noch nicht besteht. Sollte die Zahl der Beobachter wachsen (etwa über drei hinaus), wird er einen Einsatzplan oder eine offene Sitzung mit anschließendem kurzen nicht-öffentlichen Teil in Betracht ziehen. Ellen K wurde zur festen Sitzungseinladung hinzugefügt.

4. Produktion und veranstaltungsbezogene Güter

Der Produktionskoordinator war nicht anwesend. Ben D berichtete über die Lagerregelungen: Die Übergabe des Lagerzugangs fand wie geplant am Wochenende statt, die begleitenden Dokumente wurden diese Woche der Gegenpartei zur Prüfung und Unterschrift zugesandt, und einige verbleibende logistische Aufgaben im Lager werden in den kommenden Monaten erledigt.
Mit Blick nach vorn wird der Verein Regelungen für die veranstaltungsbezogenen Güter treffen müssen, auf die er im nächsten Jahr angewiesen sein wird. Die Vorstandsmitglieder wollten dies nicht ohne Verantwortliche oder Termin in der Schwebe lassen. Die Diskussion konvergierte auf die Auffassung, dass es sich bei diesen Gütern im Grunde um eine Ressource der Community handelt und das Anliegen besser von einer community-geleiteten Arbeitsgruppe als direkt vom Vorstand getragen wird — eingewiesen vom Vorstand zu Kontext und Sensibilitäten, bevor sie tätig wird. Wie weit das Mandat einer solchen Gruppe reichen sollte, wurde diskutiert und der Gruppe selbst überlassen. Ellen K bot an, Community-Mitglieder anzusprechen, die dies übernehmen könnten, mit Unterstützung des Vorstands bei der Prüfung.

5. Umfrage zu den Event-Terminen: erster Tag

Die Teilnehmerumfrage zu den Event-Terminen 2027 startete am Sonntag in der Humans-App, mit Dank an Peter D für die Begleitung des Deployments und an Mira für die Entwicklung der Umfragefunktionen. Der Link wurde auf WhatsApp, Telegram und Discord geteilt, und eine E-Mail an die Mailingliste wird vorbereitet.
Der Start verlief holprig: Für einige Stunden wurden angemeldete Nutzer, die dem allgemeinen Link folgten, als anonym erfasst, und Nutzer, die dem persönlichen E-Mail-Link folgten, konnten ihre Antworten nicht speichern. Beide Probleme wurden über Nacht behoben. Die Folge ist, dass die rund 300 am ersten Tag eingegangenen Antworten vermutlich einige Duplikate enthalten (Daniel T gestand, einer davon zu sein, da er einmal anonym und einmal angemeldet abgestimmt hatte — für alle Termine); identifizierte und anonyme Antworten lassen sich bei der Auswertung trennen.
Die bisherigen Umfrageergebnisse wurden besprochen. Der Vorstand einigte sich darauf, keine Zwischenergebnisse zu veröffentlichen, um die Umfrage während der Laufzeit nicht zu beeinflussen. Die vollständigen Ergebnisse werden zusammen mit den Freitextkommentaren als Teil des Informationspakets für die Abstimmung zusammengestellt.
Erkenntnisse fürs Design, für nächstes Mal: Die Farbcodierung des Risikoniveaus jeder Woche neben den Optionen war eine bewusste Entscheidung — das Brandrisiko ist der Grund, warum die Termine überdacht werden, und die Umfrage soll informiert sein — es wurde jedoch angemerkt, dass dies auch als Lenkung wahrgenommen werden kann, und künftige Umfragen sollten vor der Veröffentlichung ein kurzes Design-Review durchlaufen. Mehrere der mittleren Spalten (Aufbau, Barrio-Aufbau, Abbau) erwiesen sich als wenig informativ; einfachere Spalten („Ich würde kommen / Ich mag diesen Termin / Ich mag diesen Termin nicht / Ich würde nicht kommen“) wären nützlicher gewesen. Eine frühe Beobachtung: Welche Woche am Ende auch gewählt wird, die Antworten zeigen breite Zustimmung, dass die Termine Anfang Juli diejenigen sind, von denen man abrücken sollte.

6. Community-Calls als Konsultationsinstrument

Daniel T berichtete vom Community-Call am 20. August: Mit rund dreißig Teilnehmenden war es der bislang engagierteste Community-Call, weil er den Menschen etwas fragte, statt sie nur zu informieren. Vorschlag, im Konsens angenommen: Jeder Community-Call sollte neben den Updates mindestens eine echte Frage an die Community enthalten, und wann immer eine Frage des Vorstands von Community-Input profitieren würde, sollte sie für den nächsten Call zurückgestellt werden.
Kandidatenfragen für den Call am 27. August: wie die Community zu einem teilweise remote stattfindenden Annual Leadership Meeting steht (die Remote-Teilnahme funktionierte im letzten Jahr recht gut und ist inklusiver als der Verzicht darauf), und wie Vorstandswahlen künftig ablaufen sollten. Die satzungsgemäße Frist für Anträge zur Generalversammlung am 17. September (2. September) wurde zur Kenntnis genommen; der Vorstand beabsichtigt weiterhin, diese erste Versammlung auf die Entscheidung zu den Event-Terminen fokussiert zu halten, mit einem Aufruf zur Einreichung von Anträgen für die folgende Versammlung.
Eigener Call zu den Event-Terminen: Nach einer deutlichen Bitte beim Community-Call vereinbarte der Vorstand, einen Call abzuhalten, bei dem Menschen ihre Sichtweise zu den Terminen darlegen können; angekündigt etwa anderthalb Wochen im Voraus, mit Redezeiten, die je nach Zahl der Anmeldungen vergeben werden. Die Beiträge werden protokolliert und Teil des Informationspakets für die Abstimmung.

7. Arbeitsgruppen: Beschluss und Leitfaden verabschiedet

Der Vorstand genehmigte einstimmig den Vorstandsbeschluss und das Leitfadendokument zu Arbeitsgruppen, das Peter D gemeinsam mit Daniel T und Ben D nach mehreren Wochen offener Diskussion erarbeitet hatte. Der Text ist zudem auf der Seite Beschlüsse veröffentlicht.
Zusammengefasst: Jeder kann die Gründung einer Arbeitsgruppe beantragen; der Vorstand genehmigt standardmäßig und muss eine Ablehnung schriftlich begründen. Arbeitsgruppen verfügen über kein Budget, keine Befugnis und sprechen nicht für den Verein — sie sprechen für sich selbst. Sie sind taktisch und zeitlich begrenzt: einen Entwurf erstellen, ein Problem lösen, ein Budget vorschlagen. Längerfristige Strukturen (Abteilungen) werden in einem Folgebeschluss behandelt. Der Leitfadenteil ist nicht bindend: Er legt fest, was die Community von einer Arbeitsgruppe billigerweise erwarten kann (einen Zweck, eine Patin oder einen Paten, standardmäßige Offenheit, veröffentlichte Protokolle).
Gruppen, die sich bereits informell gebildet haben, werden nicht automatisch anerkannt: Sie beantragen die Anerkennung beim Sekretär wie jede andere Gruppe. Anträge können ab dem Ende dieser Sitzung gestellt werden; die Arbeitsgruppe zur neuen Website beabsichtigt, diese Woche einen Antrag zu stellen. Für September ist ein Arbeitsgruppen-Modul in der Humans-App geplant, das die vorläufigen Tabellen ersetzen soll.

8. Event-Termine: wie die Entscheidung getroffen wird

Die Mitglieder berichteten von ihren Gesprächen mit asociados. Die durchgängige Botschaft: Den Menschen ist wichtig, gehört zu werden und mitzuentscheiden, sie erkennen aber auch an, dass der Vorstand über Informationen verfügt, die ihnen fehlen, und möchten die Einschätzung des Vorstands hören, statt dass er dazu schweigt. Eine Warnung aus der Erfahrung eines anderen Events: zu schnell vollzogene Terminwechsel, gestützt auf eine Umfrage, die vor allem von denjenigen beantwortet wurde, die eine Änderung wollten, ließen die Menschen sich überrumpelt fühlen. Breit und sorgfältig ist besser als schnell.
Der Vorstand konvergierte auf die mittlere Option: Der Vorstand wählt eine kleine Menge von Kandidatenwochen vor (etwa fünf — genug für eine echte Wahl, nicht so viele, dass es überfordert), und die asociados bringen sie in eine Rangfolge. Wochen, die das Brandrisiko-Problem verschlimmern, werden nicht angeboten. Jede letztlich gewählte Woche bleibt der Genehmigung unterworfen, weshalb eine vollständige Rangfolge wertvoll ist.
Es gab eine echte Meinungsverschiedenheit darüber, ob die derzeitige Woche Anfang Juli auf dem Stimmzettel erscheinen muss. Eine Sichtweise: Nichts zu ändern ist eine Wahlmöglichkeit, die den Mitgliedern nicht genommen werden darf, und sie wegzulassen erzwingt eine Änderung und verzerrt das Ergebnis. Eine andere: Eine Woche anzubieten, von der der Vorstand weiß, dass sie unsicher ist, ist unangenehm, und eine Rangfolgeabstimmung erlaubt es den Mitgliedern bereits, alle Optionen abzulehnen. Der Punkt blieb offen („fünf plus eins“ wurde in den Raum gestellt) und wird geklärt, wenn die engere Auswahl erstellt wird.
Zeitplan: Die Umfrage kann etwa am 3.–4. September schließen; die Tagesordnung der Versammlung muss bis dahin feststehen, aber die Abstimmung selbst kann etwas später eröffnet werden, sobald das Informationspaket vollständig ist und die engere Auswahl feststeht. Vorstandsmitglieder, die zu diesem Zeitpunkt verreist sind, werden um ihre Einschätzung der Kandidatenwochen gebeten, damit die Mitgliederinformation angeben kann, welche Termine welches Vorstandsmitglied unterstützt.

9. Generalversammlung: Verfahrensprüfung

Es wurde um Klärung der Fristen gebeten. Nach Erinnerung der Mitglieder (gegen die Satzung zu bestätigen): Eine Wahl erfordert eine Ankündigungsfrist von 45 Tagen; eine von einer Mitgliedermehrheit verlangte Versammlung muss innerhalb von 30 Tagen stattfinden; die Tagesordnung der Versammlung muss mindestens 15 Tage vorher feststehen. Auf dieser Grundlage ist der Zeitplan zum 17. September unproblematisch.
Die Tagesordnung dieser ersten Versammlung soll voraussichtlich auf die Entscheidung zu den Event-Terminen beschränkt bleiben; der Vorstand möchte sie fokussiert statt überladen halten, und andere Punkte (etwa eine Änderung des Quorums in der Satzung, die noch in Ausarbeitung ist) werden zu einer späteren Versammlung kommen. Die Mitglieder bestätigten zudem ihr Verständnis, dass der Vorstand die Versammlung nicht benötigt, um gewöhnliche Entscheidungen im Rahmen seiner Pflichten zu ratifizieren; Änderungen der Satzung erfordern hingegen eine Mitgliederabstimmung.

10. Nächste Schritte

Person	Aktion	Fälligkeit
Ward D, Victor P	Die vier actas durchsehen und die Genehmigung im Vorstandskanal bestätigen	Diese Woche
Ben D	Anträge für Arbeitsgruppen eröffnen; bis zur Existenz des Humans-Moduls ein vorläufiges Register führen	Ab sofort
Pablo V	Den Antrag der Arbeitsgruppe zur neuen Website einreichen	Diese Woche
Ellen K	Community-Mitglieder für eine Arbeitsgruppe zu gemeinsamer Lagerung / Gemeinschaftsressourcen ansprechen	Kommende Wochen
Daniel T	Eine Umfrage-Erinnerung versenden; den eigenen Call zu den Event-Terminen ankündigen; die obigen Fragen zum Community-Call am 27. August mitbringen	Diese Woche
Daniel T (mit dem Vorstand)	Die engere Auswahl der Kandidatenwochen erstellen, sobald die Umfrage schließt; die Einschätzung jedes Vorstandsmitglieds einholen, einschließlich der verreisten Mitglieder	Anfang September
Pablo V, Ward D	Eine Community-Frage zu einem laufenden Thema vorbereiten, nach Rücksprache mit der Produktion	Innerhalb von zwei Calls

Das Check-out war schwungvoll: ein Gefühl echten Fortschritts, Wertschätzung für die Anwesenheit der Beobachterin und Dank an den Vorsitz für eine Sitzung, die ausnahmsweise nach einer Stunde beendet war.

Protokoll auf Grundlage einer Aufzeichnung erstellt.