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Coordinators' Meeting

Date: Tuesday 11 August 2026, evening (~60 min)
Present: Daniela (Production; facilitator), Anna T, Aran, Benoît, Bo, Cupcake, Ellen, Johan, Kate B, Martin, Michael, Moss, Oli, Peter K, Sarah, Shicho, Tita · Observing for the board: Daniel T The first coordinators' meeting since the event. Coordinators' meetings are working sessions, not a formal decision-making body; the agreements below are working agreements among coordinators.

The first coordinators' meeting after Elsewhere: how to structure the post-event debrief, whether and how to hold this year's Annual Leads Meeting, and post-event admin — expenses, reimbursements, and volunteer appreciation.

1. Check-in

  • Coordinators shared personal updates a month on from the event. The common shape: an intense, rewarding event, a slow landing back into everyday life, and energy now returning — several teams have already started post-event work and planning for next year.
  • It was noted that community energy is unusually high — around 80 people joined the July community call within weeks of the event — and that the aim is to capture that energy and make sure feedback is genuinely processed and used, so each year improves on the last.

2. Post-event debrief structure

  • Agreed: three weekly coordinators' debrief calls, one per phase of the event — pre-event/set-up (18 August), event week (25 August), and strike (1 September). Invites will be sent for all three.
  • Preparation happens in advance: a shared document per call so people can add topics beforehand, keeping call time for discussion rather than collection. Notes from the debrief sessions held on site will be processed and circulated ahead of the relevant call.
  • On method: large all-coordinator calls are good at surfacing systemic, cross-cutting issues (recruitment, volunteer welfare, timelines) and at locking dates into the calendar early. Many specific interactions between two or three departments are better handled in smaller conversations — these already happen and will continue organically alongside the phase calls.
  • The per-department playbook documents created this year will be updated after individual department check-ins, so knowledge is preserved even if a role changes hands.

3. Annual Leads Meeting (ALM)

  • Agreed: an in-person Annual Leads Meeting will be held 15–19 October, the most-voted dates in the coordinators' survey, at Vidalia (capacity ~50). The venue is being confirmed this week; the budget, including whether travel support for attendees is affordable, is being worked out alongside the post-event accounts.
  • Attendance: open to all of this year's leads, including barrio leads — wider than just coordinators. It was also noted that the leads group maps almost one-to-one onto the association's membership, since eligibility for membership runs through lead roles.
  • Focus: an open, frank working discussion among the people who ran the event — what went well, what didn't, what is sustainable with volunteer labour and where the hard limits are — producing a grounded picture that can then be brought to wider community formats.
  • A concern was raised and broadly shared: blending the ALM into a mass community meeting could crowd out the operational debrief that the people who delivered the event need. The agreed shape keeps the ALM focused on leads; wider formats (for example an online all-members meeting) can happen separately afterwards.
  • The three phase debrief calls will be used to prepare a focused agenda for the ALM, so it arrives already digested rather than starting from scratch.

4. General assemblies around the ALM

  • Context: the association is required to hold one General Assembly per year, and one has already been called for 17 September to vote on event dates.
  • If specific decisions mature in time (for example governance changes), the board would support calling an additional GA around the ALM dates. The statutory requirements were noted: the agenda must be fixed at least 15 days in advance (or the assembly requested by more than 50% of members within the previous 30 days), and validity and quorum rules apply — including the second-convocation mechanism, which allows a follow-up sitting to proceed with those present.
  • Membership context: currently around 85 members with several applications in the queue; a realistic estimate is 120–150 members by mid-October.
  • Conclusion: an additional GA is a nice-to-have, not an emergency. The ALM stays focused on leads, and a GA will be called if and when there are concrete items ready to vote on.

5. Possible small autumn gathering

  • A possible small autumn gathering on the new site depends on permits: clearance is needed from two regional authorities (environmental, and water/flood) before the main permit can be sought. Both offices are closed for August; one has indicated it will try to respond by October but typically takes more than three months.
  • A smaller format — up to 80 people camping — would require only the local comarca's permission, without the fuller clearance process. This option is being explored, with more clarity expected in the coming weeks. No decision yet; the ALM planning above does not depend on it.

6. Expenses, reimbursements and art grants

  • Expense reports, expense claims, travel claims and art-grant reimbursements can now be submitted through Humans, the volunteers platform. Screenshots and instructions will be emailed to coordinators.
  • Categories matter: art goes under the creativity department; travel and strike-related claims under their own category; everything else under the relevant department. A claim from a department must have been approved by its coordinator, who approves it in the platform, followed by finance approval; payments will then be made in one batch. The final approval-and-payment step is still being built, but submissions can start now.
  • The art team's reimbursement round for this year's artists is about to begin.

7. Volunteer appreciation

  • A post-event thank-you newsletter to all volunteers is being prepared — grounded in appreciation, with news to keep people engaged (possibly including an update on the new site). Coordinators who led projects will be asked to contribute a personal thank-you for their team's volunteers.
  • Coordinators were reminded to thank their volunteers directly — rotas and contact information are on the volunteers platform. People often don't realise how much their work was appreciated, and this year's volunteers are next year's team. It was noted how often the event was saved at hairy moments by first-time volunteers who turned up and were simply super invested.

8. Check-out

  • A short appreciation round closed the call: warm thanks across the team for an exceptional year. Invites for the three phase calls and calendar holds for the ALM will be sent, and the venue confirmed.

Minutes prepared from the meeting recording and transcript. Sanitised for publication.

Esta es una traducción de la versión inglesa, que es la versión de referencia para esta reunión.
Presentes: Daniela (Producción; facilitadora), Anna T, Aran, Benoît, Bo, Cupcake, Ellen, Johan, Kate B, Martin, Michael, Moss, Oli, Peter K, Sarah, Shicho, Tita · Observando por la junta: Daniel T Primera reunión de coordinadores desde el evento. Las reuniones de coordinadores son sesiones de trabajo, no un órgano formal de decisión; los acuerdos siguientes son acuerdos de trabajo entre coordinadores.

La primera reunión de coordinadores después de Elsewhere: cómo estructurar el debrief posterior al evento, si celebrar y cómo celebrar la Reunión Anual de Leads de este año, y la administración post-evento — gastos, reembolsos y agradecimiento a las personas voluntarias.

1. Ronda inicial

  • Las personas coordinadoras compartieron novedades personales un mes después del evento. El patrón común: un evento intenso y gratificante, un aterrizaje lento de vuelta a la vida cotidiana, y la energía que ahora regresa — varios equipos ya han empezado el trabajo post-evento y la planificación del año que viene.
  • Se señaló que la energía de la comunidad está inusualmente alta — unas 80 personas se unieron a la llamada comunitaria de julio pocas semanas después del evento — y que el objetivo es capturar esa energía y asegurar que el feedback se procese y se use de verdad, para que cada año mejore respecto al anterior.

2. Estructura del debrief post-evento

  • Acordado: tres llamadas semanales de debrief de coordinadores, una por fase del evento — pre-evento/montaje (18 de agosto), semana del evento (25 de agosto) y desmontaje/strike (1 de septiembre). Se enviarán las invitaciones para las tres.
  • La preparación se hace por adelantado: un documento compartido por llamada para que la gente añada temas antes, reservando el tiempo de la llamada para debatir en lugar de recopilar. Las notas de las sesiones de debrief celebradas en el terreno se procesarán y circularán antes de la llamada correspondiente.
  • Sobre el método: las llamadas grandes con todos los coordinadores sirven para detectar problemas sistémicos y transversales (reclutamiento, bienestar del voluntariado, calendarios) y para fijar fechas en el calendario con antelación. Muchas interacciones específicas entre dos o tres departamentos se resuelven mejor en conversaciones pequeñas — que ya ocurren y seguirán ocurriendo de forma orgánica junto a las llamadas por fase.
  • Los documentos-manual por departamento creados este año se actualizarán tras las revisiones individuales con cada departamento, de modo que el conocimiento se conserve aunque un rol cambie de manos.

3. Reunión Anual de Leads (ALM)

  • Acordado: se celebrará una Reunión Anual de Leads presencial del 15 al 19 de octubre, las fechas más votadas en la encuesta de coordinadores, en Vidalia (capacidad ~50). El lugar se está confirmando esta semana; el presupuesto, incluida la posibilidad de ayudas de viaje para asistentes, se está concretando junto con las cuentas post-evento.
  • Asistencia: abierta a todos los leads de este año, incluidos los leads de barrio — más amplio que solo coordinadores. Se señaló además que el grupo de leads coincide casi uno a uno con la base de asociados, ya que la elegibilidad para asociarse pasa por los roles de lead.
  • Enfoque: una conversación de trabajo abierta y franca entre las personas que sacaron adelante el evento — qué fue bien, qué no, qué es sostenible con trabajo voluntario y dónde están los límites reales — produciendo una imagen sólida que luego pueda llevarse a formatos comunitarios más amplios.
  • Se planteó una preocupación ampliamente compartida: fusionar la ALM con una reunión comunitaria masiva podría desplazar el debrief operativo que necesitan las personas que hicieron posible el evento. El formato acordado mantiene la ALM centrada en los leads; los formatos más amplios (por ejemplo, una reunión online para todos los asociados) pueden celebrarse por separado después.
  • Las tres llamadas de debrief por fase se usarán para preparar una agenda enfocada para la ALM, de modo que llegue ya digerida en lugar de empezar de cero.

4. Asambleas generales en torno a la ALM

  • Contexto: la asociación está obligada a celebrar una Asamblea General al año, y ya hay una convocada para el 17 de septiembre para votar las fechas del evento.
  • Si determinadas decisiones maduran a tiempo (por ejemplo, cambios de gobernanza), la junta apoyaría convocar una AG adicional en torno a las fechas de la ALM. Se recordaron los requisitos estatutarios: el orden del día debe fijarse con al menos 15 días de antelación (o la asamblea solicitarse por más del 50% de los asociados en los 30 días previos), y aplican las reglas de validez y quórum — incluido el mecanismo de segunda convocatoria, que permite celebrar una sesión posterior con las personas presentes.
  • Contexto de asociados: actualmente unos 85 asociados con varias solicitudes en cola; una estimación realista es de 120–150 asociados para mediados de octubre.
  • Conclusión: una AG adicional es deseable, no una urgencia. La ALM se mantiene centrada en los leads, y se convocará una AG si llega a haber puntos concretos listos para votar.

5. Posible pequeño encuentro de otoño

  • Un posible pequeño encuentro de otoño en el nuevo terreno depende de los permisos: hace falta la autorización de dos organismos regionales (medioambiental y de aguas/inundaciones) antes de poder solicitar el permiso principal. Ambas oficinas están cerradas en agosto; una ha indicado que intentará responder para octubre, pero normalmente tarda más de tres meses.
  • Un formato más pequeño — hasta 80 personas acampando — solo requeriría el permiso de la comarca, sin el proceso completo de autorizaciones. Se está explorando esta opción, con más claridad esperada en las próximas semanas. Sin decisión aún; la planificación de la ALM descrita arriba no depende de ello.

6. Gastos, reembolsos y subvenciones de arte

  • Los informes de gastos, reclamaciones de gastos, gastos de viaje y reembolsos de subvenciones de arte ya pueden presentarse a través de Humans, la plataforma de voluntariado. Se enviarán por email capturas de pantalla e instrucciones a los coordinadores.
  • Las categorías importan: el arte va en el departamento de creatividad; los gastos de viaje y los relacionados con el desmontaje en su propia categoría; el resto, en el departamento correspondiente. Una solicitud de un departamento debe haber sido aprobada por su coordinador, que la aprueba en la plataforma, seguida de la aprobación de finanzas; los pagos se harán después en un solo lote. El paso final de aprobación y pago aún se está construyendo, pero ya se puede empezar a presentar solicitudes.
  • La ronda de reembolsos del equipo de arte para los artistas de este año está a punto de comenzar.

7. Agradecimiento al voluntariado

  • Se está preparando un boletín de agradecimiento post-evento para todas las personas voluntarias — basado en el reconocimiento, con noticias para mantener el vínculo (posiblemente incluyendo una actualización sobre el nuevo terreno). A los coordinadores que lideraron proyectos se les pedirá una nota personal de agradecimiento para el voluntariado de su equipo.
  • Se recordó a los coordinadores que agradezcan directamente a sus voluntarios — los turnos y datos de contacto están en la plataforma de voluntariado. La gente a menudo no sabe cuánto se apreció su trabajo, y el voluntariado de este año es el equipo del año que viene. Se comentó cuántas veces el evento se salvó en momentos difíciles gracias a personas voluntarias primerizas que llegaron y simplemente se implicaron a fondo.

8. Cierre

  • Una breve ronda de agradecimiento cerró la llamada: gracias sinceras a todo el equipo por un año excepcional. Se enviarán las invitaciones para las tres llamadas por fase y las reservas de calendario para la ALM, y se confirmará el lugar.

Acta elaborada a partir de la grabación y la transcripción de la reunión. Depurada para su publicación.

Ceci est une traduction de la version anglaise, qui est la version de référence pour cette réunion.
Présents : Daniela (Production ; facilitatrice), Anna T, Aran, Benoît, Bo, Cupcake, Ellen, Johan, Kate B, Martin, Michael, Moss, Oli, Peter K, Sarah, Shicho, Tita · Observateur pour le conseil : Daniel T Première réunion des coordinateurs et coordinatrices depuis l’événement. Ces réunions sont des sessions de travail, pas un organe formel de décision ; les accords ci-dessous sont des accords de travail entre coordinateurs.

La première réunion des coordinateurs après Elsewhere : comment structurer le debrief post-événement, s’il faut tenir la Réunion Annuelle des Leads de cette année et sous quelle forme, et l’administration post-événement — dépenses, remboursements et remerciements aux bénévoles.

1. Tour de table

  • Les coordinateurs ont partagé de brèves nouvelles personnelles, un mois après l’événement. Le schéma commun : un événement intense et gratifiant, un retour lent à la vie quotidienne, et une énergie qui revient — plusieurs équipes ont déjà commencé le travail post-événement et la planification de l’année prochaine.
  • Il a été noté que l’énergie de la communauté est inhabituellement élevée — environ 80 personnes ont rejoint l’appel communautaire de juillet quelques semaines après l’événement — et que l’objectif est de capter cette énergie et de veiller à ce que les retours soient réellement traités et utilisés, pour que chaque année soit meilleure que la précédente.

2. Structure du debrief post-événement

  • Accord : trois appels hebdomadaires de debrief des coordinateurs, un par phase de l’événement — pré-événement/montage (18 août), semaine de l’événement (25 août) et démontage/strike (1er septembre). Les invitations seront envoyées pour les trois.
  • La préparation se fait en amont : un document partagé par appel pour que chacun ajoute ses sujets à l’avance, réservant le temps de l’appel à la discussion plutôt qu’à la collecte. Les notes des sessions de debrief tenues sur site seront traitées et diffusées avant l’appel correspondant.
  • Sur la méthode : les grands appels avec tous les coordinateurs servent à faire émerger les problèmes systémiques et transversaux (recrutement, bien-être des bénévoles, calendriers) et à fixer tôt les dates au calendrier. Beaucoup d’interactions spécifiques entre deux ou trois départements se traitent mieux en petits groupes — ces conversations existent déjà et continueront de façon organique en parallèle des appels par phase.
  • Les documents-guides par département créés cette année seront mis à jour après les points individuels avec chaque département, afin que le savoir soit préservé même si un rôle change de mains.

3. Réunion Annuelle des Leads (ALM)

  • Accord : une Réunion Annuelle des Leads en présentiel aura lieu du 15 au 19 octobre, les dates les plus votées dans le sondage des coordinateurs, à Vidalia (capacité ~50). Le lieu est en cours de confirmation cette semaine ; le budget, y compris la possibilité d’une aide au transport pour les participants, est en cours d’élaboration avec les comptes post-événement.
  • Participation : ouverte à tous les leads de cette année, y compris les leads de barrio — plus large que les seuls coordinateurs. Il a aussi été noté que le groupe des leads correspond presque un-pour-un aux membres de l’association, l’éligibilité à l’adhésion passant par les rôles de lead.
  • Objectif : une discussion de travail ouverte et franche entre les personnes qui ont fait tourner l’événement — ce qui a bien marché, ce qui n’a pas marché, ce qui est soutenable avec du travail bénévole et où se situent les vraies limites — pour produire une image solide qui pourra ensuite être portée vers des formats communautaires plus larges.
  • Une préoccupation largement partagée a été soulevée : fondre l’ALM dans une grande réunion communautaire risquerait d’évincer le debrief opérationnel dont ont besoin les personnes qui ont livré l’événement. Le format retenu garde l’ALM centrée sur les leads ; des formats plus larges (par exemple une réunion en ligne pour tous les membres) pourront avoir lieu séparément ensuite.
  • Les trois appels de debrief par phase serviront à préparer un ordre du jour ciblé pour l’ALM, afin d’y arriver avec un travail déjà digéré plutôt que de partir de zéro.

4. Assemblées générales autour de l’ALM

  • Contexte : l’association est tenue de tenir une Assemblée Générale par an, et une a déjà été convoquée pour le 17 septembre afin de voter sur les dates de l’événement.
  • Si certaines décisions mûrissent à temps (par exemple des changements de gouvernance), le conseil soutiendrait la convocation d’une AG supplémentaire autour des dates de l’ALM. Les exigences statutaires ont été rappelées : l’ordre du jour doit être fixé au moins 15 jours à l’avance (ou l’assemblée demandée par plus de 50 % des membres dans les 30 jours précédents), et les règles de validité et de quorum s’appliquent — y compris le mécanisme de seconde convocation, qui permet à une séance ultérieure de se tenir avec les personnes présentes.
  • Contexte des membres : environ 85 membres actuellement, avec plusieurs candidatures en attente ; une estimation réaliste est de 120–150 membres d’ici mi-octobre.
  • Conclusion : une AG supplémentaire est souhaitable, pas urgente. L’ALM reste centrée sur les leads, et une AG sera convoquée si et quand des points concrets seront prêts à être votés.

5. Éventuel petit rassemblement d’automne

  • Un éventuel petit rassemblement d’automne sur le nouveau terrain dépend des autorisations : il faut l’accord de deux autorités régionales (environnement, et eaux/inondations) avant de pouvoir demander le permis principal. Les deux bureaux sont fermés en août ; l’un a indiqué qu’il essaierait de répondre d’ici octobre, mais met généralement plus de trois mois.
  • Un format plus réduit — jusqu’à 80 personnes en camping — ne nécessiterait que l’autorisation de la comarca locale, sans le processus complet d’autorisations. Cette option est à l’étude, avec plus de clarté attendue dans les prochaines semaines. Pas encore de décision ; la planification de l’ALM ci-dessus n’en dépend pas.

6. Dépenses, remboursements et bourses artistiques

  • Les notes de frais, demandes de remboursement, frais de déplacement et remboursements de bourses artistiques peuvent désormais être soumis via Humans, la plateforme des bénévoles. Des captures d’écran et des instructions seront envoyées par email aux coordinateurs.
  • Les catégories comptent : l’art relève du département créativité ; les frais de déplacement et liés au démontage ont leur propre catégorie ; tout le reste relève du département concerné. Une demande d’un département doit avoir été approuvée par son coordinateur, qui la valide dans la plateforme, suivie d’une validation par les finances ; les paiements seront ensuite effectués en un seul lot. La dernière étape d’approbation et de paiement est encore en construction, mais les soumissions peuvent commencer dès maintenant.
  • La campagne de remboursement de l’équipe artistique pour les artistes de cette année est sur le point de commencer.

7. Remerciements aux bénévoles

  • Une newsletter de remerciement post-événement destinée à tous les bénévoles est en préparation — fondée sur la gratitude, avec des nouvelles pour maintenir le lien (dont éventuellement un point sur le nouveau terrain). Les coordinateurs ayant mené des projets seront invités à y ajouter un remerciement personnel pour les bénévoles de leur équipe.
  • Il a été rappelé aux coordinateurs de remercier directement leurs bénévoles — les plannings et coordonnées sont sur la plateforme des bénévoles. Les gens ne mesurent souvent pas à quel point leur travail a été apprécié, et les bénévoles de cette année sont l’équipe de l’année prochaine. Il a été souligné combien de fois l’événement a été sauvé dans des moments délicats par des bénévoles venus pour la première fois et simplement très investis.

8. Tour de clôture

  • Un bref tour de gratitude a clôturé l’appel : remerciements chaleureux à toute l’équipe pour une année exceptionnelle. Les invitations pour les trois appels par phase et les réservations de calendrier pour l’ALM seront envoyées, et le lieu confirmé.

Procès-verbal préparé à partir de l’enregistrement et de la transcription de la réunion. Épuré pour publication.

Questa è una traduzione della versione inglese, che è la versione di riferimento per questa riunione.
Presenti: Daniela (Produzione; facilitatrice), Anna T, Aran, Benoît, Bo, Cupcake, Ellen, Johan, Kate B, Martin, Michael, Moss, Oli, Peter K, Sarah, Shicho, Tita · In osservazione per il consiglio: Daniel T Prima riunione dei coordinatori dopo l’evento. Le riunioni dei coordinatori sono sessioni di lavoro, non un organo decisionale formale; gli accordi qui sotto sono accordi di lavoro tra coordinatori.

La prima riunione dei coordinatori dopo Elsewhere: come strutturare il debrief post-evento, se e come tenere la Riunione Annuale dei Lead di quest’anno, e l’amministrazione post-evento — spese, rimborsi e ringraziamenti a chi ha fatto volontariato.

1. Check-in

  • I coordinatori hanno condiviso aggiornamenti personali a un mese dall’evento. Il tratto comune: un evento intenso e gratificante, un atterraggio lento nella vita quotidiana, e l’energia che ora ritorna — diversi team hanno già avviato il lavoro post-evento e la pianificazione per il prossimo anno.
  • È stato osservato che l’energia della comunità è insolitamente alta — circa 80 persone hanno partecipato alla chiamata comunitaria di luglio a poche settimane dall’evento — e che l’obiettivo è catturare quell’energia e assicurarsi che il feedback venga davvero elaborato e usato, così che ogni anno migliori rispetto al precedente.

2. Struttura del debrief post-evento

  • Concordato: tre chiamate settimanali di debrief dei coordinatori, una per fase dell’evento — pre-evento/allestimento (18 agosto), settimana dell’evento (25 agosto) e smontaggio/strike (1º settembre). Gli inviti saranno inviati per tutte e tre.
  • La preparazione avviene in anticipo: un documento condiviso per ogni chiamata, così che le persone possano aggiungere argomenti prima, riservando il tempo della chiamata alla discussione anziché alla raccolta. Gli appunti delle sessioni di debrief tenute sul posto saranno elaborati e fatti circolare prima della chiamata pertinente.
  • Sul metodo: le chiamate ampie con tutti i coordinatori servono a far emergere i problemi sistemici e trasversali (reclutamento, benessere dei volontari, tempistiche) e a fissare presto le date in calendario. Molte interazioni specifiche tra due o tre reparti si gestiscono meglio in conversazioni più piccole — che già avvengono e continueranno in modo organico accanto alle chiamate per fase.
  • I documenti-guida per reparto creati quest’anno saranno aggiornati dopo i check-in individuali con ciascun reparto, così che la conoscenza si conservi anche se un ruolo passa di mano.

3. Riunione Annuale dei Lead (ALM)

  • Concordato: una Riunione Annuale dei Lead in presenza si terrà dal 15 al 19 ottobre, le date più votate nel sondaggio dei coordinatori, a Vidalia (capienza ~50). La sede è in conferma questa settimana; il budget, inclusa la possibilità di un contributo viaggio per i partecipanti, viene definito insieme ai conti post-evento.
  • Partecipazione: aperta a tutti i lead di quest’anno, inclusi i lead dei barrios — più ampia dei soli coordinatori. È stato inoltre osservato che il gruppo dei lead coincide quasi uno-a-uno con la base soci, dato che l’idoneità a diventare socio passa per i ruoli di lead.
  • Focus: una discussione di lavoro aperta e franca tra le persone che hanno mandato avanti l’evento — cosa è andato bene, cosa no, cosa è sostenibile con lavoro volontario e dove stanno i limiti reali — per produrre un quadro solido da portare poi a formati comunitari più ampi.
  • È stata sollevata una preoccupazione ampiamente condivisa: fondere l’ALM in una grande riunione comunitaria rischierebbe di togliere spazio al debrief operativo di cui hanno bisogno le persone che hanno realizzato l’evento. Il formato concordato mantiene l’ALM centrata sui lead; formati più ampi (per esempio una riunione online per tutti i soci) potranno tenersi separatamente in seguito.
  • Le tre chiamate di debrief per fase serviranno a preparare un’agenda mirata per l’ALM, così da arrivarci con il lavoro già digerito invece di partire da zero.

4. Assemblee generali intorno all’ALM

  • Contesto: l’associazione è tenuta a svolgere un’Assemblea Generale all’anno, e una è già stata convocata per il 17 settembre per votare sulle date dell’evento.
  • Se alcune decisioni matureranno in tempo (per esempio modifiche di governance), il consiglio sosterrebbe la convocazione di un’AG aggiuntiva intorno alle date dell’ALM. Sono stati richiamati i requisiti statutari: l’ordine del giorno va fissato almeno 15 giorni prima (oppure l’assemblea richiesta da più del 50% dei soci nei 30 giorni precedenti), e valgono le regole di validità e quorum — incluso il meccanismo della seconda convocazione, che consente a una seduta successiva di procedere con i presenti.
  • Contesto soci: attualmente circa 85 soci con diverse domande in coda; una stima realistica è di 120–150 soci entro metà ottobre.
  • Conclusione: un’AG aggiuntiva è auspicabile, non urgente. L’ALM resta centrata sui lead, e un’AG sarà convocata se e quando ci saranno punti concreti pronti per il voto.

5. Possibile piccolo raduno autunnale

  • Un possibile piccolo raduno autunnale sul nuovo terreno dipende dai permessi: serve il nulla osta di due autorità regionali (ambientale e acque/alluvioni) prima di poter richiedere il permesso principale. Entrambi gli uffici sono chiusi ad agosto; uno ha indicato che cercherà di rispondere entro ottobre, ma di norma impiega più di tre mesi.
  • Un formato più ridotto — fino a 80 persone in campeggio — richiederebbe solo il permesso della comarca locale, senza l’intero processo di autorizzazioni. L’opzione è allo studio, con maggiore chiarezza attesa nelle prossime settimane. Nessuna decisione al momento; la pianificazione dell’ALM di cui sopra non ne dipende.

6. Spese, rimborsi e contributi artistici

  • Note spese, richieste di rimborso, spese di viaggio e rimborsi dei contributi artistici possono ora essere presentati tramite Humans, la piattaforma dei volontari. Screenshot e istruzioni saranno inviati via email ai coordinatori.
  • Le categorie contano: l’arte va sotto il reparto creatività; le spese di viaggio e quelle legate allo smontaggio hanno una categoria propria; tutto il resto va sotto il reparto pertinente. Una richiesta di un reparto deve essere stata approvata dal suo coordinatore, che la approva nella piattaforma, seguita dall’approvazione della parte finanziaria; i pagamenti saranno poi effettuati in un unico lotto. L’ultimo passaggio di approvazione e pagamento è ancora in costruzione, ma si può già iniziare a presentare le richieste.
  • Il giro di rimborsi del team artistico per gli artisti di quest’anno sta per iniziare.

7. Riconoscenza verso i volontari

  • È in preparazione una newsletter di ringraziamento post-evento per tutte le persone volontarie — fondata sulla gratitudine, con notizie per mantenere il legame (inclusa forse una novità sul nuovo terreno). Ai coordinatori che hanno guidato progetti sarà chiesto di contribuire con un ringraziamento personale per i volontari del proprio team.
  • È stato ricordato ai coordinatori di ringraziare direttamente i propri volontari — turni e contatti sono sulla piattaforma dei volontari. Le persone spesso non sanno quanto il loro lavoro sia stato apprezzato, e i volontari di quest’anno sono il team del prossimo. È stato notato quante volte l’evento sia stato salvato nei momenti difficili da volontari alla prima esperienza, arrivati e semplicemente investiti al massimo.

8. Check-out

  • Un breve giro di gratitudine ha chiuso la chiamata: ringraziamenti calorosi a tutto il team per un anno eccezionale. Saranno inviati gli inviti per le tre chiamate per fase e i blocchi di calendario per l’ALM, e la sede sarà confermata.

Verbale redatto a partire dalla registrazione e dalla trascrizione della riunione. Ripulito per la pubblicazione.

Dies ist eine Übersetzung der englischen Version, die für dieses Treffen die Referenzversion ist.
Anwesend: Daniela (Produktion; Moderation), Anna T, Aran, Benoît, Bo, Cupcake, Ellen, Johan, Kate B, Martin, Michael, Moss, Oli, Peter K, Sarah, Shicho, Tita · Beobachtend für den Vorstand: Daniel T Das erste Koordinator*innen-Treffen seit dem Event. Diese Treffen sind Arbeitssitzungen, kein formelles Entscheidungsgremium; die folgenden Vereinbarungen sind Arbeitsabsprachen unter den Koordinator*innen.

Das erste Koordinator*innen-Treffen nach Elsewhere: Wie wird das Post-Event-Debrief strukturiert, ob und wie findet das diesjährige Annual Leads Meeting statt, und die Post-Event-Verwaltung — Ausgaben, Erstattungen und Dank an die Freiwilligen.

1. Check-in

  • Die Koordinator*innen teilten persönliche Updates, einen Monat nach dem Event. Das gemeinsame Muster: ein intensives, lohnendes Event, eine langsame Landung zurück im Alltag, und Energie, die nun zurückkehrt — mehrere Teams haben bereits mit der Post-Event-Arbeit und der Planung für nächstes Jahr begonnen.
  • Es wurde angemerkt, dass die Energie in der Community ungewöhnlich hoch ist — rund 80 Personen nahmen wenige Wochen nach dem Event am Juli-Community-Call teil — und dass es darum geht, diese Energie aufzugreifen und sicherzustellen, dass Feedback wirklich verarbeitet und genutzt wird, damit jedes Jahr besser wird als das vorige.

2. Struktur des Post-Event-Debriefs

  • Vereinbart: drei wöchentliche Debrief-Calls der Koordinator*innen, einer pro Phase des Events — Pre-Event/Aufbau (18. August), Eventwoche (25. August) und Abbau/Strike (1. September). Einladungen werden für alle drei verschickt.
  • Die Vorbereitung erfolgt im Voraus: ein gemeinsames Dokument pro Call, damit Themen vorab eingetragen werden können und die Zeit im Call der Diskussion statt der Sammlung dient. Die Notizen der vor Ort abgehaltenen Debrief-Sitzungen werden aufbereitet und vor dem jeweiligen Call verteilt.
  • Zur Methode: Große Calls mit allen Koordinator*innen eignen sich, um systemische, bereichsübergreifende Themen (Rekrutierung, Wohlergehen der Freiwilligen, Zeitpläne) sichtbar zu machen und Termine früh im Kalender zu verankern. Viele spezifische Schnittstellen zwischen zwei oder drei Abteilungen lassen sich besser in kleineren Gesprächen klären — diese finden bereits statt und laufen organisch neben den Phasen-Calls weiter.
  • Die in diesem Jahr erstellten Playbook-Dokumente pro Abteilung werden nach den einzelnen Abteilungs-Check-ins aktualisiert, damit Wissen erhalten bleibt, auch wenn eine Rolle den Besitzer wechselt.

3. Annual Leads Meeting (ALM)

  • Vereinbart: Ein Annual Leads Meeting in Präsenz findet vom 15. bis 19. Oktober statt — die meistgewählten Termine in der Umfrage unter den Koordinator*innen — in Vidalia (Kapazität ~50). Der Ort wird diese Woche bestätigt; das Budget, einschließlich der Frage, ob Reisekostenzuschüsse für Teilnehmende möglich sind, wird zusammen mit der Post-Event-Abrechnung erarbeitet.
  • Teilnahme: offen für alle Leads dieses Jahres, einschließlich der Barrio-Leads — also breiter als nur Koordinator*innen. Es wurde auch angemerkt, dass die Gruppe der Leads fast eins-zu-eins der Mitgliederbasis des Vereins entspricht, da die Mitgliedschaftsberechtigung über Lead-Rollen läuft.
  • Fokus: eine offene, ehrliche Arbeitsdiskussion unter den Menschen, die das Event gestemmt haben — was gut lief, was nicht, was mit Freiwilligenarbeit tragfähig ist und wo die harten Grenzen liegen — um ein fundiertes Bild zu erzeugen, das anschließend in breitere Community-Formate getragen werden kann.
  • Eine breit geteilte Sorge wurde geäußert: Das ALM in ein Massen-Community-Treffen aufgehen zu lassen, könnte das operative Debrief verdrängen, das die Menschen brauchen, die das Event realisiert haben. Das vereinbarte Format hält das ALM auf die Leads fokussiert; breitere Formate (zum Beispiel ein Online-Treffen für alle Mitglieder) können danach separat stattfinden.
  • Die drei Phasen-Debrief-Calls dienen dazu, eine fokussierte Agenda für das ALM vorzubereiten, damit es mit bereits verdauter Arbeit startet statt bei null.

4. Generalversammlungen rund um das ALM

  • Kontext: Der Verein ist verpflichtet, eine Generalversammlung pro Jahr abzuhalten; eine ist bereits für den 17. September einberufen, um über die Event-Termine abzustimmen.
  • Sollten bestimmte Entscheidungen rechtzeitig reif sein (zum Beispiel Governance-Änderungen), würde der Vorstand die Einberufung einer zusätzlichen GV rund um die ALM-Termine unterstützen. Die satzungsrechtlichen Anforderungen wurden festgehalten: Die Tagesordnung muss mindestens 15 Tage im Voraus feststehen (oder die Versammlung von mehr als 50% der Mitglieder innerhalb der vorangegangenen 30 Tage beantragt werden), und es gelten Gültigkeits- und Quorumsregeln — einschließlich des Mechanismus der zweiten Einberufung, der einer Folgesitzung erlaubt, mit den Anwesenden fortzufahren.
  • Mitglieder-Kontext: derzeit rund 85 Mitglieder mit mehreren Anträgen in der Warteschlange; eine realistische Schätzung sind 120–150 Mitglieder bis Mitte Oktober.
  • Fazit: Eine zusätzliche GV ist wünschenswert, kein Notfall. Das ALM bleibt auf die Leads fokussiert, und eine GV wird einberufen, sobald konkrete Punkte zur Abstimmung bereit sind.

5. Mögliches kleines Herbsttreffen

  • Ein mögliches kleines Herbsttreffen auf dem neuen Gelände hängt von Genehmigungen ab: Vor dem Hauptantrag ist die Freigabe von zwei Regionalbehörden (Umwelt sowie Wasser/Hochwasser) erforderlich. Beide Ämter sind im August geschlossen; eines hat signalisiert, bis Oktober antworten zu wollen, braucht aber typischerweise mehr als drei Monate.
  • Ein kleineres Format — bis zu 80 Personen beim Camping — würde nur die Genehmigung der örtlichen Comarca erfordern, ohne das vollständige Freigabeverfahren. Diese Option wird geprüft; mehr Klarheit wird in den kommenden Wochen erwartet. Noch keine Entscheidung; die obige ALM-Planung hängt nicht davon ab.

6. Ausgaben, Erstattungen und Kunstförderungen

  • Spesenabrechnungen, Erstattungsanträge, Reisekosten und Erstattungen von Kunstförderungen können jetzt über Humans, die Freiwilligen-Plattform, eingereicht werden. Screenshots und Anleitungen werden den Koordinator*innen per E-Mail zugeschickt.
  • Die Kategorien sind wichtig: Kunst läuft über die Kreativabteilung; Reise- und Strike-bezogene Anträge haben eine eigene Kategorie; alles andere läuft über die jeweilige Abteilung. Ein Antrag aus einer Abteilung muss von deren Koordinator*in genehmigt worden sein, die/der ihn in der Plattform freigibt, gefolgt von der Freigabe durch die Finanzen; die Zahlungen erfolgen anschließend gesammelt in einem Durchgang. Der letzte Freigabe- und Zahlungsschritt wird noch gebaut, aber Einreichungen können jetzt beginnen.
  • Die Erstattungsrunde des Kunstteams für die Künstler*innen dieses Jahres beginnt in Kürze.

7. Wertschätzung für Freiwillige

  • Ein Post-Event-Dankesnewsletter an alle Freiwilligen wird vorbereitet — getragen von Wertschätzung, mit Neuigkeiten, die die Verbindung halten (möglicherweise einschließlich eines Updates zum neuen Gelände). Koordinator*innen, die Projekte geleitet haben, werden gebeten, einen persönlichen Dank für die Freiwilligen ihres Teams beizusteuern.
  • Die Koordinator*innen wurden daran erinnert, ihren Freiwilligen direkt zu danken — Dienstpläne und Kontaktdaten stehen auf der Freiwilligen-Plattform. Menschen wissen oft nicht, wie sehr ihre Arbeit geschätzt wurde, und die Freiwilligen dieses Jahres sind das Team des nächsten. Es wurde angemerkt, wie oft das Event in brenzligen Momenten von Erstteilnehmenden gerettet wurde, die einfach auftauchten und voll dabei waren.

8. Check-out

  • Eine kurze Dankesrunde schloss den Call: herzlicher Dank an das gesamte Team für ein außergewöhnliches Jahr. Die Einladungen für die drei Phasen-Calls und die Kalenderblöcke für das ALM werden verschickt, und der Ort wird bestätigt.

Protokoll erstellt auf Grundlage der Sitzungsaufzeichnung und des Transkripts. Für die Veröffentlichung bereinigt.