Board Meeting - August 3, 2026 | Nobodies Collective

In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.

Board present: Daniel T (chair), Pablo V, Chris O (left 20:00), Peter D, Ward D (connection dropped briefly; left ~19:55), Ben D (joined ~19:30), Victor P (joined ~19:30) · Also present: Daniela M S (Production)

A dense working meeting. The headline outcome: the board moved the General Assembly from 3 September to Thursday 17 September 2026, 20:00 CEST, to allow more time to prepare solid information for the event-dates decision.

1. Check-in

Members shared brief personal updates. The post-event wrap-up load was acknowledged — several people are still working through large backlogs — alongside good energy about the new-site conversations.

2. Production

The production wrap-up meeting will happen next week (moved at participants’ request). Wrap-up work is ongoing.

3. Budget Update

No final figures yet. Peter D’s current priority is getting expense submissions in for everyone still owed money, including all artists; after that, a review to confirm everything landed in the right departments, then reconciliation.
The expectation is that the year closes comfortably in the green, but no numbers will be shared until the wrap-up completes — both because large payments are still outstanding and because any remaining surplus is first and foremost the association’s buffer for next year.
Longer-term policy note: potential surplus should ultimately go toward lowering ticket prices and growing attendance, which requires holding a buffer first.

4. New Site — Feasibility Update

No formal working group has been formed yet; the current phase is feasibility, carried by Pablo V with a small set of collaborators.
Conversations with the landowners are ongoing to lock in plot prices; permit-related information is being gathered. Structuring options for a possible purchase (including staged payments and walk-away points to contain risk) are being explored with legal counsel.
Hard dependency: the 2026 finances must be wrapped up before any meaningful modelling — the goal is to understand what a typical year costs, not to spend the surplus. Known costs from this year (rent, taxes, toilets and similar) can be specced out quickly for the projects under consideration, ahead of the full budget picture.
Proposed sequence (Pablo V): rent the site for a small community event first, fundraise in November–December when people are home, purchase in January, then run the first full event on the new land. Paperwork lead times mean preparatory steps need to start soon for this timeline to stay open.
A small “hype raiser” event (possibly October) is under discussion but is not a decision yet — it is gated on the finance wrap-up and may warrant a vote.
Peter D urged caution against financing the purchase from anticipated future savings, and suggested working toward a term sheet with the landowners — site spec plus purchase price — which can proceed independently of NCA’s own finance work.

5. Interface Between NCA and the New-Site Initiative

Daniel T proposed (as a starting point for discussion, not a vote) a clean separation between NCA and the new-site initiative, which will ultimately be a separate legal entity: two streams with clear mutual expectations. Draft starting point: NCA provides nothing to the new-site initiative unless explicitly requested; NCA requests a go/no-go decision on the new site by 1 December so next year’s event can be planned.
Pablo V clarified the intended model: the new-site vehicle is an independent working group (volunteers cannot work under it), it would purchase the land, and NCA would rent it long-term on fixed conditions — ring-fencing the financial risk away from NCA.
Open questions raised by Daniela M S: who organises the smaller community event and under whose paperwork (currently everything has been requested as NCA), and the fact that production preparation cannot wait until January regardless of which site is used.
Peter D questioned the economics of a very small event given fixed infrastructure costs; Ward D clarified the concept is deliberately minimal — tents only, no heavy infrastructure, paid for by the event itself.
Agreed this is a bigger topic than one agenda slot: main topic for next week’s board meeting.

6. Permits and Date Options

Daniela M S reported on the regulatory framework for smaller events: under 80 people needs only a light permit; for 200–500 people the requirements scale down significantly (smaller self-protection plan, fewer facilities, no legal requirement for dedicated security or Red Cross presence — though security is recommended — plus an emergency-management plan and notification of surrounding emergency services). Costing of the minimum viable setup is in progress; the aim is for a small event to pay for itself. Items that also serve the main event (e.g. the self-protection plan) can reasonably be NCA expenses.
Urgent: the document with candidate date options must go to the regional authority by Wednesday 5 August (the relevant contact is then away); a response is expected around late September/October. The current dates document has too many options — it needs narrowing to about three windows, since wider brackets take longer to assess.
On nesting and other environmental constraints: there is no report available to work from. Date options are submitted and checked by the authority across several institutions (protected birds, rains, storms); the answer comes back as yes/no per option.

7. Membership Register

Ben D reported the register reconciliation work is essentially done and ready.
The General Assembly can be announced broadly (not only to current members): applications approved after the assembly is called can still participate, so the announcement doubles as a membership recruitment call.
Membership criteria should be more visible: Ben D has filed a request for Peter D to add the criteria text to the application screen in Humans; the criteria are also in the website FAQ.

8. Vocal Election

Victor P reported the vocal (board-member) election spec is ready after review by Daniel T and Ben D. Distribution channels discussed: Discord (governance channel), WhatsApp, Telegram and the updates channel, to maximise the candidate pool.

9. General Assembly — Date Moved to 17 September

Chris O presented his reservations about the 3 September date in a written document: the dates decision should not be rushed given its magnitude — a date change could mean some members can never attend again; the commercial risk is real (a badly chosen date could shrink attendance below viability); gathering solid input from other European burns takes longer than two weeks; and headline pressure from the current wildfire news is not a good decision-making driver. He clarified he is not arguing against changing the event dates — keeping them is looking too risky — only against deciding at excessive speed.
Daniel T described the workstream already in motion: a comparison spreadsheet of other burns and candidate windows (preliminary desk research, to be verified), direct outreach to other burns, untangling the confusion about why a date change is on the table, and a session with the governance working group to staff the information pack. Time pressure is real in the other direction too: people block holidays far ahead and need certainty to plan for next year’s event.
Daniela M S underlined the risk of not moving: the fire legislation changed in March this year, three months before the event, and the amount of invisible work needed to avoid being moved off-site this year was enormous — evacuation plans were genuinely in place; the threat was not empty. Work on a plan B (making this year’s arrangements a standard procedure) is ongoing but not guaranteed.
Data points noted: the regional authority and the mayor have indicated that the fire risk that used to characterise July now applies to June; early-summer fire frequency is much more manageable than peak-season frequency.
Pablo V argued for holding the vote rather than deciding by inaction: prepare the best information possible, and if the information isn’t sufficient, the members can vote not to change the dates. Other European events have moved dates repeatedly without collapse.
Vote: the board voted to move the General Assembly from 3 September to Thursday 17 September 2026, 20:00 CEST. Unanimous among votes collected — Daniel T, Peter D, Ben D, Victor P, Pablo V, and Ward D (whose vote was collected after a connection drop). The agenda will be fixed on 2 September and will include the event-dates question.
A possible merge with the all-members meeting (mid-October, name and format under discussion) was raised; whether that meeting moves or merges is for the coordinators to decide — the 17 September date stands regardless. The board’s view: what the community calls its gatherings is not a board decision; the statutes’ term for this one is General Assembly.

10. Any Other Business

Asociado approvals: with membership applications expected to increase ahead of the General Assembly, board members should regularly check the Humans dashboard and vote — 50% of the board is needed to action each application. Ben D will keep posting reminders on Discord.
Board topic tracking: Pablo V has cleaned up and reopened the board’s tracked follow-up threads (administrative and legal follow-ups, recruitment, liability topics) so they don’t get lost in general discussion; updates asynchronously, with context brought to board meetings.
Meeting cadence: no board meeting this Thursday unless someone calls for it; whether to hold this week’s community call will be decided on Discord (probably not, with the coordinators’ meeting happening next week). Communication plan for announcing the new General Assembly date to be agreed.

Action Items

Person	Action	Due
Daniel T	Process the outstanding payments	Immediately
Daniel T	Continue the dates workstream: other-burns outreach, verified data, governance working group session; recruit helpers	This week
Daniel T (with Daniela M S)	Narrow the candidate date windows to ~3 for the authority submission	By Wednesday 5 Aug
Daniela M S	Send the date-options document to the regional authority	Wednesday 5 Aug
Daniela M S	Cost the minimum viable small-event setup	Next weeks
Peter D	Chase expense submissions (incl. artists), then department review and reconciliation	Ongoing, priority
Peter D	Add membership criteria to the Humans application screen	When possible
Peter D / Pablo V	Spec major site cost items (rent, taxes, toilets) for new-site modelling	Ahead of full budget
Pablo V	Continue feasibility: plot prices, permits, purchase structuring with legal counsel	Ongoing
Ben D	Follow-up email on membership criteria; keep posting approval reminders	This week
Victor P	Publish the vocal-election call via the agreed channels	This week
Board	Vote on asociado applications regularly in Humans	Ongoing
Board	Decide community-call cadence on Discord	This week

Next Meetings

Board meeting next Monday — main topic: the interface between NCA and the new-site initiative, and the small-event question.
Coordinators’ meeting next week.
General Assembly: Thursday 17 September 2026, 20:00 CEST (agenda fixed 2 September).

Minutes prepared from the meeting recording and transcript. Sanitised for publication.

Junta presente: Daniel T (preside), Pablo V, Chris O (salió a las 20:00), Peter D, Ward D (breve caída de conexión; salió ~19:55), Ben D (se incorporó ~19:30), Victor P (se incorporó ~19:30) · También presente: Daniela M S (Producción)

Una reunión de trabajo densa. El resultado principal: la junta trasladó la Asamblea General del 3 de septiembre al jueves 17 de septiembre de 2026, 20:00 CEST, para dar más tiempo a preparar información sólida de cara a la decisión sobre las fechas del evento.

1. Ronda inicial

Los miembros compartieron breves novedades personales. Se reconoció la carga del cierre posterior al evento — varias personas siguen sacando adelante grandes cantidades de trabajo acumulado — junto con buena energía en torno a las conversaciones sobre el nuevo terreno.

2. Producción

La reunión de cierre de producción tendrá lugar la semana que viene (trasladada a petición de los participantes). El trabajo de cierre continúa.

3. Actualización del presupuesto

Todavía no hay cifras finales. La prioridad actual de Peter D es conseguir que presenten sus gastos todas las personas a las que aún se les debe dinero, incluidos todos los artistas; después, una revisión para confirmar que todo ha quedado en los departamentos correctos, y a continuación la conciliación.
La expectativa es que el año cierre cómodamente en positivo, pero no se compartirán cifras hasta que termine el cierre — tanto porque aún quedan pagos importantes pendientes como porque cualquier excedente restante es, ante todo, el colchón de la asociación para el año que viene.
Nota de política a largo plazo: el posible excedente debería destinarse en última instancia a bajar el precio de las entradas y aumentar la asistencia, lo que exige mantener primero un colchón.

4. Nuevo terreno — actualización de viabilidad

Aún no se ha formado ningún grupo de trabajo formal; la fase actual es de viabilidad, llevada por Pablo V con un pequeño grupo de colaboradores.
Continúan las conversaciones con los propietarios para fijar los precios de las parcelas; se está recopilando información sobre permisos. Se están explorando con asesoría legal las opciones de estructuración de una posible compra (incluidos pagos escalonados y puntos de salida para contener el riesgo).
Dependencia firme: hay que cerrar las cuentas de 2026 antes de hacer cualquier modelización seria — el objetivo es entender cuánto cuesta un año típico, no gastar el excedente. Los costes conocidos de este año (alquiler, impuestos, baños y similares) pueden presupuestarse rápidamente para los proyectos en consideración, antes de tener la imagen presupuestaria completa.
Secuencia propuesta (Pablo V): alquilar primero el terreno para un pequeño evento comunitario, recaudar fondos en noviembre–diciembre, cuando la gente está en casa, comprar en enero y celebrar después el primer evento completo en el nuevo terreno. Los plazos de tramitación implican que los pasos preparatorios deben empezar pronto para que este calendario siga siendo posible.
Se está debatiendo un pequeño evento “hype raiser” (posiblemente en octubre), pero aún no es una decisión — depende del cierre financiero y puede merecer una votación.
Peter D pidió cautela frente a financiar la compra con ahorros futuros previstos, y sugirió trabajar hacia un acuerdo de condiciones (term sheet) con los propietarios — especificación del terreno más precio de compra — que puede avanzar con independencia del trabajo financiero de la propia NCA.

5. Relación entre la NCA y la iniciativa del nuevo terreno

Daniel T propuso (como punto de partida para el debate, no como votación) una separación limpia entre la NCA y la iniciativa del nuevo terreno, que en última instancia será una entidad legal separada: dos líneas de trabajo con expectativas mutuas claras. Borrador de punto de partida: la NCA no aporta nada a la iniciativa del nuevo terreno salvo petición explícita; la NCA solicita una decisión de seguir/no seguir sobre el nuevo terreno antes del 1 de diciembre para poder planificar el evento del año que viene.
Pablo V aclaró el modelo previsto: el vehículo del nuevo terreno es un grupo de trabajo independiente (los voluntarios no pueden trabajar bajo él), compraría el terreno y la NCA lo alquilaría a largo plazo en condiciones fijas — aislando así el riesgo financiero fuera de la NCA.
Preguntas abiertas planteadas por Daniela M S: quién organiza el evento comunitario pequeño y bajo qué papeleo (actualmente todo se ha solicitado como NCA), y el hecho de que la preparación de producción no puede esperar hasta enero, sea cual sea el terreno que se use.
Peter D cuestionó la viabilidad económica de un evento muy pequeño dados los costes fijos de infraestructura; Ward D aclaró que el concepto es deliberadamente mínimo — solo tiendas, sin infraestructura pesada, pagado por el propio evento.
Se acordó que es un tema demasiado grande para un solo punto del orden del día: tema principal de la reunión de la junta de la semana que viene.

6. Permisos y opciones de fechas

Daniela M S informó sobre el marco regulatorio para eventos más pequeños: por debajo de 80 personas solo hace falta un permiso ligero; para 200–500 personas los requisitos se reducen considerablemente (plan de autoprotección más pequeño, menos instalaciones, sin obligación legal de seguridad dedicada ni de presencia de la Cruz Roja — aunque la seguridad es recomendable — además de un plan de gestión de emergencias y la notificación a los servicios de emergencia del entorno). El cálculo de costes del montaje mínimo viable está en marcha; el objetivo es que un evento pequeño se pague a sí mismo. Los elementos que también sirven para el evento principal (p. ej. el plan de autoprotección) pueden razonablemente ser gastos de la NCA.
Urgente: el documento con las opciones de fechas candidatas debe llegar a la autoridad regional antes del miércoles 5 de agosto (la persona de contacto se ausenta después); se espera respuesta hacia finales de septiembre/octubre. El documento de fechas actual tiene demasiadas opciones — hay que reducirlo a unas tres ventanas, ya que los rangos más amplios tardan más en evaluarse.
Sobre la nidificación y otras restricciones ambientales: no hay ningún informe disponible del que partir. Las opciones de fechas se presentan y la autoridad las verifica con varias instituciones (aves protegidas, lluvias, tormentas); la respuesta llega como sí/no por cada opción.

7. Registro de asociados

Ben D informó de que el trabajo de conciliación del registro está prácticamente terminado y listo.
La Asamblea General puede anunciarse ampliamente (no solo a los asociados actuales): las solicitudes aprobadas después de la convocatoria de la asamblea aún pueden participar, así que el anuncio sirve también como llamada a nuevas altas de asociados.
Los criterios de admisión deberían ser más visibles: Ben D ha registrado una petición para que Peter D añada el texto de los criterios a la pantalla de solicitud en Humans; los criterios están también en las preguntas frecuentes de la web.

8. Elección de Vocal

Victor P informó de que la especificación de la elección de Vocal (miembro de la junta) está lista tras la revisión de Daniel T y Ben D. Canales de difusión comentados: Discord (canal de gobernanza), WhatsApp, Telegram y el canal de novedades, para maximizar el número de candidaturas.

9. Asamblea General — fecha trasladada al 17 de septiembre

Chris O presentó sus reservas sobre la fecha del 3 de septiembre en un documento escrito: la decisión sobre las fechas no debe precipitarse dada su magnitud — un cambio de fechas podría significar que algunos asociados no puedan volver a asistir nunca; el riesgo comercial es real (una fecha mal elegida podría reducir la asistencia por debajo de la viabilidad); recopilar información sólida de otros burns europeos lleva más de dos semanas; y la presión de los titulares por las noticias actuales de incendios no es un buen motor de decisión. Aclaró que no está argumentando contra el cambio de fechas del evento — mantenerlas está resultando demasiado arriesgado — sino solo contra decidir a una velocidad excesiva.
Daniel T describió el trabajo ya en marcha: una hoja de cálculo comparativa de otros burns y ventanas candidatas (investigación preliminar de escritorio, pendiente de verificar), contacto directo con otros burns, aclarar la confusión sobre por qué está sobre la mesa un cambio de fechas, y una sesión con el grupo de trabajo de gobernanza para dotar de personas el paquete de información. La presión de tiempo también es real en el sentido contrario: la gente bloquea sus vacaciones con mucha antelación y necesita certeza para planificar el evento del año que viene.
Daniela M S subrayó el riesgo de no mover las fechas: la legislación de incendios cambió en marzo de este año, tres meses antes del evento, y la cantidad de trabajo invisible necesaria para evitar que este año nos trasladaran de emplazamiento fue enorme — los planes de evacuación estaban realmente preparados; la amenaza no era vacía. El trabajo en un plan B (convertir los arreglos de este año en un procedimiento estándar) continúa, pero no está garantizado.
Datos apuntados: la autoridad regional y el alcalde han indicado que el riesgo de incendio que antes caracterizaba a julio se aplica ahora a junio; la frecuencia de incendios a principios de verano es mucho más manejable que la de plena temporada.
Pablo V defendió celebrar la votación en lugar de decidir por inacción: preparar la mejor información posible y, si la información no es suficiente, los asociados pueden votar no cambiar las fechas. Otros eventos europeos han cambiado de fechas repetidamente sin hundirse.
Votación: la junta votó trasladar la Asamblea General del 3 de septiembre al jueves 17 de septiembre de 2026, 20:00 CEST. Unanimidad entre los votos recogidos — Daniel T, Peter D, Ben D, Victor P, Pablo V y Ward D (cuyo voto se recogió tras una caída de conexión). El orden del día se fijará el 2 de septiembre e incluirá la cuestión de las fechas del evento.
Se planteó una posible fusión con la reunión de todos los miembros (mediados de octubre, nombre y formato en debate); si esa reunión se mueve o se fusiona es decisión de los coordinadores — la fecha del 17 de septiembre se mantiene en cualquier caso. La posición de la junta: cómo llama la comunidad a sus encuentros no es una decisión de la junta; el término de los estatutos para este es Asamblea General.

10. Ruegos y preguntas

Aprobación de asociados: con un aumento previsto de solicitudes de alta antes de la Asamblea General, los miembros de la junta deben revisar regularmente el panel de Humans y votar — hace falta el 50% de la junta para tramitar cada solicitud. Ben D seguirá publicando recordatorios en Discord.
Seguimiento de temas de la junta: Pablo V ha limpiado y reabierto los hilos de seguimiento de la junta (seguimientos administrativos y legales, reclutamiento, temas de responsabilidad) para que no se pierdan en la discusión general; se actualizan de forma asíncrona, y el contexto se lleva a las reuniones de la junta.
Cadencia de reuniones: no habrá reunión de la junta este jueves salvo que alguien la convoque; si se celebra la llamada comunitaria de esta semana se decidirá en Discord (probablemente no, dado que la reunión de coordinadores es la semana que viene). Queda por acordar el plan de comunicación para anunciar la nueva fecha de la Asamblea General.

Acciones acordadas

Persona	Acción	Plazo
Daniel T	Tramitar los pagos pendientes	Inmediatamente
Daniel T	Continuar el trabajo sobre fechas: contacto con otros burns, datos verificados, sesión del grupo de trabajo de gobernanza; reclutar ayuda	Esta semana
Daniel T (con Daniela M S)	Reducir las ventanas de fechas candidatas a ~3 para el envío a la autoridad	Antes del miércoles 5 de agosto
Daniela M S	Enviar el documento de opciones de fechas a la autoridad regional	Miércoles 5 de agosto
Daniela M S	Calcular el coste del montaje mínimo viable para el evento pequeño	Próximas semanas
Peter D	Reclamar la presentación de gastos (incl. artistas); después, revisión por departamentos y conciliación	En curso, prioritario
Peter D	Añadir los criterios de admisión a la pantalla de solicitud de Humans	Cuando sea posible
Peter D / Pablo V	Presupuestar las grandes partidas del terreno (alquiler, impuestos, baños) para la modelización del nuevo terreno	Antes del presupuesto completo
Pablo V	Continuar la viabilidad: precios de parcelas, permisos, estructuración de la compra con asesoría legal	En curso
Ben D	Correo de seguimiento sobre los criterios de admisión; seguir publicando recordatorios de aprobación	Esta semana
Victor P	Publicar la convocatoria de la elección de Vocal por los canales acordados	Esta semana
Junta	Votar regularmente las solicitudes de asociado en Humans	En curso
Junta	Decidir en Discord la cadencia de las llamadas comunitarias	Esta semana

Próximas reuniones

Reunión de la junta el próximo lunes — tema principal: la relación entre la NCA y la iniciativa del nuevo terreno, y la cuestión del evento pequeño.
Reunión de coordinadores la semana que viene.
Asamblea General: jueves 17 de septiembre de 2026, 20:00 CEST (orden del día fijado el 2 de septiembre).

Acta elaborada a partir de la grabación y la transcripción de la reunión. Depurada para su publicación.

En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.

Conseil présent : Daniel T (président), Pablo V, Chris O (parti à 20:00), Peter D, Ward D (connexion brièvement interrompue ; parti vers 19:55), Ben D (arrivé vers 19:30), Victor P (arrivé vers 19:30) · Également présente : Daniela M S (Production)

Une réunion de travail dense. Résultat principal : le conseil a reporté l’Assemblée Générale du 3 septembre au jeudi 17 septembre 2026, 20:00 CEST, afin de laisser plus de temps pour préparer des informations solides en vue de la décision sur les dates de l’événement.

1. Tour de table

Les membres ont partagé de brèves nouvelles personnelles. La charge de travail de clôture post-événement a été reconnue — plusieurs personnes ont encore d’importants retards à rattraper — aux côtés d’une bonne énergie autour des discussions sur le nouveau site.

2. Production

La réunion de clôture de la production aura lieu la semaine prochaine (déplacée à la demande des participants). Le travail de clôture se poursuit.

3. Point budget

Pas encore de chiffres définitifs. La priorité actuelle de Peter D est d’obtenir les notes de frais de toutes les personnes à qui de l’argent est encore dû, y compris tous les artistes ; ensuite, une vérification pour confirmer que tout est bien affecté aux bons départements, puis le rapprochement des comptes.
L’année devrait se clôturer confortablement dans le vert, mais aucun chiffre ne sera communiqué avant la fin de la clôture — d’une part parce que des paiements importants restent en attente, d’autre part parce que tout excédent restant constitue avant tout la réserve de l’association pour l’année prochaine.
Note de politique à plus long terme : l’éventuel excédent devrait à terme servir à baisser le prix des billets et à augmenter la fréquentation, ce qui suppose de constituer d’abord une réserve.

4. Nouveau site — point sur la faisabilité

Aucun groupe de travail formel n’a encore été constitué ; la phase actuelle est celle de la faisabilité, portée par Pablo V avec un petit groupe de collaborateurs.
Les discussions avec les propriétaires des terrains se poursuivent pour fixer les prix des parcelles ; les informations relatives aux permis sont en cours de collecte. Les options de structuration d’un éventuel achat (y compris des paiements échelonnés et des points de sortie pour limiter le risque) sont étudiées avec un conseil juridique.
Dépendance forte : les finances 2026 doivent être clôturées avant toute modélisation sérieuse — l’objectif est de comprendre ce que coûte une année type, pas de dépenser l’excédent. Les coûts connus de cette année (loyer, taxes, toilettes et postes similaires) peuvent être chiffrés rapidement pour les projets à l’étude, avant d’avoir le tableau budgétaire complet.
Séquence proposée (Pablo V) : louer d’abord le site pour un petit événement communautaire, lever des fonds en novembre–décembre quand les gens sont chez eux, acheter en janvier, puis organiser le premier événement complet sur le nouveau terrain. Les délais administratifs imposent de lancer les démarches préparatoires rapidement pour que ce calendrier reste possible.
Un petit événement « hype raiser » (peut-être en octobre) est en discussion mais n’est pas encore une décision — il est conditionné à la clôture financière et pourrait justifier un vote.
Peter D a appelé à la prudence contre un financement de l’achat par des économies futures anticipées, et a suggéré de travailler à une lettre d’intention (term sheet) avec les propriétaires — spécifications du site plus prix d’achat — qui peut avancer indépendamment du travail financier propre à NCA.

5. Interface entre NCA et l’initiative du nouveau site

Daniel T a proposé (comme point de départ de discussion, pas comme vote) une séparation nette entre NCA et l’initiative du nouveau site, qui sera à terme une entité juridique distincte : deux filières avec des attentes mutuelles claires. Point de départ proposé : NCA ne fournit rien à l’initiative du nouveau site sauf demande explicite ; NCA demande une décision go/no-go sur le nouveau site avant le 1er décembre afin de pouvoir planifier l’événement de l’an prochain.
Pablo V a clarifié le modèle envisagé : le véhicule du nouveau site est un groupe de travail indépendant (les bénévoles ne peuvent pas travailler sous son égide), il achèterait le terrain, et NCA le louerait à long terme à des conditions fixes — ce qui cantonne le risque financier hors de NCA.
Questions ouvertes soulevées par Daniela M S : qui organise le petit événement communautaire et sous quels documents administratifs (actuellement, tout a été demandé au nom de NCA), et le fait que la préparation de la production ne peut pas attendre janvier, quel que soit le site utilisé.
Peter D a mis en question l’équilibre économique d’un très petit événement compte tenu des coûts fixes d’infrastructure ; Ward D a précisé que le concept est volontairement minimal — uniquement des tentes, pas d’infrastructure lourde, financé par l’événement lui-même.
Il a été convenu que le sujet dépasse un simple point d’ordre du jour : sujet principal de la réunion du conseil de la semaine prochaine.

6. Permis et options de dates

Daniela M S a fait le point sur le cadre réglementaire des événements plus petits : en dessous de 80 personnes, seul un permis allégé est nécessaire ; pour 200–500 personnes, les exigences diminuent nettement (plan d’autoprotection réduit, moins d’installations, pas d’obligation légale de sécurité dédiée ni de présence de la Croix-Rouge — la sécurité reste toutefois recommandée — plus un plan de gestion des urgences et la notification des services d’urgence environnants). Le chiffrage du dispositif minimal viable est en cours ; l’objectif est qu’un petit événement s’autofinance. Les éléments qui servent aussi à l’événement principal (par exemple le plan d’autoprotection) peuvent raisonnablement être des dépenses de NCA.
Urgent : le document avec les options de dates candidates doit parvenir à l’autorité régionale au plus tard le mercredi 5 août (le contact concerné est ensuite absent) ; une réponse est attendue vers fin septembre/octobre. Le document de dates actuel contient trop d’options — il faut le resserrer à environ trois fenêtres, car des plages plus larges sont plus longues à évaluer.
Sur la nidification et les autres contraintes environnementales : aucun rapport n’est disponible comme base de travail. Les options de dates sont soumises puis vérifiées par l’autorité auprès de plusieurs institutions (oiseaux protégés, pluies, tempêtes) ; la réponse revient sous forme de oui/non pour chaque option.

7. Registre des membres

Ben D a indiqué que le travail de rapprochement du registre est pratiquement terminé et prêt.
L’Assemblée Générale peut être annoncée largement (pas seulement aux membres actuels) : les candidatures approuvées après la convocation de l’assemblée peuvent encore participer, si bien que l’annonce sert aussi d’appel au recrutement de nouveaux membres.
Les critères d’adhésion devraient être plus visibles : Ben D a déposé une demande pour que Peter D ajoute le texte des critères à l’écran de candidature dans Humans ; les critères figurent aussi dans la FAQ du site web.

8. Élection du Vocal

Victor P a indiqué que le cahier des charges de l’élection du Vocal (membre du conseil) est prêt après relecture par Daniel T et Ben D. Canaux de diffusion discutés : Discord (canal gouvernance), WhatsApp, Telegram et le canal des annonces, afin de maximiser le vivier de candidats.

9. Assemblée Générale — date reportée au 17 septembre

Chris O a présenté ses réserves sur la date du 3 septembre dans un document écrit : la décision sur les dates ne doit pas être précipitée compte tenu de son ampleur — un changement de dates pourrait signifier que certains membres ne pourront plus jamais participer ; le risque commercial est réel (une date mal choisie pourrait faire tomber la fréquentation sous le seuil de viabilité) ; recueillir des retours solides auprès des autres burns européens prend plus de deux semaines ; et la pression médiatique liée à l’actualité des incendies n’est pas un bon moteur de décision. Il a précisé qu’il ne s’oppose pas au changement des dates de l’événement — les conserver paraît trop risqué — mais seulement à une décision prise à une vitesse excessive.
Daniel T a décrit le chantier déjà en cours : un tableau comparatif des autres burns et des fenêtres candidates (recherche documentaire préliminaire, à vérifier), une prise de contact directe avec d’autres burns, la clarification de la confusion sur les raisons pour lesquelles un changement de dates est envisagé, et une session avec le groupe de travail gouvernance pour constituer le dossier d’information. La pression temporelle est réelle dans l’autre sens aussi : les gens bloquent leurs vacances longtemps à l’avance et ont besoin de certitude pour planifier l’événement de l’an prochain.
Daniela M S a souligné le risque de ne pas déplacer les dates : la législation sur les incendies a changé en mars de cette année, trois mois avant l’événement, et la quantité de travail invisible nécessaire pour éviter d’être déplacés hors du site cette année a été énorme — des plans d’évacuation étaient réellement en place ; la menace n’était pas vaine. Le travail sur un plan B (faire des dispositions de cette année une procédure standard) se poursuit mais n’est pas garanti.
Points de données notés : l’autorité régionale et le maire ont indiqué que le risque d’incendie qui caractérisait autrefois juillet s’applique désormais à juin ; la fréquence des incendies en début d’été est bien plus gérable que celle du pic de saison.
Pablo V a plaidé pour la tenue du vote plutôt qu’une décision par inaction : préparer la meilleure information possible et, si l’information n’est pas suffisante, les membres peuvent voter contre le changement de dates. D’autres événements européens ont déplacé leurs dates à plusieurs reprises sans s’effondrer.
Vote : le conseil a voté le report de l’Assemblée Générale du 3 septembre au jeudi 17 septembre 2026, 20:00 CEST. Unanimité des voix recueillies — Daniel T, Peter D, Ben D, Victor P, Pablo V et Ward D (dont la voix a été recueillie après une coupure de connexion). L’ordre du jour sera arrêté le 2 septembre et inclura la question des dates de l’événement.
Une possible fusion avec la réunion de tous les membres (mi-octobre, nom et format en discussion) a été évoquée ; déplacer ou fusionner cette réunion relève des coordinateurs — la date du 17 septembre est maintenue quoi qu’il en soit. Position du conseil : le nom que la communauté donne à ses rassemblements n’est pas une décision du conseil ; le terme employé par les statuts pour celui-ci est Assemblée Générale.

10. Questions diverses

Approbation des asociados : les candidatures d’adhésion devant augmenter à l’approche de l’Assemblée Générale, les membres du conseil doivent consulter régulièrement le tableau de bord Humans et voter — 50 % du conseil est nécessaire pour traiter chaque candidature. Ben D continuera de publier des rappels sur Discord.
Suivi des sujets du conseil : Pablo V a remis en ordre et rouvert les fils de suivi du conseil (suivis administratifs et juridiques, recrutement, questions de responsabilité) pour qu’ils ne se perdent pas dans la discussion générale ; mises à jour en asynchrone, avec le contexte apporté aux réunions du conseil.
Rythme des réunions : pas de réunion du conseil ce jeudi, sauf si quelqu’un la demande ; la tenue de l’appel communautaire de cette semaine sera décidée sur Discord (probablement pas, la réunion des coordinateurs ayant lieu la semaine prochaine). Le plan de communication pour annoncer la nouvelle date de l’Assemblée Générale reste à convenir.

Actions à mener

Personne	Action	Échéance
Daniel T	Traiter les paiements en attente	Immédiatement
Daniel T	Poursuivre le chantier des dates : contacts avec les autres burns, données vérifiées, session du groupe de travail gouvernance ; recruter des personnes pour aider	Cette semaine
Daniel T (avec Daniela M S)	Resserrer les fenêtres de dates candidates à ~3 pour la soumission à l’autorité	D’ici mercredi 5 août
Daniela M S	Envoyer le document des options de dates à l’autorité régionale	Mercredi 5 août
Daniela M S	Chiffrer le dispositif minimal viable pour un petit événement	Prochaines semaines
Peter D	Relancer les notes de frais (y compris les artistes), puis vérification par département et rapprochement des comptes	En cours, prioritaire
Peter D	Ajouter les critères d’adhésion à l’écran de candidature dans Humans	Dès que possible
Peter D / Pablo V	Chiffrer les grands postes de coût du site (loyer, taxes, toilettes) pour la modélisation du nouveau site	Avant le budget complet
Pablo V	Poursuivre la faisabilité : prix des parcelles, permis, structuration de l’achat avec le conseil juridique	En cours
Ben D	Email de relance sur les critères d’adhésion ; continuer à publier les rappels d’approbation	Cette semaine
Victor P	Publier l’appel à candidatures pour l’élection du Vocal via les canaux convenus	Cette semaine
Conseil	Voter régulièrement sur les candidatures d’asociados dans Humans	En continu
Conseil	Décider du rythme des appels communautaires sur Discord	Cette semaine

Prochaines réunions

Réunion du conseil lundi prochain — sujet principal : l’interface entre NCA et l’initiative du nouveau site, et la question du petit événement.
Réunion des coordinateurs la semaine prochaine.
Assemblée Générale : jeudi 17 septembre 2026, 20:00 CEST (ordre du jour arrêté le 2 septembre).

Procès-verbal préparé à partir de l’enregistrement et de la transcription de la réunion. Épuré pour publication.

In caso di discrepanze tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.

Consiglio presente: Daniel T (presidente), Pablo V, Chris O (uscito alle 20:00), Peter D, Ward D (connessione interrotta brevemente; uscito ~19:55), Ben D (entrato ~19:30), Victor P (entrato ~19:30) · Presente anche: Daniela M S (Produzione)

Una riunione di lavoro densa. Il risultato principale: il consiglio ha spostato l’Assemblea Generale dal 3 settembre a giovedì 17 settembre 2026, 20:00 CEST, per concedere più tempo alla preparazione di informazioni solide in vista della decisione sulle date dell’evento.

1. Check-in

I membri hanno condiviso brevi aggiornamenti personali. È stato riconosciuto il carico di lavoro della chiusura post-evento — diverse persone stanno ancora smaltendo grandi arretrati — insieme a una buona energia intorno alle conversazioni sul nuovo sito.

2. Produzione

La riunione di chiusura della produzione si terrà la prossima settimana (spostata su richiesta dei partecipanti). Il lavoro di chiusura è in corso.

3. Aggiornamento sul bilancio

Non ci sono ancora cifre definitive. La priorità attuale di Peter D è far arrivare le note spese di tutti coloro a cui sono ancora dovuti dei rimborsi, inclusi tutti gli artisti; seguirà una revisione per confermare che tutto sia finito nei reparti giusti, e poi la riconciliazione.
L’aspettativa è che l’anno si chiuda comodamente in attivo, ma nessuna cifra sarà condivisa finché la chiusura non sarà completata — sia perché restano da effettuare pagamenti consistenti, sia perché qualunque avanzo residuo è prima di tutto la riserva dell’associazione per il prossimo anno.
Nota di indirizzo a lungo termine: l’eventuale avanzo dovrebbe in ultima analisi servire ad abbassare i prezzi dei biglietti e ad aumentare la partecipazione, il che richiede prima di tutto la costituzione di una riserva.

4. Nuovo sito — Aggiornamento sulla fattibilità

Non è ancora stato costituito alcun gruppo di lavoro formale; la fase attuale è quella di fattibilità, portata avanti da Pablo V con un piccolo gruppo di collaboratori.
Le conversazioni con i proprietari dei terreni proseguono per fissare i prezzi dei lotti; si stanno raccogliendo le informazioni relative ai permessi. Insieme ai consulenti legali si stanno esplorando le opzioni per strutturare un eventuale acquisto (inclusi pagamenti scaglionati e punti di uscita per contenere il rischio).
Dipendenza vincolante: i conti del 2026 devono essere chiusi prima di qualsiasi modellazione significativa — l’obiettivo è capire quanto costa un anno tipico, non spendere l’avanzo. I costi noti di quest’anno (affitto, tasse, servizi igienici e simili) possono essere quantificati rapidamente per i progetti in esame, in anticipo rispetto al quadro completo di bilancio.
Sequenza proposta (Pablo V): prima affittare il sito per un piccolo evento comunitario, raccogliere fondi a novembre–dicembre quando le persone sono a casa, acquistare a gennaio, e poi organizzare il primo evento completo sul nuovo terreno. I tempi burocratici implicano che i passi preparatori devono iniziare presto perché questa tempistica resti percorribile.
Un piccolo evento “hype raiser” (forse in ottobre) è in discussione ma non è ancora una decisione — dipende dalla chiusura dei conti e potrebbe richiedere una votazione.
Peter D ha invitato alla cautela rispetto al finanziare l’acquisto con risparmi futuri previsti, e ha suggerito di lavorare verso un term sheet con i proprietari dei terreni — specifiche del sito più prezzo di acquisto — che può procedere indipendentemente dal lavoro finanziario di NCA.

5. Interfaccia tra NCA e l’iniziativa del nuovo sito

Daniel T ha proposto (come punto di partenza per la discussione, non come votazione) una separazione netta tra NCA e l’iniziativa del nuovo sito, che alla fine sarà un’entità giuridica separata: due flussi con chiare aspettative reciproche. Bozza di partenza: NCA non fornisce nulla all’iniziativa del nuovo sito se non su richiesta esplicita; NCA richiede una decisione go/no-go sul nuovo sito entro il 1º dicembre, così da poter pianificare l’evento del prossimo anno.
Pablo V ha chiarito il modello previsto: il veicolo del nuovo sito è un gruppo di lavoro indipendente (i volontari non possono lavorare sotto di esso), acquisterebbe il terreno, e NCA lo affitterebbe a lungo termine a condizioni fisse — isolando il rischio finanziario da NCA.
Questioni aperte sollevate da Daniela M S: chi organizza il piccolo evento comunitario e sotto quale documentazione (attualmente tutto è stato richiesto a nome di NCA), e il fatto che la preparazione della produzione non può aspettare fino a gennaio, indipendentemente da quale sito verrà utilizzato.
Peter D ha messo in dubbio la sostenibilità economica di un evento molto piccolo, dati i costi fissi di infrastruttura; Ward D ha chiarito che il concetto è deliberatamente minimale — solo tende, nessuna infrastruttura pesante, pagato dall’evento stesso.
È stato concordato che si tratta di un tema troppo grande per un solo punto all’ordine del giorno: tema principale della riunione del consiglio della prossima settimana.

6. Permessi e opzioni di date

Daniela M S ha riferito sul quadro normativo per gli eventi più piccoli: sotto le 80 persone serve solo un permesso leggero; per 200–500 persone i requisiti si riducono in modo significativo (piano di autoprotezione più piccolo, meno strutture, nessun obbligo di legge di sicurezza dedicata o di presenza della Croce Rossa — anche se la sicurezza è raccomandata — oltre a un piano di gestione delle emergenze e alla notifica ai servizi di emergenza circostanti). La stima dei costi della configurazione minima praticabile è in corso; l’obiettivo è che un piccolo evento si ripaghi da solo. Le voci che servono anche all’evento principale (ad es. il piano di autoprotezione) possono ragionevolmente essere spese di NCA.
Urgente: il documento con le opzioni di date candidate deve arrivare all’autorità regionale entro mercoledì 5 agosto (il referente competente sarà poi assente); una risposta è attesa verso fine settembre/ottobre. L’attuale documento delle date contiene troppe opzioni — va ristretto a circa tre finestre, poiché intervalli più ampi richiedono più tempo per essere valutati.
Su nidificazione e altri vincoli ambientali: non esiste un rapporto disponibile su cui basarsi. Le opzioni di date vengono presentate e verificate dall’autorità presso diverse istituzioni (uccelli protetti, piogge, tempeste); la risposta arriva come sì/no per ciascuna opzione.

7. Registro dei soci

Ben D ha riferito che il lavoro di riconciliazione del registro è sostanzialmente concluso e pronto.
L’Assemblea Generale può essere annunciata in modo ampio (non solo ai soci attuali): chi viene approvato dopo la convocazione dell’assemblea può comunque partecipare, quindi l’annuncio funge anche da appello al reclutamento di nuovi soci.
I criteri di ammissione dovrebbero essere più visibili: Ben D ha presentato una richiesta affinché Peter D aggiunga il testo dei criteri alla schermata di domanda in Humans; i criteri sono presenti anche nelle FAQ del sito web.

8. Elezione del Vocal

Victor P ha riferito che le specifiche dell’elezione del Vocal (membro del consiglio) sono pronte dopo la revisione di Daniel T e Ben D. Canali di distribuzione discussi: Discord (canale governance), WhatsApp, Telegram e il canale degli aggiornamenti, per massimizzare il bacino di candidati.

9. Assemblea Generale — data spostata al 17 settembre

Chris O ha presentato le sue riserve sulla data del 3 settembre in un documento scritto: la decisione sulle date non dovrebbe essere presa in fretta, data la sua portata — un cambio di date potrebbe significare che alcuni soci non potranno mai più partecipare; il rischio commerciale è reale (una data scelta male potrebbe ridurre la partecipazione sotto la soglia di sostenibilità); raccogliere input solidi dagli altri burns europei richiede più di due settimane; e la pressione dei titoli delle attuali notizie sugli incendi non è un buon motore decisionale. Ha chiarito che non sta argomentando contro il cambio delle date dell’evento — mantenerle appare troppo rischioso — ma solo contro il decidere a velocità eccessiva.
Daniel T ha descritto il flusso di lavoro già in moto: un foglio di confronto tra altri burns e finestre candidate (ricerca preliminare a tavolino, da verificare), contatti diretti con altri burns, il chiarimento della confusione sul perché un cambio di date sia sul tavolo, e una sessione con il gruppo di lavoro sulla governance per preparare il pacchetto informativo. La pressione temporale è reale anche nell’altra direzione: le persone bloccano le ferie con largo anticipo e hanno bisogno di certezze per pianificare l’evento del prossimo anno.
Daniela M S ha sottolineato il rischio di non spostare le date: la legislazione antincendio è cambiata a marzo di quest’anno, tre mesi prima dell’evento, e la quantità di lavoro invisibile necessaria per evitare di essere trasferiti altrove quest’anno è stata enorme — i piani di evacuazione erano davvero pronti; la minaccia non era vuota. Il lavoro su un piano B (trasformare le soluzioni di quest’anno in una procedura standard) è in corso ma non garantito.
Dati rilevati: l’autorità regionale e il sindaco hanno indicato che il rischio di incendi che un tempo caratterizzava luglio ora riguarda giugno; la frequenza degli incendi a inizio estate è molto più gestibile rispetto a quella dell’alta stagione.
Pablo V ha sostenuto che si debba tenere la votazione invece di decidere per inerzia: preparare le migliori informazioni possibili e, se le informazioni non fossero sufficienti, i soci possono votare di non cambiare le date. Altri eventi europei hanno spostato le date più volte senza crollare.
Votazione: il consiglio ha votato per spostare l’Assemblea Generale dal 3 settembre a giovedì 17 settembre 2026, 20:00 CEST. Unanime tra i voti raccolti — Daniel T, Peter D, Ben D, Victor P, Pablo V e Ward D (il cui voto è stato raccolto dopo una caduta di connessione). L’ordine del giorno sarà fissato il 2 settembre e includerà la questione delle date dell’evento.
È stata sollevata una possibile fusione con la riunione di tutti i membri (metà ottobre, nome e formato in discussione); se quella riunione si sposti o si fonda spetta ai coordinatori deciderlo — la data del 17 settembre resta in ogni caso. La posizione del consiglio: come la comunità chiama i propri raduni non è una decisione del consiglio; il termine usato dallo statuto per questa riunione è Assemblea Generale.

10. Varie ed eventuali

Approvazione degli asociados: con un aumento previsto delle domande di adesione in vista dell’Assemblea Generale, i membri del consiglio dovrebbero controllare regolarmente la dashboard di Humans e votare — serve il 50% del consiglio per dare seguito a ciascuna domanda. Ben D continuerà a pubblicare promemoria su Discord.
Tracciamento dei temi del consiglio: Pablo V ha riordinato e riaperto i thread di follow-up tracciati dal consiglio (follow-up amministrativi e legali, reclutamento, temi di responsabilità) perché non si perdano nella discussione generale; aggiornamenti in modalità asincrona, con il contesto portato alle riunioni del consiglio.
Cadenza delle riunioni: nessuna riunione del consiglio questo giovedì, a meno che qualcuno non la richieda; se tenere la call comunitaria di questa settimana sarà deciso su Discord (probabilmente no, dato che la riunione dei coordinatori si terrà la prossima settimana). Da concordare il piano di comunicazione per annunciare la nuova data dell’Assemblea Generale.

Azioni da intraprendere

Persona	Azione	Scadenza
Daniel T	Elaborare i pagamenti in sospeso	Immediatamente
Daniel T	Proseguire il flusso di lavoro sulle date: contatti con altri burns, dati verificati, sessione del gruppo di lavoro sulla governance; reclutare aiutanti	Questa settimana
Daniel T (con Daniela M S)	Restringere le finestre di date candidate a ~3 per l’invio all’autorità	Entro mercoledì 5 ago
Daniela M S	Inviare il documento delle opzioni di date all’autorità regionale	Mercoledì 5 ago
Daniela M S	Stimare i costi della configurazione minima praticabile per il piccolo evento	Prossime settimane
Peter D	Sollecitare le note spese (inclusi gli artisti), poi revisione per reparti e riconciliazione	In corso, priorità
Peter D	Aggiungere i criteri di ammissione alla schermata di domanda in Humans	Appena possibile
Peter D / Pablo V	Quantificare le principali voci di costo del sito (affitto, tasse, servizi igienici) per la modellazione del nuovo sito	Prima del bilancio completo
Pablo V	Proseguire la fattibilità: prezzi dei lotti, permessi, strutturazione dell’acquisto con i consulenti legali	In corso
Ben D	Email di follow-up sui criteri di ammissione; continuare a pubblicare promemoria sulle approvazioni	Questa settimana
Victor P	Pubblicare la convocazione dell’elezione del Vocal sui canali concordati	Questa settimana
Consiglio	Votare regolarmente le domande degli asociados in Humans	In corso
Consiglio	Decidere la cadenza delle call comunitarie su Discord	Questa settimana

Prossime riunioni

Riunione del consiglio lunedì prossimo — tema principale: l’interfaccia tra NCA e l’iniziativa del nuovo sito, e la questione del piccolo evento.
Riunione dei coordinatori la prossima settimana.
Assemblea Generale: giovedì 17 settembre 2026, 20:00 CEST (ordine del giorno fissato il 2 settembre).

Verbale redatto a partire dalla registrazione e dalla trascrizione della riunione. Ripulito per la pubblicazione.

Bei Diskrepanzen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.

Anwesender Vorstand: Daniel T (Vorsitz), Pablo V, Chris O (ging um 20:00), Peter D, Ward D (Verbindung kurz unterbrochen; ging ca. 19:55), Ben D (dazugekommen ca. 19:30), Victor P (dazugekommen ca. 19:30) · Ebenfalls anwesend: Daniela M S (Produktion)

Eine dichte Arbeitssitzung. Das wichtigste Ergebnis: Der Vorstand verlegte die Generalversammlung vom 3. September auf Donnerstag, 17. September 2026, 20:00 CEST, um mehr Zeit zu haben, solide Informationen für die Entscheidung über die Event-Termine vorzubereiten.

1. Check-in

Die Mitglieder teilten kurze persönliche Updates. Die Belastung durch die Nachbereitung des Events wurde anerkannt — mehrere Personen arbeiten noch große Rückstände ab — zugleich gab es gute Energie rund um die Gespräche zum neuen Gelände.

2. Produktion

Das Abschlusstreffen der Produktion findet nächste Woche statt (auf Wunsch der Teilnehmenden verschoben). Die Nachbereitungsarbeiten laufen.

3. Budget-Update

Noch keine endgültigen Zahlen. Die aktuelle Priorität von Peter D ist, die Spesenabrechnungen aller Personen einzuholen, denen noch Geld zusteht, einschließlich aller Künstler; danach eine Prüfung, ob alles in den richtigen Abteilungen gelandet ist, anschließend der Abgleich.
Es wird erwartet, dass das Jahr komfortabel im Plus abschließt, aber es werden keine Zahlen geteilt, bevor die Nachbereitung abgeschlossen ist — sowohl weil noch große Zahlungen ausstehen, als auch weil ein etwaiger Überschuss zuallererst der Puffer des Vereins für das nächste Jahr ist.
Längerfristige Grundsatznotiz: Ein möglicher Überschuss soll letztlich in niedrigere Ticketpreise und wachsende Teilnehmerzahlen fließen, was zunächst das Halten eines Puffers voraussetzt.

4. Neues Gelände — Update zur Machbarkeit

Es wurde noch keine formelle Arbeitsgruppe gebildet; die aktuelle Phase ist die Machbarkeitsprüfung, getragen von Pablo V mit einer kleinen Gruppe von Mitwirkenden.
Gespräche mit den Grundeigentümern laufen, um die Grundstückspreise festzuschreiben; genehmigungsbezogene Informationen werden gesammelt. Strukturierungsoptionen für einen möglichen Kauf (einschließlich gestaffelter Zahlungen und Ausstiegspunkten zur Risikobegrenzung) werden mit Rechtsbeistand geprüft.
Harte Abhängigkeit: Die Finanzen 2026 müssen abgeschlossen sein, bevor sinnvoll modelliert werden kann — das Ziel ist zu verstehen, was ein typisches Jahr kostet, nicht, den Überschuss auszugeben. Bekannte Kosten aus diesem Jahr (Miete, Steuern, Toiletten und Ähnliches) können für die in Betracht gezogenen Projekte schnell beziffert werden, noch vor dem vollständigen Budgetüberblick.
Vorgeschlagene Abfolge (Pablo V): das Gelände zunächst für ein kleines Community-Event mieten, Fundraising im November–Dezember, wenn die Leute zu Hause sind, Kauf im Januar, dann das erste volle Event auf dem neuen Land. Wegen der Vorlaufzeiten für Behördenunterlagen müssen die vorbereitenden Schritte bald beginnen, damit dieser Zeitplan offen bleibt.
Ein kleines „hype raiser“-Event (möglicherweise im Oktober) wird diskutiert, ist aber noch keine Entscheidung — es hängt vom Abschluss der Finanzen ab und könnte eine Abstimmung erfordern.
Peter D mahnte zur Vorsicht, den Kauf nicht aus erwarteten künftigen Einsparungen zu finanzieren, und schlug vor, auf ein Term Sheet mit den Grundeigentümern hinzuarbeiten — Geländespezifikation plus Kaufpreis —, das unabhängig von der eigenen Finanzarbeit der NCA vorangehen kann.

5. Schnittstelle zwischen NCA und der Initiative für das neue Gelände

Daniel T schlug (als Ausgangspunkt für die Diskussion, nicht als Abstimmung) eine saubere Trennung zwischen der NCA und der Initiative für das neue Gelände vor, die letztlich eine eigene juristische Person sein wird: zwei Stränge mit klaren gegenseitigen Erwartungen. Entwurf als Ausgangspunkt: Die NCA stellt der Initiative nichts zur Verfügung, sofern nicht ausdrücklich darum gebeten wird; die NCA erbittet eine Go/No-Go-Entscheidung zum neuen Gelände bis zum 1. Dezember, damit das Event des nächsten Jahres geplant werden kann.
Pablo V stellte das angedachte Modell klar: Das Trägervehikel für das neue Gelände ist eine unabhängige Arbeitsgruppe (Freiwillige können nicht unter ihr arbeiten), es würde das Land kaufen, und die NCA würde es langfristig zu festen Bedingungen mieten — womit das finanzielle Risiko von der NCA ferngehalten wird.
Offene Fragen von Daniela M S: Wer organisiert das kleinere Community-Event und unter wessen Unterlagen (derzeit ist alles im Namen der NCA beantragt), und die Tatsache, dass die Produktionsvorbereitung nicht bis Januar warten kann, unabhängig davon, welches Gelände genutzt wird.
Peter D stellte die Wirtschaftlichkeit eines sehr kleinen Events angesichts fixer Infrastrukturkosten infrage; Ward D stellte klar, dass das Konzept bewusst minimal ist — nur Zelte, keine schwere Infrastruktur, finanziert durch das Event selbst.
Einigkeit, dass dieses Thema größer ist als ein Tagesordnungspunkt: Hauptthema der Vorstandssitzung nächste Woche.

6. Genehmigungen und Terminoptionen

Daniela M S berichtete über den rechtlichen Rahmen für kleinere Events: Unter 80 Personen ist nur eine einfache Genehmigung nötig; bei 200–500 Personen sinken die Anforderungen deutlich (kleinerer Selbstschutzplan, weniger Einrichtungen, keine gesetzliche Pflicht zu eigenem Sicherheitsdienst oder Rotkreuz-Präsenz — Sicherheitsdienst wird jedoch empfohlen — dazu ein Notfallmanagementplan und die Benachrichtigung der umliegenden Rettungsdienste). Die Kostenschätzung für die minimal tragfähige Ausstattung läuft; Ziel ist, dass ein kleines Event sich selbst trägt. Posten, die auch dem Haupt-Event dienen (z. B. der Selbstschutzplan), können sinnvollerweise Ausgaben der NCA sein.
Dringend: Das Dokument mit den möglichen Terminoptionen muss bis Mittwoch, 5. August an die Regionalbehörde gehen (die zuständige Kontaktperson ist danach abwesend); eine Antwort wird etwa Ende September/Oktober erwartet. Das aktuelle Termindokument enthält zu viele Optionen — es muss auf etwa drei Zeitfenster eingegrenzt werden, da breitere Zeiträume länger zu prüfen sind.
Zu Brutzeiten und anderen Umweltauflagen: Es liegt kein Bericht vor, mit dem gearbeitet werden könnte. Terminoptionen werden eingereicht und von der Behörde über mehrere Institutionen hinweg geprüft (geschützte Vögel, Regen, Stürme); die Antwort kommt als Ja/Nein pro Option zurück.

7. Mitgliederregister

Ben D berichtete, dass der Abgleich des Registers im Wesentlichen abgeschlossen und bereit ist.
Die Generalversammlung kann breit angekündigt werden (nicht nur an aktuelle Mitglieder): Personen, deren Anträge nach der Einberufung der Versammlung genehmigt werden, können trotzdem teilnehmen, sodass die Ankündigung zugleich als Aufruf zur Mitgliedschaft dient.
Die Mitgliedschaftskriterien sollten sichtbarer sein: Ben D hat eine Anfrage an Peter D gestellt, den Kriterientext in die Antragsmaske in Humans aufzunehmen; die Kriterien stehen auch in den FAQ der Website.

8. Wahl des Vocal

Victor P berichtete, dass die Spezifikation für die Wahl des Vocal (Vorstandsmitglied) nach Durchsicht durch Daniel T und Ben D fertig ist. Besprochene Verbreitungskanäle: Discord (Governance-Kanal), WhatsApp, Telegram und der Updates-Kanal, um den Kandidatenpool zu maximieren.

9. Generalversammlung — Termin auf den 17. September verlegt

Chris O legte seine Vorbehalte gegen den Termin am 3. September in einem schriftlichen Dokument dar: Die Terminentscheidung sollte angesichts ihrer Tragweite nicht überstürzt werden — eine Terminverschiebung könnte bedeuten, dass manche Mitglieder nie wieder teilnehmen können; das kommerzielle Risiko ist real (ein schlecht gewählter Termin könnte die Teilnehmerzahl unter die Tragfähigkeitsgrenze drücken); solide Rückmeldungen von anderen europäischen Burns einzuholen dauert länger als zwei Wochen; und der Druck der aktuellen Waldbrand-Schlagzeilen ist kein guter Entscheidungstreiber. Er stellte klar, dass er nicht gegen eine Änderung der Event-Termine argumentiert — sie beizubehalten erscheint zu riskant — sondern nur gegen eine Entscheidung mit übermäßiger Geschwindigkeit.
Daniel T beschrieb den bereits laufenden Arbeitsstrang: eine Vergleichstabelle anderer Burns und möglicher Zeitfenster (vorläufige Schreibtischrecherche, noch zu verifizieren), direkte Kontaktaufnahme mit anderen Burns, das Auflösen der Verwirrung darüber, warum eine Terminverschiebung überhaupt zur Debatte steht, und eine Sitzung mit der Governance-Arbeitsgruppe, um das Informationspaket personell zu besetzen. Zeitdruck besteht auch in der anderen Richtung: Menschen blocken ihren Urlaub weit im Voraus und brauchen Sicherheit, um für das Event des nächsten Jahres zu planen.
Daniela M S unterstrich das Risiko des Nicht-Verschiebens: Die Brandschutzgesetzgebung änderte sich im März dieses Jahres, drei Monate vor dem Event, und der Umfang der unsichtbaren Arbeit, die nötig war, um dieses Jahr nicht vom Gelände verwiesen zu werden, war enorm — Evakuierungspläne lagen tatsächlich bereit; die Drohung war nicht leer. Die Arbeit an einem Plan B (die diesjährigen Vorkehrungen zu einem Standardverfahren zu machen) läuft, ist aber nicht garantiert.
Festgehaltene Datenpunkte: Die Regionalbehörde und der Bürgermeister haben signalisiert, dass das Brandrisiko, das früher den Juli kennzeichnete, inzwischen für den Juni gilt; die Brandhäufigkeit im Frühsommer ist deutlich beherrschbarer als in der Hochsaison.
Pablo V argumentierte dafür, die Abstimmung abzuhalten, statt durch Nichtstun zu entscheiden: die bestmöglichen Informationen vorbereiten — und wenn die Informationen nicht ausreichen, können die Mitglieder dagegen stimmen, die Termine zu ändern. Andere europäische Events haben ihre Termine mehrfach verschoben, ohne zusammenzubrechen.
Abstimmung: Der Vorstand stimmte dafür, die Generalversammlung vom 3. September auf Donnerstag, 17. September 2026, 20:00 CEST zu verlegen. Einstimmig unter den eingeholten Stimmen — Daniel T, Peter D, Ben D, Victor P, Pablo V und Ward D (dessen Stimme nach einem Verbindungsabbruch eingeholt wurde). Die Tagesordnung wird am 2. September festgelegt und wird die Frage der Event-Termine enthalten.
Eine mögliche Zusammenlegung mit dem Treffen aller Mitglieder (Mitte Oktober, Name und Format in Diskussion) wurde angesprochen; ob dieses Treffen verschoben oder zusammengelegt wird, entscheiden die Koordinatorinnen und Koordinatoren — der Termin am 17. September steht in jedem Fall. Die Sicht des Vorstands: Wie die Community ihre Zusammenkünfte nennt, ist keine Vorstandsentscheidung; der Begriff der Satzung für diese Versammlung ist Generalversammlung.

10. Sonstiges

Genehmigung von asociados: Da vor der Generalversammlung mit mehr Mitgliedsanträgen zu rechnen ist, sollten Vorstandsmitglieder regelmäßig das Humans-Dashboard prüfen und abstimmen — für die Bearbeitung jedes Antrags sind 50 % des Vorstands nötig. Ben D wird weiterhin Erinnerungen auf Discord posten.
Themenverfolgung des Vorstands: Pablo V hat die nachverfolgten Follow-up-Threads des Vorstands (administrative und rechtliche Nachverfolgungen, Rekrutierung, Haftungsthemen) aufgeräumt und wieder geöffnet, damit sie nicht in der allgemeinen Diskussion verloren gehen; Updates asynchron, mit Kontext für die Vorstandssitzungen.
Sitzungsrhythmus: Keine Vorstandssitzung an diesem Donnerstag, sofern niemand eine einberuft; ob der Community-Call dieser Woche stattfindet, wird auf Discord entschieden (wahrscheinlich nicht, da das Treffen der Koordinatorinnen und Koordinatoren nächste Woche stattfindet). Der Kommunikationsplan zur Ankündigung des neuen Termins der Generalversammlung ist noch abzustimmen.

Aufgaben

Person	Aufgabe	Fällig
Daniel T	Die ausstehenden Zahlungen abwickeln	Sofort
Daniel T	Arbeitsstrang zu den Terminen fortführen: Kontaktaufnahme mit anderen Burns, verifizierte Daten, Sitzung der Governance-Arbeitsgruppe; Helfer rekrutieren	Diese Woche
Daniel T (mit Daniela M S)	Die möglichen Terminfenster für die Einreichung bei der Behörde auf ca. 3 eingrenzen	Bis Mittwoch, 5. Aug.
Daniela M S	Das Dokument mit den Terminoptionen an die Regionalbehörde senden	Mittwoch, 5. Aug.
Daniela M S	Die minimal tragfähige Ausstattung für ein kleines Event kalkulieren	Nächste Wochen
Peter D	Spesenabrechnungen einfordern (inkl. Künstler), danach Abteilungsprüfung und Abgleich	Laufend, Priorität
Peter D	Mitgliedschaftskriterien in die Antragsmaske in Humans aufnehmen	Sobald möglich
Peter D / Pablo V	Große Gelände-Kostenposten (Miete, Steuern, Toiletten) für die Modellierung des neuen Geländes beziffern	Vor dem vollständigen Budget
Pablo V	Machbarkeitsprüfung fortführen: Grundstückspreise, Genehmigungen, Kaufstrukturierung mit Rechtsbeistand	Laufend
Ben D	Follow-up-E-Mail zu den Mitgliedschaftskriterien; weiterhin Erinnerungen zu Genehmigungen posten	Diese Woche
Victor P	Den Aufruf zur Wahl des Vocal über die vereinbarten Kanäle veröffentlichen	Diese Woche
Vorstand	Regelmäßig in Humans über asociado-Anträge abstimmen	Laufend
Vorstand	Rhythmus der Community-Calls auf Discord entscheiden	Diese Woche

Nächste Treffen

Vorstandssitzung nächsten Montag — Hauptthema: die Schnittstelle zwischen NCA und der Initiative für das neue Gelände sowie die Frage des kleinen Events.
Treffen der Koordinatorinnen und Koordinatoren nächste Woche.
Generalversammlung: Donnerstag, 17. September 2026, 20:00 CEST (Tagesordnung wird am 2. September festgelegt).

Protokoll erstellt auf Grundlage der Sitzungsaufzeichnung und des Transkripts. Für die Veröffentlichung bereinigt.