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Board Meeting
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Board present: Daniel T (chair), Pablo V, Ben D (limited participation), Ward D (joined ~19:12), Victor P (joined ~19:20, completing quorum) · Also present: Daniela M S (Production) · Not present: Peter D, Chris O
The first board meeting after the event — the regular Monday slot had been deliberately skipped to give everyone a chance to rest, and this session was extended to a full hour ahead of the community call. The headline outcome: the board formally called the association’s first General Assembly for Thursday 3 September 2026, 20:00 CEST.
1. Check-in
- Members shared brief personal updates. Post-event tiredness was acknowledged, alongside real excitement about the new chapter — the event went well, and energy is already turning toward the new site and next year.
2. Finance Wrap-up Status
- Daniela M S has been reviewing invoices line by line, rejecting incorrect charges (e.g. labour billed for days not worked) and requesting corrected invoices.
- No final figures are available yet. The year is not expected to close at a loss, but the surplus is likely to be smaller than earlier estimates; exact numbers depend on completing the invoice review and on expense claims still to come in from departments.
- The budget overview currently shown in the Humans app (visible to coordinators) is not accurate and should not be relied on until updated.
- The board decided against recruiting new finance volunteers mid-process — onboarding someone into the current state would cost more time than it saves. A dedicated finance support person remains desirable for the future, and Peter D will be asked how he sees the tooling and support needs evolving.
- Priorities for August: Peter D to have Humans ready (aiming Monday) so people can file expense reports and reimbursement requests; then expense claims and art grants. A full financial picture follows from there.
- Agreed message for the community call: exact figures next week; the team is wrapping up this week.
3. General Assembly — Formally Called for 3 September
- Daniel T proposed convening the association’s first General Assembly. The statutes provide the process: the governing body convenes it; agenda items must be fixed 15 days before the assembly; members representing 20% of the membership can add items; the board can also add items collectively.
- The most urgent decision is next year’s event dates. There is a strong case for examining a date change given fire season: a fire was heading toward the site during this year’s build (ash fell on the build site), the event came close to evacuation conditions, and the authorities have urged rethinking the dates. Restrictions are also getting stricter year on year. This decision gates all other planning, so it must be made as early as possible.
- Discussion of quorum: calling a General Assembly is a board act requiring quorum. Once Victor P joined, quorum was reached and the board voted unanimously to call a General Assembly for Thursday 3 September 2026 at 20:00 CEST (the usual community-call slot).
- Agenda philosophy for this first assembly: keep it thin and focused on genuinely urgent items (the dates, above all). Non-urgent proposals can wait for a later assembly, once the first round of governance improvements has bedded in. A second assembly can always be called.
- A community-wide survey/poll can be run beforehand to inform the members’ vote; the vote itself is taken by the members (asociados) per the statutes. Voting mechanics (e.g. ranked-choice between candidate weeks) and a clear information pack for each option will be worked on, likely with the governance working group.
- The invitation/announcement should communicate clearly why the date question matters — the fire-risk reality this year illustrates it.
- Membership register: the associates list in Humans currently shows far fewer members than expected. Ben D to reconcile the records with Peter D so the register is accurate — needed both for sending the assembly announcement and for computing the 20% agenda-item threshold.
- Daniel T to send the formal proposal to the board and prepare the announcement for distribution to all members once the register is updated.
4. Tooling
- The Notion agenda workspace hit its free block limit, blocking agenda edits; Ben D to reset it.
5. Production & Financial Transparency
- Production coordination for Elsewhere 2026 involved a small number of paid roles alongside the volunteer team. Two of these roles were filled by a board member, contracted for non-board operational work following a vote in two separate board meetings (25 May and 18 June), with formal abstention recorded, and in line with written legal and accounting advice from Accountax. The first contract covered site preparation (flagging and ground survey); the second covered on-site coordination during the event and strike weeks, after the originally hired coordinator dropped out at short notice.
- The board discussed financial transparency as a general principle for the association’s reporting. The community benefits from clear, accessible information about how financial decisions are made.
- Agreed approach: Daniela M S will produce a production and finance report covering this year’s financial decisions — what was paid, why, how decisions were made, and lessons learned (including payment-platform holdbacks and early personal outlays by board members and how these are repaid). The report should be general and policy-focused rather than centred on individuals.
- A future conversation on compensation policy — how the association wants to handle paid roles, overlapping hats, and conflicts going forward — to be developed as a working group or General Assembly item. Daniela M S also floated evolving the model toward paying modest fees to a larger group doing hard labour (first crew and strike) rather than concentrating payment in a few roles.
6. New-Site Working Group — Participation
- The emerging new-site initiative is currently informal — calls and conversations rather than a formalised working group. The board agreed to keep it that way for now: interested community members who reach out can simply join the conversations, and the question of formal membership will be revisited if and when the initiative formalises.
7. Strike Volunteer Discounts
- The promised follow-up communication has not yet gone out; people were briefed in person on site.
8. Meeting Cadence
- The standing Monday and Thursday slots remain in the calendar until cancelled; many will likely be dropped as more people return.
- Tentatively: a shorter meeting focused on finances once Peter D is available (possibly Monday); Pablo V to check with Peter D. The aim over time is roughly monthly full board meetings, with finance updates gating several upcoming decisions (site, dates).
9. Community Call Preparation
- Agreed agenda for the evening’s community call: Elsewhere 26 retro (Daniela M S + open floor for coordinators), Elsewhere 27 and the new site (Pablo V), governance update (Kate B), the General Assembly and the dates question (Daniel T), and the temple proposal (Tancredi T). Daniel T to MC.
- A fuller coordinators’ feedback round will be arranged separately once more coordinators are back.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Daniel T | Send the formal General Assembly proposal to the board; prepare the announcement for members | This week |
| Daniel T | Present the dates/fire-risk context at the community call and in the announcement | Tonight / this week |
| Daniel T | Circulate these minutes to Pablo V, Daniela M S and Ward D for approval before publication | This week |
| Ben D | Reset the Notion agenda workspace | When recovered |
| Ben D | Reconcile the Humans associates list with the official member register (with Peter D) | This week |
| Peter D | Update Humans so expense reports / reimbursement requests can be filed | Monday |
| Pablo V | Check with Peter D on availability for a finance-focused board meeting | This week |
| Daniela M S | Finalise invoice review; clearer financial picture | Next week |
| Daniela M S | Produce the production/finance report (with transparency of pay roles and decisions) | August |
| Daniela M S | Contact coordinators for a proper feedback round; report to a future call | Next weeks |
| Victor P / board | Draft info on board roles, workload and how to apply (follow-up from community call) | Next weeks |
Next Meetings
- Possible short finance meeting Monday (pending Peter D’s availability).
- General Assembly: Thursday 3 September 2026, 20:00 CEST.
Minutes prepared from the meeting recording and transcript.
Junta presente: Daniel T (preside), Pablo V, Ben D (participación limitada), Ward D (se incorporó ~19:12), Victor P (se incorporó ~19:20, completando el quórum) · También presente: Daniela M S (Producción) · No presentes: Peter D, Chris O
La primera reunión de la junta tras el evento — se omitió deliberadamente la franja habitual del lunes para dar a todo el mundo la oportunidad de descansar, y esta sesión se amplió a una hora completa antes de la llamada comunitaria. El resultado principal: la junta convocó formalmente la primera Asamblea General de la asociación para el jueves 3 de septiembre de 2026, 20:00 CEST.
1. Saludo Inicial
- Las personas miembros compartieron breves actualizaciones personales. Se reconoció el cansancio posterior al evento, junto con una ilusión real por el nuevo capítulo — el evento salió bien, y la energía ya se dirige hacia el nuevo emplazamiento y el año que viene.
2. Estado del Cierre Financiero
- Daniela M S ha estado revisando las facturas línea por línea, rechazando cargos incorrectos (p. ej. mano de obra facturada por días no trabajados) y solicitando facturas corregidas.
- Todavía no hay cifras definitivas. No se espera que el año cierre en pérdidas, pero es probable que el excedente sea menor que las estimaciones anteriores; las cifras exactas dependen de completar la revisión de facturas y de las reclamaciones de gastos que aún deben llegar desde los departamentos.
- La visión general del presupuesto que se muestra actualmente en la app Humans (visible para las personas coordinadoras) no es exacta y no debe tomarse como referencia hasta que se actualice.
- La junta decidió no reclutar nuevas personas voluntarias de finanzas a mitad del proceso — incorporar a alguien al estado actual costaría más tiempo del que ahorraría. Sigue siendo deseable contar con una persona dedicada al apoyo financiero en el futuro, y se preguntará a Peter D cómo ve la evolución de las herramientas y las necesidades de apoyo.
- Prioridades para agosto: Peter D debe tener Humans listo (con la vista puesta en el lunes) para que la gente pueda presentar informes de gastos y solicitudes de reembolso; después, las reclamaciones de gastos y las becas de arte. A partir de ahí se obtiene una imagen financiera completa.
- Mensaje acordado para la llamada comunitaria: cifras exactas la semana que viene; el equipo está cerrando el proceso esta semana.
3. Asamblea General — Convocada Formalmente para el 3 de Septiembre
- Daniel T propuso convocar la primera Asamblea General de la asociación. Los estatutos establecen el procedimiento: el órgano de gobierno la convoca; los puntos del orden del día deben fijarse 15 días antes de la asamblea; los asociados que representen el 20% de la membresía pueden añadir puntos; la junta también puede añadir puntos de forma colectiva.
- La decisión más urgente son las fechas del evento del año que viene. Hay argumentos sólidos para examinar un cambio de fechas dada la temporada de incendios: un incendio avanzaba hacia el emplazamiento durante el montaje de este año (cayó ceniza sobre la zona de construcción), el evento estuvo cerca de condiciones de evacuación, y las autoridades han instado a replantear las fechas. Además, las restricciones son cada año más estrictas. Esta decisión condiciona toda la demás planificación, por lo que debe tomarse lo antes posible.
- Discusión sobre el quórum: convocar una Asamblea General es un acto de la junta que requiere quórum. Una vez se incorporó Victor P, se alcanzó el quórum y la junta votó por unanimidad convocar una Asamblea General para el jueves 3 de septiembre de 2026 a las 20:00 CEST (la franja habitual de la llamada comunitaria).
- Filosofía del orden del día para esta primera asamblea: mantenerlo ligero y centrado en asuntos genuinamente urgentes (las fechas, ante todo). Las propuestas no urgentes pueden esperar a una asamblea posterior, una vez asentada la primera ronda de mejoras de gobernanza. Siempre se puede convocar una segunda asamblea.
- Se puede realizar previamente una encuesta comunitaria para informar el voto de los asociados; el voto en sí lo emiten los asociados según los estatutos. Se trabajará en la mecánica de votación (p. ej. voto por orden de preferencia entre semanas candidatas) y en un dossier informativo claro para cada opción, probablemente con el grupo de trabajo de gobernanza.
- La invitación/anuncio debe comunicar con claridad por qué importa la cuestión de las fechas — la realidad del riesgo de incendio de este año lo ilustra.
- Registro de socios: la lista de asociados en Humans muestra actualmente muchos menos miembros de los esperados. Ben D conciliará los registros con Peter D para que el registro sea exacto — necesario tanto para enviar el anuncio de la asamblea como para calcular el umbral del 20% para añadir puntos al orden del día.
- Daniel T enviará la propuesta formal a la junta y preparará el anuncio para su distribución a todos los miembros una vez actualizado el registro.
4. Herramientas
- El espacio de trabajo de la agenda en Notion alcanzó su límite de bloques gratuitos, bloqueando la edición de la agenda; Ben D lo reiniciará.
5. Producción y Transparencia Financiera
- La coordinación de producción de Elsewhere 2026 incluyó un pequeño número de roles remunerados junto al equipo voluntario. Dos de estos roles fueron desempeñados por un miembro de la junta, contratado para trabajo operativo no relacionado con sus funciones de junta tras una votación en dos reuniones de junta separadas (25 de mayo y 18 de junio), con abstención formal registrada, y conforme al asesoramiento legal y contable por escrito de Accountax. El primer contrato cubría la preparación del terreno (marcaje y estudio del terreno); el segundo, la coordinación sobre el terreno durante las semanas del evento y de strike, después de que la persona coordinadora contratada originalmente se retirara con poca antelación.
- La junta trató la transparencia financiera como principio general de los informes de la asociación. La comunidad se beneficia de información clara y accesible sobre cómo se toman las decisiones financieras.
- Enfoque acordado: Daniela M S elaborará un informe de producción y finanzas que cubra las decisiones financieras de este año — qué se pagó, por qué, cómo se tomaron las decisiones y las lecciones aprendidas (incluidas las retenciones de la plataforma de pagos y los desembolsos personales iniciales de miembros de la junta y cómo se reembolsan). El informe debe ser general y centrado en políticas, no en personas.
- Una conversación futura sobre política de remuneración — cómo quiere la asociación gestionar los roles remunerados, los múltiples sombreros y los conflictos en adelante — a desarrollar como grupo de trabajo o punto de la Asamblea General. Daniela M S también planteó evolucionar el modelo hacia el pago de honorarios modestos a un grupo más amplio que realiza trabajo duro (primer equipo y strike) en lugar de concentrar el pago en unos pocos roles.
6. Grupo de Trabajo del Nuevo Emplazamiento — Participación
- La iniciativa emergente del nuevo emplazamiento es actualmente informal — llamadas y conversaciones más que un grupo de trabajo formalizado. La junta acordó mantenerlo así por ahora: las personas de la comunidad interesadas que se pongan en contacto pueden simplemente unirse a las conversaciones, y la cuestión de la pertenencia formal se retomará si la iniciativa se formaliza y cuando lo haga.
7. Descuentos para el Voluntariado de Strike
- La comunicación de seguimiento prometida aún no ha salido; se informó a la gente en persona en el sitio.
8. Cadencia de Reuniones
- Las franjas fijas de lunes y jueves permanecen en el calendario hasta que se cancelen; probablemente se eliminarán muchas a medida que vuelva más gente.
- Provisionalmente: una reunión más corta centrada en las finanzas cuando Peter D esté disponible (posiblemente el lunes); Pablo V lo comprobará con Peter D. El objetivo con el tiempo son reuniones plenas de junta aproximadamente mensuales, con las actualizaciones financieras condicionando varias decisiones próximas (emplazamiento, fechas).
9. Preparación de la Llamada Comunitaria
- Agenda acordada para la llamada comunitaria de la tarde: retrospectiva de Elsewhere 26 (Daniela M S + turno abierto para las personas coordinadoras), Elsewhere 27 y el nuevo emplazamiento (Pablo V), actualización de gobernanza (Kate B), la Asamblea General y la cuestión de las fechas (Daniel T), y la propuesta del templo (Tancredi T). Daniel T presentará.
- Se organizará por separado una ronda más completa de feedback de las personas coordinadoras cuando vuelvan más.
Puntos de Acción
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Daniel T | Enviar la propuesta formal de Asamblea General a la junta; preparar el anuncio para los miembros | Esta semana |
| Daniel T | Presentar el contexto de fechas/riesgo de incendio en la llamada comunitaria y en el anuncio | Esta noche / esta semana |
| Daniel T | Circular estas actas a Pablo V, Daniela M S y Ward D para su aprobación antes de la publicación | Esta semana |
| Ben D | Reiniciar el espacio de trabajo de la agenda en Notion | Cuando se recupere |
| Ben D | Conciliar la lista de asociados de Humans con el registro oficial de socios (con Peter D) | Esta semana |
| Peter D | Actualizar Humans para que se puedan presentar informes de gastos y solicitudes de reembolso | Lunes |
| Pablo V | Consultar con Peter D su disponibilidad para una reunión de junta centrada en finanzas | Esta semana |
| Daniela M S | Finalizar la revisión de facturas; imagen financiera más clara | La semana que viene |
| Daniela M S | Elaborar el informe de producción/finanzas (con transparencia sobre roles remunerados y decisiones) | Agosto |
| Daniela M S | Contactar a las personas coordinadoras para una ronda de feedback en condiciones; informar en una llamada futura | Próximas semanas |
| Victor P / junta | Redactar información sobre los roles de la junta, la carga de trabajo y cómo presentarse (seguimiento de la llamada comunitaria) | Próximas semanas |
Próximas Reuniones
- Posible reunión corta de finanzas el lunes (pendiente de la disponibilidad de Peter D).
- Asamblea General: jueves 3 de septiembre de 2026, 20:00 CEST.
Actas elaboradas a partir de la grabación y la transcripción de la reunión.
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Conseil présent : Daniel T (préside), Pablo V, Ben D (participation limitée), Ward D (a rejoint ~19:12), Victor P (a rejoint ~19:20, complétant le quorum) · Également présente : Daniela M S (Production) · Absents : Peter D, Chris O
La première réunion du conseil après l’événement — le créneau habituel du lundi avait été délibérément sauté pour laisser à chacun la possibilité de se reposer, et cette session a été étendue à une heure complète avant l’appel communautaire. Résultat principal : le conseil a formellement convoqué la première Assemblée Générale de l’association pour le jeudi 3 septembre 2026, 20h00 CEST.
1. Tour de Table
- Les membres ont partagé de brèves mises à jour personnelles. La fatigue post-événement a été reconnue, aux côtés d’un enthousiasme réel pour le nouveau chapitre — l’événement s’est bien passé, et l’énergie se tourne déjà vers le nouveau site et l’année prochaine.
2. État de la Clôture Financière
- Daniela M S a examiné les factures ligne par ligne, rejetant les frais incorrects (p. ex. de la main-d’œuvre facturée pour des jours non travaillés) et demandant des factures corrigées.
- Aucun chiffre définitif n’est encore disponible. L’année ne devrait pas se clôturer à perte, mais l’excédent sera vraisemblablement plus faible que les estimations précédentes ; les chiffres exacts dépendent de l’achèvement de la revue des factures et des notes de frais encore à remonter des départements.
- L’aperçu budgétaire actuellement affiché dans l’application Humans (visible par les personnes coordinatrices) n’est pas exact et ne doit pas servir de référence tant qu’il n’est pas mis à jour.
- Le conseil a décidé de ne pas recruter de nouvelles personnes bénévoles aux finances en cours de processus — intégrer quelqu’un dans l’état actuel coûterait plus de temps que cela n’en ferait gagner. Une personne dédiée au soutien financier reste souhaitable pour l’avenir, et il sera demandé à Peter D comment il voit évoluer les outils et les besoins de soutien.
- Priorités pour août : Peter D doit rendre Humans opérationnel (objectif lundi) afin que les gens puissent déposer leurs notes de frais et demandes de remboursement ; ensuite les notes de frais et les bourses artistiques. Une image financière complète en découlera.
- Message convenu pour l’appel communautaire : chiffres exacts la semaine prochaine ; l’équipe termine cette semaine.
3. Assemblée Générale — Formellement Convoquée pour le 3 Septembre
- Daniel T a proposé de convoquer la première Assemblée Générale de l’association. Les statuts prévoient la procédure : l’organe dirigeant la convoque ; les points de l’ordre du jour doivent être fixés 15 jours avant l’assemblée ; les asociados représentant 20% des membres peuvent ajouter des points ; le conseil peut également en ajouter collectivement.
- La décision la plus urgente concerne les dates de l’événement de l’année prochaine. Il existe de solides raisons d’examiner un changement de dates compte tenu de la saison des incendies : un incendie se dirigeait vers le site pendant le montage de cette année (des cendres sont tombées sur la zone de construction), l’événement a frôlé des conditions d’évacuation, et les autorités ont invité à repenser les dates. Les restrictions se durcissent aussi d’année en année. Cette décision conditionne toute la planification restante, elle doit donc être prise le plus tôt possible.
- Discussion sur le quorum : convoquer une Assemblée Générale est un acte du conseil qui requiert le quorum. Une fois Victor P arrivé, le quorum était atteint et le conseil a voté à l’unanimité la convocation d’une Assemblée Générale pour le jeudi 3 septembre 2026 à 20h00 CEST (le créneau habituel de l’appel communautaire).
- Philosophie de l’ordre du jour pour cette première assemblée : le garder léger et centré sur les points véritablement urgents (les dates avant tout). Les propositions non urgentes peuvent attendre une assemblée ultérieure, une fois la première série d’améliorations de gouvernance installée. Une seconde assemblée peut toujours être convoquée.
- Un sondage communautaire peut être mené au préalable pour éclairer le vote des membres ; le vote lui-même est exprimé par les asociados conformément aux statuts. Les modalités de vote (p. ex. vote par ordre de préférence entre semaines candidates) et un dossier d’information clair pour chaque option seront travaillés, probablement avec le groupe de travail gouvernance.
- L’invitation/annonce doit communiquer clairement pourquoi la question des dates importe — la réalité du risque d’incendie de cette année l’illustre.
- Registre des membres : la liste des asociados dans Humans affiche actuellement bien moins de membres que prévu. Ben D réconciliera les enregistrements avec Peter D afin que le registre soit exact — nécessaire à la fois pour envoyer l’annonce de l’assemblée et pour calculer le seuil de 20% permettant d’ajouter des points.
- Daniel T enverra la proposition formelle au conseil et préparera l’annonce pour diffusion à tous les membres une fois le registre mis à jour.
4. Outils
- L’espace de travail Notion de l’ordre du jour a atteint sa limite de blocs gratuits, bloquant les modifications ; Ben D le réinitialisera.
5. Production et Transparence Financière
- La coordination de production d’Elsewhere 2026 comportait un petit nombre de rôles rémunérés aux côtés de l’équipe bénévole. Deux de ces rôles ont été occupés par un membre du conseil, engagé pour un travail opérationnel distinct de ses fonctions au conseil, à la suite d’un vote lors de deux réunions distinctes du conseil (25 mai et 18 juin), avec abstention formelle enregistrée, et conformément à l’avis juridique et comptable écrit d’Accountax. Le premier contrat couvrait la préparation du site (marquage et relevé de terrain) ; le second, la coordination sur site pendant les semaines de l’événement et de strike, après le désistement de dernière minute de la personne initialement engagée.
- Le conseil a discuté de la transparence financière comme principe général pour les rapports de l’association. La communauté bénéficie d’informations claires et accessibles sur la manière dont les décisions financières sont prises.
- Approche convenue : Daniela M S produira un rapport de production et de finances couvrant les décisions financières de l’année — ce qui a été payé, pourquoi, comment les décisions ont été prises, et les leçons apprises (y compris les retenues de la plateforme de paiement et les avances personnelles de membres du conseil et leur remboursement). Le rapport doit rester général et centré sur les politiques plutôt que sur les personnes.
- Une conversation future sur la politique de rémunération — comment l’association souhaite gérer les rôles rémunérés, les casquettes multiples et les conflits à l’avenir — à développer en groupe de travail ou en point d’Assemblée Générale. Daniela M S a aussi évoqué de faire évoluer le modèle vers le versement d’indemnités modestes à un groupe plus large effectuant un travail pénible (première équipe et strike) plutôt que de concentrer la rémunération sur quelques rôles.
6. Groupe de Travail Nouveau Site — Participation
- L’initiative émergente du nouveau site est actuellement informelle — des appels et des conversations plutôt qu’un groupe de travail formalisé. Le conseil a convenu de la laisser ainsi pour l’instant : les membres de la communauté intéressés qui se manifestent peuvent simplement rejoindre les conversations, et la question de l’adhésion formelle sera réexaminée si et quand l’initiative se formalise.
7. Réductions pour les Bénévoles de Strike
- La communication de suivi promise n’est pas encore partie ; les personnes ont été informées en personne sur site.
8. Rythme des Réunions
- Les créneaux permanents du lundi et du jeudi restent au calendrier jusqu’à annulation ; beaucoup seront vraisemblablement supprimés à mesure que davantage de personnes reviennent.
- À titre provisoire : une réunion plus courte centrée sur les finances dès que Peter D sera disponible (possiblement lundi) ; Pablo V vérifiera avec Peter D. L’objectif à terme est d’avoir des réunions plénières du conseil environ mensuelles, les mises à jour financières conditionnant plusieurs décisions à venir (site, dates).
9. Préparation de l’Appel Communautaire
- Ordre du jour convenu pour l’appel communautaire du soir : rétro Elsewhere 26 (Daniela M S + parole ouverte aux personnes coordinatrices), Elsewhere 27 et le nouveau site (Pablo V), point gouvernance (Kate B), l’Assemblée Générale et la question des dates (Daniel T), et la proposition de temple (Tancredi T). Daniel T animera.
- Un tour de retours plus complet avec les personnes coordinatrices sera organisé séparément lorsque davantage seront de retour.
Points d’Action
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Daniel T | Envoyer la proposition formelle d’Assemblée Générale au conseil ; préparer l’annonce aux membres | Cette semaine |
| Daniel T | Présenter le contexte dates/risque incendie lors de l’appel communautaire et dans l’annonce | Ce soir / cette semaine |
| Daniel T | Faire circuler ce procès-verbal à Pablo V, Daniela M S et Ward D pour approbation avant publication | Cette semaine |
| Ben D | Réinitialiser l’espace de travail Notion de l’ordre du jour | Dès récupération |
| Ben D | Réconcilier la liste des asociados dans Humans avec le registre officiel des membres (avec Peter D) | Cette semaine |
| Peter D | Mettre à jour Humans pour permettre le dépôt des notes de frais et demandes de remboursement | Lundi |
| Pablo V | Vérifier auprès de Peter D sa disponibilité pour une réunion du conseil axée finances | Cette semaine |
| Daniela M S | Finaliser la revue des factures ; image financière plus claire | La semaine prochaine |
| Daniela M S | Produire le rapport production/finances (avec transparence sur les rôles rémunérés et les décisions) | Août |
| Daniela M S | Contacter les personnes coordinatrices pour un vrai tour de retours ; rapporter lors d’un prochain appel | Prochaines semaines |
| Victor P / conseil | Rédiger une information sur les rôles au conseil, la charge de travail et comment candidater (suite de l’appel communautaire) | Prochaines semaines |
Prochaines Réunions
- Possible courte réunion finances lundi (sous réserve de la disponibilité de Peter D).
- Assemblée Générale : jeudi 3 septembre 2026, 20h00 CEST.
Procès-verbal établi à partir de l’enregistrement et de la transcription de la réunion.
In caso di discrepanze tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Consiglio presente: Daniel T (presiede), Pablo V, Ben D (partecipazione limitata), Ward D (si è unito ~19:12), Victor P (si è unito ~19:20, completando il quorum) · Anche presente: Daniela M S (Produzione) · Non presenti: Peter D, Chris O
La prima riunione del consiglio dopo l’evento — la consueta finestra del lunedì era stata deliberatamente saltata per dare a tutti la possibilità di riposare, e questa sessione è stata estesa a un’ora piena prima della chiamata comunitaria. L’esito principale: il consiglio ha convocato formalmente la prima Assemblea Generale dell’associazione per giovedì 3 settembre 2026, ore 20:00 CEST.
1. Apertura
- I membri hanno condiviso brevi aggiornamenti personali. È stata riconosciuta la stanchezza post-evento, insieme a un entusiasmo reale per il nuovo capitolo — l’evento è andato bene, e l’energia si sta già spostando verso il nuovo sito e l’anno prossimo.
2. Stato della Chiusura Finanziaria
- Daniela M S ha esaminato le fatture riga per riga, respingendo addebiti errati (ad es. manodopera fatturata per giorni non lavorati) e richiedendo fatture corrette.
- Non sono ancora disponibili cifre definitive. Non si prevede che l’anno chiuda in perdita, ma l’avanzo sarà probabilmente inferiore alle stime precedenti; i numeri esatti dipendono dal completamento della revisione delle fatture e dalle richieste di rimborso spese ancora attese dai dipartimenti.
- La panoramica di bilancio attualmente mostrata nell’app Humans (visibile alle persone di coordinamento) non è accurata e non va usata come riferimento finché non sarà aggiornata.
- Il consiglio ha deciso di non reclutare nuove persone volontarie per le finanze a processo in corso — inserire qualcuno nella situazione attuale costerebbe più tempo di quanto ne farebbe risparmiare. Una persona dedicata al supporto finanziario resta auspicabile per il futuro, e verrà chiesto a Peter D come vede evolvere gli strumenti e le esigenze di supporto.
- Priorità per agosto: Peter D deve rendere Humans pronto (obiettivo lunedì) affinché le persone possano presentare note spese e richieste di rimborso; poi le richieste di rimborso e i contributi per l’arte. Da lì segue un quadro finanziario completo.
- Messaggio concordato per la chiamata comunitaria: cifre esatte la prossima settimana; il team sta chiudendo questa settimana.
3. Assemblea Generale — Convocata Formalmente per il 3 Settembre
- Daniel T ha proposto di convocare la prima Assemblea Generale dell’associazione. Lo statuto stabilisce la procedura: l’organo direttivo la convoca; i punti all’ordine del giorno devono essere fissati 15 giorni prima dell’assemblea; gli asociados che rappresentano il 20% dei soci possono aggiungere punti; anche il consiglio può aggiungerne collettivamente.
- La decisione più urgente riguarda le date dell’evento del prossimo anno. Ci sono forti ragioni per valutare un cambio di date vista la stagione degli incendi: quest’anno un incendio si stava dirigendo verso il sito durante il montaggio (è caduta cenere sull’area di costruzione), l’evento è arrivato vicino a condizioni di evacuazione, e le autorità hanno sollecitato un ripensamento delle date. Le restrizioni diventano inoltre più severe di anno in anno. Questa decisione condiziona tutta la restante pianificazione, quindi va presa il prima possibile.
- Discussione sul quorum: convocare un’Assemblea Generale è un atto del consiglio che richiede il quorum. Una volta unitosi Victor P, il quorum è stato raggiunto e il consiglio ha votato all’unanimità la convocazione di un’Assemblea Generale per giovedì 3 settembre 2026 alle 20:00 CEST (la consueta finestra della chiamata comunitaria).
- Filosofia dell’ordine del giorno per questa prima assemblea: mantenerlo essenziale e concentrato su punti realmente urgenti (le date, soprattutto). Le proposte non urgenti possono attendere un’assemblea successiva, una volta assestata la prima tornata di miglioramenti di governance. Una seconda assemblea può sempre essere convocata.
- Un sondaggio rivolto a tutta la comunità può essere svolto in anticipo per informare il voto dei soci; il voto stesso è espresso dagli asociados secondo lo statuto. Le modalità di voto (ad es. voto per ordine di preferenza tra settimane candidate) e un pacchetto informativo chiaro per ciascuna opzione verranno elaborati, probabilmente con il gruppo di lavoro sulla governance.
- L’invito/annuncio deve comunicare chiaramente perché la questione delle date sia importante — la realtà del rischio incendi di quest’anno lo illustra.
- Registro dei soci: l’elenco degli asociados in Humans mostra attualmente molti meno soci del previsto. Ben D riconcilierà i dati con Peter D affinché il registro sia accurato — necessario sia per inviare l’annuncio dell’assemblea sia per calcolare la soglia del 20% per l’aggiunta di punti.
- Daniel T invierà la proposta formale al consiglio e preparerà l’annuncio per la distribuzione a tutti i soci una volta aggiornato il registro.
4. Strumenti
- Lo spazio di lavoro Notion dell’ordine del giorno ha raggiunto il limite di blocchi gratuiti, bloccando le modifiche; Ben D lo reimposterà.
5. Produzione e Trasparenza Finanziaria
- Il coordinamento di produzione di Elsewhere 2026 ha incluso un piccolo numero di ruoli retribuiti accanto al team di volontari. Due di questi ruoli sono stati ricoperti da un membro del consiglio, ingaggiato per lavoro operativo distinto dalle funzioni di consiglio a seguito di un voto in due riunioni separate del consiglio (25 maggio e 18 giugno), con astensione formale registrata, e in linea con il parere legale e contabile scritto di Accountax. Il primo contratto copriva la preparazione del sito (marcatura e rilievo del terreno); il secondo, il coordinamento in loco durante le settimane dell’evento e dello strike, dopo il ritiro all’ultimo minuto della persona originariamente ingaggiata.
- Il consiglio ha discusso la trasparenza finanziaria come principio generale per i report dell’associazione. La comunità beneficia di informazioni chiare e accessibili su come vengono prese le decisioni finanziarie.
- Approccio concordato: Daniela M S produrrà un report di produzione e finanza che copra le decisioni finanziarie di quest’anno — cosa è stato pagato, perché, come sono state prese le decisioni e le lezioni apprese (comprese le trattenute della piattaforma di pagamento e gli esborsi personali iniziali di membri del consiglio e il loro rimborso). Il report dovrà essere generale e incentrato sulle policy piuttosto che sulle persone.
- Una conversazione futura sulla politica dei compensi — come l’associazione vuole gestire i ruoli retribuiti, i molteplici cappelli e i conflitti in futuro — da sviluppare come gruppo di lavoro o punto dell’Assemblea Generale. Daniela M S ha inoltre proposto di evolvere il modello verso il pagamento di compensi modesti a un gruppo più ampio che svolge lavoro pesante (prima squadra e strike) invece di concentrare i pagamenti in pochi ruoli.
6. Gruppo di Lavoro Nuovo Sito — Partecipazione
- L’iniziativa emergente sul nuovo sito è attualmente informale — chiamate e conversazioni più che un gruppo di lavoro formalizzato. Il consiglio ha concordato di mantenerla così per ora: le persone della comunità interessate che si fanno avanti possono semplicemente unirsi alle conversazioni, e la questione dell’appartenenza formale sarà riesaminata se e quando l’iniziativa si formalizzerà.
7. Sconti per il Volontariato di Strike
- La comunicazione di follow-up promessa non è ancora uscita; le persone sono state informate di persona sul sito.
8. Cadenza delle Riunioni
- Le finestre fisse del lunedì e del giovedì restano in calendario fino a cancellazione; molte verranno probabilmente eliminate man mano che rientrano più persone.
- In via provvisoria: una riunione più breve incentrata sulle finanze non appena Peter D sarà disponibile (possibilmente lunedì); Pablo V verificherà con Peter D. L’obiettivo nel tempo è avere riunioni plenarie del consiglio all’incirca mensili, con gli aggiornamenti finanziari che condizionano diverse decisioni imminenti (sito, date).
9. Preparazione della Chiamata Comunitaria
- Ordine del giorno concordato per la chiamata comunitaria della sera: retrospettiva di Elsewhere 26 (Daniela M S + spazio aperto per le persone di coordinamento), Elsewhere 27 e il nuovo sito (Pablo V), aggiornamento sulla governance (Kate B), l’Assemblea Generale e la questione delle date (Daniel T), e la proposta del tempio (Tancredi T). Daniel T condurrà.
- Un giro di feedback più ampio con le persone di coordinamento sarà organizzato separatamente quando ne saranno rientrate di più.
Punti d’Azione
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Daniel T | Inviare al consiglio la proposta formale di Assemblea Generale; preparare l’annuncio per i soci | Questa settimana |
| Daniel T | Presentare il contesto date/rischio incendi alla chiamata comunitaria e nell’annuncio | Stasera / questa settimana |
| Daniel T | Far circolare questi verbali a Pablo V, Daniela M S e Ward D per approvazione prima della pubblicazione | Questa settimana |
| Ben D | Reimpostare lo spazio di lavoro Notion dell’ordine del giorno | Appena recuperato |
| Ben D | Riconciliare l’elenco degli asociados in Humans con il registro ufficiale dei soci (con Peter D) | Questa settimana |
| Peter D | Aggiornare Humans in modo che si possano presentare note spese e richieste di rimborso | Lunedì |
| Pablo V | Verificare con Peter D la disponibilità per una riunione del consiglio dedicata alle finanze | Questa settimana |
| Daniela M S | Completare la revisione delle fatture; quadro finanziario più chiaro | La prossima settimana |
| Daniela M S | Produrre il rapporto produzione/finanze (con trasparenza su ruoli retribuiti e decisioni) | Agosto |
| Daniela M S | Contattare le persone di coordinamento per un vero giro di feedback; riferire in una chiamata futura | Prossime settimane |
| Victor P / consiglio | Redigere informazioni sui ruoli nel consiglio, il carico di lavoro e come candidarsi (seguito della chiamata comunitaria) | Prossime settimane |
Prossime Riunioni
- Possibile breve riunione sulle finanze lunedì (in attesa della disponibilità di Peter D).
- Assemblea Generale: giovedì 3 settembre 2026, ore 20:00 CEST.
Verbali redatti a partire dalla registrazione e dalla trascrizione della riunione.
Bei Diskrepanzen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Vorstand anwesend: Daniel T (Vorsitz), Pablo V, Ben D (eingeschränkte Teilnahme), Ward D (kam ~19:12 dazu), Victor P (kam ~19:20 dazu, Beschlussfähigkeit hergestellt) · Ebenfalls anwesend: Daniela M S (Produktion) · Nicht anwesend: Peter D, Chris O
Die erste Vorstandssitzung nach der Veranstaltung — der reguläre Montagstermin war bewusst ausgelassen worden, um allen eine Gelegenheit zum Ausruhen zu geben, und diese Sitzung wurde vor dem Community-Call auf eine volle Stunde verlängert. Das zentrale Ergebnis: Der Vorstand berief formell die erste Generalversammlung des Vereins für Donnerstag, 3. September 2026, 20:00 Uhr CEST ein.
1. Eingangsrunde
- Die Mitglieder gaben kurze persönliche Updates. Die Müdigkeit nach der Veranstaltung wurde anerkannt, zugleich echte Vorfreude auf das neue Kapitel — die Veranstaltung lief gut, und die Energie richtet sich bereits auf das neue Gelände und das kommende Jahr.
2. Stand des Finanzabschlusses
- Daniela M S prüft die Rechnungen Position für Position, weist fehlerhafte Posten zurück (z. B. Arbeitsleistung, die für nicht gearbeitete Tage berechnet wurde) und fordert korrigierte Rechnungen an.
- Endgültige Zahlen liegen noch nicht vor. Es wird nicht erwartet, dass das Jahr mit Verlust abschließt, aber der Überschuss wird voraussichtlich geringer ausfallen als frühere Schätzungen; die genauen Zahlen hängen vom Abschluss der Rechnungsprüfung und von noch ausstehenden Auslagenerstattungen aus den Departments ab.
- Die derzeit in der Humans-App angezeigte Budgetübersicht (für Koordinierende sichtbar) ist nicht korrekt und sollte bis zur Aktualisierung nicht als Grundlage dienen.
- Der Vorstand entschied sich gegen die Anwerbung neuer Finanz-Freiwilliger mitten im Prozess — jemanden in den aktuellen Stand einzuarbeiten würde mehr Zeit kosten als sparen. Eine dedizierte Person für Finanzunterstützung bleibt für die Zukunft wünschenswert, und Peter D wird gefragt, wie er die Entwicklung der Werkzeuge und des Unterstützungsbedarfs sieht.
- Prioritäten für August: Peter D soll Humans bereitstellen (Ziel Montag), damit Auslagen- und Erstattungsanträge eingereicht werden können; danach Auslagenerstattungen und Kunstförderungen. Daraus ergibt sich anschließend ein vollständiges Finanzbild.
- Vereinbarte Botschaft für den Community-Call: genaue Zahlen nächste Woche; das Team schließt diese Woche ab.
3. Generalversammlung — Formell für den 3. September Einberufen
- Daniel T schlug vor, die erste Generalversammlung des Vereins einzuberufen. Die Satzung regelt das Verfahren: Das Leitungsorgan beruft sie ein; Tagesordnungspunkte müssen 15 Tage vor der Versammlung feststehen; asociados, die 20% der Mitgliedschaft repräsentieren, können Punkte hinzufügen; auch der Vorstand kann gemeinsam Punkte ergänzen.
- Die dringendste Entscheidung betrifft die Termine der Veranstaltung im nächsten Jahr. Angesichts der Waldbrandsaison sprechen starke Gründe dafür, eine Terminverschiebung zu prüfen: Während des diesjährigen Aufbaus zog ein Feuer auf das Gelände zu (Asche fiel auf die Baustelle), die Veranstaltung kam Evakuierungsbedingungen nahe, und die Behörden haben ein Überdenken der Termine nahegelegt. Zudem werden die Auflagen von Jahr zu Jahr strenger. Diese Entscheidung bedingt die gesamte weitere Planung und muss daher so früh wie möglich fallen.
- Diskussion zur Beschlussfähigkeit: Die Einberufung einer Generalversammlung ist ein Vorstandsakt, der Beschlussfähigkeit erfordert. Nachdem Victor P dazugekommen war, war die Beschlussfähigkeit gegeben, und der Vorstand beschloss einstimmig, eine Generalversammlung für Donnerstag, 3. September 2026, 20:00 Uhr CEST einzuberufen (der übliche Community-Call-Termin).
- Tagesordnungsphilosophie für diese erste Versammlung: schlank halten und auf wirklich dringende Punkte konzentrieren (vor allem die Termine). Nicht dringende Vorschläge können auf eine spätere Versammlung warten, sobald die erste Runde von Governance-Verbesserungen sich gesetzt hat. Eine zweite Versammlung kann jederzeit einberufen werden.
- Vorab kann eine gemeinschaftsweite Umfrage durchgeführt werden, um die Abstimmung der Mitglieder zu informieren; die Abstimmung selbst erfolgt satzungsgemäß durch die asociados. An den Abstimmungsmodalitäten (z. B. Präferenzwahl zwischen in Frage kommenden Wochen) und an einem klaren Informationspaket zu jeder Option wird gearbeitet, voraussichtlich mit der Governance-Arbeitsgruppe.
- Die Einladung/Ankündigung sollte klar vermitteln, warum die Terminfrage wichtig ist — die Brandrisiko-Realität dieses Jahres veranschaulicht es.
- Mitgliederregister: Die asociados-Liste in Humans zeigt derzeit weit weniger Mitglieder als erwartet. Ben D gleicht die Datensätze mit Peter D ab, damit das Register korrekt ist — erforderlich sowohl für den Versand der Versammlungsankündigung als auch für die Berechnung der 20%-Schwelle für Tagesordnungspunkte.
- Daniel T sendet den formellen Vorschlag an den Vorstand und bereitet die Ankündigung zur Verteilung an alle Mitglieder vor, sobald das Register aktualisiert ist.
4. Werkzeuge
- Der Notion-Workspace für die Tagesordnung hat sein kostenloses Block-Limit erreicht und blockiert damit Bearbeitungen; Ben D setzt ihn zurück.
5. Produktion und Finanzielle Transparenz
- Die Produktionskoordination von Elsewhere 2026 umfasste eine kleine Zahl bezahlter Rollen neben dem Freiwilligenteam. Zwei dieser Rollen wurden von einem Vorstandsmitglied übernommen, das für operative, nicht vorstandsbezogene Arbeit beauftragt wurde — nach Abstimmung in zwei separaten Vorstandssitzungen (25. Mai und 18. Juni), mit formell protokollierter Enthaltung und im Einklang mit schriftlicher rechtlicher und buchhalterischer Beratung von Accountax. Der erste Vertrag umfasste die Geländevorbereitung (Markierung und Geländevermessung); der zweite die Koordination vor Ort während der Event- und Strike-Wochen, nachdem die ursprünglich engagierte Koordinationsperson kurzfristig abgesagt hatte.
- Der Vorstand diskutierte finanzielle Transparenz als allgemeines Prinzip für die Berichterstattung des Vereins. Die Community profitiert von klaren, zugänglichen Informationen darüber, wie finanzielle Entscheidungen getroffen werden.
- Vereinbartes Vorgehen: Daniela M S erstellt einen Produktions- und Finanzbericht über die finanziellen Entscheidungen dieses Jahres — was bezahlt wurde, warum, wie die Entscheidungen getroffen wurden und welche Lehren gezogen wurden (einschließlich der Einbehalte der Zahlungsplattform sowie früher persönlicher Auslagen von Vorstandsmitgliedern und deren Rückzahlung). Der Bericht soll allgemein und auf Richtlinien ausgerichtet sein, nicht auf einzelne Personen.
- Ein künftiges Gespräch über eine Vergütungsrichtlinie — wie der Verein bezahlte Rollen, Mehrfachrollen und Interessenkonflikte künftig handhaben will — soll als Arbeitsgruppe oder als Punkt der Generalversammlung entwickelt werden. Daniela M S regte zudem an, das Modell dahin weiterzuentwickeln, einer größeren Gruppe, die harte Arbeit leistet (erste Crew und Strike), bescheidene Vergütungen zu zahlen, statt Zahlungen auf wenige Rollen zu konzentrieren.
6. Arbeitsgruppe Neues Gelände — Beteiligung
- Die entstehende Initiative zum neuen Gelände ist derzeit informell — Calls und Gespräche statt einer formalisierten Arbeitsgruppe. Der Vorstand vereinbarte, das vorerst so zu belassen: Interessierte Community-Mitglieder, die sich melden, können einfach an den Gesprächen teilnehmen, und die Frage einer formellen Mitgliedschaft wird wieder aufgegriffen, falls und sobald sich die Initiative formalisiert.
7. Ermäßigungen für Strike-Freiwillige
- Die zugesagte Folgekommunikation ist noch nicht herausgegangen; die Menschen wurden vor Ort persönlich informiert.
8. Sitzungsrhythmus
- Die feststehenden Montags- und Donnerstagstermine bleiben bis auf Widerruf im Kalender; viele werden voraussichtlich entfallen, sobald mehr Leute zurück sind.
- Vorläufig: eine kürzere, auf Finanzen fokussierte Sitzung, sobald Peter D verfügbar ist (möglicherweise Montag); Pablo V klärt das mit Peter D. Ziel ist mittelfristig etwa monatliche vollständige Vorstandssitzungen, wobei die Finanzupdates mehrere anstehende Entscheidungen bedingen (Gelände, Termine).
9. Vorbereitung des Community-Calls
- Vereinbarte Tagesordnung für den abendlichen Community-Call: Elsewhere-26-Retro (Daniela M S + offene Runde für Koordinierende), Elsewhere 27 und das neue Gelände (Pablo V), Governance-Update (Kate B), die Generalversammlung und die Terminfrage (Daniel T) sowie der Tempel-Vorschlag (Tancredi T). Daniel T moderiert.
- Eine ausführlichere Feedbackrunde mit den Koordinierenden wird separat angesetzt, sobald mehr von ihnen zurück sind.
Aktionspunkte
| Person | Aktion | Fälligkeit |
|---|---|---|
| Daniel T | Den formellen Generalversammlungs-Vorschlag an den Vorstand senden; die Ankündigung für die Mitglieder vorbereiten | Diese Woche |
| Daniel T | Den Kontext zu Terminen/Brandrisiko im Community-Call und in der Ankündigung darstellen | Heute Abend / diese Woche |
| Daniel T | Dieses Protokoll vor der Veröffentlichung an Pablo V, Daniela M S und Ward D zur Freigabe zirkulieren | Diese Woche |
| Ben D | Den Notion-Workspace der Tagesordnung zurücksetzen | Sobald erholt |
| Ben D | Die asociados-Liste in Humans mit dem offiziellen Mitgliederregister abgleichen (mit Peter D) | Diese Woche |
| Peter D | Humans aktualisieren, damit Auslagen- und Erstattungsanträge eingereicht werden können | Montag |
| Pablo V | Mit Peter D die Verfügbarkeit für eine finanzfokussierte Vorstandssitzung klären | Diese Woche |
| Daniela M S | Rechnungsprüfung abschließen; klareres Finanzbild | Nächste Woche |
| Daniela M S | Den Produktions-/Finanzbericht erstellen (mit Transparenz zu bezahlten Rollen und Entscheidungen) | August |
| Daniela M S | Koordinierende für eine richtige Feedbackrunde kontaktieren; in einem künftigen Call berichten | Nächste Wochen |
| Victor P / Vorstand | Informationen zu Vorstandsrollen, Arbeitsaufwand und Bewerbungsweg entwerfen (Folgepunkt aus dem Community-Call) | Nächste Wochen |
Nächste Sitzungen
- Mögliche kurze Finanzsitzung am Montag (abhängig von Peter Ds Verfügbarkeit).
- Generalversammlung: Donnerstag, 3. September 2026, 20:00 Uhr CEST.
Protokoll erstellt auf Grundlage der Aufzeichnung und Transkription der Sitzung.