New Land Project — First Planning Meeting
Also contributed: Andromeda (risk register, asynchronously)
The first planning meeting for the potential new site — an exploratory session to surface what the group already agrees on, what the open questions are, and what working groups will be needed. No binding decisions were taken. An important framing was agreed during the meeting: the New Land project is a separate work stream from the association and its event, held by a separate legal structure, and the two will be kept clearly apart in planning and communication.
Note on these minutes: because a land purchase is under active negotiation, all financial figures, price discussions, and transaction details have been deliberately omitted, on the advice of the finance and legal participants. They will be shared with members through appropriate channels once commitments are in writing.
1. Draft Timeline (For Discussion)
Pablo V presented a draft sequence, explicitly subject to blockers and community input: organisational preparation and data-gathering in August; site preparation from September; a possible small test event on the new site in the autumn; the ALM workshops in Barcelona in mid-October; community fundraising toward the end of the year; and a clear go/no-go decision on the new site around the end of the year, so that the event can adapt its plans either way. The main event’s timing for next year will be put to the community in a survey (including whether to hold it earlier to reduce fire-season risk).
2. The Test Event Debate
An honest divergence, aired fully. The case for a small autumn event on the new site (Ward D, Daniela M S): it tests the things that can only be tested in person — sound propagation toward the nearby towns, deliveries, logistics, safety arrangements — before large sums are committed, and doing it in autumn leaves time to fall back to the current site for next year if the new site fails the test. The case for caution (Peter D, Daniel T): at a few hundred people the event is unlikely to raise funds and is not dramatically easier to organise than a full event; a lightweight camping trial is a very different undertaking from a “mini burn”, and the group should be clear-eyed about which it is planning. The group renamed the event from “fundraiser” to test/mini event to keep expectations honest. Scale and format remain open, pending the cost model and a community survey.
3. Blockers
- Close out the 2026 event first. Coordinators and vendors still need paying, expense reports and reimbursements need processing, and the year’s finances need wrapping up before anyone can responsibly model what comes next. Production and finance are prioritising this.
- A consolidated financial model. Peter D was clear that the project needs a single document where the purchase structure, operating costs, rental assumptions, and payback logic all appear together, with arithmetic that adds up — and that plot-level clarity about the land itself (what exactly is being bought, from whom, on what terms) must come before any spending decisions. The group agreed.
- Permitting. Local permit work for next year is already underway, building on this year’s relationships.
4. Structure: A Separate Entity
Pepe outlined the working direction, to be developed properly by a dedicated working group: the land would be held by a company, separate from the association, so that the financial risk of the purchase is ring-fenced away from the association and the event. The association would likely hold a controlling interest, and the company would lease the site to the association on clear, long-term terms — replacing the current year-by-year rental arrangements with something more stable. Community contributions would flow through appropriately structured channels, with lenders’ positions defined by protections rather than control. Several structural options will be drawn up, compared openly, and one chosen; aligning the structure with the community’s values was named as its own work stream. Governance questions (such as who sits on the company’s board and how it relates to the association’s board) were discussed and will be part of that proposal.
5. Keeping the Streams Separate
Daniel T argued, with support from Daniela M S, that the New Land project and the association’s own planning (governance, the ALM, next year’s event design) should be kept clearly separate: connecting two complicated, uncertain projects tends to make both fail, while separation gives each a higher chance of success. The New Land stream’s single goal is a clear go/no-go by the end of the year; the association’s stream prepares the organisation and the event either way. Communications will reflect this: the project posts updates in its own Telegram channel, a dedicated website is under consideration, and survey questions will distinguish event questions from new-site questions.
6. Transparency Commitment
The group agreed to publish sanitised minutes of the project’s meetings, with commercial specifics withheld while negotiations are live — publishing prices, deal structure, or the association’s financial position before signature would hand leverage to counterparties. The group was explicit that this is a temporary and bounded exception to the community’s transparency norms, not a change to them.
7. Next Steps
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Pablo V | Share meeting notes; present the plan and working-group proposal at the community call; open the survey thread with production and the board | Community call |
| Daniela M S | Wrap up the 2026 event (payments, reports); request supplier quotes for a small event; consolidate survey questions; continue permit conversations | Coming days |
| Peter D | Complete the 2026 finance wrap-up; review the consolidated model when inputs exist | Coming weeks |
| Pepe | Develop entity/purchase structuring options for discussion | Next meeting |
| All | Feedback on the draft plan and risk register | Ongoing |
Next meeting: to be called once the finance wrap-up and preliminary cost model provide the missing inputs.
Minutes prepared from a recording and sanitised for publication: financial figures, transaction details, and individual matters are omitted while negotiations are ongoing.
También contribuyó: Andromeda (registro de riesgos, de forma asíncrona)
Primera reunión de planificación del posible nuevo terreno — una sesión exploratoria para identificar en qué hay ya acuerdo, cuáles son las preguntas abiertas y qué grupos de trabajo harán falta. No se tomaron decisiones vinculantes. Durante la reunión se acordó un encuadre importante: el proyecto del Nuevo Terreno es una línea de trabajo separada de la asociación y su evento, sostenida por una estructura legal aparte, y ambas se mantendrán claramente diferenciadas en la planificación y la comunicación.
Nota sobre estas actas: dado que hay una compra de terreno en negociación activa, se han omitido deliberadamente todas las cifras financieras, discusiones de precios y detalles de la transacción, por indicación de las personas de finanzas y legal. Se compartirán con los miembros por los canales adecuados cuando los compromisos estén por escrito.
1. Calendario Borrador (Para Debate)
Pablo V presentó una secuencia borrador, explícitamente sujeta a bloqueos y a la opinión de la comunidad: preparación organizativa y recogida de datos en agosto; preparación del terreno desde septiembre; un posible pequeño evento de prueba en el nuevo terreno en otoño; los talleres del ALM en Barcelona a mediados de octubre; recaudación comunitaria hacia final de año; y una decisión clara de seguir-o-no con el nuevo terreno alrededor de fin de año, para que el evento pueda adaptar sus planes en cualquiera de los dos casos. Las fechas del evento principal del año próximo se consultarán a la comunidad mediante una encuesta (incluida la opción de adelantarlo para reducir el riesgo de la temporada de incendios).
2. El Debate del Evento de Prueba
Una divergencia honesta, expresada por completo. El argumento a favor de un pequeño evento otoñal en el nuevo terreno (Ward D, Daniela M S): permite probar lo que solo puede probarse en persona — la propagación del sonido hacia los pueblos cercanos, las entregas, la logística, las medidas de seguridad — antes de comprometer sumas grandes, y hacerlo en otoño deja tiempo para volver al terreno actual el año próximo si el nuevo no supera la prueba. El argumento de cautela (Peter D, Daniel T): con unos pocos cientos de personas es improbable que el evento recaude fondos y no es mucho más fácil de organizar que un evento completo; una acampada ligera de prueba es algo muy distinto de un «mini burn», y el grupo debe tener claro cuál de las dos cosas está planificando. El grupo renombró el evento de «recaudador» a evento de prueba/mini evento para mantener expectativas honestas. La escala y el formato siguen abiertos, pendientes del modelo de costes y de una encuesta comunitaria.
3. Bloqueos
- Cerrar primero el evento de 2026. Aún hay que pagar a coordinadores y proveedores, procesar informes de gastos y reembolsos, y cerrar las finanzas del año antes de poder modelar responsablemente lo siguiente. Producción y finanzas lo están priorizando.
- Un modelo financiero consolidado. Peter D fue claro: el proyecto necesita un único documento donde aparezcan juntos la estructura de compra, los costes operativos, los supuestos de alquiler y la lógica de retorno, con aritmética que cuadre — y la claridad a nivel de parcelas sobre el terreno (qué se compra exactamente, a quién y en qué términos) debe llegar antes que cualquier decisión de gasto. El grupo estuvo de acuerdo.
- Permisos. El trabajo local de permisos para el año próximo ya está en marcha, apoyándose en las relaciones de este año.
4. Estructura: Una Entidad Separada
Pepe esbozó la dirección de trabajo, que desarrollará en condiciones un grupo de trabajo dedicado: el terreno lo tendría una sociedad, separada de la asociación, de modo que el riesgo financiero de la compra quede aislado de la asociación y del evento. La asociación probablemente tendría una participación de control, y la sociedad arrendaría el terreno a la asociación en términos claros y de largo plazo — sustituyendo los alquileres año a año actuales por algo más estable. Las contribuciones comunitarias fluirían por canales estructurados adecuadamente, con posiciones de las personas prestamistas definidas por protecciones más que por control. Se elaborarán varias opciones estructurales, se compararán abiertamente y se elegirá una; alinear la estructura con los valores de la comunidad se nombró como línea de trabajo propia. Las cuestiones de gobernanza (como quién integra el órgano de administración de la sociedad y cómo se relaciona con la junta de la asociación) se discutieron y formarán parte de esa propuesta.
5. Mantener las Líneas Separadas
Daniel T defendió, con apoyo de Daniela M S, que el proyecto del Nuevo Terreno y la planificación propia de la asociación (gobernanza, el ALM, el diseño del evento del año próximo) deben mantenerse claramente separados: conectar dos proyectos complicados e inciertos tiende a hacer fracasar a ambos, mientras que la separación da a cada uno más probabilidades de éxito. El objetivo único de la línea del Nuevo Terreno es un seguir-o-no claro para fin de año; la línea de la asociación prepara la organización y el evento en cualquiera de los casos. La comunicación lo reflejará: el proyecto publica actualizaciones en su propio canal de Telegram, se está considerando una web dedicada, y las preguntas de la encuesta distinguirán las cuestiones del evento de las del nuevo terreno.
6. Compromiso de Transparencia
El grupo acordó publicar actas depuradas de las reuniones del proyecto, reteniendo los detalles comerciales mientras la negociación esté viva — publicar precios, estructura del acuerdo o la posición financiera de la asociación antes de la firma entregaría ventaja a las contrapartes. El grupo fue explícito en que se trata de una excepción temporal y acotada a las normas de transparencia de la comunidad, no de un cambio de las mismas.
7. Próximos Pasos
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Pablo V | Compartir las notas; presentar el plan y la propuesta de grupo de trabajo en la llamada comunitaria; abrir el hilo de la encuesta con producción y la junta | Llamada comunitaria |
| Daniela M S | Cerrar el evento de 2026 (pagos, informes); pedir presupuestos a proveedores para un evento pequeño; consolidar las preguntas de la encuesta; continuar las conversaciones de permisos | Próximos días |
| Peter D | Completar el cierre financiero de 2026; revisar el modelo consolidado cuando existan los insumos | Próximas semanas |
| Pepe | Desarrollar opciones de estructuración de entidad y compra para el debate | Próxima reunión |
| Todas las personas | Feedback sobre el plan borrador y el registro de riesgos | En curso |
Próxima reunión: se convocará cuando el cierre financiero y el modelo preliminar de costes aporten los datos que faltan.
Actas elaboradas a partir de una grabación y depuradas para publicación: se omiten cifras financieras, detalles de la transacción y asuntos individuales mientras la negociación continúa.
A également contribué : Andromeda (registre des risques, de manière asynchrone)
Première réunion de planification pour le nouveau terrain potentiel — une session exploratoire pour dégager les points d’accord existants, les questions ouvertes et les groupes de travail nécessaires. Aucune décision contraignante n’a été prise. Un cadrage important a été convenu pendant la réunion : le projet Nouveau Terrain est un flux de travail séparé de l’association et de son événement, porté par une structure juridique distincte, et les deux resteront clairement séparés dans la planification et la communication.
Note sur ce compte rendu : une acquisition de terrain étant en négociation active, tous les chiffres financiers, discussions de prix et détails de transaction ont été délibérément omis, sur les conseils des participants finance et juridique. Ils seront partagés avec les membres par les canaux appropriés une fois les engagements écrits.
1. Calendrier Provisoire (Pour Discussion)
Pablo V a présenté une séquence provisoire, explicitement soumise aux blocages et à l’avis de la communauté : préparation organisationnelle et collecte de données en août ; préparation du terrain à partir de septembre ; un éventuel petit événement test sur le nouveau terrain à l’automne ; les ateliers ALM à Barcelone à la mi-octobre ; une collecte de fonds communautaire vers la fin de l’année ; et une décision claire go/no-go sur le nouveau terrain autour de la fin de l’année, afin que l’événement puisse adapter ses plans dans un sens comme dans l’autre. Les dates de l’événement principal de l’an prochain seront soumises à la communauté par sondage (y compris l’option de l’avancer pour réduire le risque de la saison des incendies).
2. Le Débat sur l’Événement Test
Une divergence honnête, pleinement exprimée. L’argument pour un petit événement d’automne sur le nouveau terrain (Ward D, Daniela M S) : il teste ce qui ne peut se tester qu’en personne — la propagation du son vers les villages voisins, les livraisons, la logistique, les dispositifs de sécurité — avant d’engager des sommes importantes, et le faire en automne laisse le temps de se replier sur le terrain actuel l’an prochain si le nouveau terrain échoue au test. L’argument de prudence (Peter D, Daniel T) : à quelques centaines de personnes, l’événement ne lèvera probablement pas de fonds et n’est pas beaucoup plus simple à organiser qu’un événement complet ; un essai léger de camping est très différent d’un « mini burn », et le groupe doit savoir clairement lequel des deux il prépare. Le groupe a renommé l’événement de « collecte de fonds » en événement test/mini événement pour garder des attentes honnêtes. L’échelle et le format restent ouverts, en attente du modèle de coûts et d’un sondage communautaire.
3. Blocages
- Clore d’abord l’événement 2026. Des coordinateurs et prestataires doivent encore être payés, les notes de frais et remboursements traités, et les finances de l’année clabôturées avant de pouvoir modéliser sérieusement la suite. La production et la finance en font leur priorité.
- Un modèle financier consolidé. Peter D a été clair : le projet a besoin d’un document unique où figurent ensemble la structure d’achat, les coûts d’exploitation, les hypothèses de loyer et la logique de remboursement, avec une arithmétique qui tienne — et la clarté au niveau des parcelles (ce qui est acheté exactement, à qui, à quelles conditions) doit précéder toute décision de dépense. Le groupe en a convenu.
- Permis. Le travail local sur les permis pour l’an prochain est déjà engagé, en s’appuyant sur les relations de cette année.
4. Structure : Une Entité Séparée
Pepe a esquissé la direction de travail, à développer par un groupe dédié : le terrain serait détenu par une société, distincte de l’association, afin que le risque financier de l’achat soit cantonné à l’écart de l’association et de l’événement. L’association détiendrait vraisemblablement une participation de contrôle, et la société louerait le site à l’association à des conditions claires et de long terme — remplaçant les locations année par année actuelles par quelque chose de plus stable. Les contributions communautaires transiteraient par des canaux structurés de manière appropriée, les positions des prêteurs étant définies par des protections plutôt que par du contrôle. Plusieurs options structurelles seront élaborées, comparées ouvertement, et l’une sera choisie ; l’alignement de la structure sur les valeurs de la communauté a été nommé comme un chantier à part entière. Les questions de gouvernance (qui siège au conseil de la société, quel lien avec le conseil de l’association) ont été discutées et feront partie de cette proposition.
5. Garder les Flux Séparés
Daniel T a soutenu, avec l’appui de Daniela M S, que le projet Nouveau Terrain et la planification propre de l’association (gouvernance, ALM, conception de l’événement de l’an prochain) doivent rester clairement séparés : relier deux projets compliqués et incertains tend à les faire échouer tous les deux, tandis que la séparation donne à chacun de meilleures chances de succès. L’objectif unique du flux Nouveau Terrain est un go/no-go clair d’ici la fin de l’année ; le flux de l’association prépare l’organisation et l’événement dans tous les cas. La communication le reflétera : le projet publie ses mises à jour dans son propre canal Telegram, un site web dédié est à l’étude, et les questions du sondage distingueront les questions d’événement des questions de nouveau terrain.
6. Engagement de Transparence
Le groupe a convenu de publier des comptes rendus expurgés des réunions du projet, les détails commerciaux étant retenus tant que les négociations sont en cours — publier les prix, la structure de l’accord ou la position financière de l’association avant signature donnerait un levier aux contreparties. Le groupe a été explicite : il s’agit d’une exception temporaire et bornée aux normes de transparence de la communauté, pas d’un changement de ces normes.
7. Prochaines Étapes
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Pablo V | Partager les notes ; présenter le plan et la proposition de groupe de travail lors de l’appel communautaire ; ouvrir le fil du sondage avec la production et le conseil | Appel communautaire |
| Daniela M S | Clore l’événement 2026 (paiements, rapports) ; demander des devis fournisseurs pour un petit événement ; consolider les questions du sondage ; poursuivre les démarches de permis | Prochains jours |
| Peter D | Terminer la clôture financière 2026 ; examiner le modèle consolidé quand les données existeront | Prochaines semaines |
| Pepe | Élaborer des options de structuration (entité et achat) pour discussion | Prochaine réunion |
| Tous | Retour sur le plan provisoire et le registre des risques | En continu |
Prochaine réunion : convoquée lorsque la clôture financière et le modèle de coûts préliminaire fourniront les données manquantes.
Compte rendu établi à partir d’un enregistrement et expurgé pour publication : chiffres financiers, détails de transaction et questions individuelles en sont omis tant que les négociations se poursuivent.
Ha contribuito anche: Andromeda (registro dei rischi, in modo asincrono)
Prima riunione di pianificazione per il potenziale nuovo terreno — una sessione esplorativa per far emergere i punti già condivisi, le questioni aperte e i gruppi di lavoro necessari. Non sono state prese decisioni vincolanti. Durante la riunione è stato concordato un inquadramento importante: il progetto Nuovo Terreno è un filone di lavoro separato dall’associazione e dal suo evento, sorretto da una struttura legale distinta, e i due resteranno chiaramente separati nella pianificazione e nella comunicazione.
Nota su questo verbale: essendo in corso una trattativa attiva per l’acquisto di un terreno, tutte le cifre finanziarie, le discussioni sui prezzi e i dettagli della transazione sono stati deliberatamente omessi, su indicazione delle persone di finanza e legale. Saranno condivisi con i membri attraverso i canali appropriati una volta che gli impegni saranno per iscritto.
1. Calendario in Bozza (Per la Discussione)
Pablo V ha presentato una sequenza in bozza, esplicitamente soggetta ai blocchi e al parere della comunità: preparazione organizzativa e raccolta dati in agosto; preparazione del terreno da settembre; un possibile piccolo evento di prova sul nuovo terreno in autunno; i workshop ALM a Barcellona a metà ottobre; raccolta fondi comunitaria verso fine anno; e una chiara decisione go/no-go sul nuovo terreno attorno alla fine dell’anno, così che l’evento possa adattare i propri piani in entrambi i casi. Le date dell’evento principale del prossimo anno saranno sottoposte alla comunità con un sondaggio (inclusa l’opzione di anticiparlo per ridurre il rischio della stagione degli incendi).
2. Il Dibattito sull’Evento di Prova
Una divergenza onesta, espressa fino in fondo. Le ragioni a favore di un piccolo evento autunnale sul nuovo terreno (Ward D, Daniela M S): mette alla prova ciò che si può verificare solo di persona — la propagazione del suono verso i paesi vicini, le consegne, la logistica, le misure di sicurezza — prima di impegnare somme importanti, e farlo in autunno lascia il tempo di ripiegare sul terreno attuale l’anno prossimo se il nuovo non supera la prova. Le ragioni della cautela (Peter D, Daniel T): con poche centinaia di persone l’evento difficilmente raccoglierà fondi e non è molto più semplice da organizzare di un evento completo; una prova leggera in campeggio è cosa ben diversa da un «mini burn», e il gruppo deve avere chiaro quale delle due sta pianificando. Il gruppo ha rinominato l’evento da «raccolta fondi» a evento di prova/mini evento per mantenere aspettative oneste. Scala e formato restano aperti, in attesa del modello dei costi e di un sondaggio comunitario.
3. Blocchi
- Chiudere prima l’evento 2026. Coordinatori e fornitori devono ancora essere pagati, note spese e rimborsi processati, e le finanze dell’anno chiuse prima di poter modellare responsabilmente il seguito. Produzione e finanza lo stanno mettendo in cima alla lista.
- Un modello finanziario consolidato. Peter D è stato chiaro: il progetto ha bisogno di un unico documento in cui compaiano insieme la struttura d’acquisto, i costi operativi, le ipotesi di affitto e la logica di rientro, con un’aritmetica che torni — e la chiarezza a livello di particelle sul terreno stesso (cosa esattamente si compra, da chi, a quali condizioni) deve precedere qualsiasi decisione di spesa. Il gruppo ha concordato.
- Permessi. Il lavoro locale sui permessi per il prossimo anno è già avviato, appoggiandosi alle relazioni di quest’anno.
4. Struttura: Un’Entità Separata
Pepe ha delineato la direzione di lavoro, da sviluppare a fondo con un gruppo dedicato: il terreno sarebbe detenuto da una società, separata dall’associazione, in modo che il rischio finanziario dell’acquisto resti isolato dall’associazione e dall’evento. L’associazione avrebbe verosimilmente una partecipazione di controllo, e la società affitterebbe il sito all’associazione a condizioni chiare e di lungo periodo — sostituendo gli affitti anno per anno attuali con qualcosa di più stabile. I contributi della comunità passerebbero per canali strutturati in modo appropriato, con le posizioni di chi presta definite da protezioni più che da controllo. Verranno elaborate diverse opzioni strutturali, confrontate apertamente, e ne verrà scelta una; allineare la struttura ai valori della comunità è stato indicato come filone di lavoro a sé. Le questioni di governance (chi siede nel consiglio della società, come si rapporta al consiglio dell’associazione) sono state discusse e faranno parte della proposta.
5. Tenere i Filoni Separati
Daniel T ha sostenuto, con l’appoggio di Daniela M S, che il progetto Nuovo Terreno e la pianificazione propria dell’associazione (governance, ALM, il disegno dell’evento del prossimo anno) devono restare chiaramente separati: collegare due progetti complicati e incerti tende a farli fallire entrambi, mentre la separazione dà a ciascuno maggiori probabilità di riuscita. L’unico obiettivo del filone Nuovo Terreno è un go/no-go chiaro entro fine anno; il filone dell’associazione prepara l’organizzazione e l’evento in ogni caso. La comunicazione lo rifletterà: il progetto pubblica aggiornamenti nel proprio canale Telegram, un sito dedicato è allo studio, e le domande del sondaggio distingueranno le questioni dell’evento da quelle del nuovo terreno.
6. Impegno di Trasparenza
Il gruppo ha concordato di pubblicare verbali ripuliti delle riunioni del progetto, trattenendo i dettagli commerciali finché le trattative sono in corso — pubblicare prezzi, struttura dell’accordo o la posizione finanziaria dell’associazione prima della firma consegnerebbe leva alle controparti. Il gruppo è stato esplicito: si tratta di un’eccezione temporanea e delimitata alle norme di trasparenza della comunità, non di un loro cambiamento.
7. Prossimi Passi
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Pablo V | Condividere le note; presentare il piano e la proposta di gruppo di lavoro alla chiamata comunitaria; aprire il filone del sondaggio con produzione e consiglio | Chiamata comunitaria |
| Daniela M S | Chiudere l’evento 2026 (pagamenti, report); richiedere preventivi ai fornitori per un piccolo evento; consolidare le domande del sondaggio; proseguire i colloqui sui permessi | Prossimi giorni |
| Peter D | Completare la chiusura finanziaria 2026; rivedere il modello consolidato quando ci saranno i dati | Prossime settimane |
| Pepe | Sviluppare opzioni di strutturazione (entità e acquisto) per la discussione | Prossima riunione |
| Tutti | Riscontri sul piano in bozza e sul registro dei rischi | In corso |
Prossima riunione: sarà convocata quando la chiusura finanziaria e il modello preliminare dei costi forniranno i dati mancanti.
Verbale redatto a partire da una registrazione e ripulito per la pubblicazione: cifre finanziarie, dettagli della transazione e questioni individuali sono omessi finché le trattative proseguono.
Ebenfalls beigetragen: Andromeda (Risikoregister, asynchron)
Die erste Planungssitzung für das mögliche neue Gelände — eine explorative Sitzung, um sichtbar zu machen, wo bereits Einigkeit besteht, welche Fragen offen sind und welche Arbeitsgruppen gebraucht werden. Es wurden keine verbindlichen Beschlüsse gefasst. Ein wichtiger Rahmen wurde während der Sitzung vereinbart: Das Projekt Neues Land ist ein eigener Arbeitsstrang, getrennt vom Verein und seiner Veranstaltung, getragen von einer separaten Rechtsstruktur, und beide werden in Planung und Kommunikation klar auseinandergehalten.
Anmerkung zu diesem Protokoll: Da sich ein Grundstückskauf in aktiver Verhandlung befindet, wurden alle Finanzzahlen, Preisdiskussionen und Transaktionsdetails bewusst weggelassen — auf Anraten der Finanz- und Rechtsbeteiligten. Sie werden den Mitgliedern über geeignete Kanäle mitgeteilt, sobald Verpflichtungen schriftlich vorliegen.
1. Zeitplan-Entwurf (Zur Diskussion)
Pablo V stellte eine Entwurfssequenz vor, ausdrücklich unter Vorbehalt von Blockern und Community-Input: organisatorische Vorbereitung und Datensammlung im August; Geländevorbereitung ab September; ein mögliches kleines Testevent auf dem neuen Gelände im Herbst; die ALM-Workshops in Barcelona Mitte Oktober; Community-Fundraising gegen Jahresende; und eine klare Go/No-Go-Entscheidung zum neuen Gelände um das Jahresende, damit die Veranstaltung ihre Pläne in beide Richtungen anpassen kann. Der Termin der Hauptveranstaltung im nächsten Jahr wird der Community per Umfrage vorgelegt (einschließlich der Option, sie vorzuziehen, um das Risiko der Brandsaison zu verringern).
2. Die Testevent-Debatte
Eine ehrliche Meinungsverschiedenheit, vollständig ausgesprochen. Das Argument für ein kleines Herbstevent auf dem neuen Gelände (Ward D, Daniela M S): Es testet, was sich nur vor Ort testen lässt — Schallausbreitung Richtung der nahen Ortschaften, Lieferungen, Logistik, Sicherheitsvorkehrungen — bevor große Summen gebunden werden; und ein Herbsttermin lässt Zeit, für nächstes Jahr auf das aktuelle Gelände zurückzufallen, falls das neue den Test nicht besteht. Das Argument zur Vorsicht (Peter D, Daniel T): Mit einigen hundert Personen wird das Event kaum Geld einbringen und ist nicht dramatisch leichter zu organisieren als ein volles Event; ein leichter Camping-Versuch ist etwas ganz anderes als ein „Mini Burn“, und die Gruppe sollte klar wissen, welches von beidem sie plant. Die Gruppe benannte das Event von „Fundraiser“ in Test-/Mini-Event um, um die Erwartungen ehrlich zu halten. Größe und Format bleiben offen, abhängig vom Kostenmodell und einer Community-Umfrage.
3. Blocker
- Zuerst die Veranstaltung 2026 abschließen. Koordinierende und Dienstleister müssen noch bezahlt, Spesenabrechnungen und Erstattungen bearbeitet und die Jahresfinanzen abgeschlossen werden, bevor irgendjemand verantwortungsvoll das Nächste modellieren kann. Produktion und Finanzen priorisieren dies.
- Ein konsolidiertes Finanzmodell. Peter D war deutlich: Das Projekt braucht ein einziges Dokument, in dem Kaufstruktur, Betriebskosten, Mietannahmen und Rückzahlungslogik zusammen stehen, mit Arithmetik, die aufgeht — und Klarheit auf Parzellenebene über das Land selbst (was genau gekauft wird, von wem, zu welchen Bedingungen) muss vor jeder Ausgabenentscheidung kommen. Die Gruppe stimmte zu.
- Genehmigungen. Die lokale Genehmigungsarbeit für nächstes Jahr läuft bereits, aufbauend auf den Beziehungen dieses Jahres.
4. Struktur: Eine Separate Einheit
Pepe skizzierte die Arbeitsrichtung, die eine eigene Arbeitsgruppe gründlich entwickeln soll: Das Land würde von einer Gesellschaft gehalten, getrennt vom Verein, sodass das finanzielle Risiko des Kaufs vom Verein und der Veranstaltung abgeschirmt ist. Der Verein hätte voraussichtlich eine Mehrheitsbeteiligung, und die Gesellschaft würde das Gelände dem Verein zu klaren, langfristigen Bedingungen verpachten — an die Stelle der bisherigen Jahr-für-Jahr-Anmietung träte etwas Stabileres. Beiträge aus der Community würden über angemessen strukturierte Kanäle fließen, wobei die Position der Geldgebenden durch Schutzrechte statt durch Kontrolle definiert wäre. Mehrere Strukturoptionen werden ausgearbeitet, offen verglichen und eine gewählt; die Struktur mit den Werten der Community in Einklang zu bringen, wurde als eigener Arbeitsstrang benannt. Governance-Fragen (wer im Gremium der Gesellschaft sitzt und wie sie sich zum Vereinsvorstand verhält) wurden diskutiert und werden Teil des Vorschlags sein.
5. Die Stränge Getrennt Halten
Daniel T argumentierte, unterstützt von Daniela M S, dass das Projekt Neues Land und die eigene Planung des Vereins (Governance, ALM, das Design der nächstjährigen Veranstaltung) klar getrennt bleiben müssen: Zwei komplizierte, unsichere Projekte miteinander zu verknüpfen lässt tendenziell beide scheitern, während Trennung jedem einzelnen bessere Erfolgschancen gibt. Das einzige Ziel des Neues-Land-Strangs ist ein klares Go/No-Go bis Jahresende; der Vereinsstrang bereitet Organisation und Veranstaltung in jedem Fall vor. Die Kommunikation wird das abbilden: Das Projekt veröffentlicht Updates in seinem eigenen Telegram-Kanal, eine eigene Website wird erwogen, und Umfragefragen werden Veranstaltungsfragen von Neues-Land-Fragen unterscheiden.
6. Transparenz-Zusage
Die Gruppe vereinbarte, bereinigte Protokolle der Projektsitzungen zu veröffentlichen und kommerzielle Einzelheiten zurückzuhalten, solange Verhandlungen laufen — Preise, Deal-Struktur oder die Finanzlage des Vereins vor der Unterschrift zu veröffentlichen, würde den Gegenparteien Hebel in die Hand geben. Die Gruppe war ausdrücklich: Dies ist eine befristete, begrenzte Ausnahme von den Transparenznormen der Community, keine Änderung dieser Normen.
7. Nächste Schritte
| Person | Aktion | Fälligkeit |
|---|---|---|
| Pablo V | Notizen teilen; Plan und Arbeitsgruppen-Vorschlag beim Community-Call vorstellen; Umfrage-Thread mit Produktion und Vorstand eröffnen | Community-Call |
| Daniela M S | Veranstaltung 2026 abschließen (Zahlungen, Berichte); Angebote für ein kleines Event einholen; Umfragefragen konsolidieren; Genehmigungsgespräche fortsetzen | Kommende Tage |
| Peter D | Finanzabschluss 2026 abschließen; konsolidiertes Modell prüfen, sobald die Daten vorliegen | Kommende Wochen |
| Pepe | Optionen für Struktur (Einheit und Kauf) zur Diskussion ausarbeiten | Nächste Sitzung |
| Alle | Feedback zum Planentwurf und zum Risikoregister | Laufend |
Nächste Sitzung: wird einberufen, sobald Finanzabschluss und vorläufiges Kostenmodell die fehlenden Daten liefern.
Protokoll auf Grundlage einer Aufzeichnung erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt: Finanzzahlen, Transaktionsdetails und individuelle Angelegenheiten sind ausgelassen, solange die Verhandlungen andauern.