Informal Governance Working Group — First Meeting
Full Records
- Full transcript (English only) — published with the consent of all participants
The first meeting of a potential Governance Working Group, convened to begin designing the association’s distributed decision-making structures. The call was recorded in two parts because the video-call time limit cut the first session short. This is an interim group bootstrapped with board authority; no binding decisions were taken, and the group agreed that its own composition should be opened to the community as quickly as possible.
1. Purpose and Check-In
Each participant shared their understanding of the group’s mission. Common threads: an association genuinely owned and controlled by its members — not just theoretically, and as the statutes require; decisions taken where the information is, supported by well-prepared information packets (inspired by the Swiss voting-booklet model); realism about the capacity needed to prepare that information; a segmentation of decision types so that not everything lands on everyone; and members who feel empowered and informed, so that they stay engaged even when a decision goes against them. Risks named openly: decision fatigue, information overload, and “decentralised theatre” — structures that look participatory while nothing really changes.
2. Mandate and Legitimacy
The group named its own chicken-and-egg problem candidly: the only democratic authority in the association so far is the elected board, so a democratic process for constituting working groups has to be bootstrapped with board authority — authority that was described as “on loan” from the members. The group was explicit that an unannounced small group designing governance could itself create division, and committed to opening the process up fast: announcing the group at the next community call, publishing minutes of its meetings, and becoming the first democratically constituted working group as soon as practicable.
3. Selecting the Working Group
Direction agreed (details to be worked out): a short, light application process — much lighter than the board election — open to anyone; a proposed composition presented to the members with a way to give feedback that influences the process without halting it (for example, objecting by applying); personal communication with applicants who are not selected; and a practical size cap of roughly six to seven people so the group can actually work. Several participants stated they would willingly step aside if better-suited people came forward. The group noted that this process doubles as a test case for how all future working groups get constituted — a possible shape being submission, filtering by a governance group, board approval, and eventual ratification by the General Assembly — to be developed in later meetings.
4. Draft Principles
Kate B presented draft principles for discussion:
- The working group proposes, with reasoning; the community decides.
- Governance is durable enough that even a bad-faith board can only do limited, recoverable damage — and light enough that people actually show up to use it.
- Votes bind policy and budget, not operational execution.
- If a decision can be made by a coordinator or working group, it should be.
- Governance is decentralised and lean: it exists to make better community-driven decisions, not as an end in itself.
- Accountable, open, transparent, and participatory — decisions visible and open to challenge by the wider community.
Daniel T proposed adding a further founding principle: trust the community’s wisdom — governance design that treats members as incapable becomes a self-fulfilling prophecy. The principles remain a draft to be refined.
5. Open vs Private Working Channels
A genuine disagreement, aired candidly. Kate B and others favoured working in a private interim channel — lean, high-context, fast — while publishing everything publishable to the open governance channel; concerns included efficiency and half-formed proposals being misread. Daniel T argued from experience for working fully in the open — early feedback prevents wasted work and builds trust — and registered his disagreement with private channels generally. Interim outcome: the group continues in a private channel for now, the choice will be presented to the community call with its reasons for feedback, and the question will be revisited properly once the group is formally constituted.
6. Roles and Capacity
The group needs a few more people. Julian brings experience with financial processes in general assemblies and was asked to take on the finance/budget-approval thread. A decision-steward or administrator role was identified — managing proposals, information packs, organising votes, and GA logistics. Kate B has drafted a decision-tier matrix (GA-only / high / medium / low impact, each with an appropriate decision format) to circulate asynchronously for feedback. Voting would most likely live in the community’s existing membership app.
7. Next Steps
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Daniel T | Draft the statement announcing the working group for the community call, including the private-channel question; circulate to the group for review; prepare and publish minutes | Before the community call |
| Celine V | Frame out the selection-process proposal; set up the next call | This week |
| Kate B | Draft the reasons for the interim private channel; share the draft decision-tier matrix; add Ben D and Julian to the interim coordination group | Before next meeting |
| All | Give asynchronous feedback on drafts | Ongoing |
Next meeting: Tuesday 4 August 2026, 19:00 CEST, to debrief the community call and define roles and the application process.
Minutes prepared from a recording. The full transcript, lightly edited for readability (filler words and false starts removed, wording unchanged), is published alongside these minutes with the consent of all participants.
Registros Completos
- Transcripción completa (solo en inglés) — publicada con el consentimiento de todas las personas participantes
Primera reunión de un posible grupo de trabajo de gobernanza, convocada para empezar a diseñar las estructuras de toma de decisiones distribuida de la asociación. La llamada se grabó en dos partes porque el límite de tiempo de la videollamada cortó la primera sesión. Se trata de un grupo interino puesto en marcha con la autoridad de la junta; no se tomaron decisiones vinculantes, y el grupo acordó que su propia composición debe abrirse a la comunidad lo antes posible.
1. Propósito y Ronda Inicial
Cada participante compartió su visión de la misión del grupo. Hilos comunes: una asociación genuinamente propiedad de sus miembros y controlada por ellos — no solo en teoría, y como exigen los estatutos; decisiones tomadas allí donde está la información, apoyadas en dosieres informativos bien preparados (inspirados en el modelo suizo del folleto de votaciones); realismo sobre la capacidad necesaria para preparar esa información; una segmentación de los tipos de decisión para que no todo recaiga sobre todo el mundo; y miembros que se sientan empoderados e informados, de modo que sigan implicados incluso cuando una decisión no les dé la razón. Riesgos nombrados abiertamente: la fatiga de decisión, la sobrecarga de información y el «teatro descentralizado» — estructuras que parecen participativas mientras nada cambia realmente.
2. Mandato y Legitimidad
El grupo nombró con franqueza su propio problema del huevo y la gallina: la única autoridad democrática de la asociación hasta ahora es la junta electa, así que un proceso democrático para constituir grupos de trabajo tiene que arrancar con autoridad de la junta — una autoridad que se describió como «prestada» por los miembros. El grupo fue explícito en que un grupo pequeño y no anunciado diseñando la gobernanza podría por sí mismo crear división, y se comprometió a abrir el proceso rápidamente: anunciar el grupo en la próxima llamada comunitaria, publicar actas de sus reuniones y convertirse en el primer grupo de trabajo constituido democráticamente en cuanto sea factible.
3. Selección del Grupo de Trabajo
Dirección acordada (detalles por definir): un proceso de solicitud breve y ligero — mucho más ligero que la elección de la junta — abierto a cualquiera; una composición propuesta que se presenta a los miembros con una vía de respuesta que influya en el proceso sin detenerlo (por ejemplo, objetar presentando la propia candidatura); comunicación personal con quienes no resulten seleccionados; y un límite práctico de unas seis o siete personas para que el grupo pueda trabajar de verdad. Varias personas participantes afirmaron que cederían su puesto de buen grado si se presentaran personas más idóneas. El grupo señaló que este proceso sirve a la vez como caso de prueba para la constitución de todos los futuros grupos de trabajo — una posible forma sería: propuesta, filtrado por un grupo de gobernanza, aprobación de la junta y ratificación final por la Asamblea General — a desarrollar en próximas reuniones.
4. Borrador de Principios
Kate B presentó un borrador de principios para el debate:
- El grupo de trabajo propone, con razonamiento; la comunidad decide.
- La gobernanza es lo bastante sólida como para que incluso una junta de mala fe solo pueda causar un daño limitado y reversible — y lo bastante ligera como para que la gente realmente la use.
- Los votos vinculan política y presupuesto, no la ejecución operativa.
- Si una decisión puede tomarla una persona coordinadora o un grupo de trabajo, debería tomarla.
- La gobernanza es descentralizada y ligera: existe para tomar mejores decisiones impulsadas por la comunidad, no como un fin en sí misma.
- Responsable, abierta, transparente y participativa — decisiones visibles y abiertas a la impugnación por la comunidad amplia.
Daniel T propuso añadir un principio fundacional más: confiar en la sabiduría de la comunidad — un diseño de gobernanza que trata a los miembros como incapaces se convierte en profecía autocumplida. Los principios siguen siendo un borrador por refinar.
5. Canales de Trabajo Abiertos o Privados
Un desacuerdo genuino, expresado con franqueza. Kate B y otras personas preferían trabajar en un canal privado interino — ligero, con mucho contexto, rápido — publicando en el canal abierto de gobernanza todo lo publicable; entre las preocupaciones: la eficiencia y el riesgo de que propuestas a medio hacer se malinterpreten. Daniel T defendió desde su experiencia trabajar totalmente en abierto — el feedback temprano evita trabajo inútil y genera confianza — y dejó constancia de su desacuerdo con los canales privados en general. Resultado interino: el grupo continúa por ahora en un canal privado, la elección se presentará con sus razones en la llamada comunitaria para recibir feedback, y la cuestión se revisará en condiciones cuando el grupo esté formalmente constituido.
6. Roles y Capacidad
El grupo necesita algunas personas más. Julian aporta experiencia en procesos financieros de asambleas generales y se le pidió asumir el hilo de finanzas y aprobación de presupuestos. Se identificó un rol de administración o custodia de decisiones — gestionar propuestas, dosieres informativos, organizar votaciones y la logística de la AG. Kate B ha redactado una matriz de niveles de decisión (solo-AG / impacto alto / medio / bajo, cada uno con un formato de decisión apropiado) que circulará de forma asíncrona para recibir comentarios. Las votaciones vivirían probablemente en la app de miembros ya existente de la comunidad.
7. Próximos Pasos
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Daniel T | Redactar la declaración que anuncia el grupo de trabajo para la llamada comunitaria, incluida la cuestión del canal privado; circularla al grupo para revisión; preparar y publicar las actas | Antes de la llamada comunitaria |
| Celine V | Esbozar la propuesta del proceso de selección; convocar la próxima llamada | Esta semana |
| Kate B | Redactar las razones del canal privado interino; compartir el borrador de la matriz de niveles de decisión; añadir a Ben D y Julian al grupo de coordinación interino | Antes de la próxima reunión |
| Todas las personas | Dar feedback asíncrono sobre los borradores | En curso |
Próxima reunión: martes 4 de agosto de 2026, 19:00 CEST, para hacer balance de la llamada comunitaria y definir los roles y el proceso de solicitud.
Actas elaboradas a partir de una grabación. La transcripción completa, ligeramente editada para facilitar su lectura (se han eliminado muletillas y falsos comienzos, sin cambiar el contenido), se publica junto a estas actas con el consentimiento de todas las personas participantes.
Documents Complets
- Transcription complète (en anglais uniquement) — publiée avec le consentement de tous les participants
Première réunion d’un éventuel groupe de travail sur la gouvernance, convoquée pour commencer à concevoir les structures de décision distribuées de l’association. L’appel a été enregistré en deux parties, la limite de temps de la visioconférence ayant interrompu la première session. Il s’agit d’un groupe intérimaire amorcé avec l’autorité du conseil ; aucune décision contraignante n’a été prise, et le groupe a convenu que sa propre composition devait être ouverte à la communauté aussi vite que possible.
1. Objectif et Tour de Table
Chaque participant a partagé sa compréhension de la mission du groupe. Fils communs : une association véritablement détenue et contrôlée par ses membres — pas seulement en théorie, et comme l’exigent les statuts ; des décisions prises là où se trouve l’information, appuyées par des dossiers d’information bien préparés (inspirés du modèle suisse du livret de votation) ; du réalisme quant à la capacité nécessaire pour préparer cette information ; une segmentation des types de décisions pour que tout ne retombe pas sur tout le monde ; et des membres qui se sentent informés et légitimes, afin de rester engagés même quand une décision ne va pas dans leur sens. Risques nommés ouvertement : la fatigue décisionnelle, la surcharge d’information et le « théâtre décentralisé » — des structures d’apparence participative où rien ne change vraiment.
2. Mandat et Légitimité
Le groupe a nommé franchement son propre problème de l’œuf et de la poule : la seule autorité démocratique de l’association à ce jour est le conseil élu, donc un processus démocratique pour constituer des groupes de travail doit être amorcé avec l’autorité du conseil — une autorité décrite comme « prêtée » par les membres. Le groupe a été explicite sur le fait qu’un petit groupe non annoncé concevant la gouvernance pourrait lui-même créer de la division, et s’est engagé à ouvrir le processus rapidement : annoncer le groupe au prochain appel communautaire, publier les comptes rendus de ses réunions et devenir le premier groupe de travail constitué démocratiquement dès que possible.
3. Sélection du Groupe de Travail
Direction convenue (détails à préciser) : un processus de candidature court et léger — bien plus léger que l’élection du conseil — ouvert à tous ; une composition proposée présentée aux membres avec un moyen de donner un retour qui influence le processus sans l’arrêter (par exemple, objecter en candidatant) ; une communication personnelle avec les candidats non retenus ; et une taille plafonnée en pratique à six ou sept personnes pour que le groupe puisse réellement travailler. Plusieurs participants ont déclaré qu’ils céderaient volontiers leur place si des personnes plus qualifiées se présentaient. Le groupe a noté que ce processus sert aussi de cas d’école pour la constitution de tous les futurs groupes de travail — une forme possible étant : soumission, filtrage par un groupe de gouvernance, approbation du conseil et ratification éventuelle par l’Assemblée Générale — à développer lors de prochaines réunions.
4. Projet de Principes
Kate B a présenté un projet de principes pour discussion :
- Le groupe de travail propose, avec un raisonnement ; la communauté décide.
- La gouvernance est assez solide pour qu’un conseil même de mauvaise foi ne puisse causer que des dommages limités et réversibles — et assez légère pour que les gens s’en servent réellement.
- Les votes engagent la politique et le budget, pas l’exécution opérationnelle.
- Si une décision peut être prise par un coordinateur ou un groupe de travail, elle devrait l’être.
- La gouvernance est décentralisée et sobre : elle existe pour prendre de meilleures décisions portées par la communauté, pas comme une fin en soi.
- Responsable, ouverte, transparente et participative — des décisions visibles et contestables par la communauté au sens large.
Daniel T a proposé d’ajouter un principe fondateur supplémentaire : faire confiance à la sagesse de la communauté — une conception de la gouvernance qui traite les membres comme incapables devient une prophétie autoréalisatrice. Les principes restent un projet à affiner.
5. Canaux de Travail Ouverts ou Privés
Un désaccord réel, exprimé franchement. Kate B et d’autres préféraient travailler dans un canal privé intérimaire — sobre, riche en contexte, rapide — tout en publiant dans le canal ouvert de gouvernance tout ce qui peut l’être ; parmi les préoccupations : l’efficacité et le risque que des propositions inachevées soient mal interprétées. Daniel T a plaidé, fort de son expérience, pour un travail entièrement ouvert — les retours précoces évitent du travail inutile et construisent la confiance — et a fait consigner son désaccord avec les canaux privés en général. Résultat intérimaire : le groupe continue pour l’instant dans un canal privé, ce choix sera présenté avec ses raisons lors de l’appel communautaire pour recueillir des retours, et la question sera réexaminée sérieusement une fois le groupe formellement constitué.
6. Rôles et Capacité
Le groupe a besoin de quelques personnes de plus. Julian apporte une expérience des processus financiers en assemblée générale et a été invité à prendre en charge le fil finances et approbation du budget. Un rôle d’administration ou d’intendance des décisions a été identifié — gérer les propositions, les dossiers d’information, organiser les votes et la logistique des AG. Kate B a rédigé une matrice de niveaux de décision (AG uniquement / impact fort / moyen / faible, chacun avec un format de décision approprié) qui circulera de manière asynchrone pour retours. Les votes seraient vraisemblablement hébergés dans l’application des membres déjà existante.
7. Prochaines Étapes
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Daniel T | Rédiger la déclaration annonçant le groupe de travail pour l’appel communautaire, y compris la question du canal privé ; la faire relire par le groupe ; préparer et publier les comptes rendus | Avant l’appel communautaire |
| Celine V | Esquisser la proposition de processus de sélection ; organiser le prochain appel | Cette semaine |
| Kate B | Rédiger les raisons du canal privé intérimaire ; partager le projet de matrice des niveaux de décision ; ajouter Ben D et Julian au groupe de coordination intérimaire | Avant la prochaine réunion |
| Tous | Donner un retour asynchrone sur les projets de documents | En continu |
Prochaine réunion : mardi 4 août 2026, 19h00 CEST, pour débriefer l’appel communautaire et définir les rôles et le processus de candidature.
Compte rendu établi à partir d’un enregistrement. La transcription intégrale, légèrement éditée pour en faciliter la lecture (tics de langage et faux départs supprimés, sans modification du contenu), est publiée aux côtés de ce compte rendu avec le consentement de tous les participants.
Documenti Completi
- Trascrizione completa (solo in inglese) — pubblicata con il consenso di tutte le persone partecipanti
Prima riunione di un potenziale gruppo di lavoro sulla governance, convocata per iniziare a progettare le strutture decisionali distribuite dell’associazione. La chiamata è stata registrata in due parti perché il limite di tempo della videochiamata ha interrotto la prima sessione. Si tratta di un gruppo interinale avviato con l’autorità del consiglio; non sono state prese decisioni vincolanti, e il gruppo ha concordato che la propria composizione debba essere aperta alla comunità il prima possibile.
1. Scopo e Giro di Apertura
Ogni partecipante ha condiviso la propria comprensione della missione del gruppo. Fili comuni: un’associazione genuinamente posseduta e controllata dai propri membri — non solo in teoria, e come richiedono gli statuti; decisioni prese là dove si trova l’informazione, sostenute da dossier informativi ben preparati (ispirati al modello svizzero del libretto di votazione); realismo sulla capacità necessaria per preparare quelle informazioni; una segmentazione dei tipi di decisione perché non tutto ricada su tutti; e membri che si sentano informati e nelle condizioni di incidere, così da restare coinvolti anche quando una decisione va contro di loro. Rischi nominati apertamente: la fatica decisionale, il sovraccarico informativo e il «teatro decentralizzato» — strutture che sembrano partecipative mentre nulla cambia davvero.
2. Mandato e Legittimità
Il gruppo ha nominato con franchezza il proprio problema dell’uovo e della gallina: l’unica autorità democratica dell’associazione finora è il consiglio eletto, quindi un processo democratico per costituire gruppi di lavoro deve essere avviato con l’autorità del consiglio — un’autorità descritta come «in prestito» dai membri. Il gruppo è stato esplicito sul fatto che un piccolo gruppo non annunciato che progetta la governance potrebbe esso stesso creare divisione, e si è impegnato ad aprire il processo rapidamente: annunciare il gruppo alla prossima chiamata comunitaria, pubblicare i verbali delle proprie riunioni e diventare il primo gruppo di lavoro costituito democraticamente non appena possibile.
3. Selezione del Gruppo di Lavoro
Direzione concordata (dettagli da definire): un processo di candidatura breve e leggero — molto più leggero dell’elezione del consiglio — aperto a chiunque; una composizione proposta presentata ai membri con un modo di dare riscontri che influenzi il processo senza fermarlo (per esempio, obiettare candidandosi); comunicazione personale con chi non viene selezionato; e un tetto pratico di circa sei-sette persone perché il gruppo possa davvero lavorare. Diverse persone partecipanti hanno dichiarato che cederebbero volentieri il posto se si presentassero persone più adatte. Il gruppo ha notato che questo processo funge anche da caso pilota per la costituzione di tutti i futuri gruppi di lavoro — una forma possibile: proposta, filtro da parte di un gruppo di governance, approvazione del consiglio ed eventuale ratifica dell’Assemblea Generale — da sviluppare nelle prossime riunioni.
4. Bozza di Principi
Kate B ha presentato una bozza di principi per la discussione:
- Il gruppo di lavoro propone, con motivazioni; la comunità decide.
- La governance è abbastanza solida che persino un consiglio in malafede possa causare solo danni limitati e recuperabili — e abbastanza leggera che le persone la usino davvero.
- I voti vincolano politiche e bilancio, non l’esecuzione operativa.
- Se una decisione può essere presa da una persona coordinatrice o da un gruppo di lavoro, dovrebbe esserlo.
- La governance è decentralizzata e snella: esiste per prendere decisioni migliori guidate dalla comunità, non come fine a sé stessa.
- Responsabile, aperta, trasparente e partecipativa — decisioni visibili e contestabili dalla comunità più ampia.
Daniel T ha proposto di aggiungere un ulteriore principio fondante: fidarsi della saggezza della comunità — una governance progettata trattando i membri come incapaci diventa una profezia che si autoavvera. I principi restano una bozza da affinare.
5. Canali di Lavoro Aperti o Privati
Un disaccordo genuino, espresso con franchezza. Kate B e altre persone preferivano lavorare in un canale privato interinale — snello, ad alto contesto, veloce — pubblicando nel canale aperto di governance tutto il pubblicabile; tra le preoccupazioni: l’efficienza e il rischio che proposte a metà vengano fraintese. Daniel T ha sostenuto, in base alla propria esperienza, il lavoro completamente in aperto — i riscontri precoci evitano lavoro sprecato e costruiscono fiducia — e ha messo a verbale il proprio disaccordo con i canali privati in generale. Esito interinale: il gruppo continua per ora in un canale privato, la scelta sarà presentata con le sue ragioni alla chiamata comunitaria per raccogliere riscontri, e la questione sarà riesaminata seriamente una volta che il gruppo sarà formalmente costituito.
6. Ruoli e Capacità
Il gruppo ha bisogno di alcune persone in più. Julian porta esperienza nei processi finanziari delle assemblee generali e gli è stato chiesto di occuparsi del filone finanze e approvazione del bilancio. È stato individuato un ruolo di amministrazione o custodia delle decisioni — gestire le proposte, i dossier informativi, organizzare le votazioni e la logistica delle AG. Kate B ha redatto una matrice dei livelli di decisione (solo-AG / impatto alto / medio / basso, ciascuno con un formato decisionale appropriato) che circolerà in modo asincrono per riscontri. Le votazioni vivrebbero probabilmente nell’app dei membri già esistente della comunità.
7. Prossimi Passi
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Daniel T | Redigere la dichiarazione che annuncia il gruppo di lavoro per la chiamata comunitaria, inclusa la questione del canale privato; farla rivedere al gruppo; preparare e pubblicare i verbali | Prima della chiamata comunitaria |
| Celine V | Delineare la proposta del processo di selezione; organizzare la prossima chiamata | Questa settimana |
| Kate B | Redigere le ragioni del canale privato interinale; condividere la bozza della matrice dei livelli di decisione; aggiungere Ben D e Julian al gruppo di coordinamento interinale | Prima della prossima riunione |
| Tutti | Dare riscontri asincroni sulle bozze | In corso |
Prossima riunione: martedì 4 agosto 2026, ore 19:00 CEST, per fare il punto sulla chiamata comunitaria e definire ruoli e processo di candidatura.
Verbale redatto a partire da una registrazione. La trascrizione integrale, leggermente rivista per facilitarne la lettura (intercalari e false partenze rimossi, senza modificare i contenuti), è pubblicata accanto a questo verbale con il consenso di tutte le persone partecipanti.
Vollständige Aufzeichnungen
- Vollständiges Transkript (nur auf Englisch) — veröffentlicht mit Zustimmung aller Teilnehmenden
Die erste Sitzung einer möglichen Governance-Arbeitsgruppe, einberufen, um mit dem Entwurf der verteilten Entscheidungsstrukturen des Vereins zu beginnen. Der Anruf wurde in zwei Teilen aufgezeichnet, weil das Zeitlimit der Videokonferenz die erste Sitzung unterbrach. Es handelt sich um eine Übergangsgruppe, die mit Vorstandsautorität angestoßen wurde; es wurden keine verbindlichen Beschlüsse gefasst, und die Gruppe war sich einig, dass ihre eigene Zusammensetzung so schnell wie möglich für die Community geöffnet werden soll.
1. Zweck und Check-in
Alle Teilnehmenden teilten ihr Verständnis der Mission der Gruppe. Gemeinsame Fäden: ein Verein, der seinen Mitgliedern wirklich gehört und von ihnen kontrolliert wird — nicht nur theoretisch, und wie es die Statuten verlangen; Entscheidungen dort, wo die Information liegt, gestützt auf gut aufbereitete Informationspakete (inspiriert vom Schweizer Abstimmungsbüchlein); Realismus bezüglich der Kapazität, die die Aufbereitung dieser Informationen erfordert; eine Segmentierung der Entscheidungstypen, damit nicht alles bei allen landet; und Mitglieder, die sich informiert und handlungsfähig fühlen, sodass sie engagiert bleiben, auch wenn eine Entscheidung gegen sie ausfällt. Offen benannte Risiken: Entscheidungsmüdigkeit, Informationsüberflutung und „dezentrales Theater“ — Strukturen, die partizipativ aussehen, während sich nichts wirklich ändert.
2. Mandat und Legitimität
Die Gruppe benannte ihr eigenes Henne-Ei-Problem offen: Die einzige demokratische Autorität im Verein ist bislang der gewählte Vorstand, also muss ein demokratischer Prozess zur Bildung von Arbeitsgruppen mit Vorstandsautorität angestoßen werden — einer Autorität, die als von den Mitgliedern „geliehen“ beschrieben wurde. Die Gruppe war ausdrücklich der Ansicht, dass eine unangekündigte kleine Gruppe, die Governance entwirft, selbst Spaltung erzeugen könnte, und verpflichtete sich, den Prozess schnell zu öffnen: die Gruppe beim nächsten Community-Call anzukündigen, Protokolle ihrer Sitzungen zu veröffentlichen und so bald wie praktikabel die erste demokratisch konstituierte Arbeitsgruppe zu werden.
3. Auswahl der Arbeitsgruppe
Vereinbarte Richtung (Details noch auszuarbeiten): ein kurzer, leichter Bewerbungsprozess — deutlich leichter als die Vorstandswahl — offen für alle; eine vorgeschlagene Zusammensetzung, die den Mitgliedern mit einer Rückmeldemöglichkeit vorgestellt wird, die den Prozess beeinflusst, ohne ihn anzuhalten (zum Beispiel Einspruch durch eigene Bewerbung); persönliche Kommunikation mit nicht berücksichtigten Bewerbenden; und eine praktische Obergrenze von etwa sechs bis sieben Personen, damit die Gruppe tatsächlich arbeiten kann. Mehrere Teilnehmende erklärten, sie würden ihren Platz gern räumen, wenn sich besser geeignete Personen melden. Die Gruppe hielt fest, dass dieser Prozess zugleich als Testfall dafür dient, wie künftig alle Arbeitsgruppen konstituiert werden — eine mögliche Form: Einreichung, Filterung durch eine Governance-Gruppe, Zustimmung des Vorstands und spätere Ratifizierung durch die Generalversammlung — auszuarbeiten in späteren Sitzungen.
4. Entwurf von Grundsätzen
Kate B stellte einen Entwurf von Grundsätzen zur Diskussion:
- Die Arbeitsgruppe schlägt vor, mit Begründung; die Community entscheidet.
- Governance ist robust genug, dass selbst ein böswilliger Vorstand nur begrenzten, behebbaren Schaden anrichten kann — und leicht genug, dass Menschen sie tatsächlich nutzen.
- Abstimmungen binden Politik und Budget, nicht die operative Umsetzung.
- Wenn eine Entscheidung von einer koordinierenden Person oder einer Arbeitsgruppe getroffen werden kann, sollte sie es.
- Governance ist dezentral und schlank: Sie existiert, um bessere, von der Community getragene Entscheidungen zu ermöglichen, nicht als Selbstzweck.
- Rechenschaftspflichtig, offen, transparent und partizipativ — Entscheidungen sind sichtbar und durch die breitere Community anfechtbar.
Daniel T schlug einen weiteren Grundsatz vor: der Weisheit der Community vertrauen — Governance-Design, das Mitglieder wie Unmündige behandelt, wird zur selbsterfüllenden Prophezeiung. Die Grundsätze bleiben ein Entwurf zur Verfeinerung.
5. Offene oder Private Arbeitskanäle
Eine echte Meinungsverschiedenheit, offen ausgetragen. Kate B und andere bevorzugten einen privaten Übergangskanal — schlank, kontextreich, schnell — bei gleichzeitiger Veröffentlichung alles Veröffentlichbaren im offenen Governance-Kanal; zu den Bedenken gehörten Effizienz und das Risiko, dass halbfertige Vorschläge missverstanden werden. Daniel T argumentierte aus Erfahrung für vollständig offenes Arbeiten — frühes Feedback verhindert vergebliche Arbeit und schafft Vertrauen — und ließ seinen Widerspruch gegen private Kanäle generell festhalten. Zwischenergebnis: Die Gruppe arbeitet vorerst in einem privaten Kanal weiter, die Entscheidung wird mit ihren Gründen beim Community-Call zur Rückmeldung vorgestellt, und die Frage wird ernsthaft neu verhandelt, sobald die Gruppe formell konstituiert ist.
6. Rollen und Kapazität
Die Gruppe braucht einige weitere Personen. Julian bringt Erfahrung mit Finanzprozessen in Generalversammlungen mit und wurde gebeten, den Strang Finanzen und Budgetgenehmigung zu übernehmen. Eine Rolle als Entscheidungs-Steward bzw. Administration wurde identifiziert — Vorschläge verwalten, Informationspakete, Abstimmungen organisieren und GV-Logistik. Kate B hat eine Matrix der Entscheidungsstufen entworfen (nur-GV / hohe / mittlere / geringe Auswirkung, jeweils mit passendem Entscheidungsformat), die asynchron zur Rückmeldung zirkulieren wird. Abstimmungen würden voraussichtlich in der bestehenden Mitglieder-App der Community stattfinden.
7. Nächste Schritte
| Person | Aktion | Fälligkeit |
|---|---|---|
| Daniel T | Die Erklärung zur Ankündigung der Arbeitsgruppe für den Community-Call entwerfen, einschließlich der Frage des privaten Kanals; der Gruppe zur Durchsicht geben; Protokolle erstellen und veröffentlichen | Vor dem Community-Call |
| Celine V | Den Vorschlag für den Auswahlprozess ausarbeiten; den nächsten Call organisieren | Diese Woche |
| Kate B | Die Gründe für den privaten Übergangskanal formulieren; den Entwurf der Entscheidungsstufen-Matrix teilen; Ben D und Julian zur übergangsweisen Koordinationsgruppe hinzufügen | Vor der nächsten Sitzung |
| Alle | Asynchrones Feedback zu den Entwürfen geben | Laufend |
Nächste Sitzung: Dienstag, 4. August 2026, 19:00 Uhr CEST, zur Nachbesprechung des Community-Calls und zur Definition der Rollen und des Bewerbungsprozesses.
Protokoll auf Grundlage einer Aufzeichnung erstellt. Das vollständige Transkript, zur besseren Lesbarkeit leicht überarbeitet (Füllwörter und Satzabbrüche entfernt, Inhalt unverändert), wird mit Zustimmung aller Teilnehmenden neben diesem Protokoll veröffentlicht.