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NCA Board Operational Meeting Minutes

Date: Saturday 4 July 2026, on site
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Board present (on site): Daniel T, Pablo V, Chris O, and other board members
Also present: Daniela M S (production coordinator), welfare and overwatch leads; the site lead joined remotely

An informal operational meeting held on site during the build days, ahead of gate opening. Its purpose was to clarify roles, escalation paths, and the board’s availability during the event. No binding resolutions were taken; the meeting focused on making sure that responsibilities during event time were explicit rather than presumed.

1. Why This Meeting

Operational leads had raised that several event-time responsibilities were assumed to be covered without having been explicitly assigned this year, and asked for clarity on definitions and on the plan before gate opening — in particular, who holds legal authority to speak for the event when dealing with authorities, and how decisions with longer-term consequences get sanity-checked out of hours.

2. Interface with the Authorities

The Spanish-speaking production coordinators, who have built working relationships with the local authorities over months of preparation, act as the first point of contact in both directions: they hold the event’s emergency phone, and a printed document at gate lists the emergency number first, followed by designated board contacts. Authorities may also arrive unannounced — for example if a participant calls the emergency services directly — so it was agreed that anyone on shift can summon a responsible Spanish-speaking representative by radio at any time.

3. Roles and Legal Authority

The board clarified the underlying structure: the association as a whole — its members — is responsible for the event; the board represents the association and exercises its general authority collectively, not individually. A small number of powers are explicitly delegated to individual board members (document signing, record-keeping, expense authorisation). During event time, the board’s role is custodial: safeguarding the long-term legal, social, and cultural viability of the event, rather than operational command.

4. Operational Command

Incident response on site is run by the welfare, overwatch, and site-lead structure under the established protocols (including the Problematic Participant Process and the consent process), which the board regards as robust and defers to. Professional security is contracted, including a patrol and personnel certified for physically removing people from site if a serious safety incident requires it; the local emergency and health services have been briefed ahead of the event. The board’s expectation is that established processes are followed, and that decisions likely to shape the event’s long-term standing — evictions with wide impact, police involvement, anything touching the press — get a second voice before being taken where possible.

5. Board On-Call: the “Reflective Sanity Check”

The meeting’s main outcome: a daily board on-call rota, so that at every moment of the event — including overnight — there is one identified board member who is reachable and in a state to think clearly. The role is deliberately limited: not to take over operational decisions, but to act as a reflective second voice for the people who have to decide at three in the morning, to share responsibility for hard calls, and to ask the questions an exhausted operational lead may not think to ask. Several board members volunteered days, with the Spanish-speaking board member additionally available for authority-facing escalations.

6. Daily Coordination Meeting

A daily 11:00 meeting with senior operational leads serves as the standing reflection point: overnight decisions are reviewed there, vague-but-important concerns can be raised, and anything that does not need solving at 3am is parked until then.

7. Site-Lead Coverage

Gaps in the overnight site-lead shift rota were acknowledged candidly. A recruitment push, a crash course for new site leads, and mentoring by experienced volunteers were agreed, with coordinators and board members taking shifts themselves where needed.

8. Review

It was agreed that this is a learning year for the on-call structure: the arrangement will be reviewed after the event and amended for future editions based on how it worked in practice.

Action Items

PersonActionDue
BoardSet up the daily board on-call rota for the event periodBefore gate opening
Board members on siteAttend the daily 11:00 coordination meeting where possibleDaily during the event
Production / welfare leadsFill remaining site-lead shifts; run the site-lead crash courseThis weekend
BoardReview how the on-call structure worked, post-eventPost-event

Minutes prepared from a recording and sanitised for publication; individual welfare matters are omitted.

Junta presente (en el sitio): Daniel T, Pablo V, Chris O y otras personas miembros de la junta
También presentes: Daniela M S (coordinadora de producción), responsables de bienestar y supervisión; la persona responsable del sitio se conectó en remoto

Reunión operativa informal celebrada en el sitio durante los días de montaje, antes de la apertura de la puerta. Su propósito era aclarar los roles, las vías de escalado y la disponibilidad de la junta durante el evento. No se adoptaron acuerdos vinculantes; la reunión se centró en garantizar que las responsabilidades durante el evento fueran explícitas y no presupuestas.

1. Por Qué Esta Reunión

Las personas responsables operativas habían señalado que este año varias responsabilidades del periodo del evento se daban por cubiertas sin haber sido asignadas explícitamente, y pidieron claridad sobre las definiciones y el plan antes de la apertura — en particular, quién ostenta la autoridad legal para hablar en nombre del evento ante las autoridades, y cómo se contrastan fuera de horario las decisiones con consecuencias a largo plazo.

2. Interlocución con las Autoridades

Las personas coordinadoras de producción hispanohablantes, que han construido relaciones de trabajo con las autoridades locales durante meses de preparación, actúan como primer punto de contacto en ambas direcciones: llevan el teléfono de emergencias del evento, y un documento impreso en la puerta lista primero el número de emergencia, seguido de los contactos designados de la junta. Las autoridades también pueden presentarse sin previo aviso — por ejemplo, si una persona participante llama directamente a los servicios de emergencia —, por lo que se acordó que cualquier persona de turno pueda convocar por radio, en cualquier momento, a una persona representante responsable hispanohablante.

3. Roles y Autoridad Legal

La junta aclaró la estructura subyacente: la asociación en su conjunto — sus personas miembros — es responsable del evento; la junta representa a la asociación y ejerce su autoridad general de forma colectiva, no individual. Un pequeño número de facultades está delegado explícitamente en miembros individuales (firma de documentos, custodia de registros, autorización de gastos). Durante el evento, el papel de la junta es de custodia: salvaguardar la viabilidad legal, social y cultural del evento a largo plazo, no el mando operativo.

4. Mando Operativo

La respuesta a incidentes en el sitio la gestiona la estructura de bienestar, supervisión y responsables del sitio conforme a los protocolos establecidos (incluidos el Proceso de Participantes Problemáticos y el proceso de consentimiento), que la junta considera robustos y a los que se remite. Hay seguridad profesional contratada, incluida una patrulla y personal certificado para retirar físicamente a personas del sitio si un incidente grave de seguridad lo requiere; los servicios locales de emergencia y salud fueron informados antes del evento. La expectativa de la junta es que se sigan los procesos establecidos y que las decisiones que puedan condicionar la reputación del evento a largo plazo — expulsiones de gran impacto, intervención policial, cualquier asunto de prensa — cuenten, cuando sea posible, con una segunda voz antes de tomarse.

5. Junta de Guardia: el “Contraste Reflexivo”

El principal resultado de la reunión: un turno diario de guardia de la junta, de modo que en todo momento del evento — incluida la noche — haya una persona identificada de la junta localizable y en condiciones de pensar con claridad. El rol es deliberadamente limitado: no asumir las decisiones operativas, sino actuar como una segunda voz reflexiva para quienes deben decidir a las tres de la madrugada, compartir la responsabilidad de las decisiones difíciles y hacer las preguntas que una persona responsable operativa agotada podría no plantearse. Varias personas de la junta se ofrecieron para días concretos, con el miembro hispanohablante adicionalmente disponible para escalados ante las autoridades.

6. Reunión Diaria de Coordinación

Una reunión diaria a las 11:00 con las personas responsables operativas sénior sirve como punto de reflexión permanente: allí se revisan las decisiones nocturnas, se pueden plantear inquietudes difusas pero importantes, y todo lo que no requiera solución a las 3 de la madrugada se aparca hasta entonces.

7. Cobertura de Responsables del Sitio

Se reconocieron con franqueza los huecos en el cuadrante nocturno de responsables del sitio. Se acordó un impulso de reclutamiento, un curso intensivo para nuevas personas responsables y mentoría por parte de voluntariado con experiencia, con coordinadores y miembros de la junta tomando turnos cuando sea necesario.

8. Revisión

Se acordó que este es un año de aprendizaje para la estructura de guardia: el sistema se revisará después del evento y se ajustará para futuras ediciones según cómo haya funcionado en la práctica.

Puntos de Acción

PersonaAcciónPlazo
JuntaEstablecer el turno diario de guardia de la junta para el periodo del eventoAntes de la apertura
Miembros de la junta en el sitioAsistir a la reunión diaria de coordinación de las 11:00 cuando sea posibleA diario durante el evento
Responsables de producción / bienestarCubrir los turnos pendientes de responsables del sitio; impartir el curso intensivoEste fin de semana
JuntaRevisar el funcionamiento de la estructura de guardia tras el eventoTras el evento

Actas elaboradas a partir de una grabación y depuradas para publicación; se omiten los asuntos individuales de bienestar.

En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Conseil présent (sur site) : Daniel T, Pablo V, Chris O et d’autres membres du conseil
Également présents : Daniela M S (coordinatrice de production), responsables bien-être et supervision ; la personne responsable du site s’est jointe à distance

Réunion opérationnelle informelle tenue sur site pendant les jours de montage, avant l’ouverture de la porte. Son objectif était de clarifier les rôles, les voies d’escalade et la disponibilité du conseil pendant l’événement. Aucune résolution contraignante n’a été prise ; la réunion visait à rendre explicites, plutôt que présumées, les responsabilités pendant l’événement.

1. Pourquoi Cette Réunion

Les responsables opérationnels avaient signalé que plusieurs responsabilités de la période de l’événement étaient supposées couvertes sans avoir été explicitement attribuées cette année, et ont demandé de la clarté sur les définitions et le plan avant l’ouverture — en particulier, qui détient l’autorité légale pour parler au nom de l’événement face aux autorités, et comment les décisions aux conséquences durables sont contre-vérifiées en dehors des heures ouvrables.

2. Interface avec les Autorités

Les coordinatrices et coordinateurs de production hispanophones, qui ont construit des relations de travail avec les autorités locales au fil de mois de préparation, servent de premier point de contact dans les deux sens : ils portent le téléphone d’urgence de l’événement, et un document imprimé à la porte liste d’abord le numéro d’urgence, suivi des contacts désignés du conseil. Les autorités peuvent aussi arriver à l’improviste — par exemple si une personne participante appelle directement les services d’urgence — il a donc été convenu que toute personne de service puisse appeler par radio, à tout moment, un·e représentant·e responsable hispanophone.

3. Rôles et Autorité Légale

Le conseil a clarifié la structure sous-jacente : l’association dans son ensemble — ses membres — est responsable de l’événement ; le conseil représente l’association et exerce son autorité générale collectivement, et non individuellement. Un petit nombre de pouvoirs est explicitement délégué à des membres individuels (signature de documents, tenue des registres, autorisation des dépenses). Pendant l’événement, le rôle du conseil est un rôle de garde : protéger la viabilité légale, sociale et culturelle de l’événement à long terme, et non le commandement opérationnel.

4. Commandement Opérationnel

La réponse aux incidents sur site est assurée par la structure bien-être, supervision et responsables du site selon les protocoles établis (dont le Processus des Participants Problématiques et le processus de consentement), que le conseil considère comme solides et auxquels il s’en remet. Une sécurité professionnelle est engagée, incluant une patrouille et du personnel certifié pour retirer physiquement des personnes du site si un incident grave de sécurité l’exige ; les services locaux d’urgence et de santé ont été informés avant l’événement. Le conseil attend que les processus établis soient suivis et que les décisions susceptibles de façonner la réputation de l’événement à long terme — expulsions à fort impact, intervention policière, tout ce qui touche à la presse — bénéficient, lorsque c’est possible, d’une seconde voix avant d’être prises.

5. Astreinte du Conseil : le « Contrôle Réflexif »

Le principal résultat de la réunion : une astreinte quotidienne du conseil, afin qu’à chaque instant de l’événement — y compris la nuit — il y ait un membre du conseil identifié, joignable et en état de penser clairement. Le rôle est volontairement limité : non pas reprendre les décisions opérationnelles, mais servir de seconde voix réflexive aux personnes qui doivent décider à trois heures du matin, partager la responsabilité des choix difficiles et poser les questions qu’un·e responsable opérationnel·le épuisé·e pourrait ne pas songer à poser. Plusieurs membres du conseil se sont portés volontaires pour des jours, le membre hispanophone étant en outre disponible pour les escalades auprès des autorités.

6. Réunion Quotidienne de Coordination

Une réunion quotidienne à 11h00 avec les responsables opérationnels seniors sert de point de réflexion permanent : les décisions nocturnes y sont passées en revue, les préoccupations vagues mais importantes peuvent y être soulevées, et tout ce qui ne nécessite pas de solution à 3 heures du matin y est reporté.

7. Couverture des Responsables du Site

Les lacunes du planning nocturne des responsables du site ont été reconnues avec franchise. Un effort de recrutement, une formation accélérée pour les nouvelles personnes responsables et un mentorat par des bénévoles expérimentés ont été convenus, les coordinateurs et membres du conseil prenant eux-mêmes des créneaux si nécessaire.

8. Bilan

Il a été convenu que cette année est une année d’apprentissage pour la structure d’astreinte : le dispositif sera réexaminé après l’événement et ajusté pour les éditions futures selon son fonctionnement en pratique.

Points d’Action

PersonneActionÉchéance
ConseilMettre en place l’astreinte quotidienne du conseil pour la période de l’événementAvant l’ouverture
Membres du conseil sur siteParticiper si possible à la réunion de coordination quotidienne de 11h00Chaque jour pendant l’événement
Responsables production / bien-êtrePourvoir les créneaux restants de responsables du site ; assurer la formation accéléréeCe week-end
ConseilFaire le bilan du fonctionnement de l’astreinte après l’événementAprès l’événement

Procès-verbal établi à partir d’un enregistrement et nettoyé pour publication ; les questions individuelles de bien-être en sont omises.

In caso di discrepanze tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Consiglio presente (in loco): Daniel T, Pablo V, Chris O e altri membri del consiglio
Anche presenti: Daniela M S (coordinatrice di produzione), responsabili welfare e supervisione; la persona responsabile del sito si è collegata da remoto

Riunione operativa informale tenuta in loco durante i giorni di allestimento, prima dell’apertura del gate. Lo scopo era chiarire i ruoli, i percorsi di escalation e la disponibilità del consiglio durante l’evento. Non sono state adottate delibere vincolanti; la riunione si è concentrata sul rendere esplicite, anziché presunte, le responsabilità durante l’evento.

1. Perché Questa Riunione

I responsabili operativi avevano segnalato che quest’anno diverse responsabilità del periodo dell’evento erano date per coperte senza essere state assegnate esplicitamente, e hanno chiesto chiarezza sulle definizioni e sul piano prima dell’apertura — in particolare, chi detiene l’autorità legale per parlare a nome dell’evento con le autorità, e come le decisioni con conseguenze di lungo periodo vengono sottoposte a verifica fuori orario.

2. Rapporti con le Autorità

Le persone coordinatrici di produzione di lingua spagnola, che hanno costruito rapporti di lavoro con le autorità locali in mesi di preparazione, fungono da primo punto di contatto in entrambe le direzioni: portano il telefono di emergenza dell’evento, e un documento stampato al gate elenca per primo il numero di emergenza, seguito dai contatti designati del consiglio. Le autorità possono anche presentarsi senza preavviso — per esempio se una persona partecipante chiama direttamente i servizi di emergenza — quindi si è concordato che chiunque sia di turno possa chiamare via radio, in qualsiasi momento, una persona rappresentante responsabile di lingua spagnola.

3. Ruoli e Autorità Legale

Il consiglio ha chiarito la struttura di fondo: l’associazione nel suo complesso — le sue persone socie — è responsabile dell’evento; il consiglio rappresenta l’associazione ed esercita la sua autorità generale collettivamente, non individualmente. Un numero ristretto di poteri è esplicitamente delegato a singoli membri (firma di documenti, tenuta dei registri, autorizzazione delle spese). Durante l’evento, il ruolo del consiglio è di custodia: salvaguardare la sostenibilità legale, sociale e culturale dell’evento nel lungo periodo, non il comando operativo.

4. Comando Operativo

La risposta agli incidenti in loco è gestita dalla struttura di welfare, supervisione e responsabili del sito secondo i protocolli stabiliti (compresi il Processo per i Partecipanti Problematici e il processo sul consenso), che il consiglio considera solidi e ai quali si rimette. È stata ingaggiata sicurezza professionale, inclusa una pattuglia e personale certificato per allontanare fisicamente persone dal sito qualora un grave incidente di sicurezza lo richieda; i servizi locali di emergenza e sanitari sono stati informati prima dell’evento. Il consiglio si aspetta che i processi stabiliti vengano seguiti e che le decisioni in grado di incidere sulla reputazione di lungo periodo dell’evento — allontanamenti ad alto impatto, coinvolgimento della polizia, qualunque cosa riguardi la stampa — ricevano, ove possibile, una seconda voce prima di essere prese.

5. Reperibilità del Consiglio: il “Controllo Riflessivo”

Il principale risultato della riunione: una turnazione giornaliera di reperibilità del consiglio, in modo che in ogni momento dell’evento — notte compresa — ci sia un membro del consiglio identificato, raggiungibile e in condizioni di pensare lucidamente. Il ruolo è volutamente limitato: non subentrare nelle decisioni operative, ma fungere da seconda voce riflessiva per chi deve decidere alle tre del mattino, condividere la responsabilità delle scelte difficili e porre le domande che un o una responsabile operativa esausta potrebbe non pensare di porre. Diversi membri del consiglio si sono offerti per giornate specifiche, con il membro di lingua spagnola in aggiunta disponibile per le escalation verso le autorità.

6. Riunione Quotidiana di Coordinamento

Una riunione quotidiana alle 11:00 con i responsabili operativi senior funge da punto di riflessione stabile: lì si rivedono le decisioni notturne, si possono sollevare preoccupazioni vaghe ma importanti, e tutto ciò che non richiede una soluzione alle 3 del mattino viene rimandato a quel momento.

7. Copertura dei Responsabili del Sito

Le lacune nella turnazione notturna dei responsabili del sito sono state riconosciute con franchezza. Sono stati concordati uno sforzo di reclutamento, un corso intensivo per le nuove persone responsabili e un mentoring da parte di volontariato esperto, con coordinatori e membri del consiglio a coprire turni dove necessario.

8. Verifica

Si è concordato che questo è un anno di apprendimento per la struttura di reperibilità: l’assetto sarà rivisto dopo l’evento e adeguato per le edizioni future in base a come avrà funzionato nella pratica.

Punti di Azione

PersonaAzioneScadenza
ConsiglioIstituire la turnazione giornaliera di reperibilità del consiglio per il periodo dell’eventoPrima dell’apertura
Membri del consiglio in locoPartecipare quando possibile alla riunione di coordinamento delle 11:00Ogni giorno durante l’evento
Responsabili produzione / welfareCoprire i turni rimanenti dei responsabili del sito; tenere il corso intensivoQuesto fine settimana
ConsiglioVerificare il funzionamento della struttura di reperibilità dopo l’eventoDopo l’evento

Verbale redatto a partire da una registrazione e ripulito per la pubblicazione; le questioni individuali di welfare sono omesse.

Bei Diskrepanzen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Vorstand anwesend (vor Ort): Daniel T, Pablo V, Chris O und weitere Vorstandsmitglieder
Ebenfalls anwesend: Daniela M S (Produktionskoordinatorin), Welfare- und Overwatch-Verantwortliche; die Standortleitung war aus der Ferne zugeschaltet

Eine informelle operative Sitzung vor Ort während der Aufbautage, vor der Öffnung des Gates. Ziel war es, Rollen, Eskalationswege und die Erreichbarkeit des Vorstands während der Veranstaltung zu klären. Es wurden keine verbindlichen Beschlüsse gefasst; im Mittelpunkt stand, die Zuständigkeiten während der Veranstaltung ausdrücklich festzulegen statt sie stillschweigend vorauszusetzen.

1. Anlass der Sitzung

Operative Verantwortliche hatten angemerkt, dass in diesem Jahr mehrere Zuständigkeiten der Veranstaltungszeit als abgedeckt galten, ohne ausdrücklich zugewiesen worden zu sein, und baten vor der Öffnung um Klarheit über Definitionen und Plan — insbesondere darüber, wer die rechtliche Befugnis hat, gegenüber den Behörden für die Veranstaltung zu sprechen, und wie Entscheidungen mit langfristigen Folgen außerhalb der üblichen Zeiten gegengeprüft werden.

2. Schnittstelle zu den Behörden

Die spanischsprachigen Produktionskoordinatorinnen und -koordinatoren, die über Monate der Vorbereitung Arbeitsbeziehungen zu den lokalen Behörden aufgebaut haben, sind in beide Richtungen die erste Anlaufstelle: Sie tragen das Notfalltelefon der Veranstaltung, und ein gedrucktes Dokument am Gate führt zuerst die Notfallnummer auf, gefolgt von benannten Vorstandskontakten. Behörden können auch unangekündigt erscheinen — etwa wenn Teilnehmende direkt den Notruf wählen — daher wurde vereinbart, dass jede Person im Dienst jederzeit per Funk eine verantwortliche spanischsprachige Vertretung herbeirufen kann.

3. Rollen und Rechtliche Befugnis

Der Vorstand stellte die zugrunde liegende Struktur klar: Der Verein als Ganzes — seine Mitglieder — ist für die Veranstaltung verantwortlich; der Vorstand vertritt den Verein und übt seine allgemeine Befugnis kollektiv aus, nicht individuell. Einige wenige Befugnisse sind ausdrücklich an einzelne Mitglieder delegiert (Unterzeichnung von Dokumenten, Führung der Unterlagen, Freigabe von Ausgaben). Während der Veranstaltung hat der Vorstand eine hütende Rolle: die langfristige rechtliche, soziale und kulturelle Tragfähigkeit der Veranstaltung zu sichern — nicht die operative Führung.

4. Operative Führung

Die Reaktion auf Vorfälle vor Ort liegt bei der Struktur aus Welfare, Overwatch und Standortleitung nach den etablierten Protokollen (einschließlich des Prozesses für problematische Teilnehmende und des Consent-Prozesses), die der Vorstand als belastbar ansieht und denen er sich anschließt. Professionelle Sicherheit ist beauftragt, einschließlich einer Patrouille und zertifizierten Personals, das Personen bei einem schweren Sicherheitsvorfall physisch vom Gelände entfernen kann; die lokalen Notfall- und Gesundheitsdienste wurden vor der Veranstaltung informiert. Der Vorstand erwartet, dass die etablierten Prozesse eingehalten werden und dass Entscheidungen, die das langfristige Ansehen der Veranstaltung prägen könnten — folgenreiche Verweise vom Gelände, Polizeieinsatz, alles die Presse Betreffende — nach Möglichkeit eine zweite Stimme erhalten, bevor sie getroffen werden.

5. Vorstands-Bereitschaft: der „Reflexive Gegencheck“

Das wichtigste Ergebnis der Sitzung: ein täglicher Bereitschaftsdienst des Vorstands, sodass zu jedem Zeitpunkt der Veranstaltung — auch nachts — ein benanntes Vorstandsmitglied erreichbar und klar denkfähig ist. Die Rolle ist bewusst begrenzt: nicht operative Entscheidungen zu übernehmen, sondern als reflektierende zweite Stimme für diejenigen zu dienen, die um drei Uhr morgens entscheiden müssen, Verantwortung für schwierige Entscheidungen zu teilen und die Fragen zu stellen, auf die eine erschöpfte operative Leitung möglicherweise nicht kommt. Mehrere Vorstandsmitglieder boten Tage an, das spanischsprachige Mitglied steht zusätzlich für Eskalationen gegenüber Behörden zur Verfügung.

6. Tägliche Koordinationssitzung

Eine tägliche Sitzung um 11:00 Uhr mit den leitenden operativen Verantwortlichen dient als ständiger Reflexionspunkt: Dort werden nächtliche Entscheidungen nachbesprochen, vage, aber wichtige Anliegen können eingebracht werden, und alles, was nicht um 3 Uhr morgens gelöst werden muss, wird bis dahin zurückgestellt.

7. Abdeckung der Standortleitung

Lücken im nächtlichen Schichtplan der Standortleitung wurden offen anerkannt. Vereinbart wurden eine Rekrutierungsoffensive, ein Crashkurs für neue Standortleitungen und Mentoring durch erfahrene Freiwillige, wobei Koordinierende und Vorstandsmitglieder bei Bedarf selbst Schichten übernehmen.

8. Überprüfung

Es wurde vereinbart, dass dies ein Lernjahr für die Bereitschaftsstruktur ist: Die Regelung wird nach der Veranstaltung überprüft und für künftige Ausgaben auf Grundlage der praktischen Erfahrungen angepasst.

Aktionspunkte

PersonAktionFälligkeit
VorstandDen täglichen Bereitschaftsdienst des Vorstands für die Veranstaltungszeit einrichtenVor der Öffnung
Vorstandsmitglieder vor OrtNach Möglichkeit an der täglichen 11:00-Koordinationssitzung teilnehmenTäglich während der Veranstaltung
Produktions-/Welfare-VerantwortlicheVerbleibende Schichten der Standortleitung besetzen; den Crashkurs durchführenDieses Wochenende
VorstandNach der Veranstaltung das Funktionieren der Bereitschaftsstruktur auswertenNach der Veranstaltung

Protokoll auf Grundlage einer Aufzeichnung erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt; individuelle Welfare-Angelegenheiten sind ausgelassen.