NCA Board Meeting Minutes
Board present: Daniel T, Ben D, Pablo V, Peter D, Chris O, Ward D
Also present: Daniela M S (production coordinator)
Apologies: Michelle T, Victor P
The meeting opened without a formal quorum and proceeded on the basis of discussion and direction; no binding resolutions were taken.
1. Check-in and Agenda
Members shared brief updates, with high workload and tiredness noted roughly a month out from the event. Ward D noted this is likely to be one of his last regular meetings as he steps back to focus on other commitments.
2. Production Update
- Insurance: The broker is expected to revert by mid-week, pending the underwriter. Whether volunteer insurance is required depends on the applicable collective agreement, which is being confirmed with the advisers.
- Container logistics: A more reliable, scheduled transport arrangement has been secured for the containers, improving resilience and reducing cost relative to the previous arrangement, with a material projected saving.
- Barrio container contribution: The per-container contribution will be set provisionally at €400, with the final figure reconciled against actual costs after the event and any surplus refunded.
- 2027 groundwork: Early preparation for 2027 is underway, including exploring registration in the event's rural region to open eligibility for regional grants in future years.
3. Governance and the First General Assembly
The board discussed the governance of decision-making and the process for convening the association's first General Assembly, so that the membership can consider and endorse the board's decisions.
- The board agreed to seek written advice from its legal and accounting advisers on which categories of decision should be brought to the General Assembly for ratification, and on the board's governance responsibilities.
- A clear written query will be drafted and circulated for input before being sent to the advisers.
- The first General Assembly is to be convened as soon as practical after the event, with exact timing to be decided shortly, taking the required notice period into account.
4. Container Access Authorisation
Daniela M S, as production coordinator and the point of contact with the vendor, is to be named as the authorised contact to receive the containers. The confirming communication is to be sent promptly.
5. On-Site Responsible-Person Cover
Following a request that someone empowered to speak for the event be reachable at all times, the board agreed this role need not be filled by a board member. A formally designated, suitably responsible person should be empowered to speak for the event and be reachable when needed, organised in manageable shifts. Concrete options are to be developed.
6. Membership and Quorum Administration
The board is to explore, with legal counsel, what a formal leave of absence would look like for a board member currently unable to participate, in the interest of clarity around quorum.
7. Volunteer Numbers
A positive update from volunteer coordination was noted: the collective recruitment push has materially improved numbers, with most key needs now met and only minor short windows remaining during set-up.
8. Board Engagement
Feedback that coordinators would welcome seeing more board members at coordinator meetings was noted; board members will aim to attend where helpful, while coordinators continue to lead coordination.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Daniel T | Draft a written legal query on governance and the ratification of board decisions; circulate for input | This week |
| Daniela M S | Follow up with the advisers on insurance, volunteer-insurance applicability, and compliance | This week |
| Daniela M S | Develop options for on-site responsible-person cover | Next meeting |
| Ben D | Send the email confirming the authorised container-access contact | This week |
| Chris O | Explore a formal leave-of-absence arrangement with legal counsel | This week |
| Board | Decide timing of the first General Assembly (after the event) | Shortly |
Minutes auto-generated and sanitised for publication.
Junta presente: Daniel T, Ben D, Pablo V, Peter D, Chris O, Ward D
También presente: Daniela M S (coordinadora de producción)
Excusas: Michelle T, Victor P
La reunión se abrió sin quórum formal y se desarrolló sobre la base de la discusión y la orientación; no se adoptaron acuerdos vinculantes.
1. Saludo Inicial y Agenda
Las personas miembros compartieron breves actualizaciones, señalándose alta carga de trabajo y cansancio a aproximadamente un mes del evento. Ward D señaló que esta probablemente sea una de sus últimas reuniones periódicas, ya que se retira para centrarse en otros compromisos.
2. Actualización de Producción
- Seguro: Se espera que la persona corredora responda a mediados de semana, a la espera de la aseguradora. Que se requiera o no seguro de voluntariado depende del convenio colectivo aplicable, que se está confirmando con las personas asesoras.
- Logística de contenedores: Se ha asegurado un acuerdo de transporte programado y más fiable para los contenedores, mejorando la resiliencia y reduciendo el coste respecto al acuerdo anterior, con un ahorro proyectado sustancial.
- Contribución por contenedor de barrio: La contribución por contenedor se fijará provisionalmente en 400 €, conciliando la cifra final con los costes reales tras el evento y reembolsando cualquier excedente.
- Preparativos para 2027: Ya está en marcha la preparación temprana para 2027, incluida la exploración del registro en la región rural del evento para habilitar la elegibilidad a subvenciones regionales en años futuros.
3. Gobernanza y la Primera Asamblea General
La junta discutió la gobernanza de la toma de decisiones y el proceso para convocar la primera Asamblea General de la asociación, de modo que las personas socias puedan considerar y respaldar las decisiones de la junta.
- La junta acordó solicitar asesoramiento por escrito a sus asesorías legal y contable sobre qué categorías de decisión deben llevarse a la Asamblea General para su ratificación, y sobre las responsabilidades de gobernanza de la junta.
- Se redactará una consulta escrita clara y se circulará para recibir aportaciones antes de enviarla a las personas asesoras.
- La primera Asamblea General se convocará tan pronto como sea práctico tras el evento, con el momento exacto a decidir en breve, teniendo en cuenta el plazo de preaviso requerido.
4. Autorización de Acceso a Contenedores
Daniela M S, como coordinadora de producción y punto de contacto con el proveedor, será designada como contacto autorizado para recibir los contenedores. La comunicación de confirmación se enviará con prontitud.
5. Cobertura de Persona Responsable In Situ
Tras una solicitud de que alguien facultado para hablar por el evento esté localizable en todo momento, la junta acordó que este rol no necesita ser cubierto por una persona miembro de la junta. Una persona formalmente designada, debidamente responsable, debe estar facultada para hablar por el evento y ser localizable cuando se necesite, organizada en turnos manejables. Se desarrollarán opciones concretas.
6. Administración de Membresía y Quórum
La junta explorará, con la asesoría legal, cómo sería una excedencia formal para una persona miembro de la junta actualmente incapaz de participar, en aras de la claridad en torno al quórum.
7. Números de Voluntariado
Se señaló una actualización positiva de la coordinación de voluntariado: el impulso colectivo de captación ha mejorado sustancialmente los números, con la mayoría de las necesidades clave ahora cubiertas y solo quedando ventanas cortas menores durante el montaje.
8. Implicación de la Junta
Se señaló la observación de que las personas coordinadoras agradecerían ver a más personas miembros de la junta en las reuniones de coordinación; las personas miembros de la junta procurarán asistir cuando resulte útil, mientras las personas coordinadoras siguen liderando la coordinación.
Puntos de Acción
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Daniel T | Redactar una consulta legal escrita sobre gobernanza y la ratificación de las decisiones de la junta; circular para aportaciones | Esta semana |
| Daniela M S | Hacer seguimiento con las personas asesoras sobre seguro, aplicabilidad del seguro de voluntariado y cumplimiento | Esta semana |
| Daniela M S | Desarrollar opciones para la cobertura de persona responsable in situ | Próxima reunión |
| Ben D | Enviar el correo confirmando el contacto autorizado de acceso a contenedores | Esta semana |
| Chris O | Explorar un acuerdo de excedencia formal con la asesoría legal | Esta semana |
| Junta | Decidir el momento de la primera Asamblea General (tras el evento) | En breve |
Actas generadas automáticamente y depuradas para publicación.
Conseil présent : Daniel T, Ben D, Pablo V, Peter D, Chris O, Ward D
Également présente : Daniela M S (coordinatrice de production)
Excusés : Michelle T, Victor P
La réunion s’est ouverte sans quorum formel et s’est déroulée sur la base de la discussion et de l’orientation ; aucune résolution contraignante n’a été prise.
1. Tour de Table et Ordre du Jour
Les membres ont partagé de brèves mises à jour, une charge de travail élevée et de la fatigue étant relevées à environ un mois de l’événement. Ward D a indiqué qu’il s’agit probablement de l’une de ses dernières réunions régulières, alors qu’il se retire pour se concentrer sur d’autres engagements.
2. Mise à Jour Production
- Assurance : Le courtier devrait revenir vers nous en milieu de semaine, en attente de l’assureur. La nécessité ou non d’une assurance bénévole dépend de la convention collective applicable, en cours de confirmation auprès des conseillers.
- Logistique des conteneurs : Un arrangement de transport programmé et plus fiable a été obtenu pour les conteneurs, améliorant la résilience et réduisant le coût par rapport à l’arrangement précédent, avec une économie projetée substantielle.
- Contribution par conteneur de barrio : La contribution par conteneur sera fixée provisoirement à 400 €, le chiffre final étant réconcilié avec les coûts réels après l’événement et tout excédent remboursé.
- Préparatifs 2027 : La préparation anticipée pour 2027 est en cours, y compris l’exploration d’une immatriculation dans la région rurale de l’événement afin d’ouvrir l’éligibilité aux subventions régionales pour les années futures.
3. Gouvernance et la Première Assemblée Générale
Le conseil a discuté de la gouvernance de la prise de décision et du processus de convocation de la première Assemblée Générale de l’association, afin que les membres puissent examiner et approuver les décisions du conseil.
- Le conseil a convenu de solliciter un avis écrit auprès de ses conseillers juridique et comptable sur les catégories de décisions qui doivent être portées à l’Assemblée Générale pour ratification, et sur les responsabilités de gouvernance du conseil.
- Une demande écrite claire sera rédigée et mise en circulation pour avis avant d’être envoyée aux conseillers.
- La première Assemblée Générale sera convoquée dès que possible après l’événement, le calendrier exact devant être décidé sous peu, en tenant compte du délai de préavis requis.
4. Autorisation d’Accès aux Conteneurs
Daniela M S, en tant que coordinatrice de production et point de contact avec le fournisseur, sera désignée comme contact autorisé pour recevoir les conteneurs. La communication de confirmation sera envoyée rapidement.
5. Couverture d’une Personne Responsable sur Site
À la suite d’une demande qu’une personne habilitée à parler au nom de l’événement soit joignable à tout moment, le conseil a convenu que ce rôle n’a pas besoin d’être occupé par un membre du conseil. Une personne formellement désignée, dûment responsable, devrait être habilitée à parler au nom de l’événement et être joignable au besoin, organisée en créneaux gérables. Des options concrètes seront développées.
6. Administration des Membres et du Quorum
Le conseil explorera, avec le conseil juridique, à quoi ressemblerait un congé formel pour un membre du conseil actuellement incapable de participer, dans un souci de clarté autour du quorum.
7. Effectifs Bénévoles
Une mise à jour positive de la coordination bénévole a été relevée : l’effort collectif de recrutement a sensiblement amélioré les effectifs, la plupart des besoins clés étant désormais couverts, avec seulement de petites fenêtres de manque mineures restant durant le montage.
8. Implication du Conseil
Le retour selon lequel les personnes coordinatrices apprécieraient de voir davantage de membres du conseil aux réunions de coordination a été noté ; les membres du conseil s’efforceront d’assister là où c’est utile, tandis que les personnes coordinatrices continuent de mener la coordination.
Points d’Action
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Daniel T | Rédiger une demande juridique écrite sur la gouvernance et la ratification des décisions du conseil ; faire circuler pour avis | Cette semaine |
| Daniela M S | Faire un suivi avec les conseillers sur l’assurance, l’applicabilité de l’assurance bénévole et la conformité | Cette semaine |
| Daniela M S | Développer des options pour la couverture d’une personne responsable sur site | Prochaine réunion |
| Ben D | Envoyer l’e-mail confirmant le contact autorisé d’accès aux conteneurs | Cette semaine |
| Chris O | Explorer un arrangement de congé formel avec le conseil juridique | Cette semaine |
| Conseil | Décider du calendrier de la première Assemblée Générale (après l’événement) | Sous peu |
Procès-verbaux générés automatiquement et nettoyés pour publication.
Consiglio presente: Daniel T, Ben D, Pablo V, Peter D, Chris O, Ward D
Anche presente: Daniela M S (coordinatrice di produzione)
Assenti giustificati: Michelle T, Victor P
La riunione si è aperta senza un quorum formale e si è svolta sulla base di discussione e indirizzo; non sono state adottate delibere vincolanti.
1. Apertura e Ordine del Giorno
I membri hanno condiviso brevi aggiornamenti, segnalando alto carico di lavoro e stanchezza a circa un mese dall’evento. Ward D ha osservato che questa sarà probabilmente una delle sue ultime riunioni regolari, mentre si fa da parte per concentrarsi su altri impegni.
2. Aggiornamento Produzione
- Assicurazione: La persona broker dovrebbe rispondere a metà settimana, in attesa dell’assicuratore. Se sia richiesta o meno l’assicurazione per i volontari dipende dal contratto collettivo applicabile, in corso di conferma con le persone consulenti.
- Logistica dei container: È stato assicurato un accordo di trasporto programmato e più affidabile per i container, migliorando la resilienza e riducendo il costo rispetto all’accordo precedente, con un risparmio previsto sostanziale.
- Contributo per container di barrio: Il contributo per container sarà fissato provvisoriamente a 400 €, con la cifra finale riconciliata rispetto ai costi effettivi dopo l’evento ed eventuale eccedenza rimborsata.
- Preparativi per il 2027: È già in corso la preparazione anticipata per il 2027, inclusa l’esplorazione della registrazione nella regione rurale dell’evento per aprire l’idoneità a sovvenzioni regionali negli anni futuri.
3. Governance e la Prima Assemblea Generale
Il consiglio ha discusso la governance del processo decisionale e la procedura per convocare la prima Assemblea Generale dell’associazione, affinché le persone socie possano esaminare e avallare le decisioni del consiglio.
- Il consiglio ha concordato di richiedere un parere scritto alle proprie consulenze legale e contabile su quali categorie di decisione debbano essere portate all’Assemblea Generale per la ratifica, e sulle responsabilità di governance del consiglio.
- Verrà redatta una richiesta scritta chiara e fatta circolare per pareri prima di inviarla alle persone consulenti.
- La prima Assemblea Generale sarà convocata appena possibile dopo l’evento, con la tempistica esatta da decidere a breve, tenendo conto del periodo di preavviso richiesto.
4. Autorizzazione di Accesso ai Container
Daniela M S, in qualità di coordinatrice di produzione e punto di contatto con il fornitore, sarà nominata come contatto autorizzato per ricevere i container. La comunicazione di conferma sarà inviata tempestivamente.
5. Copertura di Persona Responsabile in Loco
A seguito di una richiesta che qualcuno autorizzato a parlare a nome dell’evento sia raggiungibile in ogni momento, il consiglio ha concordato che questo ruolo non debba essere ricoperto da un membro del consiglio. Una persona formalmente designata, adeguatamente responsabile, dovrebbe essere autorizzata a parlare a nome dell’evento ed essere raggiungibile quando necessario, organizzata in turni gestibili. Verranno sviluppate opzioni concrete.
6. Amministrazione di Soci e Quorum
Il consiglio esplorerà, con la consulenza legale, come si configurerebbe un’aspettativa formale per un membro del consiglio attualmente impossibilitato a partecipare, nell’interesse della chiarezza riguardo al quorum.
7. Numeri dei Volontari
È stato segnalato un aggiornamento positivo dal coordinamento volontari: la spinta collettiva alla raccolta ha migliorato sensibilmente i numeri, con la maggior parte dei bisogni chiave ora coperti e solo minori brevi finestre residue durante l’allestimento.
8. Coinvolgimento del Consiglio
È stato annotato il riscontro secondo cui le persone coordinatrici gradirebbero vedere più membri del consiglio alle riunioni di coordinamento; i membri del consiglio cercheranno di partecipare dove utile, mentre le persone coordinatrici continuano a guidare il coordinamento.
Punti di Azione
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Daniel T | Redigere una richiesta legale scritta su governance e ratifica delle decisioni del consiglio; far circolare per pareri | Questa settimana |
| Daniela M S | Dare seguito con le persone consulenti su assicurazione, applicabilità dell’assicurazione volontari e conformità | Questa settimana |
| Daniela M S | Sviluppare opzioni per la copertura di persona responsabile in loco | Prossima riunione |
| Ben D | Inviare l’email di conferma del contatto autorizzato per l’accesso ai container | Questa settimana |
| Chris O | Esplorare un accordo di aspettativa formale con la consulenza legale | Questa settimana |
| Consiglio | Decidere la tempistica della prima Assemblea Generale (dopo l’evento) | A breve |
Verbali generati automaticamente e ripuliti per la pubblicazione.
Vorstand anwesend: Daniel T, Ben D, Pablo V, Peter D, Chris O, Ward D
Ebenfalls anwesend: Daniela M S (Produktionskoordinatorin)
Entschuldigt: Michelle T, Victor P
Die Sitzung wurde ohne formelles Quorum eröffnet und auf Basis von Diskussion und Richtungsentscheidung geführt; es wurden keine verbindlichen Beschlüsse gefasst.
1. Eingangsrunde und Tagesordnung
Die Mitglieder gaben kurze Updates, wobei etwa einen Monat vor der Veranstaltung hohe Arbeitsbelastung und Müdigkeit festgehalten wurden. Ward D merkte an, dass dies wahrscheinlich eine seiner letzten regelmäßigen Sitzungen sein wird, da er sich zurückzieht, um sich auf andere Verpflichtungen zu konzentrieren.
2. Produktionsupdate
- Versicherung: Der Makler wird voraussichtlich bis Wochenmitte zurückmelden, vorbehaltlich des Versicherers. Ob eine Freiwilligenversicherung erforderlich ist, hängt vom anwendbaren Tarifvertrag ab, der derzeit mit den Beratenden bestätigt wird.
- Container-Logistik: Für die Container wurde eine zuverlässigere, planmäßige Transportvereinbarung gesichert, die die Resilienz verbessert und die Kosten gegenüber der vorherigen Vereinbarung reduziert, mit einer erheblichen prognostizierten Einsparung.
- Barrio-Container-Beitrag: Der Beitrag pro Container wird vorläufig auf 400 € festgesetzt, wobei die endgültige Zahl nach der Veranstaltung mit den tatsächlichen Kosten abgeglichen und ein etwaiger Überschuss erstattet wird.
- Vorbereitung 2027: Die frühe Vorbereitung für 2027 läuft, einschließlich der Prüfung einer Registrierung in der ländlichen Region der Veranstaltung, um in künftigen Jahren die Förderfähigkeit für regionale Zuschüsse zu eröffnen.
3. Governance und die Erste Mitgliederversammlung
Der Vorstand diskutierte die Governance der Entscheidungsfindung und das Verfahren zur Einberufung der ersten Mitgliederversammlung des Vereins, damit die Mitgliedschaft die Entscheidungen des Vorstands prüfen und bestätigen kann.
- Der Vorstand vereinbarte, von seiner Rechts- und Steuerberatung eine schriftliche Stellungnahme dazu einzuholen, welche Kategorien von Entscheidungen der Mitgliederversammlung zur Ratifizierung vorzulegen sind, sowie zu den Governance-Verantwortlichkeiten des Vorstands.
- Eine klare schriftliche Anfrage wird entworfen und vor dem Versand an die Beratenden zur Stellungnahme zirkuliert.
- Die erste Mitgliederversammlung soll so bald wie praktikabel nach der Veranstaltung einberufen werden, wobei der genaue Zeitpunkt in Kürze festzulegen ist, unter Berücksichtigung der erforderlichen Ladungsfrist.
4. Zugangsberechtigung für Container
Daniela M S soll als Produktionskoordinatorin und Ansprechpartnerin gegenüber dem Anbieter als autorisierte Kontaktperson zur Entgegennahme der Container benannt werden. Die bestätigende Mitteilung soll umgehend versendet werden.
5. Abdeckung einer Verantwortlichen Person vor Ort
Auf eine Anfrage hin, dass jederzeit eine Person erreichbar ist, die befugt ist, für die Veranstaltung zu sprechen, vereinbarte der Vorstand, dass diese Rolle nicht von einem Vorstandsmitglied besetzt werden muss. Eine formell benannte, angemessen verantwortliche Person sollte befugt sein, für die Veranstaltung zu sprechen, und bei Bedarf erreichbar sein, organisiert in handhabbaren Schichten. Konkrete Optionen sind zu erarbeiten.
6. Verwaltung von Mitgliedschaft und Quorum
Der Vorstand soll mit der Rechtsberatung prüfen, wie eine formelle Beurlaubung für ein derzeit zur Teilnahme nicht in der Lage befindliches Vorstandsmitglied aussehen würde, im Interesse der Klarheit rund um das Quorum.
7. Freiwilligenzahlen
Ein positives Update aus der Freiwilligenkoordination wurde festgehalten: der kollektive Rekrutierungsschub hat die Zahlen spürbar verbessert, wobei die meisten Kernbedarfe nun gedeckt sind und nur geringfügige kurze Lücken während des Aufbaus verbleiben.
8. Vorstandsbeteiligung
Die Rückmeldung, dass Koordinierende es begrüßen würden, mehr Vorstandsmitglieder bei Koordinationssitzungen zu sehen, wurde festgehalten; Vorstandsmitglieder werden anstreben, dort teilzunehmen, wo es hilfreich ist, während die Koordinierenden die Koordination weiterhin leiten.
Aktionspunkte
| Person | Aktion | Fälligkeit |
|---|---|---|
| Daniel T | Eine schriftliche rechtliche Anfrage zu Governance und der Ratifizierung von Vorstandsentscheidungen entwerfen; zur Stellungnahme zirkulieren | Diese Woche |
| Daniela M S | Mit den Beratenden zu Versicherung, Anwendbarkeit der Freiwilligenversicherung und Compliance nachfassen | Diese Woche |
| Daniela M S | Optionen für die Abdeckung einer verantwortlichen Person vor Ort erarbeiten | Nächste Sitzung |
| Ben D | Die E-Mail zur Bestätigung der autorisierten Kontaktperson für den Container-Zugang senden | Diese Woche |
| Chris O | Eine formelle Beurlaubungsregelung mit der Rechtsberatung prüfen | Diese Woche |
| Vorstand | Zeitpunkt der ersten Mitgliederversammlung festlegen (nach der Veranstaltung) | In Kürze |
Protokoll automatisch erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.