NCA Board Meeting Minutes - May 18, 2026

In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.

Chair: Ben D (facilitator; handed over to Daniel T on early departure)
Board present: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Victor P, Chris O
Also present: Daniela M S (joined shortly after start)
Apologies: Ward D, Michelle T

1. Check-in and Agenda

Members gave brief personal updates. Several flagged tiredness and high workload heading into the event period.
Two substantive agenda items: (1) the board-members-on-call request from an operations coordinator, and (2) a volunteer-coordination update following a call with the volunteer coordination team.

2. Board Members On Call

Context: an operations coordinator had requested that board members take dedicated 24-hour on-call shifts during the event.
The board did not support dedicated board on-call shifts. Key points:
- A board member physically stationed at Malfare adds no operational value and risks muddling the existing chain of command.
- In genuinely hard Malfare or eviction situations, the Malfare team holds the relevant experience; the board convening late at night would not improve outcomes.
- The real underlying needs are (a) a clear emergency-finance pathway and (b) confidence and backup for the Malfare team — not board presence per se.
Agreed direction:
- Board members will be available via a dedicated WhatsApp group that connects the Malfare team directly to the board (not routed through a single individual), to provide input when asked.
- At least one reliably-sober board member (Victor P) to be available as an external sounding-board / check-in.
- The legal-representation point (only specific signatories can act for the association) is covered by reachability rather than physical shifts; signing is very unlikely to be needed on-site overnight.
Daniela M S noted a possible legal question about whether certain (paid) roles must be physically present for a defined period, to be checked with legal counsel. She is also progressing an external, certified “extraction” role (a Spain-certified bouncer-type add-on) to take difficult removals off the organisation, plus a paid coordinator-on-call.
Decision: Finalise the board’s position once Daniela M S presents a concrete outline of the on-call coordinator role. Daniel T to draft a response to the operations coordinator capturing the above and circulate to the board for input before sending.

3. Board Signing Authority & Emergency Finance Protocol

Clarified that authority to sign and approve expenditure on behalf of the association is currently held by a very small number of people.
Decision: Establish a finance team (to include Peter D, Daniela M S and others) with delegated authority to approve emergency expenses, governed by pre-agreed policy limits, so that on-site financial decisions can be made without convening an emergency board meeting. Departmental financial responsibles (Cantina, Infrastructure, Power, with the remainder via Production) can route emergency approvals.

4. Insurance Update

Daniela M S reported insurance is in progress with the same brokers used previously, held up pending information between intermediaries. Alternative providers exist (largely the same underlying insurer) as a fallback.
The board asked for a fallback trigger point if the current broker continues to delay.

5. Production Update

Vendor payments now batched weekly to reduce signing/transfer churn; a document list is being prepared for signature and transfer this week.
Toilet hire locked (payment this week). Site-prep cost reduced to ~€8K (from ~€13K); alternative quotes were materially higher (>€25K), so the original vendor will be used.
A broader volume of informational community communications will go out in the coming days.

6. Volunteer Coordination

Following a same-day call with the volunteer coordination team (Frank): many areas now have adequate volunteers, but certain departments remain significantly short.
Issue to resolve identified as coordination as much as pure headcount: applicants to certain roles have not been receiving timely responses and have moved on; relevant departments might benefit from further team coordination support. A response-time problem has been identified and a solution is being put in place.
The board discussed the rename from “meta-lead” to “coordinator” as a deliberate, functional (rather than hierarchical) framing that makes coordination needs visible, and noted positive examples where a coordinator has actively connected and onboarded volunteers.
Discussion converged on empowering the existing volunteer-coordination function to act, rather than the board intervening directly in each area.
Decision: The board authorises volunteer coordination to identify departments lacking sufficient active coordination and to appoint additional coordinators to those areas as needed. This is recorded in the minutes to give that action explicit backing.
Daniela M S noted the team is already reaching out to candidates directly, and proposed accepting willing applicants more readily where strict role criteria would otherwise block them. Six new travel-reimbursement applicants are being allocated (provisionally ~4 build / ~2 strike).
Longer term: teams should select their own coordinators, choosing for coordination capability; the board’s role here is a short-term nudge, not a standing function.

7. Event Staffing — Scaling to Capacity

With ticket sales tracking toward roughly two-thirds of prior years, the board noted it is unreasonable for teams to plan for full staffing at previous (3,000-participant) scale.
Departments have heard the “scale to two-thirds” message but may lack a concrete grasp of what it means in practice, as staffing has historically been assessed visually on-site rather than from written plans. Most departments hold this information; for some it is less explicit.
The recurring annual “the event is in jeopardy” recruitment messaging was judged to have lost impact on an already-saturated internal audience; the more effective levers are honest critical-shift prioritisation and responsiveness to applicants.

8. Open Threads

Regional ranger network & partner promotion: Victor P to take ownership of the thread and dispatch the ranger-network introduction to Chris O (Malfare). Promotion reach via the partner network seen as the high-value element; response pending insurance confirmation and submitted permit applications.
Ticketing legal analysis: A late-April legal analysis on ticketing insurance has no clear owner and the board was not copied. Daniela M S to check status with the relevant contact (recently unwell) or re-route.
Business plan: Confirmed complete.

9. Check-out

Members shared closing reflections — collective tiredness acknowledged alongside genuine positivity about team progress and the operational handover working well. The board noted, with relief, the resolution of a long-running infrastructure point with a neighbouring organisation.

Action Items

Person	Action	Due
Daniel T	Draft response on board-on-call request; circulate to board for input	This week
Daniel T	Follow up directly with Frank to confirm what support volunteer coordination needs	This week
Daniel T / Pablo V	Review and sign the scheduled-payment document list to enable transfers	This week
Peter D	Establish finance team & emergency-expense policy/limits before the event	Before event
Daniela M S	Provide concrete outline of the on-call coordinator role for board review	Next meeting
Daniela M S	Finalise insurance; pursue alternatives if broker continues to delay	This week
Daniela M S	Contact the six new build/strike applicants to onboard them	This week
Daniela M S	Check ticketing legal-analysis status with relevant contact or re-route	This week
Frank	Identify under-coordinated departments and appoint additional coordinators	This week
Victor P	Own the regional ranger network thread; coordinate intro with Chris O	This week

Minutes auto-generated and sanitised for publication.

Presidente: Ben D (facilitador; cedió el rol a Daniel T al retirarse antes)
Junta presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Victor P, Chris O
También presente: Daniela M S (se incorporó poco después del inicio)
Excusas: Ward D, Michelle T

1. Saludo Inicial y Agenda

Las personas miembros compartieron breves actualizaciones personales. Varias señalaron cansancio y alta carga de trabajo de cara al período del evento.
Dos puntos sustantivos en la agenda: (1) la solicitud de personas de la junta de guardia por parte de una persona coordinadora de operaciones, y (2) una actualización sobre la coordinación de voluntariado tras una llamada con el equipo de coordinación de voluntariado.

2. Personas de la Junta de Guardia

Contexto: una persona coordinadora de operaciones había solicitado que las personas miembros de la junta cubrieran turnos de guardia dedicados de 24 horas durante el evento.
La junta no respaldó turnos de guardia dedicados. Puntos clave:
- Una persona de la junta físicamente apostada en Malfare no añade valor operativo y arriesga enturbiar la cadena de mando existente.
- En situaciones genuinamente difíciles de Malfare o expulsión, el equipo de Malfare tiene la experiencia relevante; convocar a la junta a altas horas de la noche no mejoraría los resultados.
- Las necesidades reales subyacentes son (a) una vía clara de financiación de emergencia y (b) confianza y respaldo para el equipo de Malfare — no la presencia de la junta en sí.
Dirección acordada:
- Las personas miembros de la junta estarán disponibles a través de un grupo de WhatsApp dedicado que conecta al equipo de Malfare directamente con la junta (no canalizado a través de una sola persona), para aportar criterio cuando se solicite.
- Al menos una persona de la junta confiablemente sobria (Victor P) estará disponible como apoyo externo de consulta.
- El punto de representación legal (solo personas firmantes específicas pueden actuar por la asociación) se cubre mediante disponibilidad y no mediante turnos físicos; es muy improbable que sea necesario firmar in situ durante la noche.
Daniela M S señaló una posible cuestión legal sobre si ciertos roles (remunerados) deben estar físicamente presentes durante un período definido, a verificar con la asesoría legal. También está avanzando un rol externo certificado de «extracción» (un complemento tipo personal de seguridad certificado en España) para sacar las expulsiones difíciles de la organización, además de una persona coordinadora de guardia remunerada.
Decisión: Finalizar la posición de la junta una vez que Daniela M S presente un esquema concreto del rol de coordinación de guardia. Daniel T redactará una respuesta a la persona coordinadora de operaciones recogiendo lo anterior y la circulará a la junta para recibir aportaciones antes de enviarla.

3. Autoridad de Firma de la Junta y Protocolo de Finanzas de Emergencia

Se aclaró que la autoridad para firmar y aprobar gastos en nombre de la asociación recae actualmente en un número muy reducido de personas.
Decisión: Constituir un equipo de finanzas (que incluya a Peter D, Daniela M S y otras personas) con autoridad delegada para aprobar gastos de emergencia, regida por límites de política acordados previamente, de modo que las decisiones financieras in situ puedan tomarse sin convocar una reunión de emergencia de la junta. Las personas responsables financieras de departamento (Cantina, Infraestructura, Energía, y el resto vía Producción) pueden canalizar las aprobaciones de emergencia.

4. Actualización de Seguro

Daniela M S informó que el seguro está en curso con las mismas personas corredoras utilizadas previamente, ralentizado a la espera de información entre intermediarios. Existen proveedores alternativos (en gran parte con la misma aseguradora subyacente) como respaldo.
La junta solicitó un punto de activación de respaldo si la persona corredora actual sigue retrasándose.

5. Actualización de Producción

Los pagos a proveedores se agrupan ahora semanalmente para reducir la rotación de firmas y transferencias; se está preparando una lista de documentos para firma y transferencia esta semana.
Alquiler de baños cerrado (pago esta semana). El coste de preparación del sitio se ha reducido a ~8.000 € (desde ~13.000 €); las cotizaciones alternativas eran sustancialmente más altas (>25.000 €), por lo que se utilizará el proveedor original.
En los próximos días saldrá un mayor volumen de comunicaciones informativas a la comunidad.

6. Coordinación de Voluntariado

Tras una llamada del mismo día con el equipo de coordinación de voluntariado (Frank): muchas áreas cuentan ahora con voluntariado adecuado, pero ciertos departamentos siguen significativamente cortos.
El problema a resolver se identificó como tanto de coordinación como de mero número: las personas candidatas a ciertos roles no han estado recibiendo respuestas a tiempo y se han desentendido; los departamentos relevantes podrían beneficiarse de mayor apoyo de coordinación del equipo. Se ha identificado un problema de tiempos de respuesta y se está implementando una solución.
La junta discutió el cambio de nombre de «meta-lead» a «coordinación» como un encuadre deliberado, funcional (en lugar de jerárquico) que visibiliza las necesidades de coordinación, y señaló ejemplos positivos en los que una persona coordinadora ha conectado activamente e incorporado voluntariado.
La discusión convergió en empoderar la función existente de coordinación de voluntariado para actuar, en lugar de que la junta intervenga directamente en cada área.
Decisión: La junta autoriza a la coordinación de voluntariado a identificar departamentos sin coordinación activa suficiente y a designar personas coordinadoras adicionales en esas áreas según sea necesario. Esto queda registrado en las actas para dar respaldo explícito a esa acción.
Daniela M S señaló que el equipo ya está contactando a personas candidatas directamente, y propuso aceptar más fácilmente a candidaturas dispuestas cuando criterios estrictos de rol lo bloquearían de otro modo. Seis nuevas personas solicitantes de reembolso de viaje se están asignando (provisionalmente ~4 construcción / ~2 desmontaje).
A más largo plazo: los equipos deberían seleccionar a sus propias personas coordinadoras, eligiendo por capacidad de coordinación; el papel de la junta aquí es un empujón a corto plazo, no una función permanente.

7. Dotación del Evento — Escalado a la Capacidad

Con las ventas de entradas en torno a dos tercios de años anteriores, la junta señaló que no es razonable que los equipos planifiquen para una dotación completa a la escala anterior (3.000 participantes).
Los departamentos han recibido el mensaje de «escalar a dos tercios» pero pueden carecer de una idea concreta de lo que significa en la práctica, dado que la dotación se ha evaluado históricamente de forma visual in situ en lugar de a partir de planes escritos. La mayoría de departamentos cuenta con esta información; para algunos es menos explícita.
Se valoró que la mensajería recurrente anual de «el evento está en peligro» para captación ha perdido impacto en una audiencia interna ya saturada; las palancas más eficaces son una priorización honesta de los turnos críticos y la capacidad de respuesta hacia las personas candidatas.

8. Asuntos Abiertos

Red regional de rangers y promoción vía socios: Victor P asumirá la responsabilidad del tema y enviará la introducción a la red de rangers a Chris O (Malfare). El alcance de promoción vía la red de socios se considera el elemento de mayor valor; respuesta pendiente de la confirmación del seguro y de las solicitudes de permiso presentadas.
Análisis legal de ticketing: Un análisis legal de finales de abril sobre seguro de ticketing no tiene responsable claro y la junta no fue copiada. Daniela M S verificará el estado con la persona de contacto relevante (recientemente indispuesta) o redirigirá.
Plan de negocio: Confirmado como completo.

9. Cierre

Las personas miembros compartieron reflexiones de cierre — se reconoció el cansancio colectivo junto con una positividad genuina sobre el progreso del equipo y el buen funcionamiento del traspaso operativo. La junta señaló, con alivio, la resolución de un punto de infraestructura de larga data con una organización vecina.

Puntos de Acción

Persona	Acción	Plazo
Daniel T	Redactar respuesta sobre la solicitud de junta de guardia; circular a la junta para aportaciones	Esta semana
Daniel T	Hacer seguimiento directo con Frank para confirmar qué apoyo necesita la coordinación de voluntariado	Esta semana
Daniel T / Pablo V	Revisar y firmar la lista de documentos de pagos programados para habilitar las transferencias	Esta semana
Peter D	Constituir el equipo de finanzas y los límites/política de gastos de emergencia antes del evento	Antes del evento
Daniela M S	Proporcionar un esquema concreto del rol de coordinación de guardia para revisión de la junta	Próxima reunión
Daniela M S	Finalizar el seguro; explorar alternativas si la persona corredora sigue retrasándose	Esta semana
Daniela M S	Contactar a las seis nuevas personas solicitantes de construcción/desmontaje para incorporarlas	Esta semana
Daniela M S	Verificar el estado del análisis legal de ticketing con la persona de contacto o redirigir	Esta semana
Frank	Identificar departamentos con coordinación insuficiente y designar personas coordinadoras adicionales	Esta semana
Victor P	Asumir el tema de la red regional de rangers; coordinar la presentación con Chris O	Esta semana

Actas generadas automáticamente y depuradas para publicación.

En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.

Président : Ben D (facilitateur ; relais passé à Daniel T lors d’un départ anticipé)
Conseil présent : Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Victor P, Chris O
Également présente : Daniela M S (a rejoint peu après le début)
Excusés : Ward D, Michelle T

1. Tour de Table et Ordre du Jour

Les membres ont partagé de brèves mises à jour personnelles. Plusieurs ont signalé de la fatigue et une charge de travail élevée à l’approche de la période de l’événement.
Deux points substantiels à l’ordre du jour : (1) la demande de membres du conseil de garde émanant d’une personne coordinatrice des opérations, et (2) une mise à jour sur la coordination bénévole après un appel avec l’équipe de coordination bénévole.

2. Membres du Conseil de Garde

Contexte : une personne coordinatrice des opérations avait demandé que les membres du conseil assurent des créneaux de garde dédiés de 24 heures durant l’événement.
Le conseil n’a pas soutenu de créneaux de garde dédiés. Points clés :
- Un membre du conseil physiquement posté à Malfare n’ajoute aucune valeur opérationnelle et risque de brouiller la chaîne de commandement existante.
- Dans des situations Malfare ou d’exclusion véritablement difficiles, l’équipe Malfare possède l’expérience pertinente ; convoquer le conseil tard dans la nuit n’améliorerait pas les résultats.
- Les besoins réels sous-jacents sont (a) une voie claire de financement d’urgence et (b) la confiance et le soutien pour l’équipe Malfare — pas la présence du conseil en tant que telle.
Orientation convenue :
- Les membres du conseil seront disponibles via un groupe WhatsApp dédié reliant l’équipe Malfare directement au conseil (sans passer par une seule personne), pour apporter des avis sur demande.
- Au moins un membre du conseil fiablement sobre (Victor P) sera disponible comme appui externe / point de contact.
- Le point de représentation légale (seules certaines personnes signataires peuvent agir au nom de l’association) est couvert par la joignabilité plutôt que par des créneaux physiques ; il est très peu probable qu’une signature soit nécessaire sur place de nuit.
Daniela M S a soulevé une question légale possible quant à savoir si certains rôles (rémunérés) doivent être physiquement présents pendant une période définie, à vérifier auprès du conseil juridique. Elle fait également avancer un rôle externe certifié d’« extraction » (un complément de type sécurité certifié en Espagne) pour retirer les expulsions difficiles de l’organisation, ainsi qu’une personne coordinatrice de garde rémunérée.
Décision : Finaliser la position du conseil une fois que Daniela M S présentera un schéma concret du rôle de coordination de garde. Daniel T rédigera une réponse à la personne coordinatrice des opérations reprenant ce qui précède et la fera circuler au conseil pour avis avant envoi.

3. Autorité de Signature du Conseil et Protocole de Finances d’Urgence

Il a été clarifié que l’autorité de signer et d’approuver les dépenses au nom de l’association est actuellement détenue par un très petit nombre de personnes.
Décision : Établir une équipe finances (incluant Peter D, Daniela M S et d’autres) avec une autorité déléguée pour approuver les dépenses d’urgence, encadrée par des limites de politique convenues au préalable, afin que les décisions financières sur site puissent être prises sans convoquer une réunion d’urgence du conseil. Les responsables financiers de département (Cantina, Infrastructure, Énergie, le reste via Production) peuvent acheminer les approbations d’urgence.

4. Mise à Jour Assurance

Daniela M S a indiqué que l’assurance est en cours avec les mêmes courtiers utilisés précédemment, ralentie en attente d’informations entre intermédiaires. Des fournisseurs alternatifs existent (largement la même assurance sous-jacente) en repli.
Le conseil a demandé un point de déclenchement de repli si le courtier actuel continue de retarder.

5. Mise à Jour Production

Les paiements aux fournisseurs sont désormais groupés chaque semaine pour réduire la rotation des signatures et virements ; une liste de documents est en préparation pour signature et virement cette semaine.
Location de toilettes verrouillée (paiement cette semaine). Le coût de préparation du site a été réduit à ~8 000 € (depuis ~13 000 €) ; les devis alternatifs étaient nettement plus élevés (>25 000 €), le fournisseur d’origine sera donc utilisé.
Un volume plus large de communications informatives à la communauté sortira dans les jours à venir.

6. Coordination Bénévole

À la suite d’un appel le même jour avec l’équipe de coordination bénévole (Frank) : de nombreux secteurs disposent maintenant de bénévoles suffisants, mais certains départements restent significativement à court.
La problématique à résoudre a été identifiée comme relevant autant de la coordination que du seul effectif : les candidatures à certains rôles n’ont pas reçu de réponses dans les temps et sont passées à autre chose ; les départements concernés pourraient bénéficier d’un soutien supplémentaire en coordination d’équipe. Un problème de temps de réponse a été identifié et une solution est en cours de mise en place.
Le conseil a discuté du changement de nom de « meta-lead » vers « coordination » comme un cadrage délibéré, fonctionnel (plutôt que hiérarchique) qui rend visibles les besoins de coordination, et a noté des exemples positifs où une personne coordinatrice a activement mis en lien et accueilli les bénévoles.
La discussion a convergé sur le fait d’habiliter la fonction de coordination bénévole existante à agir, plutôt qu’une intervention directe du conseil dans chaque secteur.
Décision : Le conseil autorise la coordination bénévole à identifier les départements manquant d’une coordination active suffisante et à nommer des personnes coordinatrices supplémentaires dans ces secteurs si nécessaire. Ceci est consigné au procès-verbal pour donner un appui explicite à cette action.
Daniela M S a noté que l’équipe contacte déjà directement les candidatures, et a proposé d’accepter plus volontiers les candidatures motivées lorsque des critères stricts de rôle les bloqueraient autrement. Six nouvelles candidatures de remboursement de voyage sont en cours d’affectation (provisoirement ~4 montage / ~2 démontage).
À plus long terme : les équipes devraient choisir leurs propres personnes coordinatrices, en sélectionnant pour la capacité de coordination ; le rôle du conseil ici est un coup de pouce à court terme, pas une fonction permanente.

7. Effectifs de l’Événement — Mise à l’Échelle

Les ventes de billets se situant autour des deux tiers des années précédentes, le conseil a noté qu’il n’est pas raisonnable que les équipes planifient des effectifs complets à l’ancienne échelle (3 000 participants).
Les départements ont entendu le message « mettre à l’échelle aux deux tiers » mais peuvent manquer d’une compréhension concrète de ce que cela signifie en pratique, les effectifs ayant historiquement été évalués visuellement sur site plutôt qu’à partir de plans écrits. La plupart des départements détiennent cette information ; pour certains elle est moins explicite.
La messagerie annuelle récurrente « l’événement est en péril » pour le recrutement a été jugée avoir perdu de son impact sur une audience interne déjà saturée ; les leviers plus efficaces sont une priorisation honnête des créneaux critiques et une réactivité envers les candidatures.

8. Sujets Ouverts

Réseau régional de rangers et promotion partenaires : Victor P prendra la responsabilité du sujet et transmettra la présentation du réseau ranger à Chris O (Malfare). La portée promotionnelle via le réseau partenaires est vue comme l’élément à forte valeur ; réponse en attente de la confirmation d’assurance et des demandes de permis déposées.
Analyse légale ticketing : Une analyse légale de fin avril sur l’assurance ticketing n’a pas de responsable clair et le conseil n’a pas été mis en copie. Daniela M S vérifiera le statut avec la personne de contact pertinente (récemment souffrante) ou réorientera.
Plan d’affaires : Confirmé complet.

9. Clôture

Les membres ont partagé des réflexions de clôture — la fatigue collective a été reconnue, accompagnée d’une positivité sincère sur les progrès de l’équipe et le bon fonctionnement du relais opérationnel. Le conseil a noté, avec soulagement, la résolution d’un point d’infrastructure de longue date avec une organisation voisine.

Points d’Action

Personne	Action	Échéance
Daniel T	Rédiger une réponse sur la demande de conseil de garde ; faire circuler au conseil pour avis	Cette semaine
Daniel T	Faire un suivi direct avec Frank pour confirmer le soutien dont la coordination bénévole a besoin	Cette semaine
Daniel T / Pablo V	Revoir et signer la liste de documents de paiements planifiés pour permettre les virements	Cette semaine
Peter D	Établir l’équipe finances et la politique/limites de dépenses d’urgence avant l’événement	Avant l’événement
Daniela M S	Fournir un schéma concret du rôle de coordination de garde pour revue du conseil	Prochaine réunion
Daniela M S	Finaliser l’assurance ; poursuivre des alternatives si le courtier continue de retarder	Cette semaine
Daniela M S	Contacter les six nouvelles candidatures montage/démontage pour les intégrer	Cette semaine
Daniela M S	Vérifier le statut de l’analyse légale ticketing avec le contact pertinent ou réorienter	Cette semaine
Frank	Identifier les départements sous-coordonnés et nommer des personnes coordinatrices supplémentaires	Cette semaine
Victor P	Porter le sujet du réseau régional de rangers ; coordonner la présentation avec Chris O	Cette semaine

Procès-verbaux générés automatiquement et nettoyés pour publication.

In caso di discrepanze tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.

Presidente: Ben D (facilitatore; ha passato il ruolo a Daniel T per uscita anticipata)
Consiglio presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Victor P, Chris O
Anche presente: Daniela M S (si è unita poco dopo l’inizio)
Assenti giustificati: Ward D, Michelle T

1. Apertura e Ordine del Giorno

I membri hanno condiviso brevi aggiornamenti personali. Diversi hanno segnalato stanchezza e alto carico di lavoro in vista del periodo dell’evento.
Due punti sostanziali all’ordine del giorno: (1) la richiesta di membri del consiglio in reperibilità da parte di una persona coordinatrice operativa, e (2) un aggiornamento sul coordinamento volontari dopo una chiamata con il team di coordinamento volontari.

2. Membri del Consiglio in Reperibilità

Contesto: una persona coordinatrice operativa aveva richiesto che i membri del consiglio coprissero turni di reperibilità dedicati di 24 ore durante l’evento.
Il consiglio non ha sostenuto turni di reperibilità dedicati. Punti chiave:
- Un membro del consiglio fisicamente stanziato a Malfare non aggiunge valore operativo e rischia di confondere la catena di comando esistente.
- In situazioni Malfare o di allontanamento realmente difficili, il team Malfare possiede l’esperienza rilevante; convocare il consiglio a tarda notte non migliorerebbe gli esiti.
- I bisogni reali sottostanti sono (a) un percorso chiaro di finanza d’emergenza e (b) fiducia e supporto al team Malfare — non la presenza del consiglio di per sé.
Direzione condivisa:
- I membri del consiglio saranno disponibili tramite un gruppo WhatsApp dedicato che collega il team Malfare direttamente al consiglio (non veicolato attraverso una singola persona), per fornire pareri quando richiesto.
- Almeno un membro del consiglio affidabilmente sobrio (Victor P) sarà disponibile come supporto esterno / punto di confronto.
- Il punto di rappresentanza legale (solo specifiche persone firmatarie possono agire per l’associazione) è coperto dalla reperibilità più che da turni fisici; è molto improbabile che sia necessario firmare in loco di notte.
Daniela M S ha segnalato una possibile questione legale su se alcuni ruoli (retribuiti) debbano essere fisicamente presenti per un periodo definito, da verificare con la consulenza legale. Sta inoltre portando avanti un ruolo esterno certificato di «estrazione» (un’aggiunta tipo personale di sicurezza certificato in Spagna) per togliere all’organizzazione gli allontanamenti difficili, oltre a una persona coordinatrice in reperibilità retribuita.
Decisione: Finalizzare la posizione del consiglio una volta che Daniela M S presenti uno schema concreto del ruolo di coordinamento in reperibilità. Daniel T rediggerà una risposta alla persona coordinatrice operativa riprendendo quanto sopra e la farà circolare al consiglio per pareri prima di inviarla.

3. Autorità di Firma del Consiglio e Protocollo Finanze d’Emergenza

È stato chiarito che l’autorità di firmare e approvare spese a nome dell’associazione è attualmente detenuta da un numero molto ristretto di persone.
Decisione: Costituire un team finanze (che includa Peter D, Daniela M S e altre persone) con autorità delegata ad approvare spese d’emergenza, regolata da limiti di politica concordati in anticipo, in modo che le decisioni finanziarie in loco possano essere prese senza convocare una riunione d’emergenza del consiglio. Le persone responsabili finanziarie di dipartimento (Cantina, Infrastruttura, Energia, il resto via Produzione) possono instradare le approvazioni d’emergenza.

4. Aggiornamento Assicurazione

Daniela M S ha riferito che l’assicurazione è in corso con le stesse persone broker utilizzate in precedenza, rallentata in attesa di informazioni tra intermediari. Esistono fornitori alternativi (in gran parte con la stessa assicurazione sottostante) come ripiego.
Il consiglio ha chiesto un punto di attivazione di ripiego se la persona broker attuale continua a ritardare.

5. Aggiornamento Produzione

I pagamenti ai fornitori sono ora raggruppati settimanalmente per ridurre la rotazione di firme e bonifici; una lista di documenti è in preparazione per firma e bonifico questa settimana.
Noleggio bagni bloccato (pagamento questa settimana). Il costo di preparazione del sito è stato ridotto a ~8.000 € (da ~13.000 €); i preventivi alternativi erano sensibilmente più alti (>25.000 €), quindi verrà utilizzato il fornitore originale.
Nei prossimi giorni uscirà un volume più ampio di comunicazioni informative alla comunità.

6. Coordinamento Volontari

A seguito di una chiamata nello stesso giorno con il team di coordinamento volontari (Frank): molte aree dispongono ora di volontari adeguati, ma alcuni dipartimenti restano significativamente carenti.
Il problema da risolvere è stato identificato come tanto di coordinamento quanto di mero numero: le candidature ad alcuni ruoli non hanno ricevuto risposte tempestive e si sono spostate altrove; i dipartimenti rilevanti potrebbero beneficiare di un ulteriore supporto al coordinamento del team. È stato identificato un problema di tempi di risposta ed è in corso una soluzione.
Il consiglio ha discusso il cambio di nome da «meta-lead» a «coordinamento» come una scelta deliberata, funzionale (anziché gerarchica) che rende visibili le esigenze di coordinamento, e ha rilevato esempi positivi in cui una persona di coordinamento ha attivamente collegato e accolto i volontari.
La discussione è convergeta sul dare potere alla funzione esistente di coordinamento volontari per agire, piuttosto che sul consiglio che interviene direttamente in ogni area.
Decisione: Il consiglio autorizza il coordinamento volontari a identificare i dipartimenti privi di sufficiente coordinamento attivo e a nominare persone di coordinamento aggiuntive in quelle aree secondo necessità. Ciò viene messo a verbale per dare un sostegno esplicito a tale azione.
Daniela M S ha osservato che il team sta già contattando direttamente le candidature, e ha proposto di accettare più prontamente le candidature disponibili dove criteri rigidi di ruolo le bloccherebbero altrimenti. Sei nuove candidature di rimborso viaggio sono in fase di assegnazione (provvisoriamente ~4 montaggio / ~2 smontaggio).
A più lungo termine: i team dovrebbero scegliere le proprie persone di coordinamento, selezionando per capacità di coordinamento; il ruolo del consiglio qui è uno stimolo a breve termine, non una funzione permanente.

7. Personale dell’Evento — Adeguamento alla Capacità

Con le vendite di biglietti che si attestano intorno ai due terzi degli anni precedenti, il consiglio ha rilevato che non è ragionevole che i team pianifichino la dotazione completa al precedente livello (3.000 partecipanti).
I dipartimenti hanno ricevuto il messaggio di «adeguarsi ai due terzi» ma potrebbero non avere una comprensione concreta di cosa significhi in pratica, dato che la dotazione è stata storicamente valutata visivamente in loco anziché da piani scritti. La maggior parte dei dipartimenti possiede questa informazione; per alcuni è meno esplicita.
La ricorrente messaggistica annuale di reclutamento «l’evento è a rischio» è stata giudicata aver perso impatto su un pubblico interno già saturo; le leve più efficaci sono una prioritizzazione onesta dei turni critici e la reattività verso le candidature.

8. Questioni Aperte

Rete regionale di rangers e promozione partner: Victor P assumerà la responsabilità del tema e trasmetterà la presentazione della rete ranger a Chris O (Malfare). La portata promozionale tramite la rete partner è vista come l’elemento ad alto valore; risposta in attesa della conferma assicurativa e delle domande di permesso presentate.
Analisi legale ticketing: Un’analisi legale di fine aprile sull’assicurazione ticketing non ha un responsabile chiaro e il consiglio non è stato copiato. Daniela M S verificherà lo stato con il contatto rilevante (recentemente indisposto) o reindirizzerà.
Piano di business: Confermato completo.

9. Chiusura

I membri hanno condiviso riflessioni di chiusura — stanchezza collettiva riconosciuta accanto a una genuina positività sui progressi del team e sul buon funzionamento del passaggio di consegne operativo. Il consiglio ha notato, con sollievo, la risoluzione di un punto di infrastruttura di lunga data con un’organizzazione vicina.

Punti d’Azione

Persona	Azione	Scadenza
Daniel T	Redigere risposta sulla richiesta di consiglio in reperibilità; far circolare al consiglio per pareri	Questa settimana
Daniel T	Fare un follow-up diretto con Frank per confermare il supporto necessario al coordinamento volontari	Questa settimana
Daniel T / Pablo V	Rivedere e firmare la lista di documenti di pagamenti pianificati per abilitare i bonifici	Questa settimana
Peter D	Costituire il team finanze e la politica/limiti di spese d’emergenza prima dell’evento	Prima dell’evento
Daniela M S	Fornire uno schema concreto del ruolo di coordinamento in reperibilità per revisione del consiglio	Prossima riunione
Daniela M S	Finalizzare l’assicurazione; perseguire alternative se il broker continua a ritardare	Questa settimana
Daniela M S	Contattare le sei nuove candidature montaggio/smontaggio per integrarle	Questa settimana
Daniela M S	Verificare lo stato dell’analisi legale ticketing con il contatto rilevante o reindirizzare	Questa settimana
Frank	Identificare i dipartimenti sotto-coordinati e nominare persone di coordinamento aggiuntive	Questa settimana
Victor P	Assumere il tema della rete regionale di rangers; coordinare la presentazione con Chris O	Questa settimana

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Vorsitz: Ben D (Moderator; Übergabe an Daniel T bei früher Abreise)
Vorstand anwesend: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Victor P, Chris O
Ebenfalls anwesend: Daniela M S (kam kurz nach Beginn dazu)
Entschuldigt: Ward D, Michelle T

1. Eingangsrunde und Tagesordnung

Die Mitglieder gaben kurze persönliche Updates. Mehrere wiesen auf Müdigkeit und hohe Arbeitsbelastung im Vorfeld des Veranstaltungszeitraums hin.
Zwei substantielle Tagesordnungspunkte: (1) die Anfrage zu Vorstandsmitgliedern in Bereitschaft seitens einer operativ koordinierenden Person, und (2) ein Update zur Freiwilligenkoordination nach einem Gespräch mit dem Freiwilligenkoordinationsteam.

2. Vorstandsmitglieder in Bereitschaft

Kontext: eine operativ koordinierende Person hatte gebeten, dass Vorstandsmitglieder dedizierte 24-Stunden-Bereitschaftsschichten während der Veranstaltung übernehmen.
Der Vorstand unterstützte keine dedizierten Vorstands-Bereitschaftsschichten. Kernpunkte:
- Ein Vorstandsmitglied, das physisch in Malfare stationiert ist, fügt keinen operativen Wert hinzu und droht, die bestehende Befehlskette zu verwischen.
- In wirklich schwierigen Malfare- oder Verweis-Situationen liegt die relevante Erfahrung beim Malfare-Team; späte nächtliche Vorstandsversammlungen würden die Ergebnisse nicht verbessern.
- Die eigentlichen zugrundeliegenden Bedürfnisse sind (a) ein klarer Notfall-Finanzierungspfad und (b) Vertrauen und Rückhalt für das Malfare-Team — nicht die Anwesenheit des Vorstands an sich.
Vereinbarte Richtung:
- Vorstandsmitglieder werden über eine dedizierte WhatsApp-Gruppe erreichbar sein, die das Malfare-Team direkt mit dem Vorstand verbindet (nicht über eine einzelne Person geleitet), um auf Anfrage Input zu geben.
- Mindestens ein verlässlich nüchternes Vorstandsmitglied (Victor P) ist als externer Sounding Board / Anlaufpunkt verfügbar.
- Der Punkt der rechtlichen Vertretung (nur bestimmte zeichnungsberechtigte Personen können für den Verein handeln) wird durch Erreichbarkeit statt durch physische Schichten abgedeckt; eine Unterschrift wird sehr wahrscheinlich nicht vor Ort über Nacht erforderlich sein.
Daniela M S wies auf eine mögliche rechtliche Frage hin, ob bestimmte (bezahlte) Rollen für einen definierten Zeitraum physisch anwesend sein müssen, was mit der Rechtsberatung zu prüfen ist. Sie treibt zudem eine externe, zertifizierte »Extraktions«-Rolle voran (eine in Spanien zertifizierte Ergänzung im Stil von Sicherheitspersonal), um schwierige Verweisungen aus der Organisation herauszunehmen, sowie eine bezahlte Bereitschafts-Koordination.
Beschluss: Die Position des Vorstands wird finalisiert, sobald Daniela M S einen konkreten Entwurf der Bereitschafts-Koordinationsrolle vorlegt. Daniel T verfasst eine Antwort an die operativ koordinierende Person mit obigen Punkten und leitet sie vor dem Versand an den Vorstand zur Stellungnahme weiter.

3. Zeichnungsberechtigung des Vorstands und Notfall-Finanzprotokoll

Es wurde klargestellt, dass die Befugnis, im Namen des Vereins zu zeichnen und Ausgaben zu genehmigen, derzeit bei einer sehr kleinen Zahl von Personen liegt.
Beschluss: Einrichtung eines Finanzteams (mit Peter D, Daniela M S und weiteren) mit delegierter Befugnis zur Genehmigung von Notausgaben, geregelt durch vorab vereinbarte Richtlinien-Grenzen, damit Finanzentscheidungen vor Ort getroffen werden können, ohne eine Notvorstandssitzung einberufen zu müssen. Departmentale Finanzverantwortliche (Cantina, Infrastruktur, Strom, der Rest über Produktion) können Notgenehmigungen leiten.

4. Versicherungsupdate

Daniela M S berichtete, dass die Versicherung mit denselben zuvor genutzten Maklern in Bearbeitung ist, verzögert durch ausstehende Informationen zwischen Vermittlern. Alternative Anbieter (größtenteils mit derselben zugrundeliegenden Versicherung) bestehen als Rückfall.
Der Vorstand bat um einen Rückfall-Auslösepunkt, falls der derzeitige Makler weiter verzögert.

5. Produktionsupdate

Lieferantenzahlungen werden nun wöchentlich gebündelt, um Unterschriften-/Überweisungs-Fluktuation zu reduzieren; eine Dokumentenliste wird für Unterschrift und Überweisung in dieser Woche vorbereitet.
Toilettenmiete gesichert (Zahlung diese Woche). Die Site-Vorbereitungskosten wurden auf ~8.000 € reduziert (von ~13.000 €); alternative Angebote waren deutlich höher (>25.000 €), daher wird der ursprüngliche Anbieter genutzt.
Ein umfangreicheres Volumen an informativer Kommunikation an die Community geht in den nächsten Tagen raus.

6. Freiwilligenkoordination

Im Anschluss an einen Anruf am selben Tag mit dem Freiwilligenkoordinationsteam (Frank): viele Bereiche verfügen nun über ausreichend Freiwillige, aber bestimmte Departments bleiben deutlich unterbesetzt.
Das zu lösende Problem wurde ebenso sehr als Koordinations- wie als reines Mengenproblem identifiziert: Bewerbende für bestimmte Rollen haben keine zeitnahen Rückmeldungen erhalten und sich anderweitig orientiert; die betreffenden Departments könnten von weiterer Unterstützung bei der Teamkoordination profitieren. Ein Problem mit Reaktionszeiten wurde identifiziert, und eine Lösung wird gerade umgesetzt.
Der Vorstand diskutierte die Umbenennung von »Meta-Lead« in »Koordination« als bewusste, funktionale (statt hierarchische) Rahmung, die Koordinationsbedarfe sichtbar macht, und verwies auf positive Beispiele, bei denen eine koordinierende Person Freiwillige aktiv verbunden und eingearbeitet hat.
Die Diskussion konvergierte darauf, die bestehende Freiwilligenkoordinationsfunktion zum Handeln zu ermächtigen, anstatt dass der Vorstand direkt in jedem Bereich eingreift.
Beschluss: Der Vorstand ermächtigt die Freiwilligenkoordination, Departments mit unzureichender aktiver Koordination zu identifizieren und bei Bedarf zusätzliche Koordinierende in diese Bereiche zu benennen. Dies wird im Protokoll festgehalten, um dieser Handlung ausdrückliche Rückendeckung zu geben.
Daniela M S merkte an, dass das Team bereits Kandidatinnen und Kandidaten direkt anspricht, und schlug vor, bereitwillige Bewerbende leichter zu akzeptieren, wo strenge Rollenkriterien das ansonsten blockieren würden. Sechs neue Bewerbende auf Reisekostenerstattung werden derzeit zugeteilt (vorläufig ~4 Aufbau / ~2 Abbau).
Längerfristig: Teams sollten ihre eigenen Koordinierenden auswählen und dabei nach Koordinationsfähigkeit auswählen; die Rolle des Vorstands ist hier ein kurzfristiger Anschub, keine stehende Funktion.

7. Personalbedarf der Veranstaltung — Skalierung auf Kapazität

Da die Ticketverkäufe sich etwa auf zwei Drittel der Vorjahre beläufen, hielt der Vorstand fest, dass es für Teams unangemessen ist, die volle Besetzung der vorherigen Größe (3.000 Teilnehmende) zu planen.
Die Departments haben die Botschaft »auf zwei Drittel skalieren« gehört, könnten aber kein konkretes Verständnis dafür haben, was das in der Praxis bedeutet, da die Besetzung historisch eher visuell vor Ort als anhand schriftlicher Pläne beurteilt wurde. Die meisten Departments verfügen über diese Information; bei einigen ist sie weniger explizit.
Die wiederkehrende jährliche Rekrutierungsbotschaft »die Veranstaltung ist in Gefahr« wurde als wirkungslos für ein bereits gesättigtes internes Publikum eingeschätzt; die wirksameren Hebel sind eine ehrliche Priorisierung kritischer Schichten und Reaktionsfähigkeit gegenüber Bewerbenden.

8. Offene Themen

Regionales Ranger-Netzwerk und Partner-Promotion: Victor P übernimmt die Verantwortung für das Thema und leitet die Vorstellung des Ranger-Netzwerks an Chris O (Malfare) weiter. Die Promotionsreichweite über das Partnernetzwerk gilt als hochwertiges Element; Rückmeldung ausstehend pendend bis Versicherungsbestätigung und eingereichte Genehmigungsanträge.
Rechtliche Analyse Ticketing: Eine rechtliche Analyse von Ende April zur Ticketing-Versicherung hat keinen klaren Verantwortlichen, und der Vorstand wurde nicht in Kopie gesetzt. Daniela M S prüft den Status mit der relevanten Kontaktperson (kürzlich unwohl) oder leitet um.
Businessplan: Vollständig bestätigt.

9. Schlussrunde

Die Mitglieder teilten Schlussreflexionen — kollektive Müdigkeit wurde anerkannt, zugleich echte Positivität über die Fortschritte des Teams und die gut funktionierende operative Übergabe. Der Vorstand stellte mit Erleichterung die Auflösung eines lange schwelenden Infrastrukturthemas mit einer benachbarten Organisation fest.

Aktionspunkte

Person	Aktion	Fälligkeit
Daniel T	Antwort zur Anfrage Vorstand-in-Bereitschaft entwerfen; zur Stellungnahme im Vorstand zirkulieren	Diese Woche
Daniel T	Direktes Follow-up mit Frank, um zu klären, welche Unterstützung die Freiwilligenkoordination braucht	Diese Woche
Daniel T / Pablo V	Liste geplanter Zahlungsdokumente prüfen und unterzeichnen, um Überweisungen zu ermöglichen	Diese Woche
Peter D	Finanzteam und Notausgaben-Richtlinien/-Grenzen vor dem Event einrichten	Vor dem Event
Daniela M S	Konkretes Konzept der Bereitschafts-Koordinationsrolle zur Vorstandsprüfung vorlegen	Nächste Sitzung
Daniela M S	Versicherung finalisieren; Alternativen verfolgen, falls der Makler weiter verzögert	Diese Woche
Daniela M S	Die sechs neuen Aufbau-/Abbau-Bewerbenden kontaktieren, um sie einzubinden	Diese Woche
Daniela M S	Status der rechtlichen Ticketing-Analyse mit der relevanten Kontaktperson prüfen oder umleiten	Diese Woche
Frank	Unter-koordinierte Departments identifizieren und zusätzliche Koordinierende benennen	Diese Woche
Victor P	Das Thema des regionalen Ranger-Netzwerks übernehmen; Vorstellung mit Chris O koordinieren	Diese Woche

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