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NCA Board Meeting Minutes
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Chair: Ben D (facilitator)
Board present: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
Also present: Daniela M S
Apologies: Chris O, Michelle T, Victor P
Board present: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
Also present: Daniela M S
Apologies: Chris O, Michelle T, Victor P
1. Check-in and Agenda
- Members gave brief personal updates.
- Pablo V flagged that he will have limited availability over the coming week due to personal commitments.
- The agenda was reviewed; Pablo V’s volunteer recruitment item was folded into the production update.
2. Production Update
- Daniela M S reported that vendor payments and contract signings begin this week. The most time-sensitive items (cabin and toilet hire) cannot be deferred further given limited regional vendor availability over the summer.
- The board confirmed that vendor payments should proceed on schedule. Delaying payments would not reduce overall risk.
3. Volunteer Recruitment — Critical Roles
- Pablo V and Daniela M S reported on a pre-meeting call with Cantina coordinators highlighting acute volunteer shortages across the build, event and strike weeks, particularly for Cantina.
- Pablo V proposed a three-part plan, agreed by the board:
- Simplify the volunteer sign-up flow in the Humans application so that new volunteers can register for a shift with the minimum required information, completing the rest of their profile afterwards.
- Default the shift listing to “critical” shifts only, using the existing critical / important / regular flag on shifts, until critical roles are filled.
- Send a clearly-worded urgent email to the existing community communicating the genuine need for volunteers in critical roles.
- Decision: Daniel T to spec the application changes this evening and send to Peter D for review and integration. Peter D noted limited availability midweek.
- Decision: Daniela M S to coordinate with the comms team on the urgent communication and to push the volunteer recruitment message at the Thursday community call.
- Decision: Daniela M S to confirm with department leads which shifts are genuinely critical so the default filter is honest.
Contingency Planning
- Ward D and Daniel T discussed backup options should recruitment fall short, including a reduced build scope and external catering arrangements for Cantina. The board agreed contingency planning should proceed in parallel, but the recruitment plan should be tried first.
- Daniela M S noted that similar recruitment-urgency messaging is sent annually and may have lost impact; this informed the choice to combine messaging with concrete app changes.
- Daniel T proposed beginning recruitment for next year’s build during this year’s event, to break the late-planning cycle going forward.
4. Communications
- Ben D updated the board on conversations through the past week to strengthen the comms team. New contributors have been brought in to support the team.
- Daniela M S has restructured the comms split: social media and newsletter handled by separate leads. The shared comms-planning Notion is being kept current.
- Once the targeted-messaging feature in Humans ships (expected end of this weekend), comms will move to highly targeted outreach (e.g. shift reminders, ticket reminders) alongside continued daily one-topic messages.
- Action: Ben D to follow up regarding missing channel-format details on the comms-planning Notion.
5. Membership Review
- A pending membership application was reviewed. The candidate meets the published criteria. Daniel T updated his vote from “maybe” to “yes”. Ben D to confirm with Chris O.
6. External Outreach Item — Deferred
- A proposed external outreach option was discussed but not concluded. Action: Ben D to consult the association’s legal advisor before any further action. Item to be revisited.
7. Board Members On Call — Deferred
- Discussion of an availability protocol proposed by an external coordinator deferred to next week to allow Chris O and Michelle T to contribute. The proposer is comfortable with the delay.
8. Check-out
- Members shared closing reflections. The board acknowledged the workload pressure and the shift to backup-plan thinking, while noting confidence in the agreed plan.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Daniel T | Spec Humans shift-flow simplification and send to Peter D | Tonight |
| Peter D | Review and integrate Daniel T’s spec | This week |
| Daniela M S | Coordinate urgent volunteer email with the comms team | This week |
| Daniela M S | Validate which shifts are genuinely critical with department leads | This week |
| Daniela M S | Push volunteer-recruitment message at Thursday community call | Thursday |
| Ben D | Consult legal advisor on external outreach option | This week |
| Ben D | Follow up regarding comms-planning Notion channel formats | This week |
| Ben D | Confirm pending membership vote with Chris O | This week |
| Ben D | Reschedule “board members on call” discussion to next week’s agenda | Next meeting |
Minutes auto-generated and sanitised for publication.
Presidente: Ben D (facilitador)
Junta presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
También presentes: Daniela M S
Excusas: Chris O, Michelle T, Victor P
Junta presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
También presentes: Daniela M S
Excusas: Chris O, Michelle T, Victor P
1. Saludo Inicial y Agenda
- Las personas miembros compartieron breves actualizaciones personales.
- Pablo V indicó que tendrá disponibilidad limitada durante la próxima semana debido a compromisos personales.
- Se revisó la agenda; el punto de Pablo V sobre la captación de voluntariado se integró en la actualización de producción.
2. Actualización de Producción
- Daniela M S informó que los pagos a proveedores y la firma de contratos comienzan esta semana. Los elementos más sensibles al tiempo (alquiler de cabinas y baños) no pueden aplazarse más, dada la disponibilidad limitada de proveedores en la región durante el verano.
- La junta confirmó que los pagos a proveedores deben realizarse según lo previsto. Retrasar los pagos no reduciría el riesgo global.
3. Captación de Voluntariado — Roles Críticos
- Pablo V y Daniela M S informaron sobre una llamada previa a la reunión con las personas coordinadoras de Cantina, en la que se destacaron carencias agudas de voluntariado en las semanas de montaje, evento y desmontaje, particularmente en Cantina.
- Pablo V propuso un plan de tres partes, acordado por la junta:
- Simplificar el flujo de inscripción de voluntariado en la aplicación Humans, de modo que las personas voluntarias nuevas puedan registrarse para un turno con la información mínima necesaria, completando el resto de su perfil después.
- Mostrar por defecto solo los turnos «críticos», usando el indicador existente de crítico / importante / regular en los turnos, hasta que los roles críticos estén cubiertos.
- Enviar un correo urgente claramente redactado a la comunidad existente comunicando la necesidad genuina de voluntariado en roles críticos.
- Decisión: Daniel T especificará los cambios en la aplicación esta misma noche y los enviará a Peter D para revisión e integración. Peter D indicó disponibilidad limitada a mitad de semana.
- Decisión: Daniela M S coordinará con el equipo de comms la comunicación urgente y empujará el mensaje de captación de voluntariado en la llamada comunitaria del jueves.
- Decisión: Daniela M S confirmará con las personas líderes de departamento qué turnos son genuinamente críticos para que el filtro por defecto sea honesto.
Planes de Contingencia
- Ward D y Daniel T discutieron opciones de respaldo en caso de que la captación quede corta, incluyendo un alcance de construcción reducido y arreglos externos de catering para Cantina. La junta acordó que la planificación de contingencia debe proceder en paralelo, pero que el plan de captación debe intentarse primero.
- Daniela M S señaló que mensajes similares de urgencia de captación se envían cada año y pueden haber perdido impacto; esto influyó en la decisión de combinar la mensajería con cambios concretos en la aplicación.
- Daniel T propuso comenzar la captación para la construcción del año que viene durante el evento de este año, para romper el ciclo de planificación tardía a futuro.
4. Comunicaciones
- Ben D actualizó a la junta sobre las conversaciones de la última semana para reforzar el equipo de comms. Se han incorporado nuevas personas colaboradoras en apoyo al equipo.
- Daniela M S ha reestructurado la división de comms: redes sociales y boletín gestionadas por personas líderes distintas. El Notion compartido de planificación de comms se mantiene actualizado.
- Una vez que la función de mensajería segmentada en Humans esté lista (previsto para el final de este fin de semana), comms pasará a un alcance altamente segmentado (recordatorios de turnos, recordatorios de entradas) junto con los mensajes diarios de un solo tema.
- Acción: Ben D dará seguimiento sobre detalles de formato de canales que faltan en el Notion de planificación de comms.
5. Revisión de Membresía
- Se revisó una solicitud de membresía pendiente. La persona candidata cumple los criterios publicados. Daniel T actualizó su voto de «quizás» a «sí». Ben D confirmará con Chris O.
6. Punto de Alcance Externo — Aplazado
- Se discutió una opción propuesta de alcance externo, pero no se concluyó. Acción: Ben D consultará con la asesoría legal de la asociación antes de cualquier acción adicional. El punto se retomará.
7. Personas de la Junta de Guardia — Aplazado
- La discusión de un protocolo de disponibilidad propuesto por una persona coordinadora externa se aplaza a la próxima semana para permitir la contribución de Chris O y Michelle T. Quien lo propone está conforme con el aplazamiento.
8. Cierre
- Las personas miembros compartieron breves reflexiones de cierre. La junta reconoció la presión de carga de trabajo y el cambio hacia el pensamiento de plan de respaldo, manifestando al mismo tiempo confianza en el plan acordado.
Puntos de Acción
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Daniel T | Especificar la simplificación del flujo de turnos en Humans y enviarla a Peter D | Esta noche |
| Peter D | Revisar e integrar la especificación de Daniel T | Esta semana |
| Daniela M S | Coordinar el correo urgente de voluntariado con el equipo de comms | Esta semana |
| Daniela M S | Validar con personas líderes de departamento qué turnos son genuinamente críticos | Esta semana |
| Daniela M S | Empujar el mensaje de captación de voluntariado en la llamada comunitaria del jueves | Jueves |
| Ben D | Consultar a la asesoría legal sobre la opción de alcance externo | Esta semana |
| Ben D | Dar seguimiento sobre formatos de canales en el Notion de planificación de comms | Esta semana |
| Ben D | Confirmar el voto pendiente de membresía con Chris O | Esta semana |
| Ben D | Reagendar la discusión de «personas de la junta de guardia» en la agenda de la próxima reunión | Próxima reunión |
Actas generadas automáticamente y depuradas para publicación.
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Président : Ben D (facilitateur)
Conseil présent : Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
Également présente : Daniela M S
Excusés : Chris O, Michelle T, Victor P
Conseil présent : Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
Également présente : Daniela M S
Excusés : Chris O, Michelle T, Victor P
1. Tour de Table et Ordre du Jour
- Les membres ont partagé de brèves mises à jour personnelles.
- Pablo V a indiqué qu’il aurait une disponibilité limitée la semaine à venir en raison d’engagements personnels.
- L’ordre du jour a été revu ; le point de Pablo V sur le recrutement bénévole a été intégré à la mise à jour de production.
2. Mise à Jour Production
- Daniela M S a indiqué que les paiements aux fournisseurs et la signature des contrats commencent cette semaine. Les éléments les plus sensibles au temps (location de cabines et de toilettes) ne peuvent être reportés davantage compte tenu de la disponibilité limitée des fournisseurs régionaux pendant l’été.
- Le conseil a confirmé que les paiements aux fournisseurs doivent se faire selon le calendrier prévu. Retarder les paiements ne réduirait pas le risque global.
3. Recrutement Bénévole — Rôles Critiques
- Pablo V et Daniela M S ont rendu compte d’un appel pré-réunion avec les coordinateurs de Cantina mettant en lumière des pénuries aiguës de bénévoles sur les semaines de montage, d’événement et de démontage, particulièrement pour la Cantina.
- Pablo V a proposé un plan en trois volets, validé par le conseil :
- Simplifier le parcours d’inscription bénévole dans l’application Humans afin que les nouveaux bénévoles puissent s’inscrire à un créneau avec le minimum d’informations requises, en complétant le reste de leur profil par la suite.
- Afficher par défaut uniquement les créneaux « critiques », en utilisant le marqueur existant critique / important / régulier sur les créneaux, jusqu’à ce que les rôles critiques soient pourvus.
- Envoyer un email urgent clairement formulé à la communauté existante pour communiquer le besoin réel de bénévoles sur les rôles critiques.
- Décision : Daniel T spécifiera les modifications de l’application ce soir et les enverra à Peter D pour revue et intégration. Peter D a noté une disponibilité limitée en milieu de semaine.
- Décision : Daniela M S coordonnera avec l’équipe communications la communication urgente et portera le message de recrutement bénévole lors de l’appel communautaire de jeudi.
- Décision : Daniela M S confirmera avec les responsables de département quels créneaux sont réellement critiques afin que le filtre par défaut soit honnête.
Plans de Repli
- Ward D et Daniel T ont discuté d’options de repli si le recrutement reste insuffisant, notamment une réduction du périmètre de construction et des arrangements de restauration externe pour la Cantina. Le conseil a convenu que la planification de repli doit avancer en parallèle, mais que le plan de recrutement doit être essayé en premier.
- Daniela M S a fait remarquer que des messages d’urgence de recrutement similaires sont envoyés chaque année et peuvent avoir perdu de leur impact ; cela a motivé le choix de combiner messages et changements concrets dans l’application.
- Daniel T a proposé de commencer le recrutement pour la construction de l’année prochaine pendant l’événement de cette année, pour rompre le cycle de planification tardive.
4. Communications
- Ben D a fait le point au conseil sur les échanges de la semaine passée visant à renforcer l’équipe communications. De nouveaux contributeurs ont rejoint l’équipe en soutien.
- Daniela M S a restructuré la répartition communications : réseaux sociaux et newsletter portés par des responsables distincts. Le Notion partagé de planification communications est tenu à jour.
- Une fois la fonctionnalité de messagerie ciblée dans Humans livrée (prévue pour la fin de ce week-end), les communications passeront à une diffusion hautement ciblée (rappels de créneaux, rappels de billets) en parallèle des messages quotidiens mono-sujet.
- Action : Ben D fera le suivi concernant les détails de format de canaux manquants sur le Notion de planification communications.
5. Examen d’Adhésion
- Une candidature d’adhésion en attente a été examinée. La personne candidate répond aux critères publiés. Daniel T a modifié son vote de « peut-être » à « oui ». Ben D confirmera avec Chris O.
6. Point de Communication Externe — Reporté
- Une option proposée de communication externe a été discutée mais non conclue. Action : Ben D consultera le conseil juridique de l’association avant toute action ultérieure. Le point sera repris.
7. Membres du Conseil de Garde — Reporté
- La discussion d’un protocole de disponibilité proposé par une personne coordinatrice externe est reportée à la semaine prochaine pour permettre la contribution de Chris O et Michelle T. La personne proposée est à l’aise avec ce report.
8. Clôture
- Les membres ont partagé de brèves réflexions de clôture. Le conseil a reconnu la pression de charge de travail et le glissement vers une réflexion de plan de repli, tout en exprimant sa confiance dans le plan convenu.
Points d’Action
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Daniel T | Spécifier la simplification du parcours de créneaux dans Humans et l’envoyer à Peter D | Ce soir |
| Peter D | Revoir et intégrer la spécification de Daniel T | Cette semaine |
| Daniela M S | Coordonner l’email urgent bénévoles avec l’équipe communications | Cette semaine |
| Daniela M S | Valider avec les responsables de département les créneaux réellement critiques | Cette semaine |
| Daniela M S | Porter le message de recrutement bénévoles à l’appel communautaire de jeudi | Jeudi |
| Ben D | Consulter le conseil juridique sur l’option de communication externe | Cette semaine |
| Ben D | Faire le suivi des formats de canaux sur le Notion de planification communications | Cette semaine |
| Ben D | Confirmer le vote d’adhésion en attente avec Chris O | Cette semaine |
| Ben D | Reporter la discussion « membres du conseil de garde » à l’ordre du jour de la semaine prochaine | Prochaine réunion |
Procès-verbaux générés automatiquement et nettoyés pour publication.
In caso di discrepanze tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Presidente: Ben D (facilitatore)
Consiglio presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
Anche presente: Daniela M S
Assenti giustificati: Chris O, Michelle T, Victor P
Consiglio presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
Anche presente: Daniela M S
Assenti giustificati: Chris O, Michelle T, Victor P
1. Apertura e Ordine del Giorno
- I membri hanno condiviso brevi aggiornamenti personali.
- Pablo V ha segnalato che avrà disponibilità limitata nella prossima settimana per impegni personali.
- L’ordine del giorno è stato rivisto; il punto di Pablo V sul reclutamento volontari è stato integrato nell’aggiornamento di produzione.
2. Aggiornamento Produzione
- Daniela M S ha riferito che i pagamenti ai fornitori e la firma dei contratti iniziano questa settimana. Le voci più sensibili dal punto di vista temporale (noleggio cabine e bagni) non possono essere ulteriormente rinviate, data la limitata disponibilità di fornitori regionali durante l’estate.
- Il consiglio ha confermato che i pagamenti ai fornitori devono procedere secondo il calendario previsto. Posticipare i pagamenti non ridurrebbe il rischio complessivo.
3. Reclutamento Volontari — Ruoli Critici
- Pablo V e Daniela M S hanno riferito di una chiamata pre-riunione con i coordinatori della Cantina che ha evidenziato gravi carenze di volontari nelle settimane di montaggio, evento e smontaggio, in particolare per la Cantina.
- Pablo V ha proposto un piano in tre punti, condiviso dal consiglio:
- Semplificare il flusso di iscrizione volontari nell’applicazione Humans in modo che i nuovi volontari possano registrarsi a un turno con le informazioni minime richieste, completando il resto del profilo successivamente.
- Mostrare di default solo i turni «critici», utilizzando l’indicatore esistente critico / importante / regolare sui turni, finché i ruoli critici non siano coperti.
- Inviare un’email urgente formulata chiaramente alla comunità esistente per comunicare la necessità reale di volontari nei ruoli critici.
- Decisione: Daniel T specificherà le modifiche all’applicazione questa sera e le invierà a Peter D per revisione e integrazione. Peter D ha indicato disponibilità limitata a metà settimana.
- Decisione: Daniela M S coordinerà con il team comunicazioni la comunicazione urgente e porterà il messaggio di reclutamento volontari alla chiamata comunitaria di giovedì.
- Decisione: Daniela M S confermerà con i responsabili di dipartimento quali turni siano realmente critici, in modo che il filtro predefinito sia onesto.
Pianificazione di Contingenza
- Ward D e Daniel T hanno discusso opzioni di riserva nel caso il reclutamento risulti insufficiente, inclusi un perimetro di costruzione ridotto e accordi di catering esterno per la Cantina. Il consiglio ha concordato che la pianificazione di contingenza proceda in parallelo, ma che il piano di reclutamento sia tentato per primo.
- Daniela M S ha osservato che messaggi di urgenza simili vengono inviati ogni anno e potrebbero aver perso impatto; questo ha motivato la scelta di combinare i messaggi con modifiche concrete all’applicazione.
- Daniel T ha proposto di iniziare il reclutamento per la costruzione del prossimo anno durante l’evento di quest’anno, per rompere il ciclo di pianificazione tardiva.
4. Comunicazioni
- Ben D ha aggiornato il consiglio sulle conversazioni della scorsa settimana per rafforzare il team comunicazioni. Nuove persone collaboratrici sono state coinvolte a supporto del team.
- Daniela M S ha ristrutturato la suddivisione delle comunicazioni: social media e newsletter gestiti da responsabili distinti. Il Notion condiviso di pianificazione comunicazioni viene mantenuto aggiornato.
- Una volta rilasciata la funzionalità di messaggistica mirata in Humans (prevista per la fine di questo fine settimana), le comunicazioni passeranno a un’attività di diffusione altamente mirata (promemoria turni, promemoria biglietti) in parallelo ai messaggi giornalieri mono-tema.
- Azione: Ben D darà seguito ai dettagli mancanti di formato dei canali sul Notion di pianificazione comunicazioni.
5. Revisione Adesione
- È stata esaminata una richiesta di adesione in sospeso. La persona candidata soddisfa i criteri pubblicati. Daniel T ha aggiornato il proprio voto da «forse» a «sì». Ben D confermerà con Chris O.
6. Punto su Comunicazione Esterna — Rinviato
- È stata discussa un’opzione proposta di comunicazione esterna ma non si è giunti a una conclusione. Azione: Ben D consulterà il consulente legale dell’associazione prima di qualsiasi ulteriore azione. Il punto sarà ripreso.
7. Membri del Consiglio in Reperibilità — Rinviato
- La discussione di un protocollo di disponibilità proposto da una persona coordinatrice esterna è rinviata alla prossima settimana per consentire il contributo di Chris O e Michelle T. La persona proponente è d’accordo con il rinvio.
8. Chiusura
- I membri hanno condiviso brevi riflessioni di chiusura. Il consiglio ha riconosciuto la pressione del carico di lavoro e il passaggio a un pensiero di piano di riserva, esprimendo al contempo fiducia nel piano concordato.
Punti d’Azione
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Daniel T | Specificare la semplificazione del flusso turni in Humans e inviarla a Peter D | Stasera |
| Peter D | Revisionare e integrare la specifica di Daniel T | Questa settimana |
| Daniela M S | Coordinare l’email urgente volontari con il team comunicazioni | Questa settimana |
| Daniela M S | Validare con i responsabili di dipartimento quali turni siano realmente critici | Questa settimana |
| Daniela M S | Portare il messaggio di reclutamento volontari alla chiamata comunitaria di giovedì | Giovedì |
| Ben D | Consultare il consulente legale sull’opzione di comunicazione esterna | Questa settimana |
| Ben D | Dare seguito ai formati dei canali sul Notion di pianificazione comunicazioni | Questa settimana |
| Ben D | Confermare il voto di adesione in sospeso con Chris O | Questa settimana |
| Ben D | Riprogrammare la discussione «membri del consiglio in reperibilità» nell’ordine del giorno della prossima riunione | Prossima riunione |
Verbali generati automaticamente e ripuliti per la pubblicazione.
Bei Diskrepanzen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Vorsitz: Ben D (Moderator)
Vorstand anwesend: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
Ebenfalls anwesend: Daniela M S
Entschuldigt: Chris O, Michelle T, Victor P
Vorstand anwesend: Daniel T, Ben D, Peter D, Pablo V, Ward D
Ebenfalls anwesend: Daniela M S
Entschuldigt: Chris O, Michelle T, Victor P
1. Eingangsrunde und Tagesordnung
- Die Mitglieder gaben kurze persönliche Updates.
- Pablo V wies darauf hin, dass er aufgrund persönlicher Verpflichtungen in der kommenden Woche eingeschränkt verfügbar sein wird.
- Die Tagesordnung wurde durchgesehen; Pablo Vs Punkt zur Freiwilligengewinnung wurde in das Produktionsupdate eingegliedert.
2. Produktionsupdate
- Daniela M S berichtete, dass die Lieferantenzahlungen und Vertragsunterzeichnungen diese Woche beginnen. Die zeitkritischsten Posten (Anmietung von Kabinen und Toiletten) können aufgrund der begrenzten Verfügbarkeit regionaler Lieferanten im Sommer nicht weiter aufgeschoben werden.
- Der Vorstand bestätigte, dass die Lieferantenzahlungen wie geplant erfolgen sollen. Eine Verzögerung der Zahlungen würde das Gesamtrisiko nicht verringern.
3. Freiwilligengewinnung — Kritische Rollen
- Pablo V und Daniela M S berichteten von einem Vorgespräch mit den Cantina-Koordinatorinnen und -Koordinatoren, das auf akute Engpässe bei den Freiwilligen in den Wochen Aufbau, Veranstaltung und Abbau hingewiesen hat, insbesondere für die Cantina.
- Pablo V schlug einen dreiteiligen Plan vor, der vom Vorstand mitgetragen wurde:
- Vereinfachung des Anmeldeprozesses für Freiwillige in der Humans-Anwendung, sodass neue Freiwillige sich mit den minimal erforderlichen Angaben für eine Schicht eintragen können und ihr Profil danach vervollständigen.
- Standardmäßig nur »kritische« Schichten anzeigen, unter Verwendung der bestehenden Markierung kritisch / wichtig / regulär auf den Schichten, bis die kritischen Rollen besetzt sind.
- Eine klar formulierte dringende E-Mail an die bestehende Community senden, die den realen Bedarf an Freiwilligen für kritische Rollen kommuniziert.
- Beschluss: Daniel T spezifiziert die Anwendungsänderungen heute Abend und sendet sie an Peter D zur Prüfung und Integration. Peter D wies auf eingeschränkte Verfügbarkeit zur Wochenmitte hin.
- Beschluss: Daniela M S koordiniert mit dem Comms-Team die dringende Kommunikation und trägt die Botschaft zur Freiwilligengewinnung im Community-Call am Donnerstag vor.
- Beschluss: Daniela M S klärt mit den Departmentleitungen, welche Schichten tatsächlich kritisch sind, damit der Standardfilter ehrlich ist.
Notfallplanung
- Ward D und Daniel T erörterten Rückfalloptionen für den Fall unzureichender Gewinnung, einschließlich eines reduzierten Aufbau-Umfangs und externer Catering-Vereinbarungen für die Cantina. Der Vorstand stimmte zu, dass Notfallplanung parallel verfolgt wird, dass aber zunächst der Gewinnungsplan versucht werden soll.
- Daniela M S merkte an, dass ähnliche Dringlichkeitsbotschaften jährlich versendet werden und an Wirkung verloren haben könnten; das hat die Entscheidung geprägt, Botschaften mit konkreten Anwendungsänderungen zu kombinieren.
- Daniel T schlug vor, die Gewinnung für den Aufbau des nächsten Jahres bereits während des diesjährigen Events zu beginnen, um den Kreislauf der späten Planung zu durchbrechen.
4. Kommunikation
- Ben D informierte den Vorstand über die Gespräche der vergangenen Woche zur Stärkung des Comms-Teams. Neue Beitragende wurden zur Unterstützung des Teams hinzugezogen.
- Daniela M S hat die Comms-Aufteilung neu strukturiert: Social Media und Newsletter werden von getrennten Verantwortlichen betreut. Das geteilte Comms-Planungs-Notion wird aktuell gehalten.
- Sobald die zielgerichtete Nachrichtenfunktion in Humans ausgeliefert ist (voraussichtlich Ende dieses Wochenendes), wechseln die Comms zu hochgradig zielgerichteter Ansprache (z. B. Schicht-Erinnerungen, Ticket-Erinnerungen) parallel zu den täglichen Ein-Themen-Botschaften.
- Aktion: Ben D folgt den fehlenden Kanal-Format-Details im Comms-Planungs-Notion nach.
5. Mitgliedschaftsprüfung
- Ein offener Mitgliedsantrag wurde geprüft. Die kandidierende Person erfüllt die veröffentlichten Kriterien. Daniel T änderte sein Votum von »vielleicht« auf »ja«. Ben D bestätigt mit Chris O.
6. Externer Kommunikationspunkt — Vertagt
- Eine vorgeschlagene Option zur externen Kommunikation wurde diskutiert, aber nicht abgeschlossen. Aktion: Ben D konsultiert die Rechtsberatung des Vereins vor weiteren Maßnahmen. Der Punkt wird wieder aufgegriffen.
7. Vorstand auf Bereitschaft — Vertagt
- Die Diskussion eines von einer externen koordinierenden Person vorgeschlagenen Verfügbarkeitsprotokolls wird auf nächste Woche vertagt, damit Chris O und Michelle T sich einbringen können. Die antragstellende Person ist mit der Verschiebung einverstanden.
8. Schlussrunde
- Die Mitglieder teilten kurze Schlussreflexionen. Der Vorstand erkannte den Druck der Arbeitslast und den Wechsel zu Rückfalldenken an, äußerte zugleich Vertrauen in den vereinbarten Plan.
Aktionspunkte
| Person | Aktion | Fälligkeit |
|---|---|---|
| Daniel T | Spezifikation der Vereinfachung des Schichtablaufs in Humans erstellen und an Peter D senden | Heute Abend |
| Peter D | Spezifikation von Daniel T prüfen und integrieren | Diese Woche |
| Daniela M S | Dringende Freiwilligen-E-Mail mit dem Comms-Team koordinieren | Diese Woche |
| Daniela M S | Mit den Departmentleitungen klären, welche Schichten tatsächlich kritisch sind | Diese Woche |
| Daniela M S | Botschaft zur Freiwilligengewinnung im Community-Call am Donnerstag vortragen | Donnerstag |
| Ben D | Rechtsberatung zur Option der externen Kommunikation konsultieren | Diese Woche |
| Ben D | Kanal-Formate im Comms-Planungs-Notion nachverfolgen | Diese Woche |
| Ben D | Offene Mitgliedschaftsabstimmung mit Chris O bestätigen | Diese Woche |
| Ben D | Diskussion »Vorstand auf Bereitschaft« auf die Tagesordnung der nächsten Woche verschieben | Nächste Sitzung |
Protokoll automatisch erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.