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NCA Board Meeting Minutes

Date: Monday 20 April 2026, 18:59 CEST
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Chair: Ben D (facilitator)
Board present: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Pablo V, Victor P, Ward D
Also present: Daniela M S, Pepe C

1. Check-in and Agenda

  • Participants gave brief personal updates.
  • The agenda was reviewed and additions accepted.

2. Production Update

  • Daniela M S reported that production remains on track, with an intense period of quotes and supplier negotiations ahead.
  • Some suppliers are requesting advance payment or deposits given that the association is a new legal entity. Peter D (Treasurer) confirmed this is financially acceptable.
  • The most urgent production need is volunteer recruitment, particularly for the early build and late strike periods.
  • Messages have gone out to unsuccessful low-income ticket applicants offering an alternative path to attend via volunteering.

3. Volunteer Communication and Comms Coordination

  • Michelle T raised visibility concerns: calls for volunteers are not reaching the intended audiences across channels.
  • Pablo V updated on the comms plan and tracker, which have been circulated; adoption is pending with the comms lead.
  • Daniela M S noted an internal reallocation to help bridge comms coordination with project tracking.
  • Outcome: Pablo V to continue liaising with the comms lead; revisit at the next meeting.

4. European Leadership Summit

  • Several board members attended the European Leadership Summit (ELS) over the weekend.
  • Action: Chris O to draft a short summary line for the internal comms channel.

5. Internal Communications Protocol

  • Decision: All legal and board-relevant communications are to be copied to both the legal@ and board@ nobodies email addresses, to ensure complete internal transparency.
  • Board members were reminded to handle sensitive details with appropriate discretion.

6. Regional Burn Status Application

  • Daniel T reported on conversations at ELS indicating that an accelerated application route for regional burn status may be available to the association.
  • Decision: Daniel T to initiate the accelerated application, absent objections from the board.
  • Pablo V asked Daniel T to confirm whether the application progress can be shared at the upcoming community meeting.

7. Community Meeting

  • Planning for the next community meeting was briefly discussed. Associated communications will be circulated for board review in advance.

8. Check-out

  • Members shared brief closing reflections. The board acknowledged the heavy workload of current members and noted that the overall direction of travel is positive.

Action Items

PersonActionDue
Daniela M SCirculate event insurance submission requirements to Daniel T, Peter D, Pablo VThis week
AllCC all legal and board communications to legal@ and board@ nobodies addressesOngoing
Daniel TInitiate accelerated regional burn status applicationTuesday
Daniel TConfirm whether application progress can be shared at the community meetingBefore Thursday
Chris ODraft short ELS summary line for the internal comms channelThis week

Minutes auto-generated by Gemini and sanitised for publication.

Presidente: Ben D (facilitador)
Junta presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Pablo V, Victor P, Ward D
También presentes: Daniela M S, Pepe C

1. Saludo Inicial y Agenda

  • Los participantes compartieron breves actualizaciones personales.
  • Se revisó la agenda y se aceptaron adiciones.

2. Actualización de Producción

  • Daniela M S informó que la producción avanza según lo previsto, con un periodo intenso de presupuestos y negociaciones con proveedores por delante.
  • Algunos proveedores solicitan pagos adelantados o depósitos, dado que la asociación es una entidad jurídica nueva. Peter D (Tesorero) confirmó que esto es financieramente aceptable.
  • La necesidad más urgente de producción es la captación de personas voluntarias, especialmente para los periodos de montaje temprano y desmontaje final.
  • Se han enviado mensajes a quienes no obtuvieron entradas de bajos ingresos, ofreciendo una vía alternativa para asistir mediante voluntariado.

3. Comunicación con Voluntariado y Coordinación de Comms

  • Michelle T planteó preocupaciones sobre la visibilidad: las llamadas a voluntariado no están llegando a las audiencias previstas en los distintos canales.
  • Pablo V actualizó sobre el plan de comunicaciones y el sistema de seguimiento, que ya han sido distribuidos; su adopción está pendiente con la persona responsable de comms.
  • Daniela M S mencionó una reasignación interna para ayudar a enlazar la coordinación de comms con el seguimiento de proyectos.
  • Resultado: Pablo V continuará en contacto con la persona responsable de comms; se retomará en la próxima reunión.

4. Cumbre Europea de Líderes

  • Varios miembros de la junta asistieron a la Cumbre Europea de Líderes (ELS) durante el fin de semana.
  • Acción: Chris O redactará una breve línea resumen para el canal interno de comms.

5. Protocolo de Comunicaciones Internas

  • Decisión: Todas las comunicaciones legales y relevantes para la junta se copiarán tanto a la dirección legal@ como a board@ de nobodies, para asegurar una transparencia interna completa.
  • Se recordó a las personas miembros de la junta manejar los detalles sensibles con la discreción apropiada.

6. Solicitud de Estatus de Regional Burn

  • Daniel T informó sobre las conversaciones mantenidas en el ELS que indican que podría estar disponible una vía acelerada para la solicitud de estatus de regional burn por parte de la asociación.
  • Decisión: Daniel T iniciará la solicitud acelerada, salvo objeciones por parte de la junta.
  • Pablo V pidió a Daniel T que confirme si el avance de la solicitud puede compartirse en la próxima reunión comunitaria.

7. Reunión Comunitaria

  • Se discutió brevemente la planificación de la próxima reunión comunitaria. Las comunicaciones asociadas se circularán para revisión de la junta con antelación.

8. Cierre

  • Las personas miembros compartieron breves reflexiones de cierre. La junta reconoció la elevada carga de trabajo de sus integrantes actuales y señaló que la dirección general es positiva.

Puntos de Acción

PersonaAcciónPlazo
Daniela M SDistribuir los requisitos de presentación del seguro del evento a Daniel T, Peter D, Pablo VEsta semana
TodosCopiar todas las comunicaciones legales y de junta a las direcciones legal@ y board@ de nobodiesContinuo
Daniel TIniciar la solicitud acelerada de estatus de regional burnMartes
Daniel TConfirmar si el avance de la solicitud puede compartirse en la reunión comunitariaAntes del jueves
Chris ORedactar una breve línea resumen del ELS para el canal interno de commsEsta semana

Actas generadas automáticamente por Gemini y depuradas para publicación.

En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Président : Ben D (facilitateur)
Conseil présent : Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Pablo V, Victor P, Ward D
Également présents : Daniela M S, Pepe C

1. Accueil et Ordre du Jour

  • Les participant·es ont partagé de brèves mises à jour personnelles.
  • L’ordre du jour a été examiné et des ajouts ont été acceptés.

2. Mise à Jour de la Production

  • Daniela M S a indiqué que la production se déroule comme prévu, avec une période intense de devis et de négociations avec les fournisseurs à venir.
  • Certains fournisseurs demandent des paiements anticipés ou des acomptes, compte tenu du fait que l’association est une entité juridique nouvelle. Peter D (Trésorier) a confirmé que cela est financièrement acceptable.
  • Le besoin de production le plus urgent concerne le recrutement de bénévoles, en particulier pour les périodes de montage précoce et de démontage tardif.
  • Des messages ont été envoyés aux candidat·es non retenu·es aux billets à tarif réduit, leur proposant une voie alternative de participation via le bénévolat.

3. Communication avec les Bénévoles et Coordination des Comms

  • Michelle T a soulevé des inquiétudes sur la visibilité : les appels à bénévoles n’atteignent pas les publics visés sur les différents canaux.
  • Pablo V a fait le point sur le plan de comms et le tableau de suivi, qui ont déjà été diffusés ; leur adoption reste en attente auprès de la personne responsable des comms.
  • Daniela M S a mentionné une réaffectation interne pour aider à faire le lien entre la coordination des comms et le suivi des projets.
  • Résultat : Pablo V poursuivra les échanges avec la personne responsable des comms ; à revoir lors de la prochaine réunion.

4. Sommet Européen des Leaders

  • Plusieurs membres du conseil ont assisté au Sommet Européen des Leaders (ELS) durant le week-end.
  • Action : Chris O rédigera une courte synthèse pour le canal interne de comms.

5. Protocole de Communications Internes

  • Décision : Toutes les communications juridiques et pertinentes pour le conseil doivent être envoyées en copie aux adresses legal@ et board@ de nobodies, afin d’assurer une transparence interne complète.
  • Il a été rappelé aux membres du conseil de traiter les informations sensibles avec la discrétion appropriée.

6. Demande de Statut de Regional Burn

  • Daniel T a rendu compte des échanges tenus pendant l’ELS indiquant qu’une voie accélérée de demande de statut de regional burn pourrait être accessible à l’association.
  • Décision : Daniel T initiera la demande accélérée, sauf objection du conseil.
  • Pablo V a demandé à Daniel T de confirmer si l’avancement de la demande peut être partagé lors de la prochaine réunion communautaire.

7. Réunion Communautaire

  • La planification de la prochaine réunion communautaire a été brièvement abordée. Les communications associées seront circulées pour relecture du conseil en amont.

8. Clôture

  • Les membres ont partagé de brèves réflexions de clôture. Le conseil a reconnu la forte charge de travail actuelle et a noté que la direction générale est positive.

Points d’Action

PersonneActionÉchéance
Daniela M SCommuniquer les exigences de soumission de l’assurance de l’événement à Daniel T, Peter D, Pablo VCette semaine
Tou·te·sMettre en copie de toutes les communications juridiques et du conseil les adresses legal@ et board@ de nobodiesContinu
Daniel TLancer la demande accélérée de statut de regional burnMardi
Daniel TConfirmer si l’avancement de la demande peut être partagé lors de la réunion communautaireAvant jeudi
Chris ORédiger une courte synthèse ELS pour le canal interne de commsCette semaine

Procès-verbal généré automatiquement par Gemini et assaini pour publication.

In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Presidente: Ben D (facilitatore)
Consiglio presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Pablo V, Victor P, Ward D
Anche presenti: Daniela M S, Pepe C

1. Saluto Iniziale e Ordine del Giorno

  • I partecipanti hanno condiviso brevi aggiornamenti personali.
  • È stato esaminato l’ordine del giorno e sono state accolte delle aggiunte.

2. Aggiornamento Produzione

  • Daniela M S ha riferito che la produzione procede come previsto, con un periodo intenso di preventivi e trattative con i fornitori davanti a noi.
  • Alcuni fornitori chiedono pagamenti anticipati o cauzioni, visto che l’associazione è una nuova entità giuridica. Peter D (Tesoriere) ha confermato che questo è finanziariamente accettabile.
  • L’esigenza di produzione più urgente è il reclutamento di volontari, soprattutto per i periodi di montaggio iniziale e smontaggio finale.
  • Sono stati inviati messaggi alle persone non selezionate per i biglietti a basso reddito, offrendo una via alternativa di partecipazione tramite volontariato.

3. Comunicazione con i Volontari e Coordinamento Comms

  • Michelle T ha sollevato preoccupazioni sulla visibilità: le chiamate per volontari non stanno raggiungendo il pubblico previsto sui diversi canali.
  • Pablo V ha aggiornato sul piano di comms e sul sistema di monitoraggio, già distribuiti; l’adozione è in attesa della persona responsabile delle comms.
  • Daniela M S ha segnalato una riallocazione interna per aiutare a collegare il coordinamento delle comms con il monitoraggio dei progetti.
  • Risultato: Pablo V continuerà il dialogo con la persona responsabile delle comms; da rivedere alla prossima riunione.

4. Vertice Europeo dei Leader

  • Diversi membri del consiglio hanno partecipato al Vertice Europeo dei Leader (ELS) durante il fine settimana.
  • Azione: Chris O rediggerà una breve sintesi per il canale interno di comms.

5. Protocollo di Comunicazioni Interne

  • Decisione: Tutte le comunicazioni legali e rilevanti per il consiglio saranno inviate in copia agli indirizzi legal@ e board@ di nobodies, per garantire piena trasparenza interna.
  • Si è ricordato ai membri del consiglio di trattare i dettagli sensibili con la discrezione appropriata.

6. Domanda di Status di Regional Burn

  • Daniel T ha riferito delle conversazioni tenute all’ELS che indicano la possibile disponibilità di una via accelerata per la domanda di status di regional burn per l’associazione.
  • Decisione: Daniel T avvierà la domanda accelerata, salvo obiezioni del consiglio.
  • Pablo V ha chiesto a Daniel T di confermare se l’avanzamento della domanda possa essere condiviso nella prossima riunione comunitaria.

7. Riunione Comunitaria

  • È stata brevemente discussa la pianificazione della prossima riunione comunitaria. Le comunicazioni associate saranno fatte circolare in anticipo per la revisione del consiglio.

8. Chiusura

  • I membri hanno condiviso brevi riflessioni di chiusura. Il consiglio ha riconosciuto l’elevato carico di lavoro dei suoi membri attuali e ha osservato che la direzione generale è positiva.

Punti d’Azione

PersonaAzioneScadenza
Daniela M SDistribuire i requisiti di presentazione dell’assicurazione dell’evento a Daniel T, Peter D, Pablo VQuesta settimana
TuttiMettere in copia di tutte le comunicazioni legali e del consiglio gli indirizzi legal@ e board@ di nobodiesContinuo
Daniel TAvviare la domanda accelerata di status di regional burnMartedì
Daniel TConfermare se l’avanzamento della domanda possa essere condiviso nella riunione comunitariaPrima di giovedì
Chris ORedigere una breve sintesi ELS per il canale interno di commsQuesta settimana

Verbale generato automaticamente da Gemini e sanificato per la pubblicazione.

Im Falle einer Abweichung zwischen dieser Version und der spanischen Version ist die spanische Version maßgeblich.
Vorsitz: Ben D (Moderator)
Vorstand anwesend: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Pablo V, Victor P, Ward D
Ebenfalls anwesend: Daniela M S, Pepe C

1. Begrüßung und Tagesordnung

  • Die Teilnehmenden gaben kurze persönliche Updates.
  • Die Tagesordnung wurde geprüft und Ergänzungen wurden angenommen.

2. Produktionsaktualisierung

  • Daniela M S berichtete, dass die Produktion planmäßig verläuft, mit einer intensiven Phase von Angeboten und Lieferantenverhandlungen vor uns.
  • Einige Lieferanten verlangen Vorauszahlungen oder Kautionen, da der Verein eine neue juristische Person ist. Peter D (Schatzmeister) bestätigte, dass dies finanziell akzeptabel ist.
  • Der dringendste Produktionsbedarf ist die Anwerbung Freiwilliger, insbesondere für die frühe Aufbau- und späte Abbauphase.
  • Personen, die keine einkommensschwachen Tickets erhalten haben, wurden angeschrieben mit dem Angebot einer alternativen Teilnahmemöglichkeit über Freiwilligenarbeit.

3. Freiwilligen-Kommunikation und Comms-Koordination

  • Michelle T äußerte Bedenken zur Sichtbarkeit: Aufrufe für Freiwillige erreichen nicht die beabsichtigten Zielgruppen auf den Kanälen.
  • Pablo V berichtete zum Comms-Plan und zum Tracker, die bereits verteilt wurden; die Übernahme steht bei der Comms-Verantwortlichen aus.
  • Daniela M S wies auf eine interne Umverteilung hin, um die Brücke zwischen Comms-Koordination und Projekt-Tracking zu schlagen.
  • Ergebnis: Pablo V bleibt mit der Comms-Verantwortlichen im Austausch; erneute Behandlung bei der nächsten Sitzung.

4. European Leadership Summit

  • Mehrere Vorstandsmitglieder nahmen am Wochenende am European Leadership Summit (ELS) teil.
  • Aktion: Chris O verfasst eine kurze Zusammenfassung für den internen Comms-Kanal.

5. Interne Kommunikationsrichtlinie

  • Entscheidung: Alle rechtlichen und vorstandsrelevanten Mitteilungen sind sowohl an die Adresse legal@ als auch an board@ von nobodies in Kopie zu senden, um vollständige interne Transparenz zu gewährleisten.
  • Vorstandsmitglieder wurden daran erinnert, sensible Details mit entsprechender Diskretion zu behandeln.

6. Antrag auf Regional-Burn-Status

  • Daniel T berichtete über Gespräche beim ELS, die darauf hindeuten, dass ein beschleunigter Antragsweg für den Regional-Burn-Status für den Verein verfügbar sein könnte.
  • Entscheidung: Daniel T wird den beschleunigten Antrag einleiten, sofern keine Einwände aus dem Vorstand kommen.
  • Pablo V bat Daniel T zu klären, ob der Fortschritt des Antrags bei der anstehenden Gemeinschaftstreffen geteilt werden kann.

7. Gemeinschaftstreffen

  • Die Planung des nächsten Gemeinschaftstreffens wurde kurz besprochen. Zugehörige Mitteilungen werden dem Vorstand vorab zur Durchsicht zirkuliert.

8. Abschluss

  • Die Mitglieder teilten kurze abschließende Gedanken. Der Vorstand würdigte die hohe Arbeitsbelastung seiner aktuellen Mitglieder und stellte fest, dass die generelle Richtung positiv ist.

Aktionspunkte

PersonAktionFrist
Daniela M SAnforderungen zur Einreichung der Veranstaltungsversicherung an Daniel T, Peter D, Pablo V weitergebenDiese Woche
AlleAlle rechtlichen und vorstandsrelevanten Mitteilungen an legal@ und board@ von nobodies in Kopie sendenLaufend
Daniel TBeschleunigten Antrag auf Regional-Burn-Status einleitenDienstag
Daniel TKlären, ob der Fortschritt des Antrags beim Gemeinschaftstreffen geteilt werden kannVor Donnerstag
Chris OKurze ELS-Zusammenfassung für den internen Comms-Kanal verfassenDiese Woche

Protokoll automatisch von Gemini erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.