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NCA Board Meeting Minutes
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Chair: Ben D (facilitator)
Board present: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (joined at approx. 1h02m)
Also present: Daniela M S, Pepe C, Anna
Board present: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (joined at approx. 1h02m)
Also present: Daniela M S, Pepe C, Anna
1. Production Update
- Daniela M S reported on a coordination meeting earlier that day with a key production supplier.
- A revised cost structure was agreed, reducing the upfront commitment. Detailed invoice information will be circulated to the board.
2. ELS Outreach
- Several board members will attend the European Leadership Summit (ELS).
- A dedicated coordination group will be set up among those attending ELS. Board members attending ELS will also look for opportunities to promote ticket sales through the wider euroburner network.
3. Creativity Budget
- The release of the second tranche of the creativity budget was discussed.
- Peter D (Treasurer) advised against release at this stage.
- Outcome: The decision on releasing the second tranche is deferred until after the April 29 coordinator sense-check meeting.
4. Data Protection Follow-up
- Pepe C confirmed that the earlier data protection filing has been closed with no further action required by the supervisory authority, and that supporting documents are on file.
- Pepe C will update the risk register and prepare internal recommendations for data management governance, categorised green/yellow/red, within two weeks.
5. Financial Status
- Pablo V reported that the payment processor has reduced its rolling reserve requirement, improving near-term cash flow.
6. Barrio Attendance
- Approximately two-thirds of last year’s barrios have confirmed attendance; a small number are still pending confirmation, and approximately a quarter have confirmed they will not attend this year.
- The board discussed encouraging individuals from non-returning barrios to integrate into other camps. Peter D noted that informal initiatives of this kind are already underway.
7. Ticket Sales Communication Policy
- Pablo V reopened the discussion of whether and how to share current ticket figures — publicly, with coordinators, or not at all.
- Peter D argued against broader disclosure, citing precedent-setting concerns and the risk of losing control of the message.
- Ben D and Daniel T acknowledged the potential short-term benefit of dispelling pessimistic perceptions, while recognising that current communications reach is limited.
- Daniela M S and Pablo V suggested sharing figures privately with coordinators to build confidence.
- Outcome: No decision this meeting. Pablo V to consult with the ticketing lead for input and revisit at the next meeting.
8. Official Records Drive
- Ben D informed the board that a new “official records drive” has been created to store all legally significant signed documents.
- The board welcomed this as a step toward cleaner records governance.
9. Wave 1 Ticket Announcement
- The final day of Wave 1 discounted tickets is 14 April.
- Daniel T agreed to post an announcement the following morning, coordinating content and tone with the ticketing lead.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Daniela M S | Circulate detailed invoice information to the board | Tuesday |
| Pepe C | Prepare internal data management audit (green/yellow/red) and update risk register | Two weeks |
| Pablo V | Gather input from ticketing lead on sharing ticket numbers with coordinators; revisit next meeting | Next board meeting |
| Daniel T | Post Wave 1 final day announcement | 14 April |
| Chris O | Create WhatsApp group for ELS attendees | This week |
Minutes auto-generated by Gemini and sanitised for publication.
Presidente: Ben D (facilitador)
Junta presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (se unió aprox. 1h02m después)
También presentes: Daniela M S, Pepe C, Anna
Junta presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (se unió aprox. 1h02m después)
También presentes: Daniela M S, Pepe C, Anna
1. Actualización de Producción
- Daniela M S informó sobre una reunión de coordinación mantenida ese mismo día con un proveedor clave de producción.
- Se acordó una estructura de costes revisada, reduciendo el compromiso inicial. La información detallada de la factura se distribuirá a la junta.
2. Acciones en ELS
- Varios miembros de la junta asistirán a la Cumbre Europea de Líderes (ELS).
- Se creará un grupo de coordinación dedicado entre quienes asistan al ELS. Los miembros de la junta que asistan aprovecharán oportunidades para promover la venta de entradas a través de la red más amplia de euroburners.
3. Presupuesto de Creatividad
- Se discutió la liberación del segundo tramo del presupuesto de creatividad.
- Peter D (Tesorero) recomendó no liberar el presupuesto en esta etapa.
- Resultado: La decisión sobre la liberación del segundo tramo se aplaza hasta después de la reunión de coordinadores del 29 de abril.
4. Seguimiento de Protección de Datos
- Pepe C confirmó que la presentación anterior sobre protección de datos ha sido cerrada sin necesidad de acciones adicionales por parte de la autoridad supervisora, y que los documentos de respaldo están archivados.
- Pepe C actualizará el registro de riesgos y preparará recomendaciones internas para la gobernanza de la gestión de datos, categorizadas en verde/amarillo/rojo, en un plazo de dos semanas.
5. Situación Financiera
- Pablo V informó que el procesador de pagos ha reducido su requisito de reserva, mejorando el flujo de caja a corto plazo.
6. Asistencia de Barrios
- Aproximadamente dos tercios de los barrios del año pasado han confirmado su asistencia; un pequeño número está aún pendiente de confirmación, y aproximadamente una cuarta parte ha confirmado que no asistirá este año.
- La junta discutió cómo animar a las personas de barrios que no regresan a integrarse en otros campamentos. Peter D señaló que ya existen iniciativas informales en esta dirección.
7. Política de Comunicación sobre Venta de Entradas
- Pablo V reabrió la discusión sobre si y cómo compartir las cifras actuales de venta de entradas — públicamente, con coordinadores o nada en absoluto.
- Peter D argumentó contra una divulgación más amplia, citando preocupaciones sobre sentar precedentes y el riesgo de perder el control del mensaje.
- Ben D y Daniel T reconocieron el posible beneficio a corto plazo de disipar percepciones pesimistas, aun reconociendo que el alcance actual de las comunicaciones es limitado.
- Daniela M S y Pablo V sugirieron compartir las cifras de forma privada con los coordinadores para generar confianza.
- Resultado: Sin decisión en esta reunión. Pablo V consultará con el responsable de entradas para obtener su opinión y se retomará el tema en la próxima reunión.
8. Unidad de Registros Oficiales
- Ben D informó a la junta de que se ha creado una nueva «unidad de registros oficiales» para almacenar todos los documentos firmados legalmente significativos.
- La junta acogió esto como un paso hacia una gobernanza de registros más clara.
9. Anuncio de Entradas Ola 1
- El último día de entradas con descuento de la Ola 1 es el 14 de abril.
- Daniel T acordó publicar un anuncio a la mañana siguiente, coordinando el contenido y el tono con el responsable de entradas.
Puntos de Acción
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Daniela M S | Distribuir a la junta la información detallada de la factura | Martes |
| Pepe C | Preparar auditoría interna de gestión de datos (verde/amarillo/rojo) y actualizar el registro de riesgos | Dos semanas |
| Pablo V | Recoger la opinión del responsable de entradas sobre compartir las cifras con coordinadores; retomar en la próxima reunión | Próxima reunión de junta |
| Daniel T | Publicar el anuncio del último día de la Ola 1 | 14 de abril |
| Chris O | Crear grupo de WhatsApp para asistentes al ELS | Esta semana |
Actas generadas automáticamente por Gemini y depuradas para publicación.
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Président : Ben D (facilitateur)
Conseil présent : Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (a rejoint environ 1h02m plus tard)
Également présents : Daniela M S, Pepe C, Anna
Conseil présent : Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (a rejoint environ 1h02m plus tard)
Également présents : Daniela M S, Pepe C, Anna
1. Mise à Jour de la Production
- Daniela M S a fait le compte rendu d’une réunion de coordination tenue plus tôt ce jour-là avec un fournisseur de production clé.
- Une structure de coûts révisée a été convenue, réduisant l’engagement initial. Les informations détaillées de la facture seront communiquées au conseil.
2. Actions à l’ELS
- Plusieurs membres du conseil assisteront au Sommet Européen des Leaders (ELS).
- Un groupe de coordination dédié sera créé parmi les participants à l’ELS. Les membres du conseil présents chercheront aussi des opportunités pour promouvoir les ventes de billets à travers le réseau plus large des euroburners.
3. Budget Créativité
- La libération de la seconde tranche du budget créativité a été discutée.
- Peter D (Trésorier) a recommandé de ne pas la libérer à ce stade.
- Résultat : La décision sur la libération de la seconde tranche est reportée jusqu’après la réunion des coordinateurs du 29 avril.
4. Suivi en Matière de Protection des Données
- Pepe C a confirmé que le dépôt antérieur concernant la protection des données a été clôturé sans action supplémentaire requise de la part de l’autorité de contrôle, et que les documents justificatifs sont archivés.
- Pepe C mettra à jour le registre des risques et préparera des recommandations internes pour la gouvernance de la gestion des données, catégorisées vert/jaune/rouge, dans un délai de deux semaines.
5. Situation Financière
- Pablo V a rapporté que le processeur de paiement a réduit son exigence de réserve, améliorant la trésorerie à court terme.
6. Participation des Barrios
- Environ deux tiers des barrios de l’année dernière ont confirmé leur participation ; un petit nombre est encore en attente de confirmation, et environ un quart a confirmé qu’il ne participera pas cette année.
- Le conseil a discuté de l’encouragement des personnes des barrios qui ne reviennent pas à intégrer d’autres camps. Peter D a noté que des initiatives informelles de ce type sont déjà en cours.
7. Politique de Communication sur les Ventes de Billets
- Pablo V a rouvert la discussion sur la question de savoir si et comment partager les chiffres actuels de vente de billets — publiquement, avec les coordinateurs, ou pas du tout.
- Peter D a argumenté contre une divulgation plus large, citant des préoccupations de précédent et le risque de perdre le contrôle du message.
- Ben D et Daniel T ont reconnu le bénéfice potentiel à court terme de dissiper les perceptions pessimistes, tout en reconnaissant que la portée actuelle des communications est limitée.
- Daniela M S et Pablo V ont suggéré de partager les chiffres de manière privée avec les coordinateurs pour instaurer la confiance.
- Résultat : Pas de décision lors de cette réunion. Pablo V consultera le responsable de la billetterie pour obtenir son avis et la question sera réexaminée à la prochaine réunion.
8. Drive des Documents Officiels
- Ben D a informé le conseil qu’un nouveau « drive des documents officiels » a été créé pour stocker tous les documents signés ayant une valeur juridique.
- Le conseil a accueilli cela comme un pas vers une gouvernance documentaire plus claire.
9. Annonce des Billets de la Vague 1
- Le dernier jour des billets avec réduction de la Vague 1 est le 14 avril.
- Daniel T a accepté de publier une annonce le lendemain matin, en coordonnant le contenu et le ton avec le responsable de la billetterie.
Points d’Action
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Daniela M S | Communiquer au conseil les informations détaillées de la facture | Mardi |
| Pepe C | Préparer l’audit interne de gestion des données (vert/jaune/rouge) et mettre à jour le registre des risques | Deux semaines |
| Pablo V | Recueillir l’avis du responsable de la billetterie sur le partage des chiffres avec les coordinateurs ; réexaminer à la prochaine réunion | Prochaine réunion du conseil |
| Daniel T | Publier l’annonce du dernier jour de la Vague 1 | 14 avril |
| Chris O | Créer un groupe WhatsApp pour les participants à l’ELS | Cette semaine |
Procès-verbal généré automatiquement par Gemini et assaini pour publication.
In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Presidente: Ben D (facilitatore)
Consiglio presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (si è unito dopo circa 1h02m)
Anche presenti: Daniela M S, Pepe C, Anna
Consiglio presente: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (si è unito dopo circa 1h02m)
Anche presenti: Daniela M S, Pepe C, Anna
1. Aggiornamento Produzione
- Daniela M S ha riferito di una riunione di coordinamento tenuta in precedenza quel giorno con un fornitore chiave di produzione.
- È stata concordata una struttura dei costi rivista, riducendo l’impegno iniziale. Le informazioni dettagliate della fattura saranno distribuite al consiglio.
2. Attività all’ELS
- Diversi membri del consiglio parteciperanno al Vertice Europeo dei Leader (ELS).
- Sarà creato un gruppo di coordinamento dedicato tra i partecipanti all’ELS. I membri del consiglio presenti cercheranno anche opportunità per promuovere la vendita dei biglietti attraverso la rete più ampia degli euroburner.
3. Budget Creatività
- È stata discussa la liberazione della seconda tranche del budget creatività.
- Peter D (Tesoriere) ha sconsigliato la liberazione in questa fase.
- Risultato: La decisione sulla liberazione della seconda tranche è rinviata fino a dopo la riunione dei coordinatori del 29 aprile.
4. Seguimento della Protezione dei Dati
- Pepe C ha confermato che il deposito precedente in materia di protezione dei dati è stato chiuso senza ulteriori azioni richieste dall’autorità di controllo, e che i documenti di supporto sono archiviati.
- Pepe C aggiornerà il registro dei rischi e preparerà raccomandazioni interne per la governance della gestione dei dati, categorizzate in verde/giallo/rosso, entro due settimane.
5. Situazione Finanziaria
- Pablo V ha riferito che il processore di pagamento ha ridotto il requisito di riserva, migliorando il flusso di cassa a breve termine.
6. Partecipazione dei Barrios
- Circa due terzi dei barrios dell’anno scorso hanno confermato la partecipazione; un piccolo numero è ancora in attesa di conferma, e circa un quarto ha confermato che non parteciperà quest’anno.
- Il consiglio ha discusso di incoraggiare le persone dei barrios che non tornano a integrarsi in altri campi. Peter D ha osservato che iniziative informali di questo tipo sono già in corso.
7. Politica di Comunicazione sulla Vendita Biglietti
- Pablo V ha riaperto la discussione se e come condividere le cifre attuali di vendita dei biglietti — pubblicamente, con i coordinatori o per nulla.
- Peter D ha argomentato contro una divulgazione più ampia, citando preoccupazioni sui precedenti e il rischio di perdere il controllo del messaggio.
- Ben D e Daniel T hanno riconosciuto il potenziale beneficio a breve termine di dissipare le percezioni pessimistiche, pur riconoscendo che l’attuale portata delle comunicazioni è limitata.
- Daniela M S e Pablo V hanno suggerito di condividere le cifre privatamente con i coordinatori per costruire fiducia.
- Risultato: Nessuna decisione in questa riunione. Pablo V consulterà il responsabile biglietti per un parere e il tema sarà rivisto alla prossima riunione.
8. Drive dei Registri Ufficiali
- Ben D ha informato il consiglio che è stato creato un nuovo «drive dei registri ufficiali» per archiviare tutti i documenti firmati di rilevanza legale.
- Il consiglio ha accolto ciò come un passo verso una governance documentale più chiara.
9. Annuncio Biglietti Ondata 1
- L’ultimo giorno dei biglietti scontati dell’Ondata 1 è il 14 aprile.
- Daniel T ha concordato di pubblicare un annuncio la mattina seguente, coordinando contenuto e tono con il responsabile biglietti.
Punti d’Azione
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Daniela M S | Distribuire al consiglio le informazioni dettagliate della fattura | Martedì |
| Pepe C | Preparare audit interno di gestione dati (verde/giallo/rosso) e aggiornare registro rischi | Due settimane |
| Pablo V | Raccogliere il parere del responsabile biglietti sulla condivisione delle cifre con i coordinatori; rivedere alla prossima riunione | Prossima riunione del consiglio |
| Daniel T | Pubblicare l’annuncio dell’ultimo giorno dell’Ondata 1 | 14 aprile |
| Chris O | Creare gruppo WhatsApp per i partecipanti all’ELS | Questa settimana |
Verbale generato automaticamente da Gemini e sanificato per la pubblicazione.
Im Falle einer Abweichung zwischen dieser Version und der spanischen Version ist die spanische Version maßgeblich.
Vorsitz: Ben D (Moderator)
Vorstand anwesend: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (trat nach ca. 1h02m bei)
Ebenfalls anwesend: Daniela M S, Pepe C, Anna
Vorstand anwesend: Daniel T, Ben D, Peter D, Chris O, Michelle T, Ward D, Pablo V (trat nach ca. 1h02m bei)
Ebenfalls anwesend: Daniela M S, Pepe C, Anna
1. Produktionsaktualisierung
- Daniela M S berichtete über eine Koordinationssitzung, die früher am selben Tag mit einem wichtigen Produktionslieferanten stattgefunden hatte.
- Eine überarbeitete Kostenstruktur wurde vereinbart, wodurch die Vorauszahlung reduziert wird. Detaillierte Rechnungsinformationen werden an den Vorstand weitergeleitet.
2. ELS-Aktivitäten
- Mehrere Vorstandsmitglieder werden am European Leadership Summit (ELS) teilnehmen.
- Unter den ELS-Teilnehmern wird eine dedizierte Koordinationsgruppe eingerichtet. Die teilnehmenden Vorstandsmitglieder werden zudem nach Gelegenheiten suchen, den Ticketverkauf über das erweiterte Euroburner-Netzwerk zu fördern.
3. Kreativitätsbudget
- Die Freigabe der zweiten Tranche des Kreativitätsbudgets wurde besprochen.
- Peter D (Schatzmeister) riet in dieser Phase von einer Freigabe ab.
- Ergebnis: Die Entscheidung über die Freigabe der zweiten Tranche wird bis nach der Koordinatoren-Sitzung am 29. April vertagt.
4. Nachverfolgung Datenschutz
- Pepe C bestätigte, dass die frühere Datenschutz-Meldung ohne weitere Maßnahmen seitens der Aufsichtsbehörde abgeschlossen wurde und dass die Belegdokumente archiviert sind.
- Pepe C wird das Risikoregister aktualisieren und interne Empfehlungen zur Data-Governance vorbereiten, kategorisiert in grün/gelb/rot, innerhalb von zwei Wochen.
5. Finanzielle Lage
- Pablo V berichtete, dass der Zahlungsdienstleister seine Reserve-Anforderung gesenkt hat, was den kurzfristigen Cashflow verbessert.
6. Barrio-Teilnahme
- Etwa zwei Drittel der Barrios des Vorjahres haben ihre Teilnahme bestätigt; eine kleine Anzahl steht noch aus, und etwa ein Viertel hat bestätigt, dieses Jahr nicht teilzunehmen.
- Der Vorstand erörterte, wie Personen aus nicht zurückkehrenden Barrios ermutigt werden können, sich in andere Camps einzugliedern. Peter D wies darauf hin, dass informelle Initiativen dieser Art bereits laufen.
7. Kommunikationsrichtlinie zum Ticketverkauf
- Pablo V eröffnete die Diskussion neu, ob und wie aktuelle Ticketzahlen geteilt werden sollen — öffentlich, mit Koordinatoren oder gar nicht.
- Peter D sprach sich gegen eine breitere Offenlegung aus und verwies auf Präzedenzbedenken und das Risiko, die Kontrolle über die Botschaft zu verlieren.
- Ben D und Daniel T erkannten den möglichen kurzfristigen Nutzen an, pessimistische Wahrnehmungen zu zerstreuen, betonten aber, dass die aktuelle Reichweite der Kommunikation begrenzt ist.
- Daniela M S und Pablo V schlugen vor, die Zahlen vertraulich mit den Koordinatoren zu teilen, um Vertrauen aufzubauen.
- Ergebnis: Keine Entscheidung in dieser Sitzung. Pablo V wird den Ticketing-Verantwortlichen zur Meinung befragen und das Thema bei der nächsten Sitzung erneut aufgreifen.
8. Drive für Offizielle Dokumente
- Ben D informierte den Vorstand, dass ein neues „Drive für offizielle Dokumente“ eingerichtet wurde, um alle rechtlich bedeutsamen signierten Dokumente zu speichern.
- Der Vorstand begrüßte dies als Schritt zu einer saubereren Dokumentenverwaltung.
9. Ankündigung Welle-1-Tickets
- Der letzte Tag für die vergünstigten Welle-1-Tickets ist der 14. April.
- Daniel T erklärte sich bereit, am nächsten Morgen eine Ankündigung zu veröffentlichen, Inhalt und Ton mit dem Ticketing-Verantwortlichen abgestimmt.
Aktionspunkte
| Person | Aktion | Frist |
|---|---|---|
| Daniela M S | Detaillierte Rechnungsinformationen an den Vorstand verteilen | Dienstag |
| Pepe C | Internes Daten-Governance-Audit (grün/gelb/rot) vorbereiten und Risikoregister aktualisieren | Zwei Wochen |
| Pablo V | Rückmeldung vom Ticketing-Verantwortlichen zum Teilen der Ticketzahlen mit Koordinatoren einholen; bei nächster Sitzung erneut aufgreifen | Nächste Vorstandssitzung |
| Daniel T | Ankündigung zum letzten Tag der Welle 1 veröffentlichen | 14. April |
| Chris O | WhatsApp-Gruppe für ELS-Teilnehmer erstellen | Diese Woche |
Protokoll automatisch von Gemini erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.