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NCA Board Meeting Minutes
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Chair: Daniel T
Board present: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
Also present: Anna
Board present: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
Also present: Anna
1. Pricing Strategy
- The board discussed pricing strategies to attract a broader range of participants.
- Outcome: The board agreed to explore options further. Peter D to prepare a business case for formal board approval.
2. Platform Development Coordination
- A request was made to pause certain development work streams pending a coordination call the following day, to avoid duplicated effort.
- A proposed side project was discussed: a ticket scanning app that could verify attendee compliance with requirements at the gate, reducing the need for paper-based checks.
3. Humans Platform: Volunteer Approval Process
- The current manual approval process for new volunteer sign-ups was identified as a bottleneck, with 17 pending applications.
- The board discussed implementing AI-assisted name validation to automate approvals where possible, flagging edge cases for manual review (a tri-state system: auto-approve, flag for review, or auto-reject).
4. Google Ads Campaign
- Pablo V presented a Google Ads campaign set up via Ad Grants, targeting relevant search keywords.
- The campaign budget is capped at the Ad Grants monthly limit, with a daily spend target and a minimum 5% click-through rate requirement.
- Conversion tracking is not currently installed on the website; the primary performance metric will be click-through rate.
- Outcome: Pablo V to proceed with the campaign and add additional keywords. No board-level decision required at this stage.
5. Meeting Notes Publication Policy
- Daniel T proposed allowing the person preparing meeting notes to publish sanitised board and community meeting notes directly, without requiring prior individual approval from each board member.
- Notes would continue to be run through the standard sanitisation process, and any issues spotted after publication could be corrected promptly.
- Ben D expressed a preference for retaining the prior review step, citing past occasions where the check had caught issues. However, he acknowledged the majority view and did not seek to block the vote.
- Pablo V suggested the sanitisation filter be applied more conservatively to reflect the removal of the approval step.
- Decision: The motion was carried, 6 in favour, 1 opposed. The note preparer will apply extra scrutiny before publication. The policy may be revisited if issues arise.
6. Contract Approval
- The board approved the continuation of Daniela M S’s contract for April, maintaining a month-to-month arrangement.
- The board agreed to seek accountant advice before considering a longer-term contract.
- Decision: Motion to approve April contract passed unanimously.
7. Ticket Sales Update
- Wave 1 tickets are on track to sell out before the April 14 deadline, consistent with what was reported in the community call.
- The budget has been finalised and is now live and visible in the Humans app.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Peter D | Prepare business case for pricing strategy proposal | Next board meeting |
| Peter D | Schedule coordination call with development team | Thursday |
| Daniel T | Build ticket scanning side app (Ticket Tailor to Humans verification) | TBD |
| Daniel T | Provide names list for AI validation in Humans | This week |
| Pablo V | Add additional keywords to Google Ads campaign | This week |
| Board | Seek accountant advice on longer-term contract options | This month |
Minutes auto-generated by Gemini and sanitised for publication.
Presidente: Daniel T
Junta presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
También presentes: Anna
Junta presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
También presentes: Anna
1. Estrategia de Precios
- La junta discutió estrategias de precios para atraer a una gama más amplia de participantes.
- Resultado: La junta acordó explorar las opciones más a fondo. Peter D preparará un caso de negocio para la aprobación formal de la junta.
2. Coordinación del Desarrollo de la Plataforma
- Se solicitó pausar ciertos flujos de trabajo de desarrollo en espera de una llamada de coordinación al día siguiente, para evitar la duplicación de esfuerzos.
- Se discutió un proyecto paralelo propuesto: una aplicación de escaneo de entradas que podría verificar el cumplimiento de los requisitos de los asistentes en la puerta, reduciendo la necesidad de verificaciones en papel.
3. Plataforma Humans: Proceso de Aprobación de Voluntarios
- El proceso actual de aprobación manual para nuevas inscripciones de voluntarios fue identificado como un cuello de botella, con 17 solicitudes pendientes.
- La junta discutió la implementación de validación de nombres asistida por IA para automatizar aprobaciones cuando sea posible, marcando casos límite para revisión manual (un sistema de tres estados: aprobación automática, marcar para revisión o rechazo automático).
4. Campaña de Google Ads
- Pablo V presentó una campaña de Google Ads configurada a través de Ad Grants, dirigida a palabras clave de búsqueda relevantes.
- El presupuesto de la campaña está limitado al tope mensual de Ad Grants, con un objetivo de gasto diario y un requisito mínimo de tasa de clics del 5%.
- El seguimiento de conversiones no está instalado actualmente en el sitio web; la métrica principal de rendimiento será la tasa de clics.
- Resultado: Pablo V procederá con la campaña y añadirá palabras clave adicionales. No se requiere decisión a nivel de junta en esta etapa.
5. Política de Publicación de Actas
- Daniel T propuso permitir que la persona que prepara las actas publique las actas depuradas de la junta y las reuniones comunitarias directamente, sin requerir la aprobación previa individual de cada miembro de la junta.
- Las actas seguirían pasando por el proceso estándar de depuración, y cualquier problema detectado tras la publicación podría corregirse rápidamente.
- Ben D expresó preferencia por mantener el paso previo de revisión, citando ocasiones anteriores en las que la verificación había detectado problemas. Sin embargo, reconoció la opinión mayoritaria y no buscó bloquear la votación.
- Pablo V sugirió que el filtro de depuración se aplique de manera más conservadora para reflejar la eliminación del paso de aprobación.
- Decisión: La moción fue aprobada, 6 a favor, 1 en contra. La persona que prepare las actas aplicará un escrutinio adicional antes de la publicación. La política podrá revisarse si surgen problemas.
6. Aprobación de Contrato
- La junta aprobó la continuación del contrato de Daniela M S para abril, manteniendo un acuerdo mes a mes.
- La junta acordó buscar asesoramiento contable antes de considerar un contrato a más largo plazo.
- Decisión: La moción para aprobar el contrato de abril fue aprobada por unanimidad.
7. Actualización de Venta de Entradas
- Las entradas de la Ola 1 van camino de agotarse antes de la fecha límite del 14 de abril, consistente con lo informado en la llamada comunitaria.
- El presupuesto ha sido finalizado y ahora está activo y visible en la aplicación Humans.
Puntos de Acción
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Peter D | Preparar caso de negocio para la propuesta de estrategia de precios | Próxima reunión de junta |
| Peter D | Programar llamada de coordinación con el equipo de desarrollo | Jueves |
| Daniel T | Desarrollar aplicación de escaneo de entradas (verificación de Ticket Tailor a Humans) | Por determinar |
| Daniel T | Proporcionar lista de nombres para validación por IA en Humans | Esta semana |
| Pablo V | Añadir palabras clave adicionales a la campaña de Google Ads | Esta semana |
| Junta | Buscar asesoramiento contable sobre opciones de contrato a más largo plazo | Este mes |
Actas generadas automáticamente por Gemini y depuradas para publicación.
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Président : Daniel T
Conseil présent : Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
Également présents : Anna
Conseil présent : Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
Également présents : Anna
1. Stratégie de Tarification
- Le conseil a discuté des stratégies de tarification pour attirer un éventail plus large de participants.
- Résultat : Le conseil a convenu d’explorer davantage les options. Peter D préparera une étude de cas pour l’approbation formelle du conseil.
2. Coordination du Développement de la Plateforme
- Une demande a été faite de suspendre certains flux de travail de développement en attendant un appel de coordination le lendemain, afin d’éviter la duplication des efforts.
- Un projet parallèle proposé a été discuté : une application de scan de billets qui pourrait vérifier la conformité des participants aux exigences à l’entrée, réduisant le besoin de vérifications papier.
3. Plateforme Humans : Processus d’Approbation des Bénévoles
- Le processus actuel d’approbation manuelle des inscriptions de nouveaux bénévoles a été identifié comme un goulot d’étranglement, avec 17 candidatures en attente.
- Le conseil a discuté de la mise en œuvre d’une validation de noms assistée par IA pour automatiser les approbations lorsque c’est possible, signalant les cas limites pour examen manuel (un système à trois états : approbation automatique, signalement pour examen ou rejet automatique).
4. Campagne Google Ads
- Pablo V a présenté une campagne Google Ads mise en place via Ad Grants, ciblant des mots-clés de recherche pertinents.
- Le budget de la campagne est plafonné au plafond mensuel d’Ad Grants, avec un objectif de dépenses quotidiennes et un taux de clics minimum requis de 5 %.
- Le suivi des conversions n’est pas actuellement installé sur le site web ; la mesure principale de performance sera le taux de clics.
- Résultat : Pablo V procédera avec la campagne et ajoutera des mots-clés supplémentaires. Aucune décision au niveau du conseil n’est requise à ce stade.
5. Politique de Publication des Comptes Rendus
- Daniel T a proposé de permettre à la personne préparant les comptes rendus de publier directement les comptes rendus assainis du conseil et des réunions communautaires, sans nécessiter l’approbation préalable individuelle de chaque membre du conseil.
- Les comptes rendus continueraient à passer par le processus standard d’assainissement, et tout problème détecté après publication pourrait être corrigé rapidement.
- Ben D a exprimé une préférence pour le maintien de l’étape de révision préalable, citant des occasions passées où la vérification avait détecté des problèmes. Cependant, il a reconnu l’avis majoritaire et n’a pas cherché à bloquer le vote.
- Pablo V a suggéré que le filtre d’assainissement soit appliqué de manière plus conservatrice pour refléter la suppression de l’étape d’approbation.
- Décision : La motion a été adoptée, 6 voix pour, 1 contre. La personne préparant les comptes rendus appliquera un examen supplémentaire avant publication. La politique pourra être révisée si des problèmes surviennent.
6. Approbation de Contrat
- Le conseil a approuvé la poursuite du contrat de Daniela M S pour avril, maintenant un accord au mois.
- Le conseil a convenu de demander l’avis d’un comptable avant d’envisager un contrat à plus long terme.
- Décision : La motion pour approuver le contrat d’avril a été adoptée à l’unanimité.
7. Mise à Jour des Ventes de Billets
- Les billets de la Vague 1 sont en bonne voie pour être épuisés avant la date limite du 14 avril, conformément à ce qui a été rapporté lors de l’appel communautaire.
- Le budget a été finalisé et est désormais actif et visible dans l’application Humans.
Points d’Action
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Peter D | Préparer l’étude de cas pour la proposition de stratégie de tarification | Prochaine réunion du conseil |
| Peter D | Planifier un appel de coordination avec l’équipe de développement | Jeudi |
| Daniel T | Développer l’application de scan de billets (vérification Ticket Tailor vers Humans) | À déterminer |
| Daniel T | Fournir la liste de noms pour la validation par IA dans Humans | Cette semaine |
| Pablo V | Ajouter des mots-clés supplémentaires à la campagne Google Ads | Cette semaine |
| Conseil | Demander l’avis d’un comptable sur les options de contrat à plus long terme | Ce mois-ci |
Procès-verbal généré automatiquement par Gemini et assaini pour publication.
In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Presidente: Daniel T
Consiglio presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
Anche presenti: Anna
Consiglio presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
Anche presenti: Anna
1. Strategia dei Prezzi
- Il consiglio ha discusso strategie di prezzo per attrarre una gamma più ampia di partecipanti.
- Risultato: Il consiglio ha concordato di esplorare ulteriormente le opzioni. Peter D preparerà un caso aziendale per l’approvazione formale del consiglio.
2. Coordinamento dello Sviluppo della Piattaforma
- È stata fatta richiesta di sospendere alcuni flussi di lavoro di sviluppo in attesa di una chiamata di coordinamento il giorno successivo, per evitare la duplicazione degli sforzi.
- È stato discusso un progetto parallelo proposto: un’applicazione di scansione biglietti che potrebbe verificare la conformità dei partecipanti ai requisiti all’ingresso, riducendo la necessità di controlli cartacei.
3. Piattaforma Humans: Processo di Approvazione dei Volontari
- L’attuale processo di approvazione manuale per le nuove iscrizioni dei volontari è stato identificato come un collo di bottiglia, con 17 candidature in attesa.
- Il consiglio ha discusso l’implementazione di una validazione dei nomi assistita da IA per automatizzare le approvazioni ove possibile, segnalando i casi limite per la revisione manuale (un sistema a tre stati: approvazione automatica, segnalazione per revisione o rifiuto automatico).
4. Campagna Google Ads
- Pablo V ha presentato una campagna Google Ads configurata tramite Ad Grants, mirata a parole chiave di ricerca pertinenti.
- Il budget della campagna è limitato al tetto mensile di Ad Grants, con un obiettivo di spesa giornaliera e un requisito minimo di tasso di clic del 5%.
- Il monitoraggio delle conversioni non è attualmente installato sul sito web; la metrica principale di performance sarà il tasso di clic.
- Risultato: Pablo V procederà con la campagna e aggiungerà parole chiave aggiuntive. Nessuna decisione a livello di consiglio richiesta in questa fase.
5. Politica di Pubblicazione dei Verbali
- Daniel T ha proposto di consentire alla persona che prepara i verbali di pubblicare direttamente i verbali sanificati del consiglio e delle riunioni comunitarie, senza richiedere l’approvazione preventiva individuale di ciascun membro del consiglio.
- I verbali continuerebbero a passare attraverso il processo standard di sanificazione, e qualsiasi problema riscontrato dopo la pubblicazione potrebbe essere corretto tempestivamente.
- Ben D ha espresso una preferenza per il mantenimento del passaggio di revisione preventiva, citando occasioni passate in cui il controllo aveva rilevato problemi. Tuttavia, ha riconosciuto il parere della maggioranza e non ha cercato di bloccare la votazione.
- Pablo V ha suggerito che il filtro di sanificazione venga applicato in modo più conservativo per riflettere la rimozione del passaggio di approvazione.
- Decisione: La mozione è stata approvata, 6 a favore, 1 contrario. La persona che prepara i verbali applicherà un esame supplementare prima della pubblicazione. La politica potrà essere rivista se dovessero sorgere problemi.
6. Approvazione del Contratto
- Il consiglio ha approvato la continuazione del contratto di Daniela M S per aprile, mantenendo un accordo mese per mese.
- Il consiglio ha concordato di richiedere il parere di un commercialista prima di considerare un contratto a più lungo termine.
- Decisione: La mozione per approvare il contratto di aprile è stata approvata all’unanimità.
7. Aggiornamento Vendita Biglietti
- I biglietti dell’Ondata 1 sono in buona strada per esaurirsi prima della scadenza del 14 aprile, coerentemente con quanto riportato nella chiamata comunitaria.
- Il budget è stato finalizzato ed è ora attivo e visibile nell’applicazione Humans.
Punti d’Azione
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Peter D | Preparare il caso aziendale per la proposta di strategia dei prezzi | Prossima riunione del consiglio |
| Peter D | Programmare la chiamata di coordinamento con il team di sviluppo | Giovedì |
| Daniel T | Sviluppare l’applicazione di scansione biglietti (verifica Ticket Tailor verso Humans) | Da definire |
| Daniel T | Fornire la lista di nomi per la validazione IA in Humans | Questa settimana |
| Pablo V | Aggiungere parole chiave aggiuntive alla campagna Google Ads | Questa settimana |
| Consiglio | Richiedere il parere di un commercialista sulle opzioni di contratto a più lungo termine | Questo mese |
Verbale generato automaticamente da Gemini e sanificato per la pubblicazione.
Im Falle einer Abweichung zwischen dieser Version und der spanischen Version ist die spanische Version maßgeblich.
Vorsitz: Daniel T
Vorstand anwesend: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
Ebenfalls anwesend: Anna
Vorstand anwesend: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Michelle T, Chris O, Ward
Ebenfalls anwesend: Anna
1. Preisstrategie
- Der Vorstand erörterte Preisstrategien, um ein breiteres Spektrum von Teilnehmern anzuziehen.
- Ergebnis: Der Vorstand stimmte zu, die Optionen weiter zu prüfen. Peter D wird einen Geschäftsfall für die formelle Genehmigung des Vorstands vorbereiten.
2. Koordination der Plattformentwicklung
- Es wurde beantragt, bestimmte Entwicklungsarbeiten bis zu einem Koordinationsgespräch am folgenden Tag auszusetzen, um doppelten Aufwand zu vermeiden.
- Ein vorgeschlagenes Nebenprojekt wurde besprochen: eine Ticket-Scan-App, die die Einhaltung der Anforderungen durch Teilnehmer am Eingang überprüfen könnte und den Bedarf an papierbasierten Kontrollen reduziert.
3. Humans-Plattform: Genehmigungsprozess für Freiwillige
- Der aktuelle manuelle Genehmigungsprozess für neue Freiwilligenanmeldungen wurde als Engpass identifiziert, mit 17 ausstehenden Bewerbungen.
- Der Vorstand erörterte die Implementierung einer KI-gestützten Namensvalidierung, um Genehmigungen nach Möglichkeit zu automatisieren und Grenzfälle zur manuellen Überprüfung zu kennzeichnen (ein Drei-Zustands-System: automatische Genehmigung, Kennzeichnung zur Überprüfung oder automatische Ablehnung).
4. Google Ads-Kampagne
- Pablo V stellte eine über Ad Grants eingerichtete Google Ads-Kampagne vor, die auf relevante Suchbegriffe abzielt.
- Das Kampagnenbudget ist auf die monatliche Ad Grants-Obergrenze begrenzt, mit einem täglichen Ausgabenziel und einer Mindestanforderung von 5 % Klickrate.
- Conversion-Tracking ist derzeit nicht auf der Website installiert; die primäre Leistungskennzahl wird die Klickrate sein.
- Ergebnis: Pablo V wird die Kampagne fortführen und zusätzliche Schlüsselwörter hinzufügen. Auf Vorstandsebene ist in dieser Phase keine Entscheidung erforderlich.
5. Richtlinie zur Veröffentlichung von Sitzungsprotokollen
- Daniel T schlug vor, der Person, die die Protokolle erstellt, zu erlauben, bereinigte Vorstands- und Gemeinschaftsprotokollen direkt zu veröffentlichen, ohne die vorherige individuelle Genehmigung jedes Vorstandsmitglieds zu erfordern.
- Die Protokolle würden weiterhin den Standardbereinigungsprozess durchlaufen, und nach der Veröffentlichung festgestellte Probleme könnten umgehend korrigiert werden.
- Ben D äußerte eine Präferenz für die Beibehaltung des vorherigen Überprüfungsschritts und verwies auf frühere Gelegenheiten, bei denen die Prüfung Probleme aufgedeckt hatte. Er anerkannte jedoch die Mehrheitsmeinung und versuchte nicht, die Abstimmung zu blockieren.
- Pablo V schlug vor, den Bereinigungsfilter konservativer anzuwenden, um den Wegfall des Genehmigungsschritts widerzuspiegeln.
- Beschluss: Der Antrag wurde angenommen, 6 dafür, 1 dagegen. Die Person, die die Protokolle erstellt, wird vor der Veröffentlichung eine zusätzliche Prüfung vornehmen. Die Richtlinie kann überarbeitet werden, falls Probleme auftreten.
6. Vertragsgenehmigung
- Der Vorstand genehmigte die Fortsetzung des Vertrags von Daniela M S für April unter Beibehaltung einer monatlichen Vereinbarung.
- Der Vorstand stimmte zu, vor der Erwägung eines längerfristigen Vertrags den Rat eines Steuerberaters einzuholen.
- Beschluss: Der Antrag zur Genehmigung des April-Vertrags wurde einstimmig angenommen.
7. Aktualisierung des Ticketverkaufs
- Die Tickets der Welle 1 sind auf Kurs, vor dem Stichtag am 14. April ausverkauft zu sein, was mit dem übereinstimmt, was im Gemeinschaftsanruf berichtet wurde.
- Das Budget wurde finalisiert und ist jetzt aktiv und in der Humans-App sichtbar.
Aktionspunkte
| Person | Aktion | Frist |
|---|---|---|
| Peter D | Geschäftsfall für den Preisstrategievorschlag vorbereiten | Nächste Vorstandssitzung |
| Peter D | Koordinationsgespräch mit dem Entwicklungsteam planen | Donnerstag |
| Daniel T | Ticket-Scan-App entwickeln (Ticket Tailor zu Humans-Verifizierung) | Noch festzulegen |
| Daniel T | Namensliste für KI-Validierung in Humans bereitstellen | Diese Woche |
| Pablo V | Zusätzliche Schlüsselwörter zur Google Ads-Kampagne hinzufügen | Diese Woche |
| Vorstand | Steuerberater zu längerfristigen Vertragsoptionen konsultieren | Diesen Monat |
Protokoll automatisch von Gemini erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.