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NCA Board Meeting Minutes
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Chair: Daniel T
Board present: Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
Also present: Daniela M S, Pepe C
Board present: Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
Also present: Daniela M S, Pepe C
1. Review of Previous Actions
- Previous meeting notes still pending approval; board members reminded to review and approve promptly.
- Meeting frequency change implemented: one weekly meeting (Mondays), with a half-hour Thursday slot reserved for emergencies only.
- Outstanding actions reviewed: emergency coordinator confirmation with Chris pending; SIM card acquisition and venue documentation in progress; board-to-department oversight mapping still to be prepared; outreach plan finalisation ongoing.
2. Production Update
- Meeting with volunteer coordination scheduled for the following day to assess volunteer status and discuss the operational emergency phone.
- Vendor contracts progressing; most vendors flexible on cancellation terms provided notice is given well in advance.
- Budget templates being distributed to coordinators; coordinator meeting scheduled for April 15.
- A parallel planning route for next year’s event to be shared with the board this week.
3. Ticket Sales and Transparency
- The board discussed the appropriate timing and format for sharing ticket sales information with the wider community.
- Some board members proposed sharing figures with coordinators to build confidence; others expressed concern about information being distorted as it spreads beyond the inner circle.
- Outcome: The board agreed not to share detailed ticket figures broadly at this time, citing insufficient communications reach to ensure clear messaging. The topic will be revisited as communications capacity improves. Coordinators may be briefed informally on an individual basis.
4. Communications and Outreach Strategy
- The board discussed how to strengthen outreach efforts ahead of the April 14 price increase, recognising the urgency of the timeline.
- The communications team is scheduled to meet the following day; board members will attend to coordinate and offer support.
- Decision: The board will ask the communications team for a timeline with dates, owners, and deliverables. Board members also offered to contribute additional outreach capacity alongside the existing communications work, to ensure ticket promotion receives sufficient attention in the coming weeks.
- Daniel T, Pablo V (in an advisory capacity), and Pepe C volunteered to support the outreach effort.
5. Association Membership
- One application pending: applicant asked to complete their submission details.
- One application declined: applicant did not meet the established membership criteria. Formal communication to follow.
- One membership approved: the board agreed to accept the applicant as an association member, with the decision to be formalised via the electronic voting system.
6. Meeting Notes Publication
- Daniel T proposed removing the requirement for unanimous board approval before publishing sanitised meeting notes, citing delays.
- Decision: Daniel T to send an email requesting unanimous electronic agreement to allow immediate publication of sanitised notes, subject to the standard review filters. If all board members agree, the new policy takes effect immediately.
7. Board Member Update
- One board member announced they will be unable to attend the 2026 event due to new employment commitments starting in June.
8. Community Call Leadership
- A host for the community calls has not yet been established. Daniel T proposed identifying a short list of reliable community members to take on hosting responsibilities, either rotating or self-coordinating.
9. Insurance Business Plan
- The insurance broker requires a three-year business plan from the association as a new entity.
- Peter D and Daniel T agreed to prepare the initial draft using existing budget projections.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Daniel T | Confirm emergency coordinator role with Chris | This week |
| Daniela M S | Acquire SIM card for operational phone; discuss with volunteer coordination | This week |
| Daniela M S | Send April 29 sense check meeting invite to board | This week |
| Daniela M S | Share parallel route plan for next year’s event | This week |
| Peter D | Brief ticketing team on communications needs to share with communications team | Monday |
| Pablo V | Brief communications team and request detailed timeline by end of Tuesday | Tuesday |
| Daniel T | Identify shortlist of community call hosts | This week |
| Peter D, Daniel T | Prepare three-year business plan for insurance broker | This week |
| Daniel T | Communicate to pending applicant to complete submission | This week |
| Daniel T | Communicate membership criteria decision to declined applicant | This week |
| Daniel T | Notify administrator to approve new association member | This week |
| Daniel T | Send email requesting electronic decision on notes publication policy | This week |
| Board | Approve previous two sets of meeting notes on Discord | ASAP |
Minutes auto-generated by Gemini and sanitised for publication.
Presidente: Daniel T
Junta presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
También presentes: Daniela M S, Pepe C
Junta presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
También presentes: Daniela M S, Pepe C
1. Revisión de Acciones Anteriores
- Las actas de la reunión anterior siguen pendientes de aprobación; se recordó a los miembros de la junta que las revisen y aprueben con prontitud.
- Cambio de frecuencia de reuniones implementado: una reunión semanal (lunes), con un espacio de media hora los jueves reservado solo para emergencias.
- Se revisaron las acciones pendientes: confirmación del coordinador de emergencias con Chris pendiente; adquisición de tarjeta SIM y documentación del recinto en curso; mapeo de supervisión junta-departamento aún por preparar; finalización del plan de difusión en curso.
2. Actualización de Producción
- Reunión con coordinación de voluntarios programada para el día siguiente para evaluar el estado de los voluntarios y discutir el teléfono operativo de emergencia.
- Contratos con proveedores en progreso; la mayoría de los proveedores son flexibles en las condiciones de cancelación siempre que se avise con suficiente antelación.
- Plantillas de presupuesto en distribución a los coordinadores; reunión de coordinadores programada para el 15 de abril.
- Una ruta de planificación paralela para el evento del próximo año se compartirá con la junta esta semana.
3. Venta de Entradas y Transparencia
- La junta discutió el momento y formato apropiados para compartir información sobre la venta de entradas con la comunidad en general.
- Algunos miembros de la junta propusieron compartir cifras con los coordinadores para generar confianza; otros expresaron preocupación por la posible distorsión de la información al difundirse más allá del círculo interno.
- Resultado: La junta acordó no compartir cifras detalladas de venta de entradas de forma amplia en este momento, citando un alcance de comunicaciones insuficiente para garantizar una mensajería clara. El tema se revisará a medida que mejore la capacidad de comunicaciones. Los coordinadores podrán ser informados de manera informal e individual.
4. Estrategia de Comunicaciones y Difusión
- La junta discutió cómo fortalecer los esfuerzos de difusión antes del aumento de precio del 14 de abril, reconociendo la urgencia del plazo.
- El equipo de comunicaciones tiene una reunión programada para el día siguiente; miembros de la junta asistirán para coordinar y ofrecer apoyo.
- Decisión: La junta pedirá al equipo de comunicaciones un cronograma con fechas, responsables y entregables. Los miembros de la junta también ofrecieron contribuir capacidad adicional de difusión junto al trabajo de comunicaciones existente, para asegurar que la promoción de entradas reciba suficiente atención en las próximas semanas.
- Daniel T, Pablo V (en capacidad de asesor) y Pepe C se ofrecieron como voluntarios para apoyar el esfuerzo de difusión.
5. Membresía de la Asociación
- Una solicitud pendiente: se pidió al solicitante que complete los datos de su presentación.
- Una solicitud rechazada: el solicitante no cumplió los criterios de membresía establecidos. Se realizará una comunicación formal.
- Una membresía aprobada: la junta acordó aceptar al solicitante como miembro de la asociación, formalizándose la decisión a través del sistema de votación electrónico.
6. Publicación de Actas
- Daniel T propuso eliminar el requisito de aprobación unánime de la junta antes de publicar las actas depuradas, citando retrasos.
- Decisión: Daniel T enviará un correo electrónico solicitando acuerdo electrónico unánime para permitir la publicación inmediata de las actas depuradas, sujeto a los filtros de revisión estándar. Si todos los miembros de la junta están de acuerdo, la nueva política entra en vigor inmediatamente.
7. Actualización de Miembro de la Junta
- Un miembro de la junta anunció que no podrá asistir al evento de 2026 debido a nuevos compromisos laborales que comienzan en junio.
8. Liderazgo de la Llamada Comunitaria
- Aún no se ha establecido un anfitrión para las llamadas comunitarias. Daniel T propuso identificar una lista corta de miembros fiables de la comunidad para asumir las responsabilidades de organización, ya sea por rotación o autocoordinación.
9. Plan de Negocio para Seguros
- El corredor de seguros requiere un plan de negocio a tres años de la asociación como entidad nueva.
- Peter D y Daniel T acordaron preparar el borrador inicial utilizando las proyecciones presupuestarias existentes.
Puntos de Acción
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Daniel T | Confirmar el rol de coordinador de emergencias con Chris | Esta semana |
| Daniela M S | Adquirir tarjeta SIM para teléfono operativo; discutir con coordinación de voluntarios | Esta semana |
| Daniela M S | Enviar invitación para la verificación del 29 de abril a la junta | Esta semana |
| Daniela M S | Compartir la ruta de planificación paralela para el evento del próximo año | Esta semana |
| Peter D | Informar al equipo de entradas sobre las necesidades de comunicación para compartir con el equipo de comunicaciones | Lunes |
| Pablo V | Informar al equipo de comunicaciones y solicitar cronograma detallado para el final del martes | Martes |
| Daniel T | Identificar lista corta de anfitriones para llamadas comunitarias | Esta semana |
| Peter D, Daniel T | Preparar plan de negocio a tres años para corredor de seguros | Esta semana |
| Daniel T | Comunicar al solicitante pendiente que complete su presentación | Esta semana |
| Daniel T | Comunicar la decisión sobre criterios de membresía al solicitante rechazado | Esta semana |
| Daniel T | Notificar al administrador para aprobar al nuevo miembro de la asociación | Esta semana |
| Daniel T | Enviar correo solicitando decisión electrónica sobre la política de publicación de actas | Esta semana |
| Junta | Aprobar las dos últimas series de actas en Discord | Lo antes posible |
Actas generadas automáticamente por Gemini y depuradas para publicación.
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Président : Daniel T
Conseil présent : Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
Également présents : Daniela M S, Pepe C
Conseil présent : Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
Également présents : Daniela M S, Pepe C
1. Revue des Actions Précédentes
- Les comptes rendus de la réunion précédente sont toujours en attente d’approbation ; les membres du conseil ont été rappelés de les examiner et approuver rapidement.
- Changement de fréquence des réunions mis en œuvre : une réunion hebdomadaire (lundis), avec un créneau de trente minutes le jeudi réservé aux urgences uniquement.
- Actions en cours examinées : confirmation du coordinateur d’urgence avec Chris en attente ; acquisition de la carte SIM et documentation du lieu en cours ; cartographie de supervision conseil-département encore à préparer ; finalisation du plan de diffusion en cours.
2. Mise à Jour de Production
- Réunion avec la coordination des bénévoles prévue le lendemain pour évaluer l’état des bénévoles et discuter du téléphone opérationnel d’urgence.
- Contrats fournisseurs en cours ; la plupart des fournisseurs sont flexibles sur les conditions d’annulation sous réserve d’un préavis suffisant.
- Modèles de budget en cours de distribution aux coordinateurs ; réunion des coordinateurs prévue le 15 avril.
- Un plan de planification parallèle pour l’événement de l’année prochaine sera partagé avec le conseil cette semaine.
3. Ventes de Billets et Transparence
- Le conseil a discuté du moment et du format appropriés pour partager les informations sur les ventes de billets avec la communauté au sens large.
- Certains membres du conseil ont proposé de partager les chiffres avec les coordinateurs pour renforcer la confiance ; d’autres ont exprimé des inquiétudes quant à la distorsion de l’information lorsqu’elle se propage au-delà du cercle restreint.
- Résultat : Le conseil a convenu de ne pas partager largement les chiffres détaillés de vente de billets pour le moment, citant une portée de communication insuffisante pour garantir une messagerie claire. Le sujet sera revisité à mesure que la capacité de communication s’améliore. Les coordinateurs pourront être informés de manière informelle et individuelle.
4. Stratégie de Communications et de Diffusion
- Le conseil a discuté de la manière de renforcer les efforts de diffusion avant l’augmentation des prix du 14 avril, reconnaissant l’urgence du calendrier.
- L’équipe de communication doit se réunir le lendemain ; des membres du conseil y assisteront pour coordonner et offrir leur soutien.
- Décision : Le conseil demandera à l’équipe de communication un calendrier avec dates, responsables et livrables. Les membres du conseil ont également offert de contribuer une capacité de diffusion supplémentaire en parallèle du travail de communication existant, pour s’assurer que la promotion des billets reçoive une attention suffisante dans les semaines à venir.
- Daniel T, Pablo V (en capacité consultative) et Pepe C se sont portés volontaires pour soutenir l’effort de diffusion.
5. Adhésion à l’Association
- Une candidature en attente : le candidat a été invité à compléter les détails de sa soumission.
- Une candidature refusée : le candidat ne répondait pas aux critères d’adhésion établis. Une communication formelle suivra.
- Une adhésion approuvée : le conseil a accepté le candidat comme membre de l’association, la décision devant être formalisée par le système de vote électronique.
6. Publication des Comptes Rendus
- Daniel T a proposé de supprimer l’exigence d’approbation unanime du conseil avant la publication des comptes rendus assainis, citant des retards.
- Décision : Daniel T enverra un courriel demandant un accord électronique unanime pour permettre la publication immédiate des comptes rendus assainis, sous réserve des filtres de révision standard. Si tous les membres du conseil sont d’accord, la nouvelle politique entre en vigueur immédiatement.
7. Mise à Jour d’un Membre du Conseil
- Un membre du conseil a annoncé qu’il ne pourra pas assister à l’événement 2026 en raison de nouveaux engagements professionnels commençant en juin.
8. Animation de l’Appel Communautaire
- Un animateur pour les appels communautaires n’a pas encore été établi. Daniel T a proposé d’identifier une liste restreinte de membres fiables de la communauté pour assumer les responsabilités d’animation, soit par rotation, soit par auto-coordination.
9. Plan d’Affaires pour l’Assurance
- Le courtier en assurance exige un plan d’affaires sur trois ans de l’association en tant que nouvelle entité.
- Peter D et Daniel T ont accepté de préparer le brouillon initial en utilisant les projections budgétaires existantes.
Points d’Action
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Daniel T | Confirmer le rôle de coordinateur d’urgence avec Chris | Cette semaine |
| Daniela M S | Acquérir une carte SIM pour le téléphone opérationnel ; discuter avec la coordination des bénévoles | Cette semaine |
| Daniela M S | Envoyer l’invitation pour la vérification du 29 avril au conseil | Cette semaine |
| Daniela M S | Partager le plan de planification parallèle pour l’événement de l’année prochaine | Cette semaine |
| Peter D | Informer l’équipe de billetterie des besoins de communication à partager avec l’équipe de communication | Lundi |
| Pablo V | Informer l’équipe de communication et demander un calendrier détaillé pour la fin du mardi | Mardi |
| Daniel T | Identifier une liste restreinte d’animateurs pour les appels communautaires | Cette semaine |
| Peter D, Daniel T | Préparer un plan d’affaires sur trois ans pour le courtier en assurance | Cette semaine |
| Daniel T | Communiquer au candidat en attente de compléter sa soumission | Cette semaine |
| Daniel T | Communiquer la décision sur les critères d’adhésion au candidat refusé | Cette semaine |
| Daniel T | Notifier l’administrateur pour approuver le nouveau membre de l’association | Cette semaine |
| Daniel T | Envoyer un courriel demandant une décision électronique sur la politique de publication des comptes rendus | Cette semaine |
| Conseil | Approuver les deux dernières séries de comptes rendus sur Discord | Dès que possible |
Procès-verbal généré automatiquement par Gemini et assaini pour publication.
In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Presidente: Daniel T
Consiglio presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
Anche presenti: Daniela M S, Pepe C
Consiglio presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
Anche presenti: Daniela M S, Pepe C
1. Revisione delle Azioni Precedenti
- I verbali della riunione precedente sono ancora in attesa di approvazione; ai membri del consiglio è stato ricordato di esaminarli e approvarli tempestivamente.
- Modifica della frequenza delle riunioni implementata: una riunione settimanale (lunedì), con uno slot di trenta minuti il giovedì riservato solo alle emergenze.
- Azioni in corso esaminate: conferma del coordinatore di emergenza con Chris in sospeso; acquisizione della scheda SIM e documentazione del luogo in corso; mappatura di supervisione consiglio-dipartimento ancora da preparare; finalizzazione del piano di diffusione in corso.
2. Aggiornamento Produzione
- Riunione con il coordinamento dei volontari prevista per il giorno successivo per valutare lo stato dei volontari e discutere del telefono operativo di emergenza.
- Contratti con i fornitori in corso; la maggior parte dei fornitori è flessibile sulle condizioni di cancellazione se il preavviso è dato con sufficiente anticipo.
- Modelli di budget in distribuzione ai coordinatori; riunione dei coordinatori prevista per il 15 aprile.
- Un percorso di pianificazione parallela per l’evento dell’anno prossimo sarà condiviso con il consiglio questa settimana.
3. Vendita Biglietti e Trasparenza
- Il consiglio ha discusso i tempi e il formato appropriati per condividere le informazioni sulle vendite dei biglietti con la comunità più ampia.
- Alcuni membri del consiglio hanno proposto di condividere le cifre con i coordinatori per rafforzare la fiducia; altri hanno espresso preoccupazione per la possibile distorsione delle informazioni man mano che si diffondono oltre la cerchia ristretta.
- Risultato: Il consiglio ha concordato di non condividere ampiamente le cifre dettagliate di vendita dei biglietti in questo momento, citando una portata comunicativa insufficiente per garantire una messaggistica chiara. L’argomento sarà rivisitato con il miglioramento della capacità comunicativa. I coordinatori potranno essere informati in modo informale e individuale.
4. Strategia di Comunicazioni e Diffusione
- Il consiglio ha discusso come rafforzare gli sforzi di diffusione prima dell’aumento dei prezzi del 14 aprile, riconoscendo l’urgenza della tempistica.
- Il team di comunicazione è previsto riunirsi il giorno successivo; membri del consiglio parteciperanno per coordinare e offrire supporto.
- Decisione: Il consiglio chiederà al team di comunicazione un calendario con date, responsabili e risultati attesi. I membri del consiglio hanno anche offerto di contribuire capacità aggiuntiva di diffusione in parallelo al lavoro di comunicazione esistente, per garantire che la promozione dei biglietti riceva sufficiente attenzione nelle prossime settimane.
- Daniel T, Pablo V (in veste consultiva) e Pepe C si sono offerti volontari per supportare lo sforzo di diffusione.
5. Adesione all’Associazione
- Una candidatura in sospeso: il candidato è stato invitato a completare i dettagli della sua presentazione.
- Una candidatura rifiutata: il candidato non soddisfaceva i criteri di adesione stabiliti. Seguirà una comunicazione formale.
- Un’adesione approvata: il consiglio ha accettato il candidato come membro dell’associazione, con la decisione da formalizzare tramite il sistema di voto elettronico.
6. Pubblicazione dei Verbali
- Daniel T ha proposto di eliminare il requisito di approvazione unanime del consiglio prima della pubblicazione dei verbali sanificati, citando ritardi.
- Decisione: Daniel T invierà un’email richiedendo un accordo elettronico unanime per consentire la pubblicazione immediata dei verbali sanificati, soggetta ai filtri di revisione standard. Se tutti i membri del consiglio concordano, la nuova politica entra in vigore immediatamente.
7. Aggiornamento Membro del Consiglio
- Un membro del consiglio ha annunciato che non potrà partecipare all’evento 2026 a causa di nuovi impegni professionali che iniziano a giugno.
8. Gestione dell’Appello Comunitario
- Un conduttore per gli appelli comunitari non è ancora stato stabilito. Daniel T ha proposto di identificare una lista ristretta di membri affidabili della comunità per assumere le responsabilità di conduzione, a rotazione o in auto-coordinamento.
9. Piano Aziendale per l’Assicurazione
- Il broker assicurativo richiede un piano aziendale triennale dall’associazione in quanto nuova entità.
- Peter D e Daniel T hanno concordato di preparare la bozza iniziale utilizzando le proiezioni di budget esistenti.
Punti d’Azione
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Daniel T | Confermare il ruolo di coordinatore di emergenza con Chris | Questa settimana |
| Daniela M S | Acquisire scheda SIM per il telefono operativo; discutere con il coordinamento dei volontari | Questa settimana |
| Daniela M S | Inviare l’invito per la verifica del 29 aprile al consiglio | Questa settimana |
| Daniela M S | Condividere il piano di pianificazione parallela per l’evento del prossimo anno | Questa settimana |
| Peter D | Informare il team di biglietteria sulle esigenze di comunicazione da condividere con il team di comunicazione | Lunedì |
| Pablo V | Informare il team di comunicazione e richiedere un calendario dettagliato entro la fine di martedì | Martedì |
| Daniel T | Identificare una lista ristretta di conduttori per gli appelli comunitari | Questa settimana |
| Peter D, Daniel T | Preparare un piano aziendale triennale per il broker assicurativo | Questa settimana |
| Daniel T | Comunicare al candidato in sospeso di completare la presentazione | Questa settimana |
| Daniel T | Comunicare la decisione sui criteri di adesione al candidato rifiutato | Questa settimana |
| Daniel T | Notificare l’amministratore per approvare il nuovo membro dell’associazione | Questa settimana |
| Daniel T | Inviare email richiedendo decisione elettronica sulla politica di pubblicazione dei verbali | Questa settimana |
| Consiglio | Approvare le ultime due serie di verbali su Discord | Al più presto |
Verbale generato automaticamente da Gemini e sanificato per la pubblicazione.
Im Falle einer Abweichung zwischen dieser Version und der spanischen Version ist die spanische Version maßgeblich.
Vorsitz: Daniel T
Vorstand anwesend: Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
Ebenfalls anwesend: Daniela M S, Pepe C
Vorstand anwesend: Daniel T, Pablo V, Peter D, Victor P
Ebenfalls anwesend: Daniela M S, Pepe C
1. Überprüfung Früherer Aktionen
- Das Protokoll der vorherigen Sitzung steht noch zur Genehmigung aus; die Vorstandsmitglieder wurden daran erinnert, es zeitnah zu prüfen und zu genehmigen.
- Änderung der Sitzungsfrequenz umgesetzt: eine wöchentliche Sitzung (montags), mit einem halbstündigen Donnerstagstermin nur für Notfälle.
- Laufende Aktionen überprüft: Bestätigung des Notfallkoordinators mit Chris ausstehend; Beschaffung der SIM-Karte und Veranstaltungsortdokumentation in Bearbeitung; Zuordnung der Vorstand-Abteilungs-Aufsicht noch vorzubereiten; Fertigstellung des Verbreitungsplans läuft.
2. Produktionsaktualisierung
- Treffen mit der Freiwilligenkoordination für den nächsten Tag geplant, um den Status der Freiwilligen zu bewerten und das operative Notfalltelefon zu besprechen.
- Lieferantenverträge in Bearbeitung; die meisten Lieferanten sind bei den Stornierungsbedingungen flexibel, sofern die Kündigung rechtzeitig erfolgt.
- Budgetvorlagen werden an die Koordinatoren verteilt; Koordinatorentreffen für den 15. April geplant.
- Ein paralleler Planungsweg für die Veranstaltung des nächsten Jahres wird dem Vorstand diese Woche mitgeteilt.
3. Ticketverkauf und Transparenz
- Der Vorstand diskutierte den geeigneten Zeitpunkt und das Format für die Weitergabe von Ticketverkaufsinformationen an die breitere Gemeinschaft.
- Einige Vorstandsmitglieder schlugen vor, Zahlen mit den Koordinatoren zu teilen, um Vertrauen aufzubauen; andere äußerten Bedenken hinsichtlich einer Verzerrung der Informationen bei Verbreitung über den engeren Kreis hinaus.
- Ergebnis: Der Vorstand stimmte zu, detaillierte Ticketverkaufszahlen derzeit nicht breit zu teilen, da die Kommunikationsreichweite für eine klare Botschaftsvermittlung nicht ausreicht. Das Thema wird erneut aufgegriffen, wenn sich die Kommunikationskapazität verbessert. Koordinatoren können informell und individuell informiert werden.
4. Kommunikations- und Öffentlichkeitsarbeitsstrategie
- Der Vorstand diskutierte, wie die Öffentlichkeitsarbeit vor der Preiserhöhung am 14. April verstärkt werden kann, und erkannte die Dringlichkeit des Zeitplans an.
- Das Kommunikationsteam hat am folgenden Tag eine Besprechung; Vorstandsmitglieder werden teilnehmen, um zu koordinieren und Unterstützung anzubieten.
- Beschluss: Der Vorstand wird das Kommunikationsteam um einen Zeitplan mit Terminen, Verantwortlichen und Ergebnissen bitten. Vorstandsmitglieder boten zudem an, zusätzliche Kapazitäten für die Öffentlichkeitsarbeit neben der bestehenden Kommunikationsarbeit beizusteuern, um sicherzustellen, dass die Ticketwerbung in den kommenden Wochen ausreichend Aufmerksamkeit erhält.
- Daniel T, Pablo V (in beratender Funktion) und Pepe C meldeten sich freiwillig, um die Öffentlichkeitsarbeit zu unterstützen.
5. Vereinsmitgliedschaft
- Ein Antrag ausstehend: der Antragsteller wurde gebeten, seine Einreichungsdetails zu vervollständigen.
- Ein Antrag abgelehnt: der Antragsteller erfüllte die festgelegten Mitgliedschaftskriterien nicht. Eine formelle Mitteilung folgt.
- Eine Mitgliedschaft genehmigt: der Vorstand stimmte zu, den Antragsteller als Vereinsmitglied aufzunehmen, wobei die Entscheidung über das elektronische Abstimmungssystem formalisiert wird.
6. Veröffentlichung der Sitzungsprotokolle
- Daniel T schlug vor, die Anforderung einer einstimmigen Vorstandsgenehmigung vor der Veröffentlichung der bereinigten Protokolle aufzuheben, unter Verweis auf Verzögerungen.
- Beschluss: Daniel T wird eine E-Mail senden, in der er um einstimmige elektronische Zustimmung bittet, die sofortige Veröffentlichung der bereinigten Protokolle zu erlauben, vorbehaltlich der Standardprüfungsfilter. Wenn alle Vorstandsmitglieder zustimmen, tritt die neue Richtlinie sofort in Kraft.
7. Aktualisierung eines Vorstandsmitglieds
- Ein Vorstandsmitglied kündigte an, dass es 2026 nicht an der Veranstaltung teilnehmen kann, da im Juni neue berufliche Verpflichtungen beginnen.
8. Leitung des Gemeinschaftsanrufs
- Ein Gastgeber für die Gemeinschaftsanrufe wurde noch nicht festgelegt. Daniel T schlug vor, eine kurze Liste zuverlässiger Gemeinschaftsmitglieder zu identifizieren, die die Gastgeberverantwortung übernehmen, entweder rotierend oder sich selbst koordinierend.
9. Geschäftsplan für die Versicherung
- Der Versicherungsmakler verlangt einen Dreijahres-Geschäftsplan von der Vereinigung als neuer Einrichtung.
- Peter D und Daniel T haben vereinbart, den ersten Entwurf unter Verwendung der bestehenden Budgetprojektionen vorzubereiten.
Aktionspunkte
| Person | Aktion | Frist |
|---|---|---|
| Daniel T | Rolle des Notfallkoordinators mit Chris bestätigen | Diese Woche |
| Daniela M S | SIM-Karte für das Betriebstelefon beschaffen; mit Freiwilligenkoordination besprechen | Diese Woche |
| Daniela M S | Einladung für die Prüfung am 29. April an den Vorstand senden | Diese Woche |
| Daniela M S | Parallelen Planungsweg für die Veranstaltung des nächsten Jahres teilen | Diese Woche |
| Peter D | Ticketing-Team über Kommunikationsbedürfnisse informieren, die mit dem Kommunikationsteam zu teilen sind | Montag |
| Pablo V | Kommunikationsteam informieren und detaillierten Zeitplan bis Ende Dienstag anfordern | Dienstag |
| Daniel T | Kurzliste von Gastgebern für Gemeinschaftsanrufe identifizieren | Diese Woche |
| Peter D, Daniel T | Dreijahres-Geschäftsplan für Versicherungsmakler vorbereiten | Diese Woche |
| Daniel T | Dem ausstehenden Antragsteller mitteilen, seine Einreichung zu vervollständigen | Diese Woche |
| Daniel T | Dem abgelehnten Antragsteller die Entscheidung zu den Mitgliedschaftskriterien mitteilen | Diese Woche |
| Daniel T | Administrator benachrichtigen, um das neue Vereinsmitglied zu genehmigen | Diese Woche |
| Daniel T | E-Mail senden mit Anfrage einer elektronischen Entscheidung zur Veröffentlichungsrichtlinie der Protokolle | Diese Woche |
| Vorstand | Die letzten zwei Protokollserien auf Discord genehmigen | Baldmöglichst |
Protokoll automatisch von Gemini erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.