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NCA Board Meeting Minutes
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Chair: Daniel T
Board present: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
Also present: Daniela M S, Pepe C
Board present: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
Also present: Daniela M S, Pepe C
1. Review of Previous Actions
- Previous meeting notes: pending approval; board members asked to prioritize review within one day of each meeting.
- Notion agenda table updated with full previous-meeting view.
2. Asset Acquisition Update
- Final version of the asset acquisition contract has been sent, with all proposed changes accepted.
- Awaiting confirmation from the other party to designate a signatory.
- Board to communicate progress at the community call.
3. Production Update
- Emergency coordination roles being finalized for safety documentation.
- Operational phone SIM card to be acquired.
- Vendor quotes progressing; vendors accommodating payment timeline starting in May.
- Budget planning underway; coordinator meeting scheduled for April 15.
- Board sense check scheduled for April 29 ahead of May 1 event decision.
- Parallel planning for next year’s event to begin once current event is underway.
4. Payment Processing
- Payment processor has requested additional information to assess risk, including venue documentation and insurance details.
- Board members preparing a response incorporating venue confirmation and relevant policies.
- Alternative funding arrangements being explored as a contingency.
5. Financial Transparency
- Debate on the appropriate level of financial detail to share with the community.
- High-level budget categories now available in the Humans app, with department coordinators able to view and edit their line items.
- Board discussed whether to commit to publishing full transaction-level detail to members by a future date.
- Peter D advocated for standard accounting forms and category-level reporting; Daniel T proposed full transaction visibility to build trust; Pablo V recommended a phased approach starting with consensus.
- Outcome: No formal decision taken. The topic will be revisited at a future meeting.
6. Community Call Transition
- Board to transition community call hosting to the community.
- Plan to solicit agenda topics and recruit volunteer hosts going forward.
- Pablo V to announce the change at the community call.
7. Board-to-Department Oversight
- Board members to be aligned with specific departments for communication and oversight.
- Initial mapping discussed: Pablo V with Communications, Victor P with Power, Ben D with Volunteers, Ward D with Infrastructure.
8. Meeting Frequency
- Board meeting frequency reduced to one weekly session (Mondays).
- A standing 30-minute Thursday slot reserved for emergency meetings only, activated by explicit request.
9. Outreach Update
- Communications team reactivating after a break; one item scheduled to go out.
- An outreach plan with specific dates and deliverables still needed from the communications team.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Ben D | Inform site FAQ updates are needed | This week |
| Daniela M S | Acquire SIM card for emergency operational phone | This week |
| Daniela M S | Obtain venue documentation for payment processor response | Next week |
| Pablo V | Brief communications team on timeline requirements | This week |
| Pablo V | Announce community call transition to the community | This week |
| Daniela M S | Create board-to-department oversight mapping | This week |
| Board | Finalize payment processor response | Next week |
| Board | Schedule optional Thursday emergency meeting slot | Done |
Minutes auto-generated by Gemini and sanitised for publication.
Presidente: Daniel T
Junta presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
También presentes: Daniela M S, Pepe C
Junta presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
También presentes: Daniela M S, Pepe C
1. Revisión de Acciones Anteriores
- Actas de la reunión anterior: pendientes de aprobación; se pidió a los miembros de la junta que prioricen la revisión dentro del día siguiente a cada reunión.
- Tabla de agenda en Notion actualizada con vista completa de la reunión anterior.
2. Actualización de Adquisición de Activos
- Se ha enviado la versión final del contrato de adquisición de activos, con todos los cambios propuestos aceptados.
- A la espera de confirmación de la otra parte para designar un firmante.
- La junta comunicará el progreso en la llamada comunitaria.
3. Actualización de Producción
- Se están finalizando los roles de coordinación de emergencias para la documentación de seguridad.
- Se adquirirá una tarjeta SIM para el teléfono operativo.
- Las cotizaciones de proveedores avanzan; los proveedores acomodan el calendario de pagos a partir de mayo.
- Planificación presupuestaria en curso; reunión de coordinadores programada para el 15 de abril.
- Verificación de la junta programada para el 29 de abril antes de la decisión del evento del 1 de mayo.
- La planificación paralela para el evento del próximo año comenzará una vez que el evento actual esté en marcha.
4. Procesamiento de Pagos
- El procesador de pagos ha solicitado información adicional para evaluar el riesgo, incluyendo documentación del lugar y detalles de seguro.
- Los miembros de la junta están preparando una respuesta que incorpore la confirmación del lugar y las políticas relevantes.
- Se están explorando arreglos de financiación alternativos como contingencia.
5. Transparencia Financiera
- Debate sobre el nivel apropiado de detalle financiero a compartir con la comunidad.
- Las categorías presupuestarias de alto nivel ya están disponibles en la aplicación Humans, con los coordinadores de departamento pudiendo ver y editar sus partidas.
- La junta discutió si comprometerse a publicar el detalle completo a nivel de transacciones para los miembros en una fecha futura.
- Peter D abogó por formularios contables estándar e informes a nivel de categoría; Daniel T propuso visibilidad total de transacciones para generar confianza; Pablo V recomendó un enfoque gradual comenzando con consenso.
- Resultado: No se tomó ninguna decisión formal. El tema se revisará en una reunión futura.
6. Transición de la Llamada Comunitaria
- La junta realizará la transición de la organización de la llamada comunitaria a la comunidad.
- Plan para solicitar temas de agenda y reclutar anfitriones voluntarios en adelante.
- Pablo V anunciará el cambio en la llamada comunitaria.
7. Supervisión Junta-Departamento
- Los miembros de la junta serán asignados a departamentos específicos para comunicación y supervisión.
- Mapeo inicial discutido: Pablo V con Comunicaciones, Victor P con Energía, Ben D con Voluntarios, Ward D con Infraestructura.
8. Frecuencia de Reuniones
- La frecuencia de reuniones de la junta se reduce a una sesión semanal (lunes).
- Un espacio fijo de 30 minutos los jueves reservado solo para reuniones de emergencia, activado por solicitud explícita.
9. Actualización de Difusión
- El equipo de comunicaciones se reactiva tras un descanso; un elemento programado para salir.
- Aún se necesita un plan de difusión con fechas y entregables específicos del equipo de comunicaciones.
Puntos de Acción
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Ben D | Informar que se necesitan actualizaciones de las FAQ del sitio | Esta semana |
| Daniela M S | Adquirir tarjeta SIM para teléfono operativo de emergencia | Esta semana |
| Daniela M S | Obtener documentación del lugar para respuesta al procesador de pagos | Próxima semana |
| Pablo V | Informar al equipo de comunicaciones sobre requisitos de plazos | Esta semana |
| Pablo V | Anunciar la transición de la llamada comunitaria a la comunidad | Esta semana |
| Daniela M S | Crear mapeo de supervisión junta-departamento | Esta semana |
| Junta | Finalizar respuesta al procesador de pagos | Próxima semana |
| Junta | Programar espacio opcional de reunión de emergencia los jueves | Hecho |
Actas generadas automáticamente por Gemini y depuradas para publicación.
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Président : Daniel T
Conseil présent : Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
Également présents : Daniela M S, Pepe C
Conseil présent : Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
Également présents : Daniela M S, Pepe C
1. Revue des Actions Précédentes
- Comptes rendus de la réunion précédente : en attente d’approbation ; les membres du conseil ont été invités à prioriser la révision dans la journée suivant chaque réunion.
- Tableau d’ordre du jour Notion mis à jour avec la vue complète de la réunion précédente.
2. Mise à Jour de l’Acquisition d’Actifs
- La version finale du contrat d’acquisition d’actifs a été envoyée, avec toutes les modifications proposées acceptées.
- En attente de confirmation de l’autre partie pour désigner un signataire.
- Le conseil communiquera les progrès lors de l’appel communautaire.
3. Mise à Jour de Production
- Les rôles de coordination d’urgence sont en cours de finalisation pour la documentation de sécurité.
- Une carte SIM pour le téléphone opérationnel sera acquise.
- Les devis des fournisseurs progressent ; les fournisseurs s’adaptent au calendrier de paiement à partir de mai.
- Planification budgétaire en cours ; réunion des coordinateurs prévue le 15 avril.
- Vérification du conseil prévue le 29 avril avant la décision de l’événement du 1er mai.
- La planification parallèle de l’événement de l’année prochaine commencera une fois l’événement en cours lancé.
4. Traitement des Paiements
- Le processeur de paiements a demandé des informations supplémentaires pour évaluer le risque, notamment la documentation du lieu et les détails d’assurance.
- Les membres du conseil préparent une réponse intégrant la confirmation du lieu et les politiques pertinentes.
- Des arrangements de financement alternatifs sont explorés en tant que mesure de contingence.
5. Transparence Financière
- Débat sur le niveau de détail financier approprié à partager avec la communauté.
- Les catégories budgétaires de haut niveau sont désormais disponibles dans l’application Humans, les coordinateurs de département pouvant consulter et modifier leurs postes.
- Le conseil a discuté de l’engagement à publier le détail complet au niveau des transactions pour les membres à une date future.
- Peter D a plaidé pour des formulaires comptables standard et des rapports par catégorie ; Daniel T a proposé une visibilité totale des transactions pour établir la confiance ; Pablo V a recommandé une approche progressive commençant par le consensus.
- Résultat : Aucune décision formelle prise. Le sujet sera revisité lors d’une prochaine réunion.
6. Transition de l’Appel Communautaire
- Le conseil transférera l’organisation de l’appel communautaire à la communauté.
- Prévoir de solliciter des sujets d’ordre du jour et de recruter des animateurs bénévoles à l’avenir.
- Pablo V annoncera le changement lors de l’appel communautaire.
7. Supervision Conseil-Département
- Les membres du conseil seront alignés avec des départements spécifiques pour la communication et la supervision.
- Cartographie initiale discutée : Pablo V avec Communications, Victor P avec Énergie, Ben D avec Bénévoles, Ward D avec Infrastructure.
8. Fréquence des Réunions
- La fréquence des réunions du conseil est réduite à une session hebdomadaire (lundis).
- Un créneau fixe de 30 minutes le jeudi est réservé aux réunions d’urgence uniquement, activé sur demande explicite.
9. Mise à Jour de la Communication
- L’équipe de communication se réactive après une pause ; un élément prévu pour diffusion.
- Un plan de diffusion avec des dates et livrables spécifiques est encore nécessaire de la part de l’équipe de communication.
Points d’Action
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Ben D | Informer que les mises à jour des FAQ du site sont nécessaires | Cette semaine |
| Daniela M S | Acquérir une carte SIM pour le téléphone opérationnel d’urgence | Cette semaine |
| Daniela M S | Obtenir la documentation du lieu pour la réponse au processeur de paiements | Semaine prochaine |
| Pablo V | Informer l’équipe de communication des exigences de délais | Cette semaine |
| Pablo V | Annoncer la transition de l’appel communautaire à la communauté | Cette semaine |
| Daniela M S | Créer la cartographie de supervision conseil-département | Cette semaine |
| Conseil | Finaliser la réponse au processeur de paiements | Semaine prochaine |
| Conseil | Programmer le créneau optionnel de réunion d’urgence du jeudi | Fait |
Procès-verbal généré automatiquement par Gemini et assaini pour publication.
In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Presidente: Daniel T
Consiglio presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
Anche presenti: Daniela M S, Pepe C
Consiglio presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
Anche presenti: Daniela M S, Pepe C
1. Revisione delle Azioni Precedenti
- Verbali della riunione precedente: in attesa di approvazione; ai membri del consiglio è stato chiesto di dare priorità alla revisione entro un giorno da ogni riunione.
- Tabella dell’ordine del giorno su Notion aggiornata con la vista completa della riunione precedente.
2. Aggiornamento sull’Acquisizione di Beni
- La versione finale del contratto di acquisizione beni è stata inviata, con tutte le modifiche proposte accettate.
- In attesa di conferma dall’altra parte per designare un firmatario.
- Il consiglio comunicherà i progressi durante la chiamata comunitaria.
3. Aggiornamento Produzione
- I ruoli di coordinamento delle emergenze sono in fase di finalizzazione per la documentazione di sicurezza.
- Verrà acquisita una scheda SIM per il telefono operativo.
- I preventivi dei fornitori procedono; i fornitori si adattano al calendario dei pagamenti a partire da maggio.
- Pianificazione del budget in corso; riunione dei coordinatori programmata per il 15 aprile.
- Verifica del consiglio programmata per il 29 aprile prima della decisione sull’evento del 1° maggio.
- La pianificazione parallela per l’evento del prossimo anno inizierà una volta che l’evento attuale sarà in corso.
4. Elaborazione dei Pagamenti
- Il processore di pagamenti ha richiesto informazioni aggiuntive per valutare il rischio, inclusa la documentazione del luogo e i dettagli assicurativi.
- I membri del consiglio stanno preparando una risposta che incorpori la conferma del luogo e le politiche pertinenti.
- Si stanno esplorando accordi di finanziamento alternativi come contingenza.
5. Trasparenza Finanziaria
- Dibattito sul livello appropriato di dettaglio finanziario da condividere con la comunità.
- Le categorie di budget di alto livello sono ora disponibili nell’applicazione Humans, con i coordinatori di dipartimento in grado di visualizzare e modificare le proprie voci.
- Il consiglio ha discusso se impegnarsi a pubblicare il dettaglio completo a livello di transazione per i membri entro una data futura.
- Peter D ha sostenuto moduli contabili standard e report a livello di categoria; Daniel T ha proposto la visibilità totale delle transazioni per costruire fiducia; Pablo V ha raccomandato un approccio graduale partendo dal consenso.
- Risultato: Nessuna decisione formale presa. L’argomento sarà rivisitato in una riunione futura.
6. Transizione della Chiamata Comunitaria
- Il consiglio trasferirà l’organizzazione della chiamata comunitaria alla comunità.
- Piano per sollecitare argomenti dell’ordine del giorno e reclutare conduttori volontari in futuro.
- Pablo V annuncerà il cambiamento durante la chiamata comunitaria.
7. Supervisione Consiglio-Dipartimento
- I membri del consiglio saranno allineati con dipartimenti specifici per la comunicazione e la supervisione.
- Mappatura iniziale discussa: Pablo V con Comunicazioni, Victor P con Energia, Ben D con Volontari, Ward D con Infrastruttura.
8. Frequenza delle Riunioni
- La frequenza delle riunioni del consiglio è stata ridotta a una sessione settimanale (lunedì).
- Uno slot fisso di 30 minuti il giovedì è riservato solo alle riunioni di emergenza, attivato su richiesta esplicita.
9. Aggiornamento Comunicazione
- Il team di comunicazione si riattiva dopo una pausa; un elemento programmato per la diffusione.
- È ancora necessario un piano di diffusione con date e consegne specifiche da parte del team di comunicazione.
Punti d’Azione
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Ben D | Informare che sono necessari aggiornamenti alle FAQ del sito | Questa settimana |
| Daniela M S | Acquisire scheda SIM per il telefono operativo di emergenza | Questa settimana |
| Daniela M S | Ottenere documentazione del luogo per la risposta al processore di pagamenti | Prossima settimana |
| Pablo V | Informare il team di comunicazione sui requisiti di tempistica | Questa settimana |
| Pablo V | Annunciare la transizione della chiamata comunitaria alla comunità | Questa settimana |
| Daniela M S | Creare la mappatura di supervisione consiglio-dipartimento | Questa settimana |
| Consiglio | Finalizzare la risposta al processore di pagamenti | Prossima settimana |
| Consiglio | Programmare lo slot opzionale di riunione di emergenza del giovedì | Fatto |
Verbale generato automaticamente da Gemini e sanificato per la pubblicazione.
Bei Abweichungen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Vorsitz: Daniel T
Vorstand anwesend: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
Ebenfalls anwesend: Daniela M S, Pepe C
Vorstand anwesend: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Victor P, Ward D
Ebenfalls anwesend: Daniela M S, Pepe C
1. Überprüfung der Vorangegangenen Aktionen
- Protokoll der vorherigen Sitzung: Genehmigung ausstehend; Vorstandsmitglieder wurden gebeten, die Überprüfung innerhalb eines Tages nach jeder Sitzung zu priorisieren.
- Notion-Agendatabelle mit vollständiger Ansicht der vorherigen Sitzung aktualisiert.
2. Aktualisierung zum Vermögenserwerb
- Die endgültige Version des Vermögenserwerbsvertrags wurde versandt, wobei alle vorgeschlagenen Änderungen akzeptiert wurden.
- Bestätigung der anderen Partei zur Benennung eines Unterzeichners wird erwartet.
- Der Vorstand wird den Fortschritt beim Gemeinschaftsanruf kommunizieren.
3. Produktionsaktualisierung
- Notfallkoordinationsrollen werden für die Sicherheitsdokumentation finalisiert.
- Eine SIM-Karte für das Betriebstelefon wird beschafft.
- Lieferantenangebote schreiten voran; Lieferanten passen sich dem Zahlungszeitplan ab Mai an.
- Budgetplanung im Gange; Koordinatorentreffen für den 15. April geplant.
- Prüfung durch den Vorstand am 29. April vor der Veranstaltungsentscheidung am 1. Mai geplant.
- Parallele Planung für die Veranstaltung des nächsten Jahres beginnt, sobald die aktuelle Veranstaltung läuft.
4. Zahlungsabwicklung
- Der Zahlungsabwickler hat zusätzliche Informationen zur Risikobewertung angefordert, einschließlich Veranstaltungsortdokumentation und Versicherungsdetails.
- Vorstandsmitglieder bereiten eine Antwort vor, die die Bestätigung des Veranstaltungsortes und relevante Richtlinien einbezieht.
- Alternative Finanzierungsmöglichkeiten werden als Notfallplan erkundet.
5. Finanztransparenz
- Debatte über das angemessene Maß an finanziellen Details, die mit der Gemeinschaft geteilt werden sollen.
- Übergeordnete Budgetkategorien sind jetzt in der Humans-App verfügbar, wobei Abteilungskoordinatoren ihre Posten einsehen und bearbeiten können.
- Der Vorstand diskutierte, ob man sich verpflichten solle, vollständige transaktionsbezogene Details für Mitglieder bis zu einem zukünftigen Datum zu veröffentlichen.
- Peter D plädierte für standardisierte Buchhaltungsformulare und Berichte auf Kategorieebene; Daniel T schlug vollständige Transaktionstransparenz zum Vertrauensaufbau vor; Pablo V empfahl einen schrittweisen Ansatz beginnend mit Konsens.
- Ergebnis: Keine formelle Entscheidung getroffen. Das Thema wird bei einer zukünftigen Sitzung erneut aufgegriffen.
6. Übergang des Gemeinschaftsanrufs
- Der Vorstand wird die Organisation des Gemeinschaftsanrufs an die Gemeinschaft übertragen.
- Plan, Agendathemen zu erbitten und freiwillige Moderatoren zu rekrutieren.
- Pablo V wird die Änderung beim Gemeinschaftsanruf ankündigen.
7. Vorstand-Abteilungs-Aufsicht
- Vorstandsmitglieder werden bestimmten Abteilungen für Kommunikation und Aufsicht zugeordnet.
- Erste Zuordnung besprochen: Pablo V mit Kommunikation, Victor P mit Energie, Ben D mit Freiwillige, Ward D mit Infrastruktur.
8. Sitzungsfrequenz
- Die Sitzungsfrequenz des Vorstands wurde auf eine wöchentliche Sitzung reduziert (montags).
- Ein fester 30-Minuten-Slot donnerstags ist nur für Notfallsitzungen reserviert, aktiviert auf ausdrückliche Anfrage.
9. Aktualisierung der Öffentlichkeitsarbeit
- Das Kommunikationsteam wird nach einer Pause wieder aktiv; ein Element ist zur Veröffentlichung geplant.
- Ein Outreach-Plan mit konkreten Daten und Ergebnissen wird noch vom Kommunikationsteam benötigt.
Aktionspunkte
| Person | Aktion | Frist |
|---|---|---|
| Ben D | Informieren, dass FAQ-Aktualisierungen der Website nötig sind | Diese Woche |
| Daniela M S | SIM-Karte für das Notfall-Betriebstelefon beschaffen | Diese Woche |
| Daniela M S | Veranstaltungsortdokumentation für Antwort an Zahlungsabwickler einholen | Nächste Woche |
| Pablo V | Kommunikationsteam über Zeitvorgaben informieren | Diese Woche |
| Pablo V | Übergang des Gemeinschaftsanrufs an die Gemeinschaft ankündigen | Diese Woche |
| Daniela M S | Zuordnung der Vorstand-Abteilungs-Aufsicht erstellen | Diese Woche |
| Vorstand | Antwort an Zahlungsabwickler finalisieren | Nächste Woche |
| Vorstand | Optionalen Donnerstags-Notfallsitzungsslot einplanen | Erledigt |
Protokoll automatisch von Gemini erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.