← Back to Transparency

NCA Board Meeting Minutes

Date: Sunday 30 March 2026, 18:58 CEST
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Chair: Ben D
Board present: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Ward D
Also present: Daniela M S, Pepe C

1. Review of Previous Actions

  • Statutes finalization: complete, signed PDF recorded.
  • Site FAQs: still pending (Michelle T absent).
  • Outreach push: update deferred to later in the meeting (Victor absent).

2. Production Update

  • Daniela M S provided a brief update: key items being finalized this week, with a more detailed update expected by Thursday.

3. Asset Acquisition

  • The board discussed the ongoing contract for essential operational assets, including a legal opinion on outstanding terms.
  • The board voted unanimously to approve the contract, removing the remaining liability carve-out, and authorized signing this week.
  • This grants the association immediate access to essential event assets.

4. Financial Update

  • The board explored financing options related to cash flow management ahead of the July event.
  • Alternative providers are being investigated and contacts pursued to mitigate the financial gap.

5. Financial Transparency

  • Daniel T proposed a phased approach to making budgets publicly available at a specified future date, not immediately.
  • Peter D raised concerns about GDPR implications of publishing individual compensation and the risk of unproductive scrutiny of line items.
  • Ben D suggested a compromise: broad transparency with a small bundled opaque section for sensitive items.
  • Pablo V recommended starting with aggregate-level reporting and iterating from there.
  • Outcome: No formal decision taken. The topic will be revisited as a structured agenda item or referred to a working group.

6. Ticket Sales Transparency

  • The board discussed the appropriate timing and format for sharing ticket sales information with the community.
  • Decision: The board agreed to revisit this topic at a later date, to allow for more complete information.

7. Low-Income Tickets

  • The board reviewed the status of low-income ticket applications.
  • Decision: The board authorized an initial batch of low-income tickets for release, with the application window remaining open for further batches.

8. Working Groups

  • Kate’s proposals for a governance working group and a culture working group were discussed.
  • Daniel T clarified that independent discussion groups do not require board approval, but any group exercising statutory authority does.
  • Decision: Kate is invited to submit a formal working group proposal to the board for official establishment. Pablo V will communicate this.

9. Outreach Update

  • Pablo V expressed a wish to convert the outreach plan into a concrete schedule with dates and responsibilities.
  • Desired cadence: one newsletter per week and two to three Instagram posts per week.
  • Pablo V will follow up with the outreach team to finalize dates and deliverables.

Action Items

PersonActionDue
Pepe CSign asset acquisition contractThis week
Pablo VFollow up on alternative payment processing optionsOngoing
Pablo VCommunicate working group proposal process to KateThis week
Pablo VFollow up with outreach team on dated scheduleThis week
BoardRevisit ticket transparency at an upcoming meetingTBD

Minutes auto-generated by Gemini and sanitised for publication.

Presidente: Ben D
Junta presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Ward D
También presentes: Daniela M S, Pepe C

1. Revisión de Acciones Anteriores

  • Finalización de estatutos: completada, PDF firmado registrado.
  • Preguntas frecuentes del sitio: aún pendientes (Michelle T ausente).
  • Impulso de difusión: actualización aplazada para más adelante en la reunión (Victor ausente).

2. Actualización de Producción

  • Daniela M S proporcionó una breve actualización: puntos clave siendo finalizados esta semana, con una actualización más detallada prevista para el jueves.

3. Adquisición de Activos

  • La junta discutió el contrato en curso para activos operativos esenciales, incluyendo una opinión legal sobre los términos pendientes.
  • La junta votó por unanimidad aprobar el contrato, eliminando la cláusula de exención de responsabilidad restante, y autorizó la firma esta semana.
  • Esto otorga a la asociación acceso inmediato a activos esenciales del evento.

4. Actualización Financiera

  • La junta exploró opciones de financiación relacionadas con la gestión del flujo de caja antes del evento de julio.
  • Se están investigando proveedores alternativos y se están persiguiendo contactos para mitigar la brecha financiera.

5. Transparencia Financiera

  • Daniel T propuso un enfoque gradual para hacer los presupuestos públicamente disponibles en una fecha futura especificada, no de forma inmediata.
  • Peter D planteó preocupaciones sobre las implicaciones del RGPD de publicar compensaciones individuales y el riesgo de escrutinio improductivo de partidas.
  • Ben D sugirió un compromiso: amplia transparencia con una pequeña sección opaca agrupada para elementos sensibles.
  • Pablo V recomendó comenzar con informes a nivel agregado e iterar a partir de ahí.
  • Resultado: No se tomó ninguna decisión formal. El tema se revisará como punto estructurado de la agenda o se referirá a un grupo de trabajo.

6. Transparencia en Venta de Entradas

  • La junta discutió el momento y formato apropiados para compartir información sobre ventas de entradas con la comunidad.
  • Decisión: La junta acordó revisar este tema en una fecha posterior, para permitir información más completa.

7. Entradas de Bajo Ingreso

  • La junta revisó el estado de las solicitudes de entradas de bajo ingreso.
  • Decisión: La junta autorizó un primer lote de entradas de bajo ingreso para su liberación, manteniendo abierto el período de solicitud para lotes adicionales.

8. Grupos de Trabajo

  • Se discutieron las propuestas de Kate para un grupo de trabajo de gobernanza y un grupo de trabajo de cultura.
  • Daniel T aclaró que los grupos de discusión independientes no requieren aprobación de la junta, pero cualquier grupo que ejerza autoridad estatutaria sí la necesita.
  • Decisión: Se invita a Kate a presentar una propuesta formal de grupo de trabajo a la junta para su establecimiento oficial. Pablo V lo comunicará.

9. Actualización de Difusión

  • Pablo V expresó su deseo de convertir el plan de difusión en un calendario concreto con fechas y responsabilidades.
  • Cadencia deseada: un boletín por semana y dos o tres publicaciones de Instagram por semana.
  • Pablo V hará seguimiento con el equipo de difusión para finalizar fechas y entregables.

Puntos de Acción

PersonaAcciónPlazo
Pepe CFirmar contrato de adquisición de activosEsta semana
Pablo VDar seguimiento a opciones alternativas de procesamiento de pagosEn curso
Pablo VComunicar el proceso de propuesta de grupo de trabajo a KateEsta semana
Pablo VDar seguimiento al equipo de difusión sobre calendario con fechasEsta semana
JuntaRevisar transparencia de entradas en una próxima reuniónPor determinar

Actas generadas automáticamente por Gemini y depuradas para publicación.

En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Président : Ben D
Conseil présent : Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Ward D
Également présents : Daniela M S, Pepe C

1. Revue des Actions Précédentes

  • Finalisation des statuts : terminée, PDF signé enregistré.
  • FAQ du site : toujours en attente (Michelle T absente).
  • Campagne de communication : mise à jour reportée à plus tard dans la réunion (Victor absent).

2. Mise à Jour de Production

  • Daniela M S a fourni une brève mise à jour : les points clés sont en cours de finalisation cette semaine, avec une mise à jour plus détaillée prévue pour jeudi.

3. Acquisition d’Actifs

  • Le conseil a discuté du contrat en cours pour des actifs opérationnels essentiels, y compris un avis juridique sur les termes en suspens.
  • Le conseil a voté à l’unanimité pour approuver le contrat, en supprimant la clause d’exclusion de responsabilité restante, et a autorisé la signature cette semaine.
  • Cela donne à l’association un accès immédiat aux actifs essentiels de l’événement.

4. Mise à Jour Financière

  • Le conseil a exploré des options de financement liées à la gestion de la trésorerie en amont de l’événement de juillet.
  • Des prestataires alternatifs sont à l’étude et des contacts sont poursuivis pour atténuer le déficit financier.

5. Transparence Financière

  • Daniel T a proposé une approche progressive pour rendre les budgets publiquement disponibles à une date future spécifiée, pas immédiatement.
  • Peter D a soulevé des préoccupations concernant les implications du RGPD de la publication des rémunérations individuelles et le risque d’un examen improductif des postes budgétaires.
  • Ben D a suggéré un compromis : large transparence avec une petite section opaque groupée pour les éléments sensibles.
  • Pablo V a recommandé de commencer par des rapports au niveau agrégé et d’itérer à partir de là.
  • Résultat : Aucune décision formelle prise. Le sujet sera revisité comme point structuré de l’ordre du jour ou renvoyé à un groupe de travail.

6. Transparence des Ventes de Billets

  • Le conseil a discuté du moment et du format appropriés pour partager les informations sur les ventes de billets avec la communauté.
  • Décision : Le conseil a convenu de revisiter ce sujet à une date ultérieure, pour permettre une information plus complète.

7. Billets à Faible Revenu

  • Le conseil a examiné l’état des demandes de billets à faible revenu.
  • Décision : Le conseil a autorisé un premier lot de billets à faible revenu pour diffusion, la période de candidature restant ouverte pour des lots supplémentaires.

8. Groupes de Travail

  • Les propositions de Kate pour un groupe de travail sur la gouvernance et un groupe de travail sur la culture ont été discutées.
  • Daniel T a précisé que les groupes de discussion indépendants ne nécessitent pas l’approbation du conseil, mais tout groupe exerçant une autorité statutaire en a besoin.
  • Décision : Kate est invitée à soumettre une proposition formelle de groupe de travail au conseil pour établissement officiel. Pablo V le communiquera.

9. Mise à Jour de la Communication

  • Pablo V a exprimé le souhait de transformer le plan de communication en un calendrier concret avec des dates et des responsabilités.
  • Cadence souhaitée : une newsletter par semaine et deux à trois publications Instagram par semaine.
  • Pablo V fera le suivi avec l’équipe de communication pour finaliser les dates et les livrables.

Points d’Action

PersonneActionÉchéance
Pepe CSigner le contrat d’acquisition d’actifsCette semaine
Pablo VSuivre les options alternatives de traitement des paiementsEn cours
Pablo VCommuniquer le processus de proposition de groupe de travail à KateCette semaine
Pablo VSuivre l’équipe de communication pour le calendrier datéCette semaine
ConseilRevisiter la transparence des billets lors d’une prochaine réunionÀ déterminer

Procès-verbal généré automatiquement par Gemini et assaini pour publication.

In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Presidente: Ben D
Consiglio presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Ward D
Anche presenti: Daniela M S, Pepe C

1. Revisione delle Azioni Precedenti

  • Finalizzazione degli statuti: completata, PDF firmato registrato.
  • FAQ del sito: ancora in sospeso (Michelle T assente).
  • Campagna di comunicazione: aggiornamento rinviato a più tardi nella riunione (Victor assente).

2. Aggiornamento Produzione

  • Daniela M S ha fornito un breve aggiornamento: i punti chiave sono in fase di finalizzazione questa settimana, con un aggiornamento più dettagliato previsto per giovedì.

3. Acquisizione Beni

  • Il consiglio ha discusso il contratto in corso per beni operativi essenziali, compreso un parere legale sui termini in sospeso.
  • Il consiglio ha votato all’unanimità per approvare il contratto, rimuovendo la clausola di esenzione di responsabilità rimanente, e ha autorizzato la firma questa settimana.
  • Questo garantisce all’associazione l’accesso immediato ai beni essenziali dell’evento.

4. Aggiornamento Finanziario

  • Il consiglio ha esplorato opzioni di finanziamento relative alla gestione del flusso di cassa in vista dell’evento di luglio.
  • Sono in corso indagini su fornitori alternativi e si stanno perseguendo contatti per mitigare il divario finanziario.

5. Trasparenza Finanziaria

  • Daniel T ha proposto un approccio graduale per rendere i bilanci pubblicamente disponibili a una data futura specificata, non immediatamente.
  • Peter D ha sollevato preoccupazioni sulle implicazioni del GDPR della pubblicazione dei compensi individuali e sul rischio di un esame improduttivo delle singole voci.
  • Ben D ha suggerito un compromesso: ampia trasparenza con una piccola sezione opaca raggruppata per gli elementi sensibili.
  • Pablo V ha raccomandato di iniziare con report a livello aggregato e di iterare da lì.
  • Risultato: Nessuna decisione formale presa. L’argomento sarà rivisitato come punto strutturato dell’ordine del giorno o rinviato a un gruppo di lavoro.

6. Trasparenza delle Vendite Biglietti

  • Il consiglio ha discusso i tempi e il formato appropriati per condividere le informazioni sulle vendite dei biglietti con la comunità.
  • Decisione: Il consiglio ha concordato di rivisitare questo argomento in una data successiva, per consentire informazioni più complete.

7. Biglietti a Basso Reddito

  • Il consiglio ha esaminato lo stato delle domande per i biglietti a basso reddito.
  • Decisione: Il consiglio ha autorizzato un primo lotto di biglietti a basso reddito per il rilascio, mantenendo aperto il periodo di candidatura per lotti aggiuntivi.

8. Gruppi di Lavoro

  • Sono state discusse le proposte di Kate per un gruppo di lavoro sulla governance e un gruppo di lavoro sulla cultura.
  • Daniel T ha chiarito che i gruppi di discussione indipendenti non richiedono l’approvazione del consiglio, ma qualsiasi gruppo che eserciti autorità statutaria ne ha bisogno.
  • Decisione: Kate è invitata a presentare una proposta formale di gruppo di lavoro al consiglio per l’istituzione ufficiale. Pablo V lo comunicherà.

9. Aggiornamento Comunicazione

  • Pablo V ha espresso il desiderio di convertire il piano di comunicazione in un calendario concreto con date e responsabilità.
  • Cadenza desiderata: una newsletter a settimana e due o tre post Instagram a settimana.
  • Pablo V seguirà con il team di comunicazione per finalizzare date e consegne.

Punti d’Azione

PersonaAzioneScadenza
Pepe CFirmare il contratto di acquisizione beniQuesta settimana
Pablo VSeguire le opzioni alternative di elaborazione pagamentiIn corso
Pablo VComunicare il processo di proposta del gruppo di lavoro a KateQuesta settimana
Pablo VSeguire il team di comunicazione per il calendario con dateQuesta settimana
ConsiglioRivisitare la trasparenza dei biglietti in una prossima riunioneDa stabilire

Verbale generato automaticamente da Gemini e sanificato per la pubblicazione.

Bei Abweichungen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Vorsitz: Ben D
Vorstand anwesend: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Ward D
Ebenfalls anwesend: Daniela M S, Pepe C

1. Überprüfung der Vorangegangenen Aktionen

  • Finalisierung der Satzung: abgeschlossen, unterzeichnetes PDF erfasst.
  • Website-FAQ: noch ausstehend (Michelle T abwesend).
  • Öffentlichkeitsarbeit: Aktualisierung auf später in der Sitzung verschoben (Victor abwesend).

2. Produktionsaktualisierung

  • Daniela M S gab eine kurze Aktualisierung: Wichtige Punkte werden diese Woche finalisiert, mit einer detaillierteren Aktualisierung bis Donnerstag.

3. Vermögenserwerb

  • Der Vorstand besprach den laufenden Vertrag für wesentliche Betriebsgüter, einschließlich eines Rechtsgutachtens zu ausstehenden Bedingungen.
  • Der Vorstand stimmte einstimmig für die Genehmigung des Vertrags, wobei die verbleibende Haftungsausschlussklausel entfernt wurde, und genehmigte die Unterzeichnung diese Woche.
  • Dies gewährt dem Verein sofortigen Zugang zu wesentlichen Veranstaltungsgütern.

4. Finanzaktualisierung

  • Der Vorstand erörterte Finanzierungsoptionen im Zusammenhang mit dem Liquiditätsmanagement vor der Veranstaltung im Juli.
  • Alternative Anbieter werden untersucht und Kontakte verfolgt, um die Finanzierungslücke zu verringern.

5. Finanztransparenz

  • Daniel T schlug einen schrittweisen Ansatz vor, um Budgets zu einem bestimmten zukünftigen Zeitpunkt öffentlich verfügbar zu machen, nicht sofort.
  • Peter D äußerte Bedenken hinsichtlich der DSGVO-Auswirkungen der Veröffentlichung individueller Vergütungen und des Risikos unproduktiver Detailprüfung einzelner Posten.
  • Ben D schlug einen Kompromiss vor: breite Transparenz mit einem kleinen gebündelten undurchsichtigen Abschnitt für sensible Posten.
  • Pablo V empfahl, mit aggregierten Berichten zu beginnen und von dort aus zu iterieren.
  • Ergebnis: Keine formelle Entscheidung getroffen. Das Thema wird als strukturierter Tagesordnungspunkt erneut aufgegriffen oder an eine Arbeitsgruppe verwiesen.

6. Transparenz beim Ticketverkauf

  • Der Vorstand besprach den geeigneten Zeitpunkt und das Format für die Weitergabe von Ticketverkaufsinformationen an die Gemeinschaft.
  • Beschluss: Der Vorstand vereinbarte, dieses Thema zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufzugreifen, um vollständigere Informationen zu ermöglichen.

7. Ermäßigte Tickets

  • Der Vorstand prüfte den Stand der Anträge auf ermäßigte Tickets.
  • Beschluss: Der Vorstand genehmigte eine erste Charge ermäßigter Tickets zur Freigabe, wobei das Antragsfenster für weitere Chargen geöffnet bleibt.

8. Arbeitsgruppen

  • Kates Vorschläge für eine Arbeitsgruppe Governance und eine Arbeitsgruppe Kultur wurden besprochen.
  • Daniel T stellte klar, dass unabhängige Diskussionsgruppen keine Vorstandsgenehmigung benötigen, aber jede Gruppe, die satzungsmäßige Befugnisse ausübt, schon.
  • Beschluss: Kate wird eingeladen, einen formellen Arbeitsgruppenvorschlag beim Vorstand zur offiziellen Einrichtung einzureichen. Pablo V wird dies kommunizieren.

9. Aktualisierung der Öffentlichkeitsarbeit

  • Pablo V äußerte den Wunsch, den Kommunikationsplan in einen konkreten Zeitplan mit Daten und Verantwortlichkeiten umzuwandeln.
  • Gewünschte Frequenz: ein Newsletter pro Woche und zwei bis drei Instagram-Posts pro Woche.
  • Pablo V wird beim Kommunikationsteam nachhaken, um Daten und Ergebnisse zu finalisieren.

Aktionspunkte

PersonAktionFrist
Pepe CVertrag zum Vermögenserwerb unterzeichnenDiese Woche
Pablo VAlternative Zahlungsverarbeitungsoptionen weiterverfolgenLaufend
Pablo VArbeitsgruppenvorschlagsprozess an Kate kommunizierenDiese Woche
Pablo VBeim Kommunikationsteam wegen datierten Zeitplans nachhakenDiese Woche
VorstandTickettransparenz bei einer kommenden Sitzung erneut aufgreifenNoch festzulegen

Protokoll automatisch von Gemini erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.