Community Meeting
Full Records
1. Art Update
Oliver reported that the art grant application process is now open at art@nobodies.team. A new art website and downloadable art guide have been launched. Two applications have already been received, and an experienced team of approximately 10 has joined.
Artists from other events cannot be contacted directly for legal reasons, so spreading the word is essential. Recycled art is welcome and transportation costs are covered.
2. Volunteering Update
Frank F reported that the volunteering management system (Humans) has been live since the previous Sunday, with shifts filling up. 20% of gate event-time shifts are already filled.
The biggest gap is the early first crew period (week of June 15):
- Cantina leads needed (contact Prosper)
- Placement/GPS flagging team needed
- Power crew, infrastructure, container unloading
Bario cooks are welcome at the crew kitchen during early build.
3. Comms Update
Shauna B reported on communications efforts:
- WhatsApp and Telegram channels being promoted — please share
- Newsletter launched; first campaign will focus on early build recruitment, second on cantina
- Instagram starting — focused on art, barios, and community stories rather than information
- Logo competition closed with 13 submissions
4. Finance Update
- Cash flow spreadsheet built from previous expenses over time.
- Budget reviewed and aligned with current plans.
- Target: 25 ticket sales per day until end of April.
- First major expense: VAT payment (~20K) at end of April.
- Department budgets being added to the Humans platform with expected purchase dates.
- Organisation-wide budget tracking view coming, with percentage-based dials.
5. Ticketing Update
Aaron R reported:
- Sales progressing well; queries answered within approximately 24 hours
- Wave 1 pricing (275 euros) expires April 14 or at threshold
- Low-income applicants: Wave 1 pricing preserved if application is unsuccessful
- Absolute ticket numbers not being shared publicly
- Buses confirmed; details being finalised
6. Barios
- Registration open; survival guide nearly ready.
- Requirements: water cube (30 people), shower per camp, fire extinguishers, structures over 2.5m need safety check.
- Requirements are driven by Spanish permit regulations.
- Registration provides access to placement, power, water, ice, gas, and container services.
7. Google Ads
The organisation has been declared nonprofit by Google, making free AdWords allocation available. Proposed narrow use targeting specific keywords to help community members find the organisation. Mixed views from the community; consensus to cautiously explore the allocation.
8. Other Items
- Fire drill: same approach as previous event (simulation with teams).
- Viability sense-check meeting planned for late April.
- Barcelona/Spanish-language Discord section suggested.
Action Items
| Action |
|---|
| Spread the word: art grants open, ticket sales, shift sign-ups |
| Cantina leads needed — contact Prosper |
| Next newsletter: early build recruitment campaign |
| Department budgets being added to Humans (next few days) |
Minutes prepared from meeting transcript and sanitised for publication.
Registros Completos
1. Actualización de Arte
Oliver informó de que el proceso de solicitud de subvenciones artísticas ya está abierto en art@nobodies.team. Se han lanzado un nuevo sitio web de arte y una guía de arte descargable. Ya se han recibido dos solicitudes y se ha incorporado un equipo experimentado de aproximadamente 10 personas.
Por motivos legales, no se puede contactar directamente con artistas de otros eventos, por lo que es esencial correr la voz. El arte reciclado es bienvenido y los costes de transporte están cubiertos.
2. Actualización de Voluntariado
Frank F informó de que el sistema de gestión del voluntariado (Humans) está operativo desde el domingo anterior y los turnos se están llenando. Ya está cubierto el 20% de los turnos de Gate durante el evento.
La mayor carencia se encuentra en el primer periodo temprano del equipo (semana del 15 de junio):
- Se necesitan responsables de Cantina (contactar con Prosper)
- Se necesita un equipo de Placement/señalización GPS
- Equipo de electricidad, infraestructura y descarga de contenedores
Los cocineros de los barios son bienvenidos en la cocina del equipo durante el montaje temprano.
3. Actualización de Comunicaciones
Shauna B informó sobre los esfuerzos de comunicación:
- Se están promocionando los canales de WhatsApp y Telegram — por favor, compartidlos
- Se ha lanzado el boletín; la primera campaña se centrará en captar personas para el montaje temprano y la segunda, en la cantina
- Instagram está arrancando — centrado en el arte, los barios y las historias de la comunidad, más que en información
- El concurso del logotipo cerró con 13 propuestas
4. Actualización de Finanzas
- Se elaboró una hoja de cálculo del flujo de caja a partir de los gastos anteriores a lo largo del tiempo.
- Se revisó el presupuesto y se adaptó a los planes actuales.
- Objetivo: vender 25 entradas al día hasta finales de abril.
- Primer gasto importante: pago del IVA (~20K) a finales de abril.
- Se están añadiendo los presupuestos de los departamentos a la plataforma Humans con las fechas de compra previstas.
- Próximamente habrá una vista de seguimiento del presupuesto de toda la organización, con indicadores porcentuales.
5. Actualización de Venta de Entradas
Aaron R informó:
- Las ventas avanzan bien; las consultas se responden en aproximadamente 24 horas
- El precio de la Ola 1 (275 euros) vence el 14 de abril o al alcanzar el umbral
- Solicitantes de bajos ingresos: se conserva el precio de la Ola 1 si la solicitud no prospera
- No se compartirán públicamente las cifras absolutas de entradas
- Autobuses confirmados; se están ultimando los detalles
6. Barios
- Inscripción abierta; la guía de supervivencia está casi lista.
- Requisitos: cubo de agua (30 personas), una ducha por campamento, extintores y revisión de seguridad para las estructuras de más de 2,5 m.
- Los requisitos vienen determinados por la normativa española sobre permisos.
- La inscripción da acceso a servicios de Placement, electricidad, agua, hielo, gas y contenedores.
7. Google Ads
Google ha reconocido a la organización como entidad sin ánimo de lucro, lo que permite acceder a una asignación gratuita de AdWords. Se propuso un uso limitado, dirigido a palabras clave concretas, para ayudar a los miembros de la comunidad a encontrar la organización. Hubo opiniones diversas en la comunidad; el consenso fue explorar la asignación con cautela.
8. Otros Asuntos
- Simulacro de incendio: el mismo enfoque que en el evento anterior (simulación con equipos).
- Se prevé una reunión de comprobación de viabilidad para finales de abril.
- Se sugirió una sección de Discord para Barcelona/en español.
Puntos de Acción
| Acción |
|---|
| Correr la voz: subvenciones artísticas abiertas, venta de entradas e inscripción en turnos |
| Se necesitan responsables de Cantina — contactar con Prosper |
| Próximo boletín: campaña de captación para el montaje temprano |
| Se están añadiendo los presupuestos de los departamentos a Humans (en los próximos días) |
Actas preparadas a partir de la transcripción de la reunión y depuradas para publicación.
Documents Complets
1. Mise à Jour sur l’Art
Oliver a indiqué que le processus de demande de subventions artistiques est désormais ouvert à l’adresse art@nobodies.team. Un nouveau site web consacré à l’art et un guide artistique téléchargeable ont été lancés. Deux candidatures ont déjà été reçues et une équipe expérimentée d’environ 10 personnes a rejoint le projet.
Pour des raisons juridiques, les artistes d’autres événements ne peuvent pas être contactés directement ; il est donc essentiel de faire passer le message. Les œuvres recyclées sont les bienvenues et les frais de transport sont pris en charge.
2. Mise à Jour sur le Bénévolat
Frank F a indiqué que le système de gestion du bénévolat (Humans) est en service depuis le dimanche précédent et que les créneaux se remplissent. 20 % des créneaux de Gate pendant l’événement sont déjà pourvus.
Le besoin le plus important concerne la première période anticipée de l’équipe (semaine du 15 juin) :
- Des responsables de Cantina sont recherchés (contacter Prosper)
- Une équipe de Placement/balisage GPS est recherchée
- Équipe électricité, infrastructure et déchargement des conteneurs
Les cuisiniers des barios sont les bienvenus dans la cuisine de l’équipe pendant le montage anticipé.
3. Mise à Jour sur la Communication
Shauna B a rendu compte des efforts de communication :
- Les canaux WhatsApp et Telegram sont mis en avant — merci de les partager
- La newsletter a été lancée ; la première campagne portera sur le recrutement pour le montage anticipé, la seconde sur la cantina
- Instagram démarre — l’accent sera mis sur l’art, les barios et les histoires de la communauté plutôt que sur l’information
- Le concours de logo s’est achevé avec 13 propositions
4. Mise à Jour Financière
- Un tableau de trésorerie a été élaboré à partir des dépenses antérieures au fil du temps.
- Le budget a été examiné et aligné sur les plans actuels.
- Objectif : vendre 25 billets par jour jusqu’à fin avril.
- Première dépense importante : paiement de la TVA (~20K) fin avril.
- Les budgets des départements sont ajoutés à la plateforme Humans avec les dates d’achat prévues.
- Une vue de suivi du budget à l’échelle de l’organisation sera bientôt disponible, avec des indicateurs en pourcentage.
5. Mise à Jour sur la Billetterie
Aaron R a indiqué :
- Les ventes progressent bien ; les demandes reçoivent une réponse sous environ 24 heures
- Le tarif de la Vague 1 (275 euros) expire le 14 avril ou lorsque le seuil est atteint
- Candidats à faibles revenus : le tarif de la Vague 1 est maintenu si la demande n’aboutit pas
- Le nombre absolu de billets ne sera pas communiqué publiquement
- Les bus sont confirmés ; les détails sont en cours de finalisation
6. Barios
- Les inscriptions sont ouvertes ; le guide de survie est presque prêt.
- Exigences : cube d’eau (30 personnes), une douche par camp, extincteurs, et contrôle de sécurité pour les structures de plus de 2,5 m.
- Ces exigences découlent de la réglementation espagnole relative aux autorisations.
- L’inscription donne accès aux services de Placement, d’électricité, d’eau, de glace, de gaz et de conteneurs.
7. Google Ads
L’organisation a été reconnue comme organisme à but non lucratif par Google, ce qui lui donne accès à une dotation AdWords gratuite. Une utilisation restreinte, ciblant des mots-clés précis pour aider les membres de la communauté à trouver l’organisation, a été proposée. Les avis au sein de la communauté étaient partagés ; le consensus a été d’explorer cette dotation avec prudence.
8. Autres Points
- Exercice d’incendie : même approche que lors de l’événement précédent (simulation avec les équipes).
- Une réunion de vérification de la viabilité est prévue pour fin avril.
- Une section Discord pour Barcelone/en espagnol a été suggérée.
Points d’Action
| Action |
|---|
| Faire passer le message : subventions artistiques ouvertes, vente de billets, inscription aux créneaux |
| Des responsables de Cantina sont recherchés — contacter Prosper |
| Prochaine newsletter : campagne de recrutement pour le montage anticipé |
| Les budgets des départements sont ajoutés à Humans (dans les prochains jours) |
Procès-verbal préparé à partir de la transcription de la réunion et dépuré pour publication.
Documentazione Completa
1. Aggiornamento sull’Arte
Oliver ha riferito che il processo di candidatura per le sovvenzioni artistiche è ora aperto all’indirizzo art@nobodies.team. Sono stati lanciati un nuovo sito web dedicato all’arte e una guida artistica scaricabile. Sono già state ricevute due candidature e si è unito un team esperto di circa 10 persone.
Per motivi legali non è possibile contattare direttamente gli artisti di altri eventi, quindi è essenziale diffondere la notizia. L’arte riciclata è benvenuta e i costi di trasporto sono coperti.
2. Aggiornamento sul Volontariato
Frank F ha riferito che il sistema di gestione del volontariato (Humans) è attivo dalla domenica precedente e i turni si stanno riempiendo. Il 20% dei turni di Gate durante l’evento è già coperto.
La carenza maggiore riguarda il primo periodo anticipato della squadra (settimana del 15 giugno):
- Servono responsabili di Cantina (contattare Prosper)
- Serve un team di Placement/segnalazione GPS
- Squadra elettricità, infrastrutture e scarico dei container
I cuochi dei barios sono benvenuti nella cucina della squadra durante il montaggio anticipato.
3. Aggiornamento sulle Comunicazioni
Shauna B ha riferito sugli sforzi di comunicazione:
- I canali WhatsApp e Telegram sono in fase di promozione — per favore condivideteli
- La newsletter è stata lanciata; la prima campagna si concentrerà sul reclutamento per il montaggio anticipato, la seconda sulla cantina
- Instagram sta partendo — sarà incentrato su arte, barios e storie della comunità piuttosto che sulle informazioni
- Il concorso per il logo si è chiuso con 13 proposte
4. Aggiornamento Finanziario
- È stato creato un foglio di calcolo del flusso di cassa a partire dalle spese precedenti nel corso del tempo.
- Il bilancio è stato esaminato e allineato ai piani attuali.
- Obiettivo: vendere 25 biglietti al giorno fino alla fine di aprile.
- Prima spesa importante: pagamento dell’IVA (~20K) alla fine di aprile.
- I bilanci dei dipartimenti vengono aggiunti alla piattaforma Humans con le date di acquisto previste.
- Prossimamente sarà disponibile una vista per monitorare il bilancio dell’intera organizzazione, con indicatori percentuali.
5. Aggiornamento sulla Biglietteria
Aaron R ha riferito:
- Le vendite procedono bene; le richieste ricevono risposta entro circa 24 ore
- Il prezzo dell’Ondata 1 (275 euro) scade il 14 aprile o al raggiungimento della soglia
- Candidati a basso reddito: il prezzo dell’Ondata 1 viene mantenuto se la candidatura non ha esito positivo
- Il numero assoluto di biglietti non sarà condiviso pubblicamente
- Autobus confermati; i dettagli sono in fase di definizione
6. Barios
- Le iscrizioni sono aperte; la guida di sopravvivenza è quasi pronta.
- Requisiti: cubo d’acqua (30 persone), una doccia per campo, estintori e controllo di sicurezza per le strutture alte più di 2,5 m.
- I requisiti sono determinati dalla normativa spagnola sui permessi.
- L’iscrizione dà accesso ai servizi di Placement, elettricità, acqua, ghiaccio, gas e container.
7. Google Ads
Google ha riconosciuto l’organizzazione come ente non profit, rendendo disponibile un’assegnazione gratuita di AdWords. È stato proposto un uso ristretto, mirato a parole chiave specifiche, per aiutare i membri della comunità a trovare l’organizzazione. Le opinioni della comunità erano contrastanti; il consenso è stato di esplorare l’assegnazione con cautela.
8. Altri Punti
- Esercitazione antincendio: stesso approccio dell’evento precedente (simulazione con le squadre).
- Una riunione di verifica della fattibilità è prevista per la fine di aprile.
- È stata suggerita una sezione Discord per Barcellona/in lingua spagnola.
Punti d’Azione
| Azione |
|---|
| Diffondere la notizia: sovvenzioni artistiche aperte, vendita dei biglietti, iscrizione ai turni |
| Servono responsabili di Cantina — contattare Prosper |
| Prossima newsletter: campagna di reclutamento per il montaggio anticipato |
| I bilanci dei dipartimenti vengono aggiunti a Humans (nei prossimi giorni) |
Verbale preparato a partire dalla trascrizione della riunione e depurato per la pubblicazione.
Vollständige Aufzeichnungen
1. Aktualisierung zum Thema Kunst
Oliver berichtete, dass das Bewerbungsverfahren für Kunstförderungen jetzt unter art@nobodies.team geöffnet ist. Eine neue Kunst-Website und ein herunterladbarer Kunstleitfaden wurden veröffentlicht. Zwei Bewerbungen sind bereits eingegangen, und ein erfahrenes Team von etwa 10 Personen ist hinzugekommen.
Künstler anderer Veranstaltungen dürfen aus rechtlichen Gründen nicht direkt kontaktiert werden, daher ist es entscheidend, die Nachricht weiterzuverbreiten. Recycelte Kunst ist willkommen, und die Transportkosten werden übernommen.
2. Aktualisierung zum Ehrenamt
Frank F berichtete, dass das Verwaltungssystem für Ehrenamtliche (Humans) seit dem vorherigen Sonntag in Betrieb ist und die Schichten sich füllen. 20 % der Gate-Schichten während der Veranstaltung sind bereits besetzt.
Die größte Lücke besteht im frühen ersten Crew-Zeitraum (Woche des 15. Juni):
- Cantina-Verantwortliche gesucht (Prosper kontaktieren)
- Placement-/GPS-Markierungsteam gesucht
- Strom-Crew, Infrastruktur und Entladen der Container
Köche aus den Barios sind während des frühen Aufbaus in der Crew-Küche willkommen.
3. Aktualisierung zur Kommunikation
Shauna B berichtete über die Kommunikationsarbeit:
- Die WhatsApp- und Telegram-Kanäle werden beworben — bitte teilen
- Der Newsletter wurde gestartet; die erste Kampagne konzentriert sich auf die Rekrutierung für den frühen Aufbau, die zweite auf die Cantina
- Instagram startet — mit Fokus auf Kunst, Barios und Geschichten aus der Community statt auf Informationen
- Der Logo-Wettbewerb endete mit 13 Einreichungen
4. Finanzaktualisierung
- Eine Cashflow-Tabelle wurde aus den bisherigen Ausgaben im Zeitverlauf erstellt.
- Das Budget wurde überprüft und an die aktuellen Pläne angepasst.
- Ziel: bis Ende April täglich 25 Tickets verkaufen.
- Erste größere Ausgabe: Mehrwertsteuerzahlung (~20K) Ende April.
- Die Budgets der Abteilungen werden mit den erwarteten Kaufdaten zur Humans-Plattform hinzugefügt.
- Eine organisationsweite Ansicht zur Budgetverfolgung mit prozentbasierten Anzeigen ist in Vorbereitung.
5. Aktualisierung zum Ticketing
Aaron R berichtete:
- Die Verkäufe entwickeln sich gut; Anfragen werden innerhalb von etwa 24 Stunden beantwortet
- Der Preis der Welle 1 (275 Euro) endet am 14. April oder bei Erreichen des Schwellenwerts
- Bewerber mit geringem Einkommen: Der Preis der Welle 1 bleibt erhalten, wenn die Bewerbung nicht erfolgreich ist
- Absolute Ticketzahlen werden nicht öffentlich bekannt gegeben
- Busse bestätigt; Einzelheiten werden abschließend geklärt
6. Barios
- Die Anmeldung ist geöffnet; der Survival Guide ist fast fertig.
- Anforderungen: Wasserwürfel (30 Personen), eine Dusche pro Camp, Feuerlöscher und Sicherheitsprüfung für Strukturen über 2,5 m.
- Die Anforderungen ergeben sich aus den spanischen Genehmigungsvorschriften.
- Die Anmeldung ermöglicht den Zugang zu Placement-, Strom-, Wasser-, Eis-, Gas- und Containerdiensten.
7. Google Ads
Google hat die Organisation als gemeinnützig anerkannt, wodurch ein kostenloses AdWords-Kontingent verfügbar ist. Vorgeschlagen wurde eine enge Nutzung, die auf bestimmte Suchbegriffe abzielt, damit Community-Mitglieder die Organisation finden können. In der Community gab es unterschiedliche Ansichten; Konsens war, das Kontingent vorsichtig zu prüfen.
8. Weitere Punkte
- Brandschutzübung: gleicher Ansatz wie bei der vorherigen Veranstaltung (Simulation mit Teams).
- Ein Treffen zur Prüfung der Tragfähigkeit ist für Ende April geplant.
- Ein Discord-Bereich für Barcelona/auf Spanisch wurde vorgeschlagen.
Aktionspunkte
| Aktion |
|---|
| Weitersagen: Kunstförderungen geöffnet, Ticketverkauf, Schichtanmeldungen |
| Cantina-Verantwortliche gesucht — Prosper kontaktieren |
| Nächster Newsletter: Rekrutierungskampagne für den frühen Aufbau |
| Budgets der Abteilungen werden zu Humans hinzugefügt (in den nächsten Tagen) |
Protokoll anhand des Sitzungstranskripts erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.