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NCA Board Meeting Minutes

Date: Sunday 23 March 2026, 18:58 CET
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Chair: Ben D
Board present: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Chris T O, Victor P, Michelle T
Also present: Daniela M S, Pepe C

1. Production Update

  • Critical vendors agreed to accept payment in May, alleviating immediate financial pressure.
  • Insurance and budget work ongoing; detailed cash flow report expected by Thursday.
  • No immediate support required from the board.

2. Bank Signatory Resolution

The board confirmed that the correct bank signatory resolution (Pablo V, Daniel T, Chris T O) was already approved at a prior board meeting.

The issue was a clerical error in the subsequent written resolution, which incorrectly named a different person. No new vote required.

3. Statutes Amendment Document

The official statutes amendment document is being circulated for digital signatures via Zoho Sign.

Signatures are required for the amendments to become formally approved. The document is progressing through signatories.

4. Outreach

  • The board discussed expanding outreach efforts to increase awareness of the event and drive ticket sales.
  • Pablo V is developing an outreach plan and exploring a potential co-lead for communications.
  • The board agreed to prioritise organic outreach before considering paid advertising.
  • Board members were encouraged to engage their personal networks.

5. Board Member Liability

  • Daniel T sought to clarify that personal liability for board members under Spanish association law only applies in cases of fraud, gross negligence, or wilful misconduct.
  • Several board members requested a written document outlining liability and responsibilities.
  • Pepe C will prepare a note with quotations from the law covering board member liability and responsibilities.
  • The board may schedule a dedicated session for a full discussion on this topic.

6. Email Management

  • Concern raised that group email addresses (hello@, board@) are not being actively managed, leading to unanswered enquiries.
  • Victor P will take primary responsibility for the hello@ inbox.
  • Peter D will update email routing accordingly.

7. Terms and Conditions Translation

  • Peter D will upload terms and conditions and privacy policy in five languages to the internal repository for proofreading.
  • Pepe C will proofread the official Spanish version.

8. Board Remit: Strategic vs Operational

  • The board discussed the distinction between strategic/governance concerns (which belong on the board agenda) and operational concerns (which should be delegated to departments and working groups).
  • General consensus: the board should focus on governance, strategy, and oversight while delegating operational execution.
  • Strategy and direction-setting is a board function, ideally informed by member input.
  • Daniel T will draft a document outlining clear guidelines on the board’s remit, including examples of what constitutes strategic versus operational decisions.

9. Production Coordinator Oversight

  • The board discussed how to manage the production coordinator’s priorities without micromanaging.
  • Consensus: trust the production coordinator’s professional judgement; formal reprioritisation requests should come through a board decision rather than individual reactions.
  • For transparency, view access to the production coordinator’s task management tool (ClickUp) will be shared with the board.
  • Daniela M S will share ClickUp view access with the board.

10. Asset Acquisition

The contract for essential operational assets has been sent.

The board agreed to let the designated negotiator manage this process without interference.

Action Items

PersonActionDue
Pablo VFollow up with outreach efforts and report backNext meeting
Pepe CSend board note on personal liability with law quotationsThis week
Peter DMake Victor P primary recipient for hello@ inboxASAP
Daniel TDraft document on board remit (strategic vs operational)This week
Peter DUpload T&Cs and privacy policy in 5 languages to internal repoThis week
Pepe CProofread Spanish version of T&CsThis week
Daniela M SShare ClickUp view access with boardThis week
Ben DPropose FAQ updatesThis week

Minutes auto-generated by Gemini and sanitised for publication.

Presidente: Ben D
Junta presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Chris T O, Victor P, Michelle T
También presentes: Daniela M S, Pepe C

1. Actualización de Producción

  • Los proveedores críticos aceptaron recibir el pago en mayo, aliviando la presión financiera inmediata.
  • El trabajo de seguros y presupuesto continúa; se espera un informe detallado de flujo de caja para el jueves.
  • No se requiere apoyo inmediato de la junta.

2. Resolución de Firmantes Bancarios

La junta confirmó que la resolución correcta de firmantes bancarios (Pablo V, Daniel T, Chris T O) ya fue aprobada en una reunión anterior de la junta.

El problema fue un error administrativo en la resolución escrita posterior, que nombró incorrectamente a una persona diferente. No se requiere nueva votación.

3. Documento de Modificación de Estatutos

El documento oficial de modificación de estatutos se está circulando para firmas digitales a través de Zoho Sign.

Las firmas son necesarias para que las modificaciones queden formalmente aprobadas. El documento está avanzando entre los firmantes.

4. Difusión

  • La junta discutió la ampliación de los esfuerzos de difusión para aumentar la visibilidad del evento e impulsar la venta de entradas.
  • Pablo V está desarrollando un plan de difusión y explorando un posible co-líder para comunicaciones.
  • La junta acordó priorizar la difusión orgánica antes de considerar publicidad de pago.
  • Se animó a los miembros de la junta a involucrar sus redes personales.

5. Responsabilidad de los Miembros de la Junta

  • Daniel T buscó aclarar que la responsabilidad personal de los miembros de la junta según la ley española de asociaciones solo se aplica en casos de fraude, negligencia grave o conducta dolosa.
  • Varios miembros de la junta solicitaron un documento escrito que describa la responsabilidad y las obligaciones.
  • Pepe C preparará una nota con citas de la ley sobre la responsabilidad y obligaciones de los miembros de la junta.
  • La junta podría programar una sesión dedicada para una discusión completa sobre este tema.

6. Gestión del Correo Electrónico

  • Se planteó la preocupación de que las direcciones de correo grupal (hello@, board@) no se están gestionando activamente, lo que lleva a consultas sin respuesta.
  • Victor P asumirá la responsabilidad principal del buzón hello@.
  • Peter D actualizará el enrutamiento de correo en consecuencia.

7. Traducción de Términos y Condiciones

  • Peter D subirá los términos y condiciones y la política de privacidad en cinco idiomas al repositorio interno para revisión.
  • Pepe C revisará la versión oficial en español.

8. Ámbito de la Junta: Estratégico vs Operativo

  • La junta discutió la distinción entre asuntos estratégicos/de gobernanza (que pertenecen a la agenda de la junta) y asuntos operativos (que deben delegarse a departamentos y grupos de trabajo).
  • Consenso general: la junta debe centrarse en la gobernanza, la estrategia y la supervisión, delegando la ejecución operativa.
  • La estrategia y la definición de dirección son funciones de la junta, idealmente informadas por la aportación de los miembros.
  • Daniel T redactará un documento con directrices claras sobre el ámbito de la junta, incluyendo ejemplos de qué constituye decisiones estratégicas frente a operativas.

9. Supervisión del Coordinador de Producción

  • La junta discutió cómo gestionar las prioridades del coordinador de producción sin microgestión.
  • Consenso: confiar en el juicio profesional del coordinador de producción; las solicitudes formales de repriorización deben canalizarse a través de una decisión de la junta en lugar de reacciones individuales.
  • Para mayor transparencia, se compartirá con la junta el acceso de visualización a la herramienta de gestión de tareas del coordinador de producción (ClickUp).
  • Daniela M S compartirá el acceso de visualización de ClickUp con la junta.

10. Adquisición de Activos

El contrato para activos operativos esenciales ha sido enviado.

La junta acordó permitir que el negociador designado gestione este proceso sin interferencias.

Puntos de Acción

PersonaAcciónPlazo
Pablo VDar seguimiento a los esfuerzos de difusión e informarPróxima reunión
Pepe CEnviar nota a la junta sobre responsabilidad personal con citas legalesEsta semana
Peter DHacer a Victor P destinatario principal del buzón hello@Lo antes posible
Daniel TRedactar documento sobre el ámbito de la junta (estratégico vs operativo)Esta semana
Peter DSubir T&Cs y política de privacidad en 5 idiomas al repositorio internoEsta semana
Pepe CRevisar la versión en español de los T&CsEsta semana
Daniela M SCompartir acceso de visualización de ClickUp con la juntaEsta semana
Ben DProponer actualizaciones de las FAQEsta semana

Actas generadas automáticamente por Gemini y depuradas para publicación.

En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Président : Ben D
Conseil présent : Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Chris T O, Victor P, Michelle T
Également présents : Daniela M S, Pepe C

1. Mise à jour de la Production

  • Les fournisseurs critiques ont accepté de recevoir le paiement en mai, allégeant la pression financière immédiate.
  • Le travail sur les assurances et le budget se poursuit ; un rapport détaillé de trésorerie est attendu pour jeudi.
  • Aucun soutien immédiat n’est requis de la part du conseil.

2. Résolution sur les Signataires Bancaires

Le conseil a confirmé que la résolution correcte sur les signataires bancaires (Pablo V, Daniel T, Chris T O) avait déjà été approuvée lors d’une réunion précédente du conseil.

Le problème était une erreur administrative dans la résolution écrite ultérieure, qui a nommé incorrectement une autre personne. Aucun nouveau vote n’est requis.

3. Document de Modification des Statuts

Le document officiel de modification des statuts est en cours de circulation pour signatures numériques via Zoho Sign.

Les signatures sont nécessaires pour que les modifications soient formellement approuvées. Le document progresse parmi les signataires.

4. Communication

  • Le conseil a discuté de l’expansion des efforts de communication pour accroître la visibilité de l’événement et stimuler les ventes de billets.
  • Pablo V développe un plan de communication et explore un potentiel co-responsable pour les communications.
  • Le conseil a convenu de donner la priorité à la communication organique avant d’envisager la publicité payante.
  • Les membres du conseil ont été encouragés à mobiliser leurs réseaux personnels.

5. Responsabilité des Membres du Conseil

  • Daniel T a cherché à clarifier que la responsabilité personnelle des membres du conseil en vertu du droit espagnol des associations ne s’applique qu’en cas de fraude, de négligence grave ou de faute intentionnelle.
  • Plusieurs membres du conseil ont demandé un document écrit décrivant la responsabilité et les obligations.
  • Pepe C préparera une note avec des citations de la loi sur la responsabilité et les obligations des membres du conseil.
  • Le conseil pourrait programmer une session dédiée pour une discussion complète sur ce sujet.

6. Gestion des E-mails

  • Une préoccupation a été soulevée concernant le fait que les adresses e-mail de groupe (hello@, board@) ne sont pas activement gérées, entraînant des demandes sans réponse.
  • Victor P assumera la responsabilité principale de la boîte hello@.
  • Peter D mettra à jour le routage des e-mails en conséquence.

7. Traduction des Conditions Générales

  • Peter D téléchargera les conditions générales et la politique de confidentialité en cinq langues dans le dépôt interne pour relecture.
  • Pepe C relira la version officielle en espagnol.

8. Périmètre du Conseil : Stratégique vs Opérationnel

  • Le conseil a discuté de la distinction entre les préoccupations stratégiques/de gouvernance (qui relèvent de l’ordre du jour du conseil) et les préoccupations opérationnelles (qui doivent être déléguées aux départements et groupes de travail).
  • Consensus général : le conseil doit se concentrer sur la gouvernance, la stratégie et la supervision tout en déléguant l’exécution opérationnelle.
  • La stratégie et la définition de la direction sont des fonctions du conseil, idéalement éclairées par les contributions des membres.
  • Daniel T rédigera un document définissant des lignes directrices claires sur le périmètre du conseil, avec des exemples de ce qui constitue des décisions stratégiques par rapport aux décisions opérationnelles.

9. Supervision du Coordinateur de Production

  • Le conseil a discuté de la manière de gérer les priorités du coordinateur de production sans faire de microgestion.
  • Consensus : faire confiance au jugement professionnel du coordinateur de production ; les demandes formelles de repriorisation doivent passer par une décision du conseil plutôt que par des réactions individuelles.
  • Pour plus de transparence, l’accès en consultation à l’outil de gestion des tâches du coordinateur de production (ClickUp) sera partagé avec le conseil.
  • Daniela M S partagera l’accès en consultation à ClickUp avec le conseil.

10. Acquisition d’Actifs

Le contrat pour les actifs opérationnels essentiels a été envoyé.

Le conseil a convenu de laisser le négociateur désigné gérer ce processus sans interférence.

Points d’Action

PersonneActionÉchéance
Pablo VDonner suite aux efforts de communication et faire un rapportProchaine réunion
Pepe CEnvoyer une note au conseil sur la responsabilité personnelle avec citations légalesCette semaine
Peter DFaire de Victor P le destinataire principal de la boîte hello@Dès que possible
Daniel TRédiger un document sur le périmètre du conseil (stratégique vs opérationnel)Cette semaine
Peter DTélécharger les CGV et la politique de confidentialité en 5 langues dans le dépôt interneCette semaine
Pepe CRelire la version espagnole des CGVCette semaine
Daniela M SPartager l’accès en consultation à ClickUp avec le conseilCette semaine
Ben DProposer des mises à jour de la FAQCette semaine

Procès-verbal généré automatiquement par Gemini et dépuré pour publication.

In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Presidente: Ben D
Consiglio presente: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Chris T O, Victor P, Michelle T
Anche presenti: Daniela M S, Pepe C

1. Aggiornamento sulla Produzione

  • I fornitori critici hanno accettato di ricevere il pagamento a maggio, alleviando la pressione finanziaria immediata.
  • Il lavoro su assicurazioni e bilancio prosegue; un rapporto dettagliato sul flusso di cassa è atteso entro giovedì.
  • Nessun supporto immediato richiesto dal consiglio.

2. Risoluzione sui Firmatari Bancari

Il consiglio ha confermato che la corretta risoluzione sui firmatari bancari (Pablo V, Daniel T, Chris T O) era già stata approvata in una precedente riunione del consiglio.

Il problema era un errore amministrativo nella successiva risoluzione scritta, che ha nominato erroneamente una persona diversa. Non è necessario un nuovo voto.

3. Documento di Modifica dello Statuto

Il documento ufficiale di modifica dello statuto è in circolazione per le firme digitali tramite Zoho Sign.

Le firme sono necessarie affinché le modifiche vengano formalmente approvate. Il documento sta procedendo tra i firmatari.

4. Comunicazione

  • Il consiglio ha discusso l’espansione degli sforzi di comunicazione per aumentare la visibilità dell’evento e incrementare le vendite dei biglietti.
  • Pablo V sta sviluppando un piano di comunicazione ed esplorando un potenziale co-responsabile per le comunicazioni.
  • Il consiglio ha concordato di dare priorità alla comunicazione organica prima di considerare la pubblicità a pagamento.
  • I membri del consiglio sono stati incoraggiati a coinvolgere le proprie reti personali.

5. Responsabilità dei Membri del Consiglio

  • Daniel T ha cercato di chiarire che la responsabilità personale dei membri del consiglio secondo il diritto spagnolo delle associazioni si applica solo in caso di frode, negligenza grave o condotta dolosa.
  • Diversi membri del consiglio hanno richiesto un documento scritto che descriva la responsabilità e gli obblighi.
  • Pepe C preparerà una nota con citazioni dalla legge sulla responsabilità e gli obblighi dei membri del consiglio.
  • Il consiglio potrebbe programmare una sessione dedicata per una discussione completa su questo tema.

6. Gestione delle E-mail

  • È stata sollevata la preoccupazione che gli indirizzi e-mail di gruppo (hello@, board@) non vengano gestiti attivamente, portando a richieste senza risposta.
  • Victor P assumerà la responsabilità principale della casella hello@.
  • Peter D aggiornerà l’instradamento delle e-mail di conseguenza.

7. Traduzione dei Termini e Condizioni

  • Peter D caricherà i termini e le condizioni e l’informativa sulla privacy in cinque lingue nel repository interno per la revisione.
  • Pepe C reviserà la versione ufficiale in spagnolo.

8. Competenza del Consiglio: Strategica vs Operativa

  • Il consiglio ha discusso la distinzione tra questioni strategiche/di governance (che appartengono all’ordine del giorno del consiglio) e questioni operative (che dovrebbero essere delegate a dipartimenti e gruppi di lavoro).
  • Consenso generale: il consiglio deve concentrarsi su governance, strategia e supervisione, delegando l’esecuzione operativa.
  • La strategia e la definizione della direzione sono funzioni del consiglio, idealmente informate dal contributo dei membri.
  • Daniel T redigirà un documento con linee guida chiare sulla competenza del consiglio, includendo esempi di ciò che costituisce decisioni strategiche rispetto a quelle operative.

9. Supervisione del Coordinatore di Produzione

  • Il consiglio ha discusso come gestire le priorità del coordinatore di produzione senza fare microgestione.
  • Consenso: fidarsi del giudizio professionale del coordinatore di produzione; le richieste formali di ripriorizzazione devono passare attraverso una decisione del consiglio piuttosto che attraverso reazioni individuali.
  • Per trasparenza, l’accesso in visualizzazione allo strumento di gestione delle attività del coordinatore di produzione (ClickUp) sarà condiviso con il consiglio.
  • Daniela M S condividerà l’accesso in visualizzazione a ClickUp con il consiglio.

10. Acquisizione di Beni

Il contratto per i beni operativi essenziali è stato inviato.

Il consiglio ha concordato di lasciare che il negoziatore designato gestisca questo processo senza interferenze.

Punti d’Azione

PersonaAzioneScadenza
Pablo VDare seguito agli sforzi di comunicazione e riferireProssima riunione
Pepe CInviare nota al consiglio sulla responsabilità personale con citazioni legaliQuesta settimana
Peter DRendere Victor P destinatario principale della casella hello@Al più presto
Daniel TRedigere documento sulla competenza del consiglio (strategica vs operativa)Questa settimana
Peter DCaricare T&C e informativa sulla privacy in 5 lingue nel repository internoQuesta settimana
Pepe CRevisionare la versione spagnola dei T&CQuesta settimana
Daniela M SCondividere l’accesso in visualizzazione a ClickUp con il consiglioQuesta settimana
Ben DProporre aggiornamenti delle FAQQuesta settimana

Verbale generato automaticamente da Gemini e depurato per la pubblicazione.

Im Falle von Abweichungen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Vorsitz: Ben D
Vorstand anwesend: Daniel T, Pablo V, Peter D, Ben D, Chris T O, Victor P, Michelle T
Ebenfalls anwesend: Daniela M S, Pepe C

1. Produktionsaktualisierung

  • Kritische Lieferanten haben zugestimmt, die Zahlung im Mai zu akzeptieren, was den unmittelbaren finanziellen Druck lindert.
  • Die Arbeit an Versicherungen und Budget läuft weiter; ein detaillierter Cashflow-Bericht wird bis Donnerstag erwartet.
  • Keine sofortige Unterstützung seitens des Vorstands erforderlich.

2. Beschluss über Bankzeichnungsberechtigte

Der Vorstand bestätigte, dass der korrekte Beschluss über die Bankzeichnungsberechtigten (Pablo V, Daniel T, Chris T O) bereits in einer früheren Vorstandssitzung genehmigt wurde.

Das Problem war ein Schreibfehler im nachfolgenden schriftlichen Beschluss, der fälschlicherweise eine andere Person nannte. Keine neue Abstimmung erforderlich.

3. Satzungsänderungsdokument

Das offizielle Satzungsänderungsdokument wird zur digitalen Unterschrift über Zoho Sign in Umlauf gebracht.

Die Unterschriften sind erforderlich, damit die Änderungen formell genehmigt werden. Das Dokument durchläuft die Unterzeichner.

4. Öffentlichkeitsarbeit

  • Der Vorstand diskutierte die Ausweitung der Öffentlichkeitsarbeit, um die Bekanntheit der Veranstaltung zu erhöhen und den Ticketverkauf anzukurbeln.
  • Pablo V entwickelt einen Plan für die Öffentlichkeitsarbeit und erkundet einen möglichen Co-Leiter für die Kommunikation.
  • Der Vorstand einigte sich darauf, organische Öffentlichkeitsarbeit zu priorisieren, bevor bezahlte Werbung in Betracht gezogen wird.
  • Die Vorstandsmitglieder wurden ermutigt, ihre persönlichen Netzwerke einzubeziehen.

5. Haftung der Vorstandsmitglieder

  • Daniel T wollte klarstellen, dass die persönliche Haftung der Vorstandsmitglieder nach dem spanischen Vereinsrecht nur bei Betrug, grober Fahrlässigkeit oder vorsätzlichem Fehlverhalten gilt.
  • Mehrere Vorstandsmitglieder forderten ein schriftliches Dokument, das Haftung und Pflichten beschreibt.
  • Pepe C wird eine Notiz mit Zitaten aus dem Gesetz über die Haftung und Pflichten der Vorstandsmitglieder erstellen.
  • Der Vorstand könnte eine eigene Sitzung für eine umfassende Diskussion zu diesem Thema ansetzen.

6. E-Mail-Verwaltung

  • Es wurde die Sorge geäußert, dass Gruppen-E-Mail-Adressen (hello@, board@) nicht aktiv verwaltet werden, was zu unbeantworteten Anfragen führt.
  • Victor P übernimmt die Hauptverantwortung für das hello@-Postfach.
  • Peter D wird die E-Mail-Weiterleitung entsprechend aktualisieren.

7. Übersetzung der Geschäftsbedingungen

  • Peter D wird die Geschäftsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie in fünf Sprachen in das interne Repository zur Korrektur hochladen.
  • Pepe C wird die offizielle spanische Version Korrektur lesen.

8. Zuständigkeit des Vorstands: Strategisch vs Operativ

  • Der Vorstand diskutierte die Unterscheidung zwischen strategischen/Governance-Anliegen (die auf die Vorstandsagenda gehören) und operativen Anliegen (die an Abteilungen und Arbeitsgruppen delegiert werden sollten).
  • Allgemeiner Konsens: Der Vorstand sollte sich auf Governance, Strategie und Aufsicht konzentrieren und die operative Umsetzung delegieren.
  • Strategie und Richtungsbestimmung sind Vorstandsfunktionen, idealerweise auf Grundlage von Mitgliederbeiträgen.
  • Daniel T wird ein Dokument mit klaren Leitlinien zum Zuständigkeitsbereich des Vorstands erstellen, einschließlich Beispielen dafür, was strategische gegenüber operativen Entscheidungen ausmacht.

9. Aufsicht über den Produktionskoordinator

  • Der Vorstand diskutierte, wie die Prioritäten des Produktionskoordinators ohne Mikromanagement verwaltet werden können.
  • Konsens: Dem professionellen Urteil des Produktionskoordinators vertrauen; formelle Umpriorisierungsanträge sollten über einen Vorstandsbeschluss erfolgen und nicht durch individuelle Reaktionen.
  • Für Transparenz wird der Lesezugriff auf das Aufgabenmanagement-Tool des Produktionskoordinators (ClickUp) mit dem Vorstand geteilt.
  • Daniela M S wird den ClickUp-Lesezugriff mit dem Vorstand teilen.

10. Vermögenserwerb

Der Vertrag für wesentliche betriebliche Vermögenswerte wurde versandt.

Der Vorstand einigte sich darauf, den benannten Verhandlungsführer diesen Prozess ohne Einmischung verwalten zu lassen.

Aktionspunkte

PersonAktionFällig
Pablo VÖffentlichkeitsarbeit weiterverfolgen und berichtenNächste Sitzung
Pepe CNotiz an den Vorstand über persönliche Haftung mit Gesetzeszitaten sendenDiese Woche
Peter DVictor P zum Hauptempfänger des hello@-Postfachs machenSchnellstmöglich
Daniel TDokument über den Zuständigkeitsbereich des Vorstands (strategisch vs operativ) erstellenDiese Woche
Peter DAGB und Datenschutzrichtlinie in 5 Sprachen in das interne Repository hochladenDiese Woche
Pepe CSpanische Version der AGB Korrektur lesenDiese Woche
Daniela M SClickUp-Lesezugriff mit dem Vorstand teilenDiese Woche
Ben DFAQ-Aktualisierungen vorschlagenDiese Woche

Protokoll automatisch von Gemini erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.