NCA Board Meeting Minutes
Board present: Daniel T, Chris T O, Peter D, Ben D (remotely), Ward D
Also present: Daniela M S
Absent: Pablo V, Michelle, Pepe C
Full quorum with five board members present.
1. Board Agenda Format
Agreement reached: All agenda items submitted to the board must specify what the submitter needs from the discussion (e.g. a decision, information, alignment). Items requiring a formal decision must include a proposed decision in writing. This aims to make meetings more focused and efficient.
Ben D will update the agenda submission form to include these instructions. Daniel T will collaborate on the wording.
2. Formal Vote Format
Agreement reached: Formal votes, particularly statute changes, should focus on one item at a time rather than bundling multiple changes into a single proposal. This is a learning from recent difficulties with large bundled proposals. Peter D noted this should be applied with common sense rather than as a rigid rule.
3. Board Meeting Remit
Daniel T raised the topic of distinguishing between governance matters (appropriate for board meetings) and operational matters (better handled by operational teams). Discussion was deferred to a future meeting when Pablo V is present, as he had strong views on this topic in previous discussions.
4. Bus Tickets
Peter D confirmed bus ticket sales are ready to launch, with Aaron aligned on messaging. Daniela M S noted vendors are including contingency percentages due to rising fuel prices, though amounts remain ambiguous.
5. Insurance Update
Daniela M S reported:
- Three D&O insurance options currently available, ranging from approximately 600 to 900 euros
- Most insurers are using Hiscox
- Recommendation to bundle all policies (D&O + event liability) with one company via a broker
- The board expressed preference for using a broker for interface and support
- Two additional insurance types needed: group accidents and volunteer insurance
Action: Daniela M S will email the board with insurance options and quotes for a vote.
6. Art Grants
Approved: 25,000 euro expenditure for art grants (half of the estimated 50K budget). The remainder is contingent on ticket sales. This is a commitment to refund invoices, likely in September, not an immediate cash outflow. Approved by the board.
7. Approval of Collaborators and Members
Agreement reached: Ben D has the authority to approve collaborators and members on an expedited basis, provided:
- There is a majority of “yes” votes on the Humans app
- There are no “no” or “maybe” votes against the person
- The person has passed consent review
This clears the current backlog and establishes a standing process.
8. Budget Update
Daniela M S reported the budget update was delayed due to a manual process. An update is expected next week, with Aaron providing a ticketing-specific update.
9. Ticket Launch Confirmation
Daniela M S confirmed that the main ticket sales can proceed, as coordinators have been consulted and are aligned. This was noted as an operational decision, not a board matter.
10. Event Liability Briefing
Chris T O is scheduling a briefing with a former lead to discuss on-site liability roles and how they interact with board responsibilities. Available dates: 30 March or 6 April. Daniela M S will share recent notes from a call with Michael (aka Nurse) regarding site health matters to complement the briefing.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Peter D | Approve PRs in the repo | ASAP |
| Chris T O | Send Michael (Nurse) call notes to former lead for liability briefing | Before briefing |
| Daniela M S | Email insurance options and quotes to board for vote | This week |
| Daniel T + Ben D | Collaborate on agenda submission form instructions | This week |
Minutes auto-generated by Gemini and sanitised for publication.
Junta presente: Daniel T, Chris T O, Peter D, Ben D (en remoto), Ward D
También presente: Daniela M S
Ausentes: Pablo V, Michelle, Pepe C
Quórum completo con cinco miembros de la junta presentes.
1. Formato de la Agenda de la Junta
Acuerdo alcanzado: Todos los puntos de la agenda presentados a la junta deben especificar lo que el solicitante necesita de la discusión (p. ej., una decisión, información, alineación). Los puntos que requieran una decisión formal deben incluir una propuesta de decisión por escrito. Esto busca hacer las reuniones más enfocadas y eficientes.
Ben D actualizará el formulario de presentación de la agenda para incluir estas instrucciones. Daniel T colaborará en la redacción.
2. Formato de Votación Formal
Acuerdo alcanzado: Las votaciones formales, particularmente los cambios de estatutos, deben centrarse en un punto a la vez en lugar de agrupar múltiples cambios en una sola propuesta. Esta es una lección aprendida de las dificultades recientes con propuestas agrupadas grandes. Peter D señaló que esto debería aplicarse con sentido común en lugar de como una regla rígida.
3. Ámbito de las Reuniones de la Junta
Daniel T planteó el tema de distinguir entre asuntos de gobernanza (apropiados para reuniones de la junta) y asuntos operativos (mejor gestionados por los equipos operativos). La discusión se aplazó para una futura reunión cuando Pablo V esté presente, ya que tenía opiniones firmes sobre este tema en discusiones anteriores.
4. Billetes de Autobús
Peter D confirmó que la venta de billetes de autobús está lista para lanzarse, con Aaron alineado en la comunicación. Daniela M S notó que los proveedores están incluyendo porcentajes de contingencia debido al aumento de los precios del combustible, aunque las cantidades siguen siendo ambiguas.
5. Actualización de Seguros
Daniela M S informó:
- Tres opciones de seguro de responsabilidad de directivos disponibles actualmente, con un rango de aproximadamente 600 a 900 euros
- La mayoría de las aseguradoras utilizan Hiscox
- Recomendación de agrupar todas las pólizas (responsabilidad de directivos + responsabilidad del evento) con una empresa a través de un corredor
- La junta expresó preferencia por utilizar un corredor como intermediario y apoyo
- Se necesitan dos tipos adicionales de seguro: accidentes colectivos y seguro de voluntarios
Acción: Daniela M S enviará por correo electrónico a la junta las opciones y presupuestos de seguros para votación.
6. Subvenciones de Arte
Aprobado: Gasto de 25.000 euros para subvenciones de arte (la mitad del presupuesto estimado de 50.000). El resto depende de la venta de entradas. Se trata de un compromiso de reembolso de facturas, probablemente en septiembre, no de un desembolso inmediato de efectivo. Aprobado por la junta.
7. Aprobación de Colaboradores y Miembros
Acuerdo alcanzado: Ben D tiene la autoridad para aprobar colaboradores y miembros de forma acelerada, siempre que:
- Haya una mayoría de votos «sí» en la app Humans
- No haya votos «no» o «quizás» en contra de la persona
- La persona haya pasado la revisión de consentimiento
Esto resuelve la acumulación actual y establece un proceso permanente.
8. Actualización del Presupuesto
Daniela M S informó que la actualización del presupuesto se retrasó debido a un proceso manual. Se espera una actualización la próxima semana, con Aaron proporcionando una actualización específica de la venta de entradas.
9. Confirmación del Lanzamiento de Entradas
Daniela M S confirmó que la venta principal de entradas puede proceder, ya que los coordinadores han sido consultados y están alineados. Se notó que se trata de una decisión operativa, no de un asunto de la junta.
10. Informe sobre Responsabilidad del Evento
Chris T O está programando una sesión informativa con un exresponsable para discutir los roles de responsabilidad en el sitio y cómo interactúan con las responsabilidades de la junta. Fechas disponibles: 30 de marzo o 6 de abril. Daniela M S compartirá notas recientes de una llamada con Michael (alias Nurse) sobre asuntos de salud del sitio para complementar la sesión informativa.
Puntos de Acción
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Peter D | Aprobar PRs en el repositorio | Lo antes posible |
| Chris T O | Enviar notas de la llamada con Michael (Nurse) al exresponsable para la sesión de responsabilidad | Antes de la sesión |
| Daniela M S | Enviar opciones y presupuestos de seguros a la junta por correo para votación | Esta semana |
| Daniel T + Ben D | Colaborar en las instrucciones del formulario de presentación de la agenda | Esta semana |
Actas generadas automáticamente por Gemini y depuradas para publicación.
Conseil présent : Daniel T, Chris T O, Peter D, Ben D (à distance), Ward D
Également présent : Daniela M S
Absents : Pablo V, Michelle, Pepe C
Quorum complet avec cinq membres du conseil présents.
1. Format de l’Ordre du Jour du Conseil
Accord atteint : Tous les points de l’ordre du jour soumis au conseil doivent préciser ce que le demandeur attend de la discussion (p. ex. une décision, une information, un alignement). Les points nécessitant une décision formelle doivent inclure une proposition de décision par écrit. L’objectif est de rendre les réunions plus ciblées et efficaces.
Ben D mettra à jour le formulaire de soumission de l’ordre du jour pour inclure ces instructions. Daniel T collaborera à la rédaction.
2. Format de Vote Formel
Accord atteint : Les votes formels, en particulier les modifications de statuts, doivent porter sur un seul point à la fois plutôt que de regrouper plusieurs changements dans une seule proposition. C’est un enseignement tiré des difficultés récentes avec de grandes propositions groupées. Peter D a noté que cela devrait être appliqué avec bon sens plutôt que comme une règle rigide.
3. Périmètre des Réunions du Conseil
Daniel T a soulevé le sujet de la distinction entre les questions de gouvernance (adaptées aux réunions du conseil) et les questions opérationnelles (mieux gérées par les équipes opérationnelles). La discussion a été reportée à une prochaine réunion lorsque Pablo V sera présent, car il avait des opinions fortes sur ce sujet lors de discussions précédentes.
4. Billets de Bus
Peter D a confirmé que la vente de billets de bus est prête à être lancée, Aaron étant aligné sur la communication. Daniela M S a noté que les fournisseurs incluent des pourcentages de contingence en raison de la hausse des prix du carburant, bien que les montants restent imprécis.
5. Mise à jour sur les Assurances
Daniela M S a rapporté :
- Trois options d’assurance responsabilité des dirigeants actuellement disponibles, allant d’environ 600 à 900 euros
- La plupart des assureurs utilisent Hiscox
- Recommandation de regrouper toutes les polices (responsabilité des dirigeants + responsabilité événementielle) auprès d’une seule compagnie via un courtier
- Le conseil a exprimé sa préférence pour l’utilisation d’un courtier comme interface et support
- Deux types d’assurance supplémentaires nécessaires : accidents collectifs et assurance des bénévoles
Action : Daniela M S enverra par e-mail au conseil les options et devis d’assurance pour un vote.
6. Subventions Artistiques
Approuvé : Dépense de 25 000 euros pour les subventions artistiques (la moitié du budget estimé de 50 000). Le reste dépend des ventes de billets. Il s’agit d’un engagement de remboursement de factures, probablement en septembre, et non d’un décaissement immédiat. Approuvé par le conseil.
7. Approbation des Collaborateurs et Membres
Accord atteint : Ben D a l’autorité pour approuver les collaborateurs et les membres de manière accélérée, à condition que :
- Il y ait une majorité de votes « oui » sur l’app Humans
- Il n’y ait aucun vote « non » ou « peut-être » contre la personne
- La personne ait passé la vérification de consentement
Cela résorbe l’arriéré actuel et établit un processus permanent.
8. Mise à jour du Budget
Daniela M S a rapporté que la mise à jour du budget a été retardée en raison d’un processus manuel. Une mise à jour est attendue la semaine prochaine, Aaron fournissant une mise à jour spécifique à la billetterie.
9. Confirmation du Lancement de la Billetterie
Daniela M S a confirmé que la vente principale de billets peut avoir lieu, les coordinateurs ayant été consultés et étant alignés. Il a été noté qu’il s’agit d’une décision opérationnelle, et non d’une question du conseil.
10. Briefing sur la Responsabilité de l’Événement
Chris T O programme un briefing avec un ancien responsable pour discuter des rôles de responsabilité sur site et de leur interaction avec les responsabilités du conseil. Dates disponibles : 30 mars ou 6 avril. Daniela M S partagera les notes récentes d’un appel avec Michael (alias Nurse) concernant les questions de santé sur site pour compléter le briefing.
Points d’Action
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Peter D | Approuver les PRs dans le dépôt | Dès que possible |
| Chris T O | Envoyer les notes de l’appel avec Michael (Nurse) à l’ancien responsable pour le briefing responsabilité | Avant le briefing |
| Daniela M S | Envoyer les options et devis d’assurance au conseil par e-mail pour un vote | Cette semaine |
| Daniel T + Ben D | Collaborer sur les instructions du formulaire de soumission de l’ordre du jour | Cette semaine |
Procès-verbal généré automatiquement par Gemini et dépuré pour publication.
Consiglio presente: Daniel T, Chris T O, Peter D, Ben D (da remoto), Ward D
Anche presente: Daniela M S
Assenti: Pablo V, Michelle, Pepe C
Quorum completo con cinque membri del consiglio presenti.
1. Formato dell’Ordine del Giorno del Consiglio
Accordo raggiunto: Tutti i punti dell’ordine del giorno presentati al consiglio devono specificare ciò che il proponente necessita dalla discussione (es. una decisione, informazioni, allineamento). I punti che richiedono una decisione formale devono includere una proposta di decisione scritta. L’obiettivo è rendere le riunioni più mirate ed efficienti.
Ben D aggiornerà il modulo di presentazione dell’ordine del giorno per includere queste istruzioni. Daniel T collaborerà alla stesura.
2. Formato di Voto Formale
Accordo raggiunto: Le votazioni formali, in particolare le modifiche statutarie, dovrebbero concentrarsi su un punto alla volta anziché raggruppare più modifiche in un’unica proposta. Questa è una lezione appresa dalle recenti difficoltà con proposte raggruppate di grandi dimensioni. Peter D ha osservato che questa regola dovrebbe essere applicata con buon senso piuttosto che in modo rigido.
3. Competenza delle Riunioni del Consiglio
Daniel T ha sollevato il tema della distinzione tra questioni di governance (appropriate per le riunioni del consiglio) e questioni operative (meglio gestite dai team operativi). La discussione è stata rinviata a una futura riunione quando Pablo V sarà presente, poiché aveva opinioni forti su questo tema in discussioni precedenti.
4. Biglietti del Bus
Peter D ha confermato che la vendita dei biglietti del bus è pronta per il lancio, con Aaron allineato sulla comunicazione. Daniela M S ha notato che i fornitori stanno includendo percentuali di contingenza a causa dell’aumento dei prezzi del carburante, sebbene gli importi rimangano ambigui.
5. Aggiornamento sulle Assicurazioni
Daniela M S ha riferito:
- Tre opzioni di assicurazione di responsabilità dei dirigenti attualmente disponibili, con un range da circa 600 a 900 euro
- La maggior parte degli assicuratori utilizza Hiscox
- Raccomandazione di raggruppare tutte le polizze (responsabilità dirigenti + responsabilità evento) con una sola compagnia tramite un broker
- Il consiglio ha espresso preferenza per l’utilizzo di un broker come interfaccia e supporto
- Due tipi di assicurazione aggiuntivi necessari: infortuni collettivi e assicurazione volontari
Azione: Daniela M S invierà per email al consiglio le opzioni e i preventivi assicurativi per una votazione.
6. Sovvenzioni Artistiche
Approvato: Spesa di 25.000 euro per sovvenzioni artistiche (metà del budget stimato di 50.000). Il resto è subordinato alle vendite dei biglietti. Si tratta di un impegno a rimborsare fatture, probabilmente a settembre, non di un esborso immediato di cassa. Approvato dal consiglio.
7. Approvazione di Collaboratori e Membri
Accordo raggiunto: Ben D ha l’autorità di approvare collaboratori e membri in modo accelerato, a condizione che:
- Ci sia una maggioranza di voti «sì» sull’app Humans
- Non ci siano voti «no» o «forse» contro la persona
- La persona abbia superato la verifica di consenso
Questo risolve l’arretrato attuale e stabilisce un processo permanente.
8. Aggiornamento del Bilancio
Daniela M S ha riferito che l’aggiornamento del bilancio è stato ritardato a causa di un processo manuale. Un aggiornamento è previsto per la prossima settimana, con Aaron che fornirà un aggiornamento specifico sulla biglietteria.
9. Conferma del Lancio della Biglietteria
Daniela M S ha confermato che la vendita principale dei biglietti può procedere, poiché i coordinatori sono stati consultati e sono allineati. È stato notato che si tratta di una decisione operativa, non di una questione del consiglio.
10. Briefing sulla Responsabilità dell’Evento
Chris T O sta programmando un briefing con un ex responsabile per discutere i ruoli di responsabilità in loco e come interagiscono con le responsabilità del consiglio. Date disponibili: 30 marzo o 6 aprile. Daniela M S condividerà le note recenti di una chiamata con Michael (alias Nurse) riguardanti le questioni sanitarie del sito per completare il briefing.
Punti d’Azione
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Peter D | Approvare le PR nel repository | Al più presto |
| Chris T O | Inviare le note della chiamata con Michael (Nurse) all’ex responsabile per il briefing sulla responsabilità | Prima del briefing |
| Daniela M S | Inviare per email al consiglio le opzioni e i preventivi assicurativi per votazione | Questa settimana |
| Daniel T + Ben D | Collaborare sulle istruzioni del modulo di presentazione dell’ordine del giorno | Questa settimana |
Verbale generato automaticamente da Gemini e depurato per la pubblicazione.
Vorstand anwesend: Daniel T, Chris T O, Peter D, Ben D (per Fernzugang), Ward D
Ebenfalls anwesend: Daniela M S
Abwesend: Pablo V, Michelle, Pepe C
Vollständiges Quorum mit fünf anwesenden Vorstandsmitgliedern.
1. Format der Vorstandsagenda
Einigung erzielt: Alle dem Vorstand vorgelegten Tagesordnungspunkte müssen angeben, was der Einreicher von der Diskussion erwartet (z. B. eine Entscheidung, Information, Abstimmung). Punkte, die eine formelle Entscheidung erfordern, müssen einen schriftlichen Entscheidungsvorschlag enthalten. Ziel ist es, die Sitzungen fokussierter und effizienter zu gestalten.
Ben D wird das Formular für die Einreichung der Tagesordnung aktualisieren, um diese Anweisungen aufzunehmen. Daniel T wird bei der Formulierung mitarbeiten.
2. Format für formelle Abstimmungen
Einigung erzielt: Formelle Abstimmungen, insbesondere Satzungsänderungen, sollten sich auf einen Punkt konzentrieren, anstatt mehrere Änderungen in einem Vorschlag zu bündeln. Dies ist eine Erkenntnis aus den jüngsten Schwierigkeiten mit umfangreichen gebündelten Vorschlägen. Peter D bemerkte, dass dies mit gesundem Menschenverstand und nicht als starre Regel angewendet werden sollte.
3. Zuständigkeit der Vorstandssitzungen
Daniel T brachte das Thema der Unterscheidung zwischen Governance-Angelegenheiten (geeignet für Vorstandssitzungen) und operativen Angelegenheiten (besser von operativen Teams bearbeitet) zur Sprache. Die Diskussion wurde auf eine zukünftige Sitzung verschoben, wenn Pablo V anwesend ist, da er in früheren Diskussionen starke Meinungen zu diesem Thema hatte.
4. Bustickets
Peter D bestätigte, dass der Busticketverkauf startbereit ist und Aaron bei der Kommunikation abgestimmt ist. Daniela M S wies darauf hin, dass Anbieter aufgrund steigender Kraftstoffpreise Kontingentprozente einbeziehen, obwohl die Beträge noch unklar sind.
5. Versicherungsupdate
Daniela M S berichtete:
- Drei Optionen für eine Direktoren-Haftpflichtversicherung derzeit verfügbar, im Bereich von etwa 600 bis 900 Euro
- Die meisten Versicherer nutzen Hiscox
- Empfehlung, alle Policen (Direktoren-Haftpflicht + Veranstaltungshaftpflicht) über einen Makler bei einer Firma zu bündeln
- Der Vorstand bevorzugt die Nutzung eines Maklers als Schnittstelle und Unterstützung
- Zwei zusätzliche Versicherungsarten benötigt: Gruppenunfallversicherung und Freiwilligenversicherung
Aktion: Daniela M S wird dem Vorstand die Versicherungsoptionen und Angebote per E-Mail zur Abstimmung senden.
6. Kunstförderung
Genehmigt: 25.000 Euro Ausgaben für Kunstförderung (die Hälfte des geschätzten 50.000-Euro-Budgets). Der Rest hängt von den Ticketverkäufen ab. Es handelt sich um eine Zusage zur Erstattung von Rechnungen, voraussichtlich im September, nicht um einen sofortigen Mittelabfluss. Vom Vorstand genehmigt.
7. Genehmigung von Mitarbeitern und Mitgliedern
Einigung erzielt: Ben D hat die Befugnis, Mitarbeiter und Mitglieder im beschleunigten Verfahren zu genehmigen, vorausgesetzt:
- Es gibt eine Mehrheit von „Ja“-Stimmen in der Humans-App
- Es gibt keine „Nein“- oder „Vielleicht“-Stimmen gegen die Person
- Die Person hat die Einwilligungsprüfung bestanden
Dies löst den aktuellen Rückstau und etabliert einen dauerhaften Prozess.
8. Budgetaktualisierung
Daniela M S berichtete, dass die Budgetaktualisierung aufgrund eines manuellen Prozesses verzögert wurde. Eine Aktualisierung wird nächste Woche erwartet, wobei Aaron ein spezifisches Ticketing-Update liefert.
9. Bestätigung des Ticketverkaufsstarts
Daniela M S bestätigte, dass der Hauptticketverkauf stattfinden kann, da die Koordinatoren konsultiert wurden und abgestimmt sind. Es wurde festgestellt, dass es sich um eine operative Entscheidung handelt, nicht um eine Vorstandsangelegenheit.
10. Briefing zur Veranstaltungshaftung
Chris T O plant ein Briefing mit einem ehemaligen Verantwortlichen, um die Haftungsrollen vor Ort und deren Zusammenspiel mit den Vorstandsverantwortlichkeiten zu besprechen. Verfügbare Termine: 30. März oder 6. April. Daniela M S wird aktuelle Notizen eines Gesprächs mit Michael (alias Nurse) zu Gesundheitsfragen am Veranstaltungsort teilen, um das Briefing zu ergänzen.
Aktionspunkte
| Person | Aktion | Fällig |
|---|---|---|
| Peter D | PRs im Repository genehmigen | Schnellstmöglich |
| Chris T O | Notizen des Gesprächs mit Michael (Nurse) an den ehemaligen Verantwortlichen für das Haftungsbriefing senden | Vor dem Briefing |
| Daniela M S | Versicherungsoptionen und Angebote per E-Mail an den Vorstand zur Abstimmung senden | Diese Woche |
| Daniel T + Ben D | An den Anweisungen für das Formular zur Einreichung der Tagesordnung mitarbeiten | Diese Woche |
Protokoll automatisch von Gemini erstellt und für die Veröffentlichung bereinigt.