NCA Board Meeting Minutes
1. Tax Treatment of Contributions
Peter D proposed a method to ensure that voluntary contributions beyond the ticket price are not subject to tax, with only the ticket price portion being taxed. The approach is being checked with the accountants for confirmation.
2. System Integration Update
Daniela M S reported on progress aligning the “fist” and “humans” platforms visually. Single sign-on between the two was discussed but deemed technically challenging due to the different technology stacks involved. Email functionality was identified as the next priority for the sign-in flow.
3. Individual Matter
The board received an update on an ongoing individual matter. A formal decision has been communicated to the individual. The board agreed to maintain its position and engage minimally. Relevant members of the community are also working on developing clear policies and procedures to handle similar cases in the future.
4. Statutes Amendment
The board reviewed proposed statute amendments prepared by Pepe C, covering provisions for electronic voting and electronic meetings, along with corrections to cross-references and language refinement. The vote was deferred to Monday to allow an absent board member to participate.
5. Container Assets
The board received a legal update on arrangements for event infrastructure. A 12-month license agreement has been agreed in principle, with final inventory pending. Geographic restrictions apply. Details are restricted.
6. Bank Account
The bank account opening process continues to progress. Identity documentation has been submitted. The board expects the account to be operational soon.
7. Ticketing Launch
The board decided to launch public ticket sales on Saturday. Key points:
- Code of Conduct is ready; Terms & Conditions and Privacy Policy need final review
- A member discount will be offered via voucher code
- The ticketing team will use dedicated email accounts
- Testing is planned for Friday
8. Event Name
The board confirmed the event name “Elsewhere” for public announcement, subject to pending trademark clearance. The operational need for ticket sales was prioritised.
9. Community Meeting Planning
The board reviewed the agenda for the community meeting following the board session, covering legal updates, name announcement, system updates, recruitment, ticketing, and communications.
Action Items
| Person | Action | Due |
|---|---|---|
| Pablo V | Grant Daniel T ticketing platform access | ASAP |
| Pepe C | Chase accountants daily re: trademark clearance for “Elsewhere” | Ongoing |
| Pepe C | Finalise T&Cs and Privacy Policy | Before Saturday |
| Board | Vote on statutes amendments | Monday |
| Daniela M S | Coordinate dedicated ticketing email accounts | Before launch |
| Victor P / team | Final review and testing of ticket setup | Friday |
Minutes generated with AI assistance from Gemini meeting notes. Sanitised for public record.
1. Tratamiento Fiscal de las Contribuciones
Peter D propuso un método para garantizar que las contribuciones voluntarias más allá del precio de la entrada no estén sujetas a impuestos, tributándose únicamente la parte correspondiente al precio de la entrada. El enfoque está siendo verificado con los contables para su confirmación.
2. Actualización de la Integración de Sistemas
Daniela M S informó sobre el progreso en la alineación visual de las plataformas “fist” y “humans”. Se discutió el inicio de sesión único entre ambas, pero se consideró técnicamente complicado debido a las diferentes pilas tecnológicas involucradas. La funcionalidad de correo electrónico fue identificada como la siguiente prioridad para el flujo de inicio de sesión.
3. Asunto Individual
La junta recibió una actualización sobre un asunto individual en curso. Se ha comunicado una decisión formal al individuo. La junta acordó mantener su posición e interactuar mínimamente. Los miembros relevantes de la comunidad también están trabajando en el desarrollo de políticas y procedimientos claros para manejar casos similares en el futuro.
4. Modificación de Estatutos
La junta revisó las modificaciones estatutarias propuestas preparadas por Pepe C, que cubren disposiciones para votación electrónica y reuniones electrónicas, junto con correcciones de referencias cruzadas y refinamiento del lenguaje. La votación fue aplazada al lunes para permitir la participación de un miembro ausente de la junta.
5. Activos de Contenedores
La junta recibió una actualización legal sobre los acuerdos para la infraestructura del evento. Se ha acordado en principio un contrato de licencia de 12 meses, pendiente del inventario final. Se aplican restricciones geográficas. Los detalles son restringidos.
6. Cuenta Bancaria
El proceso de apertura de la cuenta bancaria continúa avanzando. Se ha presentado la documentación de identidad. La junta espera que la cuenta esté operativa pronto.
7. Lanzamiento de Venta de Entradas
La junta decidió lanzar la venta pública de entradas el sábado. Puntos clave:
- El Código de Conducta está listo; los Términos y Condiciones y la Política de Privacidad necesitan revisión final
- Se ofrecerá un descuento para miembros mediante código de cupón
- El equipo de venta de entradas utilizará cuentas de correo electrónico dedicadas
- Las pruebas están previstas para el viernes
8. Nombre del Evento
La junta confirmó el nombre del evento “Elsewhere” para el anuncio público, sujeto a la verificación pendiente de marca registrada. Se priorizó la necesidad operativa para la venta de entradas.
9. Planificación de la Reunión Comunitaria
La junta revisó la agenda para la reunión comunitaria posterior a la sesión de la junta, que cubre actualizaciones legales, anuncio del nombre, actualizaciones de sistemas, reclutamiento, venta de entradas y comunicaciones.
Puntos de Acción
| Persona | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Pablo V | Conceder a Daniel T acceso a la plataforma de venta de entradas | Lo antes posible |
| Pepe C | Contactar diariamente a los contables sobre la verificación de marca para “Elsewhere” | En curso |
| Pepe C | Finalizar Términos y Condiciones y Política de Privacidad | Antes del sábado |
| Junta | Votar las modificaciones de los estatutos | Lunes |
| Daniela M S | Coordinar cuentas de correo electrónico dedicadas para la venta de entradas | Antes del lanzamiento |
| Victor P / equipo | Revisión final y pruebas de la configuración de entradas | Viernes |
Actas generadas con asistencia de IA a partir de notas de reunión de Gemini. Depuradas para el registro público.
1. Traitement Fiscal des Contributions
Peter D a proposé une méthode pour garantir que les contributions volontaires au-delà du prix du billet ne soient pas soumises à l’impôt, seule la partie correspondant au prix du billet étant imposée. L’approche est en cours de vérification auprès des comptables pour confirmation.
2. Mise à jour de l’Intégration des Systèmes
Daniela M S a rapporté les progrès réalisés dans l’harmonisation visuelle des plateformes « fist » et « humans ». L’authentification unique entre les deux a été discutée mais jugée techniquement complexe en raison des différentes piles technologiques impliquées. La fonctionnalité de courrier électronique a été identifiée comme la prochaine priorité pour le flux de connexion.
3. Affaire Individuelle
Le conseil a reçu une mise à jour sur une affaire individuelle en cours. Une décision formelle a été communiquée à la personne concernée. Le conseil a convenu de maintenir sa position et de s’engager au minimum. Les membres concernés de la communauté travaillent également à l’élaboration de politiques et procédures claires pour traiter des cas similaires à l’avenir.
4. Modification des Statuts
Le conseil a examiné les modifications statutaires proposées et préparées par Pepe C, couvrant des dispositions pour le vote électronique et les réunions électroniques, ainsi que des corrections de références croisées et un raffinement du langage. Le vote a été reporté à lundi pour permettre à un membre absent du conseil de participer.
5. Actifs de Conteneurs
Le conseil a reçu une mise à jour juridique sur les dispositions relatives à l’infrastructure de l’événement. Un accord de licence de 12 mois a été convenu en principe, l’inventaire final étant en attente. Des restrictions géographiques s’appliquent. Les détails sont restreints.
6. Compte Bancaire
Le processus d’ouverture du compte bancaire continue de progresser. Les documents d’identité ont été soumis. Le conseil s’attend à ce que le compte soit opérationnel prochainement.
7. Lancement de la Billetterie
Le conseil a décidé de lancer la vente publique de billets samedi. Points clés :
- Le Code de Conduite est prêt ; les Conditions Générales et la Politique de Confidentialité nécessitent une révision finale
- Une réduction pour les membres sera proposée via un code de bon d’achat
- L’équipe de billetterie utilisera des comptes de messagerie dédiés
- Les tests sont prévus pour vendredi
8. Nom de l’Événement
Le conseil a confirmé le nom de l’événement « Elsewhere » pour l’annonce publique, sous réserve de la vérification en cours de la marque déposée. Le besoin opérationnel pour la vente de billets a été priorisé.
9. Planification de la Réunion Communautaire
Le conseil a revu l’ordre du jour de la réunion communautaire suivant la session du conseil, couvrant les mises à jour juridiques, l’annonce du nom, les mises à jour des systèmes, le recrutement, la billetterie et les communications.
Points d’Action
| Personne | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Pablo V | Accorder à Daniel T l’accès à la plateforme de billetterie | Dès que possible |
| Pepe C | Relancer quotidiennement les comptables concernant la vérification de marque pour « Elsewhere » | En cours |
| Pepe C | Finaliser les Conditions Générales et la Politique de Confidentialité | Avant samedi |
| Conseil | Voter les modifications des statuts | Lundi |
| Daniela M S | Coordonner les comptes de messagerie dédiés pour la billetterie | Avant le lancement |
| Victor P / équipe | Révision finale et tests de la configuration de billetterie | Vendredi |
Procès-verbal généré avec l’assistance de l’IA à partir des notes de réunion Gemini. Dépuration effectuée pour le registre public.
1. Trattamento Fiscale dei Contributi
Peter D ha proposto un metodo per garantire che i contributi volontari oltre il prezzo del biglietto non siano soggetti a imposta, con la tassazione applicata solo alla parte corrispondente al prezzo del biglietto. L’approccio è in fase di verifica con i commercialisti per la conferma.
2. Aggiornamento sull’Integrazione dei Sistemi
Daniela M S ha riferito sui progressi nell’allineamento visivo delle piattaforme “fist” e “humans”. L’accesso unico tra le due piattaforme è stato discusso ma ritenuto tecnicamente impegnativo a causa delle diverse tecnologie coinvolte. La funzionalità di posta elettronica è stata identificata come la prossima priorità per il flusso di accesso.
3. Questione Individuale
Il consiglio ha ricevuto un aggiornamento su una questione individuale in corso. Una decisione formale è stata comunicata alla persona interessata. Il consiglio ha concordato di mantenere la propria posizione e di interagire al minimo. I membri rilevanti della comunità stanno inoltre lavorando allo sviluppo di politiche e procedure chiare per gestire casi simili in futuro.
4. Modifica degli Statuti
Il consiglio ha esaminato le modifiche statutarie proposte preparate da Pepe C, comprendenti disposizioni per il voto elettronico e le riunioni elettroniche, insieme a correzioni di riferimenti incrociati e perfezionamento del linguaggio. Il voto è stato rinviato a lunedì per consentire la partecipazione di un membro assente del consiglio.
5. Beni Relativi ai Contenitori
Il consiglio ha ricevuto un aggiornamento legale sugli accordi per l’infrastruttura dell’evento. Un contratto di licenza di 12 mesi è stato concordato in linea di principio, in attesa dell’inventario finale. Si applicano restrizioni geografiche. I dettagli sono riservati.
6. Conto Bancario
Il processo di apertura del conto bancario continua a progredire. La documentazione di identità è stata presentata. Il consiglio si aspetta che il conto sia operativo a breve.
7. Lancio della Biglietteria
Il consiglio ha deciso di lanciare la vendita pubblica dei biglietti sabato. Punti chiave:
- Il Codice di Condotta è pronto; i Termini e Condizioni e l’Informativa sulla Privacy necessitano di una revisione finale
- Sarà offerto uno sconto per i membri tramite codice sconto
- Il team di biglietteria utilizzerà account di posta elettronica dedicati
- I test sono previsti per venerdì
8. Nome dell’Evento
Il consiglio ha confermato il nome dell’evento “Elsewhere” per l’annuncio pubblico, subordinatamente alla verifica del marchio in corso. La necessità operativa per la vendita dei biglietti è stata prioritizzata.
9. Pianificazione della Riunione Comunitaria
Il consiglio ha esaminato l’ordine del giorno della riunione comunitaria successiva alla sessione del consiglio, che comprende aggiornamenti legali, annuncio del nome, aggiornamenti dei sistemi, reclutamento, biglietteria e comunicazioni.
Punti d’Azione
| Persona | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Pablo V | Concedere a Daniel T l’accesso alla piattaforma di biglietteria | Al più presto |
| Pepe C | Sollecitare quotidianamente i commercialisti riguardo alla verifica del marchio per “Elsewhere” | In corso |
| Pepe C | Finalizzare Termini e Condizioni e Informativa sulla Privacy | Prima di sabato |
| Consiglio | Votare le modifiche agli statuti | Lunedì |
| Daniela M S | Coordinare gli account di posta elettronica dedicati per la biglietteria | Prima del lancio |
| Victor P / team | Revisione finale e test della configurazione della biglietteria | Venerdì |
Verbale generato con assistenza dell’IA dalle note della riunione Gemini. Depurato per il registro pubblico.
1. Steuerliche Behandlung von Beiträgen
Peter D schlug eine Methode vor, um sicherzustellen, dass freiwillige Beiträge über den Ticketpreis hinaus nicht steuerpflichtig sind und nur der Anteil des Ticketpreises besteuert wird. Der Ansatz wird zur Bestätigung mit den Buchhaltern geprüft.
2. Aktualisierung zur Systemintegration
Daniela M S berichtete über die Fortschritte bei der visuellen Angleichung der Plattformen „fist“ und „humans“. Eine einheitliche Anmeldung zwischen beiden wurde diskutiert, aber aufgrund der unterschiedlichen Technologiestacks als technisch anspruchsvoll eingestuft. Die E-Mail-Funktionalität wurde als nächste Priorität für den Anmeldevorgang identifiziert.
3. Individuelle Angelegenheit
Der Vorstand erhielt ein Update zu einer laufenden individuellen Angelegenheit. Eine formelle Entscheidung wurde der betroffenen Person mitgeteilt. Der Vorstand beschloss, seine Position beizubehalten und minimal zu interagieren. Relevante Mitglieder der Gemeinschaft arbeiten zudem an der Entwicklung klarer Richtlinien und Verfahren für die Behandlung ähnlicher Fälle in der Zukunft.
4. Satzungsänderung
Der Vorstand prüfte die von Pepe C vorbereiteten Satzungsänderungen, die Bestimmungen für elektronische Abstimmungen und elektronische Sitzungen sowie Korrekturen von Querverweisen und sprachliche Verfeinerungen umfassen. Die Abstimmung wurde auf Montag verschoben, um einem abwesenden Vorstandsmitglied die Teilnahme zu ermöglichen.
5. Container-Vermögenswerte
Der Vorstand erhielt ein rechtliches Update zu den Vereinbarungen für die Veranstaltungsinfrastruktur. Ein 12-monatiger Lizenzvertrag wurde grundsätzlich vereinbart, das endgültige Inventar steht noch aus. Es gelten geografische Beschränkungen. Die Details sind vertraulich.
6. Bankkonto
Der Prozess der Bankkontoeöffnung schreitet weiter voran. Die Identitätsdokumente wurden eingereicht. Der Vorstand erwartet, dass das Konto in Kürze betriebsbereit sein wird.
7. Start des Ticketverkaufs
Der Vorstand beschloss, den öffentlichen Ticketverkauf am Samstag zu starten. Wichtige Punkte:
- Der Verhaltenskodex ist fertig; die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzrichtlinie bedürfen einer abschließenden Prüfung
- Ein Mitgliederrabatt wird per Gutscheincode angeboten
- Das Ticketing-Team wird dedizierte E-Mail-Konten verwenden
- Tests sind für Freitag geplant
8. Name der Veranstaltung
Der Vorstand bestätigte den Veranstaltungsnamen „Elsewhere“ für die öffentliche Bekanntgabe, vorbehaltlich der ausstehenden Markenprüfung. Der operative Bedarf für den Ticketverkauf wurde priorisiert.
9. Planung der Gemeinschaftsversammlung
Der Vorstand überprüfte die Tagesordnung für die Gemeinschaftsversammlung im Anschluss an die Vorstandssitzung, die rechtliche Updates, die Namensbekanntgabe, Systemaktualisierungen, Rekrutierung, Ticketverkauf und Kommunikation umfasst.
Aktionspunkte
| Person | Aktion | Fällig |
|---|---|---|
| Pablo V | Daniel T Zugang zur Ticketing-Plattform gewähren | Schnellstmöglich |
| Pepe C | Täglich bei den Buchhaltern wegen Markenprüfung für „Elsewhere“ nachhaken | Laufend |
| Pepe C | AGB und Datenschutzrichtlinie finalisieren | Vor Samstag |
| Vorstand | Über Satzungsänderungen abstimmen | Montag |
| Daniela M S | Dedizierte E-Mail-Konten für den Ticketverkauf koordinieren | Vor dem Start |
| Victor P / Team | Abschließende Prüfung und Tests der Ticket-Konfiguration | Freitag |
Protokoll erstellt mit KI-Unterstützung aus Gemini-Besprechungsnotizen. Für das öffentliche Protokoll bereinigt.