NCA Board Meeting Minutes
Non-board attendees: Pepe C (Legal Counsel), Daniela M S (Production Manager)
1. Check-ins
Board members shared brief personal updates. Several members noted an intense but productive week. Chris T O joined from transit. Victor P was expected to join later.
2. Legal Counsel Update
Daniel T reported on a recent meeting with legal counsel, which provided useful guidance on various organisational matters. The board discussed resulting recommendations.
Decision: The board agreed to adopt updated communication guidelines and to review previous board minutes for consistency.
3. Membership and Collaborator Status
The board discussed membership eligibility matters arising from legal guidance.
Decision: Michelle T, Pablo V, and Daniel T will follow up individually with relevant parties.
4. Go Statement Approval
Ben D presented the “Go statement” for board approval.
Decision: The statement was unanimously approved. Daniel T to publish immediately. Ben D to review the language.
5. Standing Communications Agenda Item
Pablo V proposed adding a standing item — “what should we communicate to comms” — to the end of every board meeting template.
Decision: Proposal accepted. Ben D to update the template.
6. Founding Member Loans
Pepe C requested that loans provided by founding members be formally documented and approved, with the option to make them revolving for financial flexibility.
Decision: Deferred to the next meeting, as one key lender was absent.
7. Ticketing Update
Daniela M S outlined the dependencies for opening ticket sales, including: association name, basic branding, terms and conditions, participant code of conduct, refund terms, and the registration system.
Ward D raised concerns about ticket pricing. Daniel T explained the current pricing was set conservatively to build a cash buffer, with plans for reductions in future years.
Decision: Target to open ticket sales the following week, pending resolution of dependencies. Daniel T to coordinate requirements via a board thread.
8. Ongoing Asset Discussions
The board discussed approaches to sourcing physical assets for the event.
Decision: Pepe C to continue working with legal counsel on suitable arrangements.
9. Communications Team Coordination
Daniela M S raised the need to keep the comms team aligned with board decisions. Pablo V and Pepe C offered to speak with team members they are in regular contact with.
Decision: Pablo V and Pepe C to brief comms team members.
10. Engagement of Administrative Support
Ben D presented draft documents for engaging Pepe C and an assistant for pro bono administrative work. Michelle T and Ward D raised concerns about formalizing volunteer work with a contract.
Decision: Deferred for offline discussion to build consensus before a formal vote.
11. Site Location
Ward D raised the possibility of exploring an alternative site location for the event.
Decision: The topic to be raised at the community meeting for broader discussion. Pablo V offered to present site options.
Action Items
- Daniel T — Publish the Go statement; add new site discussion to community meeting agenda; follow up on membership matters; create board thread for ticketing requirements
- Ben D — Review Go statement; add standing comms item to board meeting template
- Pepe C — Create spreadsheet for founding member loans; continue asset discussions with legal counsel
- Michelle T & Pablo V — Follow up on membership matters with relevant parties
- Pablo V — Brief local comms team members
Asistentes no pertenecientes a la junta: Pepe C (Asesor Legal), Daniela M S (Directora de Producción)
1. Ronda de saludos
Los miembros de la junta compartieron breves actualizaciones personales. Varios miembros señalaron una semana intensa pero productiva. Chris T O se unió desde el trayecto. Se esperaba que Victor P se uniera más tarde.
2. Actualización del asesor legal
Daniel T informó sobre una reunión reciente con el asesor legal, que proporcionó orientación útil sobre diversos asuntos organizativos. La junta discutió las recomendaciones resultantes.
Decisión: La junta acordó adoptar directrices de comunicación actualizadas y revisar las actas anteriores de la junta para garantizar la coherencia.
3. Membresía y estatus de colaborador
La junta discutió cuestiones de elegibilidad de membresía derivadas de la orientación legal.
Decisión: Michelle T, Pablo V y Daniel T harán seguimiento individual con las partes pertinentes.
4. Aprobación de la declaración de inicio
Ben D presentó la «declaración de inicio» para la aprobación de la junta.
Decisión: La declaración fue aprobada por unanimidad. Daniel T la publicará de inmediato. Ben D revisará la redacción.
5. Punto permanente de comunicaciones en la agenda
Pablo V propuso añadir un punto permanente — «qué debemos comunicar al equipo de comunicaciones» — al final de cada plantilla de reunión de la junta.
Decisión: Propuesta aceptada. Ben D actualizará la plantilla.
6. Préstamos de miembros fundadores
Pepe C solicitó que los préstamos proporcionados por los miembros fundadores sean formalmente documentados y aprobados, con la opción de hacerlos renovables para mayor flexibilidad financiera.
Decisión: Aplazado a la próxima reunión, ya que un prestamista clave estaba ausente.
7. Actualización de venta de entradas
Daniela M S describió las dependencias para la apertura de la venta de entradas, incluyendo: nombre de la asociación, imagen de marca básica, términos y condiciones, código de conducta del participante, condiciones de reembolso y el sistema de registro.
Ward D planteó preocupaciones sobre el precio de las entradas. Daniel T explicó que el precio actual se estableció de forma conservadora para crear un colchón financiero, con planes de reducción en años futuros.
Decisión: Objetivo de abrir la venta de entradas la semana siguiente, pendiente de la resolución de las dependencias. Daniel T coordinará los requisitos a través de un hilo de la junta.
8. Discusiones en curso sobre activos
La junta discutió enfoques para la obtención de activos físicos para el evento.
Decisión: Pepe C continuará trabajando con el asesor legal en acuerdos adecuados.
9. Coordinación del equipo de comunicaciones
Daniela M S planteó la necesidad de mantener al equipo de comunicaciones alineado con las decisiones de la junta. Pablo V y Pepe C se ofrecieron a hablar con los miembros del equipo con los que mantienen contacto regular.
Decisión: Pablo V y Pepe C informarán a los miembros del equipo de comunicaciones.
10. Contratación de apoyo administrativo
Ben D presentó documentos preliminares para la contratación de Pepe C y un asistente para trabajo administrativo pro bono. Michelle T y Ward D expresaron preocupaciones sobre la formalización del trabajo voluntario mediante un contrato.
Decisión: Aplazado para discusión fuera de línea a fin de alcanzar consenso antes de una votación formal.
11. Ubicación del sitio
Ward D planteó la posibilidad de explorar una ubicación alternativa para el evento.
Decisión: El tema se planteará en la reunión comunitaria para una discusión más amplia. Pablo V se ofreció a presentar opciones de ubicación.
Puntos de acción
- Daniel T — Publicar la declaración de inicio; añadir la discusión sobre nueva ubicación a la agenda de la reunión comunitaria; dar seguimiento a asuntos de membresía; crear hilo de la junta para requisitos de venta de entradas
- Ben D — Revisar la declaración de inicio; añadir punto permanente de comunicaciones a la plantilla de reuniones de la junta
- Pepe C — Crear hoja de cálculo para préstamos de miembros fundadores; continuar discusiones sobre activos con el asesor legal
- Michelle T y Pablo V — Dar seguimiento a asuntos de membresía con las partes pertinentes
- Pablo V — Informar a los miembros locales del equipo de comunicaciones
Participants hors conseil : Pepe C (Conseiller juridique), Daniela M S (Directrice de production)
1. Tour de table
Les membres du conseil ont partagé de brèves nouvelles personnelles. Plusieurs membres ont noté une semaine intense mais productive. Chris T O a rejoint la réunion en déplacement. Victor P devait rejoindre plus tard.
2. Mise à jour du conseiller juridique
Daniel T a fait un compte rendu d’une réunion récente avec le conseiller juridique, qui a fourni des orientations utiles sur divers sujets organisationnels. Le conseil a discuté des recommandations qui en découlent.
Décision : Le conseil a accepté d’adopter des directives de communication mises à jour et de revoir les procès-verbaux précédents pour en assurer la cohérence.
3. Adhésion et statut de collaborateur
Le conseil a discuté des questions d’éligibilité à l’adhésion découlant des orientations juridiques.
Décision : Michelle T, Pablo V et Daniel T assureront un suivi individuel avec les parties concernées.
4. Approbation de la déclaration de lancement
Ben D a présenté la « déclaration de lancement » pour approbation du conseil.
Décision : La déclaration a été approuvée à l’unanimité. Daniel T la publiera immédiatement. Ben D en révisera la rédaction.
5. Point permanent de communications à l’ordre du jour
Pablo V a proposé d’ajouter un point permanent — « que devons-nous communiquer à l’équipe de communication » — à la fin de chaque modèle de réunion du conseil.
Décision : Proposition acceptée. Ben D mettra à jour le modèle.
6. Prêts des membres fondateurs
Pepe C a demandé que les prêts accordés par les membres fondateurs soient formellement documentés et approuvés, avec la possibilité de les rendre renouvelables pour plus de flexibilité financière.
Décision : Reporté à la prochaine réunion, un prêteur clé étant absent.
7. Mise à jour de la billetterie
Daniela M S a présenté les prérequis pour l’ouverture de la vente de billets, notamment : le nom de l’association, l’identité visuelle de base, les conditions générales, le code de conduite des participants, les conditions de remboursement et le système d’inscription.
Ward D a exprimé des inquiétudes concernant le prix des billets. Daniel T a expliqué que la tarification actuelle avait été fixée de manière conservatrice afin de constituer une réserve de trésorerie, avec des réductions prévues pour les années suivantes.
Décision : Objectif d’ouvrir la vente de billets la semaine suivante, sous réserve de la résolution des prérequis. Daniel T coordonnera les exigences via un fil de discussion du conseil.
8. Discussions en cours sur les actifs
Le conseil a discuté des approches pour l’acquisition d’actifs physiques pour l’événement.
Décision : Pepe C continuera à travailler avec le conseiller juridique sur des dispositions adéquates.
9. Coordination de l’équipe de communication
Daniela M S a soulevé la nécessité de maintenir l’équipe de communication alignée sur les décisions du conseil. Pablo V et Pepe C se sont proposés pour parler aux membres de l’équipe avec lesquels ils sont en contact régulier.
Décision : Pablo V et Pepe C informeront les membres de l’équipe de communication.
10. Engagement de soutien administratif
Ben D a présenté des documents préliminaires pour l’engagement de Pepe C et d’un assistant pour un travail administratif pro bono. Michelle T et Ward D ont exprimé des réserves quant à la formalisation du travail bénévole par un contrat.
Décision : Reporté pour discussion hors réunion afin de parvenir à un consensus avant un vote formel.
11. Emplacement du site
Ward D a soulevé la possibilité d’explorer un emplacement alternatif pour l’événement.
Décision : Le sujet sera abordé lors de la réunion communautaire pour une discussion plus large. Pablo V a proposé de présenter les options de site.
Points d’action
- Daniel T — Publier la déclaration de lancement ; ajouter la discussion sur le nouveau site à l’ordre du jour de la réunion communautaire ; assurer le suivi des questions d’adhésion ; créer un fil de discussion du conseil pour les exigences de billetterie
- Ben D — Réviser la déclaration de lancement ; ajouter le point permanent de communications au modèle de réunion du conseil
- Pepe C — Créer un tableur pour les prêts des membres fondateurs ; poursuivre les discussions sur les actifs avec le conseiller juridique
- Michelle T et Pablo V — Assurer le suivi des questions d’adhésion avec les parties concernées
- Pablo V — Informer les membres locaux de l’équipe de communication
Partecipanti non membri del consiglio: Pepe C (Consulente legale), Daniela M S (Responsabile della produzione)
1. Giro di aggiornamenti
I membri del consiglio hanno condiviso brevi aggiornamenti personali. Diversi membri hanno segnalato una settimana intensa ma produttiva. Chris T O si è collegato in viaggio. Victor P era atteso più tardi.
2. Aggiornamento del consulente legale
Daniel T ha riferito di un recente incontro con il consulente legale, che ha fornito indicazioni utili su vari aspetti organizzativi. Il consiglio ha discusso le raccomandazioni risultanti.
Decisione: Il consiglio ha concordato di adottare linee guida di comunicazione aggiornate e di riesaminare i verbali precedenti per garantirne la coerenza.
3. Adesione e status di collaboratore
Il consiglio ha discusso questioni di idoneità all’adesione derivanti dalle indicazioni legali.
Decisione: Michelle T, Pablo V e Daniel T daranno seguito individualmente con le parti interessate.
4. Approvazione della dichiarazione di avvio
Ben D ha presentato la «dichiarazione di avvio» per l’approvazione del consiglio.
Decisione: La dichiarazione è stata approvata all’unanimità. Daniel T la pubblicherà immediatamente. Ben D ne rivederà la formulazione.
5. Punto permanente sulle comunicazioni all’ordine del giorno
Pablo V ha proposto di aggiungere un punto permanente — «cosa comunicare al team di comunicazione» — alla fine di ogni modello di riunione del consiglio.
Decisione: Proposta accettata. Ben D aggiornerà il modello.
6. Prestiti dei membri fondatori
Pepe C ha richiesto che i prestiti forniti dai membri fondatori vengano formalmente documentati e approvati, con la possibilità di renderli rinnovabili per maggiore flessibilità finanziaria.
Decisione: Rinviato alla prossima riunione, dato che un prestatore chiave era assente.
7. Aggiornamento sulla biglietteria
Daniela M S ha illustrato i prerequisiti per l’apertura della vendita dei biglietti, tra cui: nome dell’associazione, identità visiva di base, termini e condizioni, codice di condotta dei partecipanti, condizioni di rimborso e il sistema di registrazione.
Ward D ha espresso preoccupazioni riguardo ai prezzi dei biglietti. Daniel T ha spiegato che i prezzi attuali sono stati fissati in modo conservativo per creare una riserva di liquidità, con piani di riduzione negli anni futuri.
Decisione: Obiettivo di aprire la vendita dei biglietti la settimana successiva, in attesa della risoluzione dei prerequisiti. Daniel T coordinerà i requisiti tramite una discussione del consiglio.
8. Discussioni in corso sugli asset
Il consiglio ha discusso approcci per il reperimento di beni fisici per l’evento.
Decisione: Pepe C continuerà a lavorare con il consulente legale su soluzioni adeguate.
9. Coordinamento del team di comunicazione
Daniela M S ha sottolineato la necessità di mantenere il team di comunicazione allineato con le decisioni del consiglio. Pablo V e Pepe C si sono offerti di parlare con i membri del team con cui sono in contatto regolare.
Decisione: Pablo V e Pepe C informeranno i membri del team di comunicazione.
10. Coinvolgimento di supporto amministrativo
Ben D ha presentato bozze di documenti per il coinvolgimento di Pepe C e di un assistente per lavoro amministrativo pro bono. Michelle T e Ward D hanno espresso perplessità sulla formalizzazione del lavoro volontario con un contratto.
Decisione: Rinviato per discussione offline al fine di raggiungere un consenso prima di un voto formale.
11. Ubicazione del sito
Ward D ha sollevato la possibilità di esplorare un’ubicazione alternativa per l’evento.
Decisione: L’argomento sarà portato alla riunione comunitaria per una discussione più ampia. Pablo V si è offerto di presentare le opzioni del sito.
Punti d’azione
- Daniel T — Pubblicare la dichiarazione di avvio; aggiungere la discussione sulla nuova ubicazione all’ordine del giorno della riunione comunitaria; dare seguito alle questioni di adesione; creare una discussione del consiglio per i requisiti di biglietteria
- Ben D — Rivedere la dichiarazione di avvio; aggiungere il punto permanente sulle comunicazioni al modello di riunione del consiglio
- Pepe C — Creare un foglio di calcolo per i prestiti dei membri fondatori; proseguire le discussioni sugli asset con il consulente legale
- Michelle T e Pablo V — Dare seguito alle questioni di adesione con le parti interessate
- Pablo V — Informare i membri locali del team di comunicazione
Weitere Teilnehmer: Pepe C (Rechtsberater), Daniela M S (Produktionsleiterin)
1. Begrüßungsrunde
Die Vorstandsmitglieder teilten kurze persönliche Neuigkeiten mit. Mehrere Mitglieder berichteten von einer intensiven, aber produktiven Woche. Chris T O nahm von unterwegs teil. Victor P wurde später erwartet.
2. Bericht des Rechtsberaters
Daniel T berichtete über ein kürzliches Treffen mit dem Rechtsberater, das nützliche Orientierung zu verschiedenen organisatorischen Angelegenheiten lieferte. Der Vorstand erörterte die daraus resultierenden Empfehlungen.
Beschluss: Der Vorstand stimmte zu, aktualisierte Kommunikationsrichtlinien zu verabschieden und frühere Vorstandsprotokolle auf Konsistenz zu überprüfen.
3. Mitgliedschaft und Mitarbeiterstatus
Der Vorstand erörterte Fragen zur Mitgliedschaftsberechtigung, die sich aus der rechtlichen Beratung ergaben.
Beschluss: Michelle T, Pablo V und Daniel T werden einzeln mit den betreffenden Parteien nachfassen.
4. Genehmigung der Starterklärung
Ben D präsentierte die „Starterklärung“ zur Genehmigung durch den Vorstand.
Beschluss: Die Erklärung wurde einstimmig genehmigt. Daniel T wird sie unverzüglich veröffentlichen. Ben D wird die Formulierung überprüfen.
5. Ständiger Tagesordnungspunkt Kommunikation
Pablo V schlug vor, einen ständigen Punkt — „Was sollen wir dem Kommunikationsteam mitteilen“ — am Ende jeder Vorstands-Sitzungsvorlage hinzuzufügen.
Beschluss: Vorschlag angenommen. Ben D wird die Vorlage aktualisieren.
6. Darlehen der Gründungsmitglieder
Pepe C forderte, dass die von Gründungsmitgliedern gewährten Darlehen formell dokumentiert und genehmigt werden, mit der Option, sie für mehr finanzielle Flexibilität als revolvierende Darlehen zu gestalten.
Beschluss: Auf die nächste Sitzung vertagt, da ein wichtiger Darlehensgeber abwesend war.
7. Aktuelles zum Ticketverkauf
Daniela M S erläuterte die Voraussetzungen für die Eröffnung des Ticketverkaufs, darunter: Vereinsname, grundlegendes Branding, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Verhaltenskodex für Teilnehmer, Rückerstattungsbedingungen und das Registrierungssystem.
Ward D äußerte Bedenken hinsichtlich der Ticketpreise. Daniel T erklärte, dass die derzeitige Preisgestaltung konservativ festgelegt wurde, um einen finanziellen Puffer aufzubauen, mit Plänen für Preissenkungen in künftigen Jahren.
Beschluss: Ziel, den Ticketverkauf in der folgenden Woche zu eröffnen, vorbehaltlich der Klärung der Voraussetzungen. Daniel T wird die Anforderungen über einen Vorstandsthread koordinieren.
8. Laufende Diskussionen zu Vermögenswerten
Der Vorstand erörterte Ansätze zur Beschaffung physischer Vermögenswerte für die Veranstaltung.
Beschluss: Pepe C wird weiterhin mit dem Rechtsberater an geeigneten Vereinbarungen arbeiten.
9. Koordinierung des Kommunikationsteams
Daniela M S wies auf die Notwendigkeit hin, das Kommunikationsteam mit den Vorstandsbeschlüssen abzustimmen. Pablo V und Pepe C boten an, mit Teammitgliedern zu sprechen, mit denen sie in regelmäßigem Kontakt stehen.
Beschluss: Pablo V und Pepe C werden die Mitglieder des Kommunikationsteams informieren.
10. Einbindung administrativer Unterstützung
Ben D präsentierte Dokumententwürfe für die Einbindung von Pepe C und einem Assistenten für ehrenamtliche Verwaltungsarbeit. Michelle T und Ward D äußerten Bedenken hinsichtlich der Formalisierung ehrenamtlicher Arbeit durch einen Vertrag.
Beschluss: Zur Offline-Diskussion vertagt, um vor einer formellen Abstimmung einen Konsens zu erzielen.
11. Standort des Geländes
Ward D brachte die Möglichkeit ins Gespräch, einen alternativen Standort für die Veranstaltung zu erkunden.
Beschluss: Das Thema wird in der Gemeinschaftsversammlung zur breiteren Diskussion eingebracht. Pablo V bot an, Standortoptionen vorzustellen.
Maßnahmenpunkte
- Daniel T — Starterklärung veröffentlichen; Diskussion über neuen Standort auf die Tagesordnung der Gemeinschaftsversammlung setzen; Mitgliedschaftsfragen nachgehen; Vorstandsthread für Ticketing-Anforderungen erstellen
- Ben D — Starterklärung überprüfen; ständigen Kommunikationspunkt zur Vorstands-Sitzungsvorlage hinzufügen
- Pepe C — Tabelle für Darlehen der Gründungsmitglieder erstellen; Diskussionen über Vermögenswerte mit dem Rechtsberater fortsetzen
- Michelle T und Pablo V — Mitgliedschaftsfragen mit den betreffenden Parteien nachverfolgen
- Pablo V — Lokale Mitglieder des Kommunikationsteams informieren