← Back to Transparency

NCA Board Meeting Minutes

Date: Sunday 2 March 2026, 18:52 CET

In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.

Board members present: Ben D, Peter D, Pablo V, Chris T O, Ward D, Daniel T, Michelle T, Victor P
Non-board attendees: Pepe C (Legal Counsel), Daniela M S (Production Manager)

Note: The board voted during this meeting to publish these minutes with less sanitisation than usual, in order to provide the community with greater detail on the go/no-go discussion.

1. Agenda Review

The agenda was reviewed and accepted. Items were ordered to address quick-to-resolve matters first. Pablo V proposed moving the "New Site" discussion to follow the "External Relations" item. This was accepted.

2. Check-ins

Participants shared their current perspectives ahead of the substantive agenda:

  • Chris T O — Feeling great, reserved thoughts for the vote discussion.
  • Pablo V — Felt a weight of uncertainty had been lifted; lighter and excited.
  • Ward D — Needed to catch up, having missed the previous week and the vote.
  • Daniel T — Expressed frustration and tiredness with the political drama surrounding the go/no-go decision; hoping to move past it and focus on event planning.
  • Pepe C — Hopeful the drama would soon be over.
  • Daniela M S — Tired from the volume of reading and writing, but excited by the voting participation, which was unexpectedly positive despite negative discussions on Discord.
  • Michelle T — Shared personal good news; in good spirits.
  • Ben D — Feeling good after a relaxing weekend.

Previous meeting agenda was confirmed as accepted.

3. Bylaws Amendments

Peter D confirmed he would locate the document with required cross-references and cleanups for the proposed bylaws amendments, aiming to have it ready by Wednesday.

The group discussed whether a General Assembly would be required for amendments. Pepe C confirmed that since all eight voting members were present, they could streamline the process by having all eight sign the document directly.

Decision: Pepe C to prepare the documents for signing after receiving Peter D's cleanup details. Target: completion this week.

4. Legal Advice Proposal

Pablo V presented a legal advice proposal covering Code of Conduct, GDPR, terms and conditions, and other policies.

  • Cost: 5,700 EUR (plus VAT)
  • Initial term: 3 months of support
  • Proposed negotiation: Extend the support period to 6–9 months at the same price

Key discussion points:

  • Peter D found ~500 EUR/month reasonable and preferred extending to a full year to avoid ambiguity about annual legal costs.
  • Ben D confirmed there was no downside to accepting the agreement and then negotiating for a longer duration.
  • Pepe C advised stretching the term to at least six months due to expected slow execution, and suggested adding milestones so payment is based on delivery rather than a fixed timeline, transferring the risk of delays to the lawyers.
  • Daniel T offered to cover the first payment installment, to ease the immediate financial burden while the association's bank account is being set up.

Decision: The board authorised accepting the price and three-payment structure, and authorised Pablo V and Pepe C to negotiate a follow-up clause extending support to 6–9 months with milestone-based payments. Update expected by Thursday.

5. External Relations Update

Pepe C provided a brief update. The primary current goal is to establish direct lawyer-to-lawyer communication channels. Chris T O offered to attend any in-person meetings if helpful.

6. Go/No-Go Vote Results — Discussion

The community vote on whether to proceed with an event returned 65% Yes. Daniel T opened the discussion, noting the result was already being interpreted in various ways on community channels. He emphasised the need for the board to agree on a brief statement that day and a more comprehensive one by Thursday's community meeting.

Individual Positions

Daniel T

Personally disappointed the Yes vote was not above 70%. Noted confusion during the simultaneous voting process and urged the board to simplify future votes. Interpreted the 65% Yes as providing a mandate for "some kind of event."

Chris T O

Noted the turnout and percentage were about 10 percentage points lower than the 75% they had hoped for, which raises questions about governance and the nature of the event. Worried about perceived low enthusiasm for "Yes" and suggested investigating what concerns caused people to vote "No" — potentially to address those concerns and bring them on board. Suggested potentially restructuring the event into a more "working event."

Pepe C (non-board)

Mixed feelings. Viewed the result as positive and workable despite the spread. Stressed the need to show clarity to boost excitement. Emphasised the importance of distinguishing between those who will never change their minds and those who are only cautious — the cautious group can potentially be won over.

Daniela M S (non-board)

Offered a more optimistic perspective: the 67.2% voter participation was quite high and successful, especially compared to typical engagement levels for similar community votes. Felt the opposition noise was concentrated in Discord and did not represent the broader community. Reported that based on conversations with department leads, the volunteer situation and crisis flags were not as bad as perceived, with people actively working on solutions. Insisted on the need for a dedicated communications team to disseminate information and counter negative narratives, citing the importance of this role in other burns.

Ben D

Viewed the 65% as ambiguously in the middle — a successful Yes vote but not overwhelming certainty. Found the 80% willingness to participate (from both Yes and No voters) encouraging, suggesting many No voters would engage if the board decided to proceed. Leaned toward a positive "let's do it" decision based on the numbers and the principle that a central body should mobilise people toward action. Stressed that going forward only makes sense if the event actively addresses burnout and focuses on organisational design and sustainability planning. Identified two critical risks: (1) the risk of damaging the event or community for future editions, and (2) the financial viability of the event.

Michelle T

Taken aback by the high 35% No turnout, finding it surprisingly high. Agreed with the idea of holding a gathering for No voters to express their reasons. Echoed the sentiment that the organisation has historically done communications poorly and needs massive improvement. Expressed interest in exploring a different event format, viewing the current situation as an opportunity to rethink and differentiate the event. Stated she was unconvinced that taking a year off would result in losing people, suggesting it could provide time to "prune things back."

Ward D

Noted that of the 42 No voters, only 15 said they would not attend the event if it went ahead, but emphasised that there need to be enough volunteers for crucial roles. Raised the concern (from Tyche) that people who promise to help often do not follow through, especially if they are not attending the event. Pointed out that the event has high fixed startup costs, meaning lower attendance might necessitate higher ticket prices. Felt they were losing potential volunteers every week as people made other plans, and urged urgency. Suggested prioritising low-income tickets for people willing to do early build work.

Victor P

Agreed with Ben D and Daniela M S. Recommended deciding "Go." Acknowledged the vote was imperfect but highlighted the enthusiastic response and the current unprecedented momentum of self-organisation on Discord.

Pablo V

Concluded that governance had worked effectively — the two-to-one Yes-versus-No outcome provides a clear community preference for proceeding with an event. Identified the main challenge as preventing critical people from burning out. Proposed communicating the event as deliberately scaled-down, intentionally reducing scope to make it easier to run and build new experience and trust. Stressed the importance of attracting new energy, as the current core group is getting older.

Board Decision on Go/No-Go

The board agreed to proceed with an event for July 7–12, 2026. The following statement was released:

"The Board has voted to ratify the Go/No-Go recommendation: we are GO for an event in Monegros on 7-12 July 2026, after considering the community vote and feedback. More details on Thursday 8pm CET 7pm UK https://meet.google.com/ers-prkd-rzt"

Ben D will elaborate a fuller, more detailed statement for release on Thursday at the community meeting.

Note on scope: While several members expressed views about the event's scale and format (some favouring a scaled-down approach, others exploring different formats), no formal decision was taken on the scale or nature of the event — only that an event will proceed. The question of event scope and format remains part of the ongoing consultation.

Non-Board Member Voting

Daniel T proposed allowing non-board members Pepe C and Daniela M S to participate in the vote given their critical perspectives. Michelle T disagreed, noting Daniela M S's potential conflict of interest (as a paid contractor). The board proceeded with a formal board-only vote with seven members present (quorum met).

7. Extension of Daniela M Siem's Contract

Daniela M S stepped out for this discussion. Daniel T proposed renewing her contract for the next month of work given the decision to proceed with the event.

  • Pablo V offered to personally fund the extension as a member loan, to be formally documented as OPEX funding at zero interest.
  • Ward D suggested connecting the contract to a ticketing deadline.

Decision: The board voted unanimously to renew Daniela M S's contract, funded by a member loan from Pablo V.

8. Ticketing

Ward D raised concerns about the lack of deadlines for ticket sales. The consensus was that a ticketing launch date could not be announced immediately — the treasurer (Peter), and Daniela M S need to meet first to discuss scenarios, budgets, and risk mitigation.

Decision: Ticketing timelines to be announced next week after treasurer discussions.

9. MetaLeads Meeting

Ward D asked about the next MetaLeads meeting. Ben D confirmed he was organising it. Daniela M S suggested waiting until after Thursday's community call so the meeting could address questions stemming from the "go" decision.

Decision: MetaLeads meeting postponed to the following week to allow for better internal organisation of teams. A poll will determine meeting frequency.

Ben D identified the immediate priority as locking down departments and teams to address critical gaps in volunteers.

10. Administrative

Daniel T reminded everyone to log into the Humans app to approve collaborators. One person in the pipeline was noted as a potential strike lead.

Action Items

  1. Peter D — Send bylaws cleanup details to Pepe C (target: Wednesday)
  2. Pepe C — Prepare bylaws amendment documents for signing by all eight voting members (target: this week)
  3. Pablo V & Pepe C — Negotiate with legal advisors for extended support term (6–9 months) with milestone-based payments; report back by Thursday
  4. Daniela M S & Michelle T — Begin conversation about improving the association’s communications strategy
  5. Ben D — Elaborate a fuller public statement for release on Thursday
  6. Ben D — Inform leads about MetaLeads meeting timing; continue department planning
  7. Peter D & Daniela M S — Meet with treasurer to discuss ticketing scenarios, budgets, and risk mitigation
  8. All board members — Log into Humans app to approve pending collaborators
Miembros de la junta presentes: Ben D, Peter D, Pablo V, Chris T O, Ward D, Daniel T, Michelle T, Victor P
Asistentes no pertenecientes a la junta: Pepe C (Asesor Legal), Daniela M S (Directora de Producción)

Nota: La junta votó durante esta reunión publicar estas actas con menos edición de lo habitual, con el fin de proporcionar a la comunidad mayor detalle sobre la discusión del go/no-go.

1. Revisión de la Agenda

Se revisó y aceptó la agenda. Los puntos se ordenaron para abordar primero los asuntos de rápida resolución. Pablo V propuso mover la discusión sobre el “Nuevo Sitio” después del punto de “Relaciones Externas”. Se aceptó la propuesta.

2. Ronda de Intervenciones

Los participantes compartieron sus perspectivas actuales antes de los puntos sustantivos de la agenda:

  • Chris T O — Se sentía muy bien; reservó sus comentarios para la discusión de la votación.
  • Pablo V — Sentía que se había levantado un peso de incertidumbre; más ligero y entusiasmado.
  • Ward D — Necesitaba ponerse al día, ya que se había perdido la semana anterior y la votación.
  • Daniel T — Expresó frustración y cansancio con el drama político en torno a la decisión de go/no-go; esperaba poder dejarlo atrás y centrarse en la planificación del evento.
  • Pepe C — Esperanzado en que el drama terminaría pronto.
  • Daniela M S — Cansada por el volumen de lectura y escritura, pero entusiasmada por la participación en la votación, que fue inesperadamente positiva a pesar de las discusiones negativas en Discord.
  • Michelle T — Compartió buenas noticias personales; de buen ánimo.
  • Ben D — Se sentía bien tras un fin de semana relajante.

Se confirmó como aceptada la agenda de la reunión anterior.

3. Enmiendas a los Estatutos

Peter D confirmó que localizaría el documento con las referencias cruzadas y correcciones necesarias para las enmiendas propuestas a los estatutos, con el objetivo de tenerlo listo para el miércoles.

El grupo discutió si sería necesaria una Asamblea General para las enmiendas. Pepe C confirmó que, dado que los ocho miembros con derecho a voto estaban presentes, podían agilizar el proceso haciendo que los ocho firmaran el documento directamente.

Decisión: Pepe C preparará los documentos para su firma tras recibir los detalles de correcciones de Peter D. Objetivo: completarlo esta semana.

4. Propuesta de Asesoría Legal

Pablo V presentó una propuesta de asesoría legal que cubre Código de Conducta, RGPD, términos y condiciones, y otras políticas.

  • Coste: 5.700 EUR (más IVA)
  • Plazo inicial: 3 meses de soporte
  • Negociación propuesta: Extender el período de soporte a 6–9 meses al mismo precio

Puntos clave de la discusión:

  • Peter D consideró razonables ~500 EUR/mes y prefirió extenderlo a un año completo para evitar ambigüedad sobre los costes legales anuales.
  • Ben D confirmó que no había inconveniente en aceptar el acuerdo y luego negociar una duración mayor.
  • Pepe C aconsejó ampliar el plazo a al menos seis meses debido a la lenta ejecución esperada, y sugirió añadir hitos para que el pago se base en entregas en lugar de un plazo fijo, transfiriendo el riesgo de retrasos a los abogados.
  • Daniel T se ofreció a cubrir el primer pago para aliviar la carga financiera inmediata mientras se establece la cuenta bancaria de la asociación.

Decisión: La junta autorizó aceptar el precio y la estructura de tres pagos, y autorizó a Pablo V y Pepe C a negociar una cláusula de seguimiento que extienda el soporte a 6–9 meses con pagos basados en hitos. Actualización esperada para el jueves.

5. Actualización de Relaciones Externas

Pepe C proporcionó una breve actualización. El objetivo principal actual es establecer canales de comunicación directa entre abogados. Chris T O se ofreció a asistir a cualquier reunión presencial si fuera útil.

6. Resultados de la Votación Go/No-Go — Discusión

La votación comunitaria sobre si proceder con un evento resultó en un 65% Sí. Daniel T abrió la discusión, señalando que el resultado ya estaba siendo interpretado de diversas maneras en los canales comunitarios. Enfatizó la necesidad de que la junta acordara un breve comunicado ese mismo día y uno más completo para la reunión comunitaria del jueves.

Posiciones Individuales

Daniel T

Personalmente decepcionado de que el voto afirmativo no superara el 70%. Señaló confusión durante el proceso de votación simultánea e instó a la junta a simplificar las votaciones futuras. Interpretó el 65% de Sí como un mandato para “algún tipo de evento”.

Chris T O

Señaló que la participación y el porcentaje fueron aproximadamente 10 puntos porcentuales inferiores al 75% esperado, lo que plantea cuestiones de gobernanza y sobre la naturaleza del evento. Preocupado por la percepción de bajo entusiasmo por el “Sí” y sugirió investigar qué preocupaciones llevaron a la gente a votar “No” — potencialmente para abordar esas preocupaciones y sumarlos. Sugirió posiblemente reestructurar el evento como un “evento de trabajo”.

Pepe C (no miembro de la junta)

Sentimientos encontrados. Consideró el resultado como positivo y viable a pesar de la dispersión. Subrayó la necesidad de mostrar claridad para impulsar el entusiasmo. Enfatizó la importancia de distinguir entre quienes nunca cambiarán de opinión y quienes solo son cautelosos — el grupo cauteloso puede potencialmente ser convencido.

Daniela M S (no miembro de la junta)

Ofreció una perspectiva más optimista: la participación del 67,2% de los votantes fue bastante alta y exitosa, especialmente comparada con los niveles típicos de participación en votaciones comunitarias similares. Sintió que el ruido de la oposición se concentraba en Discord y no representaba a la comunidad en general. Informó que, según conversaciones con líderes de departamento, la situación de voluntarios y las señales de crisis no eran tan graves como se percibía, con personas trabajando activamente en soluciones. Insistió en la necesidad de un equipo dedicado de comunicaciones para difundir información y contrarrestar narrativas negativas, citando la importancia de este rol en otros burns.

Ben D

Consideró el 65% como ambiguamente intermedio — una votación de Sí exitosa pero sin una certeza abrumadora. Encontró alentador el 80% de disposición a participar (tanto de votantes del Sí como del No), lo que sugiere que muchos votantes del No se involucrarían si la junta decidiera seguir adelante. Se inclinó hacia una decisión positiva de “adelante” basándose en los números y el principio de que un órgano central debe movilizar a las personas hacia la acción. Subrayó que seguir adelante solo tiene sentido si el evento aborda activamente el agotamiento y se centra en el diseño organizativo y la planificación de sostenibilidad. Identificó dos riesgos críticos: (1) el riesgo de dañar el evento o la comunidad para futuras ediciones, y (2) la viabilidad financiera del evento.

Michelle T

Sorprendida por el alto 35% de votos por el No, encontrándolo sorprendentemente alto. Estuvo de acuerdo con la idea de organizar un encuentro para que los votantes del No expresaran sus razones. Se hizo eco del sentimiento de que la organización históricamente ha gestionado mal las comunicaciones y necesita una mejora masiva. Expresó interés en explorar un formato de evento diferente, viendo la situación actual como una oportunidad para repensar y diferenciar el evento. Afirmó que no estaba convencida de que tomarse un año libre resultaría en perder gente, sugiriendo que podría proporcionar tiempo para “podar las cosas”.

Ward D

Señaló que de los 42 votantes del No, solo 15 dijeron que no asistirían al evento si se llevaba a cabo, pero enfatizó que debe haber suficientes voluntarios para roles cruciales. Planteó la preocupación (de Tyche) de que las personas que prometen ayudar a menudo no cumplen, especialmente si no asisten al evento. Señaló que el evento tiene altos costes fijos de arranque, lo que significa que una menor asistencia podría requerir precios de entrada más altos. Sintió que estaban perdiendo potenciales voluntarios cada semana a medida que la gente hacía otros planes, e instó a la urgencia. Sugirió priorizar entradas de bajo coste para personas dispuestas a trabajar en la construcción anticipada.

Victor P

Estuvo de acuerdo con Ben D y Daniela M S. Recomendó decidir “Go”. Reconoció que la votación fue imperfecta pero destacó la respuesta entusiasta y el impulso sin precedentes actual de auto-organización en Discord.

Pablo V

Concluyó que la gobernanza había funcionado eficazmente — el resultado de dos a uno de Sí frente a No proporciona una clara preferencia comunitaria para proceder con un evento. Identificó el principal desafío como prevenir el agotamiento de las personas clave. Propuso comunicar el evento como deliberadamente reducido en escala, reduciendo intencionalmente el alcance para hacerlo más fácil de gestionar y generar nueva experiencia y confianza. Subrayó la importancia de atraer nueva energía, ya que el grupo central actual está envejeciendo.

Decisión de la Junta sobre Go/No-Go

La junta acordó proceder con un evento del 7 al 12 de julio de 2026. Se publicó el siguiente comunicado:

“La Junta ha votado ratificar la recomendación de Go/No-Go: estamos en GO para un evento en Monegros del 7 al 12 de julio de 2026, tras considerar la votación y los comentarios de la comunidad. Más detalles el jueves a las 20:00 CET / 19:00 UK https://meet.google.com/ers-prkd-rzt”

Ben D elaborará un comunicado más completo y detallado para publicar el jueves en la reunión comunitaria.

Nota sobre el alcance: Aunque varios miembros expresaron opiniones sobre la escala y el formato del evento (algunos a favor de un enfoque reducido, otros explorando formatos diferentes), no se tomó ninguna decisión formal sobre la escala o la naturaleza del evento — solo que se celebrará un evento. La cuestión del alcance y formato del evento sigue siendo parte de la consulta en curso.

Votación de Miembros No Pertenecientes a la Junta

Daniel T propuso permitir que los miembros no pertenecientes a la junta, Pepe C y Daniela M S, participaran en la votación dadas sus perspectivas críticas. Michelle T no estuvo de acuerdo, señalando el posible conflicto de intereses de Daniela M S (como contratista remunerada). La junta procedió con una votación formal solo de miembros de la junta con siete miembros presentes (quórum alcanzado).

7. Extensión del Contrato de Daniela M S

Daniela M S salió de la sala para esta discusión. Daniel T propuso renovar su contrato por el siguiente mes de trabajo dada la decisión de proceder con el evento.

  • Pablo V se ofreció a financiar personalmente la extensión como un préstamo de miembro, que se documentaría formalmente como financiación OPEX a interés cero.
  • Ward D sugirió vincular el contrato a una fecha límite de venta de entradas.

Decisión: La junta votó por unanimidad renovar el contrato de Daniela M S, financiado por un préstamo de miembro de Pablo V.

8. Venta de Entradas

Ward D planteó preocupaciones sobre la falta de plazos para la venta de entradas. El consenso fue que no se podía anunciar inmediatamente una fecha de lanzamiento de venta de entradas — el tesorero (Peter) y Daniela M S necesitan reunirse primero para discutir escenarios, presupuestos y mitigación de riesgos.

Decisión: Los plazos de venta de entradas se anunciarán la próxima semana tras las discusiones con el tesorero.

9. Reunión de MetaLeads

Ward D preguntó sobre la próxima reunión de MetaLeads. Ben D confirmó que la estaba organizando. Daniela M S sugirió esperar hasta después de la llamada comunitaria del jueves para que la reunión pudiera abordar preguntas derivadas de la decisión de “go”.

Decisión: La reunión de MetaLeads se pospuso a la semana siguiente para permitir una mejor organización interna de los equipos. Una encuesta determinará la frecuencia de las reuniones.

Ben D identificó como prioridad inmediata consolidar los departamentos y equipos para abordar las carencias críticas de voluntarios.

10. Administrativo

Daniel T recordó a todos que iniciaran sesión en la aplicación Humans para aprobar colaboradores. Se señaló a una persona en trámite como posible líder de strike.

Puntos de Acción

  1. Peter D — Enviar los detalles de correcciones de los estatutos a Pepe C (objetivo: miércoles)
  2. Pepe C — Preparar los documentos de enmienda de los estatutos para su firma por los ocho miembros con derecho a voto (objetivo: esta semana)
  3. Pablo V y Pepe C — Negociar con los asesores legales un plazo de soporte extendido (6–9 meses) con pagos basados en hitos; informar para el jueves
  4. Daniela M S y Michelle T — Iniciar conversación sobre la mejora de la estrategia de comunicaciones de la asociación
  5. Ben D — Elaborar un comunicado público más completo para publicar el jueves
  6. Ben D — Informar a los líderes sobre el calendario de la reunión de MetaLeads; continuar con la planificación de departamentos
  7. Peter D y Daniela M S — Reunirse con el tesorero para discutir escenarios de venta de entradas, presupuestos y mitigación de riesgos
  8. Todos los miembros de la junta — Iniciar sesión en la aplicación Humans para aprobar colaboradores pendientes

En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.

Membres du conseil présents : Ben D, Peter D, Pablo V, Chris T O, Ward D, Daniel T, Michelle T, Victor P
Participants non membres du conseil : Pepe C (Conseiller juridique), Daniela M S (Directrice de production)

Note : Le conseil a voté lors de cette réunion pour publier ces procès-verbaux avec moins d’édition que d’habitude, afin de fournir à la communauté plus de détails sur la discussion go/no-go.

1. Revue de l’ordre du jour

L’ordre du jour a été examiné et accepté. Les points ont été ordonnés pour traiter en premier les sujets pouvant être résolus rapidement. Pablo V a proposé de déplacer la discussion sur le « Nouveau Site » après le point « Relations extérieures ». La proposition a été acceptée.

2. Tour de table

Les participants ont partagé leurs perspectives actuelles avant les points substantifs de l’ordre du jour :

  • Chris T O — Se sentait très bien ; a réservé ses commentaires pour la discussion sur le vote.
  • Pablo V — Sentait qu’un poids d’incertitude avait été levé ; plus léger et enthousiaste.
  • Ward D — Avait besoin de se mettre à jour, ayant manqué la semaine précédente et le vote.
  • Daniel T — A exprimé sa frustration et sa fatigue face au drame politique entourant la décision go/no-go ; espérait pouvoir passer à autre chose et se concentrer sur la planification de l’événement.
  • Pepe C — Espérait que le drame serait bientôt terminé.
  • Daniela M S — Fatiguée par le volume de lecture et d’écriture, mais enthousiasmée par la participation au vote, qui était étonnamment positive malgré les discussions négatives sur Discord.
  • Michelle T — A partagé de bonnes nouvelles personnelles ; de bonne humeur.
  • Ben D — Se sentait bien après un week-end reposant.

L’ordre du jour de la réunion précédente a été confirmé comme accepté.

3. Amendements aux statuts

Peter D a confirmé qu’il localiserait le document contenant les références croisées et corrections nécessaires pour les amendements proposés aux statuts, avec l’objectif de l’avoir prêt pour mercredi.

Le groupe a discuté de la nécessité d’une Assemblée Générale pour les amendements. Pepe C a confirmé que, puisque les huit membres votants étaient présents, ils pouvaient simplifier le processus en faisant signer le document directement par les huit.

Décision : Pepe C préparera les documents pour signature après réception des détails de corrections de Peter D. Objectif : compléter cette semaine.

4. Proposition de conseil juridique

Pablo V a présenté une proposition de conseil juridique couvrant le Code de conduite, le RGPD, les conditions générales et d’autres politiques.

  • Coût : 5 700 EUR (hors TVA)
  • Durée initiale : 3 mois de support
  • Négociation proposée : Étendre la période de support à 6–9 mois au même prix

Points clés de la discussion :

  • Peter D a jugé ~500 EUR/mois raisonnable et a préféré étendre à une année complète pour éviter toute ambiguïté sur les coûts juridiques annuels.
  • Ben D a confirmé qu’il n’y avait aucun inconvénient à accepter l’accord puis à négocier une durée plus longue.
  • Pepe C a conseillé d’étendre la durée à au moins six mois en raison de l’exécution lente attendue, et a suggéré d’ajouter des jalons afin que le paiement soit basé sur les livrables plutôt que sur un calendrier fixe, transférant le risque de retards aux avocats.
  • Daniel T a proposé de couvrir le premier versement, pour alléger la charge financière immédiate pendant la mise en place du compte bancaire de l’association.

Décision : Le conseil a autorisé l’acceptation du prix et de la structure en trois paiements, et a autorisé Pablo V et Pepe C à négocier une clause de suivi étendant le support à 6–9 mois avec des paiements basés sur des jalons. Mise à jour attendue pour jeudi.

5. Mise à jour des relations extérieures

Pepe C a fourni une brève mise à jour. L’objectif principal actuel est d’établir des canaux de communication directe entre avocats. Chris T O a proposé de participer à toute réunion en personne si nécessaire.

6. Résultats du vote Go/No-Go — Discussion

Le vote communautaire sur la tenue d’un événement a donné 65 % Oui. Daniel T a ouvert la discussion, notant que le résultat était déjà interprété de diverses manières sur les canaux communautaires. Il a souligné la nécessité pour le conseil de convenir d’un bref communiqué le jour même et d’un communiqué plus complet pour la réunion communautaire de jeudi.

Positions individuelles

Daniel T

Personnellement déçu que le vote Oui n’ait pas dépassé 70 %. A signalé une confusion lors du processus de vote simultané et a exhorté le conseil à simplifier les votes futurs. A interprété les 65 % de Oui comme un mandat pour « un certain type d’événement ».

Chris T O

A noté que la participation et le pourcentage étaient environ 10 points de pourcentage inférieurs aux 75 % espérés, ce qui soulève des questions de gouvernance et sur la nature de l’événement. Inquiet de la perception d’un faible enthousiasme pour le « Oui » et a suggéré d’enquêter sur les préoccupations ayant conduit les gens à voter « Non » — potentiellement pour répondre à ces préoccupations et les rallier. A suggéré de potentiellement restructurer l’événement en un « événement de travail ».

Pepe C (non membre du conseil)

Sentiments mitigés. A considéré le résultat comme positif et exploitable malgré la dispersion. A insisté sur la nécessité de montrer de la clarté pour stimuler l’enthousiasme. A souligné l’importance de distinguer entre ceux qui ne changeront jamais d’avis et ceux qui sont simplement prudents — le groupe prudent peut potentiellement être convaincu.

Daniela M S (non membre du conseil)

A offert une perspective plus optimiste : la participation de 67,2 % des électeurs était assez élevée et réussie, surtout comparée aux niveaux de participation typiques pour des votes communautaires similaires. A estimé que le bruit de l’opposition se concentrait sur Discord et ne représentait pas la communauté dans son ensemble. A rapporté que, d’après ses conversations avec les responsables de départements, la situation des bénévoles et les signaux de crise n’étaient pas aussi graves que perçus, des personnes travaillant activement sur des solutions. A insisté sur la nécessité d’une équipe de communication dédiée pour diffuser l’information et contrer les récits négatifs, citant l’importance de ce rôle dans d’autres burns.

Ben D

A considéré les 65 % comme un résultat ambigu au milieu — un vote Oui réussi mais sans certitude écrasante. A trouvé encourageant le 80 % de volonté de participer (parmi les votants Oui et Non), suggérant que de nombreux votants du Non s’impliqueraient si le conseil décidait de poursuivre. S’est orienté vers une décision positive de « allons-y » basée sur les chiffres et le principe qu’un organe central doit mobiliser les gens vers l’action. A souligné que poursuivre n’a de sens que si l’événement s’attaque activement à l’épuisement et se concentre sur la conception organisationnelle et la planification de la durabilité. A identifié deux risques critiques : (1) le risque de nuire à l’événement ou à la communauté pour les éditions futures, et (2) la viabilité financière de l’événement.

Michelle T

Surprise par le taux élevé de 35 % de Non, le trouvant étonnamment haut. A approuvé l’idée d’organiser une rencontre pour que les votants du Non expriment leurs raisons. A fait écho au sentiment que l’organisation a historiquement mal géré les communications et a besoin d’une amélioration massive. A exprimé son intérêt pour explorer un format d’événement différent, voyant la situation actuelle comme une opportunité de repenser et de différencier l’événement. A déclaré ne pas être convaincue que prendre une année de pause entraînerait une perte de participants, suggérant que cela pourrait fournir du temps pour « élaguer les choses ».

Ward D

A noté que sur les 42 votants du Non, seuls 15 ont déclaré qu’ils ne participeraient pas à l’événement s’il avait lieu, mais a souligné qu’il faut suffisamment de bénévoles pour les rôles essentiels. A soulevé la préoccupation (de Tyche) que les personnes qui promettent d’aider ne tiennent souvent pas leur engagement, surtout si elles ne participent pas à l’événement. A signalé que l’événement a des coûts fixes de démarrage élevés, ce qui signifie qu’une participation réduite pourrait nécessiter des prix de billets plus élevés. A estimé qu’ils perdaient des bénévoles potentiels chaque semaine à mesure que les gens faisaient d’autres projets, et a insisté sur l’urgence. A suggéré de donner la priorité aux billets à bas prix pour les personnes prêtes à travailler sur la construction anticipée.

Victor P

D’accord avec Ben D et Daniela M S. A recommandé de décider « Go ». A reconnu que le vote était imparfait mais a souligné la réponse enthousiaste et l’élan sans précédent actuel d’auto-organisation sur Discord.

Pablo V

A conclu que la gouvernance avait fonctionné efficacement — le résultat de deux contre un de Oui par rapport au Non fournit une préférence communautaire claire pour la tenue d’un événement. A identifié le principal défi comme la prévention de l’épuisement des personnes clés. A proposé de communiquer l’événement comme délibérément réduit en échelle, réduisant intentionnellement la portée pour le rendre plus facile à gérer et construire une nouvelle expérience et confiance. A souligné l’importance d’attirer une nouvelle énergie, car le groupe central actuel vieillit.

Décision du conseil sur le Go/No-Go

Le conseil a décidé de procéder à un événement du 7 au 12 juillet 2026. Le communiqué suivant a été publié :

« Le Conseil a voté pour ratifier la recommandation Go/No-Go : nous sommes GO pour un événement à Monegros du 7 au 12 juillet 2026, après examen du vote et des retours de la communauté. Plus de détails jeudi à 20h00 CET / 19h00 UK https://meet.google.com/ers-prkd-rzt »

Ben D élaborera un communiqué plus complet et détaillé pour publication jeudi lors de la réunion communautaire.

Note sur la portée : Bien que plusieurs membres aient exprimé des avis sur l’échelle et le format de l’événement (certains en faveur d’une approche réduite, d’autres explorant des formats différents), aucune décision formelle n’a été prise sur l’échelle ou la nature de l’événement — seulement qu’un événement aura lieu. La question de la portée et du format de l’événement reste partie de la consultation en cours.

Vote des membres non membres du conseil

Daniel T a proposé de permettre aux non-membres du conseil, Pepe C et Daniela M S, de participer au vote étant donné leurs perspectives essentielles. Michelle T n’était pas d’accord, notant le potentiel conflit d’intérêts de Daniela M S (en tant que prestataire rémunérée). Le conseil a procédé à un vote formel réservé aux membres du conseil avec sept membres présents (quorum atteint).

7. Extension du contrat de Daniela M S

Daniela M S a quitté la salle pour cette discussion. Daniel T a proposé de renouveler son contrat pour le mois de travail suivant, étant donné la décision de poursuivre avec l’événement.

  • Pablo V a proposé de financer personnellement l’extension sous forme de prêt de membre, à documenter formellement comme financement OPEX à taux zéro.
  • Ward D a suggéré de lier le contrat à une date limite de mise en vente des billets.

Décision : Le conseil a voté à l’unanimité le renouvellement du contrat de Daniela M S, financé par un prêt de membre de Pablo V.

8. Billetterie

Ward D a soulevé des préoccupations quant à l’absence de dates limites pour la vente de billets. Le consensus était qu’une date de lancement de la billetterie ne pouvait pas être annoncée immédiatement — le trésorier (Peter) et Daniela M S doivent d’abord se réunir pour discuter des scénarios, budgets et mesures d’atténuation des risques.

Décision : Les délais de billetterie seront annoncés la semaine prochaine après les discussions avec le trésorier.

9. Réunion MetaLeads

Ward D a demandé quand aurait lieu la prochaine réunion MetaLeads. Ben D a confirmé qu’il l’organisait. Daniela M S a suggéré d’attendre après l’appel communautaire de jeudi afin que la réunion puisse traiter les questions découlant de la décision « go ».

Décision : La réunion MetaLeads a été reportée à la semaine suivante pour permettre une meilleure organisation interne des équipes. Un sondage déterminera la fréquence des réunions.

Ben D a identifié comme priorité immédiate de consolider les départements et équipes pour combler les lacunes critiques en bénévoles.

10. Administratif

Daniel T a rappelé à tous de se connecter à l’application Humans pour approuver les collaborateurs. Une personne en cours de traitement a été signalée comme potentiel responsable de strike.

Points d’action

  1. Peter D — Envoyer les détails de correction des statuts à Pepe C (objectif : mercredi)
  2. Pepe C — Préparer les documents d’amendement des statuts pour signature par les huit membres votants (objectif : cette semaine)
  3. Pablo V et Pepe C — Négocier avec les conseillers juridiques un support étendu (6–9 mois) avec des paiements basés sur des jalons ; rendre compte d’ici jeudi
  4. Daniela M S et Michelle T — Engager une conversation sur l’amélioration de la stratégie de communication de l’association
  5. Ben D — Élaborer un communiqué public plus complet pour publication jeudi
  6. Ben D — Informer les responsables du calendrier de la réunion MetaLeads ; poursuivre la planification des départements
  7. Peter D et Daniela M S — Se réunir avec le trésorier pour discuter des scénarios de billetterie, des budgets et de l’atténuation des risques
  8. Tous les membres du conseil — Se connecter à l’application Humans pour approuver les collaborateurs en attente

In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.

Membri del consiglio presenti: Ben D, Peter D, Pablo V, Chris T O, Ward D, Daniel T, Michelle T, Victor P
Partecipanti non membri del consiglio: Pepe C (Consulente Legale), Daniela M S (Responsabile di Produzione)

Nota: Durante questa riunione il consiglio ha votato per pubblicare questi verbali con meno revisione del solito, al fine di fornire alla comunità maggiori dettagli sulla discussione go/no-go.

1. Revisione dell’ordine del giorno

L’ordine del giorno è stato esaminato e approvato. I punti sono stati ordinati per affrontare prima le questioni più rapide da risolvere. Pablo V ha proposto di spostare la discussione sul “Nuovo Sito” dopo il punto “Relazioni Esterne”. La proposta è stata accettata.

2. Giro di tavolo

I partecipanti hanno condiviso le loro prospettive attuali prima di passare all’ordine del giorno sostanziale:

  • Chris T O — Si sentiva bene, riservando i propri pensieri per la discussione sul voto.
  • Pablo V — Sentiva che il peso dell’incertezza si era sollevato; più leggero ed entusiasta.
  • Ward D — Aveva bisogno di aggiornarsi, avendo perso la settimana precedente e la votazione.
  • Daniel T — Ha espresso frustrazione e stanchezza per il dramma politico attorno alla decisione go/no-go; sperava di superarlo e concentrarsi sulla pianificazione dell’evento.
  • Pepe C — Speranzoso che il dramma finisse presto.
  • Daniela M S — Stanca per la mole di letture e scritture, ma entusiasta della partecipazione al voto, che è stata inaspettatamente positiva nonostante le discussioni negative su Discord.
  • Michelle T — Ha condiviso buone notizie personali; di buon umore.
  • Ben D — Si sentiva bene dopo un fine settimana rilassante.

L’ordine del giorno della riunione precedente è stato confermato come approvato.

3. Modifiche allo statuto

Peter D ha confermato che avrebbe individuato il documento con i riferimenti incrociati e le correzioni necessarie per le modifiche statutarie proposte, con l’obiettivo di averlo pronto entro mercoledì.

Il gruppo ha discusso se fosse necessaria un’Assemblea Generale per le modifiche. Pepe C ha confermato che, essendo presenti tutti e otto i membri votanti, il processo poteva essere semplificato facendo firmare direttamente il documento a tutti e otto.

Decisione: Pepe C preparerà i documenti per la firma dopo aver ricevuto i dettagli delle correzioni da Peter D. Obiettivo: completamento entro questa settimana.

4. Proposta di consulenza legale

Pablo V ha presentato una proposta di consulenza legale riguardante il Codice di Condotta, il GDPR, i termini e le condizioni e altre politiche.

  • Costo: 5.700 EUR (più IVA)
  • Durata iniziale: 3 mesi di supporto
  • Negoziazione proposta: Estendere il periodo di supporto a 6–9 mesi allo stesso prezzo

Punti chiave della discussione:

  • Peter D ha ritenuto ragionevoli circa 500 EUR/mese e ha preferito estendere a un anno intero per evitare ambiguità sui costi legali annuali.
  • Ben D ha confermato che non c’era alcuno svantaggio nell’accettare l’accordo per poi negoziare una durata più lunga.
  • Pepe C ha consigliato di estendere il termine ad almeno sei mesi a causa della prevista lentezza nell’esecuzione, e ha suggerito di aggiungere tappe intermedie affinché il pagamento sia basato sulle consegne piuttosto che su un calendario fisso, trasferendo il rischio dei ritardi agli avvocati.
  • Daniel T si è offerto di coprire la prima rata di pagamento, per alleviare l’onere finanziario immediato mentre viene aperto il conto bancario dell’associazione.

Decisione: Il consiglio ha autorizzato l’accettazione del prezzo e della struttura a tre pagamenti, e ha autorizzato Pablo V e Pepe C a negoziare una clausola di follow-up che estenda il supporto a 6–9 mesi con pagamenti basati su tappe intermedie. Aggiornamento previsto entro giovedì.

5. Aggiornamento sulle relazioni esterne

Pepe C ha fornito un breve aggiornamento. L’obiettivo principale attuale è stabilire canali di comunicazione diretta tra avvocati. Chris T O si è offerto di partecipare a eventuali incontri di persona se utile.

6. Risultati del voto Go/No-Go — Discussione

Il voto della comunità sulla possibilità di procedere con un evento ha dato un risultato del 65% Sì. Daniel T ha aperto la discussione, notando che il risultato veniva già interpretato in vari modi sui canali della comunità. Ha sottolineato la necessità che il consiglio concordasse su una breve dichiarazione in giornata e su una più completa entro la riunione comunitaria di giovedì.

Posizioni individuali

Daniel T

Personalmente deluso che il voto Sì non avesse superato il 70%. Ha notato confusione durante il processo di voto simultaneo e ha esortato il consiglio a semplificare le votazioni future. Ha interpretato il 65% di Sì come un mandato per “un qualche tipo di evento”.

Chris T O

Ha osservato che l’affluenza e la percentuale erano circa 10 punti percentuali inferiori al 75% sperato, il che solleva questioni sulla governance e sulla natura dell’evento. Preoccupato per il percepito scarso entusiasmo per il “Sì”, ha suggerito di indagare quali preoccupazioni avessero portato le persone a votare “No” — potenzialmente per affrontare tali preoccupazioni e coinvolgerle. Ha suggerito di ristrutturare eventualmente l’evento in un “evento di lavoro”.

Pepe C (non membro del consiglio)

Sentimenti contrastanti. Ha considerato il risultato positivo e gestibile nonostante la distribuzione. Ha sottolineato la necessità di mostrare chiarezza per aumentare l’entusiasmo. Ha enfatizzato l’importanza di distinguere tra coloro che non cambieranno mai idea e coloro che sono solo cauti — il gruppo dei cauti può potenzialmente essere conquistato.

Daniela M S (non membro del consiglio)

Ha offerto una prospettiva più ottimista: la partecipazione al voto del 67,2% era piuttosto alta e positiva, specialmente rispetto ai livelli tipici di partecipazione per votazioni comunitarie simili. Riteneva che l’opposizione rumorosa fosse concentrata su Discord e non rappresentasse la comunità più ampia. Ha riferito che, in base alle conversazioni con i responsabili dei dipartimenti, la situazione dei volontari e le criticità non erano così gravi come percepite, con persone che lavoravano attivamente alle soluzioni. Ha insistito sulla necessità di un team di comunicazione dedicato per diffondere informazioni e contrastare le narrazioni negative, citando l’importanza di questo ruolo in altri burn.

Ben D

Ha visto il 65% come ambiguamente nel mezzo — un voto Sì riuscito ma non una certezza schiacciante. Ha trovato incoraggiante l’80% di disponibilità a partecipare (sia da parte dei votanti Sì che No), suggerendo che molti votanti No si sarebbero impegnati se il consiglio avesse deciso di procedere. Propendeva per una decisione positiva “facciamolo” basata sui numeri e sul principio che un organo centrale dovrebbe mobilitare le persone verso l’azione. Ha sottolineato che procedere ha senso solo se l’evento affronta attivamente il burnout e si concentra sulla progettazione organizzativa e sulla pianificazione della sostenibilità. Ha identificato due rischi critici: (1) il rischio di danneggiare l’evento o la comunità per le edizioni future, e (2) la sostenibilità finanziaria dell’evento.

Michelle T

Sorpresa dall’alto 35% di No, trovandolo sorprendentemente elevato. Ha concordato con l’idea di organizzare un incontro per i votanti No per esprimere le loro ragioni. Ha fatto eco al sentimento che l’organizzazione ha storicamente gestito male la comunicazione e necessita di un miglioramento massiccio. Ha espresso interesse nell’esplorare un formato diverso per l’evento, vedendo la situazione attuale come un’opportunità per ripensare e differenziare l’evento. Ha dichiarato di non essere convinta che prendersi un anno di pausa avrebbe comportato la perdita di persone, suggerendo che potrebbe fornire tempo per “potare le cose”.

Ward D

Ha notato che dei 42 votanti No, solo 15 hanno detto che non avrebbero partecipato all’evento se fosse andato avanti, ma ha sottolineato che devono esserci abbastanza volontari per i ruoli cruciali. Ha sollevato la preoccupazione (da Tyche) che le persone che promettono di aiutare spesso non mantengono l’impegno, specialmente se non partecipano all’evento. Ha fatto notare che l’evento ha alti costi fissi di avvio, il che significa che una minore partecipazione potrebbe richiedere prezzi dei biglietti più alti. Sentiva che si stavano perdendo potenziali volontari ogni settimana poiché le persone facevano altri piani, e ha sollecitato urgenza. Ha suggerito di dare priorità ai biglietti a basso reddito per le persone disposte a lavorare alla costruzione anticipata.

Victor P

D’accordo con Ben D e Daniela M S. Ha raccomandato di decidere “Go”. Ha riconosciuto che il voto era imperfetto ma ha evidenziato la risposta entusiasta e l’attuale slancio senza precedenti di auto-organizzazione su Discord.

Pablo V

Ha concluso che la governance aveva funzionato efficacemente — il risultato di due a uno tra Sì e No fornisce una chiara preferenza della comunità per procedere con un evento. Ha identificato la sfida principale nel prevenire il burnout delle persone chiave. Ha proposto di comunicare l’evento come deliberatamente ridimensionato, riducendo intenzionalmente la portata per renderlo più facile da gestire e costruire nuova esperienza e fiducia. Ha sottolineato l’importanza di attrarre nuove energie, poiché il gruppo centrale attuale sta invecchiando.

Decisione del consiglio su Go/No-Go

Il consiglio ha concordato di procedere con un evento dal 7 al 12 luglio 2026. La seguente dichiarazione è stata rilasciata:

“Il Consiglio ha votato per ratificare la raccomandazione Go/No-Go: siamo GO per un evento a Monegros il 7-12 luglio 2026, dopo aver considerato il voto e il feedback della comunità. Maggiori dettagli giovedì alle 20:00 CET / 19:00 UK https://meet.google.com/ers-prkd-rzt”

Ben D elaborerà una dichiarazione più completa e dettagliata da rilasciare giovedì alla riunione comunitaria.

Nota sulla portata: Mentre diversi membri hanno espresso opinioni sulla scala e il formato dell’evento (alcuni favorevoli a un approccio ridimensionato, altri interessati a esplorare formati diversi), non è stata presa alcuna decisione formale sulla scala o la natura dell’evento — solo che un evento avrà luogo. La questione della portata e del formato dell’evento rimane parte della consultazione in corso.

Voto dei membri non del consiglio

Daniel T ha proposto di permettere ai non membri del consiglio Pepe C e Daniela M S di partecipare al voto, date le loro prospettive critiche. Michelle T ha dissentito, notando il potenziale conflitto di interessi di Daniela M S (in quanto collaboratrice retribuita). Il consiglio ha proceduto con un voto formale riservato ai soli membri del consiglio, con sette membri presenti (quorum raggiunto).

7. Estensione del contratto di Daniela M S

Daniela M S si è allontanata per questa discussione. Daniel T ha proposto di rinnovare il suo contratto per il mese successivo di lavoro, data la decisione di procedere con l’evento.

  • Pablo V si è offerto di finanziare personalmente l’estensione come prestito di un membro, da documentare formalmente come finanziamento OPEX a tasso zero.
  • Ward D ha suggerito di collegare il contratto a una scadenza per la vendita dei biglietti.

Decisione: Il consiglio ha votato all’unanimità per rinnovare il contratto di Daniela M S, finanziato da un prestito di un membro da parte di Pablo V.

8. Biglietteria

Ward D ha sollevato preoccupazioni sulla mancanza di scadenze per la vendita dei biglietti. Il consenso è stato che una data di lancio della biglietteria non potesse essere annunciata immediatamente — il tesoriere (Peter) e Daniela M S devono prima incontrarsi per discutere scenari, budget e mitigazione dei rischi.

Decisione: Le tempistiche per la biglietteria saranno annunciate la prossima settimana dopo le discussioni con il tesoriere.

9. Riunione MetaLeads

Ward D ha chiesto informazioni sulla prossima riunione MetaLeads. Ben D ha confermato che la stava organizzando. Daniela M S ha suggerito di aspettare fino a dopo la call comunitaria di giovedì, così che la riunione potesse affrontare le domande derivanti dalla decisione “go”.

Decisione: Riunione MetaLeads posticipata alla settimana successiva per consentire una migliore organizzazione interna dei team. Un sondaggio determinerà la frequenza delle riunioni.

Ben D ha identificato come priorità immediata la definizione dei dipartimenti e dei team per affrontare le lacune critiche nei volontari.

10. Amministrazione

Daniel T ha ricordato a tutti di accedere all’app Humans per approvare i collaboratori. Una persona nella pipeline è stata segnalata come potenziale responsabile dello strike.

Azioni da intraprendere

  1. Peter D — Inviare i dettagli delle correzioni allo statuto a Pepe C (obiettivo: mercoledì)
  2. Pepe C — Preparare i documenti di modifica dello statuto per la firma di tutti e otto i membri votanti (obiettivo: questa settimana)
  3. Pablo V & Pepe C — Negoziare con i consulenti legali per un periodo di supporto esteso (6–9 mesi) con pagamenti basati su tappe intermedie; aggiornamento entro giovedì
  4. Daniela M S & Michelle T — Avviare una conversazione sul miglioramento della strategia di comunicazione dell’associazione
  5. Ben D — Elaborare una dichiarazione pubblica più completa da rilasciare giovedì
  6. Ben D — Informare i responsabili sui tempi della riunione MetaLeads; continuare la pianificazione dei dipartimenti
  7. Peter D & Daniela M S — Incontro con il tesoriere per discutere scenari di biglietteria, budget e mitigazione dei rischi
  8. Tutti i membri del consiglio — Accedere all’app Humans per approvare i collaboratori in attesa

Im Falle von Abweichungen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.

Anwesende Vorstandsmitglieder: Ben D, Peter D, Pablo V, Chris T O, Ward D, Daniel T, Michelle T, Victor P
Teilnehmer ohne Vorstandsmandat: Pepe C (Rechtsberater), Daniela M S (Produktionsleiterin)

Hinweis: Der Vorstand hat während dieser Sitzung beschlossen, dieses Protokoll mit weniger Bereinigung als üblich zu veröffentlichen, um der Gemeinschaft mehr Details zur Go/No-Go-Diskussion zu liefern.

1. Überprüfung der Tagesordnung

Die Tagesordnung wurde geprüft und angenommen. Die Punkte wurden so geordnet, dass schnell lösbare Angelegenheiten zuerst behandelt werden. Pablo V schlug vor, die Diskussion über die “Neue Website” nach dem Punkt “Außenbeziehungen” zu verschieben. Dies wurde angenommen.

2. Eingangsrunde

Die Teilnehmer teilten ihre aktuellen Perspektiven vor der inhaltlichen Tagesordnung:

  • Chris T O — Fühlte sich gut, behielt seine Gedanken für die Abstimmungsdiskussion zurück.
  • Pablo V — Spürte, dass die Last der Ungewissheit von ihm abgefallen war; leichter und voller Vorfreude.
  • Ward D — Musste sich erst auf den neuesten Stand bringen, da er die Vorwoche und die Abstimmung verpasst hatte.
  • Daniel T — Äußerte Frustration und Müdigkeit über das politische Drama rund um die Go/No-Go-Entscheidung; hoffte, dies hinter sich zu lassen und sich auf die Veranstaltungsplanung zu konzentrieren.
  • Pepe C — Hoffnungsvoll, dass das Drama bald vorbei sein würde.
  • Daniela M S — Müde vom Umfang der Lese- und Schreibarbeit, aber begeistert von der Wahlbeteiligung, die trotz negativer Diskussionen auf Discord unerwartet positiv war.
  • Michelle T — Teilte persönliche gute Neuigkeiten; in guter Stimmung.
  • Ben D — Fühlte sich gut nach einem erholsamen Wochenende.

Die Tagesordnung der vorangegangenen Sitzung wurde als angenommen bestätigt.

3. Satzungsänderungen

Peter D bestätigte, dass er das Dokument mit den erforderlichen Querverweisen und Bereinigungen für die vorgeschlagenen Satzungsänderungen ausfindig machen würde, mit dem Ziel, es bis Mittwoch fertig zu haben.

Die Gruppe diskutierte, ob für die Änderungen eine Generalversammlung erforderlich wäre. Pepe C bestätigte, dass der Prozess vereinfacht werden könne, da alle acht stimmberechtigten Mitglieder anwesend waren, indem alle acht das Dokument direkt unterzeichnen.

Beschluss: Pepe C wird die Dokumente zur Unterzeichnung vorbereiten, nachdem er die Bereinigungsdetails von Peter D erhalten hat. Ziel: Abschluss in dieser Woche.

4. Vorschlag für Rechtsberatung

Pablo V stellte einen Vorschlag für Rechtsberatung vor, der den Verhaltenskodex, die DSGVO, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und weitere Richtlinien umfasst.

  • Kosten: 5.700 EUR (zzgl. MwSt.)
  • Anfängliche Laufzeit: 3 Monate Unterstützung
  • Vorgeschlagene Verhandlung: Verlängerung des Unterstützungszeitraums auf 6–9 Monate zum gleichen Preis

Wesentliche Diskussionspunkte:

  • Peter D hielt ca. 500 EUR/Monat für angemessen und bevorzugte eine Verlängerung auf ein ganzes Jahr, um Unklarheiten über die jährlichen Rechtskosten zu vermeiden.
  • Ben D bestätigte, dass es keinen Nachteil habe, die Vereinbarung anzunehmen und anschließend eine längere Laufzeit auszuhandeln.
  • Pepe C riet dazu, die Laufzeit auf mindestens sechs Monate zu verlängern, da mit einer langsamen Umsetzung zu rechnen sei, und schlug vor, Meilensteine hinzuzufügen, damit die Zahlung auf der Lieferung basiert statt auf einem festen Zeitplan, wodurch das Verzögerungsrisiko auf die Anwälte übertragen wird.
  • Daniel T bot an, die erste Zahlungsrate zu übernehmen, um die unmittelbare finanzielle Belastung zu lindern, während das Bankkonto des Vereins eingerichtet wird.

Beschluss: Der Vorstand genehmigte die Annahme des Preises und der Drei-Raten-Struktur und ermächtigte Pablo V und Pepe C, eine Folgeklausel auszuhandeln, die die Unterstützung auf 6–9 Monate mit meilensteinbasierten Zahlungen verlängert. Aktualisierung bis Donnerstag erwartet.

5. Aktualisierung der Außenbeziehungen

Pepe C gab ein kurzes Update. Das primäre aktuelle Ziel ist die Einrichtung direkter Kommunikationskanäle zwischen den Anwälten. Chris T O bot an, bei Bedarf an persönlichen Treffen teilzunehmen.

6. Ergebnisse der Go/No-Go-Abstimmung — Diskussion

Die Abstimmung der Gemeinschaft darüber, ob eine Veranstaltung stattfinden soll, ergab 65% Ja. Daniel T eröffnete die Diskussion und stellte fest, dass das Ergebnis in den Gemeinschaftskanälen bereits auf verschiedene Weise interpretiert wurde. Er betonte die Notwendigkeit, dass der Vorstand sich noch am selben Tag auf eine kurze Erklärung und bis zur Gemeinschaftsversammlung am Donnerstag auf eine umfassendere einigt.

Einzelne Positionen

Daniel T

Persönlich enttäuscht, dass das Ja-Ergebnis nicht über 70% lag. Stellte Verwirrung während des gleichzeitigen Abstimmungsprozesses fest und forderte den Vorstand auf, künftige Abstimmungen zu vereinfachen. Interpretierte die 65% Ja als Mandat für “eine Art von Veranstaltung”.

Chris T O

Stellte fest, dass die Beteiligung und der Prozentsatz etwa 10 Prozentpunkte unter den erhofften 75% lagen, was Fragen zur Governance und zur Art der Veranstaltung aufwirft. Besorgt über den wahrgenommenen geringen Enthusiasmus für “Ja”, schlug er vor, zu untersuchen, welche Bedenken die Menschen dazu brachten, mit “Nein” zu stimmen — möglicherweise um diese Bedenken auszuräumen und sie zu gewinnen. Schlug vor, die Veranstaltung möglicherweise als “Arbeitsveranstaltung” umzustrukturieren.

Pepe C (kein Vorstandsmitglied)

Gemischte Gefühle. Betrachtete das Ergebnis als positiv und handhabbar trotz der Streuung. Betonte die Notwendigkeit, Klarheit zu zeigen, um die Begeisterung zu steigern. Hob die Bedeutung hervor, zwischen denen zu unterscheiden, die ihre Meinung nie ändern werden, und denen, die nur vorsichtig sind — die vorsichtige Gruppe kann potenziell überzeugt werden.

Daniela M S (kein Vorstandsmitglied)

Bot eine optimistischere Perspektive: Die Wahlbeteiligung von 67,2% war recht hoch und erfolgreich, insbesondere im Vergleich zu typischen Beteiligungsraten bei ähnlichen Gemeinschaftsabstimmungen. War der Meinung, dass der laute Widerstand auf Discord konzentriert war und nicht die breitere Gemeinschaft repräsentierte. Berichtete, dass die Freiwilligensituation und die Krisenzeichen laut Gesprächen mit den Abteilungsleitern nicht so schlimm waren wie wahrgenommen, da Menschen aktiv an Lösungen arbeiteten. Bestand auf der Notwendigkeit eines eigenen Kommunikationsteams, um Informationen zu verbreiten und negativen Narrativen entgegenzuwirken, und verwies auf die Bedeutung dieser Rolle bei anderen Burns.

Ben D

Betrachtete die 65% als zweideutig in der Mitte — ein erfolgreiches Ja-Ergebnis, aber keine überwältigende Gewissheit. Fand die 80%ige Bereitschaft zur Teilnahme (sowohl von Ja- als auch von Nein-Wählern) ermutigend, was darauf hindeutet, dass viele Nein-Wähler sich engagieren würden, falls der Vorstand beschließt fortzufahren. Tendierte zu einer positiven “Lasst es uns tun”-Entscheidung auf Grundlage der Zahlen und des Prinzips, dass ein zentrales Gremium Menschen zum Handeln mobilisieren sollte. Betonte, dass ein Fortfahren nur sinnvoll sei, wenn die Veranstaltung aktiv Burnout angeht und sich auf organisatorische Gestaltung und Nachhaltigkeitsplanung konzentriert. Identifizierte zwei kritische Risiken: (1) das Risiko, die Veranstaltung oder Gemeinschaft für zukünftige Ausgaben zu schädigen, und (2) die finanzielle Tragfähigkeit der Veranstaltung.

Michelle T

Überrascht von der hohen Nein-Quote von 35%, die sie als überraschend hoch empfand. Stimmte der Idee zu, ein Treffen für Nein-Wähler abzuhalten, um ihre Gründe darzulegen. Teilte die Einschätzung, dass die Organisation historisch schlecht kommuniziert hat und eine massive Verbesserung braucht. Zeigte Interesse daran, ein anderes Veranstaltungsformat zu erkunden, und sah die aktuelle Situation als Gelegenheit, die Veranstaltung neu zu denken und zu differenzieren. Erklärte, sie sei nicht überzeugt, dass eine einjährige Pause zum Verlust von Menschen führen würde, und meinte, es könnte Zeit bieten, “zurückzuschneiden”.

Ward D

Stellte fest, dass von den 42 Nein-Wählern nur 15 sagten, sie würden nicht an der Veranstaltung teilnehmen, falls sie stattfindet, betonte aber, dass genügend Freiwillige für entscheidende Rollen vorhanden sein müssen. Brachte die Sorge (von Tyche) vor, dass Menschen, die versprechen zu helfen, oft nicht durchhalten, besonders wenn sie nicht an der Veranstaltung teilnehmen. Wies darauf hin, dass die Veranstaltung hohe fixe Anlaufkosten hat, was bedeutet, dass eine geringere Teilnehmerzahl höhere Ticketpreise erfordern könnte. Hatte das Gefühl, dass jede Woche potenzielle Freiwillige verloren gehen, da die Leute andere Pläne machen, und drängte auf Dringlichkeit. Schlug vor, Tickets für Geringverdiener für Personen zu priorisieren, die bereit sind, beim frühen Aufbau mitzuarbeiten.

Victor P

Stimmte Ben D und Daniela M S zu. Empfahl die Entscheidung “Go”. Räumte ein, dass die Abstimmung nicht perfekt war, hob aber die enthusiastische Resonanz und das gegenwärtig beispiellose Momentum der Selbstorganisation auf Discord hervor.

Pablo V

Kam zu dem Schluss, dass die Governance effektiv funktioniert hatte — das Zwei-zu-Eins-Ergebnis von Ja zu Nein zeigt eine klare Präferenz der Gemeinschaft für die Durchführung einer Veranstaltung. Identifizierte als größte Herausforderung, zu verhindern, dass Schlüsselpersonen ausbrennen. Schlug vor, die Veranstaltung als bewusst reduziert zu kommunizieren, den Umfang absichtlich zu verringern, um sie einfacher durchführbar zu machen und neue Erfahrung und Vertrauen aufzubauen. Betonte die Bedeutung, neue Energie zu gewinnen, da die aktuelle Kerngruppe älter wird.

Vorstandsbeschluss zu Go/No-Go

Der Vorstand beschloss, eine Veranstaltung vom 7. bis 12. Juli 2026 durchzuführen. Die folgende Erklärung wurde veröffentlicht:

“Der Vorstand hat abgestimmt, die Go/No-Go-Empfehlung zu ratifizieren: Wir sind GO für eine Veranstaltung in Monegros am 7.-12. Juli 2026, nach Berücksichtigung der Abstimmung und des Feedbacks der Gemeinschaft. Weitere Details am Donnerstag um 20:00 CET / 19:00 UK https://meet.google.com/ers-prkd-rzt”

Ben D wird eine ausführlichere, detailliertere Erklärung ausarbeiten, die am Donnerstag bei der Gemeinschaftsversammlung veröffentlicht wird.

Anmerkung zum Umfang: Während mehrere Mitglieder Meinungen über Größe und Format der Veranstaltung äußerten (einige für einen reduzierten Ansatz, andere für die Erkundung anderer Formate), wurde keine formelle Entscheidung über den Umfang oder die Art der Veranstaltung getroffen — nur, dass eine Veranstaltung stattfinden wird. Die Frage des Veranstaltungsumfangs und -formats bleibt Teil der laufenden Konsultation.

Stimmrecht für Nicht-Vorstandsmitglieder

Daniel T schlug vor, den Nicht-Vorstandsmitgliedern Pepe C und Daniela M S angesichts ihrer wichtigen Perspektiven die Teilnahme an der Abstimmung zu ermöglichen. Michelle T widersprach und verwies auf den möglichen Interessenkonflikt von Daniela M S (als bezahlte Auftragnehmerin). Der Vorstand fuhr mit einer formellen Abstimmung nur der Vorstandsmitglieder fort, wobei sieben Mitglieder anwesend waren (Beschlussfähigkeit gegeben).

7. Verlängerung des Vertrags von Daniela M S

Daniela M S verließ den Raum für diese Diskussion. Daniel T schlug vor, ihren Vertrag für den nächsten Arbeitsmonat zu verlängern, angesichts des Beschlusses, mit der Veranstaltung fortzufahren.

  • Pablo V bot an, die Verlängerung persönlich als Mitgliedsdarlehen zu finanzieren, das formal als OPEX-Finanzierung zu null Zinsen dokumentiert wird.
  • Ward D schlug vor, den Vertrag an eine Frist für den Ticketverkauf zu knüpfen.

Beschluss: Der Vorstand stimmte einstimmig für die Verlängerung des Vertrags von Daniela M S, finanziert durch ein Mitgliedsdarlehen von Pablo V.

8. Ticketverkauf

Ward D äußerte Bedenken über fehlende Fristen für den Ticketverkauf. Der Konsens war, dass ein Startdatum für den Ticketverkauf nicht sofort angekündigt werden konnte — der Schatzmeister (Peter) und Daniela M S müssen sich zuerst treffen, um Szenarien, Budgets und Risikominderung zu besprechen.

Beschluss: Die Zeitpläne für den Ticketverkauf werden nächste Woche nach den Gesprächen mit dem Schatzmeister bekanntgegeben.

9. MetaLeads-Treffen

Ward D fragte nach dem nächsten MetaLeads-Treffen. Ben D bestätigte, dass er es organisiere. Daniela M S schlug vor, bis nach dem Gemeinschaftsanruf am Donnerstag zu warten, damit das Treffen Fragen behandeln kann, die sich aus der “Go”-Entscheidung ergeben.

Beschluss: MetaLeads-Treffen auf die folgende Woche verschoben, um eine bessere interne Organisation der Teams zu ermöglichen. Eine Umfrage wird die Häufigkeit der Treffen bestimmen.

Ben D identifizierte als unmittelbare Priorität die Festlegung von Abteilungen und Teams, um kritische Lücken bei den Freiwilligen zu schließen.

10. Verwaltung

Daniel T erinnerte alle daran, sich in der Humans-App anzumelden, um Mitarbeiter zu genehmigen. Eine Person in der Pipeline wurde als potenzielle Strike-Leitung vermerkt.

Aktionspunkte

  1. Peter D — Bereinigungsdetails zur Satzung an Pepe C senden (Ziel: Mittwoch)
  2. Pepe C — Dokumente zur Satzungsänderung zur Unterzeichnung durch alle acht stimmberechtigten Mitglieder vorbereiten (Ziel: diese Woche)
  3. Pablo V & Pepe C — Mit Rechtsberatern über eine verlängerte Unterstützungslaufzeit (6–9 Monate) mit meilensteinbasierten Zahlungen verhandeln; Rückmeldung bis Donnerstag
  4. Daniela M S & Michelle T — Gespräch über die Verbesserung der Kommunikationsstrategie des Vereins beginnen
  5. Ben D — Eine ausführlichere öffentliche Erklärung zur Veröffentlichung am Donnerstag ausarbeiten
  6. Ben D — Verantwortliche über den Zeitplan des MetaLeads-Treffens informieren; Abteilungsplanung fortsetzen
  7. Peter D & Daniela M S — Treffen mit dem Schatzmeister zur Besprechung von Ticketszenarien, Budgets und Risikominderung
  8. Alle Vorstandsmitglieder — In der Humans-App anmelden, um ausstehende Mitarbeiter zu genehmigen