NCA Board Meeting Minutes
Non-board attendees: Daniela (production consultant), Pepe (legal advisor)
Key Decisions
- Approve all pending collaborator applications — Board unanimously approved all individuals currently pending on the collaborator list.
- Event name poll to proceed — Name poll to be sent via OPA Vote to the same recipient list as the go/no-go poll, as soon as practical.
- Application approval process — Going forward, only the Secretary (Ben) will execute final approvals on the membership platform to prevent administrative errors.
- Ticketing strategy deferred — The board acknowledged ticketing pricing and refund policy as a complex topic requiring dedicated future discussion.
Discussion Summary
1. Bylaws Amendment
The bylaws amendment to enable asynchronous voting is in progress. A draft is expected shortly. Until statutory changes are implemented, formal voting on association membership is paused.
2. Organizational Decentralization
The board discussed the challenge of centralization — with board members becoming overwhelmed by the volume of work and communications, creating an unintended bottleneck. Proposed solutions include:
- Immediate: delegation and empowering team leads
- Short-term: building a volunteer management team
- Long-term: organizational design for decentralized coordination structures
- Creating an “internal comms” function to distribute communication load
The board agreed to ask the community for help at the evening’s community meeting.
3. External Relations
The board agreed that Pepe will lead and coordinate external relations, given his legal expertise, clarity of communication, and constructive approach.
4. Collaborator & Membership Management
The platform for managing membership (Humans) is now live and has replaced the previous Typeform-based application process. All links have been updated. An administrative error resulted in two people receiving incorrect welcome messages; the board confirmed no statutory approvals were affected, and the individuals are being notified.
5. Go/No-Go Poll
The go/no-go community poll was sent out earlier in the day and is running until Sunday night. Results will be reviewed by the board after the poll closes.
6. Event Name Poll
The board approved sending a rank-choice name poll for the event. Approximately 300 name suggestions were received and narrowed to a shortlist. The poll will be sent to the same list that received the go/no-go poll.
7. Ticket Sales & Pricing
The board discussed preliminary ticket sales projections:
- Target: approximately 1,000 tickets sold by end of April to be on track
- May 1 identified as a potential last-chance evaluation point before major expenses are committed
- 100% refund policy is required under Spanish law for public events
- The art/creativity budget presents a timing challenge (commitments made early, spending occurs later)
The board acknowledged this requires a more in-depth discussion and will be revisited.
Action Items
| Owner | Action |
|---|---|
| Ben | Send event name poll |
| Ben | Process pending collaborator approvals |
| Peter | Develop ticket sales projections |
| Pepe | Research refund policy feasibility |
| Ben / Daniela | Coordinate metalead role name poll |
| Pablo | Notify accidentally approved individuals of clerical error |
Minutes prepared from meeting recording and AI-generated notes. Reviewed for accuracy.
Asistentes no pertenecientes a la junta: Daniela (consultora de producción), Pepe (asesor legal)
Decisiones Clave
- Aprobar todas las solicitudes de colaboradores pendientes — La junta aprobó por unanimidad a todas las personas actualmente pendientes en la lista de colaboradores.
- Proceder con la encuesta del nombre del evento — La encuesta de nombre se enviará a través de OPA Vote a la misma lista de destinatarios que la encuesta de viabilidad, lo antes posible.
- Proceso de aprobación de solicitudes — En adelante, solo el Secretario (Ben) ejecutará las aprobaciones finales en la plataforma de membresía para prevenir errores administrativos.
- Estrategia de venta de entradas aplazada — La junta reconoció que los precios de las entradas y la política de reembolso son un tema complejo que requiere una discusión futura dedicada.
Resumen de la Discusión
1. Modificación de los Estatutos
La modificación de los estatutos para habilitar la votación asincrónica está en curso. Se espera un borrador en breve. Hasta que se implementen los cambios estatutarios, la votación formal sobre la membresía de la asociación está en pausa.
2. Descentralización Organizativa
La junta discutió el desafío de la centralización — con los miembros de la junta abrumados por el volumen de trabajo y comunicaciones, creando un cuello de botella no intencionado. Las soluciones propuestas incluyen:
- Inmediato: delegación y empoderamiento de los líderes de equipo
- Corto plazo: construir un equipo de gestión de voluntarios
- Largo plazo: diseño organizativo para estructuras de coordinación descentralizadas
- Crear una función de “comunicaciones internas” para distribuir la carga de comunicación
La junta acordó pedir ayuda a la comunidad en la reunión comunitaria de la noche.
3. Relaciones Externas
La junta acordó que Pepe liderará y coordinará las relaciones externas, dada su experiencia legal, claridad de comunicación y enfoque constructivo.
4. Gestión de Colaboradores y Membresía
La plataforma para gestionar la membresía (Humans) ya está activa y ha reemplazado el proceso de solicitud anterior basado en Typeform. Todos los enlaces han sido actualizados. Un error administrativo resultó en que dos personas recibieran mensajes de bienvenida incorrectos; la junta confirmó que no se vieron afectadas las aprobaciones estatutarias, y se está notificando a las personas afectadas.
5. Encuesta de Viabilidad
La encuesta comunitaria de viabilidad fue enviada más temprano en el día y estará abierta hasta el domingo por la noche. Los resultados serán revisados por la junta después del cierre de la encuesta.
6. Encuesta del Nombre del Evento
La junta aprobó el envío de una encuesta de clasificación por preferencia para el nombre del evento. Se recibieron aproximadamente 300 sugerencias de nombres que se redujeron a una lista corta. La encuesta se enviará a la misma lista que recibió la encuesta de viabilidad.
7. Venta de Entradas y Precios
La junta discutió las proyecciones preliminares de venta de entradas:
- Objetivo: aproximadamente 1.000 entradas vendidas para finales de abril para estar en el camino correcto
- El 1 de mayo identificado como un posible punto de evaluación de última oportunidad antes de comprometer gastos importantes
- Se requiere una política de reembolso del 100% según la legislación española para eventos públicos
- El presupuesto de arte/creatividad presenta un desafío de temporalidad (los compromisos se hacen temprano, el gasto ocurre después)
La junta reconoció que esto requiere una discusión más profunda y será revisado.
Puntos de Acción
| Responsable | Acción |
|---|---|
| Ben | Enviar encuesta del nombre del evento |
| Ben | Procesar aprobaciones pendientes de colaboradores |
| Peter | Desarrollar proyecciones de venta de entradas |
| Pepe | Investigar la viabilidad de la política de reembolso |
| Ben / Daniela | Coordinar encuesta del nombre del rol de metalead |
| Pablo | Notificar a las personas aprobadas accidentalmente del error administrativo |
Actas preparadas a partir de la grabación de la reunión y notas generadas por IA. Revisadas para verificar su precisión.
Participants non membres du conseil : Daniela (consultante en production), Pepe (conseiller juridique)
Décisions Clés
- Approbation de toutes les candidatures de collaborateurs en attente — Le conseil a approuvé à l’unanimité toutes les personnes actuellement en attente sur la liste des collaborateurs.
- Lancement du sondage sur le nom de l’événement — Le sondage de nom sera envoyé via OPA Vote à la même liste de destinataires que le sondage de faisabilité, dès que possible.
- Processus d’approbation des candidatures — Désormais, seul le Secrétaire (Ben) exécutera les approbations finales sur la plateforme de membres pour prévenir les erreurs administratives.
- Stratégie de billetterie reportée — Le conseil a reconnu que la tarification des billets et la politique de remboursement sont un sujet complexe nécessitant une discussion future dédiée.
Résumé des Discussions
1. Modification des Statuts
La modification des statuts pour permettre le vote asynchrone est en cours. Un projet est attendu prochainement. Jusqu’à la mise en œuvre des changements statutaires, le vote formel sur l’adhésion à l’association est suspendu.
2. Décentralisation Organisationnelle
Le conseil a discuté du défi de la centralisation — les membres du conseil étant débordés par le volume de travail et de communications, créant un goulot d’étranglement involontaire. Les solutions proposées comprennent :
- Immédiat : délégation et autonomisation des responsables d’équipe
- Court terme : constitution d’une équipe de gestion des bénévoles
- Long terme : conception organisationnelle pour des structures de coordination décentralisées
- Création d’une fonction de « communications internes » pour répartir la charge de communication
Le conseil a convenu de demander l’aide de la communauté lors de la réunion communautaire du soir.
3. Relations Extérieures
Le conseil a convenu que Pepe dirigera et coordonnera les relations extérieures, compte tenu de son expertise juridique, de sa clarté de communication et de son approche constructive.
4. Gestion des Collaborateurs et des Membres
La plateforme de gestion des adhésions (Humans) est désormais active et a remplacé l’ancien processus de candidature basé sur Typeform. Tous les liens ont été mis à jour. Une erreur administrative a entraîné l’envoi de messages de bienvenue incorrects à deux personnes ; le conseil a confirmé qu’aucune approbation statutaire n’a été affectée, et les personnes concernées sont en cours de notification.
5. Sondage de Faisabilité
Le sondage communautaire de faisabilité a été envoyé plus tôt dans la journée et sera ouvert jusqu’à dimanche soir. Les résultats seront examinés par le conseil après la clôture du sondage.
6. Sondage sur le Nom de l’Événement
Le conseil a approuvé l’envoi d’un sondage à choix classé pour le nom de l’événement. Environ 300 suggestions de noms ont été reçues et réduites à une liste restreinte. Le sondage sera envoyé à la même liste qui a reçu le sondage de faisabilité.
7. Vente de Billets et Tarification
Le conseil a discuté des projections préliminaires de vente de billets :
- Objectif : environ 1 000 billets vendus d’ici fin avril pour être dans les temps
- Le 1er mai identifié comme un point d’évaluation potentiel de dernière chance avant l’engagement de dépenses majeures
- Une politique de remboursement à 100 % est requise en vertu de la législation espagnole pour les événements publics
- Le budget art/créativité présente un défi de temporalité (les engagements sont pris tôt, les dépenses interviennent plus tard)
Le conseil a reconnu que cela nécessite une discussion plus approfondie et sera réexaminé.
Points d’Action
| Responsable | Action |
|---|---|
| Ben | Envoyer le sondage sur le nom de l’événement |
| Ben | Traiter les approbations de collaborateurs en attente |
| Peter | Développer les projections de vente de billets |
| Pepe | Étudier la faisabilité de la politique de remboursement |
| Ben / Daniela | Coordonner le sondage sur le nom du rôle de metalead |
| Pablo | Notifier les personnes approuvées par erreur de l’erreur administrative |
Procès-verbal préparé à partir de l’enregistrement de la réunion et de notes générées par IA. Vérifié pour exactitude.
Partecipanti non membri del consiglio: Daniela (consulente di produzione), Pepe (consulente legale)
Decisioni Chiave
- Approvazione di tutte le candidature di collaboratori in sospeso — Il consiglio ha approvato all’unanimità tutte le persone attualmente in sospeso nella lista dei collaboratori.
- Procedere con il sondaggio sul nome dell’evento — Il sondaggio sul nome sarà inviato tramite OPA Vote alla stessa lista di destinatari del sondaggio di fattibilità, il prima possibile.
- Processo di approvazione delle candidature — D’ora in poi, solo il Segretario (Ben) eseguirà le approvazioni finali sulla piattaforma di adesione per prevenire errori amministrativi.
- Strategia di biglietteria rinviata — Il consiglio ha riconosciuto che i prezzi dei biglietti e la politica di rimborso sono un argomento complesso che richiede una discussione futura dedicata.
Riepilogo della Discussione
1. Modifica dello Statuto
La modifica dello statuto per abilitare il voto asincrono è in corso. Una bozza è attesa a breve. Fino all’attuazione delle modifiche statutarie, il voto formale sull’adesione all’associazione è sospeso.
2. Decentralizzazione Organizzativa
Il consiglio ha discusso la sfida della centralizzazione — con i membri del consiglio sopraffatti dal volume di lavoro e comunicazioni, creando un collo di bottiglia involontario. Le soluzioni proposte includono:
- Immediato: delega e responsabilizzazione dei responsabili di gruppo
- Breve termine: costruzione di un team di gestione dei volontari
- Lungo termine: progettazione organizzativa per strutture di coordinamento decentralizzate
- Creazione di una funzione di “comunicazioni interne” per distribuire il carico comunicativo
Il consiglio ha concordato di chiedere aiuto alla comunità durante la riunione comunitaria della serata.
3. Relazioni Esterne
Il consiglio ha concordato che Pepe guiderà e coordinerà le relazioni esterne, data la sua competenza legale, chiarezza comunicativa e approccio costruttivo.
4. Gestione dei Collaboratori e dell’Adesione
La piattaforma per la gestione delle adesioni (Humans) è ora attiva e ha sostituito il precedente processo di candidatura basato su Typeform. Tutti i link sono stati aggiornati. Un errore amministrativo ha portato due persone a ricevere messaggi di benvenuto errati; il consiglio ha confermato che nessuna approvazione statutaria è stata compromessa, e le persone interessate sono in fase di notifica.
5. Sondaggio di Fattibilità
Il sondaggio comunitario di fattibilità è stato inviato nella giornata e sarà aperto fino a domenica sera. I risultati saranno esaminati dal consiglio dopo la chiusura del sondaggio.
6. Sondaggio sul Nome dell’Evento
Il consiglio ha approvato l’invio di un sondaggio a scelta classificata per il nome dell’evento. Sono state ricevute circa 300 proposte di nomi, ridotte a una lista ristretta. Il sondaggio sarà inviato alla stessa lista che ha ricevuto il sondaggio di fattibilità.
7. Vendita Biglietti e Prezzi
Il consiglio ha discusso le proiezioni preliminari di vendita dei biglietti:
- Obiettivo: circa 1.000 biglietti venduti entro la fine di aprile per essere in linea
- Il 1° maggio identificato come potenziale punto di valutazione dell’ultima possibilità prima di impegnare spese importanti
- È richiesta una politica di rimborso al 100% ai sensi della legislazione spagnola per gli eventi pubblici
- Il budget arte/creatività presenta una sfida temporale (gli impegni vengono presi presto, la spesa avviene più tardi)
Il consiglio ha riconosciuto che ciò richiede una discussione più approfondita e sarà riesaminato.
Punti d’Azione
| Responsabile | Azione |
|---|---|
| Ben | Inviare il sondaggio sul nome dell’evento |
| Ben | Elaborare le approvazioni dei collaboratori in sospeso |
| Peter | Sviluppare le proiezioni di vendita dei biglietti |
| Pepe | Ricercare la fattibilità della politica di rimborso |
| Ben / Daniela | Coordinare il sondaggio sul nome del ruolo di metalead |
| Pablo | Notificare le persone approvate per errore dell’errore amministrativo |
Verbale preparato dalla registrazione della riunione e da note generate dall’IA. Verificato per accuratezza.
Teilnehmer außerhalb des Vorstands: Daniela (Produktionsberaterin), Pepe (Rechtsberater)
Wichtige Beschlüsse
- Genehmigung aller ausstehenden Kollaborateur-Anträge — Der Vorstand genehmigte einstimmig alle Personen, die derzeit auf der Kollaborateursliste ausstehen.
- Umfrage zum Veranstaltungsnamen wird durchgeführt — Die Namensumfrage wird über OPA Vote an dieselbe Empfängerliste wie die Machbarkeitsumfrage gesendet, sobald es praktikabel ist.
- Antrags-Genehmigungsprozess — Künftig wird nur der Sekretär (Ben) die endgültigen Genehmigungen auf der Mitgliedschaftsplattform durchführen, um Verwaltungsfehler zu vermeiden.
- Ticketing-Strategie vertagt — Der Vorstand erkannte an, dass Ticketpreise und Rückerstattungsrichtlinien ein komplexes Thema sind, das eine gesonderte zukünftige Diskussion erfordert.
Zusammenfassung der Diskussion
1. Satzungsänderung
Die Satzungsänderung zur Ermöglichung asynchroner Abstimmungen ist in Arbeit. Ein Entwurf wird in Kürze erwartet. Bis zur Umsetzung der statutarischen Änderungen ist die formelle Abstimmung über die Vereinsmitgliedschaft ausgesetzt.
2. Organisatorische Dezentralisierung
Der Vorstand diskutierte die Herausforderung der Zentralisierung — mit Vorstandsmitgliedern, die durch das Arbeits- und Kommunikationsvolumen überfordert sind und einen unbeabsichtigten Engpass schaffen. Vorgeschlagene Lösungen umfassen:
- Sofort: Delegation und Stärkung der Teamleiter
- Kurzfristig: Aufbau eines Freiwilligen-Management-Teams
- Langfristig: Organisationsdesign für dezentrale Koordinationsstrukturen
- Schaffung einer Funktion für „interne Kommunikation“, um die Kommunikationslast zu verteilen
Der Vorstand beschloss, die Gemeinschaft bei der abendlichen Gemeinschaftsversammlung um Hilfe zu bitten.
3. Außenbeziehungen
Der Vorstand beschloss, dass Pepe die Außenbeziehungen leiten und koordinieren wird, angesichts seiner juristischen Expertise, kommunikativen Klarheit und konstruktiven Herangehensweise.
4. Kollaborateur- und Mitgliederverwaltung
Die Plattform zur Mitgliederverwaltung (Humans) ist nun aktiv und hat den früheren Bewerbungsprozess über Typeform ersetzt. Alle Links wurden aktualisiert. Ein Verwaltungsfehler führte dazu, dass zwei Personen falsche Willkommensnachrichten erhielten; der Vorstand bestätigte, dass keine statutarischen Genehmigungen betroffen waren, und die betroffenen Personen werden benachrichtigt.
5. Machbarkeitsumfrage
Die gemeinschaftliche Machbarkeitsumfrage wurde früher am Tag versendet und läuft bis Sonntagabend. Die Ergebnisse werden nach Abschluss der Umfrage vom Vorstand überprüft.
6. Umfrage zum Veranstaltungsnamen
Der Vorstand genehmigte den Versand einer Rangfolge-Umfrage für den Veranstaltungsnamen. Etwa 300 Namensvorschläge gingen ein und wurden auf eine Shortlist reduziert. Die Umfrage wird an dieselbe Liste gesendet, die die Machbarkeitsumfrage erhalten hat.
7. Ticketverkauf und Preisgestaltung
Der Vorstand besprach vorläufige Ticketverkaufsprognosen:
- Ziel: etwa 1.000 verkaufte Tickets bis Ende April, um im Zeitplan zu liegen
- Der 1. Mai als möglicher letzter Bewertungszeitpunkt identifiziert, bevor größere Ausgaben eingegangen werden
- Eine 100%ige Rückerstattungsrichtlinie ist nach spanischem Recht für öffentliche Veranstaltungen erforderlich
- Das Kunst-/Kreativitätsbudget stellt eine zeitliche Herausforderung dar (Verpflichtungen werden früh eingegangen, Ausgaben fallen später an)
Der Vorstand erkannte an, dass dies eine eingehendere Diskussion erfordert und erneut aufgegriffen wird.
Maßnahmen
| Verantwortlich | Maßnahme |
|---|---|
| Ben | Umfrage zum Veranstaltungsnamen versenden |
| Ben | Ausstehende Kollaborateur-Genehmigungen bearbeiten |
| Peter | Ticketverkaufsprognosen entwickeln |
| Pepe | Durchführbarkeit der Rückerstattungsrichtlinie untersuchen |
| Ben / Daniela | Umfrage zum Metalead-Rollennamen koordinieren |
| Pablo | Versehentlich genehmigte Personen über den Verwaltungsfehler benachrichtigen |
Protokoll erstellt aus der Aufzeichnung der Sitzung und KI-generierten Notizen. Auf Richtigkeit überprüft.