NCA Board Meeting Minutes
Non-board attendees: Daniela (production consultant), Pepe (legal advisor)
Discussion Summary
1. External Discussions Update
External discussions are progressing. A community update is being prepared.
2. Power Infrastructure
Daniela reported that Javi is proposing to unify all power systems and step into the power management role, with support from Justin (Ubertown) and Garden of Joy. This involves gathering technical knowledge for the power systems and obtaining quotes for the grids.
Victor, who has been working on power system documentation, requested to be included on power-related communications.
3. Humans Application Update
Peter reported that all changes requested by Ben have been rolled out. The platform now supports a voting mechanism for collaborator and asociado applications. Key points:
- A consent check gates entry into the system; a decision is needed on who checks the “do not enter” list.
- When a decision is finalised, individual votes are erased for data minimisation; official decisions should be recorded in board minutes.
- Approximately 70 existing collaborators still need to onboard themselves.
- Batching application reviews (rather than daily checks) is permissible under the 30-day review window in the statutes.
4. Bylaws Amendment — Asynchronous Voting
Pepe introduced the need to amend the bylaws to allow asynchronous voting, noting that the current statutes require physical attendance to vote. This applies to both board votes and assembly votes. Amending the bylaws requires a General Assembly Meeting with a two-week to one-month notice period.
Ben noted that onboarding to the platform is separate from formal member registration, and that if quorum is not reached at the first assembly call, a second call can proceed with whoever attends.
5. NIF (Tax ID) Retrieval
The tax ID likely exists but was lost in the mail. Pablo will send the necessary documents so that Daniel can query the tax office in person. Once the NIF is obtained, Pablo will dedicate time to contacting banks.
6. Event Permitting Process
Daniela reported on a meeting with Natalia from Comarca regarding the permit process:
- The permit application is due 30 days before the event via an online form with an official Spanish certificate.
- A final safety runbook is required, approved on permit day after an on-site check.
- Comarca does not charge for the permit. The association is responsible for a small environmental tax (approximately EUR 2,000).
- Separate agreements with the local mayor’s office involve per-camper payments and road repair negotiations.
- For the new private land, the Comarca permit would still be required, but the mayor’s office permit would not; however, the town would then be less obligated to fund road repairs.
7. Go/No-Go Timing
The board discussed the timing of the go/no-go process. Some members advocated delaying by a few days to reflect recent positive developments (container procurement, NIF progress). Others argued that immediate communication of progress reduces community anxiety more effectively than waiting for a comprehensive update.
The consensus was to prioritise reducing uncertainty as quickly as possible — sharing positive progress now while continuing to finalise outstanding items.
8. Mini Burn Contingency
An evaluation of a smaller event scenario (1,000–1,500 attendees) was raised as a potential contingency. While the idea of reframing the event around camping and working groups generated some interest, the board considered this a lower priority at present given the positive momentum on containers and other fronts.
The board agreed that resolving the container situation would likely lead the production team to proceed with the regular event. If containers are secured, the main financial risk becomes ticket sales.
Action Items
| Owner | Action | Deadline |
|---|---|---|
| Chris | Draft community update statement | Thu community meeting |
| Peter | Set up email reminders and approval notifications for Humans app | Ongoing |
| Peter | Coordinate with Ben on teams within Humans app | Ongoing |
| Pepe | Draft bylaws amendments for async voting and send to lawyers | TBD |
| Pepe | Share bylaws amendment roadmap and timeline | Mon morning |
| Pablo | Send tax office documents and instructions to Daniel | Mon |
| Daniel | Visit tax office to retrieve NIF | This week |
| Pablo | Contact banks once NIF is obtained | After NIF |
| Daniela | Obtain safety runbook cost/timeline estimate for new site | Ongoing |
| Daniela | Continue gathering power infrastructure quotes | Ongoing |
Minutes prepared from meeting recording and AI-generated notes. Reviewed for accuracy.
Asistentes no pertenecientes a la junta: Daniela (consultora de producción), Pepe (asesor legal)
Resumen de la Discusión
1. Actualización sobre Discusiones Externas
Las discusiones externas están avanzando. Se está preparando una actualización para la comunidad.
2. Infraestructura Eléctrica
Daniela informó que Javi propone unificar todos los sistemas eléctricos y asumir el papel de gestión de energía, con el apoyo de Justin (Ubertown) y Garden of Joy. Esto implica recopilar conocimientos técnicos sobre los sistemas eléctricos y obtener presupuestos para las redes.
Victor, que ha estado trabajando en la documentación de los sistemas eléctricos, solicitó ser incluido en las comunicaciones relacionadas con la energía.
3. Actualización de la Aplicación Humans
Peter informó que todos los cambios solicitados por Ben se han implementado. La plataforma ahora admite un mecanismo de votación para las solicitudes de colaboradores y asociados. Puntos clave:
- Una verificación de consentimiento controla la entrada al sistema; se necesita una decisión sobre quién revisa la lista de “no admitir”.
- Cuando se finaliza una decisión, los votos individuales se eliminan por minimización de datos; las decisiones oficiales deben registrarse en las actas de la junta.
- Aproximadamente 70 colaboradores existentes aún necesitan registrarse en la plataforma.
- Revisar las solicitudes por lotes (en lugar de verificaciones diarias) está permitido bajo la ventana de revisión de 30 días de los estatutos.
4. Modificación de Estatutos — Votación Asíncrona
Pepe presentó la necesidad de modificar los estatutos para permitir la votación asíncrona, señalando que los estatutos actuales requieren asistencia física para votar. Esto se aplica tanto a las votaciones de la junta como a las de la asamblea. La modificación de los estatutos requiere una Asamblea General con un período de aviso de dos semanas a un mes.
Ben señaló que el registro en la plataforma es independiente del registro formal de miembros, y que si no se alcanza el quórum en la primera convocatoria de la asamblea, una segunda convocatoria puede proceder con quienes asistan.
5. Obtención del NIF (Número de Identificación Fiscal)
El NIF probablemente existe pero se perdió en el correo. Pablo enviará los documentos necesarios para que Daniel pueda consultar la oficina de Hacienda en persona. Una vez obtenido el NIF, Pablo dedicará tiempo a contactar bancos.
6. Proceso de Permisos del Evento
Daniela informó sobre una reunión con Natalia de la Comarca respecto al proceso de permisos:
- La solicitud de permiso debe presentarse 30 días antes del evento mediante un formulario en línea con un certificado oficial español.
- Se requiere un manual de seguridad final, aprobado el día del permiso tras una inspección in situ.
- La Comarca no cobra por el permiso. La asociación es responsable de un pequeño impuesto medioambiental (aproximadamente 2.000 EUR).
- Los acuerdos independientes con la oficina del alcalde local implican pagos por campista y negociaciones de reparación de carreteras.
- Para el nuevo terreno privado, el permiso de la Comarca seguiría siendo necesario, pero el permiso de la oficina del alcalde no; sin embargo, el municipio tendría entonces menos obligación de financiar las reparaciones de carreteras.
7. Calendario de Decisión Go/No-Go
La junta discutió el calendario del proceso de decisión go/no-go. Algunos miembros abogaron por retrasar unos días para reflejar los desarrollos positivos recientes (adquisición de contenedores, progreso del NIF). Otros argumentaron que la comunicación inmediata del progreso reduce la ansiedad de la comunidad de manera más efectiva que esperar a una actualización completa.
El consenso fue priorizar la reducción de la incertidumbre lo más rápido posible — compartiendo el progreso positivo ahora mientras se continúan finalizando los elementos pendientes.
8. Contingencia de Mini Burn
Se planteó una evaluación de un escenario de evento más pequeño (1.000–1.500 asistentes) como posible contingencia. Aunque la idea de replantear el evento en torno al camping y los grupos de trabajo generó cierto interés, la junta consideró esto como una prioridad menor en este momento dado el impulso positivo en contenedores y otros frentes.
La junta acordó que resolver la situación de los contenedores probablemente llevaría al equipo de producción a proceder con el evento regular. Si se aseguran los contenedores, el principal riesgo financiero pasa a ser la venta de entradas.
Puntos de Acción
| Responsable | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Chris | Redactar comunicado de actualización para la comunidad | Reunión comunitaria del jueves |
| Peter | Configurar recordatorios por correo y notificaciones de aprobación para la aplicación Humans | En curso |
| Peter | Coordinar con Ben sobre los equipos dentro de la aplicación Humans | En curso |
| Pepe | Redactar las modificaciones de estatutos para votación asíncrona y enviar a los abogados | Por determinar |
| Pepe | Compartir la hoja de ruta y el calendario de modificación de estatutos | Lunes por la mañana |
| Pablo | Enviar documentos e instrucciones de la oficina tributaria a Daniel | Lunes |
| Daniel | Visitar la oficina tributaria para obtener el NIF | Esta semana |
| Pablo | Contactar bancos una vez obtenido el NIF | Después del NIF |
| Daniela | Obtener estimación de coste/plazo del manual de seguridad para el nuevo emplazamiento | En curso |
| Daniela | Continuar recopilando presupuestos de infraestructura eléctrica | En curso |
Actas preparadas a partir de la grabación de la reunión y notas generadas por IA. Revisadas para verificar su precisión.
Participants hors conseil : Daniela (consultante en production), Pepe (conseiller juridique)
Résumé des Discussions
1. Mise à jour sur les Discussions Externes
Les discussions externes progressent. Une mise à jour pour la communauté est en préparation.
2. Infrastructure Électrique
Daniela a rapporté que Javi propose d’unifier tous les systèmes électriques et d’assumer le rôle de gestion de l’énergie, avec le soutien de Justin (Ubertown) et Garden of Joy. Cela implique de rassembler les connaissances techniques sur les systèmes électriques et d’obtenir des devis pour les réseaux.
Victor, qui travaille sur la documentation des systèmes électriques, a demandé à être inclus dans les communications liées à l’énergie.
3. Mise à jour de l’Application Humans
Peter a rapporté que tous les changements demandés par Ben ont été déployés. La plateforme prend désormais en charge un mécanisme de vote pour les candidatures de collaborateurs et d’asociados. Points clés :
- Une vérification de consentement contrôle l’entrée dans le système ; une décision est nécessaire sur qui vérifie la liste « ne pas admettre ».
- Lorsqu’une décision est finalisée, les votes individuels sont effacés par minimisation des données ; les décisions officielles doivent être consignées dans les procès-verbaux du conseil.
- Environ 70 collaborateurs existants doivent encore s’inscrire sur la plateforme.
- Le traitement groupé des candidatures (plutôt que des vérifications quotidiennes) est autorisé dans le cadre de la fenêtre de révision de 30 jours prévue par les statuts.
4. Modification des Statuts — Vote Asynchrone
Pepe a présenté la nécessité de modifier les statuts pour permettre le vote asynchrone, notant que les statuts actuels exigent la présence physique pour voter. Cela s’applique tant aux votes du conseil qu’aux votes de l’assemblée. La modification des statuts nécessite une Assemblée Générale avec un préavis de deux semaines à un mois.
Ben a noté que l’inscription sur la plateforme est distincte de l’enregistrement formel des membres, et que si le quorum n’est pas atteint lors de la première convocation de l’assemblée, une deuxième convocation peut se tenir avec les personnes présentes.
5. Obtention du NIF (Numéro d’Identification Fiscale)
Le NIF existe probablement mais a été perdu dans le courrier. Pablo enverra les documents nécessaires pour que Daniel puisse se renseigner auprès du bureau des impôts en personne. Une fois le NIF obtenu, Pablo consacrera du temps à contacter les banques.
6. Processus d’Autorisation de l’Événement
Daniela a fait un compte rendu d’une réunion avec Natalia de la Comarca concernant le processus d’autorisation :
- La demande de permis doit être déposée 30 jours avant l’événement via un formulaire en ligne avec un certificat officiel espagnol.
- Un manuel de sécurité final est requis, approuvé le jour du permis après une inspection sur site.
- La Comarca ne facture pas le permis. L’association est responsable d’une petite taxe environnementale (environ 2 000 EUR).
- Des accords séparés avec la mairie locale impliquent des paiements par campeur et des négociations pour la réparation des routes.
- Pour le nouveau terrain privé, le permis de la Comarca resterait nécessaire, mais celui de la mairie ne le serait pas ; cependant, la commune serait alors moins tenue de financer les réparations routières.
7. Calendrier de Décision Go/No-Go
Le conseil a discuté du calendrier du processus de décision go/no-go. Certains membres ont plaidé pour un report de quelques jours afin de refléter les développements positifs récents (acquisition de conteneurs, progrès du NIF). D’autres ont argué qu’une communication immédiate des progrès réduit l’anxiété de la communauté plus efficacement qu’une attente pour une mise à jour complète.
Le consensus a été de prioriser la réduction de l’incertitude aussi rapidement que possible — en partageant les progrès positifs maintenant tout en continuant à finaliser les points en suspens.
8. Contingence Mini Burn
Une évaluation d’un scénario d’événement plus petit (1 000–1 500 participants) a été soulevée comme contingence potentielle. Bien que l’idée de recadrer l’événement autour du camping et des groupes de travail ait suscité un certain intérêt, le conseil a considéré cela comme une priorité moindre à l’heure actuelle, compte tenu de la dynamique positive sur les conteneurs et autres fronts.
Le conseil a convenu que la résolution de la situation des conteneurs amènerait probablement l’équipe de production à procéder avec l’événement régulier. Si les conteneurs sont sécurisés, le principal risque financier devient la vente de billets.
Points d’Action
| Responsable | Action | Délai |
|---|---|---|
| Chris | Rédiger le communiqué de mise à jour pour la communauté | Réunion communautaire du jeudi |
| Peter | Configurer les rappels par courriel et les notifications d’approbation pour l’application Humans | En cours |
| Peter | Coordonner avec Ben sur les équipes au sein de l’application Humans | En cours |
| Pepe | Rédiger les modifications des statuts pour le vote asynchrone et les envoyer aux avocats | À déterminer |
| Pepe | Partager la feuille de route et le calendrier de modification des statuts | Lundi matin |
| Pablo | Envoyer les documents et instructions du bureau des impôts à Daniel | Lundi |
| Daniel | Se rendre au bureau des impôts pour récupérer le NIF | Cette semaine |
| Pablo | Contacter les banques une fois le NIF obtenu | Après le NIF |
| Daniela | Obtenir une estimation de coût/délai pour le manuel de sécurité du nouveau site | En cours |
| Daniela | Continuer à recueillir des devis pour l’infrastructure électrique | En cours |
Procès-verbal préparé à partir de l’enregistrement de la réunion et de notes générées par IA. Révisé pour en vérifier l’exactitude.
Partecipanti non appartenenti al consiglio: Daniela (consulente di produzione), Pepe (consulente legale)
Riepilogo delle Discussioni
1. Aggiornamento sulle Discussioni Esterne
Le discussioni esterne stanno progredendo. Si sta preparando un aggiornamento per la comunità.
2. Infrastruttura Elettrica
Daniela ha riferito che Javi propone di unificare tutti i sistemi elettrici e di assumere il ruolo di gestione dell’energia, con il supporto di Justin (Ubertown) e Garden of Joy. Ciò comporta la raccolta di conoscenze tecniche sui sistemi elettrici e l’ottenimento di preventivi per le reti.
Victor, che ha lavorato sulla documentazione dei sistemi elettrici, ha chiesto di essere incluso nelle comunicazioni relative all’energia.
3. Aggiornamento dell’Applicazione Humans
Peter ha riferito che tutte le modifiche richieste da Ben sono state implementate. La piattaforma ora supporta un meccanismo di voto per le candidature di collaboratori e asociados. Punti chiave:
- Un controllo di consenso regola l’accesso al sistema; è necessaria una decisione su chi verifica l’elenco “non ammettere”.
- Quando una decisione viene finalizzata, i voti individuali vengono cancellati per minimizzazione dei dati; le decisioni ufficiali devono essere registrate nei verbali del consiglio.
- Circa 70 collaboratori esistenti devono ancora registrarsi sulla piattaforma.
- La revisione delle candidature a blocchi (anziché controlli giornalieri) è consentita nell’ambito della finestra di revisione di 30 giorni prevista dagli statuti.
4. Modifica dello Statuto — Voto Asincrono
Pepe ha presentato la necessità di modificare lo statuto per consentire il voto asincrono, notando che gli statuti attuali richiedono la presenza fisica per votare. Ciò si applica sia ai voti del consiglio sia a quelli dell’assemblea. La modifica dello statuto richiede un’Assemblea Generale con un preavviso da due settimane a un mese.
Ben ha osservato che la registrazione sulla piattaforma è separata dalla registrazione formale dei membri, e che se il quorum non viene raggiunto alla prima convocazione dell’assemblea, una seconda convocazione può procedere con i presenti.
5. Ottenimento del NIF (Codice Fiscale)
Il NIF probabilmente esiste ma è stato smarrito nella posta. Pablo invierà i documenti necessari affinché Daniel possa rivolgersi all’ufficio delle imposte di persona. Una volta ottenuto il NIF, Pablo dedicherà tempo a contattare le banche.
6. Processo di Autorizzazione dell’Evento
Daniela ha riferito su un incontro con Natalia della Comarca riguardo al processo di autorizzazione:
- La domanda di permesso deve essere presentata 30 giorni prima dell’evento tramite un modulo online con un certificato ufficiale spagnolo.
- È richiesto un manuale di sicurezza finale, approvato il giorno del permesso dopo un’ispezione in loco.
- La Comarca non addebita costi per il permesso. L’associazione è responsabile di una piccola tassa ambientale (circa 2.000 EUR).
- Accordi separati con l’ufficio del sindaco locale prevedono pagamenti per campeggiatore e negoziazioni per la riparazione delle strade.
- Per il nuovo terreno privato, il permesso della Comarca sarebbe comunque necessario, ma quello dell’ufficio del sindaco no; tuttavia, il comune sarebbe meno obbligato a finanziare le riparazioni stradali.
7. Tempistica della Decisione Go/No-Go
Il consiglio ha discusso la tempistica del processo decisionale go/no-go. Alcuni membri hanno sostenuto di ritardare di qualche giorno per riflettere gli sviluppi positivi recenti (approvvigionamento di container, progresso del NIF). Altri hanno argomentato che la comunicazione immediata dei progressi riduce l’ansia della comunità in modo più efficace rispetto all’attesa di un aggiornamento completo.
Il consenso è stato di dare priorità alla riduzione dell’incertezza il più rapidamente possibile — condividendo i progressi positivi ora, continuando al contempo a finalizzare gli elementi in sospeso.
8. Contingenza Mini Burn
È stata sollevata una valutazione di uno scenario di evento più piccolo (1.000–1.500 partecipanti) come potenziale contingenza. Sebbene l’idea di riformulare l’evento attorno al campeggio e ai gruppi di lavoro abbia suscitato un certo interesse, il consiglio ha considerato questa una priorità inferiore al momento, dato lo slancio positivo sui container e altri fronti.
Il consiglio ha concordato che risolvere la situazione dei container porterebbe probabilmente il team di produzione a procedere con l’evento regolare. Se i container vengono assicurati, il principale rischio finanziario diventa la vendita dei biglietti.
Punti d’Azione
| Responsabile | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Chris | Redigere il comunicato di aggiornamento per la comunità | Riunione comunitaria di giovedì |
| Peter | Configurare promemoria email e notifiche di approvazione per l’applicazione Humans | In corso |
| Peter | Coordinare con Ben sui team all’interno dell’applicazione Humans | In corso |
| Pepe | Redigere le modifiche statutarie per il voto asincrono e inviarle agli avvocati | Da determinare |
| Pepe | Condividere la roadmap e il calendario delle modifiche statutarie | Lunedì mattina |
| Pablo | Inviare i documenti e le istruzioni dell’ufficio delle imposte a Daniel | Lunedì |
| Daniel | Recarsi all’ufficio delle imposte per ottenere il NIF | Questa settimana |
| Pablo | Contattare le banche una volta ottenuto il NIF | Dopo il NIF |
| Daniela | Ottenere una stima di costo/tempistica per il manuale di sicurezza del nuovo sito | In corso |
| Daniela | Continuare a raccogliere preventivi per l’infrastruttura elettrica | In corso |
Verbale preparato dalla registrazione della riunione e da note generate dall’IA. Revisionato per verificarne l’accuratezza.
Teilnehmer außerhalb des Vorstands: Daniela (Produktionsberaterin), Pepe (Rechtsberater)
Zusammenfassung der Diskussionen
1. Aktualisierung zu Externen Gesprächen
Die externen Gespräche schreiten voran. Eine Aktualisierung für die Gemeinschaft wird vorbereitet.
2. Strominfrastruktur
Daniela berichtete, dass Javi vorschlägt, alle Stromsysteme zu vereinheitlichen und die Rolle der Energieverwaltung zu übernehmen, mit Unterstützung von Justin (Ubertown) und Garden of Joy. Dies umfasst die Sammlung von technischem Wissen über die Stromsysteme und die Einholung von Angeboten für die Netze.
Victor, der an der Dokumentation der Stromsysteme gearbeitet hat, bat darum, in die energiebezogene Kommunikation einbezogen zu werden.
3. Aktualisierung der Humans-Anwendung
Peter berichtete, dass alle von Ben angeforderten Änderungen umgesetzt wurden. Die Plattform unterstützt nun einen Abstimmungsmechanismus für Bewerbungen von Mitarbeitern und Asociados. Wichtige Punkte:
- Eine Zustimmungsprüfung regelt den Zugang zum System; eine Entscheidung ist erforderlich, wer die „Nicht-Zulassen“-Liste überprüft.
- Wenn eine Entscheidung abgeschlossen ist, werden die einzelnen Stimmen zur Datenminimierung gelöscht; offizielle Entscheidungen sollten in den Vorstandsprotokollen festgehalten werden.
- Etwa 70 bestehende Mitarbeiter müssen sich noch auf der Plattform registrieren.
- Die Bearbeitung von Bewerbungen in Chargen (anstelle täglicher Prüfungen) ist im Rahmen des 30-tägigen Prüfungsfensters der Satzung zulässig.
4. Satzungsänderung — Asynchrone Abstimmung
Pepe stellte die Notwendigkeit vor, die Satzung zu ändern, um asynchrone Abstimmungen zu ermöglichen, und wies darauf hin, dass die aktuelle Satzung physische Anwesenheit zur Abstimmung erfordert. Dies gilt sowohl für Vorstandsabstimmungen als auch für Versammlungsabstimmungen. Die Satzungsänderung erfordert eine Mitgliederversammlung mit einer Ankündigungsfrist von zwei Wochen bis einem Monat.
Ben merkte an, dass die Registrierung auf der Plattform von der formellen Mitgliedsregistrierung getrennt ist, und dass bei Nichterreichen des Quorums bei der ersten Versammlungseinladung eine zweite Einladung mit den Anwesenden fortfahren kann.
5. Beschaffung der NIF (Steueridentifikationsnummer)
Die NIF existiert wahrscheinlich, ist aber auf dem Postweg verloren gegangen. Pablo wird die erforderlichen Unterlagen senden, damit Daniel persönlich beim Finanzamt nachfragen kann. Sobald die NIF vorliegt, wird Pablo sich der Kontaktaufnahme mit Banken widmen.
6. Genehmigungsverfahren für die Veranstaltung
Daniela berichtete über ein Treffen mit Natalia von der Comarca zum Genehmigungsverfahren:
- Der Genehmigungsantrag muss 30 Tage vor der Veranstaltung über ein Online-Formular mit einem offiziellen spanischen Zertifikat eingereicht werden.
- Ein abschließendes Sicherheitshandbuch ist erforderlich, das am Genehmigungstag nach einer Vor-Ort-Prüfung genehmigt wird.
- Die Comarca erhebt keine Gebühr für die Genehmigung. Der Verein ist für eine geringe Umweltsteuer verantwortlich (ca. 2.000 EUR).
- Separate Vereinbarungen mit dem örtlichen Bürgermeisteramt beinhalten Zahlungen pro Camper und Verhandlungen über Straßenreparaturen.
- Für das neue Privatgelände wäre die Genehmigung der Comarca weiterhin erforderlich, die des Bürgermeisteramts jedoch nicht; allerdings wäre die Gemeinde dann weniger verpflichtet, Straßenreparaturen zu finanzieren.
7. Zeitplan der Go/No-Go-Entscheidung
Der Vorstand diskutierte den Zeitplan des Go/No-Go-Prozesses. Einige Mitglieder plädierten für eine Verschiebung um einige Tage, um die jüngsten positiven Entwicklungen widerzuspiegeln (Containerbeschaffung, NIF-Fortschritt). Andere argumentierten, dass eine sofortige Kommunikation der Fortschritte die Besorgnis der Gemeinschaft wirksamer verringert als das Warten auf eine umfassende Aktualisierung.
Der Konsens war, die Verringerung der Unsicherheit so schnell wie möglich zu priorisieren — positive Fortschritte jetzt zu teilen und gleichzeitig die offenen Punkte weiter abzuschließen.
8. Mini-Burn-Notfallplan
Eine Bewertung eines kleineren Veranstaltungsszenarios (1.000–1.500 Teilnehmer) wurde als möglicher Notfallplan aufgeworfen. Während die Idee, die Veranstaltung um Camping und Arbeitsgruppen herum umzugestalten, auf ein gewisses Interesse stieß, betrachtete der Vorstand dies angesichts der positiven Dynamik bei Containern und anderen Bereichen als derzeit niedrigere Priorität.
Der Vorstand stimmte zu, dass die Lösung der Containersituation das Produktionsteam wahrscheinlich dazu bringen würde, mit der regulären Veranstaltung fortzufahren. Wenn die Container gesichert werden, wird das Hauptfinanzrisiko der Ticketverkauf.
Maßnahmen
| Verantwortlich | Maßnahme | Frist |
|---|---|---|
| Chris | Entwurf einer Aktualisierungsmitteilung für die Gemeinschaft | Gemeinschaftstreffen am Donnerstag |
| Peter | E-Mail-Erinnerungen und Genehmigungsbenachrichtigungen für die Humans-App einrichten | Laufend |
| Peter | Koordination mit Ben zu Teams innerhalb der Humans-App | Laufend |
| Pepe | Satzungsänderungen für asynchrone Abstimmung entwerfen und an die Anwälte senden | Noch festzulegen |
| Pepe | Fahrplan und Zeitplan der Satzungsänderung teilen | Montagmorgen |
| Pablo | Unterlagen und Anweisungen des Finanzamts an Daniel senden | Montag |
| Daniel | Das Finanzamt aufsuchen, um die NIF abzurufen | Diese Woche |
| Pablo | Banken kontaktieren, sobald die NIF vorliegt | Nach der NIF |
| Daniela | Kosten-/Zeitschätzung für das Sicherheitshandbuch des neuen Standorts einholen | Laufend |
| Daniela | Weiterhin Angebote für die Strominfrastruktur einholen | Laufend |
Protokoll erstellt aus der Sitzungsaufzeichnung und KI-generierten Notizen. Auf Richtigkeit überprüft.