NCA Board Meeting Minutes
Non-board attendees: Pepe (legal advisor), Daniela (production consultant)
Decisions
| Decision | Context |
|---|---|
| 30 new collaborators approved | All candidates received at least four positive reviews from board members; accepted as non-voting collaborators |
| Membership criteria agreed in principle | Three months of meaningful contribution or one event as a lead; recency requirement applies; legal language to follow |
| Art grants team to pause website migration for one week | Potential intellectual property considerations require clarification before proceeding |
| Obtain director liability and event insurance quotes | D&O insurance estimated at EUR 3,000–5,000/year; EUR 1M event liability cover recommended |
| Collaborator application deferred pending consent lead’s recommendation | Individual case referred for advice before any decision is made |
| Proceed with rank-choice voting for event name | Vote to be sent to participants from the board election |
| External discussions to continue next week | Revised proposal sent and acknowledged |
| Make preliminary rental inquiry for alternative event site | Significant relocation effort requires viability check before committing resources |
Discussion Summary
1. Approval of Collaborators
The board reviewed and unanimously approved 30 individuals as collaborators of the association. All candidates received at least four positive reviews from board members. These individuals are accepted as non-voting collaborators; the congratulatory onboarding email clarifies this status.
2. Membership Criteria
The board discussed and agreed in principle to criteria for full voting membership in the association. After considering several options, the board adopted an inclusive, forward-looking approach:
- Three months of meaningful contribution in year-round operations, OR successful completion of one event as a lead
- A recency requirement applies
- A self-declaration of no conflicts of interest or disciplinary issues will be part of the application process
The board intends to publish the finalised criteria shortly, and encourages the community to develop a permanent membership policy to be put to vote at the first General Assembly.
3. Art Grant Website
The board discussed a request from the art grants team to copy the existing art grant website to NCA infrastructure. Due to potential intellectual property considerations, the board agreed to pause for one week to clarify ownership before proceeding. The team may create new content as an alternative.
4. Director Liability and Insurance
The board discussed director liability based on legal advice received from Spanish lawyers:
- Liability is standard for association directors; directors are protected as long as they are not negligent
- Recommended mitigations: internal rules allocating liability to negligent individuals, director liability insurance (estimated EUR 3,000–5,000/year), and event insurance (EUR 1M liability cover recommended)
- Additional insurance types to explore: accidental death and dismemberment (AD&D) coverage for participants/volunteers, and volunteer insurance
5. Collaborator Application — Individual Case
The board discussed a specific collaborator application. The matter was referred to the consent lead for advice before any decision is made.
6. Name Voting
The board agreed to proceed with a rank-choice voting tool for the alternative event name. The vote will be sent to the people who participated in the board election.
7. External Agreement Update
A revised proposal was sent and acknowledged. A follow-up meeting is planned for Monday.
8. New Site Consideration
The board discussed the feasibility of an alternative event site. Given the significant effort required to relocate, the approach is to make a preliminary rental inquiry to the landowner to determine viability before committing further resources.
9. Tax ID Status
The tax ID remains blocked. The board’s financial advisor confirmed that obtaining the tax ID will unlock subsequent administrative steps. Daniel to follow up with his bank while in Barcelona.
10. Legal Consultation
Pablo reported that a quote has been requested from the association’s lawyers for a comprehensive set of organisational policies (Code of Conduct, privacy, consent, inclusion, media, ticketing, risk management, etc.). Expected cost approximately EUR 2,000, including follow-up support.
11. Go/No-Go Process
The governance working group is preparing an analysis package for the community. A non-binding poll is expected to open around 24–25 February for association members.
Action Items
| Owner | Action | Deadline |
|---|---|---|
| Pablo | Confirm Monday external meeting | Fri 20 Feb |
| Peter | Inform art grants team to pause website migration | Immediate |
| Pepe | Finalise membership criteria with legal language | Fri/Sat |
| Pablo | Set up rank-choice name voting tool | Mon/Tue |
| Pablo | Preliminary rental inquiry for alternative site | TBD |
| Daniela | Obtain insurance quotes | Ongoing |
| Daniel | Consult consent lead re: deferred collaborator application | This week |
| Daniel | Contact bank re: tax ID | While in Barcelona |
Asistentes no pertenecientes a la junta: Pepe (asesor legal), Daniela (consultora de producción)
Decisiones
| Decisión | Contexto |
|---|---|
| 30 nuevos colaboradores aprobados | Todos los candidatos recibieron al menos cuatro evaluaciones positivas de miembros de la junta; aceptados como colaboradores sin derecho a voto |
| Criterios de membresía acordados en principio | Tres meses de contribución significativa o un evento como líder; aplica requisito de actividad reciente; redacción legal pendiente |
| Equipo de becas artísticas debe pausar la migración del sitio web durante una semana | Posibles consideraciones de propiedad intelectual requieren aclaración antes de proceder |
| Obtener cotizaciones de seguro de responsabilidad de directores y del evento | Seguro D&O estimado en 3.000–5.000 EUR/año; se recomienda cobertura de responsabilidad del evento de 1M EUR |
| Solicitud de colaborador aplazada a la espera de la recomendación del responsable de consentimiento | Caso individual remitido para asesoramiento antes de tomar cualquier decisión |
| Proceder con votación por orden de preferencia para el nombre del evento | La votación se enviará a los participantes de la elección de la junta |
| Las conversaciones externas continuarán la próxima semana | Propuesta revisada enviada y aceptada |
| Realizar consulta preliminar de alquiler para un emplazamiento alternativo del evento | El esfuerzo significativo de reubicación requiere verificación de viabilidad antes de comprometer recursos |
Resumen de las Discusiones
1. Aprobación de Colaboradores
La junta revisó y aprobó por unanimidad a 30 personas como colaboradores de la asociación. Todos los candidatos recibieron al menos cuatro evaluaciones positivas de miembros de la junta. Estas personas son aceptadas como colaboradores sin derecho a voto; el correo electrónico de bienvenida aclara este estatus.
2. Criterios de Membresía
La junta discutió y acordó en principio los criterios para la membresía plena con derecho a voto en la asociación. Tras considerar varias opciones, la junta adoptó un enfoque inclusivo y orientado al futuro:
- Tres meses de contribución significativa en operaciones durante todo el año, O finalización exitosa de un evento como líder
- Aplica un requisito de actividad reciente
- Una autodeclaración de ausencia de conflictos de interés o problemas disciplinarios formará parte del proceso de solicitud
La junta tiene la intención de publicar los criterios finalizados en breve y anima a la comunidad a desarrollar una política de membresía permanente que se someta a votación en la primera Asamblea General.
3. Sitio Web de Becas Artísticas
La junta discutió una solicitud del equipo de becas artísticas para copiar el sitio web existente de becas artísticas a la infraestructura de NCA. Debido a posibles consideraciones de propiedad intelectual, la junta acordó pausar durante una semana para aclarar la titularidad antes de proceder. El equipo puede crear contenido nuevo como alternativa.
4. Responsabilidad de Directores y Seguros
La junta discutió la responsabilidad de los directores basándose en el asesoramiento legal recibido de abogados españoles:
- La responsabilidad es estándar para directores de asociaciones; los directores están protegidos siempre que no sean negligentes
- Mitigaciones recomendadas: normas internas que asignen la responsabilidad a personas negligentes, seguro de responsabilidad de directores (estimado en 3.000–5.000 EUR/año) y seguro del evento (se recomienda cobertura de responsabilidad de 1M EUR)
- Tipos de seguro adicionales a explorar: cobertura por muerte accidental y desmembramiento (AD&D) para participantes/voluntarios, y seguro de voluntarios
5. Solicitud de Colaborador — Caso Individual
La junta discutió una solicitud específica de colaborador. El asunto fue remitido al responsable de consentimiento para asesoramiento antes de tomar cualquier decisión.
6. Votación del Nombre
La junta acordó proceder con una herramienta de votación por orden de preferencia para el nombre alternativo del evento. La votación se enviará a las personas que participaron en la elección de la junta.
7. Actualización del Acuerdo Externo
Se envió una propuesta revisada que fue aceptada. Se ha planificado una reunión de seguimiento para el lunes.
8. Consideración de Nuevo Emplazamiento
La junta discutió la viabilidad de un emplazamiento alternativo para el evento. Dado el esfuerzo significativo requerido para la reubicación, el enfoque es realizar una consulta preliminar de alquiler al propietario del terreno para determinar la viabilidad antes de comprometer más recursos.
9. Estado del NIF
El NIF sigue bloqueado. El asesor financiero de la junta confirmó que la obtención del NIF desbloqueará los pasos administrativos posteriores. Daniel dará seguimiento con su banco mientras esté en Barcelona.
10. Consulta Legal
Pablo informó que se ha solicitado un presupuesto a los abogados de la asociación para un conjunto integral de políticas organizativas (Código de Conducta, privacidad, consentimiento, inclusión, medios, venta de entradas, gestión de riesgos, etc.). Coste estimado de aproximadamente 2.000 EUR, incluyendo soporte de seguimiento.
11. Proceso de Continuidad/No Continuidad
El grupo de trabajo de gobernanza está preparando un paquete de análisis para la comunidad. Se espera que se abra una encuesta no vinculante alrededor del 24–25 de febrero para los miembros de la asociación.
Puntos de Acción
| Responsable | Acción | Plazo |
|---|---|---|
| Pablo | Confirmar reunión externa del lunes | Vie 20 Feb |
| Peter | Informar al equipo de becas artísticas sobre la pausa en la migración del sitio web | Inmediato |
| Pepe | Finalizar criterios de membresía con redacción legal | Vie/Sáb |
| Pablo | Configurar herramienta de votación por orden de preferencia para el nombre | Lun/Mar |
| Pablo | Consulta preliminar de alquiler para emplazamiento alternativo | Por determinar |
| Daniela | Obtener cotizaciones de seguros | En curso |
| Daniel | Consultar al responsable de consentimiento sobre la solicitud de colaborador aplazada | Esta semana |
| Daniel | Contactar al banco sobre el NIF | Mientras esté en Barcelona |
Participants hors conseil : Pepe (conseiller juridique), Daniela (consultante en production)
Décisions
| Décision | Contexte |
|---|---|
| 30 nouveaux collaborateurs approuvés | Tous les candidats ont reçu au moins quatre évaluations positives des membres du conseil ; acceptés comme collaborateurs sans droit de vote |
| Critères d’adhésion approuvés en principe | Trois mois de contribution significative ou un événement en tant que responsable ; exigence de récence applicable ; rédaction juridique à suivre |
| Équipe des subventions artistiques : pause d’une semaine pour la migration du site web | Des considérations de propriété intellectuelle nécessitent des éclaircissements avant de poursuivre |
| Obtenir des devis d’assurance responsabilité des administrateurs et d’assurance événementielle | Assurance D&O estimée à 3 000–5 000 EUR/an ; couverture responsabilité événementielle de 1M EUR recommandée |
| Candidature de collaborateur reportée en attente de la recommandation du responsable du consentement | Cas individuel renvoyé pour avis avant toute décision |
| Procéder au vote par classement préférentiel pour le nom de l’événement | Le vote sera envoyé aux participants de l’élection du conseil |
| Les discussions externes se poursuivront la semaine prochaine | Proposition révisée envoyée et acceptée |
| Effectuer une demande de location préliminaire pour un site alternatif | L’effort de délocalisation significatif nécessite une vérification de viabilité avant d’engager des ressources |
Résumé des Discussions
1. Approbation des Collaborateurs
Le conseil a examiné et approuvé à l’unanimité 30 personnes en tant que collaborateurs de l’association. Tous les candidats ont reçu au moins quatre évaluations positives des membres du conseil. Ces personnes sont acceptées comme collaborateurs sans droit de vote ; le courriel d’intégration de félicitations précise ce statut.
2. Critères d’Adhésion
Le conseil a discuté et approuvé en principe les critères de pleine adhésion avec droit de vote au sein de l’association. Après avoir examiné plusieurs options, le conseil a adopté une approche inclusive et tournée vers l’avenir :
- Trois mois de contribution significative dans les opérations annuelles, OU réalisation réussie d’un événement en tant que responsable
- Une exigence de récence s’applique
- Une auto-déclaration d’absence de conflits d’intérêts ou de problèmes disciplinaires fera partie du processus de candidature
Le conseil a l’intention de publier les critères finalisés sous peu et encourage la communauté à élaborer une politique d’adhésion permanente qui sera soumise au vote lors de la première Assemblée Générale.
3. Site Web des Subventions Artistiques
Le conseil a discuté d’une demande de l’équipe des subventions artistiques pour copier le site web existant des subventions artistiques sur l’infrastructure de NCA. En raison de considérations potentielles de propriété intellectuelle, le conseil a décidé de faire une pause d’une semaine pour clarifier la propriété avant de poursuivre. L’équipe peut créer du nouveau contenu comme alternative.
4. Responsabilité des Administrateurs et Assurances
Le conseil a discuté de la responsabilité des administrateurs sur la base des conseils juridiques reçus d’avocats espagnols :
- La responsabilité est standard pour les administrateurs d’associations ; les administrateurs sont protégés tant qu’ils ne sont pas négligents
- Mesures d’atténuation recommandées : règles internes attribuant la responsabilité aux personnes négligentes, assurance responsabilité des administrateurs (estimée à 3 000–5 000 EUR/an) et assurance événementielle (couverture responsabilité de 1M EUR recommandée)
- Types d’assurance supplémentaires à explorer : couverture décès accidentel et mutilation (AD&D) pour les participants/bénévoles, et assurance bénévoles
5. Candidature de Collaborateur — Cas Individuel
Le conseil a discuté d’une candidature spécifique de collaborateur. L’affaire a été renvoyée au responsable du consentement pour avis avant toute décision.
6. Vote pour le Nom
Le conseil a décidé de procéder avec un outil de vote par classement préférentiel pour le nom alternatif de l’événement. Le vote sera envoyé aux personnes ayant participé à l’élection du conseil.
7. Mise à Jour de l’Accord Externe
Une proposition révisée a été envoyée et acceptée. Une réunion de suivi est prévue pour lundi.
8. Étude d’un Nouveau Site
Le conseil a discuté de la faisabilité d’un site alternatif pour l’événement. Compte tenu de l’effort important requis pour un déménagement, l’approche consiste à effectuer une demande de location préliminaire au propriétaire du terrain afin de déterminer la viabilité avant d’engager davantage de ressources.
9. État du Numéro d’Identification Fiscale
Le numéro d’identification fiscale reste bloqué. Le conseiller financier du conseil a confirmé que l’obtention de ce numéro débloquera les étapes administratives suivantes. Daniel doit effectuer un suivi avec sa banque pendant son séjour à Barcelone.
10. Consultation Juridique
Pablo a indiqué qu’un devis a été demandé aux avocats de l’association pour un ensemble complet de politiques organisationnelles (Code de Conduite, vie privée, consentement, inclusion, médias, billetterie, gestion des risques, etc.). Coût estimé à environ 2 000 EUR, incluant le support de suivi.
11. Processus de Continuité
Le groupe de travail sur la gouvernance prépare un dossier d’analyse pour la communauté. Un sondage non contraignant devrait ouvrir aux alentours du 24–25 février pour les membres de l’association.
Points d’Action
| Responsable | Action | Échéance |
|---|---|---|
| Pablo | Confirmer la réunion externe de lundi | Ven 20 fév |
| Peter | Informer l’équipe des subventions artistiques de la pause de la migration du site web | Immédiat |
| Pepe | Finaliser les critères d’adhésion avec la rédaction juridique | Ven/Sam |
| Pablo | Mettre en place l’outil de vote par classement préférentiel pour le nom | Lun/Mar |
| Pablo | Demande de location préliminaire pour le site alternatif | À déterminer |
| Daniela | Obtenir des devis d’assurance | En cours |
| Daniel | Consulter le responsable du consentement concernant la candidature de collaborateur reportée | Cette semaine |
| Daniel | Contacter la banque concernant le numéro d’identification fiscale | Pendant son séjour à Barcelone |
Partecipanti esterni al consiglio: Pepe (consulente legale), Daniela (consulente di produzione)
Decisioni
| Decisione | Contesto |
|---|---|
| 30 nuovi collaboratori approvati | Tutti i candidati hanno ricevuto almeno quattro valutazioni positive dai membri del consiglio; accettati come collaboratori senza diritto di voto |
| Criteri di adesione concordati in linea di principio | Tre mesi di contributo significativo o un evento come responsabile; si applica il requisito di recenza; redazione legale a seguire |
| Il team delle sovvenzioni artistiche deve sospendere la migrazione del sito web per una settimana | Potenziali considerazioni sulla proprietà intellettuale richiedono chiarimenti prima di procedere |
| Ottenere preventivi per l’assicurazione di responsabilità degli amministratori e dell’evento | Assicurazione D&O stimata a 3.000–5.000 EUR/anno; copertura di responsabilità dell’evento di 1M EUR raccomandata |
| Candidatura di collaboratore rinviata in attesa della raccomandazione del responsabile del consenso | Caso individuale sottoposto a parere prima di qualsiasi decisione |
| Procedere con il voto a classifica preferenziale per il nome dell’evento | Il voto sarà inviato ai partecipanti dell’elezione del consiglio |
| Le discussioni esterne continueranno la prossima settimana | Proposta rivista inviata e accettata |
| Effettuare un’indagine preliminare di affitto per un sito alternativo dell’evento | Lo sforzo significativo di trasferimento richiede una verifica di fattibilità prima di impegnare risorse |
Riepilogo delle Discussioni
1. Approvazione dei Collaboratori
Il consiglio ha esaminato e approvato all’unanimità 30 persone come collaboratori dell’associazione. Tutti i candidati hanno ricevuto almeno quattro valutazioni positive dai membri del consiglio. Queste persone sono accettate come collaboratori senza diritto di voto; l’e-mail di benvenuto chiarisce questo status.
2. Criteri di Adesione
Il consiglio ha discusso e concordato in linea di principio i criteri per l’adesione piena con diritto di voto nell’associazione. Dopo aver esaminato diverse opzioni, il consiglio ha adottato un approccio inclusivo e orientato al futuro:
- Tre mesi di contributo significativo nelle operazioni annuali, OPPURE completamento con successo di un evento come responsabile
- Si applica un requisito di recenza
- Un’autodichiarazione di assenza di conflitti di interesse o problemi disciplinari farà parte del processo di candidatura
Il consiglio intende pubblicare i criteri finalizzati a breve e incoraggia la comunità a sviluppare una politica di adesione permanente da sottoporre a votazione nella prima Assemblea Generale.
3. Sito Web delle Sovvenzioni Artistiche
Il consiglio ha discusso una richiesta del team delle sovvenzioni artistiche di copiare il sito web esistente delle sovvenzioni artistiche sull’infrastruttura di NCA. A causa di potenziali considerazioni sulla proprietà intellettuale, il consiglio ha deciso di sospendere per una settimana per chiarire la titolarità prima di procedere. Il team può creare nuovi contenuti come alternativa.
4. Responsabilità degli Amministratori e Assicurazioni
Il consiglio ha discusso la responsabilità degli amministratori sulla base della consulenza legale ricevuta da avvocati spagnoli:
- La responsabilità è standard per gli amministratori di associazioni; gli amministratori sono protetti fintanto che non sono negligenti
- Misure di mitigazione raccomandate: regole interne che attribuiscono la responsabilità alle persone negligenti, assicurazione di responsabilità degli amministratori (stimata a 3.000–5.000 EUR/anno) e assicurazione dell’evento (copertura di responsabilità di 1M EUR raccomandata)
- Tipi di assicurazione aggiuntivi da esplorare: copertura per morte accidentale e smembramento (AD&D) per partecipanti/volontari e assicurazione volontari
5. Candidatura di Collaboratore — Caso Individuale
Il consiglio ha discusso una candidatura specifica di collaboratore. La questione è stata sottoposta al responsabile del consenso per un parere prima di qualsiasi decisione.
6. Votazione del Nome
Il consiglio ha deciso di procedere con uno strumento di voto a classifica preferenziale per il nome alternativo dell’evento. Il voto sarà inviato alle persone che hanno partecipato all’elezione del consiglio.
7. Aggiornamento sull’Accordo Esterno
È stata inviata una proposta rivista che è stata accettata. Una riunione di follow-up è prevista per lunedì.
8. Valutazione di un Nuovo Sito
Il consiglio ha discusso la fattibilità di un sito alternativo per l’evento. Dato lo sforzo significativo richiesto per il trasferimento, l’approccio è quello di effettuare un’indagine preliminare di affitto al proprietario del terreno per determinare la fattibilità prima di impegnare ulteriori risorse.
9. Stato del Codice Fiscale
Il codice fiscale resta bloccato. Il consulente finanziario del consiglio ha confermato che l’ottenimento del codice fiscale sbloccherrà i passaggi amministrativi successivi. Daniel darà seguito con la sua banca durante la sua permanenza a Barcellona.
10. Consulenza Legale
Pablo ha riferito che è stato richiesto un preventivo agli avvocati dell’associazione per un insieme completo di politiche organizzative (Codice di Condotta, privacy, consenso, inclusione, media, biglietteria, gestione dei rischi, ecc.). Costo previsto di circa 2.000 EUR, incluso il supporto di follow-up.
11. Processo di Continuità
Il gruppo di lavoro sulla governance sta preparando un pacchetto di analisi per la comunità. Si prevede l’apertura di un sondaggio non vincolante intorno al 24–25 febbraio per i membri dell’associazione.
Punti d’Azione
| Responsabile | Azione | Scadenza |
|---|---|---|
| Pablo | Confermare la riunione esterna di lunedì | Ven 20 feb |
| Peter | Informare il team delle sovvenzioni artistiche sulla sospensione della migrazione del sito web | Immediato |
| Pepe | Finalizzare i criteri di adesione con la redazione legale | Ven/Sab |
| Pablo | Configurare lo strumento di voto a classifica preferenziale per il nome | Lun/Mar |
| Pablo | Indagine preliminare di affitto per il sito alternativo | Da determinare |
| Daniela | Ottenere preventivi assicurativi | In corso |
| Daniel | Consultare il responsabile del consenso riguardo alla candidatura di collaboratore rinviata | Questa settimana |
| Daniel | Contattare la banca riguardo al codice fiscale | Durante la permanenza a Barcellona |
Teilnehmer außerhalb des Vorstands: Pepe (Rechtsberater), Daniela (Produktionsberaterin)
Beschlüsse
| Beschluss | Kontext |
|---|---|
| 30 neue Mitarbeiter genehmigt | Alle Kandidaten erhielten mindestens vier positive Bewertungen von Vorstandsmitgliedern; als Mitarbeiter ohne Stimmrecht aufgenommen |
| Mitgliedschaftskriterien grundsätzlich vereinbart | Drei Monate bedeutsamer Beitrag oder ein Event als Verantwortlicher; Aktualitätsanforderung gilt; rechtliche Formulierung folgt |
| Kunstförderungsteam soll Website-Migration für eine Woche pausieren | Mögliche urheberrechtliche Erwägungen erfordern Klärung vor dem Fortfahren |
| Angebote für Geschäftsführerhaftpflicht- und Veranstaltungsversicherung einholen | D&O-Versicherung geschätzt auf 3.000–5.000 EUR/Jahr; Veranstaltungshaftpflichtdeckung von 1 Mio. EUR empfohlen |
| Mitarbeiter-Bewerbung verschoben bis zur Empfehlung des Einwilligungsverantwortlichen | Einzelfall zur Beratung überwiesen, bevor eine Entscheidung getroffen wird |
| Abstimmung mit Rangfolge-Wahlverfahren für den Veranstaltungsnamen durchführen | Die Abstimmung wird an die Teilnehmer der Vorstandswahl gesendet |
| Externe Gespräche werden nächste Woche fortgesetzt | Überarbeiteter Vorschlag gesendet und bestätigt |
| Vorläufige Mietanfrage für einen alternativen Veranstaltungsort stellen | Der erhebliche Umzugsaufwand erfordert eine Machbarkeitsprüfung vor der Bindung von Ressourcen |
Zusammenfassung der Diskussionen
1. Genehmigung von Mitarbeitern
Der Vorstand prüfte und genehmigte einstimmig 30 Personen als Mitarbeiter des Vereins. Alle Kandidaten erhielten mindestens vier positive Bewertungen von Vorstandsmitgliedern. Diese Personen werden als Mitarbeiter ohne Stimmrecht aufgenommen; die Begrüßungs-E-Mail erläutert diesen Status.
2. Mitgliedschaftskriterien
Der Vorstand diskutierte und vereinbarte grundsätzlich Kriterien für die volle stimmberechtigte Mitgliedschaft im Verein. Nach Prüfung mehrerer Optionen verfolgte der Vorstand einen inklusiven, zukunftsorientierten Ansatz:
- Drei Monate bedeutsamer Beitrag im Ganzjahresbetrieb ODER erfolgreicher Abschluss eines Events als Verantwortlicher
- Eine Aktualitätsanforderung gilt
- Eine Selbsterklärung über das Fehlen von Interessenkonflikten oder Disziplinarangelegenheiten wird Teil des Bewerbungsverfahrens sein
Der Vorstand beabsichtigt, die finalisierten Kriterien in Kürze zu veröffentlichen, und ermutigt die Gemeinschaft, eine dauerhafte Mitgliedschaftspolitik zu entwickeln, die auf der ersten Generalversammlung zur Abstimmung gestellt wird.
3. Website der Kunstförderung
Der Vorstand diskutierte eine Anfrage des Kunstförderungsteams, die bestehende Kunstförderungs-Website auf die NCA-Infrastruktur zu kopieren. Aufgrund möglicher urheberrechtlicher Erwägungen beschloss der Vorstand, eine Woche zu pausieren, um die Eigentumsfrage vor dem Fortfahren zu klären. Das Team kann als Alternative neue Inhalte erstellen.
4. Geschäftsführerhaftung und Versicherungen
Der Vorstand diskutierte die Geschäftsführerhaftung auf Grundlage der von spanischen Anwälten erhaltenen Rechtsberatung:
- Die Haftung ist für Vereinsvorstände Standard; Vorstandsmitglieder sind geschützt, solange sie nicht fahrlässig handeln
- Empfohlene Schutzmaßnahmen: interne Regeln zur Haftungszuordnung an fahrlässige Personen, Geschäftsführerhaftpflichtversicherung (geschätzt auf 3.000–5.000 EUR/Jahr) und Veranstaltungsversicherung (Haftpflichtdeckung von 1 Mio. EUR empfohlen)
- Zusätzlich zu prüfende Versicherungsarten: Unfalltod- und Verstümmelungsversicherung (AD&D) für Teilnehmer/Freiwillige sowie Freiwilligenversicherung
5. Mitarbeiter-Bewerbung — Einzelfall
Der Vorstand diskutierte eine spezifische Mitarbeiter-Bewerbung. Die Angelegenheit wurde zur Beratung an den Einwilligungsverantwortlichen überwiesen, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
6. Namensabstimmung
Der Vorstand beschloss, mit einem Rangfolge-Wahlverfahren für den alternativen Veranstaltungsnamen fortzufahren. Die Abstimmung wird an die Personen gesendet, die an der Vorstandswahl teilgenommen haben.
7. Aktualisierung der Externen Vereinbarung
Ein überarbeiteter Vorschlag wurde gesendet und bestätigt. Ein Folgetreffen ist für Montag geplant.
8. Prüfung eines Neuen Standorts
Der Vorstand diskutierte die Machbarkeit eines alternativen Veranstaltungsortes. Angesichts des erheblichen Aufwands für einen Umzug besteht der Ansatz darin, eine vorläufige Mietanfrage an den Grundstückseigentümer zu richten, um die Machbarkeit zu ermitteln, bevor weitere Ressourcen gebunden werden.
9. Status der Steueridentifikationsnummer
Die Steueridentifikationsnummer bleibt blockiert. Der Finanzberater des Vorstands bestätigte, dass die Erlangung der Steueridentifikationsnummer nachfolgende Verwaltungsschritte freischalten wird. Daniel wird sich während seines Aufenthalts in Barcelona bei seiner Bank erkundigen.
10. Rechtsberatung
Pablo berichtete, dass ein Angebot von den Anwälten des Vereins für ein umfassendes Paket organisatorischer Richtlinien angefordert wurde (Verhaltenskodex, Datenschutz, Einwilligung, Inklusion, Medien, Ticketverkauf, Risikomanagement usw.). Voraussichtliche Kosten von etwa 2.000 EUR, einschließlich Folgeunterstützung.
11. Fortführungsprozess
Die Arbeitsgruppe für Governance bereitet ein Analysepaket für die Gemeinschaft vor. Eine unverbindliche Umfrage soll voraussichtlich um den 24.–25. Februar für Vereinsmitglieder eröffnet werden.
Aktionspunkte
| Verantwortlich | Aktion | Frist |
|---|---|---|
| Pablo | Externes Treffen am Montag bestätigen | Fr 20. Feb |
| Peter | Kunstförderungsteam über die Pause der Website-Migration informieren | Sofort |
| Pepe | Mitgliedschaftskriterien mit rechtlicher Formulierung finalisieren | Fr/Sa |
| Pablo | Rangfolge-Abstimmungstool für den Namen einrichten | Mo/Di |
| Pablo | Vorläufige Mietanfrage für alternativen Standort | Noch festzulegen |
| Daniela | Versicherungsangebote einholen | Laufend |
| Daniel | Einwilligungsverantwortlichen bezüglich der verschobenen Mitarbeiter-Bewerbung konsultieren | Diese Woche |
| Daniel | Bank bezüglich Steueridentifikationsnummer kontaktieren | Während des Aufenthalts in Barcelona |