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MetaLeads Meeting

Date: February 17, 2026
In the event of any discrepancy between this version and the Spanish version, the Spanish version shall prevail.
Attendees: Ward D., Daniel T., Ben D., Prosper B., Siri T., Daniela S., Shauna B., Peter D., Tyche S., Melody

Summary

Ward D. opened the meeting, which clarified that while the organisational structure is still being formalised, departmental decisions are generally autonomous, and the Board (Daniel T., Ben D., and Ward D.) serves to facilitate legal and permit requirements, with budget decisions requiring cross-departmental coordination. Department check-ins revealed strong momentum across the board, with Participant Wellness fully staffed ahead of last year, the FIST volunteer system being prepared, the Humans management app operational, and vendors engaged pending the association’s NIF number.

Discussion

Departmental Autonomy and Board Function

The participants clarified that while the organisational structure is still being formalised, departmental decisions can generally be made within the respective departments. Ben D. noted that the board seeks maximum participation and insight, and that decisions made in this forum could be formalised through board votes. Daniel T. emphasised that the board is not hierarchical and does not dictate actions, but rather serves the community by handling legalities and securing permits required for the event. It was established that decisions affecting the budget must be coordinated across departments.

Cantina

Prosper B. reported that Cantina is facing significant recruitment challenges because many people relied on planned other things, believing there would be no 2026 event. They need to recruit skilled people, including someone for year-long coordination, and confirmed they understand the budget process but require input on the number of people to feed during the build and event times.

Creativity

Siri T. reported a surprisingly motivating team meeting with many enthusiastic people and ideas. The most urgent need for the Creativity team is clarity from the Finance department regarding the event’s certainty, bank account details, and information on how artists should submit invoices and receive potential art grants. They also need to know if there are changes to bureaucratic funding limits, such as restrictions on funding alcohol.

Siri T. inquired about how to track applicants who applied via the new online form. Ben D. explained that they manage the onboarding process, classifying applicants based on their experience and interests, and adding them to relevant drive folders, noting that placement in a folder does not guarantee commitment to that department. Ben D. also confirmed they would check for GDPR compliance before sharing applicants’ personal information with department leads.

City Planning and Barrios

Melody reported that City Planning has sufficient pre-event volunteers, but needs people for the build/event itself. Daniela S. suggested that if no one steps up for the Barrio Support lead role, those tasks could be distributed among departments, with City Planning handling registration and layout coordination. The consensus was that City Planning could manage registration and placement, while other tasks, like managing fire extinguishers, could be handled by other departments.

Communications

Shauna B. reported that the Communications team is forming and needs rebuilding. They will soon begin building the newsletter and disseminating information through growing WhatsApp and Telegram groups.

Participant Wellness

Daniel T. provided a positive update on Participant Wellness, noting that all critical roles—including metalead, consent lead, welfare lead, and inclusion lead—are currently filled, putting the team in a strong position at this stage.

R&R and FIST System

Ben D. stated that RNR (Recruitment and Retention) had a slow start but is now prioritising finding a replacement metalead and addressing recruitment needs. Ben D. also reported that volunteer coordination discussions took place and confirmed that the challenge of late-stage recruitment is known, but specific gaps, such as in Cantina, need early attention. Ben D. is coordinating with others on the feasibility of deploying the FIST system for volunteer coordination. Peter D. confirmed that FIST is open source and they have been patching it up and preparing to deploy it to a new server.

Build and Strike

Tyche S. noted a mixed outlook for Build and Strike, with some leads stepping back and others offering to step up. Tyche S. expressed concern about the availability of resources, such as materials in the containers, and emphasised the need to coordinate closely with the Power team. Tyche S. indicated a willingness to repeat previous years’ plans on short notice, but only if necessary resources are secured to avoid undue stress.

Production and Operational Planning

Daniela S. reported that they started working last week, have reached out to main vendors, and are exploring alternatives to expensive options. Key vendors, such as generator and cabin providers, are waiting for the association’s NIF number to provide official quotes, though cabins are already secured pending payment. Daniela S. is compiling a master timeline based on comparable event timelines and requested current contact information, budget needs, and role requirements from all departments to improve accuracy.

Humans Application

Peter D. updated the meeting on the Humans application, which is now operational and allows people to sign up. The application is designed to manage teams, legal compliance (GDPR, consent), and automatically control access to shared drives, aiming to automate administrative tasks for participants.

Finance and Budget

Budget discussions are pending the receipt of the association’s NIF number, but Peter D. is currently developing a budget based on expected costs for the event.

Other Topics

  • A discussion point was introduced about changing the “MetaLead” title to something less hierarchical, like “Team Facilitator” or “Lead Coordinator”. Proposals can be sent to Daniela S.
  • A proposal for a regular meeting schedule (e.g., every two weeks) and a fixed day will be decided via a poll, as Tuesday is not convenient for all participants.

Action Items

  • Prosper B.: Reach out to new applicants to see what they want to do in Cantina, including those who applied online
  • Peter D.: Check with Ben D. for information needed to configure teams and other items in the Humans app
  • Daniela S.: Gather information from the metaleads to generate job descriptions for open roles and coordinate future metalead meetings
  • Ben D. and Daniela S.: Gather alternative suggestions for the “metalead” title
  • Daniela S.: Poll for best dates for monthly or twice-monthly meetings
  • Shauna B.: Start sending out more information by building the newsletter
Asistentes: Ward D., Daniel T., Ben D., Prosper B., Siri T., Daniela S., Shauna B., Peter D., Tyche S., Melody

Resumen

Ward D. abrió la reunión, en la que se aclaró que, aunque la estructura organizativa aún se está formalizando, las decisiones departamentales son generalmente autónomas, y la Junta Directiva (Daniel T., Ben D. y Ward D.) sirve para facilitar los requisitos legales y de permisos, mientras que las decisiones presupuestarias requieren coordinación interdepartamental. Los informes departamentales revelaron un fuerte impulso en general, con Bienestar del Participante completamente dotado de personal antes que el año pasado, el sistema de voluntarios FIST en preparación, la aplicación de gestión Humans operativa y los proveedores contactados a la espera del número NIF de la asociación.

Discusión

Autonomía Departamental y Función de la Junta

Los participantes aclararon que, aunque la estructura organizativa aún se está formalizando, las decisiones departamentales generalmente pueden tomarse dentro de los respectivos departamentos. Ben D. señaló que la junta busca la máxima participación y aportación, y que las decisiones tomadas en este foro podrían formalizarse mediante votaciones de la junta. Daniel T. enfatizó que la junta no es jerárquica y no dicta acciones, sino que sirve a la comunidad gestionando las cuestiones legales y obteniendo los permisos necesarios para el evento. Se estableció que las decisiones que afectan al presupuesto deben coordinarse entre departamentos.

Cantina

Prosper B. informó que la Cantina enfrenta importantes retos de reclutamiento porque muchas personas habían hecho otros planes, creyendo que no habría evento en 2026. Necesitan reclutar personas cualificadas, incluyendo a alguien para la coordinación durante todo el año, y confirmaron que entienden el proceso presupuestario pero necesitan información sobre el número de personas a alimentar durante el montaje y el evento.

Creatividad

Siri T. informó de una reunión de equipo sorprendentemente motivadora con muchas personas entusiastas e ideas. La necesidad más urgente del equipo de Creatividad es obtener claridad del departamento de Finanzas sobre la certeza del evento, los datos de la cuenta bancaria e información sobre cómo los artistas deben presentar facturas y recibir posibles subvenciones artísticas. También necesitan saber si hay cambios en los límites burocráticos de financiación, como restricciones en la financiación de alcohol.

Siri T. preguntó cómo hacer seguimiento de los solicitantes que se inscribieron a través del nuevo formulario en línea. Ben D. explicó que gestionan el proceso de incorporación, clasificando a los solicitantes según su experiencia e intereses, y añadiéndolos a las carpetas correspondientes del drive, señalando que la ubicación en una carpeta no garantiza el compromiso con ese departamento. Ben D. también confirmó que verificarían el cumplimiento del RGPD antes de compartir información personal de los solicitantes con los líderes de departamento.

Planificación Urbana y Barrios

Melody informó que Planificación Urbana cuenta con suficientes voluntarios para la fase previa al evento, pero necesita personas para el montaje y el evento en sí. Daniela S. sugirió que si nadie asume el rol de líder de Apoyo a Barrios, esas tareas podrían distribuirse entre departamentos, con Planificación Urbana encargándose del registro y la coordinación de la disposición. El consenso fue que Planificación Urbana podría gestionar el registro y la ubicación, mientras que otras tareas, como la gestión de extintores, podrían ser asumidas por otros departamentos.

Comunicaciones

Shauna B. informó que el equipo de Comunicaciones se está formando y necesita reconstruirse. Pronto comenzarán a crear el boletín informativo y a difundir información a través de los crecientes grupos de WhatsApp y Telegram.

Bienestar del Participante

Daniel T. proporcionó una actualización positiva sobre Bienestar del Participante, señalando que todos los roles críticos—incluyendo metalead, líder de consentimiento, líder de bienestar y líder de inclusión—están actualmente cubiertos, lo que sitúa al equipo en una posición sólida en esta fase.

R&R y Sistema FIST

Ben D. declaró que RNR (Reclutamiento y Retención) tuvo un inicio lento pero ahora está priorizando encontrar un metalead de reemplazo y atender las necesidades de reclutamiento. Ben D. también informó que se llevaron a cabo conversaciones sobre coordinación de voluntarios y confirmó que el desafío del reclutamiento tardío es conocido, pero que las carencias específicas, como en Cantina, necesitan atención temprana. Ben D. está coordinando con otros la viabilidad de implementar el sistema FIST para la coordinación de voluntarios. Peter D. confirmó que FIST es de código abierto y que han estado actualizándolo y preparándose para desplegarlo en un nuevo servidor.

Montaje y Desmontaje

Tyche S. señaló una perspectiva mixta para Montaje y Desmontaje, con algunos líderes retirándose y otros ofreciéndose a asumir responsabilidades. Tyche S. expresó preocupación por la disponibilidad de recursos, como los materiales en los contenedores, y enfatizó la necesidad de coordinarse estrechamente con el equipo de Energía. Tyche S. indicó disposición a repetir los planes de años anteriores con poco preaviso, pero solo si se aseguran los recursos necesarios para evitar un estrés innecesario.

Producción y Planificación Operativa

Daniela S. informó que comenzaron a trabajar la semana pasada, se han puesto en contacto con los principales proveedores y están explorando alternativas a las opciones más caras. Los proveedores clave, como los de generadores y cabañas, están esperando el número NIF de la asociación para proporcionar presupuestos oficiales, aunque las cabañas ya están reservadas a la espera del pago. Daniela S. está elaborando un cronograma maestro basado en calendarios de eventos comparables y solicitó información de contacto actualizada, necesidades presupuestarias y requisitos de personal de todos los departamentos para mejorar la precisión.

Aplicación Humans

Peter D. actualizó a la reunión sobre la aplicación Humans, que ya está operativa y permite a las personas registrarse. La aplicación está diseñada para gestionar equipos, cumplimiento legal (RGPD, consentimiento) y controlar automáticamente el acceso a las carpetas compartidas, con el objetivo de automatizar las tareas administrativas para los participantes.

Finanzas y Presupuesto

Las discusiones presupuestarias están pendientes de la recepción del número NIF de la asociación, pero Peter D. está actualmente desarrollando un presupuesto basado en los costes previstos para el evento.

Otros Temas

  • Se introdujo un punto de discusión sobre cambiar el título de «MetaLead» por algo menos jerárquico, como «Facilitador de Equipo» o «Coordinador Principal». Las propuestas pueden enviarse a Daniela S.
  • Una propuesta para un calendario de reuniones regular (por ejemplo, cada dos semanas) y un día fijo se decidirá mediante una encuesta, ya que el martes no es conveniente para todos los participantes.

Puntos de Acción

  • Prosper B.: Contactar a los nuevos solicitantes para ver qué quieren hacer en Cantina, incluyendo a los que se inscribieron en línea
  • Peter D.: Consultar con Ben D. la información necesaria para configurar equipos y otros elementos en la aplicación Humans
  • Daniela S.: Recopilar información de los metaleads para generar descripciones de puestos para roles abiertos y coordinar futuras reuniones de metaleads
  • Ben D. y Daniela S.: Recopilar sugerencias alternativas para el título de «metalead»
  • Daniela S.: Realizar una encuesta para las mejores fechas para reuniones mensuales o quincenales
  • Shauna B.: Comenzar a enviar más información construyendo el boletín informativo
En cas de divergence entre cette version et la version espagnole, la version espagnole prévaudra.
Participants : Ward D., Daniel T., Ben D., Prosper B., Siri T., Daniela S., Shauna B., Peter D., Tyche S., Melody

Résumé

Ward D. a ouvert la réunion, qui a clarifié que, bien que la structure organisationnelle soit encore en cours de formalisation, les décisions départementales sont généralement autonomes, et le Conseil d’administration (Daniel T., Ben D. et Ward D.) sert à faciliter les exigences légales et de permis, les décisions budgétaires nécessitant une coordination interdépartementale. Les bilans départementaux ont révélé un fort élan général, avec le Bien-être des Participants entièrement pourvu en personnel en avance sur l’année précédente, le système de bénévoles FIST en préparation, l’application de gestion Humans opérationnelle, et les fournisseurs contactés en attente du numéro NIF de l’association.

Discussion

Autonomie Départementale et Fonction du Conseil

Les participants ont clarifié que, bien que la structure organisationnelle soit encore en cours de formalisation, les décisions départementales peuvent généralement être prises au sein des départements respectifs. Ben D. a noté que le conseil recherche une participation et un apport maximaux, et que les décisions prises dans ce forum pourraient être formalisées par des votes du conseil. Daniel T. a souligné que le conseil n’est pas hiérarchique et ne dicte pas les actions, mais sert plutôt la communauté en gérant les questions juridiques et en obtenant les permis nécessaires pour l’événement. Il a été établi que les décisions affectant le budget doivent être coordonnées entre les départements.

Cantina

Prosper B. a rapporté que la Cantina fait face à d’importants défis de recrutement car de nombreuses personnes avaient fait d’autres plans, croyant qu’il n’y aurait pas d’événement en 2026. Ils doivent recruter des personnes qualifiées, y compris quelqu’un pour la coordination annuelle, et ont confirmé qu’ils comprennent le processus budgétaire mais ont besoin d’informations sur le nombre de personnes à nourrir pendant le montage et l’événement.

Créativité

Siri T. a rapporté une réunion d’équipe étonnamment motivante avec de nombreuses personnes enthousiastes et des idées. Le besoin le plus urgent de l’équipe Créativité est d’obtenir des précisions du département des Finances sur la certitude de l’événement, les coordonnées bancaires et des informations sur la manière dont les artistes doivent soumettre leurs factures et recevoir d’éventuelles subventions artistiques. Ils ont également besoin de savoir s’il y a des changements dans les limites bureaucratiques de financement, comme les restrictions sur le financement de l’alcool.

Siri T. a demandé comment suivre les candidats ayant postulé via le nouveau formulaire en ligne. Ben D. a expliqué qu’ils gèrent le processus d’intégration, classant les candidats en fonction de leur expérience et de leurs intérêts, et les ajoutant aux dossiers drive correspondants, en précisant que le placement dans un dossier ne garantit pas l’engagement envers ce département. Ben D. a également confirmé qu’ils vérifieraient la conformité au RGPD avant de partager les informations personnelles des candidats avec les responsables de département.

Urbanisme et Barrios

Melody a rapporté que l’Urbanisme dispose de suffisamment de bénévoles pour la phase pré-événement, mais a besoin de personnes pour le montage et l’événement lui-même. Daniela S. a suggéré que si personne n’assume le rôle de responsable du Soutien aux Barrios, ces tâches pourraient être réparties entre les départements, l’Urbanisme gérant l’inscription et la coordination de la disposition. Le consensus était que l’Urbanisme pourrait gérer l’inscription et le placement, tandis que d’autres tâches, comme la gestion des extincteurs, pourraient être prises en charge par d’autres départements.

Communications

Shauna B. a rapporté que l’équipe Communications est en formation et doit être reconstruite. Ils commenceront bientôt à créer la newsletter et à diffuser des informations via les groupes WhatsApp et Telegram en croissance.

Bien-être des Participants

Daniel T. a fourni une mise à jour positive sur le Bien-être des Participants, notant que tous les rôles critiques—y compris metalead, responsable du consentement, responsable du bien-être et responsable de l’inclusion—sont actuellement pourvus, ce qui place l’équipe dans une position solide à ce stade.

R&R et Système FIST

Ben D. a déclaré que le RNR (Recrutement et Rétention) a eu un démarrage lent mais donne maintenant la priorité à la recherche d’un metalead de remplacement et à la réponse aux besoins de recrutement. Ben D. a également rapporté que des discussions sur la coordination des bénévoles ont eu lieu et a confirmé que le défi du recrutement tardif est connu, mais que les lacunes spécifiques, comme à la Cantina, nécessitent une attention précoce. Ben D. coordonne avec d’autres la faisabilité du déploiement du système FIST pour la coordination des bénévoles. Peter D. a confirmé que FIST est open source et qu’ils l’ont mis à jour et préparé pour le déployer sur un nouveau serveur.

Montage et Démontage

Tyche S. a noté des perspectives mitigées pour le Montage et Démontage, avec certains responsables se retirant et d’autres proposant de prendre la relève. Tyche S. a exprimé des inquiétudes quant à la disponibilité des ressources, comme les matériaux dans les conteneurs, et a souligné la nécessité d’une coordination étroite avec l’équipe Énergie. Tyche S. a indiqué sa volonté de répéter les plans des années précédentes dans un court délai, mais uniquement si les ressources nécessaires sont sécurisées pour éviter un stress excessif.

Production et Planification Opérationnelle

Daniela S. a rapporté qu’ils ont commencé à travailler la semaine dernière, ont contacté les principaux fournisseurs et explorent des alternatives aux options coûteuses. Les fournisseurs clés, tels que les fournisseurs de générateurs et de cabines, attendent le numéro NIF de l’association pour fournir des devis officiels, bien que les cabines soient déjà réservées en attente de paiement. Daniela S. élabore un calendrier directeur basé sur des calendriers d’événements comparables et a demandé les coordonnées actuelles, les besoins budgétaires et les exigences en personnel de tous les départements pour améliorer la précision.

Application Humans

Peter D. a mis à jour la réunion sur l’application Humans, qui est désormais opérationnelle et permet aux gens de s’inscrire. L’application est conçue pour gérer les équipes, la conformité légale (RGPD, consentement) et contrôler automatiquement l’accès aux dossiers partagés, dans le but d’automatiser les tâches administratives pour les participants.

Finances et Budget

Les discussions budgétaires sont en attente de la réception du numéro NIF de l’association, mais Peter D. développe actuellement un budget basé sur les coûts prévus pour l’événement.

Autres Sujets

  • Un point de discussion a été introduit concernant le changement du titre « MetaLead » pour quelque chose de moins hiérarchique, comme « Facilitateur d’Équipe » ou « Coordinateur Principal ». Les propositions peuvent être envoyées à Daniela S.
  • Une proposition pour un calendrier de réunions régulier (par exemple, toutes les deux semaines) et un jour fixe sera décidée par sondage, le mardi n’étant pas pratique pour tous les participants.

Points d’Action

  • Prosper B. : Contacter les nouveaux candidats pour voir ce qu’ils veulent faire à la Cantina, y compris ceux qui ont postulé en ligne
  • Peter D. : Vérifier auprès de Ben D. les informations nécessaires pour configurer les équipes et autres éléments dans l’application Humans
  • Daniela S. : Recueillir les informations des metaleads pour générer des descriptions de postes pour les rôles ouverts et coordonner les futures réunions de metaleads
  • Ben D. et Daniela S. : Recueillir des suggestions alternatives pour le titre de « metalead »
  • Daniela S. : Réaliser un sondage pour les meilleures dates pour les réunions mensuelles ou bimensuelles
  • Shauna B. : Commencer à diffuser plus d’informations en créant la newsletter
In caso di discrepanza tra questa versione e la versione spagnola, prevarrà la versione spagnola.
Partecipanti: Ward D., Daniel T., Ben D., Prosper B., Siri T., Daniela S., Shauna B., Peter D., Tyche S., Melody

Riepilogo

Ward D. ha aperto la riunione, che ha chiarito che, sebbene la struttura organizzativa sia ancora in fase di formalizzazione, le decisioni dipartimentali sono generalmente autonome, e il Consiglio Direttivo (Daniel T., Ben D. e Ward D.) serve a facilitare i requisiti legali e di autorizzazione, con le decisioni di bilancio che richiedono un coordinamento interdipartimentale. I rapporti dipartimentali hanno rivelato un forte slancio complessivo, con il Benessere dei Partecipanti completamente dotato di personale in anticipo rispetto all’anno precedente, il sistema di volontari FIST in preparazione, l’applicazione di gestione Humans operativa e i fornitori contattati in attesa del numero NIF dell’associazione.

Discussione

Autonomia Dipartimentale e Funzione del Consiglio

I partecipanti hanno chiarito che, sebbene la struttura organizzativa sia ancora in fase di formalizzazione, le decisioni dipartimentali possono generalmente essere prese all’interno dei rispettivi dipartimenti. Ben D. ha osservato che il consiglio cerca la massima partecipazione e contributo, e che le decisioni prese in questo forum potrebbero essere formalizzate attraverso votazioni del consiglio. Daniel T. ha sottolineato che il consiglio non è gerarchico e non detta azioni, ma piuttosto serve la comunità gestendo le questioni legali e ottenendo i permessi necessari per l’evento. È stato stabilito che le decisioni che influiscono sul bilancio devono essere coordinate tra i dipartimenti.

Cantina

Prosper B. ha riferito che la Cantina sta affrontando significative sfide di reclutamento perché molte persone avevano fatto altri piani, credendo che non ci sarebbe stato un evento nel 2026. Hanno bisogno di reclutare persone qualificate, incluso qualcuno per il coordinamento annuale, e hanno confermato di comprendere il processo di bilancio ma di aver bisogno di informazioni sul numero di persone da sfamare durante il montaggio e l’evento.

Creatività

Siri T. ha riferito di una riunione di squadra sorprendentemente motivante con molte persone entusiaste e idee. La necessità più urgente del team Creatività è ottenere chiarezza dal dipartimento Finanze riguardo alla certezza dell’evento, i dettagli del conto bancario e informazioni su come gli artisti debbano presentare fatture e ricevere potenziali sovvenzioni artistiche. Hanno anche bisogno di sapere se ci sono cambiamenti nei limiti burocratici di finanziamento, come restrizioni sul finanziamento dell’alcol.

Siri T. ha chiesto come monitorare i candidati che hanno fatto domanda tramite il nuovo modulo online. Ben D. ha spiegato che gestiscono il processo di inserimento, classificando i candidati in base alla loro esperienza e interessi, e aggiungendoli alle cartelle drive pertinenti, precisando che il posizionamento in una cartella non garantisce l’impegno verso quel dipartimento. Ben D. ha anche confermato che verificherebbero la conformità al GDPR prima di condividere le informazioni personali dei candidati con i responsabili di dipartimento.

Pianificazione Urbana e Barrios

Melody ha riferito che la Pianificazione Urbana dispone di sufficienti volontari per la fase pre-evento, ma ha bisogno di persone per il montaggio e l’evento stesso. Daniela S. ha suggerito che se nessuno assume il ruolo di responsabile del Supporto ai Barrios, quei compiti potrebbero essere distribuiti tra i dipartimenti, con la Pianificazione Urbana che gestisce la registrazione e il coordinamento della disposizione. Il consenso è stato che la Pianificazione Urbana potrebbe gestire registrazione e posizionamento, mentre altri compiti, come la gestione degli estintori, potrebbero essere gestiti da altri dipartimenti.

Comunicazioni

Shauna B. ha riferito che il team Comunicazioni si sta formando e ha bisogno di essere ricostruito. Presto inizieranno a creare la newsletter e a diffondere informazioni attraverso i crescenti gruppi WhatsApp e Telegram.

Benessere dei Partecipanti

Daniel T. ha fornito un aggiornamento positivo sul Benessere dei Partecipanti, notando che tutti i ruoli critici—inclusi metalead, responsabile del consenso, responsabile del benessere e responsabile dell’inclusione—sono attualmente coperti, il che mette il team in una posizione solida in questa fase.

R&R e Sistema FIST

Ben D. ha dichiarato che il RNR (Reclutamento e Ritenzione) ha avuto un avvio lento ma ora sta dando priorità alla ricerca di un metalead sostitutivo e alla risposta alle esigenze di reclutamento. Ben D. ha anche riferito che si sono svolte discussioni sul coordinamento dei volontari e ha confermato che la sfida del reclutamento tardivo è nota, ma che le carenze specifiche, come nella Cantina, necessitano di attenzione precoce. Ben D. sta coordinando con altri la fattibilità dell’implementazione del sistema FIST per il coordinamento dei volontari. Peter D. ha confermato che FIST è open source e che lo hanno aggiornato e preparato per il deployment su un nuovo server.

Montaggio e Smontaggio

Tyche S. ha notato una prospettiva mista per Montaggio e Smontaggio, con alcuni responsabili che si ritirano e altri che si offrono di subentrare. Tyche S. ha espresso preoccupazione per la disponibilità delle risorse, come i materiali nei container, e ha sottolineato la necessità di coordinarsi strettamente con il team Energia. Tyche S. ha indicato la disponibilità a ripetere i piani degli anni precedenti con breve preavviso, ma solo se le risorse necessarie vengono assicurate per evitare stress eccessivo.

Produzione e Pianificazione Operativa

Daniela S. ha riferito che hanno iniziato a lavorare la settimana scorsa, hanno contattato i principali fornitori e stanno esplorando alternative alle opzioni costose. I fornitori chiave, come quelli di generatori e cabine, sono in attesa del numero NIF dell’associazione per fornire preventivi ufficiali, sebbene le cabine siano già riservate in attesa del pagamento. Daniela S. sta compilando un calendario direttore basato su calendari di eventi comparabili e ha richiesto informazioni di contatto aggiornate, esigenze di bilancio e requisiti di personale da tutti i dipartimenti per migliorare la precisione.

Applicazione Humans

Peter D. ha aggiornato la riunione sull’applicazione Humans, che è ora operativa e consente alle persone di iscriversi. L’applicazione è progettata per gestire team, conformità legale (GDPR, consenso) e controllare automaticamente l’accesso alle cartelle condivise, con l’obiettivo di automatizzare le attività amministrative per i partecipanti.

Finanze e Bilancio

Le discussioni sul bilancio sono in attesa della ricezione del numero NIF dell’associazione, ma Peter D. sta attualmente sviluppando un bilancio basato sui costi previsti per l’evento.

Altri Argomenti

  • È stato introdotto un punto di discussione sul cambio del titolo «MetaLead» con qualcosa di meno gerarchico, come «Facilitatore di Team» o «Coordinatore Principale». Le proposte possono essere inviate a Daniela S.
  • Una proposta per un calendario di riunioni regolare (ad esempio, ogni due settimane) e un giorno fisso sarà decisa tramite sondaggio, poiché il martedì non è comodo per tutti i partecipanti.

Punti d’Azione

  • Prosper B.: Contattare i nuovi candidati per vedere cosa vogliono fare nella Cantina, inclusi quelli che hanno fatto domanda online
  • Peter D.: Verificare con Ben D. le informazioni necessarie per configurare team e altri elementi nell’applicazione Humans
  • Daniela S.: Raccogliere informazioni dai metaleads per generare descrizioni dei ruoli aperti e coordinare le future riunioni dei metaleads
  • Ben D. e Daniela S.: Raccogliere suggerimenti alternativi per il titolo di «metalead»
  • Daniela S.: Condurre un sondaggio per le migliori date per riunioni mensili o quindicinali
  • Shauna B.: Iniziare a inviare più informazioni creando la newsletter
Im Falle von Abweichungen zwischen dieser Version und der spanischen Version hat die spanische Version Vorrang.
Teilnehmer: Ward D., Daniel T., Ben D., Prosper B., Siri T., Daniela S., Shauna B., Peter D., Tyche S., Melody

Übersicht

Ward D. eröffnete die Sitzung, in der klargestellt wurde, dass die Organisationsstruktur zwar noch formalisiert wird, abteilungsbezogene Entscheidungen jedoch grundsätzlich autonom getroffen werden und der Vorstand (Daniel T., Ben D. und Ward D.) dazu dient, rechtliche Anforderungen und Genehmigungen zu erleichtern, wobei Haushaltsentscheidungen eine abteilungsübergreifende Koordination erfordern. Die Abteilungsberichte zeigten insgesamt eine starke Dynamik: Das Teilnehmer-Wohlbefinden war früher als im Vorjahr vollständig besetzt, das FIST-Freiwilligensystem wird vorbereitet, die Humans-Verwaltungsanwendung ist betriebsbereit, und die Lieferanten wurden kontaktiert und warten auf die NIF-Nummer des Vereins.

Diskussion

Abteilungsautonomie und Vorstandsfunktion

Die Teilnehmer stellten klar, dass die Organisationsstruktur zwar noch formalisiert wird, abteilungsbezogene Entscheidungen jedoch in der Regel innerhalb der jeweiligen Abteilungen getroffen werden können. Ben D. merkte an, dass der Vorstand maximale Beteiligung und Input anstrebt und dass in diesem Forum getroffene Entscheidungen durch Vorstandsabstimmungen formalisiert werden könnten. Daniel T. betonte, dass der Vorstand nicht hierarchisch ist und keine Handlungen vorschreibt, sondern der Gemeinschaft dient, indem er rechtliche Angelegenheiten regelt und die für die Veranstaltung erforderlichen Genehmigungen einholt. Es wurde festgelegt, dass Entscheidungen, die das Budget betreffen, abteilungsübergreifend koordiniert werden müssen.

Cantina

Prosper B. berichtete, dass die Cantina vor erheblichen Rekrutierungsherausforderungen steht, da viele Personen andere Pläne gemacht hatten, weil sie glaubten, dass es 2026 keine Veranstaltung geben würde. Sie müssen qualifizierte Personen rekrutieren, darunter jemanden für die ganzjährige Koordination, und bestätigten, dass sie den Haushaltsprozess verstehen, aber Informationen über die Anzahl der zu versorgenden Personen während des Aufbaus und der Veranstaltung benötigen.

Kreativität

Siri T. berichtete von einer überraschend motivierenden Teamsitzung mit vielen begeisterten Menschen und Ideen. Das dringendste Bedürfnis des Kreativitätsteams ist Klarheit von der Finanzabteilung über die Gewissheit der Veranstaltung, Bankverbindungen und Informationen darüber, wie Künstler Rechnungen einreichen und mögliche Kunstzuschüsse erhalten sollen. Sie müssen auch wissen, ob es Änderungen bei den bürokratischen Finanzierungsgrenzen gibt, wie z.B. Beschränkungen bei der Finanzierung von Alkohol.

Siri T. erkundigte sich, wie Bewerber, die sich über das neue Online-Formular beworben haben, nachverfolgt werden können. Ben D. erklärte, dass sie den Onboarding-Prozess verwalten, Bewerber nach Erfahrung und Interessen klassifizieren und sie den entsprechenden Drive-Ordnern hinzufügen, wobei die Platzierung in einem Ordner keine Verpflichtung gegenüber dieser Abteilung garantiert. Ben D. bestätigte auch, dass sie die DSGVO-Konformität prüfen würden, bevor sie persönliche Informationen der Bewerber mit den Abteilungsleitern teilen.

Stadtplanung und Barrios

Melody berichtete, dass die Stadtplanung über genügend Freiwillige für die Vor-Veranstaltungsphase verfügt, aber Personen für den Aufbau und die Veranstaltung selbst benötigt. Daniela S. schlug vor, dass, wenn niemand die Rolle des Barrio-Support-Leiters übernimmt, diese Aufgaben auf die Abteilungen verteilt werden könnten, wobei die Stadtplanung die Registrierung und Layout-Koordination übernimmt. Der Konsens war, dass die Stadtplanung Registrierung und Platzierung verwalten könnte, während andere Aufgaben, wie die Verwaltung von Feuerlöschern, von anderen Abteilungen übernommen werden könnten.

Kommunikation

Shauna B. berichtete, dass das Kommunikationsteam sich formiert und neu aufgebaut werden muss. Sie werden bald mit der Erstellung des Newsletters beginnen und Informationen über die wachsenden WhatsApp- und Telegram-Gruppen verbreiten.

Teilnehmer-Wohlbefinden

Daniel T. gab ein positives Update zum Teilnehmer-Wohlbefinden und stellte fest, dass alle kritischen Rollen—einschließlich Metalead, Consent-Leitung, Welfare-Leitung und Inklusions-Leitung—derzeit besetzt sind, was das Team in dieser Phase in eine starke Position bringt.

R&R und FIST-System

Ben D. erklärte, dass RNR (Rekrutierung und Bindung) einen langsamen Start hatte, aber jetzt die Suche nach einem Ersatz-Metalead und die Behebung von Rekrutierungsbedürfnissen priorisiert. Ben D. berichtete auch, dass Gespräche über die Freiwilligenkoordination stattgefunden haben, und bestätigte, dass die Herausforderung der späten Rekrutierung bekannt ist, aber spezifische Lücken, wie bei der Cantina, frühzeitige Aufmerksamkeit erfordern. Ben D. koordiniert mit anderen die Machbarkeit der Einführung des FIST-Systems für die Freiwilligenkoordination. Peter D. bestätigte, dass FIST Open Source ist und sie es aktualisiert und für die Bereitstellung auf einem neuen Server vorbereitet haben.

Auf- und Abbau

Tyche S. bemerkte eine gemischte Perspektive für Auf- und Abbau, wobei einige Leiter zurücktreten und andere anbieten, einzuspringen. Tyche S. äußerte Bedenken hinsichtlich der Verfügbarkeit von Ressourcen, wie Materialien in den Containern, und betonte die Notwendigkeit einer engen Koordination mit dem Energieteam. Tyche S. zeigte die Bereitschaft, die Pläne der Vorjahre kurzfristig zu wiederholen, aber nur, wenn die notwendigen Ressourcen gesichert werden, um unnötigen Stress zu vermeiden.

Produktion und Operative Planung

Daniela S. berichtete, dass sie letzte Woche mit der Arbeit begonnen haben, die wichtigsten Lieferanten kontaktiert haben und Alternativen zu teuren Optionen erkunden. Wichtige Lieferanten, wie Generator- und Kabinenlieferanten, warten auf die NIF-Nummer des Vereins, um offizielle Angebote abzugeben, obwohl die Kabinen bereits vorbehaltlich der Zahlung reserviert sind. Daniela S. erstellt einen Masterplan basierend auf vergleichbaren Veranstaltungszeitleisten und bat alle Abteilungen um aktuelle Kontaktinformationen, Budgetbedürfnisse und Personalanforderungen zur Verbesserung der Genauigkeit.

Humans-Anwendung

Peter D. informierte die Sitzung über die Humans-Anwendung, die jetzt betriebsbereit ist und es den Leuten ermöglicht, sich anzumelden. Die Anwendung ist darauf ausgelegt, Teams, rechtliche Compliance (DSGVO, Einwilligung) zu verwalten und den Zugang zu gemeinsamen Laufwerken automatisch zu steuern, mit dem Ziel, administrative Aufgaben für die Teilnehmer zu automatisieren.

Finanzen und Budget

Die Haushaltsdiskussionen stehen bis zum Erhalt der NIF-Nummer des Vereins aus, aber Peter D. entwickelt derzeit ein Budget basierend auf den erwarteten Kosten für die Veranstaltung.

Weitere Themen

  • Ein Diskussionspunkt wurde eingeführt, den Titel „MetaLead“ in etwas weniger Hierarchisches zu ändern, wie „Team-Facilitator“ oder „Leitender Koordinator“. Vorschläge können an Daniela S. gesendet werden.
  • Ein Vorschlag für einen regelmäßigen Sitzungsrhythmus (z.B. alle zwei Wochen) und einen festen Tag wird per Umfrage entschieden, da Dienstag nicht für alle Teilnehmer günstig ist.

Maßnahmen

  • Prosper B.: Neue Bewerber kontaktieren, um zu erfahren, was sie in der Cantina machen möchten, einschließlich derer, die sich online beworben haben
  • Peter D.: Bei Ben D. die für die Konfiguration von Teams und anderen Elementen in der Humans-App erforderlichen Informationen erfragen
  • Daniela S.: Informationen von den Metaleads sammeln, um Stellenbeschreibungen für offene Rollen zu erstellen und zukünftige Metalead-Sitzungen zu koordinieren
  • Ben D. und Daniela S.: Alternative Vorschläge für den Titel „Metalead“ sammeln
  • Daniela S.: Umfrage zu den besten Terminen für monatliche oder zweimal monatliche Sitzungen durchführen
  • Shauna B.: Beginnen, mehr Informationen durch den Aufbau des Newsletters zu verbreiten