Participant Wellness Team Meeting
Summary
The team discussed structural concerns and leadership changes within the Participant Wellness area. Daniel T. is stepping back from the Participant Wellness Meta Lead role and Anna T. expressed willingness to take it on. Key topics included Ohana House operations and potential child protection requirements, the automated low-income ticket system, Safer Space cabin protocols, and the possibility of integrating the vacant Harm Reduction lead role into the Inclusion team.
Discussion
Leadership Change
Daniel T. is stepping back from the Participant Wellness Meta Lead role due to capacity constraints. Anna T. is willing to take on the Meta Lead role with support; Daniel T. noted Anna T. is already outperforming him in coordination. The NCA board is mapping lead-level roles and will make gaps visible on the new website.
Team Introductions and Roles
- Anna T. — Consent Lead; wants more connection among the team, previously felt like an “isolated cog”
- Chris T.O. — Board member of the association; Malfare Lead (needs help with pre-event planning)
- Fran A. — Low-Income Ticket Lead
- Tilke W. — Inclusion Lead; also camp lead of HR Out
- Yllza B. — Ohana House Lead (3 years)
- D MAC — Welfare Co-Lead and Welfare Training Lead
- Patrick L. — Has worked Malfare shift lead shifts; interested in helping with Malfare leadership
Welfare Team Structure
D MAC proposed three Welfare leads as ideal for “rotational sanity” and managing full shifts. Two leads proved too much for one person in past experience. Strong collaboration with Malfare last year was noted.
Malfare Operations
Chris T.O. plans to run Malfare using established best practices, building out a leadership council. Priority: ensuring enough experienced personnel for “overwatch” roles (highest on-site escalation point). Most immediate need: pre-event administrative support, volunteer communications, shift planning, and training.
Ohana House
Ohana House is a sober, safe, children-friendly decompression space (not a daycare), operating 9:00–17:00 with four volunteers. It offers children’s books, toys, and crafting materials. Volunteer no-shows have been an issue.
Anna T. raised concern about potential child protection certificate requirements, which could complicate volunteer recruitment. Yllza B. will draft a description of the space for legal review.
Ohana House and Welfare Collaboration
D MAC proposed using Ohana House as overflow/triage space for Welfare after 17:00. Yllza B. was happy to offer the space after hours. A suggested restructuring would remove the fence between Ohana House and Welfare and change door access for Welfare supervision.
Safer Space Cabin
Anna T. noted a potential conflict of interest between running the space and reading post-event reports. The cabin was previously operated with dedicated drop-in hours; support outside those times went via Malfare or Welfare.
Agreed protocol: Consent “owns” the cabin but makes it available for Malfare/Welfare triage needs, yielding if Consent requires it for a support case. Patrick L. suggested Welfare route requests through Malfare for a single point of entry and accountability.
Low-Income Ticket System
The previous approach involved long personal emails and was labour-intensive with arbitrary decisions. The current system uses a Google form with weighted questions and automated scoring, reducing processing from 3–4 weeks to 30 minutes.
Annual decisions needed: total number of tickets, batch timing, and question weighting. Two batches are currently used to prevent delays in code-to-ticket exchange. GDPR concern: sensitive personal information requires minimal people involved.
Exception handling: leads sometimes request tickets for team members. Fran A. prefers either a set allocation per lead or extra points in the scoring system to maintain objectivity. Patrick L. stressed the need for some flexibility for crucial volunteers.
Harm Reduction Lead
The role has been vacant for approximately 2 years. Tilke W. suggested integrating it into the Inclusion team. Historically the role focused on substances (AA/NA meetings). Tilke W. has broadened the scope to include noise health and safety; elements are already distributed across departments.
Organisational Structure
Anna T. expressed preference for exploring horizontal structures over strict hierarchy, while acknowledging the Meta Lead role may be necessary for oversight and noticing vacant roles. Tilke W. agreed that pyramid structure can be useful for communication as the association gets established.
Budget
Anna T. offered to consolidate budget needs for Participant Wellness teams before liaising with the treasurer. Tilke W. noted Inclusion’s budget was insufficient last year and suggested tiered budgeting (essentials vs. improvements). There was discussion of high-income tickets (offered previously), with current financial difficulties around setting up the association’s finances.
Resumen
El equipo debatió cuestiones estructurales y cambios de liderazgo dentro del área de Bienestar de Participantes. Daniel T. deja el puesto de Meta Lead de Bienestar de Participantes y Anna T. expresó su disposición a asumir el rol. Los temas clave incluyeron las operaciones de Ohana House y los posibles requisitos de protección infantil, el sistema automatizado de entradas de bajos ingresos, los protocolos de la cabaña Safer Space y la posibilidad de integrar el puesto vacante de líder de Reducción de Daños en el equipo de Inclusión.
Debate
Cambio de Liderazgo
Daniel T. deja el puesto de Meta Lead de Bienestar de Participantes debido a limitaciones de capacidad. Anna T. está dispuesta a asumir el rol de Meta Lead con apoyo; Daniel T. señaló que Anna T. ya le supera en coordinación. La junta de NCA está mapeando los roles a nivel de lead y hará visibles las vacantes en la nueva página web.
Presentaciones del Equipo y Roles
- Anna T. — Lead de Consentimiento; desea más conexión entre el equipo, anteriormente se sentía como un «engranaje aislado»
- Chris T.O. — Miembro de la junta de la asociación; Lead de Malfare (necesita ayuda con la planificación previa al evento)
- Fran A. — Lead de Entradas de Bajos Ingresos
- Tilke W. — Lead de Inclusión; también líder de campamento de HR Out
- Yllza B. — Lead de Ohana House (3 años)
- D MAC — Co-Lead de Welfare y Lead de Formación de Welfare
- Patrick L. — Ha trabajado como shift lead en Malfare; interesado en ayudar con el liderazgo de Malfare
Estructura del Equipo de Welfare
D MAC propuso tres leads de Welfare como lo ideal para la «cordura rotacional» y la gestión de turnos completos. Dos leads resultó ser demasiado para una sola persona en experiencias anteriores. Se destacó la fuerte colaboración con Malfare el año pasado.
Operaciones de Malfare
Chris T.O. planea dirigir Malfare utilizando las mejores prácticas establecidas, creando un consejo de liderazgo. Prioridad: asegurar suficiente personal experimentado para roles de «overwatch» (punto más alto de escalamiento en el sitio). Necesidad más inmediata: apoyo administrativo previo al evento, comunicaciones con voluntarios, planificación de turnos y formación.
Ohana House
Ohana House es un espacio sobrio, seguro y amigable para niños, pensado para la descompresión (no una guardería), que opera de 9:00 a 17:00 con cuatro voluntarios. Ofrece libros infantiles, juguetes y materiales de manualidades. Las ausencias de voluntarios han sido un problema.
Anna T. planteó preocupación por posibles requisitos de certificados de protección infantil, lo que podría complicar el reclutamiento de voluntarios. Yllza B. redactará una descripción del espacio para revisión legal.
Colaboración entre Ohana House y Welfare
D MAC propuso usar Ohana House como espacio de desbordamiento/triaje para Welfare después de las 17:00. Yllza B. aceptó gustosamente ofrecer el espacio fuera de horario. Una reestructuración sugerida eliminaría la valla entre Ohana House y Welfare y cambiaría el acceso de puertas para la supervisión de Welfare.
Cabaña Safer Space
Anna T. señaló un posible conflicto de intereses entre gestionar el espacio y leer informes posteriores al evento. La cabaña se operaba anteriormente con horarios dedicados de atención sin cita; el apoyo fuera de esos horarios se canalizaba a través de Malfare o Welfare.
Protocolo acordado: Consentimiento «es dueño» de la cabaña pero la pone a disposición para las necesidades de triaje de Malfare/Welfare, cediéndola si Consentimiento la necesita para un caso de apoyo. Patrick L. sugirió que Welfare canalice las solicitudes a través de Malfare para un único punto de entrada y responsabilidad.
Sistema de Entradas de Bajos Ingresos
El enfoque anterior implicaba largos correos electrónicos personales y era laborioso con decisiones arbitrarias. El sistema actual utiliza un formulario de Google con preguntas ponderadas y puntuación automatizada, reduciendo el procesamiento de 3–4 semanas a 30 minutos.
Decisiones anuales necesarias: número total de entradas, calendario de lotes y ponderación de preguntas. Actualmente se usan dos lotes para evitar retrasos en el canje de códigos por entradas. Preocupación RGPD: la información personal sensible requiere un mínimo de personas involucradas.
Gestión de excepciones: los leads a veces solicitan entradas para miembros de su equipo. Fran A. prefiere una asignación fija por lead o puntos extra en el sistema de puntuación para mantener la objetividad. Patrick L. subrayó la necesidad de cierta flexibilidad para voluntarios cruciales.
Lead de Reducción de Daños
El puesto ha estado vacante durante aproximadamente 2 años. Tilke W. sugirió integrarlo en el equipo de Inclusión. Históricamente, el rol se centraba en sustancias (reuniones de AA/NA). Tilke W. ha ampliado el alcance para incluir la salud y seguridad acústica; los elementos ya están distribuidos entre departamentos.
Estructura Organizativa
Anna T. expresó su preferencia por explorar estructuras horizontales en lugar de una jerarquía estricta, reconociendo al mismo tiempo que el rol de Meta Lead puede ser necesario para la supervisión y la detección de vacantes. Tilke W. coincidió en que la estructura piramidal puede ser útil para la comunicación mientras la asociación se establece.
Presupuesto
Anna T. se ofreció a consolidar las necesidades presupuestarias de los equipos de Bienestar de Participantes antes de coordinarse con el tesorero. Tilke W. señaló que el presupuesto de Inclusión fue insuficiente el año pasado y sugirió un presupuesto escalonado (esenciales frente a mejoras). Se debatió sobre las entradas de altos ingresos (ofrecidas anteriormente), con las dificultades financieras actuales para establecer las finanzas de la asociación.
Résumé
L’équipe a discuté de préoccupations structurelles et de changements de leadership au sein du domaine Bien-être des Participants. Daniel T. quitte le rôle de Meta Lead du Bien-être des Participants et Anna T. a exprimé sa volonté de prendre le relais. Les sujets clés comprenaient le fonctionnement d’Ohana House et les éventuelles exigences de protection de l’enfance, le système automatisé de billets à revenus modestes, les protocoles de la cabine Safer Space et la possibilité d’intégrer le poste vacant de responsable Réduction des Risques dans l’équipe Inclusion.
Discussion
Changement de Leadership
Daniel T. quitte le rôle de Meta Lead du Bien-être des Participants en raison de contraintes de capacité. Anna T. est disposée à assumer le rôle de Meta Lead avec du soutien ; Daniel T. a noté qu’Anna T. le surpasse déjà en coordination. Le conseil de NCA cartographie les rôles de niveau lead et rendra les postes vacants visibles sur le nouveau site web.
Présentations de l’Équipe et Rôles
- Anna T. — Responsable Consentement ; souhaite plus de connexion au sein de l’équipe, s’est précédemment sentie comme un « rouage isolé »
- Chris T.O. — Membre du conseil de l’association ; Responsable Malfare (a besoin d’aide pour la planification pré-événement)
- Fran A. — Responsable Billets à Revenus Modestes
- Tilke W. — Responsable Inclusion ; également responsable du camp HR Out
- Yllza B. — Responsable Ohana House (3 ans)
- D MAC — Co-responsable Welfare et Responsable Formation Welfare
- Patrick L. — A travaillé comme chef de quart Malfare ; intéressé à aider au leadership de Malfare
Structure de l’Équipe Welfare
D MAC a proposé trois responsables Welfare comme idéal pour la « santé mentale rotationnelle » et la gestion de quarts complets. Deux responsables se sont révélés trop lourds pour une seule personne par le passé. La forte collaboration avec Malfare l’année dernière a été notée.
Opérations de Malfare
Chris T.O. prévoit de diriger Malfare en utilisant les meilleures pratiques établies, en constituant un conseil de leadership. Priorité : s’assurer d’avoir suffisamment de personnel expérimenté pour les rôles de « surveillance » (point d’escalade le plus élevé sur site). Besoin le plus immédiat : soutien administratif pré-événement, communication avec les bénévoles, planification des quarts et formation.
Ohana House
Ohana House est un espace sobre, sûr et adapté aux enfants, conçu pour la décompression (pas une garderie), fonctionnant de 9h00 à 17h00 avec quatre bénévoles. Il propose des livres pour enfants, des jouets et du matériel de bricolage. Les absences de bénévoles ont posé problème.
Anna T. a soulevé une préoccupation concernant d’éventuelles exigences de certificats de protection de l’enfance, ce qui pourrait compliquer le recrutement de bénévoles. Yllza B. rédigera une description de l’espace pour examen juridique.
Collaboration entre Ohana House et Welfare
D MAC a proposé d’utiliser Ohana House comme espace de débordement/triage pour Welfare après 17h00. Yllza B. a accepté volontiers d’offrir l’espace en dehors des heures d’ouverture. Une restructuration suggérée supprimerait la clôture entre Ohana House et Welfare et modifierait l’accès par les portes pour la supervision de Welfare.
Cabine Safer Space
Anna T. a noté un potentiel conflit d’intérêts entre la gestion de l’espace et la lecture des rapports post-événement. La cabine était précédemment opérée avec des heures dédiées de permanence ; le soutien en dehors de ces heures passait par Malfare ou Welfare.
Protocole convenu : Consentement « possède » la cabine mais la met à disposition pour les besoins de triage de Malfare/Welfare, cédant si Consentement en a besoin pour un cas de soutien. Patrick L. a suggéré que Welfare achemine les demandes via Malfare pour un point d’entrée et de responsabilité unique.
Système de Billets à Revenus Modestes
L’approche précédente impliquait de longs courriels personnels et était laborieuse avec des décisions arbitraires. Le système actuel utilise un formulaire Google avec des questions pondérées et une notation automatisée, réduisant le traitement de 3–4 semaines à 30 minutes.
Décisions annuelles nécessaires : nombre total de billets, calendrier des lots et pondération des questions. Deux lots sont actuellement utilisés pour éviter les retards dans l’échange code-billet. Préoccupation RGPD : les informations personnelles sensibles nécessitent un minimum de personnes impliquées.
Gestion des exceptions : les responsables demandent parfois des billets pour les membres de leur équipe. Fran A. préfère soit une allocation fixe par responsable, soit des points supplémentaires dans le système de notation pour maintenir l’objectivité. Patrick L. a souligné la nécessité d’une certaine flexibilité pour les bénévoles essentiels.
Responsable Réduction des Risques
Le poste est vacant depuis environ 2 ans. Tilke W. a suggéré de l’intégrer à l’équipe Inclusion. Historiquement, le rôle était centré sur les substances (réunions AA/NA). Tilke W. a élargi le périmètre pour inclure la santé et la sécurité acoustiques ; les éléments sont déjà répartis entre les départements.
Structure Organisationnelle
Anna T. a exprimé sa préférence pour l’exploration de structures horizontales plutôt qu’une hiérarchie stricte, tout en reconnaissant que le rôle de Meta Lead peut être nécessaire pour la supervision et la détection des postes vacants. Tilke W. a convenu que la structure pyramidale peut être utile pour la communication pendant que l’association s’établit.
Budget
Anna T. a proposé de consolider les besoins budgétaires des équipes de Bien-être des Participants avant de se coordonner avec le trésorier. Tilke W. a noté que le budget d’Inclusion était insuffisant l’année dernière et a suggéré un budget échelonné (essentiels vs. améliorations). Il y a eu une discussion sur les billets à hauts revenus (proposés précédemment), avec les difficultés financières actuelles liées à la mise en place des finances de l’association.
Riepilogo
Il team ha discusso questioni strutturali e cambiamenti di leadership nell’area del Benessere dei Partecipanti. Daniel T. lascia il ruolo di Meta Lead del Benessere dei Partecipanti e Anna T. ha espresso la volontà di assumere il ruolo. I temi chiave hanno incluso le operazioni di Ohana House e i potenziali requisiti di protezione dell’infanzia, il sistema automatizzato di biglietti a basso reddito, i protocolli della cabina Safer Space e la possibilità di integrare il ruolo vacante di responsabile Riduzione del Danno nel team Inclusione.
Discussione
Cambio di Leadership
Daniel T. lascia il ruolo di Meta Lead del Benessere dei Partecipanti a causa di limiti di capacità. Anna T. è disposta ad assumere il ruolo di Meta Lead con supporto; Daniel T. ha osservato che Anna T. lo sta già superando nel coordinamento. Il consiglio di NCA sta mappando i ruoli a livello di lead e renderà visibili le posizioni vacanti sul nuovo sito web.
Presentazioni del Team e Ruoli
- Anna T. — Responsabile Consenso; desidera più connessione all’interno del team, in precedenza si sentiva come un “ingranaggio isolato”
- Chris T.O. — Membro del consiglio dell’associazione; Responsabile Malfare (necessita aiuto con la pianificazione pre-evento)
- Fran A. — Responsabile Biglietti a Basso Reddito
- Tilke W. — Responsabile Inclusione; anche responsabile del campo HR Out
- Yllza B. — Responsabile Ohana House (3 anni)
- D MAC — Co-responsabile Welfare e Responsabile Formazione Welfare
- Patrick L. — Ha lavorato come shift lead in Malfare; interessato ad aiutare nella leadership di Malfare
Struttura del Team Welfare
D MAC ha proposto tre responsabili Welfare come ideale per la “sanità mentale a rotazione” e la gestione di turni completi. Due responsabili si sono rivelati troppo per una sola persona in passato. È stata evidenziata la forte collaborazione con Malfare l’anno scorso.
Operazioni di Malfare
Chris T.O. prevede di dirigere Malfare utilizzando le migliori pratiche consolidate, creando un consiglio di leadership. Priorità: garantire personale sufficiente ed esperto per i ruoli di “sorveglianza” (punto più alto di escalation sul sito). Esigenza più immediata: supporto amministrativo pre-evento, comunicazioni con i volontari, pianificazione dei turni e formazione.
Ohana House
Ohana House è uno spazio sobrio, sicuro e adatto ai bambini, pensato per la decompressione (non un asilo nido), operante dalle 9:00 alle 17:00 con quattro volontari. Offre libri per bambini, giocattoli e materiali per il fai-da-te. Le assenze dei volontari sono state un problema.
Anna T. ha sollevato preoccupazioni riguardo a potenziali requisiti di certificati di protezione dell’infanzia, che potrebbero complicare il reclutamento di volontari. Yllza B. redigirà una descrizione dello spazio per la revisione legale.
Collaborazione tra Ohana House e Welfare
D MAC ha proposto di utilizzare Ohana House come spazio di overflow/triage per Welfare dopo le 17:00. Yllza B. ha acconsentito volentieri a offrire lo spazio fuori orario. Una ristrutturazione suggerita eliminerebbe la recinzione tra Ohana House e Welfare e modificherebbe l’accesso alle porte per la supervisione di Welfare.
Cabina Safer Space
Anna T. ha evidenziato un potenziale conflitto di interessi tra la gestione dello spazio e la lettura dei rapporti post-evento. La cabina era precedentemente gestita con orari dedicati di accesso libero; il supporto al di fuori di tali orari passava tramite Malfare o Welfare.
Protocollo concordato: Consenso “possiede” la cabina ma la rende disponibile per le esigenze di triage di Malfare/Welfare, cedendola se Consenso ne ha bisogno per un caso di supporto. Patrick L. ha suggerito che Welfare indirizzi le richieste tramite Malfare per un unico punto di ingresso e responsabilità.
Sistema di Biglietti a Basso Reddito
L’approccio precedente prevedeva lunghe email personali ed era laborioso con decisioni arbitrarie. Il sistema attuale utilizza un modulo Google con domande ponderate e punteggio automatizzato, riducendo l’elaborazione da 3–4 settimane a 30 minuti.
Decisioni annuali necessarie: numero totale di biglietti, tempistica dei lotti e ponderazione delle domande. Attualmente si utilizzano due lotti per evitare ritardi nello scambio codice-biglietto. Preoccupazione GDPR: le informazioni personali sensibili richiedono un numero minimo di persone coinvolte.
Gestione delle eccezioni: i responsabili a volte richiedono biglietti per i membri del loro team. Fran A. preferisce un’allocazione fissa per responsabile o punti extra nel sistema di punteggio per mantenere l’oggettività. Patrick L. ha sottolineato la necessità di una certa flessibilità per i volontari fondamentali.
Responsabile Riduzione del Danno
Il ruolo è vacante da circa 2 anni. Tilke W. ha suggerito di integrarlo nel team Inclusione. Storicamente il ruolo era incentrato sulle sostanze (riunioni AA/NA). Tilke W. ha ampliato l’ambito per includere la salute e sicurezza acustica; gli elementi sono già distribuiti tra i dipartimenti.
Struttura Organizzativa
Anna T. ha espresso preferenza per l’esplorazione di strutture orizzontali rispetto a una gerarchia rigida, riconoscendo al contempo che il ruolo di Meta Lead potrebbe essere necessario per la supervisione e l’individuazione di posizioni vacanti. Tilke W. ha concordato che la struttura piramidale può essere utile per la comunicazione mentre l’associazione si consolida.
Bilancio
Anna T. si è offerta di consolidare le esigenze di bilancio dei team di Benessere dei Partecipanti prima di coordinarsi con il tesoriere. Tilke W. ha osservato che il bilancio di Inclusione era insufficiente l’anno scorso e ha suggerito un bilancio a livelli (essenziali vs. miglioramenti). Si è discusso dei biglietti ad alto reddito (proposti in precedenza), con le attuali difficoltà finanziarie legate alla creazione delle finanze dell’associazione.
Zusammenfassung
Das Team besprach strukturelle Anliegen und Führungswechsel im Bereich Teilnehmer-Wohlbefinden. Daniel T. tritt von der Rolle des Meta Lead für Teilnehmer-Wohlbefinden zurück und Anna T. erklärte sich bereit, die Rolle zu übernehmen. Zentrale Themen waren der Betrieb von Ohana House und mögliche Anforderungen zum Kinderschutz, das automatisierte System für einkommensschwache Tickets, die Protokolle der Safer-Space-Kabine und die Möglichkeit, die vakante Rolle des Harm-Reduction-Leads in das Inklusions-Team zu integrieren.
Diskussion
Führungswechsel
Daniel T. tritt von der Rolle des Meta Lead für Teilnehmer-Wohlbefinden aufgrund von Kapazitätsengpässen zurück. Anna T. ist bereit, die Meta-Lead-Rolle mit Unterstützung zu übernehmen; Daniel T. bemerkte, dass Anna T. ihn in der Koordination bereits übertrifft. Der NCA-Vorstand kartiert die Rollen auf Lead-Ebene und wird Vakanzen auf der neuen Website sichtbar machen.
Teamvorstellungen und Rollen
- Anna T. — Consent Lead; wünscht sich mehr Verbindung im Team, fühlte sich zuvor wie ein „isoliertes Zahnrad“
- Chris T.O. — Vorstandsmitglied des Vereins; Malfare Lead (benötigt Hilfe bei der Planung vor der Veranstaltung)
- Fran A. — Lead für Einkommensschwache Tickets
- Tilke W. — Inklusions-Lead; auch Camp-Lead von HR Out
- Yllza B. — Ohana House Lead (3 Jahre)
- D MAC — Co-Lead Welfare und Lead Welfare-Schulung
- Patrick L. — Hat als Schicht-Lead bei Malfare gearbeitet; interessiert an der Mitarbeit in der Malfare-Führung
Struktur des Welfare-Teams
D MAC schlug drei Welfare-Leads als ideal für „rotierende Zurüchnungfähigkeit“ und die Verwaltung voller Schichten vor. Zwei Leads erwiesen sich in der Vergangenheit als zu viel für eine Person. Die starke Zusammenarbeit mit Malfare im letzten Jahr wurde hervorgehoben.
Malfare-Betrieb
Chris T.O. plant, Malfare unter Verwendung etablierter Best Practices zu führen und einen Führungsrat aufzubauen. Priorität: genügend erfahrenes Personal für „Überwachungs“-Rollen sicherstellen (höchster Eskalationspunkt vor Ort). Dringendster Bedarf: administrative Unterstützung vor der Veranstaltung, Freiwilligenkommunikation, Schichtplanung und Schulung.
Ohana House
Ohana House ist ein nüchterner, sicherer und kinderfreundlicher Dekompressionsraum (keine Kindertagesstätte), der von 9:00 bis 17:00 Uhr mit vier Freiwilligen betrieben wird. Er bietet Kinderbücher, Spielzeug und Bastelmaterialien. Das Nichterscheinen von Freiwilligen war ein Problem.
Anna T. äußerte Bedenken hinsichtlich möglicher Anforderungen an Kinderschutzzertifikate, die die Rekrutierung von Freiwilligen erschweren könnten. Yllza B. wird eine Beschreibung des Raumes für die rechtliche Prüfung verfassen.
Zusammenarbeit zwischen Ohana House und Welfare
D MAC schlug vor, Ohana House nach 17:00 Uhr als Überlauf-/Triage-Raum für Welfare zu nutzen. Yllza B. war gerne bereit, den Raum außerhalb der Betriebszeiten anzubieten. Eine vorgeschlagene Umstrukturierung würde den Zaun zwischen Ohana House und Welfare entfernen und den Türzugang für die Welfare-Aufsicht ändern.
Safer-Space-Kabine
Anna T. wies auf einen möglichen Interessenkonflikt zwischen dem Betrieb des Raumes und dem Lesen von Berichten nach der Veranstaltung hin. Die Kabine wurde zuvor mit festen Sprechstunden betrieben; Unterstützung außerhalb dieser Zeiten lief über Malfare oder Welfare.
Vereinbartes Protokoll: Consent „besitzt“ die Kabine, stellt sie aber für Triage-Bedürfnisse von Malfare/Welfare zur Verfügung und weicht zurück, wenn Consent sie für einen Unterstützungsfall benötigt. Patrick L. schlug vor, dass Welfare Anfragen über Malfare leitet, um einen einzigen Anlaufpunkt und Verantwortlichkeit zu schaffen.
System für Einkommensschwache Tickets
Der frühere Ansatz umfasste lange persönliche E-Mails und war arbeitsintensiv mit willkürlichen Entscheidungen. Das aktuelle System verwendet ein Google-Formular mit gewichteten Fragen und automatisierter Bewertung, wodurch die Bearbeitung von 3–4 Wochen auf 30 Minuten reduziert wird.
Jährlich erforderliche Entscheidungen: Gesamtzahl der Tickets, Zeitplanung der Chargen und Fragengewichtung. Derzeit werden zwei Chargen verwendet, um Verzögerungen beim Code-zu-Ticket-Tausch zu vermeiden. DSGVO-Bedenken: Sensible persönliche Informationen erfordern ein Minimum an beteiligten Personen.
Ausnahmebehandlung: Leads fordern manchmal Tickets für Teammitglieder an. Fran A. bevorzugt entweder eine feste Zuteilung pro Lead oder Bonuspunkte im Bewertungssystem zur Wahrung der Objektivität. Patrick L. betonte die Notwendigkeit einer gewissen Flexibilität für entscheidende Freiwillige.
Harm-Reduction-Lead
Die Rolle ist seit etwa 2 Jahren vakant. Tilke W. schlug vor, sie in das Inklusions-Team zu integrieren. Historisch war die Rolle auf Substanzen ausgerichtet (AA/NA-Treffen). Tilke W. hat den Umfang erweitert, um Lärmgesundheit und -sicherheit einzubeziehen; die Elemente sind bereits auf verschiedene Abteilungen verteilt.
Organisationsstruktur
Anna T. äußerte ihre Präferenz für die Erkundung horizontaler Strukturen gegenüber strenger Hierarchie, räumte aber ein, dass die Meta-Lead-Rolle für die Übersicht und das Erkennen vakanter Rollen notwendig sein könnte. Tilke W. stimmte zu, dass die Pyramidenstruktur für die Kommunikation nützlich sein kann, während sich der Verein etabliert.
Haushalt
Anna T. bot an, die Haushaltsbedürfnisse der Teams für Teilnehmer-Wohlbefinden zu konsolidieren, bevor sie sich mit dem Schatzmeister abstimmt. Tilke W. bemerkte, dass das Inklusions-Budget letztes Jahr unzureichend war, und schlug eine gestaffelte Budgetierung vor (Grundlegendes vs. Verbesserungen). Es wurde über Tickets für Besserverdienende diskutiert (zuvor angeboten), mit den aktuellen finanziellen Schwierigkeiten bei der Einrichtung der Vereinsfinanzen.