Board Meeting
Absent: Ben, Chris, Ward, Victor
Discussion Summary
Operational Status
The board discussed the status of key operational requirements. Three priority items were identified: community communication channels, containers (operational tools and infrastructure), and event naming. The board agreed to engage the association’s GDPR advisor to help draft legally compliant approaches for personal data matters.
Community Meeting Preparation
The board reviewed and finalised the agenda for the community meeting scheduled immediately after. Agenda items included: production update, barrio survey results presentation, Humans app demo, Governance Working Group update, operational update, bank account status, and membership recruitment.
Consultant Attendance at Board Meetings
The board discussed inviting the production consultant to attend board meetings to stay informed about decisions affecting event operations. It was agreed to invite her to the Monday meeting first, then evaluate whether attendance at both weekly meetings would be useful.
Communications Lead Access
The board discussed providing the Communications lead with access to board-level documents and conversations so they can handle external communications more effectively. Concerns were raised about personal data security on the board drive. The board agreed that a proper handling policy for personal data needs to be drafted before granting broader access.
Community FAQ
The board agreed on the urgent need to publish a Frequently Asked Questions document to address information gaps in the community. The approach will be to start with a minimal FAQ and add questions iteratively as the community raises them. Each new answer would go through the standard review process.
Board Expansion and Diversity
The board discussed its commitment to recruiting more diverse board members. Under the current statutes, the board can call a special assembly to elect additional members, with a required 45-day notice period. The board agreed to communicate to the community that candidates are welcome to express interest, so the election process can be initiated when appropriate.
Event Name Selection
The association needs an event name for ticket sales. The board agreed on a process: (1) open a form for community name suggestions, (2) select the top sensible options, and (3) hold a vote among approved volunteers registered in the Humans app. The form would be shared at the community meeting.
Donations
A suggestion to include a call for donations was postponed until the association’s bank account is operational, expected within the next week.
Action Items
- Peter: Ask GDPR advisor about drafting a PII handling policy for non-board members needing access to sensitive documents
- Daniel: Refresh the anonymised FAQ draft and share with Peter and Pablo for urgent publication
- Daniel: Publish anonymised barrio survey results on the website after sharing at the community meeting
- Pablo: Create a form for community event name suggestions
Open Items for Future Meetings
- Asset procurement progress
- Event name vote (once suggestions are collected)
- Bank account confirmation
- Full membership criteria
- Board expansion election timeline
Ausentes: Ben, Chris, Ward, Victor
Resumen de la Discusión
Estado Operativo
La junta discutió el estado de los requisitos operativos clave. Se identificaron tres elementos prioritarios: canales de comunicación comunitaria, contenedores (herramientas operativas e infraestructura) y nombre del evento. La junta acordó contratar al asesor de RGPD de la asociación para ayudar a redactar enfoques legalmente conformes para asuntos de datos personales.
Preparación de la Reunión Comunitaria
La junta revisó y finalizó la agenda para la reunión comunitaria programada inmediatamente después. Los puntos del orden del día incluyeron: actualización de producción, presentación de resultados de la encuesta de barrios, demostración de la app Humans, actualización del Grupo de Trabajo de Gobernanza, actualización operativa, estado de la cuenta bancaria y captación de socios.
Asistencia de Consultora a las Reuniones de la Junta
La junta discutió invitar a la consultora de producción a asistir a las reuniones de la junta para mantenerse informada sobre las decisiones que afectan a las operaciones del evento. Se acordó invitarla primero a la reunión del lunes y luego evaluar si la asistencia a ambas reuniones semanales sería útil.
Acceso del Responsable de Comunicaciones
La junta discutió proporcionar al responsable de comunicaciones acceso a documentos y conversaciones a nivel de junta para que pueda gestionar las comunicaciones externas de manera más eficaz. Se plantearon preocupaciones sobre la seguridad de los datos personales en el drive de la junta. La junta acordó que es necesario redactar una política adecuada de tratamiento de datos personales antes de conceder un acceso más amplio.
FAQ Comunitario
La junta acordó la necesidad urgente de publicar un documento de Preguntas Frecuentes para abordar las lagunas de información en la comunidad. El enfoque será comenzar con un FAQ mínimo y añadir preguntas de forma iterativa a medida que la comunidad las plantee. Cada nueva respuesta pasaría por el proceso estándar de revisión.
Ampliación y Diversidad de la Junta
La junta discutió su compromiso de reclutar miembros más diversos para la junta. Según los estatutos actuales, la junta puede convocar una asamblea especial para elegir miembros adicionales, con un plazo de preaviso obligatorio de 45 días. La junta acordó comunicar a la comunidad que los candidatos son bienvenidos a expresar su interés, para que el proceso electoral pueda iniciarse cuando sea apropiado.
Selección del Nombre del Evento
La asociación necesita un nombre de evento para la venta de entradas. La junta acordó un proceso: (1) abrir un formulario para sugerencias de nombres de la comunidad, (2) seleccionar las mejores opciones sensatas y (3) celebrar una votación entre los voluntarios aprobados registrados en la app Humans. El formulario se compartiría en la reunión comunitaria.
Donaciones
Se pospuso una sugerencia de incluir una convocatoria de donaciones hasta que la cuenta bancaria de la asociación esté operativa, lo que se espera para la próxima semana.
Puntos de Acción
- Peter: Consultar al asesor de RGPD sobre la redacción de una política de tratamiento de datos personales para miembros no pertenecientes a la junta que necesiten acceso a documentos sensibles
- Daniel: Actualizar el borrador anonimizado de FAQ y compartirlo con Peter y Pablo para su publicación urgente
- Daniel: Publicar los resultados anonimizados de la encuesta de barrios en el sitio web después de compartirlos en la reunión comunitaria
- Pablo: Crear un formulario para sugerencias de nombres de evento de la comunidad
Puntos Abiertos para Futuras Reuniones
- Progreso en la adquisición de activos
- Votación del nombre del evento (una vez recogidas las sugerencias)
- Confirmación de la cuenta bancaria
- Criterios de membresía plena
- Calendario de elección para la ampliación de la junta
Absents : Ben, Chris, Ward, Victor
Résumé des Discussions
État Opérationnel
Le conseil a discuté de l’état des exigences opérationnelles clés. Trois éléments prioritaires ont été identifiés : les canaux de communication communautaire, les conteneurs (outils opérationnels et infrastructure) et le nom de l’événement. Le conseil a convenu de faire appel au conseiller RGPD de l’association pour aider à rédiger des approches juridiquement conformes en matière de données personnelles.
Préparation de la Réunion Communautaire
Le conseil a examiné et finalisé l’ordre du jour de la réunion communautaire prévue immédiatement après. Les points de l’ordre du jour comprenaient : mise à jour de la production, présentation des résultats de l’enquête sur les barrios, démonstration de l’application Humans, mise à jour du Groupe de Travail sur la Gouvernance, mise à jour opérationnelle, état du compte bancaire et recrutement de membres.
Présence de la Consultante aux Réunions du Conseil
Le conseil a discuté de l’invitation de la consultante en production aux réunions du conseil afin qu’elle reste informée des décisions affectant les opérations de l’événement. Il a été convenu de l’inviter d’abord à la réunion du lundi, puis d’évaluer si sa présence aux deux réunions hebdomadaires serait utile.
Accès du Responsable des Communications
Le conseil a discuté de l’octroi au responsable des communications d’un accès aux documents et conversations du conseil afin qu’il puisse gérer les communications externes plus efficacement. Des préoccupations ont été soulevées concernant la sécurité des données personnelles sur le drive du conseil. Le conseil a convenu qu’une politique adéquate de traitement des données personnelles doit être rédigée avant d’accorder un accès plus large.
FAQ Communautaire
Le conseil a convenu de la nécessité urgente de publier un document de Questions Fréquentes pour combler les lacunes d’information dans la communauté. L’approche consistera à commencer par une FAQ minimale et à ajouter des questions de manière itérative à mesure que la communauté les soulève. Chaque nouvelle réponse passerait par le processus de révision standard.
Élargissement et Diversité du Conseil
Le conseil a discuté de son engagement à recruter des membres plus diversifiés. En vertu des statuts actuels, le conseil peut convoquer une assemblée spéciale pour élire des membres supplémentaires, avec un délai de préavis obligatoire de 45 jours. Le conseil a convenu de communiquer à la communauté que les candidats sont invités à manifester leur intérêt, afin que le processus électoral puisse être lancé le moment venu.
Sélection du Nom de l’Événement
L’association a besoin d’un nom d’événement pour la vente de billets. Le conseil a convenu d’un processus : (1) ouvrir un formulaire pour les suggestions de noms de la communauté, (2) sélectionner les meilleures options pertinentes, et (3) organiser un vote parmi les bénévoles approuvés inscrits dans l’application Humans. Le formulaire serait partagé lors de la réunion communautaire.
Dons
Une suggestion d’inclure un appel aux dons a été reportée jusqu’à ce que le compte bancaire de l’association soit opérationnel, ce qui est attendu dans la semaine à venir.
Points d’Action
- Peter : Consulter le conseiller RGPD sur la rédaction d’une politique de traitement des données personnelles pour les membres non-conseil ayant besoin d’accès aux documents sensibles
- Daniel : Actualiser le brouillon anonymisé de la FAQ et le partager avec Peter et Pablo pour publication urgente
- Daniel : Publier les résultats anonymisés de l’enquête sur les barrios sur le site web après les avoir présentés à la réunion communautaire
- Pablo : Créer un formulaire pour les suggestions de noms d’événement de la communauté
Points Ouverts pour les Réunions Futures
- Progrès de l’acquisition d’actifs
- Vote sur le nom de l’événement (une fois les suggestions collectées)
- Confirmation du compte bancaire
- Critères de membresía complète
- Calendrier de l’élection pour l’élargissement du conseil
Assenti: Ben, Chris, Ward, Victor
Riepilogo della Discussione
Stato Operativo
Il consiglio ha discusso lo stato dei requisiti operativi chiave. Sono stati identificati tre elementi prioritari: canali di comunicazione comunitaria, container (strumenti operativi e infrastruttura) e nome dell’evento. Il consiglio ha concordato di coinvolgere il consulente GDPR dell’associazione per aiutare a redigere approcci legalmente conformi per le questioni relative ai dati personali.
Preparazione della Riunione Comunitaria
Il consiglio ha esaminato e finalizzato l’ordine del giorno per la riunione comunitaria programmata subito dopo. I punti all’ordine del giorno includevano: aggiornamento sulla produzione, presentazione dei risultati del sondaggio sui barrios, dimostrazione dell’app Humans, aggiornamento del Gruppo di Lavoro sulla Governance, aggiornamento operativo, stato del conto bancario e reclutamento di membri.
Partecipazione della Consulente alle Riunioni del Consiglio
Il consiglio ha discusso l’invito alla consulente di produzione a partecipare alle riunioni del consiglio per rimanere informata sulle decisioni che riguardano le operazioni dell’evento. Si è concordato di invitarla prima alla riunione del lunedí, poi valutare se la partecipazione a entrambe le riunioni settimanali sarebbe utile.
Accesso del Responsabile delle Comunicazioni
Il consiglio ha discusso la possibilità di fornire al responsabile delle comunicazioni l’accesso ai documenti e alle conversazioni a livello di consiglio, affinché possa gestire le comunicazioni esterne in modo più efficace. Sono state sollevate preoccupazioni sulla sicurezza dei dati personali sul drive del consiglio. Il consiglio ha concordato che è necessario redigere una politica adeguata per il trattamento dei dati personali prima di concedere un accesso più ampio.
FAQ Comunitarie
Il consiglio ha concordato sull’urgente necessità di pubblicare un documento di Domande Frequenti per colmare le lacune informative nella comunità. L’approccio consisterà nell’iniziare con una FAQ minima e aggiungere domande in modo iterativo man mano che la comunità le solleva. Ogni nuova risposta passerebbe attraverso il processo di revisione standard.
Ampliamento e Diversità del Consiglio
Il consiglio ha discusso il proprio impegno a reclutare membri più diversificati. Secondo gli statuti attuali, il consiglio può convocare un’assemblea speciale per eleggere membri aggiuntivi, con un preavviso obbligatorio di 45 giorni. Il consiglio ha concordato di comunicare alla comunità che i candidati sono benvenuti a manifestare il proprio interesse, affinché il processo elettorale possa essere avviato al momento opportuno.
Selezione del Nome dell’Evento
L’associazione ha bisogno di un nome per l’evento ai fini della vendita dei biglietti. Il consiglio ha concordato un processo: (1) aprire un modulo per le proposte di nomi dalla comunità, (2) selezionare le migliori opzioni sensate e (3) tenere una votazione tra i volontari approvati registrati nell’app Humans. Il modulo sarebbe stato condiviso durante la riunione comunitaria.
Donazioni
La proposta di includere una richiesta di donazioni è stata rinviata fino a quando il conto bancario dell’associazione non sarà operativo, previsto entro la settimana successiva.
Punti d’Azione
- Peter: Consultare il consulente GDPR sulla redazione di una politica di trattamento dei dati personali per i membri non appartenenti al consiglio che necessitano di accesso a documenti sensibili
- Daniel: Aggiornare la bozza anonimizzata delle FAQ e condividerla con Peter e Pablo per la pubblicazione urgente
- Daniel: Pubblicare i risultati anonimizzati del sondaggio sui barrios sul sito web dopo averli presentati alla riunione comunitaria
- Pablo: Creare un modulo per le proposte di nomi dell’evento dalla comunità
Punti Aperti per le Riunioni Future
- Progresso nell’acquisizione degli asset
- Votazione sul nome dell’evento (una volta raccolte le proposte)
- Conferma del conto bancario
- Criteri di adesione completa
- Calendario dell’elezione per l’ampliamento del consiglio
Abwesend: Ben, Chris, Ward, Victor
Zusammenfassung der Diskussion
Operativer Status
Der Vorstand besprach den Stand der wichtigsten operativen Anforderungen. Drei vorrangige Punkte wurden identifiziert: kommunale Kommunikationskanäle, Container (Betriebsmittel und Infrastruktur) und Eventbenennung. Der Vorstand beschloss, den DSGVO-Berater des Vereins hinzuzuziehen, um bei der Erstellung rechtlich konformer Ansätze für personenbezogene Daten zu helfen.
Vorbereitung der Gemeinschaftsversammlung
Der Vorstand überprüfte und finalisierte die Tagesordnung für die unmittelbar anschließende Gemeinschaftsversammlung. Die Tagesordnungspunkte umfassten: Produktionsupdate, Präsentation der Barrio-Umfrageergebnisse, Demo der Humans-App, Update der Governance-Arbeitsgruppe, operatives Update, Status des Bankkontos und Mitgliedergewinnung.
Teilnahme der Beraterin an Vorstandssitzungen
Der Vorstand besprach die Einladung der Produktionsberaterin zu Vorstandssitzungen, damit sie über Entscheidungen informiert bleibt, die den Veranstaltungsbetrieb betreffen. Man einigte sich darauf, sie zunächst zur Montagssitzung einzuladen und dann zu beurteilen, ob die Teilnahme an beiden wöchentlichen Sitzungen nützlich wäre.
Zugang für den Kommunikationsverantwortlichen
Der Vorstand besprach die Möglichkeit, dem Kommunikationsverantwortlichen Zugang zu Dokumenten und Gesprächen auf Vorstandsebene zu gewähren, damit er die externe Kommunikation effektiver handhaben kann. Es wurden Bedenken hinsichtlich der Sicherheit personenbezogener Daten auf dem Vorstandslaufwerk geäußert. Der Vorstand einigte sich darauf, dass eine angemessene Richtlinie zum Umgang mit personenbezogenen Daten erarbeitet werden muss, bevor ein breiterer Zugang gewährt wird.
Gemeinschafts-FAQ
Der Vorstand stimmte über die dringende Notwendigkeit überein, ein Dokument mit häufig gestellten Fragen zu veröffentlichen, um Informationslücken in der Gemeinschaft zu schließen. Der Ansatz wird sein, mit einer minimalen FAQ zu beginnen und Fragen iterativ hinzuzufügen, sobald die Gemeinschaft sie stellt. Jede neue Antwort würde den standardmäßigen Überprüfungsprozess durchlaufen.
Erweiterung und Diversität des Vorstands
Der Vorstand besprach sein Engagement für die Gewinnung vielfältigerer Vorstandsmitglieder. Gemäß den aktuellen Statuten kann der Vorstand eine Sonderversammlung einberufen, um zusätzliche Mitglieder zu wählen, mit einer vorgeschriebenen Vorlaufzeit von 45 Tagen. Der Vorstand einigte sich darauf, der Gemeinschaft mitzuteilen, dass Kandidaten willkommen sind, ihr Interesse zu bekunden, damit der Wahlprozess zum geeigneten Zeitpunkt eingeleitet werden kann.
Auswahl des Eventnamens
Der Verein benötigt einen Eventnamen für den Ticketverkauf. Der Vorstand einigte sich auf ein Verfahren: (1) ein Formular für Namensvorschläge aus der Gemeinschaft öffnen, (2) die besten sinnvollen Optionen auswählen und (3) eine Abstimmung unter den zugelassenen Freiwilligen durchführen, die in der Humans-App registriert sind. Das Formular würde bei der Gemeinschaftsversammlung geteilt werden.
Spenden
Ein Vorschlag, einen Spendenaufruf aufzunehmen, wurde verschoben, bis das Bankkonto des Vereins betriebsbereit ist, was innerhalb der nächsten Woche erwartet wird.
Maßnahmen
- Peter: Den DSGVO-Berater nach der Erstellung einer Richtlinie zum Umgang mit personenbezogenen Daten für Nicht-Vorstandsmitglieder fragen, die Zugang zu sensiblen Dokumenten benötigen
- Daniel: Den anonymisierten FAQ-Entwurf aktualisieren und mit Peter und Pablo zur dringenden Veröffentlichung teilen
- Daniel: Anonymisierte Barrio-Umfrageergebnisse auf der Website veröffentlichen, nachdem sie bei der Gemeinschaftsversammlung vorgestellt wurden
- Pablo: Ein Formular für Namensvorschläge der Gemeinschaft für das Event erstellen
Offene Punkte für zukünftige Sitzungen
- Fortschritt bei der Beschaffung von Betriebsmitteln
- Abstimmung über den Eventnamen (sobald die Vorschläge gesammelt sind)
- Bestätigung des Bankkontos
- Vollständige Mitgliedschaftskriterien
- Zeitplan für die Wahl zur Vorstandserweiterung