Board Meeting
Absent: Chris
Decisions
| Decision | Context |
|---|---|
| Survey to be sent to barrio leads to gauge community commitment for go/no-go decision | To be finalised and distributed as soon as possible via available channels |
| Four board members required to approve publication of sanitised board minutes | Establishes quorum for transparency publications |
| Approved 26 new applicants as collaborators of the association | Collaborator status (no voting rights) as interim measure while membership process is formalised |
| Board members to provide interest-free loans to cover initial consultant costs | To bridge funding gap while bank account is being set up |
| A departmental structure was adopted provisionally for event planning | Pragmatic approach given time constraints; all appointments considered interim |
Discussion Summary
Community Survey for Go/No-Go Decision
The board discussed the need for a survey to gauge community commitment, particularly from barrio leads, to support a go/no-go decision for the 2026 event. Financial viability requires approximately 2,500 to 2,800 attendees. The board agreed to finalise and distribute the survey promptly. There was discussion about appropriate framing to ensure the survey is constructive and informative.
Meeting Logistics and Calendar Access
The board agreed that board email addresses should be used for all board business and event invitations, replacing personal email addresses. This ensures all board members have consistent access to meeting links and resources.
Collaborator Applicants
Ben presented 26 new applicants for approval as collaborators. The board discussed the distinction between collaborator status (can participate in working groups and attend General Assembly meetings, but without voting rights) and full membership. The current approach prioritises getting people contributing quickly while the full membership process is established. The board approved all 26 applicants, noting the need to make the application form clearer about different types of involvement.
Exclusion Lists and GDPR Compliance
The board discussed existing exclusion lists and the requirements for managing them in a legally compliant manner. The board agreed that formal legal advice is needed to ensure GDPR compliance and proper governance of these sensitive records. Resolving this is a prerequisite for ticket sales. The board emphasised the importance of balancing community safety with data protection obligations.
Consultant Onboarding and Initial Funding
With the bank account still pending (awaiting the preliminary NIF), the board discussed how to fund the consultant’s initial engagement. Two board members offered to provide interest-free personal loans to cover the first month. The board agreed this should be formally documented. A neutral statement will be included in published minutes noting that board members are providing interest-free loans to the association to support initial operations.
Departmental Structure and MetaLeads Coordination
The board discussed the approach to organising departments and confirming MetaLeads (department heads). Given time constraints, the board agreed to use the existing departmental structure provisionally, with all appointments considered interim until a proper selection process is established. Ward volunteered to organise an initial meeting with MetaLeads to discuss budgets, role requirements, and recruitment priorities.
Membership Criteria
The board began discussing criteria for full membership, including whether original electors should automatically become members and what qualifications or experience should be considered. This discussion was moved to Discord for asynchronous resolution due to time constraints.
Data Protection in Organisational Communications
The board noted the importance of GDPR compliance when sharing information about individuals, even internally. Access to personal data should be limited to those who have agreed to the association’s data protection policies (currently being developed).
Action Items
- Pablo: Contact lawyers regarding the consultant contract; share consultant’s freelance proposal with Michelle; finalise the community survey form and post for review; follow up on available funding sources
- Daniel: Update event invitations to use board email addresses; ensure meeting notes include documentation of board member loans
- Michelle: Assist with finalising the community survey form; get set up with board drive and account access
- Peter: Provide initial funding as interest-free loan for consultant’s first month; schedule kickoff meeting with the consultant
- Ben: Onboard the 26 approved collaborators; prioritise and publish role requirements; coordinate with Ward on department assignments
- Ward: Organise first MetaLeads coordination meeting and propose dates; coordinate with Ben on department assignments
Open Items for Future Meetings
- Full membership criteria and process
- Community survey results and go/no-go decision
- Exclusion list policy (pending legal advice)
- GDPR policy finalisation
Ausente: Chris
Decisiones
| Decisión | Contexto |
|---|---|
| Se enviará una encuesta a los líderes de barrio para medir el compromiso de la comunidad para la decisión de continuar o no | A finalizar y distribuir lo antes posible a través de los canales disponibles |
| Se requieren cuatro miembros de la junta para aprobar la publicación de actas sanitizadas | Establece el quórum para publicaciones de transparencia |
| Se aprobaron 26 nuevos solicitantes como colaboradores de la asociación | Estatus de colaborador (sin derecho a voto) como medida provisional mientras se formaliza el proceso de membresía |
| Los miembros de la junta proporcionarán préstamos sin intereses para cubrir los costes iniciales del consultor | Para cubrir el déficit de financiación mientras se establece la cuenta bancaria |
| Se adoptó provisionalmente una estructura departamental para la planificación del evento | Enfoque pragmático dadas las limitaciones de tiempo; todos los nombramientos se consideran provisionales |
Resumen de Discusiones
Encuesta Comunitaria para la Decisión de Continuar o No
La junta discutió la necesidad de una encuesta para medir el compromiso de la comunidad, particularmente de los líderes de barrio, para apoyar la decisión de continuar o no con el evento de 2026. La viabilidad financiera requiere aproximadamente entre 2.500 y 2.800 asistentes. La junta acordó finalizar y distribuir la encuesta con prontitud. Se discutió el enfoque apropiado para asegurar que la encuesta sea constructiva e informativa.
Logística de Reuniones y Acceso al Calendario
La junta acordó que las direcciones de correo electrónico de la junta deben usarse para todos los asuntos de la junta e invitaciones a eventos, reemplazando las direcciones de correo personales. Esto garantiza que todos los miembros de la junta tengan acceso consistente a los enlaces de reuniones y recursos.
Solicitantes de Colaborador
Ben presentó 26 nuevos solicitantes para aprobación como colaboradores. La junta discutió la distinción entre el estatus de colaborador (puede participar en grupos de trabajo y asistir a reuniones de la Asamblea General, pero sin derecho a voto) y la membresía plena. El enfoque actual prioriza que las personas contribuyan rápidamente mientras se establece el proceso completo de membresía. La junta aprobó a los 26 solicitantes, señalando la necesidad de hacer el formulario de solicitud más claro sobre los diferentes tipos de participación.
Listas de Exclusión y Cumplimiento del RGPD
La junta discutió las listas de exclusión existentes y los requisitos para gestionarlas de manera legalmente conforme. La junta acordó que se necesita asesoramiento legal formal para garantizar el cumplimiento del RGPD y la gobernanza adecuada de estos registros sensibles. Resolver esto es un requisito previo para la venta de entradas. La junta enfatizó la importancia de equilibrar la seguridad de la comunidad con las obligaciones de protección de datos.
Incorporación del Consultor y Financiación Inicial
Con la cuenta bancaria aún pendiente (a la espera del NIF preliminar), la junta discutió cómo financiar el compromiso inicial del consultor. Dos miembros de la junta se ofrecieron a proporcionar préstamos personales sin intereses para cubrir el primer mes. La junta acordó que esto debe documentarse formalmente. Se incluirá una declaración neutral en las actas publicadas indicando que los miembros de la junta están proporcionando préstamos sin intereses a la asociación para apoyar las operaciones iniciales.
Estructura Departamental y Coordinación de MetaLeads
La junta discutió el enfoque para organizar departamentos y confirmar MetaLeads (jefes de departamento). Dadas las limitaciones de tiempo, la junta acordó usar la estructura departamental existente de forma provisional, con todos los nombramientos considerados provisionales hasta que se establezca un proceso de selección adecuado. Ward se ofreció voluntariamente para organizar una reunión inicial con los MetaLeads para discutir presupuestos, requisitos de roles y prioridades de contratación.
Criterios de Membresía
La junta comenzó a discutir los criterios para la membresía plena, incluyendo si los electores originales deben convertirse automáticamente en miembros y qué cualificaciones o experiencia deben considerarse. Esta discusión se trasladó a Discord para su resolución asincrónica debido a las limitaciones de tiempo.
Protección de Datos en las Comunicaciones Organizacionales
La junta señaló la importancia del cumplimiento del RGPD al compartir información sobre personas, incluso internamente. El acceso a datos personales debe limitarse a aquellos que hayan aceptado las políticas de protección de datos de la asociación (actualmente en desarrollo).
Puntos de Acción
- Pablo: Contactar a los abogados sobre el contrato del consultor; compartir la propuesta de autónomo del consultor con Michelle; finalizar el formulario de la encuesta comunitaria y publicar para revisión; dar seguimiento a las fuentes de financiación disponibles
- Daniel: Actualizar las invitaciones a eventos para usar las direcciones de correo de la junta; asegurar que las actas incluyan la documentación de los préstamos de los miembros de la junta
- Michelle: Ayudar a finalizar el formulario de la encuesta comunitaria; configurar el acceso al drive y las cuentas de la junta
- Peter: Proporcionar financiación inicial como préstamo sin intereses para el primer mes del consultor; programar la reunión de inicio con el consultor
- Ben: Incorporar a los 26 colaboradores aprobados; priorizar y publicar los requisitos de roles; coordinar con Ward en las asignaciones departamentales
- Ward: Organizar la primera reunión de coordinación de MetaLeads y proponer fechas; coordinar con Ben en las asignaciones departamentales
Puntos Pendientes para Futuras Reuniones
- Criterios y proceso de membresía plena
- Resultados de la encuesta comunitaria y decisión de continuar o no
- Política de listas de exclusión (pendiente de asesoramiento legal)
- Finalización de la política del RGPD
Absent : Chris
Décisions
| Décision | Contexte |
|---|---|
| Un sondage sera envoyé aux responsables de barrio pour évaluer l’engagement de la communauté en vue de la décision de continuer ou non | À finaliser et distribuer dès que possible via les canaux disponibles |
| Quatre membres du conseil sont requis pour approuver la publication des procès-verbaux épurés | Établit le quorum pour les publications de transparence |
| 26 nouveaux candidats approuvés en tant que collaborateurs de l’association | Statut de collaborateur (sans droit de vote) comme mesure provisoire en attendant la formalisation du processus d’adhésion |
| Les membres du conseil fourniront des prêts sans intérêts pour couvrir les coûts initiaux du consultant | Pour combler le déficit de financement en attendant l’ouverture du compte bancaire |
| Une structure départementale a été adoptée provisoirement pour la planification de l’événement | Approche pragmatique compte tenu des contraintes de temps ; toutes les nominations sont considérées comme provisoires |
Résumé des Discussions
Sondage Communautaire pour la Décision de Continuer ou Non
Le conseil a discuté de la nécessité d’un sondage pour évaluer l’engagement de la communauté, en particulier des responsables de barrio, afin de soutenir la décision de continuer ou non l’événement de 2026. La viabilité financière nécessite environ 2 500 à 2 800 participants. Le conseil a convenu de finaliser et distribuer le sondage rapidement. La formulation appropriée pour garantir un sondage constructif et informatif a été discutée.
Logistique des Réunions et Accès au Calendrier
Le conseil a convenu que les adresses e-mail du conseil doivent être utilisées pour toutes les affaires du conseil et les invitations aux événements, en remplacement des adresses e-mail personnelles. Cela garantit que tous les membres du conseil aient un accès cohérent aux liens de réunion et aux ressources.
Candidats Collaborateurs
Ben a présenté 26 nouveaux candidats pour approbation en tant que collaborateurs. Le conseil a discuté de la distinction entre le statut de collaborateur (peut participer aux groupes de travail et assister aux réunions de l’Assemblée Générale, mais sans droit de vote) et l’adhésion à part entière. L’approche actuelle donne la priorité à la contribution rapide des personnes pendant que le processus complet d’adhésion est établi. Le conseil a approuvé les 26 candidats, notant la nécessité de rendre le formulaire de candidature plus clair sur les différents types d’implication.
Listes d’Exclusion et Conformité au RGPD
Le conseil a discuté des listes d’exclusion existantes et des exigences pour les gérer de manière légalement conforme. Le conseil a convenu qu’un avis juridique formel est nécessaire pour garantir la conformité au RGPD et la bonne gouvernance de ces dossiers sensibles. Résoudre ce point est un prérequis pour la vente de billets. Le conseil a souligné l’importance d’équilibrer la sécurité de la communauté avec les obligations de protection des données.
Intégration du Consultant et Financement Initial
Le compte bancaire étant toujours en attente (dans l’attente du NIF préliminaire), le conseil a discuté de la manière de financer l’engagement initial du consultant. Deux membres du conseil ont proposé de fournir des prêts personnels sans intérêts pour couvrir le premier mois. Le conseil a convenu que cela devrait être formellement documenté. Une déclaration neutre sera incluse dans les procès-verbaux publiés, indiquant que les membres du conseil fournissent des prêts sans intérêts à l’association pour soutenir les opérations initiales.
Structure Départementale et Coordination des MetaLeads
Le conseil a discuté de l’approche pour organiser les départements et confirmer les MetaLeads (responsables de département). Compte tenu des contraintes de temps, le conseil a convenu d’utiliser la structure départementale existante de manière provisoire, toutes les nominations étant considérées comme provisoires jusqu’à l’établissement d’un processus de sélection adéquat. Ward s’est porté volontaire pour organiser une réunion initiale avec les MetaLeads afin de discuter des budgets, des exigences de rôles et des priorités de recrutement.
Critères d’Adhésion
Le conseil a commencé à discuter des critères d’adhésion à part entière, y compris la question de savoir si les électeurs originaux devraient automatiquement devenir membres et quelles qualifications ou expériences devraient être prises en compte. Cette discussion a été transférée sur Discord pour une résolution asynchrone en raison des contraintes de temps.
Protection des Données dans les Communications Organisationnelles
Le conseil a noté l’importance de la conformité au RGPD lors du partage d’informations sur des personnes, même en interne. L’accès aux données personnelles devrait être limité aux personnes ayant accepté les politiques de protection des données de l’association (actuellement en cours d’élaboration).
Points d’Action
- Pablo : Contacter les avocats concernant le contrat du consultant ; partager la proposition de freelance du consultant avec Michelle ; finaliser le formulaire de sondage communautaire et le publier pour révision ; assurer le suivi des sources de financement disponibles
- Daniel : Mettre à jour les invitations aux événements pour utiliser les adresses e-mail du conseil ; s’assurer que les notes de réunion incluent la documentation des prêts des membres du conseil
- Michelle : Aider à finaliser le formulaire de sondage communautaire ; obtenir l’accès au drive et aux comptes du conseil
- Peter : Fournir le financement initial sous forme de prêt sans intérêts pour le premier mois du consultant ; planifier la réunion de lancement avec le consultant
- Ben : Intégrer les 26 collaborateurs approuvés ; prioriser et publier les exigences de rôles ; coordonner avec Ward sur les affectations départementales
- Ward : Organiser la première réunion de coordination des MetaLeads et proposer des dates ; coordonner avec Ben sur les affectations départementales
Points en Suspens pour les Prochaines Réunions
- Critères et processus d’adhésion à part entière
- Résultats du sondage communautaire et décision de continuer ou non
- Politique de listes d’exclusion (en attente d’avis juridique)
- Finalisation de la politique RGPD
Assente: Chris
Decisioni
| Decisione | Contesto |
|---|---|
| Un sondaggio sarà inviato ai responsabili di barrio per valutare l’impegno della comunità ai fini della decisione di procedere o meno | Da finalizzare e distribuire il prima possibile attraverso i canali disponibili |
| Quattro membri del consiglio sono necessari per approvare la pubblicazione dei verbali sanitizzati | Stabilisce il quorum per le pubblicazioni di trasparenza |
| Approvati 26 nuovi candidati come collaboratori dell’associazione | Status di collaboratore (senza diritto di voto) come misura provvisoria in attesa della formalizzazione del processo di adesione |
| I membri del consiglio forniranno prestiti senza interessi per coprire i costi iniziali del consulente | Per colmare il divario di finanziamento in attesa dell’apertura del conto bancario |
| Una struttura dipartimentale è stata adottata provvisoriamente per la pianificazione dell’evento | Approccio pragmatico date le limitazioni di tempo; tutte le nomine sono considerate provvisorie |
Riepilogo delle Discussioni
Sondaggio Comunitario per la Decisione di Procedere o Meno
Il consiglio ha discusso la necessità di un sondaggio per valutare l’impegno della comunità, in particolare dei responsabili di barrio, a supporto della decisione di procedere o meno con l’evento del 2026. La sostenibilità finanziaria richiede circa 2.500–2.800 partecipanti. Il consiglio ha concordato di finalizzare e distribuire il sondaggio tempestivamente. Si è discussa la formulazione appropriata per garantire che il sondaggio sia costruttivo e informativo.
Logistica delle Riunioni e Accesso al Calendario
Il consiglio ha concordato che gli indirizzi e-mail del consiglio devono essere utilizzati per tutti gli affari del consiglio e gli inviti agli eventi, sostituendo gli indirizzi e-mail personali. Ciò garantisce che tutti i membri del consiglio abbiano un accesso coerente ai link delle riunioni e alle risorse.
Candidati Collaboratori
Ben ha presentato 26 nuovi candidati per l’approvazione come collaboratori. Il consiglio ha discusso la distinzione tra lo status di collaboratore (può partecipare ai gruppi di lavoro e assistere alle riunioni dell’Assemblea Generale, ma senza diritto di voto) e l’adesione a pieno titolo. L’approccio attuale dà priorità al coinvolgimento rapido delle persone mentre si stabilisce il processo completo di adesione. Il consiglio ha approvato tutti i 26 candidati, rilevando la necessità di rendere il modulo di candidatura più chiaro sui diversi tipi di coinvolgimento.
Liste di Esclusione e Conformità al GDPR
Il consiglio ha discusso le liste di esclusione esistenti e i requisiti per gestirle in modo legalmente conforme. Il consiglio ha concordato che è necessaria una consulenza legale formale per garantire la conformità al GDPR e la corretta governance di questi registri sensibili. Risolvere questa questione è un prerequisito per la vendita dei biglietti. Il consiglio ha sottolineato l’importanza di bilanciare la sicurezza della comunità con gli obblighi di protezione dei dati.
Inserimento del Consulente e Finanziamento Iniziale
Con il conto bancario ancora in sospeso (in attesa del NIF preliminare), il consiglio ha discusso come finanziare l’impegno iniziale del consulente. Due membri del consiglio si sono offerti di fornire prestiti personali senza interessi per coprire il primo mese. Il consiglio ha concordato che ciò debba essere formalmente documentato. Una dichiarazione neutrale sarà inclusa nei verbali pubblicati, indicando che i membri del consiglio stanno fornendo prestiti senza interessi all’associazione per sostenere le operazioni iniziali.
Struttura Dipartimentale e Coordinamento dei MetaLeads
Il consiglio ha discusso l’approccio per organizzare i dipartimenti e confermare i MetaLeads (responsabili di dipartimento). Date le limitazioni di tempo, il consiglio ha concordato di utilizzare la struttura dipartimentale esistente in modo provvisorio, con tutte le nomine considerate provvisorie fino alla definizione di un processo di selezione adeguato. Ward si è offerto volontario per organizzare una riunione iniziale con i MetaLeads per discutere budget, requisiti dei ruoli e priorità di assunzione.
Criteri di Adesione
Il consiglio ha iniziato a discutere i criteri per l’adesione a pieno titolo, incluso se gli elettori originali debbano diventare automaticamente membri e quali qualifiche o esperienze debbano essere considerate. Questa discussione è stata trasferita su Discord per una risoluzione asincrona a causa delle limitazioni di tempo.
Protezione dei Dati nelle Comunicazioni Organizzative
Il consiglio ha rilevato l’importanza della conformità al GDPR nella condivisione di informazioni sugli individui, anche internamente. L’accesso ai dati personali dovrebbe essere limitato a coloro che hanno accettato le politiche di protezione dei dati dell’associazione (attualmente in fase di sviluppo).
Punti d’Azione
- Pablo: Contattare gli avvocati riguardo al contratto del consulente; condividere la proposta di lavoro autonomo del consulente con Michelle; finalizzare il modulo del sondaggio comunitario e pubblicare per revisione; seguire le fonti di finanziamento disponibili
- Daniel: Aggiornare gli inviti agli eventi per utilizzare gli indirizzi e-mail del consiglio; assicurarsi che le note della riunione includano la documentazione dei prestiti dei membri del consiglio
- Michelle: Assistere nella finalizzazione del modulo del sondaggio comunitario; ottenere l’accesso al drive e agli account del consiglio
- Peter: Fornire il finanziamento iniziale come prestito senza interessi per il primo mese del consulente; programmare la riunione di avvio con il consulente
- Ben: Integrare i 26 collaboratori approvati; dare priorità e pubblicare i requisiti dei ruoli; coordinarsi con Ward sulle assegnazioni dipartimentali
- Ward: Organizzare la prima riunione di coordinamento dei MetaLeads e proporre date; coordinarsi con Ben sulle assegnazioni dipartimentali
Punti Aperti per le Prossime Riunioni
- Criteri e processo di adesione a pieno titolo
- Risultati del sondaggio comunitario e decisione di procedere o meno
- Politica delle liste di esclusione (in attesa di consulenza legale)
- Finalizzazione della politica GDPR
Abwesend: Chris
Beschlüsse
| Beschluss | Kontext |
|---|---|
| Eine Umfrage soll an die Barrio-Leiter gesendet werden, um das Engagement der Gemeinschaft für die Entscheidung zur Fortführung zu bewerten | Schnellstmöglich fertigzustellen und über verfügbare Kanäle zu verteilen |
| Vier Vorstandsmitglieder sind erforderlich, um die Veröffentlichung bereinigter Sitzungsprotokolle zu genehmigen | Legt das Quorum für Transparenzveröffentlichungen fest |
| 26 neue Bewerber als Mitarbeiter des Vereins genehmigt | Mitarbeiterstatus (ohne Stimmrecht) als Übergangslösung während der Mitgliedschaftsprozess formalisiert wird |
| Vorstandsmitglieder stellen zinslose Darlehen bereit, um die anfänglichen Beraterkosten zu decken | Zur Überbrückung der Finanzierungslücke während der Eröffnung des Bankkontos |
| Eine Abteilungsstruktur wurde vorläufig für die Veranstaltungsplanung angenommen | Pragmatischer Ansatz angesichts der Zeitbeschränkungen; alle Ernennungen gelten als vorläufig |
Zusammenfassung der Diskussionen
Gemeinschaftsumfrage für die Entscheidung zur Fortführung
Der Vorstand erörterte die Notwendigkeit einer Umfrage zur Bewertung des Engagements der Gemeinschaft, insbesondere der Barrio-Leiter, um die Entscheidung zur Fortführung der Veranstaltung 2026 zu unterstützen. Die finanzielle Tragfähigkeit erfordert ungefähr 2.500 bis 2.800 Teilnehmer. Der Vorstand stimmte zu, die Umfrage zügig fertigzustellen und zu verteilen. Es wurde über die angemessene Formulierung diskutiert, um sicherzustellen, dass die Umfrage konstruktiv und informativ ist.
Sitzungslogistik und Kalenderzugang
Der Vorstand vereinbarte, dass Vorstands-E-Mail-Adressen für alle Vorstandsangelegenheiten und Veranstaltungseinladungen verwendet werden sollen, anstelle persönlicher E-Mail-Adressen. Dies gewährleistet, dass alle Vorstandsmitglieder einheitlichen Zugang zu Sitzungslinks und Ressourcen haben.
Mitarbeiterbewerber
Ben stellte 26 neue Bewerber zur Genehmigung als Mitarbeiter vor. Der Vorstand diskutierte den Unterschied zwischen dem Mitarbeiterstatus (kann an Arbeitsgruppen teilnehmen und an Sitzungen der Generalversammlung teilnehmen, jedoch ohne Stimmrecht) und der Vollmitgliedschaft. Der derzeitige Ansatz priorisiert die schnelle Einbindung von Personen, während der vollständige Mitgliedschaftsprozess etabliert wird. Der Vorstand genehmigte alle 26 Bewerber und wies auf die Notwendigkeit hin, das Bewerbungsformular hinsichtlich der verschiedenen Arten der Beteiligung klarer zu gestalten.
Ausschlusslisten und DSGVO-Konformität
Der Vorstand erörterte bestehende Ausschlusslisten und die Anforderungen an deren rechtskonforme Verwaltung. Der Vorstand stimmte zu, dass eine formelle Rechtsberatung erforderlich ist, um die DSGVO-Konformität und die ordnungsgemäße Verwaltung dieser sensiblen Daten sicherzustellen. Die Lösung dieser Frage ist eine Voraussetzung für den Ticketverkauf. Der Vorstand betonte die Bedeutung der Balance zwischen Gemeinschaftssicherheit und Datenschutzverpflichtungen.
Beratereinarbeitung und Erstfinanzierung
Da das Bankkonto noch aussteht (in Erwartung der vorläufigen NIF), erörterte der Vorstand die Finanzierung des Erstengagements des Beraters. Zwei Vorstandsmitglieder boten an, zinslose persönliche Darlehen zur Deckung des ersten Monats bereitzustellen. Der Vorstand stimmte zu, dass dies formell dokumentiert werden sollte. Eine neutrale Erklärung wird in den veröffentlichten Protokollen enthalten sein, die darauf hinweist, dass Vorstandsmitglieder dem Verein zinslose Darlehen zur Unterstützung des laufenden Betriebs gewähren.
Abteilungsstruktur und MetaLeads-Koordination
Der Vorstand diskutierte den Ansatz zur Organisation der Abteilungen und Bestätigung der MetaLeads (Abteilungsleiter). Angesichts der Zeitbeschränkungen stimmte der Vorstand zu, die bestehende Abteilungsstruktur vorläufig zu nutzen, wobei alle Ernennungen als vorläufig gelten, bis ein ordnungsgemäßes Auswahlverfahren eingerichtet ist. Ward erklärte sich bereit, ein erstes Treffen mit den MetaLeads zu organisieren, um Budgets, Rollenanforderungen und Rekrutierungsprioritaten zu besprechen.
Mitgliedschaftskriterien
Der Vorstand begann mit der Erörterung der Kriterien für die Vollmitgliedschaft, einschließlich der Frage, ob ursprüngliche Wähler automatisch Mitglieder werden sollten und welche Qualifikationen oder Erfahrungen berücksichtigt werden sollten. Diese Diskussion wurde aufgrund von Zeitbeschränkungen für eine asynchrone Lösung auf Discord verlagert.
Datenschutz in der Organisationskommunikation
Der Vorstand wies auf die Bedeutung der DSGVO-Konformität beim Austausch von Informationen über Einzelpersonen hin, auch intern. Der Zugang zu personenbezogenen Daten sollte auf diejenigen beschränkt sein, die den Datenschutzrichtlinien des Vereins zugestimmt haben (derzeit in Entwicklung).
Maßnahmen
- Pablo: Anwälte bezüglich des Beratervertrags kontaktieren; den Freelance-Vorschlag des Beraters mit Michelle teilen; das Formular der Gemeinschaftsumfrage fertigstellen und zur Überprüfung veröffentlichen; verfügbare Finanzierungsquellen verfolgen
- Daniel: Veranstaltungseinladungen aktualisieren, um Vorstands-E-Mail-Adressen zu verwenden; sicherstellen, dass die Sitzungsnotizen die Dokumentation der Vorstandsdarlehen enthalten
- Michelle: Bei der Fertigstellung des Formulars der Gemeinschaftsumfrage helfen; Zugang zum Vorstandslaufwerk und zu den Konten einrichten
- Peter: Erstfinanzierung als zinsloses Darlehen für den ersten Monat des Beraters bereitstellen; Auftakttreffen mit dem Berater planen
- Ben: Die 26 genehmigten Mitarbeiter einarbeiten; Rollenanforderungen priorisieren und veröffentlichen; sich mit Ward bei den Abteilungszuweisungen abstimmen
- Ward: Das erste MetaLeads-Koordinierungstreffen organisieren und Termine vorschlagen; sich mit Ben bei den Abteilungszuweisungen abstimmen
Offene Punkte für künftige Sitzungen
- Kriterien und Verfahren für die Vollmitgliedschaft
- Ergebnisse der Gemeinschaftsumfrage und Entscheidung zur Fortführung
- Ausschlusslistenpolitik (ausstehende Rechtsberatung)
- Finalisierung der DSGVO-Richtlinie