NCA Board Meeting Minutes
Absent: Chris, Victor, Michelle
Decisions
| Decision | Context |
|---|---|
| Use Discord + spreadsheet for task management | Board consensus to maximize simple systems before adding complexity |
| Publish sanitized AI meeting notes weekly on website | For radical transparency; twice weekly publication |
| Use estimated costs as starting point | Communicate to leads with note it will be revised in a month |
| Approved contributor’s agreement and code of conduct | Provisional until GA ratification; to be published on public GitHub |
| Board members confirmed as association members | Unanimous vote |
| Approved multiple contributors as collaborators | Prioritizing speed over formal membership process |
| Approved engaging a consultant for one month | To confirm vendors, prices, and event viability |
| Publish association documents to public GitHub | Statutes and founding documents |
Discussion Summary
Task Management System
The board discussed concerns about managing 50+ untracked tasks in Discord threads. The board agreed to use Discord for discussions combined with a shared spreadsheet for tracking, maximizing the simple system before considering more complex tools.
Radical Transparency
The board emphasized the need to be radically transparent with the community. The board agreed to publish sanitized AI-generated meeting notes weekly/twice-weekly on the website to demonstrate momentum and openness.
Budget Approach
Given time constraints, the board agreed to use estimated costs as a starting point, with the understanding that these would be revised within a month. Leads will be notified to expect adjustments.
Collaborator Onboarding
The board approved a refined contributor’s agreement and code of conduct (provisional until GA ratification). The board distinguished between collaborator status (immediate, for active contributors) and formal membership (requires more process). Multiple groups of contributors were approved as collaborators to accelerate work.
Consultant Engagement
The board agreed to engage a consultant for one month (20–30 hours/week) to quickly confirm vendors and assess event viability. Final cost clarification and vote scheduled for Thursday.
Critical Path to Ticket Sales
The board identified the critical path to enabling ticket sales: bank accounts, payment system, provisional permits, emergency services coordination, site rental, and insurance. A Discord thread will be created to track all requirements. The board discussed monthly ticket price increases to incentivize early buying.
Contingency Planning
The board discussed contingency planning for critical infrastructure, specifically the possibility that Ubertown may skip a year and not provide power generation for barrios. The board agreed to operate under the assumption that Ubertown may not participate, requiring backup power plans to be developed.
Action Items
- Daniel: Contact consultant to clarify one-month engagement cost; Create FAQ about event status for transparency; Investigate provisional permits for ticket sales; Create Discord thread for ticket sales critical path
- Ben: Work with Peter to understand GitHub documentation system; Reach out to newly approved collaborators for onboarding; Present batch of 30 electors for approval Thursday; Manage publication of sanitized meeting notes
- Peter: Publish association docs (statutes, founding documents) to public GitHub; Add ticket sales requirements to Discord thread
- Pablo: Contact leads and camps to assess event viability; Review documents from board members; Share meeting notes with relevant parties
- All: Use estimated costs as starting point; expect revision in one month
Open Items for Future Meetings
- Areas of responsibility discussion
- Community meeting preparation
- Adopt dedicated email accounts for official communications
Ausentes: Chris, Victor, Michelle
Decisiones
| Decisión | Contexto |
|---|---|
| Usar Discord + hoja de cálculo para la gestión de tareas | Consenso de la junta para maximizar los sistemas simples antes de añadir complejidad |
| Publicar notas de reuniones sanitizadas por IA semanalmente en el sitio web | Para transparencia radical; publicación dos veces por semana |
| Usar costes estimados como punto de partida | Comunicar a los responsables con nota de que se revisará en un mes |
| Aprobado el acuerdo de colaboradores y código de conducta | Provisional hasta la ratificación de la AG; se publicará en GitHub público |
| Miembros de la junta confirmados como miembros de la asociación | Voto unánime |
| Aprobados múltiples colaboradores | Priorizando la rapidez sobre el proceso formal de adhesión |
| Aprobada la contratación de un consultor por un mes | Para confirmar proveedores, precios y viabilidad del evento |
| Publicar documentos de la asociación en GitHub público | Estatutos y documentos fundacionales |
Resumen de la Discusión
Sistema de Gestión de Tareas
La junta discutió las preocupaciones sobre la gestión de más de 50 tareas sin seguimiento en hilos de Discord. La junta acordó usar Discord para las discusiones combinado con una hoja de cálculo compartida para el seguimiento, maximizando el sistema simple antes de considerar herramientas más complejas.
Transparencia Radical
La junta enfatizó la necesidad de ser radicalmente transparentes con la comunidad. La junta acordó publicar notas de reuniones generadas por IA y sanitizadas semanal/bisemanalmente en el sitio web para demostrar impulso y apertura.
Enfoque Presupuestario
Dadas las limitaciones de tiempo, la junta acordó usar costes estimados como punto de partida, con el entendimiento de que se revisarían en un mes. Se notificará a los responsables para que esperen ajustes.
Incorporación de Colaboradores
La junta aprobó un acuerdo de colaboradores refinado y un código de conducta (provisional hasta la ratificación de la AG). La junta distinguió entre el estatus de colaborador (inmediato, para contribuyentes activos) y la membresía formal (requiere más proceso). Se aprobaron múltiples grupos de contribuyentes como colaboradores para acelerar el trabajo.
Contratación del Consultor
La junta acordó contratar a un consultor por un mes (20–30 horas/semana) para confirmar rápidamente los proveedores y evaluar la viabilidad del evento. La aclaración final de costes y la votación se programaron para el jueves.
Ruta Crítica para la Venta de Entradas
La junta identificó la ruta crítica para habilitar la venta de entradas: cuentas bancarias, sistema de pago, permisos provisionales, coordinación de servicios de emergencia, alquiler del terreno y seguro. Se creará un hilo en Discord para rastrear todos los requisitos. La junta discutió aumentos mensuales del precio de las entradas para incentivar la compra anticipada.
Planificación de Contingencias
La junta discutió la planificación de contingencias para infraestructura crítica, específicamente la posibilidad de que Ubertown se tome un año de descanso y no proporcione generación de energía para los barrios. La junta acordó operar bajo el supuesto de que Ubertown podría no participar, lo que requiere desarrollar planes de energía de respaldo.
Puntos de Acción
- Daniel: Contactar al consultor para aclarar el coste del compromiso de un mes; Crear FAQ sobre el estado del evento para transparencia; Investigar permisos provisionales para la venta de entradas; Crear hilo en Discord para la ruta crítica de venta de entradas
- Ben: Trabajar con Peter para entender el sistema de documentación de GitHub; Contactar a los colaboradores recién aprobados para su incorporación; Presentar un lote de 30 electores para aprobación el jueves; Gestionar la publicación de notas de reuniones sanitizadas
- Peter: Publicar documentos de la asociación (estatutos, documentos fundacionales) en GitHub público; Añadir requisitos de venta de entradas al hilo de Discord
- Pablo: Contactar a responsables y campamentos para evaluar la viabilidad del evento; Revisar documentos de los miembros de la junta; Compartir notas de reuniones con las partes relevantes
- Todos: Usar costes estimados como punto de partida; esperar revisión en un mes
Puntos Pendientes para Futuras Reuniones
- Discusión de áreas de responsabilidad
- Preparación de la reunión comunitaria
- Adoptar cuentas de correo electrónico dedicadas para comunicaciones oficiales
Absents : Chris, Victor, Michelle
Décisions
| Décision | Contexte |
|---|---|
| Utiliser Discord + tableur pour la gestion des tâches | Consensus du conseil pour maximiser les systèmes simples avant d’ajouter de la complexité |
| Publier des notes de réunion anonymisées par IA chaque semaine sur le site web | Pour une transparence radicale ; publication bihebdomadaire |
| Utiliser les coûts estimés comme point de départ | Communiquer aux responsables avec mention de révision dans un mois |
| Approuvé l’accord de collaborateurs et le code de conduite | Provisoire jusqu’à ratification par l’AG ; à publier sur GitHub public |
| Membres du conseil confirmés comme membres de l’association | Vote à l’unanimité |
| Approuvé plusieurs contributeurs comme collaborateurs | Priorité à la rapidité plutôt qu’au processus formel d’adhésion |
| Approuvé l’engagement d’un consultant pour un mois | Pour confirmer les fournisseurs, les prix et la viabilité de l’événement |
| Publier les documents de l’association sur GitHub public | Statuts et documents fondateurs |
Résumé des Discussions
Système de Gestion des Tâches
Le conseil a discuté des préoccupations concernant la gestion de plus de 50 tâches non suivies dans les fils Discord. Le conseil a accepté d’utiliser Discord pour les discussions combiné à un tableur partagé pour le suivi, maximisant le système simple avant d’envisager des outils plus complexes.
Transparence Radicale
Le conseil a souligné la nécessité d’être radicalement transparent avec la communauté. Le conseil a accepté de publier des notes de réunion générées par IA et anonymisées chaque semaine/deux fois par semaine sur le site web pour démontrer l’élan et l’ouverture.
Approche Budgétaire
Étant donné les contraintes de temps, le conseil a accepté d’utiliser les coûts estimés comme point de départ, avec la compréhension que ceux-ci seraient révisés dans un mois. Les responsables seront informés de s’attendre à des ajustements.
Intégration des Collaborateurs
Le conseil a approuvé un accord de collaborateurs affiné et un code de conduite (provisoire jusqu’à ratification par l’AG). Le conseil a distingué entre le statut de collaborateur (immédiat, pour les contributeurs actifs) et l’adhésion formelle (nécessite plus de processus). Plusieurs groupes de contributeurs ont été approuvés comme collaborateurs pour accélérer le travail.
Engagement du Consultant
Le conseil a accepté d’engager un consultant pour un mois (20–30 heures/semaine) pour confirmer rapidement les fournisseurs et évaluer la viabilité de l’événement. La clarification finale des coûts et le vote ont été programmés pour jeudi.
Chemin Critique pour la Vente de Billets
Le conseil a identifié le chemin critique pour permettre la vente de billets : comptes bancaires, système de paiement, permis provisoires, coordination des services d’urgence, location du terrain et assurance. Un fil Discord sera créé pour suivre toutes les exigences. Le conseil a discuté des augmentations mensuelles du prix des billets pour encourager l’achat anticipé.
Planification de Contingence
Le conseil a discuté de la planification de contingence pour les infrastructures critiques, en particulier la possibilité qu’Ubertown fasse une pause d’un an et ne fournisse pas de génération d’énergie pour les barrios. Le conseil a convenu d’opérer en partant du principe qu’Ubertown pourrait ne pas participer, nécessitant le développement de plans énergétiques de secours.
Points d’Action
- Daniel : Contacter le consultant pour clarifier le coût de l’engagement d’un mois ; Créer une FAQ sur l’état de l’événement pour la transparence ; Investiguer les permis provisoires pour la vente de billets ; Créer un fil Discord pour le chemin critique de vente de billets
- Ben : Travailler avec Peter pour comprendre le système de documentation GitHub ; Contacter les collaborateurs nouvellement approuvés pour leur intégration ; Présenter un lot de 30 électeurs pour approbation jeudi ; Gérer la publication des notes de réunion anonymisées
- Peter : Publier les documents de l’association (statuts, documents fondateurs) sur GitHub public ; Ajouter les exigences de vente de billets au fil Discord
- Pablo : Contacter les responsables et les camps pour évaluer la viabilité de l’événement ; Examiner les documents des membres du conseil ; Partager les notes de réunion avec les parties concernées
- Tous : Utiliser les coûts estimés comme point de départ ; révision attendue dans un mois
Points en Suspens pour les Prochaines Réunions
- Discussion sur les domaines de responsabilité
- Préparation de la réunion communautaire
- Adopter des comptes de messagerie dédiés pour les communications officielles
Assenti: Chris, Victor, Michelle
Decisioni
| Decisione | Contesto |
|---|---|
| Utilizzare Discord + foglio di calcolo per la gestione delle attività | Consenso del consiglio per massimizzare i sistemi semplici prima di aggiungere complessità |
| Pubblicare note di riunione anonimizzate con IA settimanalmente sul sito web | Per una trasparenza radicale; pubblicazione bisettimanale |
| Utilizzare i costi stimati come punto di partenza | Comunicare ai responsabili con nota di revisione entro un mese |
| Approvato l’accordo dei collaboratori e il codice di condotta | Provvisorio fino alla ratifica dell’AG; da pubblicare su GitHub pubblico |
| Membri del consiglio confermati come membri dell’associazione | Voto unanime |
| Approvati più contributori come collaboratori | Priorità alla rapidità rispetto al processo formale di adesione |
| Approvato l’incarico di un consulente per un mese | Per confermare fornitori, prezzi e fattibilità dell’evento |
| Pubblicare i documenti dell’associazione su GitHub pubblico | Statuti e documenti fondativi |
Riepilogo della Discussione
Sistema di Gestione delle Attività
Il consiglio ha discusso le preoccupazioni riguardo alla gestione di oltre 50 attività non monitorate nei thread di Discord. Il consiglio ha concordato di utilizzare Discord per le discussioni combinato con un foglio di calcolo condiviso per il monitoraggio, massimizzando il sistema semplice prima di considerare strumenti più complessi.
Trasparenza Radicale
Il consiglio ha sottolineato la necessità di essere radicalmente trasparenti con la comunità. Il consiglio ha concordato di pubblicare note di riunione generate da IA e anonimizzate settimanalmente/bisettimanalmente sul sito web per dimostrare slancio e apertura.
Approccio al Bilancio
Date le limitazioni di tempo, il consiglio ha concordato di utilizzare i costi stimati come punto di partenza, con l’intesa che sarebbero stati rivisti entro un mese. I responsabili saranno informati di aspettarsi degli aggiustamenti.
Inserimento dei Collaboratori
Il consiglio ha approvato un accordo dei collaboratori perfezionato e un codice di condotta (provvisorio fino alla ratifica dell’AG). Il consiglio ha distinto tra lo status di collaboratore (immediato, per i contributori attivi) e l’adesione formale (richiede più processo). Più gruppi di contributori sono stati approvati come collaboratori per accelerare il lavoro.
Incarico del Consulente
Il consiglio ha concordato di incaricare un consulente per un mese (20–30 ore/settimana) per confermare rapidamente i fornitori e valutare la fattibilità dell’evento. Il chiarimento finale dei costi e la votazione sono stati programmati per giovedì.
Percorso Critico per la Vendita dei Biglietti
Il consiglio ha identificato il percorso critico per abilitare la vendita dei biglietti: conti bancari, sistema di pagamento, permessi provvisori, coordinamento dei servizi di emergenza, affitto del terreno e assicurazione. Verrà creato un thread su Discord per monitorare tutti i requisiti. Il consiglio ha discusso aumenti mensili del prezzo dei biglietti per incentivare l’acquisto anticipato.
Pianificazione di Emergenza
Il consiglio ha discusso la pianificazione di emergenza per le infrastrutture critiche, in particolare la possibilità che Ubertown si prenda un anno di pausa e non fornisca la generazione di energia per i barrios. Il consiglio ha concordato di operare partendo dal presupposto che Ubertown potrebbe non partecipare, richiedendo lo sviluppo di piani energetici di riserva.
Punti d’Azione
- Daniel: Contattare il consulente per chiarire il costo dell’incarico di un mese; Creare FAQ sullo stato dell’evento per la trasparenza; Indagare sui permessi provvisori per la vendita dei biglietti; Creare un thread su Discord per il percorso critico della vendita dei biglietti
- Ben: Lavorare con Peter per comprendere il sistema di documentazione GitHub; Contattare i collaboratori appena approvati per il loro inserimento; Presentare un lotto di 30 elettori per l’approvazione giovedì; Gestire la pubblicazione delle note di riunione anonimizzate
- Peter: Pubblicare i documenti dell’associazione (statuti, documenti fondativi) su GitHub pubblico; Aggiungere i requisiti di vendita dei biglietti al thread di Discord
- Pablo: Contattare i responsabili e i campi per valutare la fattibilità dell’evento; Esaminare i documenti dei membri del consiglio; Condividere le note di riunione con le parti interessate
- Tutti: Utilizzare i costi stimati come punto di partenza; revisione attesa entro un mese
Punti Aperti per le Prossime Riunioni
- Discussione sulle aree di responsabilità
- Preparazione della riunione comunitaria
- Adottare account di posta elettronica dedicati per le comunicazioni ufficiali
Abwesend: Chris, Victor, Michelle
Beschlüsse
| Beschluss | Kontext |
|---|---|
| Discord + Tabelle für die Aufgabenverwaltung verwenden | Konsens des Vorstands, einfache Systeme auszuschöpfen, bevor Komplexität hinzugefügt wird |
| Anonymisierte KI-Sitzungsnotizen wöchentlich auf der Website veröffentlichen | Für radikale Transparenz; zweimal wöchentliche Veröffentlichung |
| Geschätzte Kosten als Ausgangspunkt verwenden | Den Verantwortlichen mitteilen, dass eine Überprüfung in einem Monat erfolgt |
| Mitarbeitervereinbarung und Verhaltenskodex genehmigt | Vorläufig bis zur Ratifizierung durch die MV; auf öffentlichem GitHub zu veröffentlichen |
| Vorstandsmitglieder als Vereinsmitglieder bestätigt | Einstimmige Abstimmung |
| Mehrere Mitwirkende als Mitarbeiter genehmigt | Schnelligkeit vor formellem Aufnahmeverfahren priorisiert |
| Beauftragung eines Beraters für einen Monat genehmigt | Zur Bestätigung von Anbietern, Preisen und Durchführbarkeit der Veranstaltung |
| Vereinsdokumente auf öffentlichem GitHub veröffentlichen | Satzung und Gründungsdokumente |
Zusammenfassung der Diskussion
Aufgabenverwaltungssystem
Der Vorstand diskutierte Bedenken bezüglich der Verwaltung von über 50 nicht nachverfolgten Aufgaben in Discord-Threads. Der Vorstand einigte sich darauf, Discord für Diskussionen in Kombination mit einer gemeinsamen Tabelle für die Nachverfolgung zu verwenden und das einfache System auszuschöpfen, bevor komplexere Werkzeuge in Betracht gezogen werden.
Radikale Transparenz
Der Vorstand betonte die Notwendigkeit, gegenüber der Gemeinschaft radikal transparent zu sein. Der Vorstand einigte sich darauf, anonymisierte, KI-generierte Sitzungsnotizen wöchentlich/zweimal wöchentlich auf der Website zu veröffentlichen, um Dynamik und Offenheit zu demonstrieren.
Haushaltsansatz
Angesichts der Zeitbeschränkungen einigte sich der Vorstand darauf, geschätzte Kosten als Ausgangspunkt zu verwenden, mit dem Verständnis, dass diese innerhalb eines Monats überprüft werden. Die Verantwortlichen werden informiert, Anpassungen zu erwarten.
Einarbeitung der Mitarbeiter
Der Vorstand genehmigte eine verfeinerte Mitarbeitervereinbarung und einen Verhaltenskodex (vorläufig bis zur Ratifizierung durch die MV). Der Vorstand unterschied zwischen dem Mitarbeiterstatus (sofort, für aktive Mitwirkende) und der formellen Mitgliedschaft (erfordert mehr Verfahren). Mehrere Gruppen von Mitwirkenden wurden als Mitarbeiter genehmigt, um die Arbeit zu beschleunigen.
Beraterbeauftragung
Der Vorstand einigte sich darauf, einen Berater für einen Monat (20–30 Stunden/Woche) zu beauftragen, um schnell Anbieter zu bestätigen und die Durchführbarkeit der Veranstaltung zu bewerten. Die endgültige Klärung der Kosten und die Abstimmung wurden für Donnerstag angesetzt.
Kritischer Pfad zum Ticketverkauf
Der Vorstand identifizierte den kritischen Pfad zur Ermöglichung des Ticketverkaufs: Bankkonten, Zahlungssystem, vorläufige Genehmigungen, Koordination der Rettungsdienste, Geländemiete und Versicherung. Ein Discord-Thread wird erstellt, um alle Anforderungen zu verfolgen. Der Vorstand diskutierte monatliche Ticketpreiserhöhungen, um frühzeitigen Kauf zu fördern.
Notfallplanung
Der Vorstand diskutierte die Notfallplanung für kritische Infrastruktur, insbesondere die Möglichkeit, dass Ubertown ein Jahr aussetzt und keine Stromerzeugung für die Barrios bereitstellt. Der Vorstand einigte sich darauf, unter der Annahme zu arbeiten, dass Ubertown möglicherweise nicht teilnimmt, was die Entwicklung von Notstromplänen erfordert.
Maßnahmen
- Daniel: Berater kontaktieren, um die Kosten des einmonatigen Auftrags zu klären; FAQ über den Veranstaltungsstatus für Transparenz erstellen; Vorläufige Genehmigungen für den Ticketverkauf untersuchen; Discord-Thread für den kritischen Pfad des Ticketverkaufs erstellen
- Ben: Mit Peter zusammenarbeiten, um das GitHub-Dokumentationssystem zu verstehen; Neu genehmigte Mitarbeiter für die Einarbeitung kontaktieren; Am Donnerstag einen Satz von 30 Wahlberechtigten zur Genehmigung vorlegen; Veröffentlichung der anonymisierten Sitzungsnotizen verwalten
- Peter: Vereinsdokumente (Satzung, Gründungsdokumente) auf öffentlichem GitHub veröffentlichen; Anforderungen für den Ticketverkauf zum Discord-Thread hinzufügen
- Pablo: Verantwortliche und Camps kontaktieren, um die Durchführbarkeit der Veranstaltung zu bewerten; Dokumente der Vorstandsmitglieder prüfen; Sitzungsnotizen mit den betreffenden Parteien teilen
- Alle: Geschätzte Kosten als Ausgangspunkt verwenden; Überprüfung in einem Monat erwartet
Offene Punkte für zukünftige Sitzungen
- Diskussion über Verantwortungsbereiche
- Vorbereitung der Gemeinschaftsversammlung
- Dedizierte E-Mail-Konten für offizielle Kommunikation einführen