Board Meeting
Absent: Michelle
Decisions
| Decision | Context |
|---|---|
| Table event naming discussion; focus on defining requirements for trademark use | Continue discussion asynchronously |
| Operational roadmap: Pablo to synthesize all inputs into milestone proposal | For discussion at upcoming community call |
| Managed membership growth | Deliberate, small numbers initially to protect organizational governance |
| Re-sign board documents to correct term length error | 4-year terms were signed in error; agreed terms are 2 years |
| Build & Strike and City Planning identified as critical early roles | Volunteers already confirmed for Build & Strike; City Planning needed by end of March |
| Community call scheduled (Thursday) | Ben to MC; positive origin story structure |
Discussion Summary
Operational Roadmap
The board discussed event naming requirements, including governance, financial readiness, and operational capability criteria. The board agreed to create an operational roadmap with verifiable milestones. Ticket sales could proceed once a trademark license is obtained — latest early March.
Event Naming & Trademark
The board discussed risks of selling tickets under the existing event name before a formal agreement is in place. If the name were rescinded after ticket sales, refunds would be required. Some members suggested using an alternative name initially. The board tabled the decision to focus on meeting the requirements first.
Membership Criteria
The board discussed recruitment of new members. To protect organizational governance, the board agreed on managed growth — careful vetting of applicants with deliberate expansion. Volunteers and collaborators do not need to be members to contribute. Detailed membership criteria proposals to be drafted in coming weeks.
Board Terms Document Error
A versioning error resulted in board members signing a document with 4-year terms and 8-year limits, rather than the agreed 2-year terms. The board unanimously agreed to re-sign the correct version.
Critical Operational Roles
The board reviewed the organizational structure and prioritized roles. Build & Strike has confirmed volunteers. City Planning work begins end of March. Creativity leadership and finance coordination are high-demand areas. Purchasing timelines were reviewed (end of March to mid-May).
Inclusion & Community Standards
The board discussed whether to adopt external exclusion lists. The board agreed that the association should define its own transparent processes for inclusion and exclusion, rather than adopting external decisions without due process.
Community Call Preparation
Structure: positive origin story (recent democratic elections) → event planning and role applications → brief land update → moderated Q&A. Calls to action: volunteer for roles, spread the word. An expression of interest form will be created. The website mailing list will be fixed.
Action Items
- Pablo: Synthesize operational roadmap with milestones; Circulate corrected board terms document for re-signing
- Chris: Draft membership criteria proposals
- Ben: Draft new member onboarding process; MC community call
- Daniel: Facilitate next board meeting
- All: Add detail to operational roadmap in their areas
Open Items for Future Meetings
- Event name: proceed with existing name or alternative?
- Membership criteria: formal proposals for decision
- Consultant hiring for event operations
- Document and IP procurement process
Ausente: Michelle
Decisiones
| Decisión | Contexto |
|---|---|
| Aplazar la discusión sobre el nombre del evento; centrarse en definir los requisitos para el uso de la marca | Continuar la discusión de forma asincrónica |
| Hoja de ruta operativa: Pablo sintetizará todas las aportaciones en una propuesta de hitos | Para discusión en la próxima convocatoria comunitaria |
| Crecimiento gestionado de la membresía | Deliberado, números pequeños inicialmente para proteger la gobernanza organizacional |
| Re-firmar los documentos de la junta para corregir el error en la duración del mandato | Se firmaron mandatos de 4 años por error; los mandatos acordados son de 2 años |
| Build & Strike y City Planning identificados como roles críticos iniciales | Voluntarios ya confirmados para Build & Strike; City Planning necesario para finales de marzo |
| Convocatoria comunitaria programada (jueves) | Ben como maestro de ceremonias; estructura de historia de origen positiva |
Resumen de la Discusión
Hoja de Ruta Operativa
La junta discutió los requisitos para el nombre del evento, incluyendo gobernanza, preparación financiera y criterios de capacidad operativa. La junta acordó crear una hoja de ruta operativa con hitos verificables. La venta de entradas podría proceder una vez obtenida una licencia de marca — como máximo a principios de marzo.
Nombre del Evento y Marca
La junta discutió los riesgos de vender entradas bajo el nombre de evento existente antes de que exista un acuerdo formal. Si el nombre fuera revocado después de la venta de entradas, serían necesarios reembolsos. Algunos miembros sugirieron usar un nombre alternativo inicialmente. La junta aplazó la decisión para centrarse primero en cumplir los requisitos.
Criterios de Membresía
La junta discutió la captación de nuevos miembros. Para proteger la gobernanza organizacional, la junta acordó un crecimiento gestionado — evaluación cuidadosa de los solicitantes con una expansión deliberada. Los voluntarios y colaboradores no necesitan ser miembros para contribuir. Se redactarán propuestas detalladas de criterios de membresía en las próximas semanas.
Error en el Documento de Mandatos de la Junta
Un error de versionado resultó en que los miembros de la junta firmaran un documento con mandatos de 4 años y límites de 8 años, en lugar de los mandatos de 2 años acordados. La junta acordó por unanimidad re-firmar la versión correcta.
Roles Operativos Críticos
La junta revisó la estructura organizacional y priorizó los roles. Build & Strike tiene voluntarios confirmados. El trabajo de City Planning comienza a finales de marzo. El liderazgo creativo y la coordinación financiera son áreas de alta demanda. Se revisaron los plazos de compras (de finales de marzo a mediados de mayo).
Inclusión y Estándares Comunitarios
La junta discutió si adoptar listas de exclusión externas. La junta acordó que la asociación debe definir sus propios procesos transparentes de inclusión y exclusión, en lugar de adoptar decisiones externas sin el debido proceso.
Preparación de la Convocatoria Comunitaria
Estructura: historia de origen positiva (elecciones democráticas recientes) → planificación del evento y solicitudes de roles → breve actualización sobre el terreno → preguntas y respuestas moderadas. Llamadas a la acción: ser voluntario para roles, difundir la información. Se creará un formulario de expresión de interés. Se arreglará la lista de correo del sitio web.
Puntos de Acción
- Pablo: Sintetizar la hoja de ruta operativa con hitos; Circular el documento corregido de mandatos de la junta para re-firma
- Chris: Redactar propuestas de criterios de membresía
- Ben: Redactar proceso de incorporación de nuevos miembros; Maestro de ceremonias de la convocatoria comunitaria
- Daniel: Facilitar la próxima reunión de la junta
- Todos: Añadir detalle a la hoja de ruta operativa en sus áreas
Temas Pendientes para Futuras Reuniones
- Nombre del evento: ¿proceder con el nombre existente o una alternativa?
- Criterios de membresía: propuestas formales para decisión
- Contratación de consultor para operaciones del evento
- Proceso de documentación y adquisición de PI
Absent : Michelle
Décisions
| Décision | Contexte |
|---|---|
| Reporter la discussion sur le nom de l’événement ; se concentrer sur la définition des exigences pour l’utilisation de la marque | Poursuivre la discussion de manière asynchrone |
| Feuille de route opérationnelle : Pablo synthétisera toutes les contributions en une proposition de jalons | Pour discussion lors du prochain appel communautaire |
| Croissance gérée des adhésions | Délibérée, petits nombres initialement pour protéger la gouvernance organisationnelle |
| Re-signer les documents du conseil pour corriger l’erreur de durée de mandat | Des mandats de 4 ans ont été signés par erreur ; les mandats convenus sont de 2 ans |
| Build & Strike et City Planning identifiés comme rôles critiques initiaux | Bénévoles déjà confirmés pour Build & Strike ; City Planning nécessaire d’ici fin mars |
| Appel communautaire programmé (jeudi) | Ben comme maître de cérémonie ; structure d’histoire d’origine positive |
Résumé des Discussions
Feuille de Route Opérationnelle
Le conseil a discuté des exigences pour le nom de l’événement, y compris la gouvernance, la préparation financière et les critères de capacité opérationnelle. Le conseil a convenu de créer une feuille de route opérationnelle avec des jalons vérifiables. La vente de billets pourrait procéder une fois la licence de marque obtenue — au plus tard début mars.
Nom de l’Événement et Marque
Le conseil a discuté des risques liés à la vente de billets sous le nom d’événement existant avant qu’un accord formel ne soit en place. Si le nom était révoqué après la vente de billets, des remboursements seraient nécessaires. Certains membres ont suggéré d’utiliser un nom alternatif dans un premier temps. Le conseil a reporté la décision pour se concentrer d’abord sur le respect des exigences.
Critères d’Adhésion
Le conseil a discuté du recrutement de nouveaux membres. Pour protéger la gouvernance organisationnelle, le conseil a convenu d’une croissance gérée — évaluation rigoureuse des candidats avec une expansion délibérée. Les bénévoles et collaborateurs n’ont pas besoin d’être membres pour contribuer. Des propositions détaillées de critères d’adhésion seront rédigées dans les semaines à venir.
Erreur dans le Document des Mandats du Conseil
Une erreur de versionnage a conduit les membres du conseil à signer un document avec des mandats de 4 ans et des limites de 8 ans, au lieu des mandats de 2 ans convenus. Le conseil a unanimement accepté de re-signer la version correcte.
Rôles Opérationnels Critiques
Le conseil a examiné la structure organisationnelle et hiérarchisé les rôles. Build & Strike a des bénévoles confirmés. Le travail de City Planning commence fin mars. Le leadership créatif et la coordination financière sont des domaines très demandés. Les délais d’achat ont été examinés (de fin mars à mi-mai).
Inclusion et Normes Communautaires
Le conseil a discuté de l’adoption éventuelle de listes d’exclusion externes. Le conseil a convenu que l’association devrait définir ses propres processus transparents d’inclusion et d’exclusion, plutôt que d’adopter des décisions externes sans procédure régulière.
Préparation de l’Appel Communautaire
Structure : histoire d’origine positive (élections démocratiques récentes) → planification de l’événement et candidatures aux rôles → brève mise à jour sur le terrain → questions-réponses modérées. Appels à l’action : se porter bénévole pour des rôles, faire passer le mot. Un formulaire d’expression d’intérêt sera créé. La liste de diffusion du site web sera corrigée.
Points d’Action
- Pablo : Synthétiser la feuille de route opérationnelle avec des jalons ; Faire circuler le document corrigé des mandats du conseil pour re-signature
- Chris : Rédiger des propositions de critères d’adhésion
- Ben : Rédiger le processus d’intégration des nouveaux membres ; Maître de cérémonie de l’appel communautaire
- Daniel : Faciliter la prochaine réunion du conseil
- Tous : Ajouter des détails à la feuille de route opérationnelle dans leurs domaines
Points Ouverts pour les Réunions Futures
- Nom de l’événement : procéder avec le nom existant ou une alternative ?
- Critères d’adhésion : propositions formelles pour décision
- Embauche d’un consultant pour les opérations de l’événement
- Processus de documentation et d’acquisition de PI
Assente: Michelle
Decisioni
| Decisione | Contesto |
|---|---|
| Rinviare la discussione sulla denominazione dell’evento; concentrarsi sulla definizione dei requisiti per l’uso del marchio | Proseguire la discussione in modo asincrono |
| Roadmap operativa: Pablo sintetizzerà tutti i contributi in una proposta di tappe | Da discutere nella prossima riunione comunitaria |
| Crescita gestita delle adesioni | Deliberata, numeri piccoli inizialmente per proteggere la governance organizzativa |
| Ri-firmare i documenti del consiglio per correggere l’errore sulla durata del mandato | Mandati di 4 anni firmati per errore; i mandati concordati sono di 2 anni |
| Build & Strike e City Planning identificati come ruoli critici iniziali | Volontari già confermati per Build & Strike; City Planning necessario entro fine marzo |
| Riunione comunitaria programmata (giovedì) | Ben come moderatore; struttura narrativa positiva delle origini |
Sintesi della Discussione
Roadmap Operativa
Il consiglio ha discusso i requisiti per la denominazione dell’evento, inclusa la governance, la preparazione finanziaria e i criteri di capacità operativa. Il consiglio ha concordato di creare una roadmap operativa con tappe verificabili. La vendita dei biglietti potrebbe procedere una volta ottenuta la licenza del marchio — al più tardi a inizio marzo.
Denominazione dell’Evento e Marchio
Il consiglio ha discusso i rischi della vendita di biglietti con il nome dell’evento esistente prima che un accordo formale sia in vigore. Se il nome fosse revocato dopo la vendita dei biglietti, sarebbero necessari rimborsi. Alcuni membri hanno suggerito di utilizzare un nome alternativo inizialmente. Il consiglio ha rinviato la decisione per concentrarsi prima sul soddisfacimento dei requisiti.
Criteri di Adesione
Il consiglio ha discusso il reclutamento di nuovi membri. Per proteggere la governance organizzativa, il consiglio ha concordato una crescita gestita — valutazione attenta dei candidati con un’espansione deliberata. I volontari e i collaboratori non devono essere membri per contribuire. Proposte dettagliate sui criteri di adesione saranno redatte nelle prossime settimane.
Errore nel Documento dei Mandati del Consiglio
Un errore di versionamento ha portato i membri del consiglio a firmare un documento con mandati di 4 anni e limiti di 8 anni, invece dei mandati di 2 anni concordati. Il consiglio ha unanimemente concordato di ri-firmare la versione corretta.
Ruoli Operativi Critici
Il consiglio ha esaminato la struttura organizzativa e dato priorità ai ruoli. Build & Strike ha volontari confermati. Il lavoro di City Planning inizia a fine marzo. La leadership creativa e il coordinamento finanziario sono aree ad alta domanda. Le tempistiche degli acquisti sono state esaminate (da fine marzo a metà maggio).
Inclusione e Standard Comunitari
Il consiglio ha discusso se adottare liste di esclusione esterne. Il consiglio ha concordato che l’associazione dovrebbe definire i propri processi trasparenti di inclusione ed esclusione, piuttosto che adottare decisioni esterne senza il giusto processo.
Preparazione della Riunione Comunitaria
Struttura: storia delle origini positiva (recenti elezioni democratiche) → pianificazione dell’evento e candidature per i ruoli → breve aggiornamento sul terreno → domande e risposte moderate. Inviti all’azione: fare volontariato per i ruoli, diffondere la voce. Sarà creato un modulo di espressione d’interesse. La mailing list del sito web sarà corretta.
Punti d’Azione
- Pablo: Sintetizzare la roadmap operativa con tappe; Far circolare il documento corretto dei mandati del consiglio per la ri-firma
- Chris: Redigere proposte sui criteri di adesione
- Ben: Redigere il processo di inserimento dei nuovi membri; Moderare la riunione comunitaria
- Daniel: Facilitare la prossima riunione del consiglio
- Tutti: Aggiungere dettagli alla roadmap operativa nelle proprie aree
Punti Aperti per le Riunioni Future
- Nome dell’evento: procedere con il nome esistente o un’alternativa?
- Criteri di adesione: proposte formali per decisione
- Assunzione di consulente per le operazioni dell’evento
- Processo di documentazione e acquisizione di PI
Abwesend: Michelle
Beschlüsse
| Beschluss | Kontext |
|---|---|
| Diskussion über die Veranstaltungsbenennung vertagen; Fokus auf die Definition der Anforderungen für die Markennutzung | Diskussion asynchron fortsetzen |
| Operative Roadmap: Pablo wird alle Beiträge zu einem Meilensteinvorschlag zusammenfassen | Zur Diskussion beim nächsten Community-Treffen |
| Gesteuertes Mitgliederwachstum | Bewusst, anfänglich kleine Zahlen zum Schutz der organisatorischen Governance |
| Vorstandsdokumente erneut unterzeichnen zur Korrektur des Amtszeitfehlers | 4-jährige Amtszeiten wurden irrtümlich unterzeichnet; vereinbarte Amtszeiten betragen 2 Jahre |
| Build & Strike und City Planning als kritische frühe Rollen identifiziert | Freiwillige bereits für Build & Strike bestätigt; City Planning bis Ende März erforderlich |
| Community-Treffen geplant (Donnerstag) | Ben als Moderator; positive Ursprungsgeschichte als Struktur |
Zusammenfassung der Diskussion
Operative Roadmap
Der Vorstand diskutierte die Anforderungen für die Veranstaltungsbenennung, einschließlich Governance, finanzieller Bereitschaft und operativer Fähigkeitskriterien. Der Vorstand vereinbarte, eine operative Roadmap mit überprüfbaren Meilensteinen zu erstellen. Der Ticketverkauf könnte beginnen, sobald eine Markenlizenz erhalten wird — spätestens Anfang März.
Veranstaltungsname und Marke
Der Vorstand diskutierte die Risiken des Ticketverkaufs unter dem bestehenden Veranstaltungsnamen, bevor eine formelle Vereinbarung besteht. Wenn der Name nach dem Ticketverkauf widerrufen würde, wären Rückerstattungen erforderlich. Einige Mitglieder schlugen vor, zunächst einen alternativen Namen zu verwenden. Der Vorstand vertagte die Entscheidung, um sich zunächst auf die Erfüllung der Anforderungen zu konzentrieren.
Mitgliedschaftskriterien
Der Vorstand diskutierte die Aufnahme neuer Mitglieder. Zum Schutz der organisatorischen Governance einigte sich der Vorstand auf gesteuertes Wachstum — sorgfältige Prüfung der Bewerber bei bewusster Erweiterung. Freiwillige und Mitarbeiter müssen keine Mitglieder sein, um beizutragen. Detaillierte Vorschläge für Mitgliedschaftskriterien werden in den kommenden Wochen ausgearbeitet.
Fehler im Dokument der Vorstandsmandate
Ein Versionierungsfehler führte dazu, dass Vorstandsmitglieder ein Dokument mit 4-jährigen Amtszeiten und 8-jährigen Grenzen unterzeichneten, anstatt der vereinbarten 2-jährigen Amtszeiten. Der Vorstand stimmte einstimmig zu, die korrekte Version erneut zu unterzeichnen.
Kritische Operative Rollen
Der Vorstand überprüfte die Organisationsstruktur und priorisierte Rollen. Build & Strike hat bestätigte Freiwillige. Die Arbeit für City Planning beginnt Ende März. Kreative Führung und Finanzkoordination sind stark nachgefragte Bereiche. Beschaffungsfristen wurden überprüft (Ende März bis Mitte Mai).
Inklusion und Gemeinschaftsstandards
Der Vorstand diskutierte, ob externe Ausschlusslisten übernommen werden sollten. Der Vorstand vereinbarte, dass die Vereinigung eigene transparente Prozesse für Inklusion und Exklusion definieren sollte, anstatt externe Entscheidungen ohne ordnungsgemäßes Verfahren zu übernehmen.
Vorbereitung des Community-Treffens
Struktur: positive Ursprungsgeschichte (jüngste demokratische Wahlen) → Veranstaltungsplanung und Rollenbewerbungen → kurzes Update zum Gelände → moderierte Frage-und-Antwort-Runde. Handlungsaufrufe: sich freiwillig für Rollen melden, die Nachricht verbreiten. Ein Formular zur Interessensbekundung wird erstellt. Die Mailingliste der Website wird repariert.
Aufgaben
- Pablo: Operative Roadmap mit Meilensteinen zusammenfassen; Korrigiertes Dokument der Vorstandsmandate zur erneuten Unterzeichnung in Umlauf bringen
- Chris: Vorschläge für Mitgliedschaftskriterien ausarbeiten
- Ben: Prozess für die Aufnahme neuer Mitglieder entwerfen; Community-Treffen moderieren
- Daniel: Nächste Vorstandssitzung leiten
- Alle: Details zur operativen Roadmap in ihren Bereichen ergänzen
Offene Punkte für zukünftige Sitzungen
- Veranstaltungsname: mit dem bestehenden Namen fortfahren oder eine Alternative?
- Mitgliedschaftskriterien: formelle Vorschläge zur Entscheidung
- Einstellung eines Beraters für Veranstaltungsoperationen
- Dokumentations- und IP-Beschaffungsprozess