Board Meeting
Absent: Michelle
Decisions
| Decision | Context |
|---|---|
| Register a short domain for the association | Digital infrastructure priority |
| Adopt Google Workspace for email and collaboration | Paid plan if needed; association’s primary platform |
| Adopt Discord for board communication and coordination | Community already uses Discord; server created |
| Land acquisition is not an association agenda item | Must remain a separate, arms-length entity to protect association assets |
| Default to existing event site for 2026; new land for 2027 | Reduces risk and simplifies planning |
| Board intent: “Make the 2026 event happen if we can fill necessary roles” | Confirms the board’s standing position on the event |
| External relations work group formed (3 members) | Peter, Pablo, Chris to draft operational framework |
Discussion Summary
Digital Infrastructure
The board agreed on core platforms: Google Workspace for email/collaboration, a short domain for the association, and Discord for day-to-day communication. A blog platform for publishing meeting minutes was proposed for transparency. The use of version control for official documents was discussed but deferred to the Secretary.
Land Acquisition
A request was made for funds to engage lawyers for a land reservation agreement. The board determined that the land project must remain legally separate from the association to protect against potential claims. The board’s position: the 2026 event will use the existing site, with new land infrastructure targeted for 2027.
Event 2026
The board affirmed its intent to hold the event in 2026, contingent on filling necessary operational roles. Discussion included concerns about premature announcements before the association has a bank account and hired staff. The board agreed on cautious, positive communication.
Statutes & External Relations
Statutes are nearly complete — final legal checks required, followed by signature logistics. The external relations work group (3 members) was formed to manage discussions with third parties on operational matters.
Event Operations Staffing
An experienced event operations coordinator is available and was identified as key for pre-event logistics. Legal review of their engagement status (freelancer vs. employee) is underway.
Action Items
- Daniel: Confirm version control for record-keeping with Secretary
- Pablo: Investigate legal status of engaging operations coordinator
- Peter, Pablo, Chris: Draft operational framework for external discussions
- Peter, Pablo: Finalize statutes and coordinate signature logistics
Open Items for Future Meetings
- Version control for official documents: Secretary’s decision
- Voting tool: tabled until specific need arises
- Signature logistics: digital vs. physical signing
Ausente: Michelle
Decisiones
| Decisión | Contexto |
|---|---|
| Registrar un dominio corto para la asociación | Prioridad de infraestructura digital |
| Adoptar Google Workspace para correo electrónico y colaboración | Plan de pago si es necesario; plataforma principal de la asociación |
| Adoptar Discord para la comunicación y coordinación de la junta | La comunidad ya utiliza Discord; servidor creado |
| La adquisición de terrenos no es un punto de la agenda de la asociación | Debe mantenerse como una entidad separada e independiente para proteger los activos de la asociación |
| Usar el emplazamiento existente para el evento de 2026; nuevo terreno para 2027 | Reduce el riesgo y simplifica la planificación |
| Intención de la junta: «Hacer que el evento de 2026 se realice si podemos cubrir los roles necesarios» | Confirma la posición permanente de la junta sobre el evento |
| Grupo de trabajo de relaciones externas formado (3 miembros) | Peter, Pablo, Chris elaborarán el marco operativo |
Resumen de la Discusión
Infraestructura Digital
La junta acordó las plataformas principales: Google Workspace para correo electrónico y colaboración, un dominio corto para la asociación y Discord para la comunicación diaria. Se propuso una plataforma de blog para publicar las actas de las reuniones en aras de la transparencia. Se discutió el uso de control de versiones para documentos oficiales, pero se dejó a decisión del Secretario.
Adquisición de Terrenos
Se solicitó fondos para contratar abogados para un acuerdo de reserva de terreno. La junta determinó que el proyecto de terreno debe mantenerse legalmente separado de la asociación para protegerla de posibles reclamaciones. Posición de la junta: el evento de 2026 utilizará el emplazamiento existente, con nueva infraestructura de terreno prevista para 2027.
Evento 2026
La junta afirmó su intención de celebrar el evento en 2026, supeditado a cubrir los roles operativos necesarios. La discusión incluyó preocupaciones sobre anuncios prematuros antes de que la asociación tenga una cuenta bancaria y personal contratado. La junta acordó una comunicación cautelosa y positiva.
Estatutos y Relaciones Externas
Los estatutos están casi completos — se requieren las revisiones legales finales, seguidas de la logística de firmas. Se formó el grupo de trabajo de relaciones externas (3 miembros) para gestionar las discusiones con terceros sobre asuntos operativos.
Personal de Operaciones del Evento
Un coordinador de operaciones de eventos con experiencia está disponible y fue identificado como clave para la logística previa al evento. La revisión legal de su situación contractual (autónomo vs. empleado) está en curso.
Puntos de Acción
- Daniel: Confirmar el control de versiones para el registro de documentos con el Secretario
- Pablo: Investigar la situación legal de la contratación del coordinador de operaciones
- Peter, Pablo, Chris: Elaborar el marco operativo para las discusiones externas
- Peter, Pablo: Finalizar los estatutos y coordinar la logística de firmas
Puntos Abiertos para Futuras Reuniones
- Control de versiones para documentos oficiales: decisión del Secretario
- Herramienta de votación: aplazado hasta que surja una necesidad específica
- Logística de firmas: firma digital vs. física
Absent : Michelle
Décisions
| Décision | Contexte |
|---|---|
| Enregistrer un domaine court pour l’association | Priorité d’infrastructure numérique |
| Adopter Google Workspace pour le courrier électronique et la collaboration | Plan payant si nécessaire ; plateforme principale de l’association |
| Adopter Discord pour la communication et la coordination du conseil | La communauté utilise déjà Discord ; serveur créé |
| L’acquisition de terrain n’est pas un point de l’ordre du jour de l’association | Doit rester une entité séparée et indépendante pour protéger les actifs de l’association |
| Utiliser le site existant pour l’événement 2026 ; nouveau terrain pour 2027 | Réduit le risque et simplifie la planification |
| Intention du conseil : « Faire en sorte que l’événement 2026 ait lieu si nous pouvons pourvoir les rôles nécessaires » | Confirme la position permanente du conseil sur l’événement |
| Groupe de travail sur les relations extérieures formé (3 membres) | Peter, Pablo, Chris rédigeront le cadre opérationnel |
Résumé des Discussions
Infrastructure Numérique
Le conseil a convenu des plateformes principales : Google Workspace pour le courrier électronique et la collaboration, un domaine court pour l’association et Discord pour la communication quotidienne. Une plateforme de blog pour la publication des procès-verbaux a été proposée pour la transparence. L’utilisation du contrôle de version pour les documents officiels a été discutée mais déférée au Secrétaire.
Acquisition de Terrain
Une demande de fonds a été faite pour engager des avocats pour un accord de réservation de terrain. Le conseil a déterminé que le projet de terrain doit rester juridiquement séparé de l’association pour la protéger contre d’éventuelles réclamations. Position du conseil : l’événement 2026 utilisera le site existant, avec une nouvelle infrastructure de terrain visée pour 2027.
Événement 2026
Le conseil a affirmé son intention d’organiser l’événement en 2026, sous réserve de pourvoir les rôles opérationnels nécessaires. La discussion a inclus des préoccupations concernant des annonces prématurées avant que l’association ne dispose d’un compte bancaire et de personnel embauché. Le conseil a convenu d’une communication prudente et positive.
Statuts et Relations Extérieures
Les statuts sont presque complets — les vérifications juridiques finales sont nécessaires, suivies de la logistique des signatures. Le groupe de travail sur les relations extérieures (3 membres) a été formé pour gérer les discussions avec des tiers sur des questions opérationnelles.
Personnel des Opérations Événementielles
Un coordinateur expérimenté des opérations événementielles est disponible et a été identifié comme essentiel pour la logistique pré-événement. L’examen juridique de son statut d’engagement (indépendant vs. salarié) est en cours.
Points d’Action
- Daniel : Confirmer le contrôle de version pour la tenue des archives avec le Secrétaire
- Pablo : Examiner le statut juridique de l’engagement du coordinateur des opérations
- Peter, Pablo, Chris : Rédiger le cadre opérationnel pour les discussions externes
- Peter, Pablo : Finaliser les statuts et coordonner la logistique des signatures
Points Ouverts pour les Prochaines Réunions
- Contrôle de version pour les documents officiels : décision du Secrétaire
- Outil de vote : reporté jusqu’à ce qu’un besoin spécifique se présente
- Logistique des signatures : signature numérique vs. physique
Assente: Michelle
Decisioni
| Decisione | Contesto |
|---|---|
| Registrare un dominio breve per l’associazione | Priorità di infrastruttura digitale |
| Adottare Google Workspace per email e collaborazione | Piano a pagamento se necessario; piattaforma principale dell’associazione |
| Adottare Discord per la comunicazione e il coordinamento del consiglio | La comunità utilizza già Discord; server creato |
| L’acquisizione di terreni non è un punto all’ordine del giorno dell’associazione | Deve rimanere un’entità separata e indipendente per proteggere gli asset dell’associazione |
| Utilizzare il sito esistente per l’evento 2026; nuovo terreno per il 2027 | Riduce il rischio e semplifica la pianificazione |
| Intenzione del consiglio: “Realizzare l’evento 2026 se riusciamo a coprire i ruoli necessari” | Conferma la posizione permanente del consiglio sull’evento |
| Gruppo di lavoro per le relazioni esterne formato (3 membri) | Peter, Pablo, Chris redigeranno il quadro operativo |
Riepilogo della Discussione
Infrastruttura Digitale
Il consiglio ha concordato sulle piattaforme principali: Google Workspace per email e collaborazione, un dominio breve per l’associazione e Discord per la comunicazione quotidiana. È stata proposta una piattaforma blog per la pubblicazione dei verbali delle riunioni a fini di trasparenza. L’uso del controllo di versione per i documenti ufficiali è stato discusso ma rinviato al Segretario.
Acquisizione di Terreni
È stata fatta una richiesta di fondi per ingaggiare avvocati per un accordo di prenotazione di terreno. Il consiglio ha stabilito che il progetto del terreno deve rimanere giuridicamente separato dall’associazione per proteggerla da potenziali rivendicazioni. Posizione del consiglio: l’evento 2026 utilizzerà il sito esistente, con una nuova infrastruttura di terreno prevista per il 2027.
Evento 2026
Il consiglio ha affermato la propria intenzione di organizzare l’evento nel 2026, subordinatamente alla copertura dei ruoli operativi necessari. La discussione ha incluso preoccupazioni riguardo ad annunci prematuri prima che l’associazione disponga di un conto bancario e di personale assunto. Il consiglio ha concordato una comunicazione prudente e positiva.
Statuto e Relazioni Esterne
Lo statuto è quasi completo — sono necessarie le verifiche legali finali, seguite dalla logistica delle firme. Il gruppo di lavoro per le relazioni esterne (3 membri) è stato formato per gestire le discussioni con terze parti su questioni operative.
Personale per le Operazioni dell’Evento
Un coordinatore esperto delle operazioni per eventi è disponibile ed è stato identificato come fondamentale per la logistica pre-evento. La revisione legale del suo stato contrattuale (libero professionista vs. dipendente) è in corso.
Punti d’Azione
- Daniel: Confermare il controllo di versione per la tenuta degli archivi con il Segretario
- Pablo: Esaminare lo stato giuridico dell’ingaggio del coordinatore delle operazioni
- Peter, Pablo, Chris: Redigere il quadro operativo per le discussioni esterne
- Peter, Pablo: Finalizzare lo statuto e coordinare la logistica delle firme
Punti Aperti per le Prossime Riunioni
- Controllo di versione per i documenti ufficiali: decisione del Segretario
- Strumento di voto: rinviato fino a quando non sorga un’esigenza specifica
- Logistica delle firme: firma digitale vs. fisica
Abwesend: Michelle
Beschlüsse
| Beschluss | Kontext |
|---|---|
| Eine kurze Domain für den Verein registrieren | Priorität der digitalen Infrastruktur |
| Google Workspace für E-Mail und Zusammenarbeit einführen | Bezahlter Plan falls nötig; Hauptplattform des Vereins |
| Discord für die Kommunikation und Koordination des Vorstands einführen | Die Gemeinschaft nutzt bereits Discord; Server erstellt |
| Grundstückserwerb ist kein Tagesordnungspunkt des Vereins | Muss als separate, unabhängige Einheit bestehen bleiben, um die Vermögenswerte des Vereins zu schützen |
| Bestehenden Veranstaltungsort für 2026 nutzen; neues Grundstück für 2027 | Reduziert das Risiko und vereinfacht die Planung |
| Absicht des Vorstands: „Die Veranstaltung 2026 durchführen, wenn wir die notwendigen Rollen besetzen können“ | Bestätigt die ständige Position des Vorstands zur Veranstaltung |
| Arbeitsgruppe für Beziehungen nach außen gebildet (3 Mitglieder) | Peter, Pablo, Chris werden den operativen Rahmen entwerfen |
Zusammenfassung der Diskussion
Digitale Infrastruktur
Der Vorstand einigte sich auf die Kernplattformen: Google Workspace für E-Mail und Zusammenarbeit, eine kurze Domain für den Verein und Discord für die tägliche Kommunikation. Eine Blog-Plattform zur Veröffentlichung von Sitzungsprotokollen wurde für die Transparenz vorgeschlagen. Die Nutzung von Versionskontrolle für offizielle Dokumente wurde besprochen, aber an den Sekretär verwiesen.
Grundstückserwerb
Es wurde eine Anfrage nach Mitteln gestellt, um Anwälte für einen Grundstücksreservierungsvertrag zu beauftragen. Der Vorstand stellte fest, dass das Grundstücksprojekt rechtlich vom Verein getrennt bleiben muss, um ihn vor möglichen Ansprüchen zu schützen. Position des Vorstands: Die Veranstaltung 2026 wird den bestehenden Standort nutzen, mit neuer Grundstücksinfrastruktur für 2027 geplant.
Veranstaltung 2026
Der Vorstand bekräftigte seine Absicht, die Veranstaltung 2026 abzuhalten, vorbehaltlich der Besetzung der notwendigen operativen Rollen. Die Diskussion umfasste Bedenken bezüglich verfruhter Ankündigungen, bevor der Verein über ein Bankkonto und eingestelltes Personal verfügt. Der Vorstand einigte sich auf eine vorsichtige, positive Kommunikation.
Satzung und Außenbeziehungen
Die Satzung ist nahezu fertiggestellt — abschließende rechtliche Prüfungen sind erforderlich, gefolgt von der Logistik der Unterzeichnung. Die Arbeitsgruppe für Außenbeziehungen (3 Mitglieder) wurde gebildet, um Gespräche mit Dritten über operative Angelegenheiten zu führen.
Personal für den Veranstaltungsbetrieb
Ein erfahrener Koordinator für den Veranstaltungsbetrieb steht zur Verfügung und wurde als Schlüsselperson für die Logistik vor der Veranstaltung identifiziert. Die rechtliche Prüfung seines Beschäftigungsstatus (Freiberufler vs. Angestellter) ist im Gange.
Aktionspunkte
- Daniel: Versionskontrolle für die Aktenführung mit dem Sekretär bestätigen
- Pablo: Rechtsstatus der Beauftragung des Betriebskoordinators untersuchen
- Peter, Pablo, Chris: Operativen Rahmen für externe Gespräche entwerfen
- Peter, Pablo: Satzung fertigstellen und Logistik der Unterzeichnung koordinieren
Offene Punkte für zukünftige Sitzungen
- Versionskontrolle für offizielle Dokumente: Entscheidung des Sekretärs
- Abstimmungstool: vertagt, bis ein konkreter Bedarf entsteht
- Logistik der Unterzeichnung: digitale vs. physische Unterschrift